Kallelse föreningsmöte 1 (1)

Transkript

1 Kallelse föreningsmöte 1 (1) Plats Gamma Tid Tisdagen den 19 mars klockan Föredragningslista 1. Preliminärer a. Mötets öppnande b. Val av två justeringspersoner tillika rösträknare c. Justering av röstlängden d. Val av mötesordförande e. Val av mötessekreterare f. Mötets behöriga utlysande g. Adjungeringar h. Godkännande av dagordningen 2. Meddelanden a. Ordförande b. Ekonomiansvarig c. Arrangemangsansvarig d. Informationsansvarig e. Lageransvarig f. Lokalansvarig g. Inköpsansvarig h. Styrelsen 3. Val av ordförande för verksamhetsåret 2013/ Val av ekonomiansvarig för verksamhetsåret 2013/ Val av revisor för verksamhetsåret 2013/ Propositioner a. Fasts ällande av verksamhetsplan för verksamhetsår 2013/2014 b. Fastställande av budget för verksamhetsår 2013/2014 c. Ändringar/uppdateringar i stadga 6. Motioner 7. Övriga frågor 8. Nästa föreningsmöte 9. Mötets avslutande

2 Lindholmens Pubförening Möteshandlingar 19 mars 2013 Proposition 1 Fastställande av verksamhetsplan för verksamhetsåret 2013/2014 Bakgrund Mot slutet av varje verksamhetsår skall en ny verksamhetsplan för kommande år fastställas. Detta skall ske under ett föreningsmöte till vilket styrelsen kallar. Förslag Styrelsen har tagit fram ett förslag på en ny verksamhetsplan för verksamhetsåret 2013/2014. Ett fåtal punkter, som anses viktiga för att få fortsatt kontinuitet i verksamheten, är dock desamma som för verksamhetsplanen 2012/2013. Yrkande Med ovannämnda som bakgrund yrkar styrelsen på: att fastställa verksamhetsplanen för verksamhetsåret 2013/2014 enligt bilaga 1 Styrelsen för Lindholmens Pubförening genom Oskar Svensson, Ordförande 12/13

3 Lindholmens Pubförening Verksamhetsplan 19 mars 2013 Verksamhetsplan Lindholmens Pubförening 2013/2014 Verksamhetspunkter Allmänt Lokal PR skall verka för att tillhandahålla en trevlig miljö där alla gäster kan känna sig välkomna och få en trevlig paus från studierna. Skapa en mer erkänd pubkultur bland sektionerna på Lindholmen som gör att 11:an känns som en naturlig plats att koppla av efter en hård dags studerande. Att ha minst ett arrangemang per läsperiod utöver pubrundan. skall se till så att lokalen hålls fräsch samt se till så att arrangörer följer de uppsatta städ- och livsmedelshanteringsreglerna Se till så att det alltid finns rena förbrukningsartiklar såsom handdukar, trasor, moppar, diskborstar mm till förfogande för arrangörerna. Se till så att elektronik och vitvaror fungerar som de skall. Se över möjligheten till att införskaffa nya AC-aggregat För att öka medvetenheten om s existens och verksamhet, se till att synas mer i allmänhet och då framförallt under nollningsperioden. Se till så att information om på den egna samt kårens hemsida hålls uppdaterad Rutiner och förhållningsregler Lager Se till att ständigt hålla kommittéer och övriga medlemmar i föreningen uppdaterade med tydlig dokumentation över hur verksamheten skall skötas, vilka regler som gäller och vad för konsekvenser som skulle kunna följa om detta inte sköts på ett korrekt sätt. Att genom avsyningar och kontroller även se till så att de uppsatta reglerna följs Ständigt jobba för att upprätthålla ett så brett dryckessortiment som möjligt. Lindholmens Pubförening Forskningsgången 4B ordf@pubf.se Org. nr:

4 Lindholmens Pubförening Verksamhetsplan 19 mars 2013 Genom att hålla god kontakt med arrangörerna se till så att dryckesutlämningen fungerar som den skall och att i största möjliga mån även försöka tillgodose eventuella arrangemangsspecifika dryckesönskemål. Se till att det alltid finns möjlighet att slänga glaskross. Se över Chalmers avtal med Primär så att det under perioder då många arrangemang sker i puben även går att lösa extra tömningar. Lindholmens Pubförening Forskningsgången 4B ordf@pubf.se Org. nr:

5 Lindholmens Pubförening Möteshandlingar 19 mars 2013 Proposition 2 Fastställande av budget för verksamhetsåret 2013/2014 Bakgrund Mot slutet av varje verksamhetsår skall en ny budget för kommande år fastställas. Detta skall ske under ett föreningsmöte till vilket styrelsen kallar. Förslag Ett budgetförslag för verksamhetsår 2013/2014 har med det gångna årets budget som utgångspunkt tagits fram. Yrkande Med ovannämnda som bakgrund yrkar styrelsen på: att fastställa budgeten för verksamhetsåret 2013/2014 enligt bilaga 2 Styrelsen för Lindholmens Pubförening genom Mikaela Thorin, Ekonomiansvarig 13/14

6 Lindholmens Pubförening Möteshandlingar 19 mars 2013 Proposition 3 Ändringar/uppdateringar i stadga Bakgrund Föreningens stadga har inte uppdaterats sedan 2007 är följaktligen i viss mån aningen föråldrad. Stadgarna har nu setts över och ett förslag på vad vi anser vara lämpliga ändringar har tagits fram. Yrkande Med ovannämnda som bakgrund yrkar styrelsen på: att uppdatera föreningens stadga enligt bilaga 3 Styrelsen för Lindholmens Pubförening genom Oskar Svensson, Ordförande 12/13

7 Lindholmens Pubförening Stadgar 1 (7) Stadgar för Lindholmens Pubförening På I samarbete med Ingenjörsteknolog- och Sjösektionen vid Chalmers Studentkår Gäller fr.o.m Innehåll 1 ALLMÄNT ORGANISATION PUBSTYRELSEN FÖRENINGENS LÖPANDE VERKSAMHET MEDLEMS RÄTTIGHETER OCH SKYLDIGHETER FÖRENINGSMÖTET REGLEMENTEN OCH ANDRA STYRANDE DOKUMENT VALBEREDNING REVISION OCH ANSVARSFRIHET ÄNDRINGS- OCH TOLKNINGSFRÅGOR FÖRENINGENS UPPLÖSNING... 7

8 Lindholmens Pubförening Stadgar 2 (7) 1 Allmänt Ändamål 1. Lindholmens Pubförening är en ideell förening ämnad att främja det sociala livet vid sidan av studierna på. Föreningen har sitt säte i Göteborg. 2. Föreningen ansvarar för den samlingslokal som finns på skolan, hädanefter benämnd publokalen11:an. Medlemmar 3. Medlem i föreningen är sektionsmedlem inom Ingenjörsteknolog- och Sjösektionen som studerar vid. Verksamhetsår Föreningens verksamhetsår löper från den 1:a maj till den 30:e april. 2 Organisation Struktur Föreningen utgörs av dess medlemmar samt av en ledning som består av en styrelse och fyra minst tre förtroendevalda. Verksamhetsutövande Föreningens verksamhet utövas genom: 1. Föreningsmöte 2. Styrelsen och förtroendevalda Föreningens verksamhet granskas av 1. Föreningens revisor Ansvarsförhållande Föreningsmötet är föreningens högsta beslutande organ Föreningens styrelse handhar föreningens verksamhet Föreningens ledning ansvarar för driften av föreningens verksamhet.

9 Lindholmens Pubförening Stadgar 3 (7) 3 Pubstyrelsen Sammansättning 11. Styrelsen består av och är begränsad till ordförande tillika tillståndsinnehavaren, ekonomiansvarig samt vice sektionsordförandena från Ingenjörsteknolog- och Sjösektionen vid Föreningens ordförande måste vara minst 20 år gammal Åliggande Det åligger styrelsen samt de förtroendevalda att agera opartiskt gentemot någon sektion och att arbeta för föreningens verksamhet Det åligger ekonomiansvarig att ansvara för den ekonomiska administrationen i föreningen. Ansvar Styrelsen redovisar på föreningsmötet föreningens verksamhet och ekonomi Föreningens ordförande jämte ekonomiansvarig har rätt att var för sig vara föreningens firmatecknare Ordföranden skall vara tillståndsutbildad Tillståndsutbildad styrelsemedlem är ordföranden Tillståndsinnehavaren ansvarar för att verksamheten följer gällande lagar och förordningar Sektionsrepresentanternas ansvar består av tillsyn av ordförande samt ekonomiansvariges arbete. Arvodering 18. Tillståndsinnehavaren skall av sitt ansvar arvoderas med summan 1000 kr efter arbetsgivareavgifter, sociala avgifter och skatt. Arvoderingen skall betalas ut då ansvarfrihet har beviljats. Styrelsemöte Ordförande är sammankallande för styrelsens möten Styrelseledamot äger rätt att hos ordförande begära utlysande av styrelsemöte Styrelsen sammanträder minst en gång per läsperiod och vid behov.

10 Lindholmens Pubförening Stadgar 4 (7) Beslutsförhet Pubstyrelsen är beslutsmässig när minst tre styrelseledamöter är närvarande Vid lika röstetal gäller som beslut den mening som biträdes av föreningens ordförande. Protokoll Protokoll skall föras vid styrelsemöte och justeras av styrelseledamot. Protokollet skall arkiveras efter justering. 4 Föreningens löpande verksamhet Sammansättning s ledning ansvarar för föreningens löpande verksamhet Styrelsen ansvarar för att tillsätta posterna arrangemangsansvarig, informationsansvarig, lageransvarig samt lokalansvarig. Formaterat: Indrag: Vänster: 0 cm Formaterat: Indrag: Vänster: 0 cm 5 Medlems rättigheter och skyldigheter Rättigheter Varje medlem har närvaro-, yttrande-, förslags- och rösträtt på föreningsmötet Endast medlem är valbar till s ledning Medlem har rätt att ta del av mötesprotokoll och övriga handlingar Medlem har rätt att nyttja av föreningen erbjudna tjänster. Skyldigheter Medlem är skyldig att rätta sig efter föreningens stadgar, reglemente, övriga handlingar och beslut. 6 Föreningsmötet Befogenheter Föreningsmötet är föreningens högsta beslutande organ i vilket samtliga medlemmar äger rätt att delta och har rösträtt. Sammanträde Föreningsmötet skall sammanträda en gång under läsperiod ett och en gång under läsperiod tre samt vid behov.

11 Lindholmens Pubförening Stadgar 5 (7) Tillträde Föreningsmötet sammanträder på kallelse av styrelsen eller i undantagsfall av kårens inspektor Föreningsmötet under läsperiod ett skall behandla följande punkter: Att behandla verksamhets- och revisionsberättelse för föregående verksamhetsår Att pröva frågan om ansvarsfrihet för avgående Pubstyrelse Föreningsmötet under läsperiod tre skall behandla följande punkter: Val av ordförande tillika tillståndsinnehavare Val av ekonomiansvarig Val av revisor till nästkommande år Behandla verksamhetsplan och budget för kommande år Styrelsen valda under föreningsmötet läsperiod tre tillträder under läsperiod fyra kommande verksamhetsår. Utlysande Föreningsmötet skall utlysas minst fjorton dagar i förväg genom att kallelse med preliminär föredragningslista anslås Senast sju dagar i förväg skall slutlig föredragningslista anslås. Beslutförhet Föreningsmötet är beslutsmässigt om mötet är behörigt utlyst. Om mindre än 15 medlemmar närvarar på mötet skall medlems begäran om bordläggning godtas utan diskussion. Motion Medlem som önskar ta upp frågor på föredragningslistan skall anmäla detta skriftligen till styrelsen senast sju dagar före föreningsmötet. Omröstning Röstning med fullmakt får ej ske Vid lika röstetal gäller som föreningsmötets beslut den mening som biträdes av föreningens ordförande. Protokoll Föreningsmötesprotokoll skall justeras av två av mötet valda justeringspersoner. Justerat protokoll anslås senast tre veckor efter mötet.

12 Lindholmens Pubförening Stadgar 6 (7) 7 Reglementen och andra styrande dokument Befattningsbeskrivning Föreningens arbete styrs av Befattningsbeskrivning - förtroendevalda daterad Arrangemang i Puben Arrangemang i puben styrs av dokumenten Regler för uthyrning av puben - Campus Lindholmen samt Internarbetsordning för arrangemang inom Chalmers Studentkår Intern arbetsordning för kalasfixare inom Chalmers Studentkår Valberedning Valberedning Föreningens valberedning är avgående styrelse. Ansvar Valberedningen ansvarar för nomineringar till ordförande och ekonomiansvarig. 9 Revision och ansvarsfrihet Revisorer Föreningsmötet utser en revisor med uppgift att granska föreningens verksamhet och ekonomi under och efter avslutat verksamhetsår Föreningens revisor kan ej inneha annan förtroendepost eller anställning i föreningen under sitt verksamhetsår. Ansvarsfrihet Ansvarsfrihet är beviljad styrelsen då föreningsmötet fattat beslut om detta Skall styrelsemedlem med ekonomiskt ansvar avgå före mandatperiodens slut, skall revision företagas. 10 Ändrings- och tolkningsfrågor Stadgeändring Ändring av eller tillägg till denna stadga kan endast göras av föreningsmötet och om två tredjedelar (2/3) av de närvarande är om beslutet ense och den föreslagna lydelsen varit anslagen tillsammans med den slutliga föredragningslistan sju dagar i förväg.

13 Lindholmens Pubförening Stadgar 7 (7) Reglementsändring Reglemente kan fastställas av styrelsen på styrelsemöten om minst två tredjedelar av de närvarande är om beslutet ense. 11 Föreningens upplösning Beslut om upplösning Föreningen upplöses genom att beslut på två på varandra följande föreningsmöten med min tre fjärdedelars (3/4) majoritet och minst 20 bifallande medlemmar. Tillgångar Vid beslut om upplösning av föreningen skall samtliga tillgångar och skulder, som framgår av upprättad balansräkning, i och med upplösningen tillfalla lika respektive medlemssektion på.