Anbudsförfrågan 1 (9) Datum 2016-12-22 Diarienr (åberopas) Saknr A872.589/2016 938 Polismyndigheten Ansvarig upphandlare: Niklas Johansson Tel: 010-5634747 E-post: niklas-i.johansson@polisen.se Anbudförfrågan - Automattvätt för fordon till kv Kronoberg i Stockholm 1 FÖRUTSÄTTNINGAR Polismyndigheten avser att upphandla en ny automattvätt för fordon till garaget i kvarteret Kronoberg i Stockholm. Upphandlingen omfattar: - Demontering, bortforsling och skrotning av befintlig automattvätt - Leverans av komplett automattvätt, driftsatt och färdig att tas i bruk - Service och underhåll upp till 6 år Lokalens förutsättningar: - Utrymmet för automattvätten: längd 900 cm, bredd 476 cm, höjd 318 cm. - Automattvätten ska kopplas in mot befintligt reningsverk, för recirkulering och omhändertagande av spillvatten. Notera att anbudsgivaren rekommenderas att besöka lokalen, det kan ske fram till och med 25 januari 2017. För bokning av besök kontakta ansvarig upphandlare Niklas Johansson. Semesteruppehåll 26 till 30 december 2016: under denna period kommer Polisen inte att kunna svara på frågor om upphandlingen och det går inte att besöka lokalen. Frågor som inkommer via e-post besvaras i efterhand. Övriga förutsättningar för denna upphandling och detaljer rörande leverans och service framgår nedan samt i bilagda Avtalsunderlag. 2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 2.1 Upphandlande myndighet Polismyndigheten ( Polisen ) är upphandlande myndighet. 2.2 Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas ett förenklat förfarande i enlighet med 15 kap. 3 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Under upphandlingen kan förhandling ske i syfte att anpassa anbuden till förfrågningsunderlaget, förutsatt att förhandlingen inte leder till väsentliga ändringar i förfrågningsunderlaget. Eventuell förhandling sker på initiativ av Polisen. Förfrågnignsunderlag automattvätt kv Kronoberg 20161222.docx
2 2.3 Annonsering Annonsering sker i databasen www.mercell.se. 2.4 Förfrågningsunderlag Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar/. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag. 2.5 Besök av lokalen Anbudsgivaren rekommenderas inför anbudslämning att besöka lokalen, för att få en uppfattning om lokalens förutsättningar och det helhetsåtagande som uppdraget innebär. För sista dag att besöka lokalen är 25 januari 2017. För bokning av besök kontakta ansvarig upphandlare Niklas Johansson. 2.6 Frågor och svar Frågor upprättas skriftligen på svenska och skickas till ansvarig upphandlare på följande e-postadress: niklas-i.johansson@polisen.se Polisen besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast 23 januari 2017. Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil. Sista dag då svar på inkomna frågor lämnas är 25 januari 2017. Endast den information som publiceras på Polisens upphandlarprofil ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens hemsida. 2.7 Anbudets form och struktur Anbud ska upprättas skriftligen och på svenska. Vissa intyg kan dock lämnas på engelska. Använd hålat A4-papper och undvik pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande. Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. ANBUD Automattvätt för fordon till kv Kronoberg i Stockholm, leveransoch serviceavtal, dnr 938-A872.589/2016 2.8 Anbudets giltighet Anbud ska vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren är därmed också bunden av sitt anbud till och med den 31 juli 2017 om inte annat överenskommes.
3 2.9 Anbudets avlämnande Anbud ska ha ankommit till Polisen senast sista anbudsdag som är 31 januari 2017. Anbud som lämnas till Polisen personligen eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. Anbud som skickas till Polisen med post adresseras till: Polisen Att: Registratorskontoret Box 12256 102 26 Stockholm Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. 2.10 Anbudskostnader Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. 2.11 Tilldelningsbeslut Polisen kommer att skriftligen meddela samtliga leverantörer om beslut om tilldelning av uppdraget. Meddelande om tilldelningsbeslut utgör ingen accept av anbudet. Tilldelningsbeslut kan bli föremål för överprövning och kan därmed undanröjas av ett beslut i domstol. Kontraktet blir därmed giltigt först efter att båda parter har tecknat avtal. 2.12 Sekretess Handlingar som inkommer eller upprättas hos en myndighet är allmänna handlingar. I vissa fall skyddas de dock av sekretess. Enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) (OSL) gäller absolut sekretess för uppgifter i avropssvar till dess att tilldelningsbeslut har fattats. Efter detta kan dock sekretess gälla för anbud eller delar av anbud på grund av andra bestämmelser i OSL. Polisen gör en bedömning i varje enskilt fall om en handling begärs utlämnad. Om leverantören anser att uppgifter i anbudet ska skyddas av sekretess ska denne i anbudet ange vilka uppgifter som ska omfattas av sekretessen genom att hänvisa till exakta sidor, delar eller avsnitt av anbudet samt skälen till varför informationen ska skyddas och vilken skada som leverantören anser sig kunna drabbas av om uppgifterna röjs. Polisen kan inte lämna garantier för att uppgifterna skyddas av sekretess. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE De krav som ställs på anbudsgivare och underleverantörer som ska utföra det aktuella kontraktet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan.
4 Med underleverantör avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra hela eller vissa delar av kontraktet. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör får bilagt Formulär för underleverantör mångfaldigas. 3.1 Företagsuppgifter Anbudsgivare lämnar sina egna och underleverantörers företagsuppgifter förslagsvis i bilagda Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör samt fogar dem till anbudet. 3.2 Uteslutningsgrunder Polisen kommer att utesluta anbudsgivare och underleverantörer, för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU föreligger. Anbudsgivare och underleverantörer ska skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU inte föreligger. Behörigen undertecknade Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg. 3.3 Socialförsäkringsavgifter och skatter Anbudsgivare och underleverantörer ska ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Polisen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudsgivare och underleverantörer som inte är skattskyldiga i Sverige ska styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Polisen inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till bilagd Blankett från Skatteverket. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet ska dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket ska framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.4 Registrering Anbudsgivare och underleverantörer ska vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och underleverantörer är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet.
5 Polisen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. Utländska anbudsgivare och underleverantörer ska styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet ska de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.5 Ekonomisk ställning Anbudsgivare ska ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla kontraktet som den upphandlande myndigheten avser tilldela i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningar. Polisen kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass men där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Dun & Bradstreet, som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC eller moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt avtalet garanteras som för eget åtagande. 4 KRAV PÅ FÖREMÅLET De krav som ställs på föremålet för upphandlingen samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan och av bilagda Avtalsunderlag. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av samtliga ställda krav på föremålet.
6 4.1 Allmänna krav Leverantören ska leverera en komplett automatvätt färdig att tas i bruk inklusive installation, test och driftsättning. Utrustning för tillförsel av tvättkemikalier, recirkulering av vatten och inkoppling av tvätten mot befintlig el, vatten och avlopp ingår i leveransen. Automattvätten ska levereras senast 12 veckor efter att kontrakt har tecknats. Automattvätten ska monteras i befintlig tvätthall i Polishuset i kv Kronoberg. Utrymmet för automattvätten mäter: längd 900 cm, bredd 476 cm, höjd 318cm. Separat utrymme för tvättkemikalier finns i nära anslutning. Befintlig automattvätt i Polishuset i kv Kronberg ska nedmonteras, bortforslas och skrotas av antagen leverantör. Automattvätten ska fungera ihop med befintligt reningsverk. Reningsverket är av typ biologisk rengöring (BioAmp GT) levererat av NCH. 4.2 Konstruktion och kapacitet Automattvätten ska klara av minst 10 000 tvättar/år. Automattvätten ska ha en förväntad teknisk livslängd på minst 6 år. Automattvätten ska recirkulera det vattnet som används till minst 80 %. Automattvätten ska klara av att tvätta fordon med måtten: höjd 2,30 m och bredd 2,35 m. Vanliga bilar är Volvo V70 och VW Transport/Caravell med takbåge för blåljus. Automattvätten ska ha både borst- och högtryckstvätt. Automattvättens borstar ska vara skonsamma då Polisens fordon har fastklistrade dekaler, takbåge och blåljusramp. Automattvätten ska ha minst följande tvättfunktioner: förtvätt/avfettning, högtryckstvätt, borsttvätt, hjultvätt, vax och torkning. Automattvätten ska ha förinställda program för effektiv och ekonomisk tvättning av olika smutsiga fordon (t ex smutsigt, lätt smutsigt och dammigt). Automattvätten ska ha program som klarar av känslig utrustning på taket som blåljusramp. Polisen ska kunna genomföra egna programmeringar av förinställda programkombinationer. Automattvätten ska fungera med tvättkemikalier av olika fabrikat och med olika dosering.
7 Påfyllning av tvättkemikalier i automattvätten ska kunna genomföras av Polisen. Automattvätten ska ha tydlig och tålig kontrollpanel för val av tvättprogram, placerad på lämplig plats (så att inte skadas). Automattvätten ska kunna styras av extern enhet t ex kortläsare genom en reläsignal som aktiverar tvätten. Polisen ansvarar för kortläsaren. Automattvätten ska tillhandahålla detaljerad statistik över vattenförbrukning och användingen, t ex antal tvättar, typ av tvättar, mm. 4.3 Dokumentation Vid leverans ska följande dokumentation bifogas: - Bruksanvisning för automattvätten och reningsverket. - Tydlig instruktion för hur påfyllning och hantering av kemikalier sker. - Kemikalieförteckning och säkerhetsdatablad för de kemiska produkter som eventuellt ingår eller beställs. Dokumentationen ska vara avfattad på svenska eller engelska. 4.4 Service och underhåll Leverantören ska tillhandahålla service och underhåll med följande omfattning för den levererade automattvätten: - Support per telefon, kontorstid - Avhjälpande underhåll - Tillhandhållande av reservdelar - Förebyggande underhåll Leverantören ska erbjuda service och underhåll enligt ovan till ett fast pris per år i form av ett fullserviceavtal, avtalet omfatta alla delar av automattvätten. Fullserviceavtalet ska inkludera hela behovet av tjänster och reservdelar som behövs för normal drift av automattvätten. - Leverantören ansvarar för rätt dimensionering av reservdelar baserat på den angivna användningen och förväntat slitage. - Om den faktiska användningen på årsbasis skulle överskrida den angivna med mer än 10 %, har leverantören rätt till kompensation för överanvändning. Kompensation utgår endast för reservdelar och sådan åtgång som beror på överanvändning, dessa ersätts till marknadsmässigt pris. Fullserviceavtalet omfattar inte avhjälpande av skada eller fel på automattvätten som har uppstått på grund av felaktig användning eller annan onormal händelse (t ex påkörning). Fullserviceavtalet ska gälla för två år initialt från och med att automattvätten tas i drift, med möjlighet till förlängning två år i taget upp till totalt sex (6) år.
8 Som option ska Polisen ha möjlighet att förlänga serviceavtalet i ytterligare upp till två år efter att fullserviceavtalet har löpt ut, för köp av tjänster och reservdelar. Ersättning utgår till marknadsmässigt pris. Leverantören ska vid behov ta fram statistik och andra uppgifter om automattvätten som Polisen kan behöva för sin miljörapportering och andra ändamål. Övriga villkor framgår av bilaga Avtalsunderlag Serviceavtal. 5 ANBUDSPRÖVNING 5.1 Grund för tilldelning av kontrakt Polisen kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden lägsta pris som grund för tilldelning av kontrakt. 5.2 Uteslutnings- och kvalificeringsfasen I denna fas kontrolleras inledningsvis om de administrativa bestämmelserna är uppfyllda och om det finns grund för att utesluta anbudsgivaren. Därefter kontrolleras anbudsgivarens lämplighet utifrån kraven ställda i Förfrågningsunderlaget avseende anbudsgivarens ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven kvalificerar sig till utvärderingsfasen. 5.3 Utvärderingsfasen I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven. Därefter sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat anbudet med det lägsta priset. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven genomgår denna prövning. 6 ANBUDSPRÖVNING Anbudet med det lägsta priset fastställs genom tillämpning av nedan angivna metod. Priser som angetts i enlighet med punkten Priser i bilagt Formulär för anbudsgivare adderas enligt följande formel: Pris för leverans av ny automattvätt och bortskaffande av befintlig dito + Pris för service och underhåll, fullserviceavtal år 1 + Pris för service och underhåll, fullserviceavtal år 2 + Pris för service och underhåll, fullserviceavtal år 3 + Pris för service och underhåll, fullserviceavtal år 4 + Pris för service och underhåll, fullserviceavtal år 5 + Pris för service och underhåll, fullserviceavtal år 6 -------------------------------------------------------------- = Anbudets utvärderingspris
9 Det anbud som har det lägsta utvärderingspriset kommer att anses vara anbudet med lägst pris och tilldelas kontrakt. 6.1 Priser Anbudsgivaren ska ange priser i svenska kronor, exklusive mervärdesskatt, i enlighet med bilagt Formulär för anbudsgivare. Priserna ska omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av de åtaganden som framgår av detta förfrågningsunderlag inklusive bilagda Avtalsunderlag. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras ska de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. 7 Avtalsunderlag I bilagda Avtalsunderlag anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Avtalsunderlag består av ett (1) Leveransavtal samt ett (1) Serviceavtal. Anbudsgivaren ska acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av villkoren i bilagda Avtalsunderlag. Bilagor 1. Formulär för anbudsgivare 2. Formulär för underleverantör 3. Avtalsunderlag - Leveransavtal 4. Avtalsunderlag - Serviceavtal