Kallelse till Kultur- och fritidsnämnden

Transkript

1 Kanslienheten Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare Kallelse Datum Tid: Torsdagen den 9 mars 2017, kl. 18:00 Plats: Sammanträdesrummet, kommunhuset Gruppmöte: Gruppmöte majoriteten Gruppmöte oppositionen Kallelse till Kultur- och fritidsnämnden Ärende Dnr 1. Godkännande av dagordningen 2. Bokslut 2016 för kultur- och fritidsnämnden KFN 2017/5 3. Redovisning utförd internkontroll 2016 KFN 2016/8 4. Internkontrollplan 2017 KFN 2017/6 5. Projekt Vagnhärad, utegym KFN 2017/7 6. Uppdrag namnförslag Folkets hus KFN 2017/9 7. Uppföljning tjänstekoncessioner KFN 2017/8 8. Anmälan delegationsbeslut KFN 2017/1 9. Övriga anmälningsärenden KFN 2017/2 10. Övrigt (inga handlingar) Lena Isoz Ordförande Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

2

3 Kultur- och fritidskontoret Cecilia Högberg Produktionschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KFN 2017/5 Bokslut och verksamhetsberättelse 2016 för Kultur- och fritidsnämnden Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner förslag till bokslut för Sammanfattning Nämnden redovisar ett positivt resultat om ca 650 tkr. Överskottet består av flera mindre positiva avvikelser. Ett stort antal aktiviteter har genomförts under året och måluppfyllelsen har på enhetsnivå och varit mycket god vilket även gäller på övergipande nivå med undantag för målet om utvecklingsbidrag. Ärendet Årets resultat uppgår till ett överskott om ca 650 tkr. Nämnden redovisar ett överskott från sin egen verksamhet om 200 tkr, där 100 tkr är outnyttjad buffert om 100 tkr och ca 100 tkr är hänförligt till beslut om färre sammanträden därmed lägre arvodeskostnader. Produktionschefen redovisar ett överskott om ca 125 tkr som främst är hänförligt till lägre kostnader. Fritidsgårdarna redovisar ett överskott om ca 150 tkr som en följd av högre intäkter än budgeterat, biblioteken redovisar ett överskott om ca 50 tkr, allmän kulturen lämnar ett överskott om ca 120 tkr som en följd av högre intäkter än budgetrat. Ett stort antal aktiviteter har genomförts under året och några av årets viktigaste händelser är, tjänstekoncessionsupphandling Trosa camping och havsbad, beslut om att köpa Folkets hus och sälja societetshuset, beslut om att driva Trosa kvarn fullt ut i egen regi, systematisk och strukturerad modell för uppföljning av våra tjänstekoncessioner, fler sommarlovsaktiviteter genom kommunens bidrag från Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor. Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

4 TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2) Kultur- och fritidskontoret Det fortsatta utvecklingsarbetet kommer bland annat att handla om fortsatt satsning på prioriterade grupper utifrån bibliotekslagen, bl.a. genomförs projektet bibliotek utan gränser, utveckla arbetet i kommunens samrådsgrupp, där vi gemensamt stöttar kommunens ungdomar, byggnation av en skate- och cykelpark, kommunens tredje utomhusgym, fortsatt arbete för förbättringar på våra anläggningar, livaktig verksamhet i våra kulturlokaler genom ökat samarbete med föreningsliv och andra aktörer, försök med öppen kulturskola. Cecilia Högberg Produktionschef Bilagor 1. Totalt Bokslut 2016 KFN Beslut till Kommunstyrelsen

5 Kultur- och fritidsnämnden Ordförande: Lena Isoz (M) Produktionschef: Cecilia Högberg Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget /16 Verksamhetens intäkter ,52% Verksamhetens kostnader ,25% Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat ,85% Verksamhetsområde Bibliotek Fritidsgårdar Kulturskola Allmänkultur Avtal fritidsverksamhet Föreningsstöd Båtplatser Idrottsanläggningar Friluftsbad Samlingslokaler Elljusspår Gästhamn Kråmö Inomhusbad Camping Ekonomisk analys Årets resultat uppgår till ett överskott om ca 650 tkr. Nämnden redovisar ett överskott från sin egen verksamhet om 200 tkr, där 100 tkr är outnyttjad buffert om 100 tkr och ca 100 tkr är hänförligt till beslut om färre sammanträden därmed lägre arvodeskostnader. Produktionschefen redovisar ett överskott om ca 125 tkr som främst är hänförligt till lägre kostnader. Fritidgårdarna redovisar ett överskott om ca 150 tkr som en följd av högre intäkter än budgeterat, biblioteken redovisar ett överskott om ca 50 tkr, allmän kulturen lämnar ett överskott om ca 120 tkr som en följd av högre intäkter än budgetrat. Årets viktigaste händelser Vi kan nu stoltsera med en komplett kulturskola med musik, konst, dans och teater utan lösning via studieförbundet NBV. Kör erbjuds som nytt ämne from HT Fortsättning med Språkcaféer i samarbete med SFI och läsecirkel med SAS-elever (svenska som andraspråk). Kommunstyrelsen har fattat beslut om att köpa Folkets hus och sälja societetshuset. Sammantaget med nämndens beslut om att driva Trosa kvarn fullt ut i egen regi i samband med att nuvarande hyresavtal löper ut kommer att skapa ny möjligheter för kulturevenemang etc. Kontoret och nämnden har arbetat fram och beslutat om en systematisk och strukturerad modell för uppföljning av våra tjänstekoncessioner. En upphandling av Trosa camping med havsbad har genomförts och det nya avtalet kommer att gälla från årsskiftet. Vi har genomfört fler sommarlovsaktiviteter genom kommunens bidrag från Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor. Framtiden Fortsatt satsning på prioriterade grupper utifrån bibliotekslagen, bl.a. genomförs projektet bibliotek utan gränser Utveckla arbetet i kommunens samrådsgrupp, där vi gemensamt stöttar kommunens ungdomar. Anlägga en skate- och cykelpark vid Långtidsparkeringen i samråd med Ungdomsrådet. Vi anlägger kommunens tredje utomhusgym i Vagnhärad. Fortsatt arbete för förbättringar på våra anläggningar. Livaktig verksamhet i våra kulturlokaler genom ökat samarbete med föreningsliv och andra aktörer. Försök med öppen kulturskola för att möta och locka fler elever att delta och vara delaktiga i alternativ kulturskoleundervisning. Fortsatt samarbete med biblioteken kring programverksamhet, litterära besök m.m.

6 Verksamhetsmått Personal Verksamhetsmått Redov Redov Redov Småbåtshamn Antal platser varav stora platser Antal uthyrda platser Kö, stora platser Föreningsstöd Antal föreningar som erhåller stöd Antal aktiviteter, idrottsföreningar Totalt antal deltagare Allmän kultur Antal kulturföreningar som erhåller stöd Kulturbidrag, aktiviteter Antal kulturarrangemang och utställningar Antal arrangemang i Trosa kvarn Antal besökare, kulturarrangemang Trosa kvarn Fritidsgårdarna Antal stora arrangmang Antal besökare på stora arrangemang Trosa, antal besökare Vardagskvällar Helgkvällar Vagnhärad, antal besökare Vardagskvällar Helgkvällar Biblioteken Antal besökare * Antal utlån** Antal e-lån Antal besök på hemsidan*** Antal utställningar och arrangemang **** 118 Kulturskolan Antal debiterade elever Antal ämneskurser Kö * Besöksräknaren har flyttats, from 2016 finns inte besökare till Turistcentret och toaletter med i statistiken. **varav 2669 e-lån 2014 *** gammalt nyckeltal Personal Budget Utfall Utfall Personalkostnader, tkr Personalkostn/total kostnad 23% 22% 19% Investeringsuppföljning För Kultur- och fritidsnämnden fanns för året två större investeringsprojekt avsatta. Det ena avser utbyggnad av Balticbryggan om 300 tkr. Kontoret har redovisat att en utbyggnad genom förlängning, som första avsågs, inte är möjlig. För närvarnade pågår dock renovering av bryggan enligt plan. Avsatta investeringsmedel har efter beslut i KS omfördelats till andra projekt. 300 tkr avsattes för investering i ett utegym vid pensionärernas hus då projektet kommer att medfinansieras av Elisabeth stiftelsen kunde projektet genomföras till en högre kostad. Utrusningen har valts i samarbete och enligt önskemål av PRO och pensionärsalliansen. Utegymet samt markarbeten kring detta färdigställdes under senhösten och gymmet har blivit uppskattat och används regelbundet av såväl unga som gamla. En invigning planeras till våren. Hållbar utveckling Verksamheten och nämnden spelar en stor roll för en hållbar utveckling på lokalnivå. Främst genom arbetet för ökad livskvalitet genom att stimulera kultur- och fritidsutbudet. **** nyckeltalet har flyttats till Allmän kultur

7 Måluppföljning Kultur & fritidsnämnden Mål Medborgarna är nöjda med möjligheterna till att kunna utöva fritidsintressen, exempelvis sport, kultur, friluftsliv, föreningsliv Medarbetarna i Kultur- och fritidsnämndens verksamheter upplever ett högt medarbetarengagemang Kulturutbudet är utökat för barn och ungdomar genom ökad samverkan och riktat bidrag (utvecklingsbidraget) Målprecisering Trosa ska tillhöra de 15 bästa kommunerna av jämförbar storlek 80% ska svar 4-5 i en femgradig skala där 5 är högsta betyget Få kulturföreningarna att söka från utvecklingsbidraget Uppfyllelse Trend Utfall Mätmetod Kommentar 12 94% 0 Medborgarundersökningen var annat år, senaste mätningen genomfördes 2015 Årlig enkät till kommunens medarbetare med frågor som tagits fram av SKL och RKA Mäts två ggr/år vid beslut om bidrag och jämförs med året innan Plats jämfört med plats % 2015 Se nedan 4. De som kontaktar Kulturoch fritidsförvaltningen är nöjda med bemötandet och hanteringen av ärenden 90% ska vara nöjda 93% Egen enkät 91 % 2015 Några kommentarer Mål 1 Delfrågan i MU placerar Trosa på plats 12 av de 42 kommuner med invånare. Betygssnittet för kommungruppen är 7,1 och Trosa har 7,4 (7,3 år 2013). På en 10-gradig skala där 10 är det högsta betyget placcerar sig Grums på första plats med betyget 8,3. Lägst betyg får Svalöv med 6,1. Av alla de 133 kommuner som gör medborgarundersökningen placerade sig Trosa på plats 51. Bäst är Lidingö med betyg 8,4 och sämst är Knivsta med betyg 6, placerade sig Trosa på plats 54 bland alla kommuner som då gjorde undersökningen. Mål 2 Naturligtvis ett fantastiskt bra utfall. Vi är mycket stolta över det engagemang som personalen visar. Mål 3 Mål har ingen kulturförening sökt utvecklingsbidraget, 2015 var det 1 kulturförening som sökte. Vi når målet. Vi får betyg 92% inom fritid och 94% inom kultur.

8 Biblioteken Kulturchef: Johan Eklind Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget /16 Verksamhetens intäkter ,87% Verksamhetens kostnader ,04% Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat ,26% Verksamhetsområden Folkbibliotek Utställningar, barnteater och författarbesök Uppsökande verksamhet, t.ex. äldreboenden och fritidsgårdar Bokdepositioner t.ex. på BVC och Folktandvården Samverkan med förskolor, skolor, föreningar och studieförbund Ekonomisk analys Biblioteket gör ett svagt positivt resultat. Överskottet på personalkostnader, p.g.a. att ledigheter inte vikariesatts fullt ut, användes till övriga kostnader. Årets viktigaste händelser 7 författarbesök/litterära caféer i samarbete med Trosabygdens kulturråd och Studiefrämjandet. Bokjuryn, barn läste och röstade under vårterminen, en ökning från tidigare år. Vår bokhund är färdigutbildad och fortsätter jobba genom oss påi Fornbyskolan och i Trosas bibliotek. Vår succé med kvalitetsfilm för de små har fortsatt. Fortsättning med Språkcaféer i samarbete med SFI och läsecirkel med SAS-elever (svenska som andraspråk). Programverksamhet med bl.a. arabisk teater och författarbesök utifrån boken Finnjävlar. Framtiden Fortsatt satsning på barn och unga. funktionsnedsättning, nationella minoriteter och personer med annat modersmål än svenska samt att ägna särskild uppmärksamhet åt barn och ungdomar. Uppdaterad biblioteksplan. Fler bokhundsnyttjare i biblioteken. Nytt biblioteksdatasystem. Avstämning mot mål År 2017 tycker medborgarna så bra om verksamheten att de svarar med snittbetyget 8 eller högre, vilket betyder mycket nöjda, i SCB:s medborgarundersökning. Resultat: Mäts under 2017 År 2016 svarar 90 % av låntagarna 4-5 i en enkät om hur nöjda de är med öppettiderna, i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. Resultat: 82 % nöjda (249 svar), målet är inte uppnått, behöver utredas. (78 % 2015, 84 % 2014) År 2016 svarar 95 % av medarbetarna 4-5 ang. hur stort medarbetarengagemang de upplever, i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. Resultat: 92 %, målet nästan uppnått, fortsatt utvecklingsarbete kommer genomföras, nämndens mål (80%) uppnått. (79 % 2015, 83 % 2014) År 2016 svarar 90 % av låntagarna 4-5 i en enkät om hur nöjda de är med bemötande och service, i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. Resultat: 91 % nöjda (249 svar). Målet uppnått. (92 % 2015, 87 % 2014) Fortsatt satsning på prioriterade grupper utifrån bibliotekslagen: personer med År 2016 svarar 90 % av låntagarna 4-5 i en enkät om hur nöjda de är med

9 mediebeståndet, i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. Resultat: 78 % nöjda (249 svar). Målet är inte uppnått, behöver utredas. (73 % 2015, 81 % 2014) Hållbar utveckling Biblioteken verkar för det demokratiska samhällets utveckling genom att bidra till kunskapsförmedling och fri åsiktsbildning. Samarbetet med SFI, SAS och Finskt förvaltningsområde främjar integration i samhället och biblioteket tar emot arbetstränande medarbetare i samarbete med AME.

10 Allmän kultur Kulturchef: Johan Eklind Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget /16 Verksamhetens intäkter ,65% Verksamhetens kostnader ,41% Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat ,04% Verksamhetsområden Allmän kultur Föreningsstöd Ekonomisk analys Verksamheten uppvisar ett överskott vilket främst beror på att intäkter utöver budget inte utnyttjats. Årets viktigaste händelser KonstTriangeln mars: konstrunda i samarbete med lokala konstnärer och Trosabygdens konstförening. Utökat samarbete med föreningar t ex kontinuerlig hängning av konst av medlemmar i Trosabygdens konstförening och jazzkvällar med Trosa storband, båda i Trosa Kvarn. Beslut om full egen drift av Trosa Kvarn från årsskiftet i samband med att tidigare hyresavtal gick ut. Societetshuset såldes och Folkets hus köptes vilket innebär nya möjligheter till kulturverksamhet. Framtiden Start av arbetsgrupp tillsammans med externa aktörer för att i större utsträckning än idag förvalta och exponera vårt lokala kulturarv. Livaktig verksamhet i våra kulturlokaler genom ökat samarbete med föreningsliv och andra aktörer. Nå en bredare publik med programverksamheten. Avstämning mot mål Den årliga enkäten genomfördes inte p.g.a. personalomsättning. Medborgarna är nöjda med möjligheterna till att kunna utöva fritidsintressen inom kultur Resultat: Mäts i medborgarundersökning % av kulturaktörerna är nöjda med bemötandet från Allmän kultur. Resultat: Kundenkäten uteblev, (97% 2015) 80% av kulturaktörerna är nöjda med Allmän kulturs hantering av ärenden. Resultat: Kundenkäten uteblev (95% 2015) Kulturutbudet är utökat för barn och ungdomar genom ökad samverkan och riktat bidrag (Utvecklingsbidraget). Resultat: Ingen ansökte om utvecklingsbidrag, målet på minst 3 sökande inte uppnått. (1 ansökan 2015) Hållbar utveckling Kulturverksamheten bidrar till delaktighet och inflytande i samhället genom att erbjuda medborgarna en meningsfull och stimulerande fritid och möjlighet att delta i kulturella sammanhang. Genom arbetet med kultur inom ramen för Finskt förvaltningsområde främjas även finskspråkiga medborgares delaktighet och inflytande. Allmän kultur spelar en stor roll för ökad demokrati samt främjande av innovation och ökad livskvalitet. Fortsatt främjande av barn och ungas deltagande i kulturlivet.

11 Kulturskolan Kulturchef: Johan Eklind Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget /16 Verksamhetens intäkter ,06% Verksamhetens kostnader ,83% Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat ,69% Verksamhetsområden Kulturskolan genomför avgiftsbelagd frivillig undervisning inom kulturområdet till barn och ungdomar i åldrarna 8-ca 20 år. Framtiden Ökat samarbete mellan konstformerna och ökat antal elever genom breddning av kursutbudet. Kulturskolan genomför avgiftsfri obligatorisk musikundervisning i grundskolans åk 3 där samtliga elever i kommunen möter två kulturskolelärare två lektioner per vecka. Ekonomisk analys Kulturskolan gör ett marginellt underskott. Överskottet på personalkostnader beror på budgeterade tjänster som tillsattes med egna lärare först till höstterminen. Överskottet balanseras mot högre kostnader för örigt. Årets viktigaste händelser En kulturskola i egen regi From höstterminen 2016 är kulturskolan en riktig kulturskola med musik, konst, dans och teater utan tidigare lösning via studieförbundet NBV. Kör, sång, dans och teater Kör är ett nytt ämne fr.o.m. HT Danslektionerna leds numera av en utbildad danspedagog i Trosa och Vagnhärad och kommer innebära bredare undervisning än enbart streetdance. En teaterlärare har anställts och en teatergrupp har startats och antalet konstelever har ökat till 25 elever i Västerljung. Kultur i särskilda boenden Årets treor gjorde likt tidigare års treor uppskattade konsertbesök och duon Näckrosorna fortsatte underhålla i alla äldreboenden. Sammanlagt erbjuds 64 tillfällen per år. Kulturskolefestival/ Kulturskolans dag Trosas kulturskolefestival den 28/5 med dans och orkestrar från 7 av länets kommuner. Försök med öppen kulturskola för att möta och locka fler elever att delta och vara delaktiga i alternativ kulturskoleundervisning. Avstämning mot mål År 2016 svarar 90 % av eleverna 4-5 i en enkät ang. hur nöjda de är med möjligheten att utöva fritidsintressen inom kulturskolans verksamhetsområden. Resultat: 92% nöjda (95% 2015, 94% 2014) År 2016 svarar 90 % av föräldrar och elever 4-5 i en enkät, ang. hur nöjda de är med bemötande och hantering av ärenden. Resultat: 96% nöjda, på fråga angående bemötande: 100%. (84% 2015, 82% 2014) Endast 20 personer svarande på enkäten vilket är ett för lågt deltagarantal för att ge rättvist resultat. År 2016 svarar 95 % av medarbetarna 4-5 i en årlig medarbetarenkät ang. om de upplever ett högt medarbetarengagemang. Resultat: 94%. Målet nästan uppnått, nämndens mål (80%) uppnått. (96% 2015, 98% 2014) Hållbar utveckling Kulturskolan främjar elevers delaktighet och inflytande. Elevernas konsertbesök i äldreboenden har en hälsofrämjande effekt. Allt utövande i Kulturskolans kurser bidrar till att eleverna blir hela människor och ökar möjligheten för dem att lyckas bättre även inom alla andra områden. Genom att uppleva kultur och ägna sig åt eget skapande kan barn och unga behålla och utveckla sin fantasi och sitt självständiga tänkande. Kulturella aktiviteter ger barn och ungdomar utrymme att utbyta tankar och använda sin kreativitet i gemenskap med andra.

12 Fritidsgårdarna Fritidschef: Petter Björkman Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget /16 Verksamhetens intäkter ,36% Verksamhetens kostnader ,45% Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat ,50% Verksamhetsområde Öppen gårdsverksamhet Arrangemang för unga Fritidsgårdsverksamhet i högstadieskolorna Ekonomisk analys Enheten redovisar ett litet överskott då intäkterna överstigit budget. Intäkterna kommer från bl.a. uthyrning av Trosa fritidsgård. Årets viktigaste händelser Vi har genomfört 9:ornas bal. Vi har genomfört vår årliga resa till gröna lund i samband med skolavslutningen. Sommaröppet i Gästhamnen i Trosa under juni och augusti med olika arrangemang. 3-dagars läger på Kråmö. Vi har genomfört flera sommarlovsaktiviteter genom kommunens bidrag från Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällsfrågor. Framtiden I samarbete med Studiefrämjandet erbjuda musikverksamhet och inspelningsteknik. Utveckla arbetet i kommunens samrådsgrupp, där vi gemensamt stöttar kommunens ungdomar. Utveckla fritidsgårdarnas sommarverksamhet i samråd med Ungdomsrådet. Anlägga en skate- och cykelpark vid Långtidsparkeringen i samråd med Ungdomsrådet. Avstämning mot mål År 2016 ska 90 % av de ungdomar som besöker kommunens fritidsgårdar vara nöjda med öppethållandet. I vår senaste undersökning är 92 % nöjda med våra öppettider. Vi når målet. År 2016 ska 95 % av fritidsgårdarnas medarbetare uppleva ett högt medarbetarengagemang. I vår senaste undersökning upplever 100 % ett högt medarbetarengagemang. Vi når målet. År 2016 ska 90 % av de ungdomar som besöker kommunens fritidsgårdar vara nöjda med bemötandet och servicen. I vår senaste undersökning är 98 % nöjda med bemötandet och servicen. Vi når målet. År 2016 ska 90 % av de ungdomar som besöker kommunens fritidsgårdar vara nöjda med utbudet. I vår senaste undersökning 91 % nöjda med våra aktiviteter och 96 % nöjda med arrangemangen. Vi når målet. Hållbar utveckling Vi samverkar med SFI och upplåter Trosa fritidsgård på lördagar till en öppen mötesplats för nyanlända. Fritidsgårdarna utvecklar ungdomarnas delaktighet genom två ungdomsgrupper och ett ungdomsråd som driver olika frågor. Vi källsorterar på våra fritidsgårdar och har en dialog med ungdomarna om detta. Vi samarbetar med Studiefrämjandet, Kulturskolan, Svenska kyrkan och LSS. Vi samverkar även med högstadieskolorna, polisen och socialtjänsten.

13 Föreningar och fritidsanläggningar Fritidschef: Petter Björkman Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget /16 Verksamhetens intäkter ,82% Verksamhetens kostnader ,81% Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat ,08% Verksamhetsområde Genom tjänstekoncession: Badhuset Safiren, Trosa Gästhamn, Trosa havsbad & camping, Kråmö stugby & naturreservat Föreningsbidrag Kommunala båtplatser Avtal fritidsverksamhet Friluftsbad Motionsspår Idrottsanläggningar Samlingslokaler Lotteritillstånd Fiske Ekonomisk analys Verksamheten har ett resultat i balans. Intäkterna från bl.a. hyror och arrenden har överstigit budget, vilket medförde att övriga kostnadsposter kunde ökas. Årets viktigaste händelser Nya driftsavtal med entreprenörerna på Kråmö och i Gästhamnen i Trosa. Vi har genomfört upphandling genom tjänstekoncession av Trosa camping med havsbad. Det nya avtalet gäller från årsskiftet. Uppföljning av våra tjänstekoncessioner enligt beslutad modell. Avstämning mot mål År 2016 ska 70 % av de fritidsföreningar som har tid i kommunens gymnastik- och sporthallar vara nöjda med sina tider. I vår senaste undersökning är 65 % nöjda med sina tider. Vi når inte målet. Alla kan inte få halltider mellan , måndagtorsdag, vilket är de mest efterfrågade tiderna, men ingen förening blir utan tid. År 2016 ska 90 % av de föreningarna som kontaktar fritidskontoret vara nöjda med bemötande och service. I vår senaste undersökning är 92 % nöjda med bemötande och service. Vi når målet. Hållbar utveckling Fritidsverksamheten bidrar till att uppfylla de kommunala målen om delaktighet och inflytande i samhället genom att erbjuda medborgarna en meningsfull och stimulerande fritid. Vi samverkar med föreningar om att integrera nyanlända i deras verksamheter. Vi har anlagt ett nytt utomhusgym vid Pensionärernas Hus. Renovering av Balticbryggan pågår. Beslut fattas om att Societetshuset säljs. Framtiden Fortsatt renovering av de kommunala bryggorna. Fortsatt arbete för förbättringar på våra idrottsanläggningar. Anlägga ett utomhusgym i Vagnhärad.

14

15 Kultur- och fritidskontoret Cecilia Högberg Produktionschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KFN 2016/8 Redovisning av utförd internkontroll 2016 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisningen av 2016 års utförda internkontroll. Ärendet Internkontrollplanen antogs av kultur- och fritidsnämnden Kontroll av 20 rutiner/ moment har genomförts och en kontroll redovisas med anmärkning. Punkten rör problem med värme och ventilation på Trosa bibliotek. Fortsatt utredning krävs då genomförda åtgärder i ventilationssystemet inte fullt ut löst problemen. En kortfattad beskrivning av alla kontroller samt kommentarer till dessa återfinns i bilaga Resultat av genomförd internkontrollplan KFN Cecilia Högberg Produktionschef Bilagor 1. Resultat av genomförd internkontrollplan KFN 2016 Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

16 Resultat genomförd internkontroll enligt plan Nämnd/förvaltning: Kultur och fritid För tidsperiod: Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Rapportering ska göras till KFN, KS och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat. Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Urval Kontrollresultat och Uppföljning Ansvarig Rapport övriga noteringar (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Kulturskolan Uppdraget Fler avslutade än intagna elever. 8 Statistik intag och avslut. Jämföra antal fakturerade elever mellan olika år under höstterminen Elevregistret 31/12 fler kursplatser på något färre unika elever 2016 jämfört med gång/år (dec) Kulturchef Prod chef Information och kommunikation Information når inte ut 16 Informationsvägar och metoder uppdatering av kontaktlistor, enkät enkät HT16 Elever och deras föräldrar är nöjda med den information de fått Varje termin, vid terminsstart och enkät varje höst Kulturchef Prod chef Arbetsmiljö fysisk Hörselproblem 16 Ljudnivå Hörselskydd Bullermätningar Stickprov av användade av hörselskydd Stickprov användning av hörselskydd Höselskydd finns och används när de anses behövas, inget behov av bullermätning. Vid förändrade förutsättningar 2 ggr/år feb och sept Kulturchef Prod chef Arbetsmiljö psykisk Störande elever i klassundervisning Biblioteket Besökare Våldsamma eller störande personer Arbetsmiljö fysisk Problem med värme och ventilation Allmänkultur Stöld/skadegörelse Skadegörelse, skador på lokal/inventarier 16 lektionsrutiner, dialog med grundskolan Dialog med lärare utvärdering av lektioner 8 Faktorer som kan öka tryggheten och minimera risker Utbildning 16 funktion Fatighetsskötare kontrollerar vid upplevda problem Ett fåtal elever har varit störande och orsakat problem, kontakt med lärare och föräldrar har tagits. varje vecka, under APT Kulturchef Prod chef Störande personer har förekommit men inga våldsamma, dialog om hur hantera dem har tagits i APT Kontinuerligt Kulturchef Prod chef Problem med höga temperaturer i Trosas bibliotek, trots översyn av ventilationen. 8 Okulär besiktning Rapport från hyresgäst ingen skadegörelse har skett Vid problem Kulturchef Prod chef Efter rapporterad skada Kulturkonsule nt Kulturchef K:\Nämnder\KFN\KFN 2017\Tjänsteskrivelser\ \Redovisning 1 utförd internkontroll 2016\Resultat av genomförd internkontroll enligt plan KFN 2016

17 Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Urval Kontrollresultat och Uppföljning Ansvarig Rapport övriga noteringar (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Urval Kontrollresultat och Uppföljning Ansvarig Rapport övriga noteringar (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Fritidsgårdarna Arrangemang, resor Olyckor vid resor 10 Alkolås i alla bussar, Säkerhetsbälten finns i alla bussar Kontrollera med bussbolaget. Användning av säkerhetsbälten. I början av nytt år. Fritidsgårdschef Prod chef Stökigt vid stora arrangemang 10 Inbjudan till rätt åldersgrupp Kontroll vid entrén av droger Nödutgångar är säkrade Anläggningar, friluftsliv, föreningsliv Friluftsbad Badolyckor 10 Bryggor, badstegar, räddningsmaterial, infotavlor Skadegörelse Skadegörelse vid anläggningar, qlanplaner, utegym, idrottsplatser 12 Gymnastikredskap, arenor, byggnader ut och invändigt Deltagarlista lämnas hemma Bemanning vid entrén Antal inhyrda vakter och andra vuxna i förhållande till arrangemangets Kontrollera att allt är helt och fungerar Kontrollera att allt är helt och fungerar Vid varje stort arrangemang 1 gång i veckan under badsäsong Fritidschef Fritidschef Prod chef Prod chef En gång/månad Fritidschef Prod chef Personal- Alla enheter Bisysslor Inventering av bisysslor Vid utvecklings-samtal Ok 1 gång per år Chef enl. Prod.chef 8 delegation Arbetsmiljö 8 Riskanalys och handlingsplan Enhetschef Ok 1 gång per år Prod.chef Personalkostnader Rimlighetsbedömning av kostnader för Enhetschef Ok 1 gång/mån Prod.chef 8 resp. verksamhet. Rätt lön 8 Analyslista - Rätt lön till rätt person Attest analyslista Ok Månatlig Chef enl. delegation Prod.chef Personuppgiftslagen 8 Reglerna i personuppgiftslagen är kända Stickprov Ok 1 ggr per år Chef enl. Prod.chef och tillgängliga. delegation Personuppgiftslagen 8 Förteckning enligt 39 PuL är uppdaterad Stickprov Ok 1 ggr per år PuL- Prod.chef och anmäld till PuL-ombud ambasadör Styrning- Riktlinjer Delegering 8 Att delegeringsordningen är relevant Komplett genomläsning av Ok 1 ggr per år Nsekr Prod.chef med avseende på kontorets organisation delegeringsordningen och befattningar Dokumenthantering 8 Aktuell dokumenthanteringsplan är tillgänglig och relevant Komplett översyn och genomläsning av befintlig plan Ok 1 ggr per år Nsekr Prod.chef Styrdokument 8 Styrdokument beredda/beslutade av nämnden hålls aktuella och lättillgängliga. Komplett genomgång av gällande styrdokument Ok 1 ggr per år Ksekr Prod.chef K:\Nämnder\KFN\KFN 2017\Tjänsteskrivelser\ \Redovisning 2 utförd internkontroll 2016\Resultat av genomförd internkontroll enligt plan KFN 2016

18

19 Kultur- och fritidskontoret Cecilia Högberg Produktionschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KFN 2017/6 Internkontrollplan 2017 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner 2017 års internkontrollplan. Ärendet Enligt kommunallagen 6 kap 7 ska nämnderna försäkra sig om att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Varje år ska en ny internkontrollplan arbetas fram och antas av nämnden. Internkontrollen avseende 2016 är genomförd och visade på få anmärkningar. Framtagen plan bygger i huvudsak på genomförd riskanalys som gjorts av kontorets ledningsgrupp och dels på ett antal kommungemsamma kontrollmoment inom områdena Personal, Delegering och Personuppgiftslagstiftning. För andra året i rad utgår riskanalysen för respektive verksamhet/ enhet från ett antal gemensamma områden, syftet är att systematisera riskanalysen för att tvinga oss att beakta verksamheten från olika perspektiv. Identifierade områden är Uppdraget, Tjänstemottagare, Stöld/skadegörelse, Upphandling, Information och kommunikation, Personal, Arbetsmiljö fysisk, Arbetsmiljö psykisk, Mutor och jäv och slutligen Ekonomi. Identifierade risker bedöms och poängsätts utifrån sannolikheten att de inträffar och vilka konsekvenser som uppstår om den inträffar. Sannolikheten multiplicerat med konsekvensen ger ett riskvärde, i det fall riskvärdet uppgår till 8 eller mer tas risken med i kontrollplanen. Totalt 16 risker har identifierats och förts in i internkontrollplanen för 2016 att jämföra med 19 föregående år. Cecilia Högberg Produktionschef Bilagor Internkontrollplan KFN 2017 Riskanalys KFN 2017 Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

20 Internkontrollplan Nämnd/förvaltning: Kultur och fritid För tidsperiod: Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Rapportering ska göras till KFN, KS och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat. Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Kulturskolan Uppdraget Fler avslutade än intagna elever. 8 Statistik intag och avslut. Jämföra antal fakturerade elever mellan olika år under höstterminen 1 gång/år (dec) Kulturchef Prod chef Information och kommunikation Information når inte ut 16 Informationsvägar och metoder uppdatering av kontaktlistor, enkät Varje termin, vid terminsstart och enkät varje höst Kulturchef Prod chef Arbetsmiljö fysisk Hörselproblem 16 Ljudnivå Hörselskydd Bullermätningar Stickprov av användade av hörselskydd Arbetsmiljö psykisk Störande elever i klassundervisning Biblioteket Besökare Våldsamma eller störande personer Arbetsmiljö fysisk Problem med värme och ventilation Allmänkultur Stöld/skadegörelse Skadegörelse, skador på lokal/inventarier Vid förändrade förutsättningar 2 ggr/år feb och sept 16 lektionsrutiner, dialog med grundskolan Dialog med lärare varje vecka, under APT 8 Faktorer som kan öka tryggheten och minimera risker 16 funktion Fatighetsskötare kontrollerar vid upplevda problem Kulturchef Kulturchef Prod chef Prod chef Rapport vid incident Kontinuerligt Kulturchef Prod chef 8 Okulär besiktning Rapport från hyresgäst Efter rapporterad skada Vid problem Kulturchef Prod chef Kulturkonsule nt Kulturchef K:\Nämnder\KFN\KFN \Tjänsteskrivelser\ \Interkontrollplan 2017\Internkontrollplan KFN 2017

21 Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Fritidsgårdarna Arrangemang, resor Olyckor vid resor 10 Alkolås i alla bussar, Säkerhetsbälten finns i alla bussar Stökigt vid stora arrangemang 8 Inbjudan till rätt åldersgrupp Kontroll vid entrén av droger Nödutgångar är säkrade Anläggningar, friluftsliv, föreningsliv Friluftsbad Badolyckor 10 Bryggor, badstegar, räddningsmaterial, infotavlor Skadegörelse Skadegörelse vid anläggningar, qlanplaner, utegym, idrottsplatser 12 Gymnastikredskap, arenor, byggnader ut och invändigt Kontrollera med bussbolaget. Användning av säkerhetsbälten. Deltagarlista lämnas hemma Bemanning vid entrén Antal inhyrda vakter och andra vuxna i förhållande till arrangemangets f i Alk h l F i Kontrollera att allt är helt och fungerar Kontrollera att allt är helt och fungerar I början av nytt år. Vid varje resa Vid varje stort arrangemang Fritidsgårdschef Fritidsgårdschef 1 gång i veckan Fritidschef under bad-säsong Prod chef Prod chef Prod chef En gång/månad Fritidschef Prod chef Personal- Alla enheter Bisysslor Inventering av bisysslor Vid utvecklings-samtal 1 gång per år Chef enl. Prod.chef 8 delegation Arbetsmiljö 8 Riskanalys och handlingsplan Enhetschef 1 gång per år Prod.chef Rätt lön 8 Analyslista - Rätt lön till rätt person Attest analyslista Månatlig Chef enl. delegation Prod.chef Personuppgiftslagen 8 Förteckning enligt 39 PuL är uppdaterad Stickprov 1 ggr per år PuL- Prod.chef och anmäld till PuL-ombud ambasadör Styrning- Riktlinjer Delegering 8 Att delegeringsordningen är relevant Komplett genomläsning av 1 ggr per år Nsekr Prod.chef med avseende på kontorets organisation delegeringsordningen och befattningar Oegentligheter eller missbruk i arbete* 8 Kontrolll att dokumenten "Riktlinjer för att upptäcka oegentligheter eller misskötsel i arbetet" och "SKL:s skrift om muta och jäv" ingår i varje anställds introduktion och att alla anställda har tillgång till dokumenten Komplett 1 gång/år EC PC K:\Nämnder\KFN\KFN \Tjänsteskrivelser\ \Interkontrollplan 2017\Internkontrollplan KFN 2017

22 Riskanalys Kultur och Fritid Bilaga GENOMFÖRD Risk Sannolikhet (1 5) 5=mycket hög 1=mycket låg Konsekvens (1 5) 5=mycket hög 1=mycket låg Riskvärde (sannolikhet x konsekvens) KULTURSKOLAN 1. Uppdraget Låg kvalitet på undervisningen Fler avslutade än intagna elever (Tjänstemottagare) Elever Uthyrda instrument återlämnas inte Olycksfall Missnöje Stöld/Skadegörelse Stöld av instrument Vandalisering Upphandling Avtal saknas Avtal följs inte Information och kommunikation Felaktig information, internt/externt Information når inte ut Personal Missköter tider Outbildade lärare Oegentligheter och misskötsel Olycksfall Arbetsmiljö Fysisk Hörselproblem Arbetsmiljö Psykisk Störande elever i klassundervisning Mutor och jäv Personalen följer inte riktlinjerna i vägledning för anställda Ekonomi Utebliven betalning av elevavgift Riskanalys, Kultur och Fritid, Trosa kommun

23 Riskanalys Kultur och Fritid Bilaga BIBLIOTEKET 1. Uppdraget Inställda arrangemang stängt pga personalbrist (Tjänstemottagare) Besökare Missbruk av nätverk, datorer, ipads Våldsamma eller störande personer Olycksfall Incidenter under obemannade öppettider Stöld/ Skadegörelse Stöld av inventarier, böcker m.m Vandalisering Upphandling Avtal saknas Avtal följs inte Information och kommunikation Felaktig information, internt och externt Information når inte ut Personal Missköter tider Oegentligheter och misskötsel Olycksfall Ökade risker och konsekvenser vid ensambemanning Arbetsmiljö Fysisk Problem med värme och ventilation Arbetsmiljö Psykisk Problem pga oregelbundna arbetstider Mutor och jäv Personalen följer inte riktlinjerna i vägledning för anställda Ekonomi Felaktig kassarapportering Hantering av kontanta medel Riskanalys, Kultur och Fritid, Trosa kommun

24 Riskanalys Kultur och Fritid Bilaga Allmän kultur 1. Uppdraget Inställda arrangemang pga t ex sjukdom (Tjänstemottagare) Föreningar Avhopp, konflikter el. dyl. inom arbetsgrupper leder till att större evenemang som Kulturfnatt/KonstTriangeln inte kan genomföras Stöld/ Skadegörelse Offentlig konst stjäls/förstörs Skadegörelse, skador på lokal/inventarier Upphandling Avtal saknas Avtal följs inte Information och kommunikation Felaktig information Information når inte ut Personal Oegentligheter och misskötsel Arbetsmiljö Fysisk 8. Arbetsmiljö Psykisk överbelastning Mutor och jäv Personalen följer inte riktlinjerna i vägledning för anställda Ekonomi Felaktig bidragsutbetalning Riskanalys, Kultur och Fritid, Trosa kommun

25 Riskanalys Kultur och Fritid Bilaga Risk Sannolikhet (1 5) 5=mycket hög 1=mycket låg Konsekvens (1 5) 5=mycket hög 1=mycket låg Riskvärde (sannolikhet x konsekvens) FRITIDSGÅRDAR 1. Uppdraget Olyckor och andra incidenter vid resor och arrange Uthyrning av lokalen till annan verksamhet Utlåning av högtalare, förstärkare m.m. 1 1 återlämnas inte eller skadas 1 2. (Tjänstemottagare) Ungdomar Stökigt vid ungdomsarrangemang Stöld/ Skadegörelse Stöld av inventarier Varor tas hem Upphandling Avtal saknas 0 Avtal följs inte 0 5. Information och kommunikation Felaktig information Information når inte ut 0 6. Personal Arbetsmiljö Fysisk Arbetsmiljö Psykisk Mutor och jäv 0 Persnalen har kännedom om vägledning för anställda Ekonomi 0 Felaktig betalning 0 Kontanthantering Felaktig, ej säker hantering Riskanalys, Kultur och Fritid, Trosa kommun

26 Riskanalys Kultur och Fritid Bilaga Risk Sannolikhet (1 5) 5=mycket hög 1=mycket låg ANLÄGGNINGAR, FRILUFTSLIV, FÖRENINGSLIV Konsekvens (1 5) 5=mycket hög 1=mycket låg Riskvärde (sannolikhet x konsekvens) 1. Uppdraget Felaktig bidragsutbetalning eller fusk i underlag Ostädade toaletter Badolyckor (Tjänstemottagare) Föreningar/Medborgare Bårplats nyttjas av någon som inte hyrt plats Stöld/ Skadegörelse Stöld av material Skadegörelse vid anläggningar, badplatser, båtplatser m.m Upphandling Avtal saknas Avtal följs inte Information och kommunikation Information brister om uppsagda avtal Ombokningar görs, informationen går inte fram 3 2 till alla internt i berörd förening 6 6. Personal Arbetsmiljö Fysisk Arbetsmiljö Psykisk Mutor och jäv 0 Persnalen har kännedom om vägledning för anställda Ekonomi 0 Felaktiga utgående fakturor, vatten och renhållning Hantering kontanta medel Riskanalys, Kultur och Fritid, Trosa kommun

27

28 Kultur- och fritidsnämnden Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret Cecilia Högberg Produktionschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KFN 2017/7 Utegym i Vagnhärad-placering och inriktning Förslag till beslut 1. Kultur-, fritid-, teknik- och servicekontoret får i uppdrag att gå vidare med nödvändiga åtgärder för placering av Vagnhärads utegym bredvid Lekpark Safiren. 2. Kultur och fritidsnämnden godkänner inriktningen för investeringsprojektet Utegym Vagnhärad. Ärendet I gällande budget har investeringsmedel avsatts för projekten Skolgården Hedeby/Fornby, Trafiksäkerhet utanför Safiren, Lekpark Safiren samt Utegym Vagnhärad. Projekten samordnas för genomförande under Trosa kommun har i nuläget anlagt två utegym. Ett vid Vitalisskolan och motionsspåret samt ett vid pensionärernas hus. Nu ska det tredje utegymmet anläggas. Placeringen var utpekad till Vagnhärad och olika alternativ har prövats. Kontoret föreslår Kultur- och fritidsnämnden att fatta beslut om att gymmet placeras bredvid lekplatsen mitt emot Safiren då det är en placering som kan komma många till del. Föreslagen utrustnings typ innebär att det även blir en tredje version/ variant av gym. Teknik- och servicenämnden fattar beslut om upphandlingen och genomförandet. Cecilia Högberg Produktionschef Bilaga Kartbild Safiren Lekplats och gym Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

29 Utegym Lekpark

30

31

32 Kultur- och fritidskontoret Cecilia Högberg Produktionschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KFN 2017/9 Uppdrag namnförslag Folkets hus Förslag till beslut Kultur-, fritid, teknik- och servicekontoret får i uppdrag att genomföra erforderliga aktiviteter för framtagande av namnförslag för Folktes hus. Ärendet Under hösten 2016 fattades beslut om att köpa Folkets hus av Folkets hus föreningen som önskade sälja fastigheten. I samband med köpet fattades även beslut om att avsätta investeringsmedel under tre år. Investeringsmedlen har dels avsatts för rent fastighetstekniska åtgärder, så som behövd ommålning av fasaden, men även för förbättring av lokalens funktionalitet och allmänna status och uttryck. Vidare kommer den yttre miljön att förbättras och göras med välkomnande. Anpassning och utveckling av lokalen kommer att ske i dialog med hyresgäster, nuvarande och kommande nyttjare av lokalen då en målsättning är att öka nyttjandet av lokalen genom t.ex. ökad funktionellitet och en mer inbjudande miljö. Sammantaget innebär det att fastigheten kommer att genomgå en omfattande förändring och transformation. Inför detta kan det finnas ett värde att genomföra aktiviteter, skapa engagemang och medvetenhet om detta via en uppmaning om att inkomma med namnförslag. Kontoret föreslår att uppdraget genomförs på samma sätt som inför namngivningen av Vagnhärads bibliotek Navet. Se bifogade underlag. Efter genomförda aktiviteter ställer kontoret samman de mest framträdande förslagen och vilket presenteras för nämnden för beslut i maj. Cecilia Högberg Produktionschef Bilagor 1. Anslag Namntävling 2. Vad ska det nya biblioteket heta Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

33 Vad ska det nya biblioteket i Vagnhärad heta? Namntävling pågår 4 23 februari. Lämna ditt bidrag på något av biblioteken eller på

34 Vad ska det nya biblioteket heta? Måndagen den 4 februari öppnar biblioteket i Vagnhärad i nya lokaler. En större invigning äger rum den 23 mars, och i samband med den ska det nya biblioteket namnges. Nu behöver vi din hjälp! Fyll i formuläret nedan och lämna in ditt förslag på vad vårt nyaste bibliotek ska heta. Tävlingen pågår t.o.m. den 23 februari. Vad ska det nya biblioteket heta? Måndagen den 4 februari öppnar biblioteket i Vagnhärad i nya lokaler. En större invigning äger rum den 23 mars, och i samband med den ska det nya biblioteket namnges. Nu behöver vi din hjälp! Fyll i formuläret nedan och lämna in ditt förslag på vad vårt nyaste bibliotek ska heta. Tävlingen pågår t.o.m. den 23 februari. Namn Namn Adress Adress Telefon Telefon E-postadress E-postadress Jag tycker att det nya biblioteket ska heta Jag tycker att det nya biblioteket ska heta

35

36 Kultur- och fritidskontoret Cecilia Högberg Produktionschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KFN 2016/59 Uppföljningsmodell- Tjänstekoncessioner Förslag till beslut 1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner för denna gång uppföljningen av tjänstekoncessionen för Safiren 2. Kultur- och fritidsnämnden godkänner för denna gång uppföljningen av tjänstekoncessionen för Gästhamnen 3. Kultur- och fritidsnämnden godkänner för denna gång uppföljningen av tjänstekoncessionen för Kråmö Ärendet Kultur- och fritidsnämnden har sedan år 2013 upphandlat driften av Simhallen Safiren, Trosa gästhamn, Kråmö stugby och Trosa camping med havsbad som tjänstekoncessioner. En tjänstekoncession är en sorts upphandling men vi köper inte en tjänst eller en vara. Det upphandlas att någon skall utföra en tjänst åt kommunen som de får betala för men de får också chansen att tjäna pengar på att genomföra tjänsten. Entreprenören ska stå för riskerna och ges möjligheten tjäna pengarna. I själva upphandlingen av en tjänstekoncession vinner entreprenören inte på lägsta pris eller motsatt att man är beredd att betala mest utan man vinner på sina idéer. T.ex. öppettider, service och tillgänglighet, nya verksamheter, event, idéer för utveckling samt de investeringsåtaganden som entreprenören är beredd att åta sig. I avtalen för tjänstekoncessionerna framgår att uppföljningsmöten skall hållas 1 ggr/månad första året, för att säkerställa att allt fungerar som det ska och att avtalet följs mellan parterna. Uppföljningsmötena kompletteras här med uppföljning enligt framtagen modell som syftar till att stämma av det utlovade långsiktiga arbetet verksamhetsutveckling, investeringar etc. Detta är första året uppföljning sker enligt modellen vilket innebär att eventuella kompletteringar och utvecklingsområden identifieras vid sammanträde och i fortsatt dialog med entreprenörerna. Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

37 TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2) Kultur- och fritidskontoret Diarienummer KFN 2016/59 Cecilia Högberg Produktionschef Bilagor 1. PP- Uppföljning Tjänstekoncessioner Safiren Data uppföljning 2016 Safiren 3. PP- Uppföljning Tjänstekoncessioner Gästhamnen PP- Uppföljning Tjänstekoncessioner Kråmö 2016

38 Tjänstekoncession Safiren Uppföljning av året

39 Bakgrund Tjänstekoncessionen för drift av badhus upphandlades under 2013 och avtalet löper till Tjänstekoncessionen tilldelades

40 Löpande uppföljning I avtalen för tjänstekoncessionerna framgår att uppföljningsmöten skall hållas 1 ggr/månad första året, för att säkerställa att allt fungerar som det ska och att avtalet följs mellan parterna. Efterföljande år kan parterna, om man är överens om det, minska ner antalet uppföljningsmöten, men minst en ggr/kvartal skall dessa hållas. Det är K som kallar till möten och ansvarar för dessa. Vid uppföljningsmötena fångas löpande aktuella frågeställningar och utmaningar. Uppföljningsmötena kompletteras här med framtagen uppföljningsmodell som syftar till att stämma av det utlovade långsiktiga arbetet verksamhetsutveckling, investeringar etc. 3

41 Allmänna kontroller Kontroll Tidsplan Status E skall genomföra kundmätningar som visar hur Redovisas på kunderna uppfattar service, bemötande, utbud och Till nämnd: Januari sida 5 kvaliteten i verksamheten. En gång om året skall E redovisa synpunkter, klagomål, svar samt vidtagna åtgärder. Till nämnd: Januari Redovisas på sida 6 E skall minst en gång årligen redovisa besöksfrekvens och avgiftsnivå för tjänster som tillhandahålls. Till nämnd: Januari Redovisas på sida 7 E skall årligen, senast 3 månader efter bokslutsdag, tillsända K sitt bokslut med verksamhetsberättelse. Till nämnd: Maj Uppföljning av öppettider enligt redovisad plan Till nämnd: Januari Redovisas på sida 8 4

42 Sammanfattat resultat av kundmätningar Antal svarande:432 Tidpunkt för mätning: 16/9-21/ Frågor och utfall- se enkät 5

43 Sammanfattad redovisning av synpunkter, klagomål, svar samt vidtagna åtgärder Antal inkomna: Ett 10 tal Synpunktsområde 1:Förbättringar Åtgärder: Handtag i bastun, samt duschar Synpunktsområde 2:Öppettider Åtgärder: Utökat allmänna tiderna Synpunktsområde 3:Utrustning/aktiviteter Åtgärder: Komplettering av gymutrustning, 6

44 Besöksfrekvens och avgiftsnivå för tjänster som tillhandahålls. Besöksfrekvens i anläggningen totalt Varav skolbad samt simundervisning för skolan 12,000 Varav föreningar 18,000 Varav allmänt bad Varav gruppträning/ledarledda aktiviteter Se prislista separat 7

45 Redovisning av öppettider Öppettider bad: Måndag, Onsdag, Fredag 08,00-21,00 Tisdag, Torsdag 06,00-21, Lördag, Söndag 08,00-17, Öppettider gym: Måndag, Onsdag, Fredag 06,30-21,30 Tisdag, Torsdag 06,00-21,30 Lördag, Söndag 08,00-17,00, Öppettider reception Måndag, Onsdag, Fredag 08,00-21,00, Tisdag, Torsdag 06,00-21,00 Lördag, Söndag 08,00-17,00 8

46 Kontroll kvalitetssäkring, miljöledning Safiren Kontroll Tidsplan Status- beskrivning Rapportering från skyddsronder Till nämnd: Mars JA Uppföljning miljöarbete Vattenkvalitet Energi Källsortering Rengöringsprodukter Till nämnd: Mars Vattenkvalitet TROTAB Energi TROTAB KÄLLSORTERING OK RENGÖRINGSPRODUKTER, miljövänliga produkter används i torrutrymmen Kontroll städning enligt rutin Frekvens: Stickprov Till nämnd: Mars JA 9

47 Kontroll utveckling och drift - Safiren Kontroll Tidsplan Status -beskrivning Fungerande samarbete för grupper med speciella behov Till nämnd: Januari JA Aktivteter för barn och unga, minst 5 Babysim, Minisim, simskola, enligt anbud Till nämnd: Januari gruppträning för ungdom, Funky kidz Samråd med skola/fritidsgård om utbud till barn och unga Till nämnd: Januari JA- Styrketräningsutbildning, simundervisning Hemläxa Klippkort*8 till simskolebarn Till nämnd: Januari JA Allmänhetens tillgång till simhallen ca 30 timmar 2 banor för motionssim i 25:an Till nämnd: Januari JA Simaktiviteter för vuxna, minst 6 enligt anbud, t.ex. morgonbad Till nämnd: Januari Vuxensimskola, VattengymnastiK, Crawl, morgonbad, motionsssim till musik Särskilda arrangemang Till nämnd: Januari Safirendagen Spin of hope Tröjsimmet- simma mellan sportlov och påsklov Utökat öppethållande på lov med aktiviteter 10

48 Kontroll utveckling och drift - Safiren Kontroll Tidsplan Status -beskrivning Tillgång till PT personlig tränare Till nämnd: Januari JA, 3 st Gruppträning JA, ca 15 grupper i veckan Till nämnd: Januari Tillgång till behandlingar Till nämnd: Januari JA, spabehandlingar, massage, diverse skönhetsbehandlingar Knutpunkt för tävlingar etc. Till nämnd: Januari NEJ Uthyrning till föreningar/ grupper Till nämnd: Januari JA, simklubb, dykklubbar, räddningstjänst m.fl. Utbud i cafeterian enligt Till nämnd: Januari Smoothies, yoghurt/kvargdrinkar, smörgåsar, pannkakor, 11

49 Investeringsplan- Safiren Kontroll Tidsplan Status- beskrivning Duschvagn för multihandikapp Frekvens: En gång Till nämnd: Januari 2018 NEJ Utrustning soldäck Flytleksaker och nya möbler i simhallen Kontinuerlig uppdatering av maskinparken i gymmet Frekvens: En gång Till nämnd: Januari 2017 Frekvens: En gång Till nämnd: Januari 2017 Frekvens: Årlig Till nämnd: Januari Utrustat med bord stolar, vilosängar samt blommor JA JA Har mer genomförts? Ombyggnation gym 12