FÖRENINGEN EKONOMERNA VID STOCKHOLMS UNIVERSITET Styrelsemöte #16 Måndag 8/1 2015 Styrelserummet, Smedjan Kl. 18:00 21.00.1 Mötets öppnande Christoffer Hintze förklarar mötet öppnat kl. 18.03..2 Val av sekreterare Emelie Norling väljs till sekreterare..3 Val av justerare Jenny Holmgren och Anel Mulisic väljs till justerare..4 Justering av röstlängd Frida Wandborg innehaver Mia Batljans röstlängd..5 Närvarande Beslutsrätt Yttranderätt Christoffer Hintze.. Anel Mulisic.. Frida Wandborg.. Emelie Norling.. Jimmy Hagelfors.. Jenny Holmgren.. Stephanie Viljava.. Benjamin Geralf.. Tommy Manderlöw..6 Godkännande av föredragningslista Föredragningslistan godkänns med följande övriga punkter: - Informationspunkt: Val av projektledare för Ekonomernas Dagar 2016 Föredragande: Christoffer Hintze - Diskussionspunkt: Medaljer och prål Föredragande: Jenny Holmgren
.7 Uppföljning av föregående mötes beslutslogg Emelie, Christoffer och Frida åläggs att upprätta lokalspecifika checklistor. - Listorna är på gång och kommer förhoppningsvis upp inom snar framtid. De i styrelsen som inte har gjort det ännu åläggs att skicka in godkända projektplaner och budgetar till Benjamin för arkivering i Podio. - Många projektplaner och budgetar är skickade men det saknas fortfarande några och dessa bör mejlas inom kort. Carl-Johan tar upp intresse för middag med institutionen på Rådsmötet. - På Rådsmötet kom det fram att Institutionen är intresserade av att ha en middag med vår förening. Anel tittar vidare på möjligheter för tidpunkt och utförande tillsammans med UU och EU..8 Godkännande av föregående mötesprotokoll Protokoll #14 godkänns och läggs till handlingarna. Protokoll #15 godkänns med föreslagna ändringar och läggs till handlingarna. Föreslagen ändring: - Anel tas bort ur Avrapportering alla ansvarsområden då han inte var officiellt tillsatt..9 Incheckning Anses behandlad..10 Avrapportering alla ansvarsområden Christoffer Hintze: Strategimöte med Tommy och Leo, Valmöte, Rådsmöte, Överlämning med Anel, F.E.ST.
Featuring..., Julbal HHS, Diskussionsmöte, Möte angående kassahanteringen och löpande. Anel Mulisic: LG-möte, Överlämning, Valmöte, Podiomöte, F.E.ST. Featuring, Julbal HHS, Brunchmöte UU, IS-möte, diskussionsmöte och löpande. Frida Wandborg: LG-möte, Överlämning med Anel, Valmöte, F.E.ST. Featuring, Podiomöte, Diskussionsmöte, Möte med MÄ och löpande. Emelie Norling: F.E.ST. Featuring, Möte angående kassahanteringen, Diskussionsmöte och löpande. Stephanie Viljava: F.E.ST. Featuring, Möte angående kassahanteringen, Diskussionsmöte och löpande. Jenny Holmgren: Diskussionsmöten, Möte med OIA & SBP, Podiomöte, Luciabal, Söfres 15årsjubileum, NNC, Hjulmiddag, Alumnimingel, Möte med IBS-week, IU-möte, GSC-möte och löpande. Jimmy Hagelfors: Diskussionsmöte, F.E.ST. Featuring, MUkonferens, möte med Sakrevisor och löpande. Benjamin Geralf: Diskussionsmöte, Podiomöten, LG-möte, Hemsidemöte, Hemsideworkshop, IT-möte och löpande..11 Avrapportering LG - Vice ordförande i IU Emma Rydell har klivit av och de har under december sökt en ny vice ordförande och likaså gör EU. - IU planerar ett nytt event, Stockholm European Career Tour där de ska besöka företag i olika länder i Europa.
- PrU har tillsatt ett nytt Spritämbete. Zebastian Eriksson är ny Öfverspritis och Sandra Postner är ny Spritis. - För att göra det lätt att beskriva sin egen och andra utskotts verksamheter och särskilja utskottens områden har alla fått i uppgift att ta fram en kort beskrivning/slogan för sitt utskott. - Det har diskuterats hur pass restriktiva utskotten är med vilka som är medlemmar i grupperna. Att vara striktare kan ge en tajtare samhörighet men att vara för hård kan skrämma bort nya medlemmar. - Under hösten ändrades rutinerna för framtagning av marknadsföringsmaterial vilket har fungerat olika bra för utskotten och är något som bör tas upp igen under nästa möte. - LG önskar att det hålls två stormöten under vårterminen. Förslagsvis kommer ett möte att äga rum i februari och sedan ett i maj när nya styrelsen och LG blivit valda..12 Avrapportering Skattmästeriet Löpande arbete pågår och vi har under december påbörjat faktureringen av ED. Vi har även bokat in möten med faddergeneraler och SBPkoordinatorer inför starten av respektive mottagningsverksamhet. Syftet med detta möte är att gå igenom projektet och sätta rutiner så att vi kan förutse och undvika eventuella problem..13 Avrapportering 50-årsjublieum - Det finns några förslag på lokal för efterfesten men inget är ännu spikat. Projektgruppen väntar på några offerter. - Inbjudningskort till speciella gäster, så som alumner mm, är klara. - Marknadsföringsplanen är utformad.
- Underhållningen är preliminärbokad. Toastmasters är bokade. Schemat för middagen är nästan klart. - Den 27 februari kommer det äga rum ett för-event i Ljusgården i Kräftriket. Diskussion förs kring kostnader för föreningen..14 Anmälningsärenden Jennifer Sunnfors är ny vice ordförande i Internationella Utskottet..15 Beslutspunkt: Arvodering av Vice ordförande Föredragande: Stephanie Viljava (Bilaga 1) Yrkandet ändras till att arvoderingen sträcker sig över 6 månader. Yrkande att Anel Mulisic, Vice ordförande, skall arvoderas månadsvis månader framöver av styrelseåret 14/15 med föreslagna ändringar. Beslut att styrelsen godkänner att Anel Mulisic skall arvoderas månadsvis sex månader framöver av styrelseåret 14/15 med föreslagna ändringar..16 Diskussionspunkt: Delegationsordning Föredragande: Frida Wandborg (Bilaga 2) Styrelsen ska arbeta och tänka strategiskt för att föra föreningen framåt. Idag lägger styrelsen ner väldigt mycket tid på operativt arbete i samband med godkännande av projektplaner och budgetar. Tidigare styrelser har påbörjat ett arbete med en delegationsordning som handlar om hur det operativa arbetet som styrelsen idag sköter kan delegera ner i organisationen.
Styrelsen diskuterar hur vi kan arbeta vidare med detta och hur en implementering kan gå till. Styrelsen kommer överens om att bilda en arbetsgrupp som arbetar vidare med detta. Arbetsgruppen kommer att arbeta och utveckla delegationsordningen för att sedan presentera och diskutera vidare med övriga styrelsen på ett möte i början på mars. Mötet ajourneras kl. 19.38. Mötet återupptas kl. 19.47..17 Diskussionspunkt: Mål till skiftet Föredragande: Frida Wandborg, Christoffer Hintze (Bilaga 3) Styrelsen bokar in ett målmöte i början på februari där vi kommer att diskutera vilka mål vi har resten av mandatperioden..18 Diskussionspunkt: Reformering av valprocessen Föredragande: Christoffer Hintze, Frida Wandborg (Bilaga 4) Anel Mulisic Idag är föreningens valprocess av styrelse och utskottsordförande något komplicerad och föreningsmötena tenderar att bli väldigt långa. Styrelsen diskuterar om det finns en möjlighet att underlätta denna process och att mötena kan bli kortare..19 Övriga punkter - Informationspunkt: Val av projektledare för Ekonomernas Dagar 2016 Föredragande: Christoffer Hintze Christoffer Hintze informerar om processen av att välja nya projektledare för kommande års Ekonomernas Dagar. - Diskussionspunkt: Medaljer och prål Föredragande: Jenny Holmgren
Medaljer som går i arv mellan styrelser i föreningar är en stor tradition i student-sverige. Föreningen har idag ingen sådan medalj och styrelsen diskuterar om intresset för en sådan sak finns. Jenny Holmgren, Anel Mulisic och Christoffer Hintze åläggs att ta fram alternativ på olika typer av medaljer som kan passa vår förening..20 Planering inför veckan som kommer, alla ansvarsområden MÄddor för respektive mottagningsverksamhet äger rum. Fadderiet har sin den 14 januari och SBPs äger rum den 17 januari..21 Beslutslogg Jenny Holmgren, Anel Mulisic och Christoffer Hintze åläggs att ta fram förslag på styrelsemedaljer. Emelie Norling, Frida Wandborg och Jimmy Hagelfors åläggs att utveckla delegationsordningen fram till mötet den 1 mars. De i styrelsen som inte har gjort det ännu åläggs att skicka in godkända projektplaner och budgetar till Benjamin Geralf för arkivering i Podio. Emelie, Christoffer och Frida åläggs att upprätta lokalspecifika checklistor..22 Nästa möte Nästa möte äger rum den 22 januari kl 18.00..23 Mötets avslutande Christoffer Hintze förklarar mötet avslutat kl 21.30.
Bilaga 1 Beslutspunkt: Arvodering av Vice ordförande Föredragande: Stephanie Viljava Bakgrund Föreningsmötet har gett styrelsen möjlighet att arvodera Ordföranden och Vice ordföranden för att ge dessa poster möjlighet att lägga mer fokus på föreningen. Skall arvodering utgå ställs motkrav. Dessa innefattar att man ej får arbeta extra vid sidan om studier och föreningsarbete, man har ett högre ansvar och skyldighet att vara mer tillgänglig än resterande styrelseledamöter. Jag yrkar att Anel Mulisic, Vice ordförande, skall arvoderas månadsvis fem månader framöver av styrelseåret 14/15. Bilaga 2 Diskussionspunkt: Delegationsordning Föredragande: Frida Wandborg Bakgrund För att styrelsen ska kunna fokusera på att arbeta med strategiska frågor bör vi implementera en delegationsordning för Föreningens projekt så snart som möjligt. Bilaga 3 Diskussionspunkt: Mål till skiftet Föredragande: Christoffer Hintze, Frida Wandborg Bakgrund Styrelsen bör diskutera vad vi vill ha genomfört innan den 30 juni för att göra skiftet och överlämning ska bli så smidig som möjligt för påklivande styrelse och för att vi gemensamt ska jobba för att uppnå våra mål. Bilaga 3 Diskussionspunkt: Reformering av valprocessen Föredragande: Christoffer Hintze, Frida Wandborg, Anel Mulisic
Bakgrund Val av förtroendeposter tar i dagsläget väldigt mycket tid i anspråk. De senaste två andra ordinarie föreningsmöte har slutat sent inpå småtimmarna. Ett förslag på en reformering av valprocessen med syfte att få både styrelse och ledningsgrupp att bli mer strategiskt orienterade har påbörjats. Förslaget innebär en hel del olika stadgeändringar och styrelse bör diskutera detta. Mer information ges på plats.
Vid protokollet: Emelie Norling Justerare: Justerare: Jenny Holmgren Anel Mulisic