Kallelse till Kultur- och fritidsnämnden

Transkript

1 Kanslienheten Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare Kallelse Datum Tid: Torsdagen den 25 februari 2016, kl. 18:00 Plats: Sammanträdesrummet, kommunhuset Gruppmöte: Gruppmöte majoriteten Gruppmöte oppositionen Kallelse till Kultur- och fritidsnämnden Ärende Dnr 1. Godkännande av dagordningen 2. Bokslut och verksamhetsberättelse 2015 för kultur- och fritidsnämnden KFN 2016/9 3. Redovisning av utförd internkontrollplan 2015 KFN 2015/61 4. Internkontrollplan 2016 KFN 2016/8 5. Information: Samkultur Sörmlands kulturplan (inga handlingar) 6. Information: Remiss Kråmö (inga handlingar) 7. Tjänstekoncession Trosa camping (handlingar dukas, inte öppet sammanträde) KFN 2016/6 8. Delegationsbeslut KFN 2016/1 9. Övriga anmälningsärenden KFN 2016/2 10. Övrigt (inga handlingar) Lena Isoz Nadja Furuberget Skog Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post:

2 Kultur- och fritidskontoret Cecilia Högberg Produktionschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KFN 2016/9 Bokslut och verksamhetsberättelse 2015 för Kultur- och fritidsnämnden Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att godkänna bokslut 2015 och att överlämna bokslutet till kommunstyrelsen Sammanfattning Nämnden redovisar ett positivt resultat med tkr. Huvuddelen av överskottet härrör från lägre kostnad för räntor och avskrivningar, kapitaltjänstkostnader, än budgeterat för Safiren. Ett stort antal aktiviteter har genomförts under året och måluppfyllelsen har på enhetsnivå varit god även om det på övergipande nivå finns möjlighet till förbättring. Ärendet Nämnden uppvisar ett positivt resultat med tkr. Huvuddelen av överskottet härrör från lägre kostnad för räntor och avskrivningar, kapitaltjänstkostnader, än budgeterat för Safiren. Vid delårsrapporten prognostiserades detta ge ett positivt resultat om tkr men resultat försämrades genom kostnadsförda advokatkostnader rörande tvisten om Safiren. Trosa kommun har meddelats gynnande dom vilket innebär att dessa kostnader kommer att täckas av motparten i det fall domen inte omprövas. Ett stort antal aktiviteter har genomförts under året och några av årets viktigaste händelser är, tjänstekoncessionsupphandling för Trosa gästhamn och Kråmö, bidragssystemet har reviderats, meröppet även på Trosa, språkcaféer, konsttriangeln, kulturfnatt, nya ämnen har testats och införts på Kulturskolan, kulturskolan har genomfört konserter på samtliga äldreboenden, fritidsgårdarna har haft sommaröppet i Gästhamnen i Trosa under juni och augusti och vi har startat en Ungdomsgrupp med ungdomar från Trosa IRL och Ungdomens Hus. Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

3 TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2) Kultur- och fritidskontoret Det fortsatta utvecklingsarbetet kommer bland annat att handla om att kommunicera det nya bidragssystemet, utveckla samarbetet med biblioteken och andra kulturaktörer kring programverksamhet och evenemang, bidra i arbetet med att utveckla skolbiblioteken, samla resurser för att stötta kommunens ungdomar, tidigarelägga möjligheten att gå på kulturskolan, fortsatt arbete för förbättringar på våra idrotts- och friluftsanläggningar, kulturskolan ökar kursutbudet och försöker göra kurser attraktiva för barn i låg- och högstadieåldrar med ämnen som t ex bild/konst, musikteknik/produktion och sång/kör utifrån förfrågan och möjligheter. Cecilia Högberg Produktionschef Monica Andersson Ekonom Bilagor 1. Totalt Bokslut 2015 KFN Beslut till Kommunstyrelsen

4 Kultur- och fritidsnämnden Ordförande: Lena Izoz (M) Produktionschef: Cecilia Högberg Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget /15 Verksamhetens intäkter ,94% Verksamhetens kostnader ,87% Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat ,02% Verksamhetsområde Bibliotek Fritidsgårdar Kulturskola Allmänkultur Avtal fritidsverksamhet Föreningsstöd Båtplatser Idrottsanläggningar Friluftsbad Samlingslokaler Elljusspår Gästhamn Kråmö Inomhusbad Camping Ekonomisk analys Nämnden uppvisar ett positivt resultat med tkr. Huvuddelen av överskottet härrör från lägre kostnad för räntor och avskrivningar, kapitaltjänstkostnader, än budgeterat för Safiren. Vid delårsrapporten prognostiserades detta ge ett positivt resultat om tkr men resultat försämrades genom kostnadsförda advokatkostnader rörande tvisten om Safiren. Trosa kommun har meddelats gynnande dom vilket innebär att dessa kostnader kommer att täckas av motparten i det fall domen inte omprövas. Årets viktigaste händelser Ett stort antal aktiviter har genomförts under året. Några viktiga händelser är; Tjänstekoncessionsupphandling har genomförts för Trosa gästhamn och Kråmö och nya driftavtal från 2016 har tecknats. Bidragssystemet har reviderats för bidrag till såväl idrotts- och kulturföreningar. Meröppet finns nu även på Trosa bibliotek som fungerar mycket bra, en lyckad satsning på båda orterna. Bokjuryn, nästan barn läste och röstade under vårterminen. Språkcaféer i samarbete med SFI och läsecirkel med SAS-elever (svenska som andraspråk). Minibio med kvalitetsfilm för ca 300 barn på biblioteket Navet. Konsttriangeln genomfördes i samverkan med lokala konstnärer och Trosabygdens konstförening. Kulturfnatt Bilder som berättar juni september: fotoutställning genomförd av hembygdsföreningarna i Trosa kommun och Sörmlands museum. Konstutställningar i Trosa kvarn för lokala konstnärer i samverkan med Trosabygdens konstförening. Nya ämnen testats och införts på Kulturskolan, konst samt sång och musikskapande. Kulturskolan har genomfört konserter på samtliga äldreboenden. Kulturskolefestival genomförd med orkestrar från sex av länets kommuner. Fritidsgårdarna har haft sommaröppet i Gästhamnen i Trosa under juni och augusti. Renovering av hopptornet på Trosa havsbad och Västra Stadsfjärdsbryggan. Vi har startat en Ungdomsgrupp med ungdomar från Trosa IRL och Ungdomens Hus som ska vara med och påverka utformningen av fritidsgårdarnas verksamheter.

5 Framtiden Genomföra tjänstekoncessions upphandling för Trosa camping och havsbad. Kommunicera det nya bidragssystemet. Fortsätta utveckla samarbetet med biblioteken och andra kulturaktörer kring programverksamhet och evenemang. Bidra i arbetet med att utveckla skolbiblioteken. Gemensamt samla resurser för att stötta kommunens ungdomar. Tidigarelägga möjligheten att gå på kulturskolan. Fortsatt arbete för förbättringar på våra idrottsoch friluftsanläggningar. Kommunens tillväxt gör att vi får under denna period se över eventuella behov av nya verksamheter. Kulturskolan ökar kursutbudet och försöker göra kurser attraktiva för barn i låg- och högstadieåldrar med ämnen som t ex bild/konst, musikteknik/produktion och sång/kör utifrån förfrågan och möjligheter. Verksamhetsmått Verksamhetsmått Redov Redov Redov Småbåtshamn Antal platser varav stora platser Antal uthyrda platser Kö, stora platser Föreningsstöd Antal föreningar som erhåller stöd * Antal aktiviteter, idrottsföreningar Totalt antal deltagare Allmän kultur Antal kulturföreningar som erhåller stöd Kulturbidrag, aktiviteter Antal kulturarrangemang och utställningar Antal arrangemang i Trosa kvarn Antal besökare, kulturarrangemang Trosa kvarn Fritidsgårdarna Antal stora arrangemang Antal besökare på stora arrangemang Trosa Vardagskvällar, ant besökare Helgkvällar, ant besökare Vagnhärad Vardagskvällar, ant besökare Helgkvällar, ant besökare Biblioteken Antal besökare ** Antal utlån*** Antal e-lån Antal besök på hemsidan**** i.u. Antal utställningar och arrangemang ***** Kulturskolan Antal debiterade elever Antal ämneskurser Kö *Nya nyckeltal Kulturföreningar var tidigare inräknade i Antal föreningar under Föreningsstöd. Antal kulturarrangemang fördelas 2013 under allmänna och de arrangerade i Trosa kvarn. ** meröppnare ingår inte, uppskattas till ca 2700 (ca 250/mån), skolbiblioteken har medfört färre klassbesök, många förtidsröstare 2014 ***varav 2669 e-lån 2014 **** gammalt nyckeltal ***** nyckeltalet har flyttats till Allmän kultur

6 Personal Personal Budget Utfall Utfall Personalkostnader, tkr Personalkostn/total kostnad 19% 19% 23% Hållbar utveckling Kulturverksamheten bidrar till att uppfylla de kommunala målen om delaktighet och inflytande i samhället genom att erbjuda medborgarna en meningsfull och stimulerande fritid och möjlighet att delta i kulturella sammanhang. Genom arbetet med kultur inom ramen för Finskt förvaltningsområde främjas även finskspråkiga medborgares delaktighet och inflytande. Bibliotekens personal har påbörjat arbetet med, och dialogen om, vår roll i utvecklingen av ekologisk hållbarhet i samhället och våra möjligheter att påverka. Biblioteken strävar alltid efter att vara en källa för information för att främja demokratin och en mötesplats för alla. Biblioteken utför också värdefulla arbeten genom språkcaféer med SFI, SAS och det finska förvaltningsområdet. Biblioteken fyller även en viktig funktion då vi har skapat arbetstillfällen i samarbete med AME och arbetsförmedlingen och våra besök i äldreboenden har hälsofrämjande kvaliteter. Fritidsenheten bidrar till att uppfylla de kommunala målen om delaktighet och inflytande i samhället genom att erbjuda medborgarna en meningsfull och stimulerande fritid. Vi samverkar med SFI och upplåter Trosa fritidsgård på lördagar att vara en öppen plats att mötas på. Fritidsgårdarna utvecklar ungdomarnas delaktighet med ungdomsgrupper och ett ungdomsråd, som driver olika ungdomsfrågor. Vi skapar även mycket arbetstillfällen i samarbete med AME. Vi källsorterar på båda våra fritidsgårdar och har en dialog med ungdomarna om detta.

7 Fritid & Fritidsgårdarna Fritidschef: Petter Björkman Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget /15 Verksamhetens intäkter ,77% Verksamhetens kostnader ,94% Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat ,54% Verksamhetsområde På entreprenad: Badhuset Safiren, Trosa Gästhamn, Trosa havsbad & camping, Kråmö stugby & naturreservat Föreningsstöd Båtplatser Avtal fritidsverksamhet Friluftsbad Elljusspår Idrottsanläggningar Idrottshallar och gymnastiksalar Samlingslokaler Lotteritillstånd Fiske Fritidsgårdarna i Trosa kommun samt dagverksamhet i Hedebyskolan, Vagnhärad Ungdomsarrangemang i kommunen Ekonomisk analys Redovisar ett överskott med tkr vilket är kopplat till Badhuset Safiren. Räntor och avskrivningar, kapitaltjänstkostnader, som en följd av genomförd investering i badhuset hade budgeterats för hela året men startade inte förrän i april. Årets resultat påverkades även negativt av advokatkostnader rörande tvisten om Safiren. Trosa kommun har meddelats gynnande dom vilket innebär att dessa kostnader kommer att täckas av motparten i det fall domen inte omprövas. Årets viktigaste händelser Nya driftsavtal med entreprenörerna på Kråmö stugby och i Gästhamnen i Trosa. Spontning av Gästhamnen. Fritidsgårdarna har haft sommaröppet i Gästhamnen i Trosa under juni och augusti. Muddring av Gästhamnen och inloppet på Trosaån. Renovering av hopptornet på Trosa havsbad och Västra Stadsfjärdsbryggan. Vi har startat en Ungdomsgrupp med ungdomar från Trosa IRL och Ungdomens Hus som ska vara med och påverka utformningen av fritidsgårdarnas verksamheter. Följande stora arrangemang har vi genomfört: Skidresa till Romme Tjejkväll 2 st. bioresor till Heron City 2 st. discon på Trosa IRL Gröna Lundresa, skolavslutningen Resa till Ullared Skolbal på Folkets Hus 2 st. 24-timmars aktivitetsdygn på Ungdomens Hus Lazerdom i Hedebyhallen Spökvandring på Häradsvallen Stockholmsresa samt riktade arrangemang till skolorna: Teaterföreställning i Hedebyhallen Klassamtal på Tomtaklintskolan Friluftsdag på Tomtaklintskolan Framtiden Renovera de kommunala båtplatsbryggorna. I samarbete med Studiefrämjandet, erbjuda rockmusikverksamhet och inspelningsteknik. Fortsatt samarbete i samrådsgruppen där vi gemensamt ska samla resurserna för att stötta kommunens ungdomar. Utveckla fritidsgårdarnas sommarverksamhet i samverkan med Ungdomsgruppen. Vi ser över ansvaret för spolning av isar

8 Avstämning mot mål 70 % av de fritidsföreningar som har tid i kommunens gymnastik- och sporthallar är nöjda med sina tider. I vår senaste enkätundersökning är 63 % nöjda med sina tider. Vi når inte riktigt målet. Alla kan inte få tider mellan , måndag torsdag, vilket är de mest efterfrågade tiderna, men ingen förening blir utan tid. 90 % av föreningarna som kontaktar fritidskontoret är nöjda med bemötande och service. I vår senaste enkätundersökning är 92 % nöjda med bemötandet och service. Vi når målet. 90 % av de ungdomar som besöker kommunens fritidsgårdar är nöjda med öppethållandet. I vår senaste enkätundersökning är 81 % nöjda med våra öppettider. Vi ökar med 6 %, men når inte målet. 90 % av de ungdomar som besöker kommunens fritidsgårdar är nöjda med bemötandet och servicen. I vår senaste enkätundersökning är 100 % nöjda med bemötandet och 100 % nöjda med informationen om våra aktiviteter. Vi når målet. 90 % av de ungdomar som besöker kommunens fritidsgårdar är nöjda med utbudet. I vår senaste enkätundersökning är 93 % nöjda med våra aktiviteter och 91 % nöjda med arrangemangen. Vi når målet. Hållbar utveckling Fritidsverksamheten bidrar till att uppfylla de kommunala målen om delaktighet och inflytande i samhället genom att erbjuda medborgarna en meningsfull och stimulerande fritid. Vi samverkar med SFI och upplåter Trosa fritidsgård på lördagar att vara en öppen plats att mötas på. Fritidsgårdarna utvecklar ungdomarnas delaktighet med 2 st. ungdomsgrupper som driver olika frågor. Vi skapar även mycket arbetstillfällen i samarbete med Arbetsmarknadsenheten. Vi källsorterar på båda våra fritidsgårdar och har en dialog med ungdomarna om detta.

9 Biblioteken Kulturchef: Johan Eklind Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget /15 Verksamhetens intäkter ,68% Verksamhetens kostnader ,05% Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat ,02% Verksamhetsområden Folkbibliotek Skolbibliotek Utställningar, barnteater och författarbesök Uppsökande verksamhet, t ex äldreboenden och fritidsgårdar Bokdepositioner, t ex BVC och Folktandvården Samverkan med förskolor, skolor, föreningar och studieförbund Ekonomisk analys Enheten gör ett positivt resultat, främst beroende på att en långtidssjukskrivning inte vikariesatts till 100%. Årets viktigaste händelser Meröppet även i Trosa from februari. En skolbibliotekssamordnare på 25% har anställts för att fortsätta samordningen av uppstartarbetet med alla 6 skolbiblioteken. Bokhund. Vår barnbibliotekarie går utbildning med sin hund och har haft praktik med en elev på Fornbyskolan. 7 författarbesök/litterära caféer, varav ett fullsatt, i samarbete med Trosabygdens kulturråd och Studiefrämjandet. Bokjuryn, nästan barn läste och röstade under vårterminen och många vann fina priser! Vår succé med kvalitetsfilm för de små fortsatte under 2015 med ca 300 barn som besökte vår minibio som hålls på biblioteket Navet varannan onsdag. Språkcaféer i samarbete med SFI och läsecirkel med SAS-elever (svenska som andraspråk). Berätta, Leka, Läsa - även de minsta har rätt till kvalitativ kultur, och det fick nästan alla kommunens 1-3-åringar i form av teaterföreställning och en egen bok! Framtiden Skolbiblioteken blir riktiga skolbibliotek. Arbetet med Bokjuryn fortsätter med hjälp av bidrag från Kulturrådet. Den uppsökande verksamheten ses över så böcker oftare byts ut på t ex fritidsgårdar, BVC och Folktandvården. Samverkan med kommunens verksamheter och föreningar fortsätter att utvecklas. T ex SFI/SAS, litterära caféer, lovverksamhet och användande av biblioteksrummet i utbyte mot tjänster. Fortsatt samarbete med länets bibliotek och länsbiblioteket. Avstämning mot mål År 2015 är 90% av medborgarna nöjda med öppettiderna. Resultat: 78% nöjda, målet är inte uppnått men resultatet är inte tillförlitligt pga enbart 33 enkätsvar. (84% 2014, 79% 2013) År 2015 upplever 95% av medarbetarna ett högt medarbetarengagemang. Resultat: 79%, utvecklingsarbete utifrån enkätens frågeställningar planeras till kommande år. (83% 2014, 79% 2013) År 2015 är 90% av de som kontaktar kommunens bibliotek nöjda med bemötandet och servicen. Resultat: 92% nöjda. Målet uppnått men resultatet är inte tillförlitligt pga enbart 33 enkätsvar. (87% 2014, 82% 2013) År 2015 är 90% av medborgarna nöjda med mediebeståndet på kommunens bibliotek.

10 Resultat: 73% nöjda. Målet är inte uppnått men resultatet är inte tillförlitligt pga enbart 33 enkätsvar. (81% 2014, 38% 2013) Hållbar utveckling Bibliotekens personal har påbörjat arbetet med, och dialogen om, vår roll i utvecklingen av ekologisk hållbarhet i samhället och våra möjligheter att påverka. Biblioteken strävar alltid efter att vara en källa för information för att främja demokratin och en mötesplats för alla. Biblioteken utför också värdefulla arbeten genom språkcaféer med SFI, SAS och det finska förvaltningsområdet. Biblioteken fyller även en viktig funktion då vi har skapat arbetstillfällen i samarbete med AME och arbetsförmedlingen och våra besök i äldreboenden har hälsofrämjande kvaliteter.

11 Allmänkultur Kulturkonsulent: Sara Fältskog Eldros Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget /15 Verksamhetens intäkter ,38% Verksamhetens kostnader ,87% Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat ,77% Verksamhetsområde Allmän kultur Föreningsstöd Ekonomisk analys Verksamheten uppvisar ett överskott vilket främst beror på intäkter från hyra av Trosa kvarn. Årets viktigaste händelser KonstTriangeln 16 20/4: konstrunda i samarbete med lokala konstnärer och Trosabygdens konstförening. Bilder som berättar juni september: fotoutställning genomförd av hembygdsföreningarna i Trosa kommun och Sörmlands museum. Kulturfnatt i Vagnhärad 12/9. Samarbete med biblioteken kring programverksamhet. Påbörjat ett strategiskt arbete med mål och verksamhetsplan för programverksamheten. Stöd till kulturarrangemang som genomförts inom ramen för finskt förvaltningsområde. Samarbeten med lokalt föreningsliv: föredrag med Brutus Östling i samverkan med Naturskyddsföreningen. Översyn av föreningsbidrag, genomförd centralt på Kultur- och fritidskontoret. Framtiden Fortsatt samarbete med andra kulturaktörer i regionen. KonstTriangeln påskhelgen Fortsatt samarbete med bl.a. biblioteken kring evenemang. Fortsatt arbete med kulturevenemang inom ramen för finskt förvaltningsområde. Fortsatt arbete med mål och verksamhetsplan för programverksamheten i samarbete med biblioteken. Tydligare kommunicera bidragssystemet. Avstämning mot mål 1. År 2015 ska 95 % av publiken vara nöjda med utbudet av kulturarrangemang Målet handlar om att medborgarna är nöjda med möjligheterna till att kunna utöva fritidsintressen inom kultur. Utvärdering har inte kunnat genomföras under året. 2. År 2015 ska 95 % av kulturföreningarna svara 4-5 på en femgradig skala där 5 är högsta betyg Målet handlar om de lokala kulturföreningarnas och övriga kulturaktörernas nöjdhet rörande bemötande från kulturkonsulenten. Enligt enkätundersökning genomförd i november 2015 ger 97 % av respondenterna betyget 4-5. Målet anses uppfyllt. 3. År 2015 ska 80 % av kulturföreningarna svara 4-5 på en femgradig skala där 5 är högsta betyg Målet handlar om de lokala kulturföreningarnas och övriga kulturaktörernas nöjdhet rörande kulturkonsulentens hantering av ärenden. Enligt enkätundersökning genomförd i november 2015 ger 95 % av respondenterna betyget 4-5. Målet anses uppfyllt. 4. År 2015 ska minst tre kulturföreningar ansöka om Utvecklingsbidrag Utvecklingsbidraget har under 2015 sökts av en kulturförening i Trosa kommun. Målet anses inte uppfyllt. Hållbar utveckling Kulturverksamheten bidrar till att uppfylla de kommunala målen om delaktighet och inflytande i samhället genom att erbjuda medborgarna en meningsfull och stimulerande fritid och möjlighet att delta i kulturella sammanhang. Genom arbetet med kultur inom ramen för Finskt förvaltningsområde främjas även finskspråkiga medborgares delaktighet och inflytande.

12 Kulturskolan Kulturchef: Johan Eklind Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget /15 Verksamhetens intäkter ,12% Verksamhetens kostnader ,08% Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat ,29% Verksamhetsområden Kulturskolan genomför avgiftsbelagd frivillig undervisning inom kulturområdet för barn och ungdomar i åldrarna 6-ca 20 år. Utbudet består av musikundervisning - enskilt, i grupper och i ensembler och konst samt streetdance och teater i samarbete med NBV. Kulturskolan genomför musikundervisning i grundskolans åk 3 som innebär att samtliga elever får undervisning i musik av kulturskolans lärare två gång i veckan. Ekonomisk analys Enheten gör ett svagt positivt ekonomiskt resultat. Viktigaste händelser i år Konst, OnStage och sång Nya ämnen har testats och införts. En konstgrupp i Västerljung, en elevgrupp som fick undervisning i musikskapande samt sångelever. Kultur i särskilda boenden Alla elever i åk 3 gjorde uppskattade konsertbesök i alla äldreboenden, och duon Näckrosorna besökte alla äldreboenden en gång per månad. Konserter för kulturskolans elever m fl UKS big band, som består av elever från flera orter i Sörmland, besökte oss och spelade tillsammans med Trosa storband och den moderna folkmusikgruppen Kolonien gjorde en konsert och hade en workshop med kulturskoleelever. Kulturskolefestival/Kulturskolans dag Trosas egen kulturskolefestival, med orkestrar från 6 av länets kommuner, där alla som ville av kulturskolans elever fick möjlighet att framträda. Bland övriga händelser märks deltagande i firande av Valborgsmässoafton och andra konserter, bland annat klassorkesterkonserter för alla föräldrar till barn i åk 3 och en konsert med Stadsmusikkåren. Framtiden Tack vare en satsning utökar vi med konstkurser VT 2016 i Västerljung. Vi tidigarelägger möjligheten att börja i vår frivilliga undervisning till vårterminstarten i åk 3 from VT 16. Flera elever har sökt till det nya ämnet sång och kommer att tas in VT 16. Fortsatt arbete med elevdemokrati. Avstämning mot mål Mål för Kulturskolan 2015 År 2015 är 90 % av eleverna nöjda med verksamheten. Resultat: 95% nöjda av 33 svarande. Målet uppnått men osäkert pga det låga deltagarantalet. (94% 2014, 91% 2013) År 2015 upplever 95 % av medarbetarna ett högt medarbetarengagemang. Resultat: 96%. Målet uppnått. (98% 2014, 98% 2013) År 2015 är 90 % av föräldrar och elever nöjda med bemötande och hantering av ärenden. Resultat: 84% nöjda av 49 svarande. På fråga angående bemötande: 96%. Åtgärder ska fortsätta göras, framförallt med översyn av informations- och kontaktvägar. (82% 2014, 79% 2013)

13 Hållbar utveckling Kulturskolans personal har påbörjat arbetet med, och dialogen om, vår roll i utvecklingen av ekologisk hållbarhet i samhället och våra möjligheter att påverka. Kulturskolan har i samarbete med länets musikoch kulturskolor startat ett projekt där vi satsar på elevernas delaktighet och inflytande. Våra elevers konsertbesök i äldreboendena har en hälsofrämjande effekt.

14 Måluppföljning Kultur & fritidsnämnden Mål Medborgarna är nöjda med möjligheterna till att kunna utöva fritidsintressen, exempelvis sport, kultur, friluftsliv, föreningsliv Medarbetarna i Kultur- och fritidsnämndens verksamheter upplever ett högt medarbetarengagemang Kulturutbudet är utökat för barn och ungdomar genom ökad samverkan och riktat bidrag (utvecklingsbidraget) De som kontaktar Kulturoch fritidsförvaltningen är nöjda med bemötandet och hanteringen av ärenden Målprecisering Trosa ska tillhöra de 20 bästa kommuner som SCB jämför Trosa med 80% ska svar 4-5 i en femgradig skala där 5 är högsta betyget Få kulturföreningarna att söka från utvecklingsbidraget Uppfyllelse Trend Utfall Mätmetod Kommentar 51 88% 1 Medborgarundersökningen Årlig enkät till kommunens medarbetare med frågor som tagits fram av SKL och RKA Mäts två ggr/år vid beslut om bidrag och jämförs med året innan Plats jämfört med plats Bra siffra Se nedan 90% ska vara nöjda 91% Egen enkät Se nedan Några kommentarer Mål 1 Delfrågan i MU placerar Trosa på plats 51 av 133 kommuner. Betygssnittet för kommungruppen är 7,2 och Trosa har 7,4 (7,3 år 2013). På en 10-gradig skala där 10 är det högsta betyget får Höganäs det högsta betyget med 8,3. Lägst betyg får Lilla Edet med 5,8. Av kommuner med placerade sig Trosa på plats 5 av 21. Bäst är Tibro med betyg 8, placerade sig Trosa på plats 8 i denna kommungrupp av 22 kommuner. Det året var Olofström bäst med betyg 8,0. Mål 2 Naturligtvis ett fantastiskt bra utfall. Vi är mycket stolta över det engagemang som personalen visar. Mål 3 Mål har 1 kulturförening sökt utvecklingsbidraget, 2014 var antalet 0. Vi når målet. Vi får betyg 92% inom fritid och 91% inom kultur.

15 Kultur- och fritidskontoret Cecilia Högberg Produktionschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KFN 2015/61 Redovisning av utförd internkontroll 2015 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att godkänna redovisning av 2015 års internkontroll. Ärendet Internkontrollplanen antogs av kultur- och fritidsnämnden Kontroll av 27 rutiner/ moment har genomförts och endast 2 redovisas med anmärkning. Den ena punkten rör outbildade lärare inom kulturskolan och under året saknade 2 lärare adekvat utbildning men detta bedöms inte ha negativ effekt på undervisningskvalitén. Den andra punkten avser mäta om antalet elever på kulturskolan minskar, här redovisas en svag minskning. En kortfattad beskrivning av alla kontroller samt kommentarer till dessa återfinns i bilaga Samlat dokument utförd internkontroll 2015 KFN. Cecilia Högberg Produktionschef Bilagor 1. Samlat dokument utförd internkontroll 2015 KFN Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

16 Utförd internkontroll Kontroll enligt kontrollplan Stickprovskontroller Nämnd/förvaltning: Datum: Kontroll utförd av: Rutin som kontrolleras: Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret/ Kulturskolan Johan Eklind samtliga enligt plan Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk Konmoment till sekvens Outbildade lärare Adekvat utbildning Kulturchef Studera betyg vid Vid anställning Prod chef 10 Låg kvalitet på undervisning anställning. Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk Konmoment till sekvens Fler avslutade än intagna elever Statistik intag och avslut Kulturchef Jämföra antal fakturerade elever 1 gång/år (dec) Prod chef 10 Färre elever kan innebära färre kurser i vissa ämnen. mellan olika år under Rutin Kontroll- Ansvarig hö Metod tt i Frekvens Rapport Risk Konmoment till sekvens Hörselproblem Ljudnivå Kulturchef Bullermätningar Mätning har inte Prod chef 12 Hörselskaderisk finns då den Hörselskydd Stickprov av gjorts i år.ett dagliga användande av hörselskydd stickprov, i november bullerexponeringsnivån på 85dB kan överskridas om inte hörselskydd används. Urval: outbildade lärare fler avslutade än intagna elever hörselproblem Kontrollen utförd: Datum: Kontrollresultat och övriga noteringar: Vi har 2 lärare som saknar adekvat utbildning men de sköter ändå sina jobb utmärkt med hög kvalitet på undervisningen. Ingen skillnad mot tidigare år. HT st, HT st, HT st, Ht , HT debiterade elever. Danskurser riskerar minska i antalet. Intag VT 2016 beräknas kompensera det totala antalet. Hörselskadliga ljudnivåer har uppmätts 2011 och endast en lärare använde då hörselskydd erbjöds alla hörselkontroll och personliga formgjutna hörselskydd som används då de behövs. Bullermätning har inte gjorts. Eftersom förhållanden inte har ändrats sedan förra mätningen, 2011, sköts ny mätning upp till när behov upplevs. Underskrift: Johan Eklind

17 Utförd internkontroll Kontroll enligt kontrollplan Stickprovskontroller Nämnd/förvaltning: Datum: Kontroll utförd av: Rutin som kontrolleras: Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret/ Bibliotek Johan Eklind samtliga enligt plan Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk Konmoment till sekvens Våldsamma eller störande personer incidentrapportering Kulturchef Fortbildning om bemötande Löpande Prod chef 12 Ingen, personal har inte utsatts Urval: Kontrollresultat och övriga noteringar: Våldsamma eller störande personer Det har inte förekommit några incidenter som har upplevts som hotfulla. Kontrollen utförd: Datum: Underskrift: Johan Eklind

18 Utförd internkontroll Kontroll enligt kontrollplan Stickprovskontroller Nämnd/förvaltning: Datum: Kontroll utförd av: Rutin som kontrolleras: Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret/ Trosa Kvarn Sara samtliga enligt plan Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk Konmoment till sekvens Skadegörelse, skador på lokal/inventarier incidentrapportering Kulturkonsulent Okulär besiktning Löpande rapport från hyresgäst vid skada Kulturchef 15 Urval: Kontrollresultat och övriga noteringar: Trosa kvarn Det har inte förekommit någon rapporterad skadegörelse Kontrollen utförd: Datum: Underskrift:

19 Nämnd/förvaltning: Datum: Kontroll utförd av: Rutin som kontrolleras: Kultur o Fritid Petter Björkman Bidragsutbetalning Kontroll enligt kontrollplan Stickprovskontroller Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk Konmoment till sekvens Bidrag Aktivitetsdeltagande Fritidschef Kontroll av inmatad data/ansökningen 2 st slumpvis utvalda föreningar Prod chef 4 2 Urval: Kontrollresultat och övriga noteringar: Trosa Vagnhärad kampsportklubb TBOK Ansökningen överenstämmer med aktivitetslistor Ansökningen överenstämmer med aktivitetslistor Kontrollen utförd: Datum: Underskrift: Petter Björkman

20 Nämnd/förvaltning: Datum: Kontroll utförd av: Rutin som kontrolleras: Kultur o Fritid Petter Björkman Resor Utförd internkontroll Kontroll enligt kontrollplan Stickprovskontroller Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk Konmoment till sekvens Olyckor och andra incidenter vid resor. Fordons säkerhet och kontroll av ungdomars nykterhet, ålder Fritidschef Att upphandlade bolag används, deltagarlistor, alkotest Kontinuerligt Prod chef 10 5 Urval: Kontrollresultat och övriga noteringar: Vid varje resa Kontroll av personal. Fugerar bra. Kontrollen utförd: Datum: Underskrift:

21 Nämnd/förvaltning: Datum: Kontroll utförd av: Rutin som kontrolleras: Kultur o Fritid Petter Björkman Friluftsbad Utförd internkontroll Kontroll enligt kontrollplan Stickprovskontroller Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk Konmoment till sekvens Badolyckor Bryggor, stegar, räddningsmaterial Fritidschef Kontroll att allt fungerar 2 ggr/vecka under säsong Prod chef 10 5 Urval: Kontrollresultat och övriga noteringar: Komöte Sillebadet Trosa havsbad Kontroll av Komfix + egen kontroll - fungerar bra Kontroll av Västerljungs IF + egen kontroll - fungerar bra Kontroll av campingentreprenör + egen kontroll - fungerar bra Kontrollen utförd: Datum: Underskrift:

22 Nämnd/förvaltning: Datum: Kontroll utförd av: Rutin som kontrolleras: Kultur o Fritid Petter Björkman Skadegörelse Utförd internkontroll Kontroll enligt kontrollplan Stickprovskontroller Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk Konmoment till sekvens Skadegörelse vid anläggningar Bryggor, badstegar, utrustning, byggnader Fritidschef Kontroll att allt är helt och fungerar Kontinuerligt Prod chef 12 4 Urval: Kontrollresultat och övriga noteringar: Gymnastiksalar/hallar-Utrustning Byggnader/arenor Bryggor/badstegar Kontr. av KGM, Komfix, förening, egen kontr. fungerar bra Kontr. av Komfix, förening, entrepren, egen kontr. - fungerar bra Kontr. av Komfix, förening, entrepren, egen kontr. - fungerar bra Kontrollen utförd: Datum: Underskrift:

23 Nämnd/förvaltning: Datum: Kontroll utförd av: Rutin som kontrolleras: Kultur o Fritid Petter Björkman Stökigt vid ungdomsarrangemang Utförd internkontroll Kontroll enligt kontrollplan Stickprovskontroller Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk Konmoment till sekvens Bråk, för mycket besökare, fel åldrar Nykterhet, ålder och max antal besökare. Fria nödutgångar. Fritidschef Rätt bemanning, Vid varje alkotest, genomgång av arangemang lokalerna Prod chef 10 5 Urval: Kontrollresultat och övriga noteringar: Vid arrangemang Kontroll av personal. Fungerar bra. Kontrollen utförd: Datum: Underskrift: Utförd internkontroll Kontroll enligt kontrollplan Stickprovskontroller

24 Nämnd/förvaltning: Datum: Kontroll utförd av: Rutin som kontrolleras: Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret /gemensamma Löpande Respektive ansvarig samtliga enligt plan Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk Reslutat moment till Rätt lön Analyslista - Rätt Chef enl. Attest analyslista Månatlig Prod.chef 9 Inga avviklser rapporterade lön till rätt person delegation Personal som slutar Lyhördhet, Chef. Samtal, förtroende Några ggr/år Prod.chef 15 Ok Missbruk av tider utifrån eget ansvar Inte full produktion Avvecklingskostnader Produktionsbortfall Ökade kostnader Sänkt kvalitet Bisysslor Arbetsmiljödelegation Arbetsmiljö Personalkostnader Behörigheter att attestera öppenhet Stickprover, lyhördhet i gruppen och till chef Mätning av minskad produktion i jämförelse med full närvaro. (Vad blir inte gjort?) Analys av olika scenarier Mätning av minskad produktion i jämförelse med full närvaro. (Vad blir Chef enl. delegation Chef enl. delegation Chef enl. delegation Chef enl. delegation inte gjort?) Sjukfrånvarokostnad Chef enl. och vikariekostnad delegation Kvalitetsmätning/ko ntroll Chef enl. delegation Arbetsrättsliga åtgärder Några ggr/år alt. vid behov/ misstanke Dialog med den enskilde En gång/år, vid behov Överenskommelse, Vid behov utköp Enkätundersökning/ En gång/år, vid dialog med kunder, behov lyhördhet i gruppen och hos chef Avstämning ackumulerad kostnad - analyslista Enkätundersökning/ dialog med kunder, lyhördhet i gruppen/chef Prod.chef 9 Ok Prod.chef 12 Ok Prod.chef och 9 Ok nämnd Prod.chef 12 Ok En gång/år Prod.chef 12 Ok En gång/år, vid behov Inventering av bisysslor Chef enl. delegation Vid utvecklings-samtal 1 gång per år Prod.chef Att 1 gång per år Enhetschef Komplett Prod.chef delegationsordninge n är aktuell Riskanalys och 1 gång per år Enhetschef Komplett Prod.chef handlingsplan Rimlighetsbedömnin 1 gång/mån Enhetschef Komplett Prod.chef g av kostnader för resp. verksamhet. Prod.chef 12 Ok 8 Attestkontroll mot reglemente 2 gång per år Enhetschef Komplett Prod.chef Ok Ok Ok Ok Ok

25 Avsiktlig felkontering Delegering Dokumenthantering Styrdokument Personuppgiftslagen Attesteringar, rimlighet i beställning Att delegeringsordninge n är relevant med avseende på kontorets organisation och befattningar Aktuell dokumenthanterings plan är tillgänglig och relevant Styrdokument beredda/beslutade av nämnden hålls aktuella och lättillgängliga Förteckning enligt 39 PuL är uppdaterad och anmäld till PuLombud Ekonom Avstämning faktura och attestering, stickprov 2ggr per år, kontinuerligt 1 ggr per år Nsekr Komplett genomläsning av delegeringsordni ngen 1 ggr per år Nsekr Komplett översyn och genomläsning av befintlig plan 1 ggr per år Ksekr Komplett genomgång av gällande styrdokument Prod.chef 8 Ok Prod.chef 8 Ok Prod.chef 8 Ok Prod.chef 8 Ok 1 ggr per år PuL- ambasadör Stickprov Prod.chef 8 PuL- ambasadör saknas?

26 Kultur- och fritidskontoret Cecilia Högberg Produktionschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KFN 2016/8 Internkontrollplan 2016 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att anta 2016 års internkontrollplan. Ärendet Enligt kommunallagen 6 kap 7 ska nämnderna försäkra sig om att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Varje år ska en ny internkontrollplan arbetas fram och antas av nämnden. Internkontrollen avseende 2015 är genomförd och visade på få anmärkningar. Framtagen plan bygger i huvudsak på genomförd riskanalys som gjorts av kontorets ledningsgrupp och dels på ett antal kommungemsamma kontrollmoment inom områdena Personal, Delegering och Personuppgiftslagstiftning. Nytt för i år är att riskanalysen för respektive verksamhet/ enhet utgår från ett antal gemensamma områden, syftet är att systematisera riskanalysen för att tvinga oss att beakta verksamheten från olika perspektiv. Identifierade områden är Uppdraget, Tjänstemottagare, Stöld/skadegörelse, Upphandling, Information och kommunikation, Personal, Arbetsmiljö fysisk, Arbetsmiljö psykisk, Mutor och jäv och slutligen Ekonomi. Identifierade risker bedöms och poängsätts utifrån sannolikheten att de inträffar och vilka konsekvenser som uppstår om den inträffar. Sannolikheten multiplicerat med konsekvensen ger ett riskvärde, i det fall riskvärdet uppgår till 8 eller mer tas risken med i kontrollplanen. Totalt 19 risker har identifierats och förts in i internkontrollplanen för Cecilia Högberg Produktionschef Bilagor Internkontrollplan KFN 2016 Riskanalys KFN 2016 Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

27 Internkontrollplan Nämnd/förvaltning: Kultur och fritid För tidsperiod: Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Rapportering ska göras till KFN, KS och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat. Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Kulturskolan Uppdraget Fler avslutade än intagna elever. 8 Statistik intag och avslut. Jämföra antal fakturerade elever mellan olika år under höstterminen 1 gång/år (dec) Kulturchef Prod chef Information och kommunikation Information når inte ut 16 Informationsvägar och metoder uppdatering av kontaktlistor, enkät Varje termin, vid terminsstart och enkät varje höst Kulturchef Prod chef Arbetsmiljö fysisk Hörselproblem 16 Ljudnivå Hörselskydd Bullermätningar Stickprov av användade av hörselskydd Arbetsmiljö psykisk Störande elever i klassundervisning Biblioteket Besökare Våldsamma eller störande personer Arbetsmiljö fysisk Problem med värme och ventilation Allmänkultur Stöld/skadegörelse Skadegörelse, skador på lokal/inventarier Vid förändrade förutsättningar 2 ggr/år feb och sept 16 lektionsrutiner, dialog med grundskolan Dialog med lärare varje vecka, under APT 8 Faktorer som kan öka tryggheten och minimera risker 16 funktion Fatighetsskötare kontrollerar vid upplevda problem Kulturchef Kulturchef Prod chef Prod chef Utbildning Kontinuerligt Kulturchef Prod chef 8 Okulär besiktning Rapport från hyresgäst Efter rapporterad skada Vid problem Kulturchef Prod chef Kulturkonsule nt Kulturchef K:\Nämnder\KFN\KFN 2016\Tjänsteskrivelse\ \Internkontrollplan 2016\Internkontrollplan KFN 2016

28 Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Fritidsgårdarna Arrangemang, resor Olyckor vid resor 10 Alkolås i alla bussar, Säkerhetsbälten finns i alla bussar Stökigt vid stora arrangemang 10 Inbjudan till rätt åldersgrupp Kontroll vid entrén av droger Nödutgångar är säkrade Anläggningar, friluftsliv, föreningsliv Friluftsbad Badolyckor 10 Bryggor, badstegar, räddningsmaterial, infotavlor Skadegörelse Skadegörelse vid anläggningar, qlanplaner, utegym, idrottsplatser 12 Gymnastikredskap, arenor, byggnader ut och invändigt Kontrollera med bussbolaget. Användning av säkerhetsbälten. Deltagarlista lämnas hemma Bemanning vid entrén Antal inhyrda vakter och andra vuxna i förhållande till arrangemangets f i Alk h l F i Kontrollera att allt är helt och fungerar Kontrollera att allt är helt och fungerar I början av nytt år. Vid varje stort arrangemang 1 gång i veckan under badsäsong Fritidsgårdschef Fritidschef Fritidschef Prod chef Prod chef Prod chef En gång/månad Fritidschef Prod chef Personal- Alla enheter Bisysslor * Inventering av bisysslor Vid utvecklings-samtal 1 gång per år Chef enl. Prod.chef 8 delegation Arbetsmiljö* 8 Riskanalys och handlingsplan Enhetschef 1 gång per år Prod.chef Personalkostnader* Rimlighetsbedömning av kostnader för Enhetschef 1 gång/mån Prod.chef 8 resp. verksamhet. Rätt lön* 8 Analyslista - Rätt lön till rätt person Attest analyslista Månatlig Chef enl. Prod.chef delegation Personuppgiftslagen* 8 Reglerna i personuppgiftslagen är kända Stickprov 1 ggr per år Chef enl. Prod.chef och tillgängliga. delegation Personuppgiftslagen* 8 Förteckning enligt 39 PuL är uppdaterad Stickprov 1 ggr per år PuL- Prod.chef och anmäld till PuL-ombud ambasadör Styrning- Riktlinjer Delegering* 8 Att delegeringsordningen är relevant Komplett genomläsning av 1 ggr per år Nsekr Prod.chef med avseende på kontorets organisation delegeringsordningen och befattningar Dokumenthantering* 8 Aktuell dokumenthanteringsplan är tillgänglig och relevant Komplett översyn och genomläsning av befintlig plan 1 ggr per år Nsekr Prod.chef Styrdokument* 8 Styrdokument beredda/beslutade av nämnden hålls aktuella och lättillgängliga. Komplett genomgång av gällande styrdokument 1 ggr per år Ksekr Prod.chef K:\Nämnder\KFN\KFN 2016\Tjänsteskrivelse\ \Internkontrollplan 2016\Internkontrollplan KFN 2016

29 Kultur- och fritidskontoret Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KFN 2016/1 Anmälan av delegeringsbeslut Inga delegeringsbeslut har anmälts till nämndsekreteraren datum som ovan. Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post:

30 Kommunkontoret Kanslienheten Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KFN 2015/2 Anmälningsärenden Inga övriga anmälningsärenden har inkommit till nämndsekreterare datum som ovan. Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: