01054 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer Monica Liljeroth, Ekonomichef 2013-08-27 DNRGS130015 Stab, Regionservice 035-16 24 58 Monica.liljeroth@regionhalland.se Till Regionstyrelsen Driftnämnden Regionservice lokalbehovsinventering (DNLBI) Förslag till beslut Driftnämnden Regionservice föreslås att; överlämna underlag för lokalbehovsinventering enligt tjänsteskrivelse Bakgrund Regionstyrelsen har beslutat om en ny process för hantering av frågor avseende lokalbehov och därmed fastighetsinvesteringar. I korthet innebär den nya processen; en samlad och heltäckande bild utifrån gemensamma utgångspunkter ökat fokus på motiv och effekter för de behov som lyfts fram möjlighet att göra fördjupningar/förstudier för att få fram mer täckande beslutsunderlag framförda prioriteringar ska vara politiskt förankrade, det vill säga behandlade av driftnämnderna pågående process för ständig aktualitet i fråga om förändringar av lokabehov Identifierade behov Produktionsköken Halmstad och Varberg - Produktionsköken byggdes i början på 1970 talet och dimensionerades till en större produktion än vad som är behovet idag. Logistik och flöden är inte ändamålsenliga och effektiva och stämmer dåligt överens med modern produktionsteknik. Vid en ombyggnad skulle köksytorna kunna minskas med 15-20%. Detta skulle minska hyreskostnaden för Kostservice med drygt 500 tkr per år. Lokalerna i köken har punktvis underhållits och är i stort behov av en övergripande renovering. Ytskikten är slitna och i kylarna bildas mögel. För att garantera livsmedelssäkerheten ska golv och väggar i livsmedelslokaler kunna hållas rena och vara i gott skick. En livsmedelslokal ska även vara sådan att den skyddar mot avgivande av partiklar till livsmedlen, kondensbildning och oönskat mögel på ytor
ska inte förekomma. Kravet på en säker livsmedelshygien enligt HACCP ökar och risken finns att nuvarande kök inte lever upp till kommande krav. Köken har en öppen planlösning, vilket inte hade byggts i dag. Det kan finnas risk för att hygienkraven höjs och att vi tvingas zonindela köken för de olika produktionsdelarna. Något som har gällt länge när det gäller livsmedelsindustrin. En öppen planlösning ger även en bullrigare arbetsmiljö. Kostservice Varberg Vid en genomgång av ytskikten på Kostservice i Varberg upptäcktes allvarliga brister. Det finns ett stort antal sprickor i kaklet på väggarna och klinkersplattorna på golvet, vissa partier i golvet har till och med rest sig och på flera ställen i golvet saknas fogar där vatten samlas och det finns en uppenbar risk att det ansamlas smuts i dessa hålrum. Det förekommer även rostangrepp på dörrlister. I Varberg är tillagningskök och restaurang placerade i två helt skilda byggnader vilket ger onödigt långa transporter i kulvert. Detta innebär att driften blir mer personalkrävande, maskinparken blir större och mer lokalyta används än vad som behövs om verksamheten varit samlad. Restaurangen är utrustad med ett mottagningskök, kylar, frys, förråd, personalrum och diskrum. Restaurang SiV är förhållandesvis nyrenoverad men logistiken blev inte bra vilket skapar långa köer vid serveringsdiskarna. Ventilationen i diskrummet i restaurangen har inte fungerat sedan ombyggnaden. Akustiken har länge varit ett problem men förbättringsåtgärder är planerade att genomföras under våren 2013. Kostservice Halmstad Ytskikten i köket och i restaurang Galaxen är i stort behov av underhåll. Kundtillströmningen har ökat i restaurangen och ibland är det platsbrist. Logistiken behöver förbättras då det vissa dagar bildas långa köer. I restaurangen är det svårigheter att boka lunchstittningar för mindre sällskap vilket är ett önskemål från kunden. I köket finns ett kontor som saknar dagsljus och som är omöjlighet att vädra. Ventilationen i köket har i alla år inte fungerat tillfredställande. Ändamålsenliga lokaler för administrativ personal idag har vi inom Regionservice ett stort antal medarbetare som arbetar inom administration nämnas kan; IT-service, Ekonomiservice, Regionupphandling, Regionfastigheter, Stab,
Löneservice, Utvecklingsavdelning och Kurs & Konferens. Vi finns på olika platser och lokaler (även externa lokaler) i länet och är ca 175 medarbetare. Det pågår även ett administrationsprojekt som innebär att dvs gemensam administration för Region Halland, kommer att bildas och det ska organisatoriskt tillhöra Regionservice. Vad detta innebär i antalet medarbetare är idag osäkert. Medarbetarna finns inom Regionen idag men är placerade runt om i länet i olika lokaler och för att kunna uppnå önskad effekt av ett SSC så bör medarbetarna samlas, i den mån det är möjligt, för att få samordning, effektiv och kvalitet. IT-service Halmstad och Varberg - IT-service förser Region Halland och privata vårdgivare inom vårdval Halland med IT-infrastruktur och support till 8000 användare samt förvaltning av applikationer. Verksamheten finns placerad i Halmstad och Varberg och är uppdelad i fyra avdelningar. I Halmstad är lokalerna otillräckliga för de anställda som finns men fram för allt för tillkommande. I Varberg är lokalerna spridda på två lokaliteter. Antalet anställda och besökare kommer att öka och redan idag är lokalerna underdimensionerade gällande antal platser, el, ventilation och värme. Framtida IT-service får ett större uppdrag och IT-service i Halmstad har bara det senaste året ökat i antal medarbetare vilket tydliggör ännu mer att befintliga lokaler är otillräckliga. Vi har problem med att bereda arbetsplatser för den nya personalen. Eftersom verksamheterna på våra sjukhus är betydande kunder är den geografiska närheten av högsta prioritet. Ytterligare framgångsfaktor som är betydande är att de fyra avdelningarna sitter i samma lokaler vilket även främjar effektivitet och utveckling av verksamheten. Bifogar översiktligt avdelningsprogram för respektive ort från 120815. Driftnämnden Regionservice Jan Berge Ordförande Erik Möller Förvaltningschef Bilagor Översiktligt avdelningsprogram IT-service Halmstad 120815 Översiktligt avdelningsprogram IT-service Varberg 120815
Bilaga Översiktligt avdelningsprogram för IT-SERVICE, Halmstad - 120815 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
1 VERKSAMHETSBESKRIVNING 1.1 Nulägesbeskrivning 1.1.1 Verksamhet IT-service förser Region Halland och privata vårdgivare inom vårdval Halland med IT-infrastruktur och support till 8000 användare samt förvaltning av applikationer. Verksamheten finns placerad i Halmstad och Varberg. I Halmstad är lokalerna otillräckliga för de anställda som finns men fram för allt för tillkommande. 1.1.2 Organisation IT-service är uppdelat i 4 avdelningar: - Servicedesk, - Server och Kommunikation, - Klient och skrivare - Applikation. Antal personer i befintliga lokaler Avd Totalt Halmstad Varberg Servicedesk 19 14 5 Server och Kommunikation 13 11 2 Klient och Skrivare 19 9 10 Applikation 21 9 11 Summa 72 43 28 Servicedesk ger support för klienter och infrastruktur samt för VAS Server och Kommunikation ansvarar för drift- och underhåll av servrar, kommunikationslösningar och IT-infrastrukturen. Klient och Skrivare deltar i IT-support, felsökning och sköter utbyte av datorer och skrivare. Applikation har som uppgift att arbeta som projektledare, konsulter, utbildning och specialister för att hjälpa till med införande av nya system, förändringar och vid upphandlingar bland annat. Resp. avd. har varsin chef placerade i Halmstad 1.1.3 Dimensionering Antalet anställda och besökare kommer att öka under 2012. Redan idag är lokalerna underdimensionerade gällande antal platser, el., ventilation och värme. 1.2 Framtida verksamhet 1.2.1 Utveckling IT-service får ett större uppdrag. Vi kommer att växa med 5-10 personer redan under detta år i Halmstad. Detta tydliggör ännu mer att befintliga lokaler är otillräckliga.
Avd Halmstad Ökning Efter ökning SD, Servicedesk 14 1 15 Server och Kommunikation 11 2 13 Klient och Skrivare 9 2 11 Applikation 9 3 12 Besökare (konsulter etc) 2 2 Summa 43 5-10 53 1.2.2 Konsekvenser - Det går inte att bereda arbetsplatser för den nya personalen. - Eftersom HSH (sjukhuset Halmstad) är en betydande kund är närhet geografiskt av högsta prio. - Ytterligare framgångsfaktor som är betydande är att de fyra avd sitter i samma lokaler. 1.2.3 Organisation Som tidigare men med utökat uppdrag. 1.2.4 Dimensionering Följande behov kan identifieras. Långtgående är det lämpligt att anställda grupperas avdelningsvis. Lokalbehov Antal Kommentar Kontorsplatser Se ovan Ca 50 % av de anställda har 2 Pc. El samt dataanslutning behövs. Fast telefoni är dataanslutna Kontorslandskap 1 Önskas för SD, ca 10 platser. De i SD som sitter i kontorslandskap behöver ibland sitta själv. Fö önskas egna rum eller möjligen delade rum för några. Möjlighet till tillfälliga bikupor behövs. Chefernas rum 4 Skall kunna ha besökare samt dörr att stänga. Grupperas tillsammans. Konferensrum 3 Ett stort, 20-25 pers Ett mellan, 8-12 pers Ett litet, 4-6 pers Skall ha video, projektor etc. Personalrum 1-2 Om inte ett tillräckligt stort kan ordnas behövs två. Beredningskök 1-2 I anslutning till personalrum Entré/Vestibul 1 Med kapprum inkl. möblemang för väntande Arbetsplats för 2-3 (Konsult etc) besökande Godsmottagning 1 Kunna ta emot gods + att förvara mindre mängd. Arkiv 1 Kan delas med kopieringsrum Kopieringsrum 1 Kan delas med arkiv Toaletter 4-5 På flera ställen, i tillräckligt antal Dusch 2 Vilrum 1 Teknikrum För installation,
Kontorslandskap önskas inte. Detta pga frekvent telefonanvändning, arbetsro för tex programmering och att få utanför SD har gemensamma arbetsuppgifter. 1.3 Försörjning och service 1.3.1 Försörjning och annan service Omfattande godsmottagning förekommer regelbundet. Merparten sker direkt till godsrum på HSH. Besök utifrån sker dagligen. Närhet till besökandeparkering behövs. Parkering för tjänstebilar behövs. Passagesystem och larm skall finnas. 2 LOKALER OCH SAMBAND 2.1 Befintliga lokaler Halmstad, Nymansgatan 11 2.2 Akuta lokalbehov Se beskrivning 1.2.1 + 1.2.4. Behov är bl.a. 10 nya arbetsplatser, + ett antal medarbetare sitter trångt i delade rum. + ett större rum för gemensam servicedesk 7-8 personer, + ett mindre konferensrum, 2.3 Verksamhetens samband 2.3.1 Verksamhetens yttre samband Närheten till sjukhuset högsta prio. 2.3.2 Verksamhetens inre samband Närhet skall finnas mellan medarbetare, alla avd. skall sitta på samma ställe.
Bilaga Översiktligt avdelningsprogram för IT-SERVICE, Varberg - 120815 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
1 VERKSAMHETSBESKRIVNING 1.1 Nulägesbeskrivning 1.1.1 Verksamhet IT-service förser Region Halland och privata vårdgivare inom vårdval Halland med IT-infrastruktur och support till 8000 användare samt förvaltning av applikationer. Verksamheten finns placerad i Halmstad och Varberg. I Varberg är lokalerna spridda på två lokaliteter HSV 1D och 4D 1.1.2 Organisation IT-service är uppdelat i 4 avdelningar: - Servicedesk, - Server och Kommunikation, - Klient och skrivare - Applikation. Antal personer i befintliga lokaler Avd Totalt Halmstad Varberg Servicedesk 19 14 5 Server och Kommunikation 13 11 2 Klient och Skrivare 19 9 10 Applikation 21 9 11 Summa 72 43 28 Servicedesk ger support för klienter och infrastruktur samt för VAS Server och Kommunikation ansvarar för drift- och underhåll av servrar, kommunikationslösningar och IT-infrastrukturen. Klient och Skrivare deltar i IT-support, felsökning och sköter utbyte av datorer och skrivare. Applikation har som uppgift att arbeta som projektledare, konsulter, utbildning och specialister för att hjälpa till med införande av nya system, förändringar och vid upphandlingar bland annat. Resp. avd. har varsin chef placerade i Halmstad 1.1.3 Dimensionering Antalet anställda och besökare kommer att öka något 2012. 1.2 Framtida verksamhet 1.2.1 Utveckling IT-service får ett större uppdrag. Vi skulle kunna vara mer effektiva om alla medarbetare satt på ett ställe. 1.2.2 Konsekvenser - Om vi inte kan samlokalisera kan vi inte effektivisera. 1.2.3 Organisation Som tidigare men med utökat uppdrag.
1.2.4 Dimensionering Följande behov kan identifieras. Långtgående är det lämpligt att anställda grupperas avdelningsvis. Lokalbehov Antal Kommentar Kontorsplatser Se ovan Ca 50 % av de anställda har 2 Pc. El samt dataanslutning behövs. Fast telefoni är dataanslutna Kontorslandskap 1 Önskas för SD, ca 10 platser. De i SD som sitter i kontorslandskap behöver ibland sitta själv. Fö önskas egna rum eller möjligen delade rum för några. Möjlighet till tillfälliga bikupor behövs. Konferensrum 3 Ett stort, 20-25 pers Ett mellan, 8-12 pers Ett litet, 4-6 pers Skall ha video, projektor etc. Personalrum 1-2 Om inte ett tillräckligt stort kan ordnas behövs två. Beredningskök 1-2 I anslutning till personalrum Entré/Vestibul 1 Med kapprum inkl. möblemang för väntande Arbetsplats för 2-3 Konsult, chefer etc besökande Godsmottagning 1 Kunna ta emot gods + att förvara mindre mängd. Arkiv 1 Kan delas med kopieringsrum Kopieringsrum 1 Kan delas med arkiv Toaletter 4-5 På flera ställen, i tillräckligt antal Dusch 2 Vilrum 1 Teknikrum För installation, Kontorslandskap önskas inte generellt sett. Detta pga frekvent telefonanvändning, arbetsro för tex programmering och att få utanför SD har gemensamma arbetsuppgifter. 1.3 Försörjning och service 1.3.1 Försörjning och annan service Omfattande godsmottagning förekommer regelbundet. Besök utifrån sker dagligen. Närhet till besökandeparkering behövs. Parkering för tjänstebilar behövs. Passagesystem och larm skall finnas. 2 LOKALER OCH SAMBAND 2.1 Befintliga lokaler HSV Varberg, 1D 2.2 Akuta lokalbehov Se beskrivning 1.2.1 + 1.2.4.
2.3 Verksamhetens samband 2.3.1 Verksamhetens yttre samband Närheten till sjukhuset högsta prio. 2.3.2 Verksamhetens inre samband Närhet skall finnas mellan medarbetare, alla avd. skall sitta på samma ställe.