SAMMANTRÄDESPROTOKOLL. Allmänna utskottet

Transkript

1 1(8) Plats och tid Kommunhuset, Lokal: Kulltorp, Tid: Beslutande Nicklas Huuva (KD), ordförande Bengt-Göran Johansson (S), 1:e vice ordförande Karolina Sköld (C), 2:e vice ordförande Ingmar Johansson (M) Stig Axelsson (S) Övriga närvarande Lars-Göran Magnusson, kommunchef, deltog i Anna Theorell, verksamhetsledare, 33 punkt 1 Arne Annerhult, kultur- och fritidschef Lennart Hermansson, teknisk chef Christian Bagan, kommunsekreterare Justerare Ingmar Johansson Justeringens plats och tid Kommunkansliet Underskrifter Sekreterare. Paragrafer Christian Bagan Ordförande. Nicklas Huuva Justerare. Ingmar Johansson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Allmänna utskottet Sammanträdesdatum Paragrafer då anslaget sätts upp då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet, Gnosjö Underskrift. Carola Bergquist

2 2(8) Allmänna utskottet Ärendelista 29 Dnr Redovisning av intern kontroll, redovisning från kommunsekreteraren Dnr Begäran om ökat ekonomiskt stöd till fritidsgården Gränden Dnr Revidering av internkontrollplan (kansli,personal, ekonomi, tekniska verksamheterna) Dnr Strategi för esamhället Dnr 5861 Diskussions-/Informationspunkter... 7

3 3(8) 29 Dnr Redovisning av intern kontroll, redovisning från kommunsekreteraren. Kommunstyrelsen antog internkontrollplan för kommunstyrelsens verksamhetsområde. På kommunsekreterare åligger det enligt planen att med hjälp av stickprov kontrollera hur delegerad beslutsrätt utövats samt att i december varje år redovisa detta till kommunstyrelsen. Under december hanns emellertid inte detta med. Med hjälp av ojävig tredje person har 20 delegationsbeslut fattade under 2011 valts ut och därefter jämförts mot kommunstyrelsens delegationsordning. Av granskningen framkommer ett beslut som inte har stöd av delegationsordningen, dock sannolikt ett förbiseende sedan delegationsordningen helt gjorts om inför ingången i ny politisk organisation, och då befattningshavaren innan revideringen hade denna beslutsrätt. Skrivelse från kommunsekreteraren samt granskade delegationsbeslut, separata handlingar. Allmänna utskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att lägga redovisningen av den genomförda granskningen till handlingarna, samt att kommunstyrelsen beslutar att genom detta beslut komplettera delegationsordningen med rätten att utse ersättare för kommunchefen sommartid.

4 4(8) 30 Dnr Begäran om ökat ekonomiskt stöd till fritidsgården Gränden. Hamnkyrkan i Hillerstorp bedriver sedan flera år tillbaka fritidsgårdsverksamhet i Hillerstorp. Församlingen erhåller årligen kommunalt bidrag till verksamheten. I skrivelse från församlingen daterad påtalas att det nuvarande bidraget, 150 tkr/år, varit oförändrat sedan 10 år tillbaka trots kostnadsökningar i form av lönekostnader, uppvärmningskostnader, materiel m m. Församlingen gör därför framställan om att bidraget höjs till 200 tkr/år. Förvaltningschef Arne Annerhult ställer sig i skrivelse bakom församlingens önskemål men då förvaltningen saknar medel för denna höjning 2013 föreslås att detta inarbetas i ramarna för 2013 och att nytt avtal upprättas efter de nya förutsättningarna från och med Skrivelse från Hamnkyrkan samt yttrande från förvaltningschef Arne Annerhult, separata handlingar. Allmänna utskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att uppdra åt budgetberedningen för 2013 års budget att utöka kultur- och fritidsförvaltningens ram med 50 tkr för att möjliggöra utökat bidrag till den fritidsverksamhet som bedrivs av Hamnkyrkan i Hillerstorp, att uppdra åt kultur- och fritidsförvaltningen att efter att extra budgetmedel tillförts upprätta nytt avtal med Hamnkyrkan utifrån de nya förutsättningarna.

5 5(8) 31 Dnr Revidering av internkontrollplan (kansli,personal, ekonomi, tekniska verksamheterna) Kommunstyrelsen antog 2005 internkontrollplan för kommunstyrelsens verksamhetsområden. Kommunchefen har tagit fram förslag till revidering av planen. Skrivelse samt upprättat förslag till ny internkontrollplan, separata handlingar. Allmänna utskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att efter komplettering anta förslag till reviderad internkontrollplan för kansli-, personal-, ekonomi- och tekniska verksamheterna.

6 6(8) 32 Dnr Strategi för esamhället. Medborgare, föreningar och näringsliv ställer krav på ökad service via internet och telefoni. Sveriges Kommuner och Landstings strategi för e-samhället är ett svar på ställda krav med hänsyn till hela den kommunala bredden av verksamheter. Ett stort engagemang och resurser krävs från kommuner, landsting och regioner för att strategin ska kunna sättas i verket. Strategin pekar ut tre övergripande mål för den kommunala sektorns utveckling av e-förvaltning som bidrag till e-samhället: - Enklare vardag för privatpersoner och företag - Smartare och öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet - Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten Gnosjö kommun ingår även i en länssamverkansgrupp, det s k E-rådet, kring e- förvaltning/e-samhälle som precis påbörjat sitt arbete. I rådet ingår representanter för länets alla kommuner, landstinget och regionförbundet. Rådet har även anställt en projektledare som skall leda och driva arbetet framåt. E-rådet föreslår att samtliga länets kommuner ställer sig bakom SKL.s framtagna strategi för e- samhället. Strategi, separat bilaga. Allmänna utskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att anta SKL.s strategi för esamhället, att kommunens IT-enhet ges i uppdrag att på lämpliga sätt ta hänsyn till strategin i kommunens fortsatta arbete med e-förvaltning.

7 7(8) 33 Dnr 5861 Diskussions-/Informationspunkter 1. Information om Leader Verksamhetsledare Anna Theorell informerar om Leader-projekt för landsbygdsutveckling i samverkan med föreningsliv och näringsliv. 2. Information från Kultur- och fritidsverksamheten Hammargården har nu minskat öppethållandet till 6 dagar/vecka. Vecka 15 var sista biohelgen. Upphandlingen av digital bioutrustning pågår. Beräknas vara klart aug Revidering av biblioteksplanen pågår. F n genomgår all bibliotekspersonal utbildning i officepaket. Uppgraderingen av Book IT systemet är nu genomfört. Ansökningshandlingarna för 2011-års föreningsbidrag är nu inkomna. Beräknas utbetalas i början av maj månad. FRI på nätet upplevs mycket positivt av kommuninvånarna och föreningarna. Online bokning på vandrarhemmet har blivit en succé. Nytt kösystem för matutlämning i cafeterian har införskaffats. Fungerar mycket bra. Dans och teater arrangeras i år som en sommaraktivitet på Hammargården under veckorna i samarbete mellan biblioteket och Hammargården. Målgrupp är årskurs 5 och uppåt. Satsningen ska förhoppningsvis utmynna i uppsättning av en musical under hösten Information från tekniska avdelningen Teknisk chef informerar om aktuella frågor inom tekniska avdelningen samt informerar om kommunens markreserv för industrimark. 4. Avrapporteringar Ordföranden informerar om presidieträff för kultur- och fritidsfrågor i Växjö samt om pågående budgetarbete.

8 8(8) 5. Studiebesök Flatenbadet Med anledning av uppgifter som framförts vid informationsmöten om Flatenbadets skötsel besöker utskottet samt förvaltningscheferna Hermansson och Annerhult området för att bilda sig en egen uppfattning.