Kanslienheten Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare 0156-520 82 nadja.skog@trosa.se Kallelse Datum 2015-11-19 Tid: Torsdagen den 3 december 2015, kl. 18:00 Plats: Sammanträdesrummet, kommunhuset Gruppmöte: Gruppmöte majoriteten 17.30 Gruppmöte oppositionen 17.30 Kallelse till Kultur- och fritidsnämnden Ärende Dnr 1. Godkännande av dagordningen 2. Presentation av nya produktionschefen Cecilia Högberg (inga handlingar) 3. Information från kulturchef Johan Eklind 4. Internbudget 2016 KFN 2015/75 5. Trosa Kvarn KFN 2015/76 6. Utvecklingsbidrag till Trosa Ridsällskap KFN 2015/77 7. Information om Syften för utvecklingsbidrag 2016 8. Anmälan delegationsbeslut KFN 2015/1 9. Övriga anmälningsärenden KFN 2015/2 10. Övrigt (inga handlingar) Lena Isoz Ordförande Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
Kultur- och fritidskontoret Kerstin Tibbling Tf Produktionschef 0156-520 82 Kerstin.tibbling@trosa.se Tjänsteskrivelse Datum 2015-11-24 Diarienummer VON 2015/75 Internbudget 2016 för Kultur- och fritidsnämnden Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att godkänna internbudget för kultur- och fritidsnämndens verksamheter 2016. att godkänna attestlista för Kultur- och fritidsnämnden 2016. Ärendet Kultur- och fritidsnämndens internbudget är enligt budgetanvisningar. Ramjusteringar är gjorda för ökade personalkostnader, ökade övriga kostnader, justeringar för internhyra samt minskade kapitaltjänstkostnader till följd av införandet av komponentavskrivningar samt sänkt internränta. Kerstin Tibbling Tf produktionschef Monica Andersson Ekonom Bilagor 1. Förslag till internbudget 2016 för Kultur- och fritidsnämndens verksamheter 2. Verksamhetsmål för kultur- och fritidsnämndens verksamheter 3. Förslag till attestlista för Kultur- och fritidsnämndens verksamheter Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
INTERNBUDGET 2016 Tkr Kultur och Fritid Budget 2015 Budget 2016 Kostnad Intäkt Netto Kostnad Intäkt Netto Nämnden 179 0-179 183 0-183 Buffert 100 0-100 100 0-100 Kultur-, fritids-, teknikchef 1 357 0-1 357 1 415 0-1 415 Fritidsgårdarna 3 776 330-3 446 3 603 330-3 273 Biblioteken 5 975 481-5 494 6 112 419-5 693 Kulturskolan 3 033 204-2 829 3 446 314-3 132 Anläggningar 21 434 2 193-19 241 15 533 2 363-13 170 Fritidsadm inkl lokaler 8 359 879-7 480 7 610 879-6 731 Föreningsstöd 3 424 0-3 424 3 434 0-3 434 Kulturarrangemang 829 160-669 632 0-632 Summa 48 466 4 247-44 219 42 068 4 305-37 763 Budgetförutsättningar 2016 1,85% uppräkning av lönekostnader 1,0% uppräkning av övriga kostnader Ramökning bibliotek/kulturskola Rationaliseringar Besparingar från oktobermötet kultur Minskning avskrivningar, komponent Sänkt internränta
Fritidsenheten Fritidsgårdarnas verksamhetsmål 2016 Vad Mål Mätmetod 1. Ungdomar som besöker kommunens fritidsgårdar är nöjda med öppethållandet. År 2016 svarar 90 % 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. Egen enkät 2. Fritidsgårdens medarbetare upplever ett högt medarbetarengagemang. År 2016 svarar 95 % 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. Årlig HMEenkät 3. De ungdomar som besöker kommunens fritidsgårdar är nöjda med bemötandet och service. År 2016 svarar 90 % 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. Egen enkät 4. Ungdomar som besöker kommunens fritidsgårdar är nöjda med utbudet. År 2016 svarar 90 % 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. Egen enkät Verksamhetsområden Öppen gårdsverksamhet Arrangemang Fritidsgårdsverksamhet i högstadieskolorna Verksamhetsplan Verksamhetsmål 1 ska uppnås genom att: ge våra besökare möjlighet att påverka öppettiderna organisera enheten effektivare med hjälp av föreningar och andra intressenter anpassa öppettiderna till behoven Verksamhetsmål 2 ska uppnås genom att: vi genomför verksamhet där vi samarbetar med skola, socialtjänst, polis, kyrkan och andra aktörer medarbetarna känner att de har möjlighet att utforma fritidsgårdarnas verksamhet ihop med besökarna medarbetarna tar ett större eget ansvar Kompetensutveckling Verksamhetsmål 4 ska uppnås genom att: skapa forum för besökarnas utformning av verksamheten besökarna ska ges möjlighet att vara delaktiga i besluten om verksamheten Erbjuda större utbud av aktiviteter Arrangemangsexempel Tjej- och killgrupper Replokal och inspelningsteknik Lan Disco och konserter Workshops Turneringar Resor TV och sällskapsspel Pyssel DJ-grupper Skolavslutning Temaveckor Verksamhetsutveckling Verksamhetsmål 3 ska uppnås genom att: prioritera goda samtal och se alla besökare tydliggöra våra informationskanaler kompetensutveckla oss i bemötande Undersöka möjligheterna till samarbete med föreningar, kyrkan och andra intressenter för ett ökat öppethållande Utveckla ungdomsrådet med ungdomar från Ungdomens Hus och IRL.
Föreningar och fritidsanläggningarnas verksamhetsmål 2016 Vad Mål Mätmetod 1. De fritidsföreningar som har tid i kommunens gymnastik och sporthallar är nöjda med sina tider. År 2016 svarar 70 % av fritidsföreningarna 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. Egen enkät 2. Fritidsföreningar är nöjda med fritidskontorets bemötande och service. År 2016 svarar 90 % av fritidsföreningarna 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. Egen enkät Verksamhetsområden Gymnastiksalar och sporthallar Motionsspår Föreningsbidrag Simhall och kommunala friluftsbad Camping och gästhamn Kommunala båtplatser Kråmö Stugby Idrottsanläggningar Samlingslokaler Lotteritillstånd Verksamhetsexempel Handläggning av föreningsbidrag Underhåll på gymnastiksalar, sporthallar, motionsspår, badplatser och båtplatser Entreprenörs- och föreningsdialog Fördela anläggningstider Anläggningsbesiktningar Uthyrning av lokaler Lotteritillstånd Verksamhetsplan Verksamhetsmål 1 ska uppnås genom att: hitta alternativa lokaler ha dialog vid fördelning av tider efterfråga föreningarnas behov Verksamhetsutveckling Renovera Häradsvallens och Skärlagsvallens fastigheter med start 2017 Fortsätta att renovera bryggbeståndet för de kommunala småbåtshamnarna Verksamhetsmål 2 ska uppnås genom att: tydliggöra våra informationskanaler genomföra studiebesök ha kontinuerlig kundkontakt utveckla bemötandefrågor
Kulturskolans verksamhetsmål 2016 Vad Mål Mätmetod 1. Medborgarna är nöjda med möjligheterna till att kunna utöva fritidsintressen inom kulturskolans verksamhetsområden. År 2016 svarar 90 % av eleverna 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. Egen enkät 2. Kulturskolans medarbetare upplever ett högt medarbetarengagemang. År 2016 svarar 95 % 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. Årlig HME enkät 3. Elever och föräldrar som kontaktar Kulturskolan är nöjda med bemötandet och hanteringen av ärenden. År 2016 svarar 90 % av föräldrar och elever 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. Egen enkät Verksamhetsområden Frivillig undervisning i musik, dans och teater Obligatorisk musik i grundskolan Verksamhetsplan Verksamhetsmål 1 uppnås genom att eleverna: är nöjda med val av instrument eller aktivitet är nöjda med information t ex om inställda lektioner är nöjda med sina lektionstider kan nå sina lärare när de behöver tycker att deras lärare är bra på att lära ut trivs med sin lärare tycker att deras lärare är bra på att lyssna och förstå önskemål Verksamhetsmål 2 uppnås genom att medarbetarna: samarbetar känner möjlighet att bidra till verksamhetens utveckling, t ex genom verksamhetsdialog tar ansvar för arbetet och därigenom trivs med det är insatta i mål och arbetsinnehåll Verksamhetsexempel Orkesterundervisning för alla kommunens elever i årskurs 3 i blås- och stråkinstrument Frivillig undervisning i instrument, dans och teater, enskilt och i grupp Blås- och stråkorkestrar Rockband Konserter i äldreboenden, ca 25 klassbesök + 36 inköpta besök av Näckrosorna per år Marknadsföring för att se till att alla elever i kommunen känner till oss och vårt utbud Elevkonserter för föräldrar Skolavslutningskonserter med marscherande orkestrar Hemlig resa för alla nybörjarorkesterelever där de gör en konsert samt har en gemensam aktivitet Valborgskonsert Förstamajspelning Kulturskolefestival, 28/5 Konsert för Världens barn Verksamhetsutveckling Verksamhetsmål 3 uppnås genom: att tydliggöra intagningsrutiner att tydliggöra informationskanaler intern kompetensutveckling i bemötande Mer samarbete med biblioteket, t ex musik i samband med författarbesök Fortsatt utökning av ämnen med konst, sång/kör samt OnStage som innehåller singer/songwriter, artist/sång och inspelning/produktion Film som lovverksamhet eller kurs Mer samarbete med målarbete inom KFTS Fortsatt arbete med elevinflytande
KFTS-informatörens verksamhetsmål 1. 2. Vad Mål Mätmetod År 2016 svarar 80 % av Nämndernas ledamöter är väl informerade om nämndernas ledamöter 4-5 på respektive nämnds verksamheter en femgradig skala där 5 är Egen enkät högsta betyg Nämndens verksamheter har ett jämnt och högt flöde av nyhetsrapporteringar År 2016 har nämndernas verksamheter ett nyhetsflöde på i genomsnitt 6 nyhetsrapporteringar per verksamhet och år. Egen mätning Verksamhetsområde Kommunikation av KFN:s och TSN:s verksamhetsområden internt och externt Verksamhetsplan Verksamhetsmål 1 ska uppnås genom: Tydliga och lättillgängliga informationskanaler mellan nämnden och verksamheterna. Regelbunden uppdatering om pågående och kommande projekt till nämndernas ledamöter. Verksamhetsmål 2 ska uppnås genom: Regelbunden återrapportering av pågående och kommande projekt inom nämndens verksamheter, i såväl digitala som analoga medier kontrollerade av Trosa kommun. Regelbunden kontakt med press och övrig media, för fördjupning, granskning och analys av nämndens verksamhetsområden. Verksamhetsexempel Webbplatsen www.trosa.se är den viktigaste källan till information om Trosa kommuns verksamhetsområden. Sidan uppdateras dagligen och ger heltäckande information om samtliga verksamhetsområden och utvecklingsprojekt. Utöver detta använder sig Trosa kommun av de sociala mediekanalerna Twitter och Instagram. Vissa enheter inom bl.a. KFTS-kontoret använder dessutom Facebook. Pressmeddelanden skickas ut till lokal, regional och/eller nationell media, beroende på nyhetens inriktning och aktualitet. Pressmeddelanden skickas också till berörda politiker och tjänstemän, både från den egna nämnden/verksamheten och från andra. Varje pressmeddelande görs tillgängligt via webbplatsen www.mynewsdesk.se och via Twitter. Sedan februari 2014 har Trosa kommun ett intranät, där interna nyheter om kommunens verksamheter publiceras löpande. Trosa kommun ger ca tre gånger per år ut personaltidningen Intro, där hela kommunens verksamhetsområden presenteras både övergripande och mer fokuserat. Fyra gånger om året skickar informatören ut nyhetsbrevet KFTS-nytt till samtliga enhetschefer och ordinarie nämndledamöter, som i sin tur ser till att nyhetsbrevet når medarbetare och övriga berörda politiker. Trosa kommun har ett annonsavtal med lokaltidningen Östra Sörmlandsposten, som innebär att vi 10 gånger om året har en helsida i tidningen. Där informerar vi om aktuella projekt och företeelser. Kulturkonsulenten har en egen spalt på varje helsida, med särskilt fokus på kulturverksamhet. Olika verksamheter kommuniceras ibland direkt till medborgarna, t.ex. via oadresserad direktreklam, annonser i dagspressen, informationsbroschyrer, programfoldrar och affischer. Verksamhetsutveckling Informatören arbetar fr.o.m. 2016 med konkreta verksamhetsmål och kommunikationsmål för specifika projekt. Under 2016 utvärderas vissa trycksaker för samhällsinformation, som t.ex. broschyren Avfall och återvinning, för en ev. produktutveckling.
Bibliotekens verksamhetsmål 2016 Vad Mål Mätmetod 1. Medborgarna tycker bra om biblioteksverksamheten. År 2017 ger medborgarna snittbetyget 8 eller högre, vilket betyder mycket nöjda. SCB:s medborgarundersökning 2. Medborgarna är nöjda med öppettiderna. År 2016 svarar 90 % 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. Egen enkät 3. Medarbetarna upplever ett högt medarbetarengagemang. År 2016 svarar 95 % 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. Årlig HMEenkät till kommunens medarbetare med frågor som tagits fram av RKA o SKL 4. Medborgarna är nöjda med bemötandet och servicen. År 2016 svarar 90 % 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. Egen enkät 5. Medborgarna är nöjda med mediebeståndet. År 2016 svarar 90 % 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. Egen enkät Verksamhetsområden Folkbibliotek Skolbibliotek Läsfrämjande Arrangemang t ex barnteater och utställningar Uppsökande verksamhet Barn- och ungdomsverksamhet Verksamhetsplan Verksamhetsmål 1 uppnås genom att uppnå delmålen 2-5. Verksamhetsmål 2 uppnås genom att: Utvärdera och följa upp meröppetsatsningen Verksamhetsmål 3 uppnås genom att: medarbetarna har möjlighet att utforma och påverka verksamheten medarbetarna tar eget ansvar medarbetarna informerar varandra och har god kommunikation inom gruppen medarbetarna har ett gott bemötande och visar respekt för varandra Verksamhetsmål 4 uppnås genom: intern kompetensutveckling i bemötande och service t ex genom att diskutera bemötandefrågor på APT:n att tydliggöra och använda bibliotekens informationskanaler att ge snabb återkoppling till besökare med uppföljning av ärenden att arbeta för en ökad delaktighet hos allmänheten i bibliotekens verksamhet Verksamhetsmål 5 uppnås genom: att arbeta enligt medieplanen, som ska omfatta barn & vuxenmedia i Trosa & på Navet samt hållas aktuell utökat inköp av tillgängliga medier fortsatt satsning på e-lån att ge bibliotekens besökare möjlighet att påverka utbudet Verksamhetsexempel Litteraturförmedling Erbjuda datorer och ipads i biblioteken Erbjuda möjlighet att släktforska Uppsökande verksamhet: äldreboenden Fjärrlån Samarbete med skola, t.ex. bokprat Information till BVC Författarbesök Läs- och skrivcirklar för unga & vuxna Barnteater Utställningar Lovverksamhet Lokaluthyrning Samarbete med Bibblan Birk, Västerljung
Verksamhetsutveckling Ny medieplan Bokhund Mer samarbete med målarbete inom KFTS Läsfrämjande för vuxna Integrationsfrämjande insatser Hälsofrämjande arbete Utökat samarbete med LSS-verksamheten
Allmän kulturs verksamhetsmål Vad Mål Mätmetod 1. Medborgarna är nöjda med möjligheterna till att kunna utöva fritidsintressen inom kultur År 2017 svarar medborgarna att de är mycket nöjda med tillgången till kulturevenemang SCB:s medborgarundersökning 2. Kulturaktörerna är nöjda med bemötandet från Allmän kultur. År 2016 svarar 95 % av kulturaktörerna 4-5 på en femgradig skala där 5 är högsta betyg Kundenkät som genomförs i november 3. Kulturaktörerna är nöjda med Allmän kulturs hantering av ärenden År 2016 svarar 80 % av kulturaktörerna 4-5 på en femgradig skala där 5 är högsta betyg Kundenkät som genomförs i november 4. Kulturutbudet är utökat för barn och ungdomar genom ökad samverkan och riktat bidrag (Utvecklingsbidraget). År 2016 ansöker minst tre kulturföreningar om Utvecklingsbidrag Ansökan om utvecklingsbidraget Verksamhetsområde Allmän kultur Föreningsstöd Verksamhetsplan Verksamhetsmål 1 uppnås genom samverkan med fler aktörer som kulturföreningar, konstnärer, kommunala enheter och regionala organisationer, vilket skapar möjlighet till fler kulturevenemang. Dessutom tas mål för programverksamhet fram i dialog med bibliotekens personal. Verksamhetsmål 2 uppnås genom tät kontakt med kulturaktörerna i Trosa kommun, och genom att i denna kontakt agera i enlighet med Det goda värdskapets principer: välkomnande, dialog, tjänstvillighet, ansvar, omtänksamhet, kunskap och helhetstänk. Verksamhetsmål 3 uppnås genom att de reviderade bidragsreglerna tillämpas i dialog med föreningarna. Målet med revisionen var ökad transparens och effektivitet vad gäller bidragshanteringen, samt förståelse för vilka kriterier som styr bidragsfördelningen. Verksamhetsmål 4 uppnås genom att föreningar stimuleras till att söka Utvecklings-bidraget. Kulturkonsulenten ska även främja föreningslivets kontakt och samverkans-möjligheter med barn och unga, bl.a. genom att informera även barn och unga om bidraget och om att de har möjlighet att påverka tillgången till kultur. Verksamhetsexempel Regelbundna möten och samverkansprojekt med lokala och regionala kulturaktörer Konsttriangeln 2016, samarbete med konstnärer och Trosabygdens konstförening Kulturfnatt, samarbete med föreningslivet Olika kulturevenemang inom ramen för Finskt förvaltningsområde Verksamhetsutveckling Under 2016 fortsätter vi att arbeta för samverkan mellan de olika enheterna inom Kultur- och fritidskontoret. Biblioteken och kulturkonsulenten har en gemensam arbetsgrupp för publik programverksamhet. Gruppen arbetar för att skapa transparens och kontinuitet kring programaktiviteterna, knyta nya samarbetskontakter, bredda utbudet och nå ut till en större publik. Sedan februari 2014 ingår kulturkonsulenten i arbetsgruppen för finskt förvaltningsområde. Där diskuteras och genomförs olika insatser som främjar finsk kultur, t.ex. teaterföreställningar, föredrag, utställningar, m.m.
Bilaga till Internbudget för Kultur- och fritidsnämnd, Dnr Attestanter och ersättare inom Kultur och Fritid under 2016 Kultur- och fritidsnämnd Ansvar Enhet Aktivitet Benämning Attestant-funktion Attestant - namn Ersättare - funktion Ersättare - namn 3300 51000 Kultur- och fritidsnämnd Ordf kultur- och fritidsnämnd Lena Isoz 2:e vice ordf kultur- och fritidsnämnd Tommy Setzman Centrala enheter Ansvar Enhet Aktivitet Benämning Attestant-funktion Attestant - namn Ersättare - funktion Ersättare - namn 3311 50006 Föreningsstöd Fritidschef Petter Björkman KFTS-chef* Cecilia Högberg 3315 50007 Kulturbidrag Kulturkonsulent Sara Fältskog Eldros Kulturchef Johan Eklind 3315 50008 Stöd till studieförbund Kulturkonsulent Sara Fältskog Eldros Kulturchef Johan Eklind 3310 51100 Kultur-, fritid- teknik o servicechef KFTS-chef* Cecilia Högberg Teknisk chef Stig Tördahl 3310 51100 8100 Chefslön Kommunchef Johan Sandlund Personalchef Torbjörn Unnebäck 5201 51101 Kultur-, fritid- teknik o servicechef KFTS-chef* Cecilia Högberg Teknisk chef Stig Tördahl 5201 51101 8100 Kultur-, fritid- teknik o servicechef Kommunchef Johan Sandlund Personalchef Torbjörn Unnebäck 3311 51110 Kultur o fritidsadministration Fritidschef Petter Björkman Teknisk chef Stig Tördahl 3311 51110 8100 Kultur o fritidsadm-chefslön KFTS-chef* Cecilia Högberg Personalchef Torbjörn Unnebäck 3311 51111 Idrottshallar Fritidschef Petter Björkman KFTS-chef* Cecilia Högberg 3311 51201 Trosa Havsbad, camping Fritidschef Petter Björkman Teknisk chef Stig Tördahl 3311 51202 Kråmö stugby Fritidschef Petter Björkman Teknisk chef Stig Tördahl 3311 51203 Kommunala badplatser Fritidschef Petter Björkman KFTS-chef* Cecilia Högberg 3311 51205 Småbåtshamn Fritidschef Petter Björkman Teknisk chef Stig Tördahl 3311 51206 Gästhamnen Fritidschef Petter Björkman Teknisk chef Stig Tördahl 3311 51207 Idrottsplats Vhd Fritidschef Petter Björkman Teknisk chef Stig Tördahl 3311 51208 Idrottsplats Trosa Fritidschef Petter Björkman Teknisk chef Stig Tördahl 3311 51214 Motionsspår, Isbanor, kommunen Fritidschef Petter Björkman KFTS-chef* Cecilia Högberg 3311 51215 Näridrottsplatser Fritidschef Petter Björkman Teknisk chef Stig Tördahl 3311 51216 Friidrottsanläggning Tomtaklint Fritidschef Petter Björkman Teknisk chef Stig Tördahl 3311 51217 Sporthall Vagnhärad Fritidschef Petter Björkman Teknisk chef Stig Tördahl 3311 51301 Safiren Fritidschef Petter Björkman Teknisk chef Stig Tördahl 3312 51401 Fritidsgårdarna Fritidschef Petter Björkman KFTS-chef* Cecilia Högberg 3312 51401 8100 Fritidsgårdarna-chefslön KFTS-chef* Cecilia Högberg Personalchef Torbjörn Unnebäck 3311 51710 Fritidslokaler Fritidschef Petter Björkman KFTS-chef* Cecilia Högberg 3311 51720 Föreningslokaler Fritidschef Petter Björkman Teknisk chef Stig Tördahl 3311 51722 Garvaregården Fritidschef Petter Björkman Teknisk chef Stig Tördahl 3311 51723 Pensionärernas Hus Fritidschef Petter Björkman Teknisk chef Stig Tördahl 3315 51724 Trosa Kvarn hyra Kulturkonsulent Sara Fältskog Eldros Kulturchef Johan Eklind 3313 52100 Biblioteken Kulturchef Johan Eklind KFTS-chef* Cecilia Högberg 3313 52100 8100 Bibliotek-chefslön KFTS-chef* Cecilia Högberg Personalchef Torbjörn Unnebäck 3315 52201 Kulturarrangemang Kulturkonsulent Sara Fältskog Eldros Kulturchef Johan Eklind 3314 55610 Musikskola/Kulturskola Kulturchef Johan Eklind KFTS-chef* Cecilia Högberg 3314 55610 8100 Musik-/Kulturskola chefslön KFTS-chef* Cecilia Högberg Personalchef Torbjörn Unnebäck Investeringar Ansvar Enhet Aktivitet Benämning Attestant - funktion Attestant - namn Ersättare - funktion Ersättare - namn 49500 Investeringar Kultur och Fritid KFTS-chef* Cecilia Högberg Teknisk chef Stig Tördahl *Kultur, fritid, teknik och servicechef KFTS-chefen har generell attesträtt för samtliga enheter inom Kultur och Fritid
Kultur- och fritidskontoret Johan Eklind Kulturchef 0156-52079 johan.eklind@trosa.se Tjänsteskrivelse Datum 2015-11-13 Diarienummer KFN 2015/76 Hyresavtal för Trosa kvarn Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att säga upp nuvarande hyresavtal avseende Trosa kvarn. att uppdra till förvaltningen att ta fram en intresseanmälan för ett nytt hyresförfarande. att uppdra till förvaltningen att genomföra hyresprocessen enligt föreslagen tidsplan. Ärendet Trosa kvarn var menad som en kulturlokal men är i dag i första hand en omtyckt lunchrestaurang. Vi vill ha mer kulturverksamhet i lokalen, året om, med kompletterande restaurangverksamhet. Utifrån erfarenhet av att ha försökt erbjuda en tjänstekoncession, som ingen entreprenör visade intresse för, anser vi att ett fortsatt hyresförfarande är den lämpligaste lösningen. Under 2015 har Trosa kvarn bokats 57 gånger (januari oktober), enligt kommunväxelns bokningslista. Bokningarna omfattar privata tillställningar, publika evenemang samt möten för tjänstemän, politiker och föreningsliv. De publika evenemangen, såsom konserter, föredrag, konstutställningar och liknande, uppgick till elva stycken. Den sammantagna publiken till dessa evenemang var 1 536 personer. Kultur- och fritidskontoret ligger bakom en bokning och föreningslivet resterande tio. Lenas kök har så vitt Kultur- och fritidskontoret känner till inte arrangerat något eget publikevenemang i Trosa kvarn. Nuvarande kontrakt med entreprenören i Trosa kvarn upphör den 2016-01-01 men är förlängt med 1 år t o m 2017-01-01. Förvaltningen föreslår att hyresavtalet för Trosa kvarn sägs upp och att en ny hyresprocess inleds så att nytt hyresavtal kan gälla från och med 2017-01-02. Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2) Kultur- och fritidskontoret 2015-11-13 Tidsplan för en ny hyresprocess 2015-12-03 Beslut i kultur- och fritidsnämnden enligt ovan angivna att-satser. 2015-12-04 2016-01-31 Underlag för en intresseanmälan för en ny uthyrningsperiod tas fram. 2016-02-01 2016-04-30 Tid för inlämnande av intresseanmälan 2016-05-01 2016-05-15 Öppning och utvärdering av inkomna intresseanmälningar 2016-06-16 Beslut i Kultur- och fritidsnämnden om hyresgäst. 2017-01-02 Hyresgästen tillträder enligt avtalet lokalerna i Kvarnen, verksamheten startar så fort som möjligt. Kerstin Tibbling Tf Produktionschef Johan Eklind Kulturchef
Kultur- och fritidskontoret Petter Björkman Fritidschef 0156-52201 petter.bjorkman@trosa.se Tjänsteskrivelse Datum 2015-11-19 Diarienummer KFN 2015/77 Utvecklingsbidrag till Trosa Ridsällskap Förslag till beslut Kultur och fritidsnämnden beslutar att bevilja 113 000 kr till Trosa Ridsällskap. Ärendet Trosa Ridsällskap tog kontakt med förvaltningen i augusti 2015 då klubben drabbats av kvarka, som är en smittsam bakteriell infektionssjukdom. 10 hästar hade insjuknat och det ekonomiska läget för ridskolan såg väldigt dystert ut då det bara gick att genomföra 60 % av den dagliga verksamheten. Försäkringen täcker i bästa fall 40 dagars inkomstbortfall, men det kommer säkert att handla om närmare ett halvårs inkomstbortfall innan allt kan fungera som vanligt igen. Vi bad klubben att noggrant tänka igenom hur de skulle kunna få hjälp från annat håll än bara kommunen, då vi inte har möjlighet att bidra med så stora summor. Sjukdomsläget ser nu positivt ut och om inte fler hästar insjuknar så kan verksamheten börja fungera hyggligt igen under våren 2016. Klubben har lyckats samla medlemmarna kring den uppkomna situationen och alla har röstat ja, till att stötta ekonomiskt. Ungdomarna bakar och säljer bröd för att få in lite extra, det ska hållas en större auktion och lotteri med skänkta saker samt företag som har skänkt pengar. Klubben söker nu bidrag till att sanera stall och ridhus, inköp av utestall för att kunna ha nya hästar i karantän och på så sätt slippa smittspridning i stallet som var orsaken till kvarkautbrottet, samt material till två ligghallar för lösdrift. Om nämnden beviljar bidrag till klubben kommer medlemmarna göra en stor egen arbetsinsats med att utföra markarbeten, byggnation samt sanering av stall och ridhus, allt för att hålla ned kostnaderna. Trosa Ridsällskap står nu inför en stor ekonomisk utmaning att dels återhämta sig efter kvarkan och samtidigt utveckla anläggningen och verksamheten. Det vore mycket allvarligt om klubbens verksamhet inte skulle kunna fortsätta, då det är den förening i kommunen som har procentuellt mest flickor i sin verksamhet, Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2) Kultur- och fritidskontoret 2015-11-19 140 tjejer under 20 år. Förvaltningen bedömer den uppkomna situationen som väldigt besvärlig, men ser positivt på att klubben vill vidta åtgärder för att minimera risken för ytterligare smittspridning och föreslår nämnden att bevilja klubben 113 000 kr till de olika behov som finns i dagsläget. Bidraget tas från föreningskontot inom ram. Petter Björkman Fritidschef Kerstin Tibbling Tf. Produktionschef
Kultur- och fritidskontoret Petter Björkman Fritidschef 0156-522 01 Petter.bjorkman@trosa.se PM Datum 2015-11-25 Syften utvecklingsbidrag 2016 Utvecklingsbidraget infördes 2007 och syftet är att stimulera till nya aktiviteter, både organiserade och oorganiserade. Nämnden beslutar inför varje nytt år, om vad som anses vara bidragsberättigade syften. Bidragssumman är inte fastlagd och kan variera. Varje ansökan bereds av Kulturoch fritidskontoret och beslutas av Kultur- och fritidsnämnden. Följande syften för utvecklingsbidrag 2016 antogs i samband med att Regler för föreningsbidrag antogs av KF 2015-09-23, 81. Verksamhet som direkt syftar till att minska skadegörelse och användning av ANDT Lovverksamhet för åldersgruppen 10 20 år Projekt som främjar integration, mångfald, jämlikhet och jämställdhet Kulturprojekt som direkt vänder sig till Trosa kommuns ungdomar Petter Björkman Fritidschef Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
Kultur- och fritidskontoret Tjänsteskrivelse Datum 2015-10-13 Diarienummer KFN 2015/1 Anmälan av delegeringsbeslut Löpnr/ Dnr Punkt i del. ordning Ärende och beslut Datum för beslut Delegat, titel 4.2 Ledarutbildningsbidrag till Friskis och Svettis, 6000 kr 2015-05-19 Petter Björkman Fritidschef 4.2 Ledarutbildningsbidrag till Friskis och Svettis, 7350 kr 2015-07-06 Petter Björkman Fritidschef KFN 2015/57 4.2 Bidrag till ljudanläggning till Pensionärsalliansen, 12 000 kr 2015-05-15 Petter Björkman Fritidschef 2.2 Tillsvidareanställning av Petra Eriksson 75 % 2015-08-21 Petter Björkman Fritidschef 2.2 Vikarieanställning av Malin Eriksson 85 %, tom. 2015-12-31. 2015-08-17 Petter Björkman Fritidschef 4.2 Ledarutbildningsbidrag till Trosa Edanö IBK, 1475 kr 2015-10-09 Petter Björkman Fritidschef 4.2 Ledarutbildningsbidrag till Trosa Edanö IBK, 2250 kr 2.2 Förlängning av bibliotekarievikariat 25% t o m 151130 2015-11-03 Petter Björkman Fritidchef 2015-10-27 Johan Eklind Kulturchef Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
Kommunkontoret Kanslienheten Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare 0156-520 82 nadja.skog@trosa.se Tjänsteskrivelse Datum 2015-11-25 Diarienummer KFN 2015/2 Anmälningsärenden Kommunfullmäktige Beslut 2015-09-23, 1 85. Revidering av reglemente för kommunstyrelsen och nämnder Beslut 2015-09-23, 86. Sammanträdestider 2016 för kommunfullmäktige, kommunstyrelse och kommunstyrelsens arbetsutskott. Kommunstyrelsen Beslut 2015-10-20, 130. Delårsbokslut/helårsprognos per 31 augusti 2015. Kommunchef - Beslut 2015-10-19. Anställning av produktionschef kultur, fritid, teknik och service. Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se