Granskning av landstingets hantering av konst KPMG AB Antal sidor: 9
Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte och revisionsfrågor 2 4. Metod och avgränsning 3 5. Revisionskriterier 3 6. Ansvarig nämnd/styrelse 3 7. Projektorganisation 3 8. Granskningsresultat 3 8.1 Inventering av konst 3 8.2 Har rutiner, riktlinjer och styrdokument för inköp och hantering av landstingets konst uppdaterats? 4 8.3 Har Kulturnämnden utarbetat en integrerad skriftlig process som säkerställer att nämnden har vetskap om vilken konst som finns och var konsten är utplacerad? 5 8.4 Förtecknas konsten på ett ändamålsenligt sätt? 5 8.5 Sker uppföljning och kontroll av den konst som är utplacerad? 6 8.6 Är förvaring och underhåll ändamålsenligt? 6 8.7 Sker inköp och attest på ett ändamålsenligt sätt? 7 8.8 Vilka rutiner finns i samband med flyttning av konst till nya lokaler? 7 8.9 Vilka rutiner finns vid utrangering och avyttring av konst? 8 8.10 Finns det en plan för hantering av konst i samband med flytt till nya administrativa lokaler och har inventering skett? 9 9. Sammanfattande bedömning och rekommendationer 9
1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att genomföra en granskning av landstingets hantering av konst. Granskningen är en uppföljning av tidigare genomförd granskning och ingår i revisionsplanen för år 2016. Syftet med denna granskning är att bedöma om landstinget vidtagit åtgärder utifrån revisionens rekommendationer samt att bedöma om det idag finns en ändamålsenlig hantering, såväl vid anskaffning, användning som utrangering av konst. Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att landstingets hantering av konst i huvudsak är ändamålsenlig. Vi lämnar dock följande rekommendationer i syfte att ytterligare stärka den interna kontrollen: Kulturnämnden bör komplettera delegationsordningen med innehållet i de nya riktlinjerna som antogs i juni 2015 så att dokumenten bättre överensstämmer. Delegationsordningen bör även innehålla vad som ska gälla vid kassering av konstverk. Kulturnämnden bör komplettera riktlinjerna med vad som ska gälla s k fasta installationer. Kulturnämnden bör arbeta vidare med hur information registreras i programmet FileMaker för att säkerställa att informationen är mer enhetlig och likformad. I nuläget finns det en potential att kvalitetsmässigt utveckla informationen. 1
2. Bakgrund Vi har av s revisorer fått i uppdrag att göra en uppföljning av tidigare genomförd granskning av landstingets hantering av konst. Landstingets revisorer genomförde 2013 en granskning av landstingets hantering av konst. Detta i syfte att bedöma om landstinget hade en ändamålsenlig hantering, såväl vid anskaffning av, användning av som utrangering av konst. Kulturnämnden har Landstingsfullmäktiges uppdrag att konstnärligt utsmycka landstingets fastigheter. Landstinget står inför stora investeringar i lokaler de närmaste åren vilket kommer att påverka anskaffningen av konst. Detta visade sig redan i Kulturnämndens årsredovisning 2012 då investeringarna i konst fördubblats i jämförelse med föregående år. Den genomförda granskningen från 2013 visade att processen för anskaffning av, inköp av samt utrangering av konst inte var helt tillfredsställande. Den sammanfattande bedömningen av granskningen var att hanteringen av konst i vissa delar fungerar, men att processen behövde vidareutvecklas för att kunna bedömas som tillräcklig och ändamålsenlig. Hanteringen vid inköp och utrangering bedöms fungera i praktiken, även om det saknas tydliga dokumenterade rutiner avseende inköp av konst i styrdokument. Däremot bedömdes inte hanteringen vid användningen av konst som tillfredsställande eller ändamålsenlig. Det saknades även uppföljning och dokumentation av utplacerad konst. Det hade inte heller genomförts någon årlig inventering, vilket resulterat i att det förelåg differenser mellan konstregistret och verkligheten. Kulturnämnden kunde således inte visa var all konst fanns placerad eller om konsten ens fanns kvar. 3. Syfte och revisionsfrågor Syftet med denna granskning är att bedöma om landstinget vidtagit åtgärder utifrån revisionens rekommendationer samt att bedöma om det idag finns en ändamålsenlig hantering, såväl vid anskaffning, användning som utrangering av konst. Granskningen ska förutom den övergripande revisionsfrågan bland annat besvara följande frågor: 1. Har rutiner, riktlinjer och styrdokument för inköp och hantering av landstingets konst uppdaterats? 2. Har Kulturnämnden utarbetat en integrerad skriftlig process som säkerställer att nämnden har vetskap om vilken konst som finns och var konsten är utplacerad? 3. Förtecknas konsten på ett ändamålsenligt sätt? 4. Sker uppföljning och kontroll av den konst som är utplacerad? 5. Är förvaring och underhåll ändamålsenligt? 6. Sker inköp och attest på ett ändamålsenligt sätt? 2
7. Vilka rutiner finns i samband med flyttning av konst till nya lokaler? 8. Vilka rutiner finns vid utrangering och avyttring av konst? 9. Finns det en plan för hantering av konst i samband med flytt till nya administrativa lokaler och har inventering skett? 4. Metod och avgränsning Granskningen har liksom tidigare granskning utgått från relevant skriftligt underlag såsom riktlinjer, policyer och andra styrdokument. Detta för att besvara frågorna 1 och 2 i avsnitt 3 ovan. Intervjuer har dessutom skett med olika tjänstemän för att besvara frågorna 3, 4, 5, 6, 7, 8 och 9 i avsnitt 3 ovan. Genom olika typer av verifieringar har frågorna 3, 5, 6 och 8 i avsnitt 3 ovan besvarats. 5. Revisionskriterier Granskningen har utgått från såväl gällande regelverk, skriftligt material som de styrdokument som finns på olika nivåer inom landstinget. I tillämpliga delar även jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. 6. Ansvarig nämnd/styrelse Granskningen har avsett Kulturnämnden. 7. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Anders Petersson, certifierad kommunal yrkesrevisor och av Johan Malm, revisor. 8. Granskningsresultat 8.1 Inventering av konst Vi valde ut fem verksamheter utifrån kulturenhetens inventeringsplan 1. Konferenscentrum, Palliativt centrum och Akademiska sjukhuset, Barnspecialistmottagning var sådana som inventerades 2015. Akademiska sjukhuset, Psykiatrins hus samt Samariterhemmets mammografiverksamhet kommer att inventeras 2016. Vi valde att inte gå in i rum där det fanns 1 Inventeringsplan landstingets konst 2015-2018 3
patienter eller där möten ägde rum. Inventeringen gjordes tillsammans med personal från kulturenheten. Konferenscentrum Enligt utdrag från konstregistret fanns det 25 konstverk. Av dessa kunde vi hitta 15 varav ett inte fanns med i registret. Inventeringen försvårades av att det pågick konferenser i flera av lokalerna. Palliativt centrum Enligt utdrag från konstregistret fanns det 138 konstverk och av dessa valdes slumpmässigt 32 ut för inventering. Av de utvalda var det ett verk som inte kunde återfinnas. Akademiska sjukhuset, Barnspecialistmottagning Enligt utdrag från konstregistret fanns det 20 konstverk. Två verk från listan återfanns inte, däremot hittades tre verk som inte var registrerade på verksamheten. Akademiska sjukhuset, Psykiatrins hus Enligt utdrag från konstregistret fanns det 322 konstverk och av dessa valdes slumpmässigt 20 ut för inventering. Av de utvalda var det ett verk som inte kunde återfinnas. Samariterhemmets mammografi Enligt utdrag från konstregistret fanns det 19 konstverk och samtliga återfanns. 8.2 Har rutiner, riktlinjer och styrdokument för inköp och hantering av landstingets konst uppdaterats? Förvaltningen gör inköp med stöd av riktlinjerna som beslutades av Kulturnämnden i juni 2015 2 och en beslutsordning 3 som i januari 2006 fastslogs av dåvarande förvaltningschef. Riktlinjerna anger att kulturenhetens projektledare har rätt att fatta beslut om enskilda konstinköp under 50 000 kr och vid högre belopp har chefen för kulturenheten rätt att fatta beslut om inköp. Vid större projekt som t.ex. nybyggnationer eller mer omfattande ombyggnationer följs en beslutsprocess som beskrivs i riktlinjerna. Enligt processen fattas beslutet om vilken konstnär som ska användas för gestaltningen av konstgruppen varefter enhetschefen tecknar avtal med konstnären om genomförande. Av beslutsordningen framgår det att kultursekreterarna får göra inköp av konst för projekt och konst för komplettering förutsatt att inköpen görs inom ramen för budget. Alla typer av beslut som nämns i beslutsordningen betraktas som verkställighet. Riktlinjerna som kulturnämnden beslutat om ger en bra överblick över ansvar, processer och roller, men den delegerar också makten att fatta beslut. Så förutom delegation genom 2 Riktlinjer för arbetet med konstnärlig gestaltning vid, Kulturnämnden, juni 2015 3 Beslutsordning inom kultur i länet, dnr KU 2006-37 4
delegationsordningen har nämnden också delegerat beslut i löpande verksamhet genom riktlinjerna. Vi bedömer att det som delegerats i riktlinjerna borde återges i delegationsordningen, inte minst för att återrapporteringen av delegationsbeslut till Kulturnämnden ska fungera. Kommunallagen anger att nämnder får delegera beslutanderätt till anställda med vissa undantag. Ett villkor för att nämnden släpper ifrån sig delar av den beslutande makten är att beslutet sedan återrapporteras till nämnden. Återrapporteringen är dessutom avgörande för att överklagandetiden ska börja löpa och för att beslutet så småningom ska vinna laga kraft. Om det inte återrapporteras kan beslutet överklagas för all framtid. Förvaltningen arbetar efter principen att inköp inom ramen för en beslutad budget utgör verkställighet. Det är vanligt att en nämnd delegerar beslutanderätt mellan golv och tak när det gäller inköp. Ett exempel är att nämnden beslutar att inköp under ett prisbasbelopp utgör verkställighet, att inköp mellan 1-20 prisbasbelopp utgör delegation och alla inköp över 20 prisbasbelopp ska beslutas av nämnd. 8.3 Har Kulturnämnden utarbetat en integrerad skriftlig process som säkerställer att nämnden har vetskap om vilken konst som finns och var konsten är utplacerad? Riktlinjerna tar ett helhetsgrepp på arbetet med konstnärlig gestaltning. Förvaltningen har även tagit fram en fördjupad instruktion för rollen som konstombud 4. Begreppet konstombud är nytt sedan granskningen 2013. Konstombudet ska meddela om den egna verksamhetens lokalförändringar och i övrigt vara samarbetspart mot kulturenheten. Enheten sammankallar ombuden till informationsmöten. Konstombudens införande har varit uppe på ledningsnivå för dragning av kulturdirektören. Det är respektive förvaltningschef som utser konstombuden i sin verksamhet. Vår inventering visar att nämnden i huvudsak har tillräcklig kontroll över konstens placering och vi bedömer att införandet av konstombuden är rätt steg på vägen för att ytterligare förbättra nämndens kontroll över konsten. 8.4 Förtecknas konsten på ett ändamålsenligt sätt? Konsten förtecknas i FileMaker som är ett databasverktyg. Man har nyligen köpt en ny version av programmet och databasen säkerhetskopieras enligt landstingets IT-rutiner. Uppgifterna i registret matas in manuellt av användarna själva. Det finns ingen skriftlig instruktion om hur användarna ska fylla i formuläret när man skapar ny eller ändrar befintlig registrering. Databasen är inte mobil vilket innebär att inventering måste ske på papper för att sedan föras över i databasen. 4 Att vara konstombud, Kulturenheten 5
Vid konstinventeringen upptäckte vi två fel av 110 registreringar av den typen som avser inmatningsfel som t.ex. felaktigt registreringsnummer. Desto vanligare var det att uppgifter om var verket fanns i lokalerna inte stämde eller att platsen var alltför generellt beskriven (t.ex. plan 3 ) för att man skulle kunna lokalisera det med hjälp av registret. Vi bedömer att landstingets konst förtecknas på ett ändamålsenligt sätt men att det finns förbättringspotential i hanteringen av FileMaker. Till exempel registreras platsen på vilken verket finns i en varierande grad av noggrannhet. Nämnden bör tillse att ambitionsnivån för inmatning av uppgifterna i systemet är densamma för alla användare. 8.5 Sker uppföljning och kontroll av den konst som är utplacerad? Systematisk inventering som utförs av personal på kulturenheten påbörjades 2015 och förvaltningen har upprättat en inventeringsplan som är indelad efter verksamhet och år. Enheten har förstärkts med en 40 % -tjänst för ändamålet. Omfattningen är ca 20 000 konstverk och det beräknas ta ca 3 år. Enligt riktlinjerna ska inventering göras av konstombuden tillsammans med personal från kulturenheten. Vår inventering visade få avvikelser mellan registret och de verkliga förhållandena. Om man bortser från konferenscentrum som inte kunde inventeras fullt ut var det fyra konstverk av 91 som inte kunde hittas och vi hittade bara fyra verk utöver det som var förtecknat. Vi anser att Kulturnämnden har tagit nödvändiga åtgärder för att åtgärda den bristande kontroll som upptäcktes i den tidigare granskningen. Man har förstärkt bemanningen på förvaltningen särskilt för det här ändamålet, man har beslutat om riktlinjer för hur inventeringen ska gå till och vilka som ska göra den och man har påbörjat en systematisk inventering genom att arbeta efter en inventeringsplan. 8.6 Är förvaring och underhåll ändamålsenligt? Förrådsställd konst förvaras i huvudsak på centralförrådet i förvaltningens egna lokaler. Utöver detta finns två mindre förråd på Akademiska sjukhuset som enheten sköter och har kontroll över. Förrådet vid lasarettet i Enköping som uppmärksammades i granskningen 2013 har avvecklats och konsten har flyttats till centralförrådet. Äldre oljemålningar placeras i inhyrda utrymmen på Upplandsmuseet som är särskilt avsedda för sådana målningar. Kultur och bildning ska flytta till kvarteret Eldaren tillsammans med flera andra delar av landstinget. Centralförrådets konst ska flyttas till Storgatan 32 där man bygger ett nytt centralförråd med lokaler som är anpassade för ändamålet. Där kommer det att finnas särskild förvaring för kortare och längre förrådsställning, förråd anpassade för olika typer av konst t.ex. målningar, grafik osv. Det kommer även att finnas utrymme för skötsel och underhåll, 6
möteslokal, visningsrum och ett kontor med tre arbetsplatser samt pentry. Det är förvaltningens uppfattning att det nya förrådets utrymmen kommer att vara tillräckliga för framtida behov. Under 2015 fick förvaltningen 50 000 kr för renoveringar utöver ordinarie budget. För 2016 finns 200 000 kr budgeterat för renoveringar, underhåll och ramningar. Konstbudgeten i större projekt kan också bekosta renoveringar och omramningar av äldre verk för återanvändning. Kulturenheten upplever att det är sällan som konst skadas avsiktligt men att underhållet överlag är eftersatt och att den utökade budgeten är rimlig. Både nyinköpta verk såväl som äldre verk lämnas in till externa aktörer för ramning. Enklare renoveringar/lagningar av verk genomför dock enheten själv, om det dock är fråga om komplicerade renoveringar så anlitar man extern kompetens. Vi bedömer att förvaring och underhåll är ändamålsenligt. Förrådet på lasarettet i Enköping har avvecklats, ett nytt centralförråd som är anpassat för ändamålet håller på att byggas och budgeten för underhåll har utökats. 8.7 Sker inköp och attest på ett ändamålsenligt sätt? Vi har granskat att mottagningsattest och beslutsattest på 55 fakturor stämmer mot attestförteckning och vi har inte funnit några avvikelser. Av de 55 fakturorna har vi valt ut 13 för att kontrollera dokumentationen i beslutsprocessen. Dokumentation kunde kopplas till 12 av fakturorna. Den faktura som inte hade någon medföljande dokumentation gällde ett inköp av kompletteringskonst inom ramen för budget och betraktas då som verkställighet av förvaltningen. I samband med granskningen ovan har vi inte konstaterat några avvikelser. 8.8 Vilka rutiner finns i samband med flyttning av konst till nya lokaler? Det finns en blankett på intranätet där man kan rapportera behov av ny konst eller omhängning av befintlig konst, rapportera skadad eller försvunnen konst eller rapportera en lokalförändring som påverkar den konstnärliga gestaltningen. Vid större ombyggnationer och dylikt där förvaltarna på landstingsservice är inblandade ska de enligt deras egen projekthandbok kontakta projektledarna på kulturenheten för rådgivning och samråd. Projektledarna på enheten håller regelbunden kontakt med förvaltarna för att de inte ska glömma bort konstfrågan. 7
I de fall där landstinget helt lämnar lokaler där det finns fasta installationer är principen att om verket kan tas ner utan att byggnaden förstörs så gör man det. Blanketten har uppdaterats sedan granskningen 2013 och enligt förvaltningen har det inte kommit in några klagomål från användarna om att den skulle vara svår att hitta på intranätet eller att den skulle vara svår att använda. Vi bedömer att direktkontakt med förvaltarna på landstingsservice är ett bra sätt att få samarbetet att fungera. Principen om överlåtelse av fasta installationer nämns inte i riktlinjerna och vi anser att de behöver uppdateras i det avseendet. Den här granskningen omfattar inte om droit de suite (ersättning vid vidareförsäljning eller följerätt) är tillämplig i det här avseendet men vi anser att Kulturnämnden bör utreda frågan. 8.9 Vilka rutiner finns vid utrangering och avyttring av konst? Två projektledare gör bedömningen om ett verk ska kasseras. Om verket kasserats markeras det i FileMaker. Avyttring av konst regleras av riktlinjerna som anger att försäljning av landstingets konst endast får ske efter beslut av Kulturnämnden. Åtgärden att kassera ett verk beskrivs i riktlinjerna men är olyckligt formulerad. Riktlinjerna anger att Beslutet måste tas i närvaro av minst två tjänstemän vid kulturenheten 5. Formuleringen antyder att det är en tredje person inblandad som tar beslutet trots att vår intervju med tjänstemännen vid kulturenheten visar att beslut om kassering tas av två tjänstemän i förening. Även här anser vi att den här typen av delegation bör införas i delegationsordningen. Regeln om att landstingets konst bara får försäljas efter beslut i Kulturnämnden kan skapa en situation där Landstingsstyrelsen som har det strategiska ansvaret för fastighetsfrågor är beroende av ett beslut i Kulturnämnden när styrelsen vill sälja en fastighet med konst som inte går att flytta. Kulturnämnden bör utreda och söka samsyn med Landstingsstyrelsen i frågan. 5 Riktlinjer för arbetet med konstnärlig gestaltning vid, Kulturnämnden, juni 2015 s. 9 8
8.10 Finns det en plan för hantering av konst i samband med flytt till nya administrativa lokaler och har inventering skett? När verksamhet flyttar så prioriterar kulturenheten den och genomför inventering innan de hinner flytta, d v s vid större flyttar av landstingets verksamhet genomförs specifika insatser utöver ordinarie inventeringsplan och inför flytten till kvarteret Eldaren är en sådan planerad. Kulturnämnden har en inventeringsplan i samband med den planerade flytten till kvarteret Eldaren. 9. Sammanfattande bedömning och rekommendationer Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att landstingets hantering av konst i huvudsak är ändamålsenlig. Vi lämnar dock följande rekommendationer i syfte att ytterligare stärka den interna kontrollen: Kulturnämnden bör komplettera delegationsordningen med innehållet i de nya riktlinjerna som antogs i juni 2015 så att dokumenten bättre överensstämmer. Delegationsordningen bör även innehålla vad som ska gälla vid kassering av konstverk. Kulturnämnden bör komplettera riktlinjerna med vad som ska gälla s k fasta installationer. Kulturnämnden bör arbeta vidare med hur information registreras i programmet FileMaker för att säkerställa att informationen är mer enhetlig och likformad. I nuläget finns det en potential att kvalitetsmässigt utveckla informationen. Datum som ovan KPMG AB Anders Petersson Certifierad kommunal yrkesrevisor Johan Malm 9