Nynäshamns kommun Avtalsform Diarie Förnyad konkurrensutsättning med SUN 52/2014 rangordning Namn Reklambyråtjänster/kommunikatio nsbyråtjänster Upphandlare Jonas Löfgren Detta dokument är en kopia på upphandlingens elektroniska skallkravsformulär. Skallkravsformuläret ska besvaras elektroniskt genom att du klickar på knappen Lämna anbud som du finner till vänster i annonsen eller inbjudan på www.e-avrop.com. 1.0 Synpunkter på förfrågningsunderlaget Krav 1.1 Anbudsgivaren ska granska förfrågningsunderlaget och vid eventuella sakfel, motstridigheter och/eller liknande som påverkar anbudsinlämningen och/eller utvärderingen, ska anbudsgivaren omedelbart kontakta upphandlingsenheten via frågor och svar funktionen på e-avrop. I och med acceptans av denna punkt och inlämnande av anbud godkänner anbudsgivaren samtliga förutsättningar och krav i detta förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor/dokument. 2.0 Krav på anbudsgivare Krav 2.1 Ange anbudsgivare Krav 2.2 Ange organisationsnummer Krav 2.3 Ange adress Krav 2.4 Ange telefonnummer Krav 2.5 Ange Kontaktperson inkl. kontaktuppgifter Krav på bilaga 2.6 Vid inlämning ska [ Företagsupplysning ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) av denna inlämning. Anbudsgivaren ska visa att de har en ägarstruktur och organisation, en affärsidé och verksamhetsprofil samt att de besitter resurser för att kunna genomföra upphandlingen. Följande bör ingå i uppgifterna/beskrivningarna: Företagets resurser för genomförandet av upphandlingen Företagets ägarstruktur och organisation Företagets affärsidé och verksamhetsprofil 1/7
Ange efterfrågade uppgifter/beskrivningar i bifogad fil ca 2 A4 sidor (normal textstorlek). Krav 2.7 Sekretess. Önskar anbudsgivaren få delar av anbudet sekretessbelagda ska tydliga uppgifter om vilka delar redovisas nedan. Redovisa även motivering. Om anbudsgivaren inte önskar att få delar sekretessbelagda skriv Ej aktuellt. Kommunen lämnar inget förhandsbesked om uppgifter kommer att sekretessbeläggas. Läs mer om offentlighetsprincipen och sekretess i Upphandlingsföreskrifterna. Krav 2.8 LOU 10 kap. Upphandlande myndighet är skyldig att utesluta anbudsgivaren från deltagande i upphandlingen i enlighet med det som föreskrivs i 10 kap. 1 LOU. Kommunen kommer att utesluta anbudsgivare enligt LOU 10 kap. 2 om de: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och kommunen kan visa detta 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna bestämmelse Är leverantören en juridisk person, får leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brott som avses i första stycket 3 eller gjort sig skyldig till sådant fel som avses i första stycket 4. Anbudsgivaren ska vara fri från hinder att delta i upphandlingen enligt LOU 10 kap 1-2 Krav 2.9 Skattekrav Kommunen kommer att kontrollera att anbudsgivaren betalar föreskrivna skatter och avgifter genom att begära in blanketten SKV4820 från Skatteverket. Genom SKV4820 kontrolleras att föreskrivna skatter och sociala avgifter är erlagda. Då blankett SKV 4820 endast är tillämplig i Sverige skall utländska anbudsgivare bifoga motsvarande dokumentation som intygar att denne fullgjort sina åligganden i det egna landet vad gäller registrering, skatter, avgifter etc. Intyget får vara högst tre månader gammalt räknat från anbudstidens utgång. 2/7
Krav 2.10 Registreringsskyldighet Anbudsgivaren ska uppfylla lagenligt ställda krav avseende registreringsskyldighet och inneha F-skattsedel Anbudsgivaren som inte bedriver verksamhet i Sverige ska bifoga lagenligt registreringsbevis från det land där leverantören bedriver verksamhet. Krav 2.11 Ekonomisk ställning Kommunen kommer att göra en bedömning av anbudsgivarens ekonomiska ställning, detta genom att begära in uppgifter från Business check. I de fall anbudsgivaren uppfyller ställda krav på lägsta kreditvärdighetsnivå 5 eller högre kommer kravet avseende ekonomisk stabilitet anses uppfyllt. Om anbudsgivare ej uppfyller kreditkravet kan kommunen komma att godkänna anbudet, om rimlig förklaring till den lägre kreditnivån ges. Kommunen kan bland annat komma att godkänna följande styrkningar/förklaringar till den lägre kreditnivån och därmed anse kravet uppfyllt: I de fall anbudsgivarens ekonomiska stabilitet garanteras av moderbolag eller annan finansiell säkerhet i form av exempelvis bankgaranti, ska intyg om detta bifogas anbudet och vara undertecknad av behörig företrädare för det moderbolaget eller den som har garanterat den finansiella säkerheten. Anbudsgivare som har ett nystartat företag, företag som är under bildande eller inte når ställda krav på ekonomisk stabilitet enligt ovan, ska visa att företaget har en stabil ekonomisk bas, detta genom att tillhandahålla ekonomiskt underlag eller årsredovisning för att styrka ekonomisk stabilitet. Om anbud lämnas av grupp leverantörer ska redovisning ske av på vilket sätt man kommer att uppfylla krav på ekonomisk stabilitet. Leverantörer som har annan företagsform som exempelvis stiftelser, ideell/ekonomisk förening osv., ska visa att företaget har en stabil ekonomisk bas genom att tillhandahålla resultaträkning och balansräkning eller genom att tillhandahålla referens till bank eller annan finansiär, då den typen av företagsform inte kan erhålla rating vid en ekonomisk kontroll. Kommunen har tolkningsföreträde vid bedömning av ekonomisk ställning avseende om kravet på lägsta kreditvärdighetsnivå uppfylls eller ej. Om anbudsgivaren ej innehar kreditvärdighet 5 eller högre ska rimlig förklaring anges nedan alternativt hänvisa till bifogad fil. Om anbudsgivaren uppfyller kravet på lägst 5 i kreditvärdighet skriv, ej aktuellt nedan. Krav 2.12 Anbudsgivaren har arbetsgivar- och driftsansvar. 3/7
Leverantören är skyldig att bedriva sin verksamhet så att den inte innebär åsidosättande av lag eller krav på minimilöner i rikstäckande kollektivavtal eller liknande som gäller för samtliga företag i samma bransch. Detsamma gäller för den som leverantören i sin tur ämnar anlita för arbete eller leverans. Redogör nedan, alternativt hänvisa till bifogad fil, vilka kollektivavtal som finns tecknade alternativt om det ej finns kollektivavtal tecknade beskriv vilka åtgärder anbudsgivaren tar för att säkra arbetsgivar- och driftansvar. Om kollektivavtal finns ska anbudsgivaren på begäran utan dröjsmål lämna in en kopia på kollektivavtalet. Krav på bilaga 2.13 Vid inlämning ska [ Referenser ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) av denna inlämning. Anbudsgivaren ska lämna minst 2 st för uppdraget relevanta referenser där liknande uppdrag genomförts eller påbörjats de senaste tre (3) åren räknat från sista anbudsdag. Kommunen har även rätt att vid behov ta in ytterligare referenser. Kommunen bedömer om referenserna motsvarar det som efterfrågas. Syftet med referenstagning är att möjliggöra en bedömning av anbudsgivarens organisatoriska och tekniska kapacitet att leverera enligt ställda krav. Referensen ska vara vidtalad samt tillgänglig från sista anbudsdag och en månad framåt, om det inte går att komma i kontakt med referensen efter flertalet försök samt efter återkoppling till anbudsgivaren kan anbudet komma att förkastas. Ange 2 st referensobjekt i bifogad fil, följande information bör vara med: Namn på organisation samt om det är en privat eller offentlig aktör Omfattning Kontaktuppgifter till vidtalad referens (Namn/Titel/telefonnummer/e-post) Tidpunkt när uppdraget genomfördes (ååmmdd-ååmmdd) obs: Om ni avser att lämna anbud på flera områden ska referenserna motsvara samtliga områden. Om ni vill får ni lämna flera referenser om det behövs. Krav på bilaga 2.14 Vid inlämning ska [ Kvalitetsledningssystem ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) av denna inlämning. Anbudsgivaren ska bifoga en beskrivning som visar hur kvalitén säkras upp under uppdragets genomförande. Kvalitetskontrollen kan bestå i att anbudsgivaren arbetar efter system i form av ISO certifiering eller efter ett eget dokumenterat system. Om anbudsgivaren arbetar efter ett eget dokumenterat system, ska följande framgå av beskrivningen: Redovisning av rutiner och former för intern uppföljning av verksamheten. Senaste uppdatering av senaste dokument, dvs av redovisningen ska det framgå att rutinerna är fastlagda och beslutade. Är företaget certifierat, ska aktuellt certifikat bifogas. 4/7
Anbudsgivarens kvalitetsledningssystem ska vara öppet för granskning och vid begäran ska det utan dröjsmål överlämnas till kommunen. Anbudsgivare som är certifierad ska bifoga en bilaga med certifikatet övriga anbudsgivare ska bifoga en beskrivning på kvalitetsledningssystemet vilket ska innefatta ovan ställda krav. Krav på bilaga 2.15 Vid inlämning ska [ Miljöledningssystem ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) av denna inlämning. Anbudsgivaren ska lämna en beskrivning som visar hur företaget arbetar för en hållbar resursanvändning samt hur miljöfrågor appliceras i uppdragets genomförande. Anbudsgivaren ska i sitt miljöarbete sträva efter att minimera negativt miljöpåverkande faktorer i verksamheten genom att bland annat göra miljömedvetna inköp där så är möjligt. Miljöledningssystemet kan bestå i att anbudsgivaren arbetar efter system i form av ISO certifiering eller efter ett eget dokumenterat system. Om anbudsgivaren arbetar efter ett eget dokumenterat system, ska följande framgå av beskrivningen: Redovisning av rutiner och former för intern uppföljning av miljöledningssystemet. Senaste uppdatering av senaste dokument, dvs av redovisningen ska det framgå att rutinerna är fastlagda och beslutade Att leverantören omhändertar avfall genom till exempel återvinning och källsortering (Vägledning i miljöarbetet kan t.ex. hämtas från Södertörns miljö- och hälsoskyddsförbund www.smohf.se) Är företaget certifierat, ska certifikatet bifogas. Anbudsgivarens miljöledningssystem ska vara öppet för granskning och vid begäran ska det utan dröjsmål överlämnas till kommunen. Anbudsgivare som är certifierad ska bifoga en bilaga med certifikatet övriga anbudsgivare ska bifoga en beskrivning på miljöledningssystemet vilket ska innefatta ovan ställda krav. Krav 2.16 Gemensamt anbud Om flera leverantörer väljer att gå samman och lämna anbud ska anbudsgivarna vid avtalstecknandet utgöra en juridisk person. Kommunen kommer att kontrollera att företagen som går samman, betalar föreskrivna skatter och avgifter för de som väljer att gå samman och lämna anbud, genom att begära in blanketten SKV4820 från Skatteverket. Krav 2.17 Försäkring Anbudsgivaren ska teckna, och under hela avtalstiden, inneha ansvarsförsäkring och andra nödvändiga försäkringar som innebär att kommunen hålls skadeslös. Anbudsgivaren förbinder sig att förebygga skador 5/7
som kan drabba kunder eller personal. Relevanta försäkringar ska på begäran utan dröjsmål överlämnas till kommunen. Krav 2.18 Underleverantörer Anbudsgivaren äger inte rätt, att utan kommunens skriftliga godkännande anlita underleverantör för del av, eller hela uppdraget. Leverantören ansvarar för underleverantören såsom för sig själv. Om antagen leverantör avser att anlita underleverantörer för hela eller delar av det offererade, ska det framgå redan vid anbudstillfället. Det ska framgå vilken leverantör som avses samt vilken del/vilka delar av arbetet som samarbetet avser. Kommunen kommer att kontrollera underleverantören på samma sätt som anbudsgivaren. Underleverantören ska även uppfylla samma kreditvärde, dvs. 5. Kommunen kommer även att begära in en SKV4820 från Skatteverket för underleverantör som ska anlitas för uppdraget. Anbudsgivaren ska i anbudet bifoga intyg från underleverantören, med garanti om att anbudsgivaren förfogar över underleverantörens resurser när avtalet ska fullgöras. Kommunen hänvisar till LOU 11 kap. 12. Om underleverantörer kommer att anlitas ska följande uppgifter anges nedan. Namn på leverantör Organisationsnummer på leverantör Vilka delar anbudsgivaren har för avsikt att använda underleverantör(er) Krav 2.19 Anbudsgivaren ska ansvara för att angiven underleverantör uppfyller samtliga på anbudsgivaren ställda krav 3.0 Övergripande krav på samtliga områden Krav 3.1 Anbudsgivaren skall: - kunna ta fram allt från idé till färdig produkt. - kunna samverka/samarbeta med såväl kommunen som övriga av kommun inom området upphandlade aktörer. - följa kommunens grafiska profil och andra styrdokument. - tillhandahålla originalproduktion med god grafisk form, utifrån aktuell grafisk profil - kunna leverera producerat material i sådan form att det även är anpassat för digital publicering - på uppdrag söka och beställa bilder via bildbyrå eller fotograf - antagen anbudsgivare ska snarast möjligen skaffa sig den lokalkännedom och organisationskunskap som krävs för att genomföra uppdraget. Krav 3.2 Anbudsgivaren skall kunna leverera originalfiler som är kompatibla med kommunens IT-miljö utan extra kostnad. Krav 3.3 6/7
De personer/konsulter som anges/erbjuds i anbudet skall användas vid genomförande av uppdrag (se nedan). Personerna skall ha god samarbetsförmåga, god förmåga att sätta sig in i nya uppdrag samt kunna utrycka sig väl i svenska i både tal och skrift. Personerna skall vidare vara självgående, uppvisa förmåga till nytänkande, kunna ta egna initiativ och komma med egna idéer och lösningar. 4.0 Övergripande krav område C: Kommunikations- och reklambyråtjänster Krav 4.1 Reklambyrån/kommunikationsbyrån ansvarar för att ta fram allt från idé till färdig produkt. Reklambyrån skall minst kunna leverera följande: Uppdraget omfattar en helhetslösning av strategiska och operativa reklam- och kommunikationstjänster. Vid behov ska det även vara möjligt att avropa del av helhetslösningen. Området omfattar integrerad kommunikation, strategisk rådgivning, analys, planering, produktion samt genomförande och uppföljning. Här ingår t ex idé- och strategiarbete för varumärkesarbete, att ta fram nya eller revidera befintliga reklamoch kommunikationsinsatser. Exempel är målgruppsanalys, budskapsformulering, kommunikationsaktiviteter, reklamkampanj, medieval och utvärdering. Med produktion avses t ex framtagning av texter, formgivning, trycksaker och annonser. Området avser tjänster som kräver ett team bestående av exempelvis projektledare, grafisk formgivare, copywriter produktionsledare, skribent, kommunikationsstrateg etc. Anbudsgivaren skall kunna arbeta med olika kanaler som tryck, mässor, digitala/sociala medier. Anbudsgivaren skall även ha förmåga att omsätta uppdragsgivarens budskap till ett material med stor genomslagskraft för tilltänkt målgrupp. Arbetet handlar främst om att stärka/bygga kommunens varumärken på olika sätt. 5.0 Kommersiella villkor Krav 5.1 Anbudsgivaren accepterar samtliga villkor i dokumentet Kommersiella villkor 7/7