Kallelse till Kultur- och fritidsnämnden

Transkript

1 Kanslienheten Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare Kallelse Datum Tid: Torsdagen den 2 maj 2019, kl. 18:00 Plats: Sammanträdesrummet, kommunhuset Gruppmöte: Majoriteten Oppositionen (S) Kallelse till Kultur- och fritidsnämnden Ärende Dnr 1. Godkännande av dagordningen 2. Information om tjänstekoncessionen Gästhamnen Apelago informerar (inga handlingar) 3. Information om Kulturskolan och biblioteken från kulturskolechef Klas Jättner och bibliotekschef Malin Lundin (inga handlingar) 4. Kvartalsrapport med helårsprognos 2019 för kultur- och fritidsnämnden 5. Budget 2020 med flerårsplan för , kultur- och fritidsnämnden KFN 2019/49 KFN 2019/50 6. Uppdrag biblioteksplan KFN 2019/51 7. Genomgång av mall för uppföljning av tjänstekoncessionerna 8. Uppföljning tjänstekoncession Trosa Camping och havsbad KFN 2019/23 9. Uppföljning tjänstekoncession Kråmö (handlingar lämnas på sammanträdet) KFN 2019/ Uppföljning utvecklingsbidrag Hedeby MCK KFN 2018/3 11. Anmälan av delegationsbeslut KFN 2019/1 12. Övriga anmälningsärenden KFN 2019/2 13. Övrigt (inga handlingar) Lena Isoz Ordförande Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

2

3 Kultur- och fritidskontoret Kerstin Tibbling Produktionschef Tjänsteskrivelse Datum Diarie nr KFN 2019/49 Kvartalsrapport med helårsprognos 2019 för kultur- och fritidsnämnden Förslag till beslut 1. Kultur- och fritidsnämnden överlämnar kvartalsrapport 2019 till kommunstyrelsen. 2. Kultur- och fritidsnämnden godkänner nämndens helårsprognos Ärende Sammantaget prognostiseras verksamheterna ett resultat enligt budget vid årets slut. En utvärdering av det totala stödet till föreningar pågår. Utredningen blir en viktig del för att utvärdera våra bidragsregler. Enheterna har redan genomfört ett antal aktiviteter och planerar för flera kommande projekt och verksamhetsdagar under året ; bland annat vårens Kulturskolans dag, sensommarens ungdomsfestival, föreningsdagen, Världsbokdagen. Kerstin Tibbling Produktionschef Bilagor 1. Kvartalsrapport per sista mars med helårsprognos 2019 Beslut till Kommunstyrelsen Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

4 Kultur- och fritidsnämnden Ordförande: Lena Isoz (M) Produktionschef: Kerstin Tibbling Kvartalsuppföljning med helårsprognos Totalt (tkr) Budget, netto Utfall, netto Avvikelse EKONOMISK ANALYS HELÅRSPROGNOS Sammantaget prognostiseras verksamheterna inklusive nämndens resultat till plus/ minus noll, i enlighet med budget, vid årets slut. En utvärdering av det totala stödet till föreningar pågår inkl. lokalsubventioner. Nämnden har fattat beslut om att pausa utbetalning av utvecklingsbidrag för lokaler då det varit svårt att utvärdera ansökningar på ett rättvist sätt. När utvärderingen av det totala stödet är klar kan nämnden fatta beslut om hur bidragsreglerna ska vara formulerade. VERKSAMHETSUTVECKLING Förvaltningen utvecklar kommunikation och marknadsföring i samverkan med en kommunikatör, i tätare samverkan med skolan och genom att erbjuda prova-på-aktiviteter. Samverkan med skolornas kulturombud för att främja barns och ungas deltagande i kulturlivet och demokratiska processer. Tillsammans med våra ungdomar planerar fritidsgården för sommarens ungdomsfestival. Fritidsgården samverkar regelbundet inom SSPF ( Skola, social, polis och fritidsgård) Årliga Kulturskolefestivalen genomförs i maj, men även ett stort antal konserter och föreställningar utöver det. Kulturskolan kommer att medverka under Halloweek i höst. Kulturskolan planerar att starta en gitarrorkester fr.o.m. ht-19. Vi utvecklar vår konsertverksamhet genom att i högre utsträckning även erbjuda elever som inte spelar i orkestrar möjlighet att göra fler konserter. Nyhetsbrev för att stärka kommunikationen med medborgare och intresset för kulturen i stort. Utredning av det totala stödet till föreningar pågår. Utifrån den kan bidragsreglerna utvärderas och revideras inför För att skapa sammanhållning inom föreningslivet och hjälpa föreningarna att nå ut till invånarna planeras åter en föreningsdag under hösten. Helhetsgrepp Vitalisskogen avseende friluftsmöjligheter, tillgänglighet för olika aktiviteter, information om leder mm. Satsningen på Kulturskolans uppsökande och öppna verksamhet gör att vi når elever från målgrupper som Kulturskolan annars har svårt att nå. Biblioteket och Kulturskolan firar Världsbokdagen i samarbete. Ny biblioteksplan Under våren genomförs författarbesök av årets Delblanc-pristagare med tillhörande bokcirkel. Vårt språknätverk Bokstart tillsammans med förskolor och BVC kommer igång. Arbetet kring främjandet av kulturarvet fortsätter genom att stötta arbetet med att ta fram en teaterföreställning om Kristina Gyllenstierna.

5

6 Kultur- och fritidskontoret Kerstin Tibbling Produktionschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KFN 2019/50 Budget 2020 med flerårsplan för , kultur- och fritidsnämnden Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämndens förslag till kommunfullmäktige: 1. Kommunfullmäktige godkänner budget 2020 med flerårsplan för kultur- och fritidsnämnden. Ärendet Budget för perioden är enligt anvisningar årligen uppräknad med 2 % för ökade personalkostnader och 2 % för övriga kostnadsökningar. Kommunfullmäktige fastställer mål för 2020 med flerårsplan i juni Nämnderna ska fastställa mål för 2020 och plan under hösten Kerstin Tibbling Produktionschef Bilagor 1. Förslag till budget 2020 med flerårsplan för Beslut till Kommunstyrelsen Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

7 Kultur och fritidsnämnden Ordförande: Lena Isoz (M) Produktionschef: Kerstin Tibbling Totalt (tkr) Budget föreg. år, netto Uppräkning Ramförändring 657 Budget, netto Investering, netto VERKSAMHETSOMRÅDE Bibliotek Fritidsgårdar Kulturskola Allmänkultur Avtal fritidsverksamhet Föreningsstöd Båtplatser Idrottsanläggningar Friluftsbad Samlingslokaler Elljusspår Gästhamn Kråmö Inomhusbad Camping VERKSAMHETSUTVECKLING Reviderade bidragsregler har tagits fram med utredningen av det totala stödet till föreningar som underlag. Under 2020 kommer verksamheten fortsatt utvecklas genom ökat samarbete mellan olika kulturaktörer intern och externt. Biblioteksrummet i Trosa förbättras ytterligare. Ekonomiska förutsättningar Budgeten för 2020 är enligt anvisningar uppräknad med 2 % för ökade personalkostnader och 2 % för övriga kostnadsökningar. Vidare har nämnden kompenserats med 657 tkr för ökad avskrivning, internränta samt internhyra. VERKSAMHETEN Kommunens tillväxt gör att vi ser över eventuella behov av nya verksamheter och utökning av befintliga. Vi når fler elever och besökare genom ökad marknadsföring och uppsökande verksamhet. Vi arbetar vidare med säsongsanpassade och behovsstyrda öppettider inom alla våra verksamheter. Fortsatt satsning på våra prioriterade grupper: barn och ungdomar, personer med funktionsnedsättning, nationella minoriteter och personer med annat modersmål än svenska. NÄMNDENS MÅL Kommunfullmäktige fastställer mål för 2020 med flerårsplan i juni Nämnderna ska fastställa mål för 2020 och plan under hösten Vi utvecklar samarbetet mellan produktionskontorets enheter för att främja barns och ungas deltagande i kulturlivet. Vi arbetar vidare med bl.a. kulturskolefestival föreningsdag, ungdomsfestival. Vi fortsätter att arbeta för allas rätt till en meningsfull fritid genom bl.a. Kompiskortet. Fortsatt utveckling och uppföljning av tjänstekoncessionerna och tillhörande fastigheter.

8

9 Kultur- och fritidskontoret Kerstin Tibbling Produktionschef Tjänsteskrivelse Datum Diarie nr KFN 2019/51 Biblioteksplan Förslag till beslut 1. Kultur- och fritidsnämnden uppdrar till kontoret att i samverkan med humanistiska nämnden ta fram en biblioteksplan för Trosa kommun Biblioteksplanen ska redovisas för kultur- och fritidsnämnden vid nämndens sammanträde i januari Ärendet Enligt bibliotekslagen 17 ska kommuner anta planer för sin verksamhet på biblioteksområdet. En biblioteksplan är ett redskap för att strukturerat och i samverkan ta tillvara de biblioteksresurser som finns, skapa beredskap för framtidens krav och för att stimulera till utveckling. Den ska bidra till god tillgänglighet och till att biblioteken anpassas efter användarnas behov samt gynna medborgarnas möjligheter att påverka och ställa krav på verksamheten. Den verksamhet som ska ingå i biblioteksplanen är all biblioteksverksamhet som kommunen bedriver som huvudman, även skolbiblioteksverksamhet. Planen bör också beskriva samarbetet och ansvarsfördelningen mellan de olika bibliotekstyperna. I Trosa kommun ansvarar kultur- och fritidsnämnden för folkbiblioteken och humanistiska nämnden för skolbiblioteken. Beslut om att ta fram en ny biblioteksplan måste därför fattas av båda nämnderna. Biblioteksplanen antas sedan av kommunfullmäktige. Kerstin Tibbling Produktionschef Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

10

11 Kultur- och föreningsenheten Sara Fältskog Eldros kultur- och Tjänsteskrivelse Datum Diarie nr KFN 2019/23 Återrapportering tjänstekoncession Trosa Camping och havsbad, 2018 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner återrapportering från Trosa Camping och Havsbad. Ärendet Samtliga tjänstekoncessioner under Kultur- och fritidsnämnden lämnar en årlig återrapportering till Kultur- och fritidsnämnden under första kvartalet. I återrapporteringen redogörs för verksamheternas bokslut, resultat- och balansrapport, öppethållande under året, besöksfrekvens/beläggning, avgifter, kvalitetssäkring och miljöledning, utveckling och drift, uppföljning av investeringar, resultat från kundundersökningar samt synpunkter från besökare. Tjänstekoncessionen Trosa Camping och Havsbad har inkommit med samtliga efterfrågade handlingar. Sara Fältskog Eldros kultur- och Bilagor 1. Återrapportering för verksamhetsår 2018, Trosa Havsbad & Camping 2. Årsbokslut 2018 Beslut till Kultur- och Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

12 Återrapportering tjänstekoncessioner Uppföljning av året 2018 Kultur- och fritidsnämnden

13 Uppföljning tjänstekoncessioner I avtalen för tjänstekoncessionerna framgår att uppföljningsmöten skall hållas 1 ggr/månad första året. Efterföljande år ses parterna minst 1ggr/kvartal. Det är K som kallar till möten och ansvarar för dessa. Uppföljningsmötena kompletteras med framtagen uppföljningsmodell som syftar till att stämma av det utlovade långsiktiga arbetet verksamhetsutveckling, investeringar etc. Samtliga tjänstekoncessioner lämnar underlag för återrapportering till KFN under första kvartalet varje år. 2

14 Innehåll återrapportering Kundmätningar Synpunkter från besökare + åtgärder Bokslut, resultat- och balansrapport Öppethållande Besöksfrekvens Avgifter Kvalitetssäkring och miljöledning Utveckling och drift Uppföljning investeringar 3

15 Trosa Havsbad & Camping Tjänstekoncessionen för drift av Trosa Camping och tillhörande havsbad upphandlades under 2016 och avtalet löper till Tjänstekoncessionen tilldelades Återrapporteringen avser perioden

16 Resultat- och balansrapport 2018, Trosa Havsbad & Camping Räkenskapsår För en detaljerad redovisning, se Bilaga 2: Årsbokslut

17 Sammanfattat resultat av kundmätningar, Trosa Havsbad & Camping Enkätundersökning Antal svarande: 33 Tidpunkt för mätning: Hur upplevde du service och bemötande i receptionen/butiken? 96 % nöjd/mkt nöjd Hur upplevde du service och bemötande i caféet/restaurangen? 72 % nöjd/mkt nöjd Hur upplever du anläggningens skick och dess funktioner? Öppna svar 6

18 Sammanfattat resultat av synpunkter, klagomål och åtgärder, Trosa Havsbad & Camping Antal inkomna synpunkter/klagomål: 59 st. Städning, 7 st. Vägar: 7 st. Övre servicebyggnad: 12 st. Myntautomater för dusch: 24 st. Övriga (värme, stugor, rwc-toalett, utrustning, övriga byggnader, tillgänglighet): 9 st. De allra flesta synpunkterna har hanterats i direkt dialog med gästerna, oftast med direkt kompensation till gästen. Vissa synpunkter har förmedlats till hyresvärd. 7

19 Besöksfrekvens, Trosa Havsbad & Camping Totalt antal besökare 2018: ca Totalt antal besökare 2017: ca Varav camping stugor Kommentar: fel i registreringen av antal gästnätter för stugor i SCR:s system. Enl. E ligger det verkliga antalet gästnätter närmare 2017 års nivå. Dock en klar minskning jfrt med föregående år. 8

20 Avgiftsnivå för tjänster som tillhandahålls, Trosa Havsbad & Camping A-plats högsäsong Säsongsplats A högsäsong Stuga 4 pers högsäsong Jogersö 330 kr/dygn inkl. el kr/dygn Farstanäs 280 kr/dygn inkl. el kr/dygn Trosa 380 kr/dygn inkl. el kr/dygn För fullständiga priser, se Bilaga 1, Återrapportering för verksamhetsår

21 Redovisning av öppettider, Trosa Havsbad & Camping Reception/butik: Café/restaurang: Högsäsong, kl. 08:00 22:00 Lågsäsong: helger kl. 08:00 20:00, bemanning på området alla dagar kl. 10:00 16:00 Vecka :00 22:00 alla dagar Vecka Mån tors 11:00 20:00/22:00 Fre sön 08:00 19:00/20:00/22:00 Generellt lågsäsong: Öppet efter överenskommelse 10

22 Kontroll kvalitetssäkring/miljöledning, utveckling och drift, investeringar, Trosa Havsbad & Camping Kvalitetssäkring/miljöledning Samtliga utvärderingsområden gällande kvalitetssäkring/miljöledning kontrollerade enligt modell, kontroller redovisas separat. Se bilaga 1. Utveckling och drift Samtliga verksamhetsområden som ska kontrolleras genomförs, utom tre: 1. Yoga, ersattes av träning på stranden 2. All personal utbildad i HLR minst en person i personalen med kunskap i HLR på plats varje dag under högsäsong 3. Barnklubb/sommarläger, genomfördes ej pga för låg efterfrågan Investeringar Utökning av serveringsyta vid restaurangen, trädäck 176 m 2 + vinterträdgård 40 m 2. 11

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38 Kultur- och föreningsenheten Sara Fältskog Eldros kultur- och Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KFN 2018/11 Uppföljning Utvecklingsbidrag lokal/anläggning Hedeby MCK Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner uppföljningen från Hedeby MCK gällande användandet av utvecklingsbidrag lokal/anläggning. Ärendet Föreningen Hedeby MCK beviljades i februari 2018 ett utvecklingsbidrag om kr (KFN 2018/3 6). Bidraget syftade till att utgöra ett stöd för klubben vid återuppbyggnad av den klubbstuga som brann ner vid årsskiftet Föreningen uppmanades samtidigt att återrapportera bidragets användning till kultur- och fritidsnämnden senast den 31 januari Föreningen inkom i tid med sin återrapportering, men ärendet har inte redovisats i nämnd förrän nu. Enligt uppföljningen har föreningen införskaffat nya baracker, ny traktor, nytt trädäck runt klubblokalen samt en dieselvärmare för uppvärmning. Den totala kostnaden för dessa åtgärder uppgår till ca. 165 tkr, till vilket bidraget från Trosa kommun har utgjort en mindre intäkt. Sara Fältskog Eldros kultur- och Bilagor Uppföljning Utvecklingsbidrag från Hedeby MCK Beslut till Hedeby MCK Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

39 brann våran klubblokal upp tillsammans med våran nya traktor klubblokalen var oförsäkrad men traktorn var försäkrad ( vi hade då ägt den i 1 månad och rustat upp den för ca 10 vi han bara ha den vid banan 1 vecka ) städade vi upp allt utom den utbrända containern som vi förvarade att vårat material div verktyg depåtält gasolvärmare grillar Etc. + byggmaterial för ca : Då fick Peter Wesslund tips om att Scania hade en godsmottagning bestående av 3 st sammansatta baracker som dom skulle avrusta (riva) hämtades en av klubben in lånad barack för tillfälligt tjänstgöra som omklädnings rum transport 1.500: inhandlades två st containrar för : för att användas som grund till barackerna samt transport a 3000: ställdes barackerna på plats med kranbil : mars apr dec : inhandlades en ny traktor för : plus transport har det byggts trä däck runt klubblokalen för ca samt inhandlas en trapp för jan 19 införskaffades en dieselvärmare för upp värmning för 5.000: ( vågar inte längre att värma med kamin)

40

41

42 Kultur och fritidsnämnden Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KFN 2019/1 Anmälan av delegeringsbeslut Löpnr/ Dnr Punkt i del. ordning Ärende och beslut Datum för beslut Delegat, titel 2018/ Beslut om tilldelning i upphandling Drift av Trosa gästhamn Social, PRO Vagnhärad- Västerljung, kr Idrott, Trosa-Vagnhärads skyttegille, 996 kr 4.2 Beslut om Ledarutbildningsbidrag, Friskis & Svettis, kr 4.2 Beslut om Driftbidrag lokal/anläggning Idrott, Trosa- Vagnhärads skyttegille, kr 4.2 Beslut om Driftbidrag lokal/anläggning Idrott, Trosa Frisksportklubb, kr Idrott, Friskis & Svettis, kr Kerstin Tibbling, Produktionschef Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

43 TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(6) Kultur och fritidsnämnden Kultur, Trosa Kammarmusikförening, kr 4.2 Beslut om Driftbidrag lokal/anläggning Social, Finska föreningen, kr 4.2 Beslut om Driftbidrag lokal/anläggning Social, Tjej- och transjouren Lina, kr 4.2 Beslut om Driftbidrag lokal/anläggning Idrott, Trosabygdens OK, kr Idrott, Trosabygdens OK, kr Kultur, Trosa Riksteaterförening, kr 4.2 Beslut om Driftbidrag lokal/anläggning Idrott, Friskis & Svettis, kr 4.2 Beslut om Driftbidrag lokal/anläggning Kultur, Art See Ocean Gallery, kr Kultur, Art See Ocean Gallery, kr Kultur, Sparkstar, kr Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog

44 TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 3(6) Kultur och fritidsnämnden Idrott, Trosa Karateklubb, kr Kultur, Västerljungs hembygdsförening, kr 4.2 Beslut om Driftbidrag lokal/anläggning Kultur, Sparkstar, kr 4.2 Beslut om Driftbidrag lokal/anläggning Kultur, Västerljungs hembygdsförening, Kultur, Trosakören, kr Social, Trosa Boulesällskap, kr Kultur, Trosa hembygdsförening, kr Social, TV-klotet Boule, kr Idrott, Trosa Vagnhärads SK, kr Kultur, Delblancsällskapet, kr Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog

45 TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 4(6) Kultur och fritidsnämnden Idrott, Trosa Ridsällskap, kr 4.2 Beslut om Driftbidrag lokal/anläggning, Trosa Ridsällskap, kr Idrott, Trosa Badmintonklubb, kr 4.2 Beslut om Driftbidrag lokal/anläggning Idrott, Trosa Scoutkår, kr idrott, Trosa Scoutkår, kr Idrott, Trosa Båtklubb, kr 4.2 Beslut om Driftbidrag lokal/anläggning Idrott, Trosa Taekwondoförening, kr Idrott, Trosa Taekwondoförening, kr 4.2 Beslut om Driftbidrag lokal/anläggning Idrott, Västerljungs IF, kr Idrott, Västerljungs IF, kr Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog

46 TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 5(6) Kultur och fritidsnämnden Kultur, Trosabygdens Konstförening, kr Kultur, Vagnhärads Hembygdsförening, kr 4.2 Beslut om Driftbidrag lokal/anläggning Kultur, Vagnhärads Hembygdsförening, kr Idrott, Trosa-Vagnhärads Tennisklubb, kr Idrott, Trosabygdens simsällskap, kr 4.2 Beslut om Driftbidrag lokal/anläggning Idrott, Trosa Atletik IF, kr 4.2 Beslut om Driftbidrag lokal/anläggning Idrott, Trosa-Vagnhärads Tennisklubb, kr 4.2 Beslut om ledarutbildningsbidrag, Trosa Fisksportklubb, kr Social, SPF Seniorerna, kr 4.3 Beslut om registrering av lotteriverksamhet, Röda korset, giltigt t.o.m Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog

47 TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 6(6) Kultur och fritidsnämnden Beslut om registrering av lotteriverksamhet, PRO Vagnhärad-Västerljung, giltigt t.o.m Sara Fältskog

48

49 Kommunkontoret Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KFN 2019/2 Anmälningsärenden Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av anmälningarna. Anmälningsärenden Kommunfullmäktige Beslut , 6. Revidering av reglemente för kommunstyrelse och nämnder i Trosa kommun. Beslut , 7. Trosa kommuns policy mot trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier samt handlingsplan. Beslut , 9. Program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare i Trosa kommun. Kommunstyrelsen Beslut , 7. Budgetförutsättningar 2020 med plan Beslut , 8. Anvisning för kommunfullmäktige, kommunstyrelse och nämndernas målarbete. Beslut , 35. Näringslivsplan för Trosa kommun Datainspektionen Anmälan av personuppgiftsincident. KFN 2019/44 Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se