Evolution Workflow
SIDAN 2 AV 16 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. INLEDNING...3 2. SAMMANFATTNING...3 3. DESIGN AV ARBETSFLÖDEN...3 3.1. BESKRIVNING AV TILLGÄNGLIGA AKTIVITETER...3 3.2. SKAPA/FÖRÄNDRA ETT FLÖDE...3 3.3. BORTTAG AV FLÖDE...6 3.4. ÅTERANVÄNDA ARBETSFLÖDE...6 3.5. AKTIVITETERS EGENSKAPER...7 3.5.1. GENERELLA FLÖDESEGENSKAPER...7 3.5.2. STANDARDUPPGIFT...8 3.5.3. SKAPA DOKUMENT...9 3.5.4. SKICKA MEDDELANDE...10 3.5.5. GODKÄNNANDE UPPGIFT...11 4. ANVÄNDANDE AV ARBETSFLÖDEN...13 4.1. STARTA ARBETSFLÖDE...13 4.1.1. ARBETSFLÖDE FÖR NYTT OBJEKT...13 4.1.2. ARBETSFLÖDE FÖR BEFINTLIGT OBJEKT...14 4.2. UTFÖRA AKTIVITETER I FLÖDET...15 4.3. SE FLÖDEN FÖR ETT OBJEKT...16
SIDAN 3 AV 16 1. INLEDNING Detta dokument beskriver hur workflowfunktionalitet, benämnt arbetsflöden, är uppbyggt och fungerar i Informations- och ärendehanteringssystemet Evolution. Dokumentet beskriver hur arbetsflöden skapas i systemet samt tillvägagångssättet för hur de startas och körs. 2. SAMMANFATTNING I Evolution kan arbetsflöden designas och kopplas till olika objekt i systemet, exempelvis dokument eller handlingar. När ett arbetsflöde är designat kan detta användas till handlingar och ärenden upprepade gånger i systemet. Då arbetsflödet startas anges de parametrar som ska gälla för flödet. I arbetsflödet tilldelas sedan uppgifter och aktiviteter genomförs beroende på hur flödet är designat 3. DESIGN AV ARBETSFLÖDEN 3.1.BESKRIVNING AV TILLGÄNGLIGA AKTIVITETER I tabellen nedan listas de olika aktiviteter som i nuläget är tillgängliga att användas i ett arbetsflöde. Aktivitet Standarduppgift Skapa dokument Skicka meddelande Godkännandeuppgift Upprätta dokument Funktion En manuell aktivitet där aktivitetens text beskriver vad som ska göras Aktiviteten skapar en ny registrering i systemet utifrån en i aktiviteten angiven handlingstyp Automatisk aktivitet som skickar meddelande till specifika parter Aktivitet som skickar uppgift att godkänna dokument till utpekad/utpekade användare Aktiviteten upprättar ett dokument 3.2.SKAPA/FÖRÄNDRA ETT FLÖDE Design av flöden genomförs enligt följande: 1. För att designa flöden, välj "Arbetsflöde", välj därefter "Designer" 2. I fönstret som öppnas välj "Arkiv" och därefter "Nytt arbetsflöde" 1 alternativt klicka på Nytt arbetsflöde 1 Om ett befintligt flöde ska förändras, välj istället Öppna arbetsflöde och markera det flöde som ska modifieras. Alternativt klicka på knappen Öppna arbetsflöde
SIDAN 4 AV 16 a. I dialogrutan markeras valet Nytt objekt om ett flöde för ett nytt objekt (dokument/handling) ska skapas. Om ett flöde för ett befintligt objekt ska skapas, välj Befintligt objekt b. Skriv namnet på arbetsflödet i fältet Namn på arbetsflöde c. Tryck sedan på Skapa för att skapa flödet 3. Ange grundläggande egenskaper för flödet genom att klicka i den vita ytan (1) och sedan ange egenskaper i listan (2) (egenskaper finns listade under avsnittet aktiviteters egenskaper nedan). 1 2
SIDAN 5 AV 16 4. Dra in aktiviteter i flödet genom att markera dem i aktivitetslistan (3) och sedan dra dem till rätt position i flödet (4) 3 4 5 5. Ange egenskaper för aktiviteten genom att klicka på egenskaperna i listan (5). De olika aktiviteternas egenskaper och handhavande presenteras under avsnittet aktiviteters egenskaper nedan. OBS! Om en aktivitet i flödet har ett utropstecken vid sig betyder detta att en obligatorisk egenskap för aktiviteten ej har ett angivet värde. Obligatoriska egenskaper som saknar värden är markerade med utropstecken i aktivitetens egenskapslista:
SIDAN 6 AV 16 Då obligatoriska egenskaper är korrekt ifyllda försvinner utropstecknet från aktiviteten. Ett flöde får inte innehålla aktiviteter med utropstecken om det ska kunna köras korrekt. 6. Genomför steg 4-5 för alla aktiviteter som ska vara med i flödet. 7. Då alla aktiviteter lagts till i flödet går det att styra vilka parametrar för olika aktiviteter i flödet som ska kunna modifieras då flödet startas i Evolution, gör detta genom att klicka på fliken Parametrar a. Bocka för de egenskaper som ska kunna anges då ett flöde startas (i fältet Id kan det utläsas vilken aktivitet egenskapen tillhör, i listan ovan hör exempelvis de aktiviteter som börjar med Godkänna till aktiviteten Godkänna och de som börjar med Test hör till flödet i stort). 8. Klicka på Spara för att spara ditt flöde 3.3.BORTTAG AV FLÖDE För att ta bort ett flöde, öppna flödet genom att klicka på Öppna arbetsflöde och välj därefter att öppna flödet Klicka på Ta bort för att ta bort flödet 3.4.ÅTERANVÄNDA ARBETSFLÖDE För att skapa ett flöde utifrån ett redan befintligt flöde: Välj Öppna arbetsflöde och välj därefter att öppna det flöde som ska vara utgångspunkt Klicka på Spara som i verktygsfältet och spara flödet under nytt namn Lägg till aktiviteter i ditt nya flöde enligt beskrivning i Avsnitt Skapa/förändra flöde ovan.
SIDAN 7 AV 16 3.5.AKTIVITETERS EGENSKAPER Nedan beskrivs egenskaper och dess användning för flödet i stort samt de aktiviteter som i nuläget finns definierade (listade i separat avsnitt ovan). 3.5.1. GENERELLA FLÖDESEGENSKAPER Egenskap Beskrivning Handhavande (Name) Flödets namn Ange om önskat ett namn för flödet Ansvarig Anger vilken användare som är ansvarig för flödet, denna användare kan få Välj användare genom att klicka i högerkolumnen på aktuell rad, klicka därefter information om aktiviteter i flödet och på symbolen för att få fram en lista med även markera uppgifter som klara trots tillgängliga användare. Välj användare ur denna att användaren inte är huvuddeltagare lista och klicka på OK om denne väljs in som ansvarig för aktiviteter i flödet. Det går även att senare ange att ansvarig för aktiviteter i flödet ska vara samma som ansvarig för flödet, vilket kan underlätta angivande av egenskaper då ett flöde startas. Observatörer Eventuella andra användare som ska få information om aktiviteter i flödet Välj användare genom att klicka i högerkolumnen på aktuell rad, klicka därefter på symbolen för att få fram listor med tillgängliga användare (Available) och valda användare (Selected). Flytta användare mellan listorna genom att markera dem och använda knapparna och. Klicka på OK när flyttandet färdigställts
SIDAN 8 AV 16 3.5.2. STANDARDUPPGIFT Egenskap Beskrivning Handhavande (Name) Aktivitetens namn Ange om önskat ett namn för aktiviteten, detta syns inte då flödet körs men kan vara behjälpligt då flödet skapas för att skilja aktiviteter. Undvik mellanslag i namnet utan särskilj istället ord med stor bokstav (skapadokument) eller _ (skapa_dokument) Deltagare Anger de användare som ska vara aktiva deltagare i aktiviteten Välj användare genom att klicka i högerkolumnen på aktuell rad, klicka därefter på symbolen för att få fram listor med tillgängliga användare (Available) och valda användare (Selected). Flytta användare mellan listorna genom att markera dem och använda knapparna och. Klicka på OK när flyttandet färdigställts Intervall Anger tidsperiod för aktiviteten Tidsperioden anges i formatet dagar.timmar:minuter:sekunder. I fältet finns förberedda siffror för timmar, minuter och sekunder på formen 00:00:00 och dagar läggs sedan eventuellt till genom att tillfoga siffra och. i början av cellen. Exempelvis 2.00:00:00, om det ska vara en tidperiod på två dagar. Klar vid första Klar vid time out Meddelande som e-post Anger om det räcker med att en användare klarmarkerar sin uppgift för att hela uppgiften ska anses vara färdigställd. Anger om uppgiften ska anses vara klar när tidsintervallet har gått ut Anger om systemmeddelanden (såsom påminnelser, info om uppgifts färdigställande, avbruten uppgift etc.) ska gå med e-post till ansvarig, observatörer och deltagare. Välj True om aktiviteten ska inträffa, annars Välj True om aktiviteten ska inträffa, annars Välj True om aktiviteten ska inträffa, annars Påminnelse Anger om påminnelse ska gå ut till Välj True om aktiviteten ska inträffa, annars
SIDAN 9 AV 16 Påminnelseperiod Rubrik Slutdatum Startdatum Text deltagare då uppgift är på väg att förfalla Anger när eventuell påminnelse ska gå ut till deltagare, tiden räknas av från uppgiftsintervallets längd. Om påminnelse sätts till 2 dagar går påminnelsen iväg 2 dagar innan uppgiftens intervall går ut. Aktivitetens rubrik, denna inkluderas i den uppgift som skickas ut gällande aktiviteten Anges om aktiviteten ska sluta ett visst datum Anges om aktiviteten ska starta ett visst datum Aktivitetens text, denna inkluderas i den uppgift som skickas ut gällande aktiviteten Tidsperioden anges i formatet dagar.timmar:minuter:sekunder. I fältet finns förberedda siffror för timmar, minuter och sekunder på formen 00:00:00 och dagar läggs sedan eventuellt till genom att tillfoga siffra och. i början av cellen. Exempelvis 2.00:00:00, om det ska gå ut en påminnelse två dagar innan uppgiftens intervall går ut. Skriv texten direkt i fältet alternativt klicka på för att få ett större utrymme att skriva i Ange ett datum på formen yyyy-mm-dd i fältet alternativt klicka på för att komma åt kalender Ange ett datum på formen yyyy-mm-dd i fältet alternativt klicka på för att komma åt kalender Skriv texten direkt i fältet alternativt klicka på för att få ett större utrymme att skriva i 3.5.3. SKAPA DOKUMENT Egenskap Beskrivning Handhavande (Name) Aktivitetens namn Ange om önskat ett namn för aktiviteten, detta syns inte då flödet körs men kan vara behjälpligt då flödet skapas för att skilja aktiviteter. Undvik mellanslag i namnet utan särskilj istället ord med stor bokstav (skapadokument) eller _ (skapa_dokument) Ansvarig Anger vilken användare som ska sättas som ansvarig för den skapade handlingen Välj användare genom att klicka i högerkolumnen på aktuell rad, klicka därefter på symbolen för att få fram en lista med tillgängliga användare. Välj användare ur denna lista och klicka på OK. Alternativt klicka på den gula symbolen vid egenskapen och välj Responsible i listan som kommer upp, klicka
SIDAN 10 AV 16 Enhet Fullständig behörighet Handlingstyp Läsbehörighet Anger vilken enhet handlingen ska ges behörighet i Anger vilka användare som ska ges fullständig behörighet till handlingen Anger vilken handlingstyp den skapade handlingen ska ha Anger vilka användare som ska ges läsbehörighet till handlingen därefter på OK 2 Välj enhet genom att klicka i högerkolumnen på raden, klicka sedan på och markera därefter önskad enhet Välj användare genom att klicka i högerkolumnen på aktuell rad, klicka därefter på symbolen för att få fram en lista med tillgängliga användare. Välj användare ur denna lista och klicka på OK. Välj handlingstyp genom att klicka i högerkolumnen på aktuell rad, klicka därefter på symbolen för att få fram en lista med tillgängliga handlingstyper. Välj handlingstyp ur denna lista och klicka på OK Välj användare genom att klicka i högerkolumnen på aktuell rad, klicka därefter på symbolen för att få fram en lista med tillgängliga användare. Välj användare ur denna lista och klicka på OK. 3.5.4. SKICKA MEDDELANDE Egenskap Beskrivning Handhavande (Name) Aktivitetens namn Ange om önskat ett namn för aktiviteten, detta syns inte då flödet körs men kan vara behjälpligt då flödet skapas för att skilja aktiviteter. Undvik mellanslag i namnet utan särskilj istället ord med stor bokstav (skapadokument) eller _ (skapa_dokument) Mottagare Anger de användare som ska vara mottagare för meddelandet Välj användare genom att klicka i högerkolumnen på aktuell rad, klicka därefter på symbolen för att få fram listor med tillgängliga användare (Available) och valda användare (Selected). Flytta användare mellan listorna genom att markera dem och använda knapparna och. Klicka på OK när 2 På detta sätt kan användaren som är ansvarig för flödet även knytas till aktiviteten, detta underlättar uppdatering av ansvarspersoner för aktiviteter då flödet körs
SIDAN 11 AV 16 Rubrik Anger rubrik för meddelandet, denna inkluderas i det meddelande som skickas ut gällande aktiviteten Skicka e-post Anger om meddelandet ska gå ut med e- post till mottagare flyttandet färdigställts Skriv texten direkt i fältet alternativt klicka på för att få ett större utrymme att skriva i Välj True om aktiviteten ska inträffa, annars välj False Text Anger text för meddelandet Skriv texten direkt i fältet alternativt klicka på 3.5.5. GODKÄNNANDE UPPGIFT för att få ett större utrymme att skriva i Egenskap Beskrivning Handhavande (Name) Aktivitetens namn Ange om önskat ett namn för aktiviteten, detta syns inte då flödet körs men kan vara behjälpligt då flödet skapas för att skilja aktiviteter. Undvik mellanslag i namnet utan särskilj istället ord med stor bokstav (skapadokument) eller _ (skapa_dokument) Godkännare Gällande från Anger vilken/vilka användare som ska godkänna dokumentet Anger startdatum för dokumentets giltighetsperiod Välj användare genom att klicka i högerkolumnen på aktuell rad, klicka därefter på symbolen för att få fram listor med tillgängliga användare (Available) och valda användare (Selected). Flytta användare mellan listorna genom att markera dem och använda knapparna och. Klicka på OK när flyttandet färdigställts Ange ett datum på formen yyyy-mm-dd i fältet alternativt klicka på för att
SIDAN 12 AV 16 Gällande till Anger slutdatum för dokumentets giltighetsperiod komma åt kalender Ange ett datum på formen yyyy-mm-dd i fältet alternativt klicka på för att komma åt kalender Intervall Anger tidsperiod för aktiviteten Tidsperioden anges i formatet dagar.timmar:minuter:sekunder. I fältet finns förberedda siffror för timmar, minuter och sekunder på formen 00:00:00 och dagar läggs sedan eventuellt till genom att tillfoga siffra och. i början av cellen Klar vid första Klar vid time out Kommentar Meddelande som e-post Påminnelse Påminnelseperiod Rubrik Slutdatum Startdatum Text Version som pdf Anger om det räcker med att en användare klarmarkerar sin uppgift för att hela uppgiften ska anses vara färdigställd. Anger om uppgiften ska anses vara klar när tidsintervallet har gått ut Anger den text som ska skickas med meddelandet då dokumentet är godkänt Anger om systemmeddelanden (såsom påminnelser, info om uppgifts färdigställande, avbruten uppgift etc) ska gå med e-post till ansvarig, observatörer och deltagare. Anger om påminnelse ska gå ut till deltagare då uppgift är på väg att förfalla Anger när eventuell påminnelse ska gå ut till deltagare, tiden räknas av från uppgiftsintervallets längd. Om påminnelse sätts till 2 dagar går påminnelsen iväg 2 dagar innan uppgiftens intervall går ut. Anger rubrik för godkännandeuppgiften, denna inkluderas i den uppgift som skickas ut gällande aktiviteten Anges om aktiviteten ska sluta ett visst datum Anges om aktiviteten ska starta ett visst datum Anger text som ska skickas med godkännandeuppgiften Om Godkänt dokument ska bli i pdf. Format. Välj True om aktiviteten ska inträffa, annars Välj True om aktiviteten ska inträffa, annars Skriv texten direkt i fältet alternativt klicka på för att få ett större utrymme att skriva i Välj True om aktiviteten ska inträffa, annars Välj True om aktiviteten ska inträffa, annars Tidsperioden anges i formatet dagar.timmar:minuter:sekunder. I fältet finns förberedda siffror för timmar, minuter och sekunder på formen 00:00:00 och dagar läggs sedan eventuellt till genom att tillfoga siffra och. i början av cellen Skriv texten direkt i fältet alternativt klicka på för att få ett större utrymme att skriva i Ange ett datum på formen yyyy-mm-dd i fältet alternativt klicka på för att komma åt kalender Ange ett datum på formen yyyy-mm-dd i fältet alternativt klicka på för att komma åt kalender Skriv texten direkt i fältet alternativt klicka på för att få ett större utrymme att skriva i Välj True om aktiviteten ska inträffa, annars
SIDAN 13 AV 16 4. ANVÄNDANDE AV ARBETSFLÖDEN Nedan beskrivs hur arbetsflöden används i Evolution. 4.1.STARTA ARBETSFLÖDE 4.1.1. ARBETSFLÖDE FÖR NYTT OBJEKT Ett arbetsflöde gällande ett ej skapat objekt startas på följande sätt: 1. Välj Arbetsflöde i Evolutions menyrad, välj därefter Starta arbetsflöde och markera det flöde som ska startas 2. Ange efterfrågade egenskaper för flödet och dess aktiviteter i Guiden som kommer upp. 2 1 3 Genom att klicka på (1) eller (2) ovan visas nästkommande eller föregående aktivitets egenskaper i flödet. Då alla egenskaper angetts, klicka på OK (3) för att starta flödet.
SIDAN 14 AV 16 4.1.2. ARBETSFLÖDE FÖR BEFINTLIGT OBJEKT 1. Om ett arbetsflöde ska kopplas till ett befintligt objekt i systemet, exempelvis en handling, markera handlingen och välj Starta arbetsflöde i verktygsfältet i handlingens detaljvy. 2. Markera det flöde som ska startas och klicka på OK. Det finns här också möjlighet att ange kommentar för flödet som ska startas 3. Ange efterfrågade egenskaper för flödet och dess aktiviteter i Guiden som kommer upp. 2 1 3 Genom att klicka på (1) eller (2) ovan visas nästkommande eller föregående aktivitets egenskaper i flödet. Då alla egenskaper angetts, klicka på OK (3) för att starta flödet.
SIDAN 15 AV 16 4.2.UTFÖRA AKTIVITETER I FLÖDET Aktiviteter från ett flöde aviseras med popuprutor hos de användare som blir tilldelade aktiviteten. Aktiviteten blir åtkomlig i Användarens personliga del i Evolution (1) under fliken Uppgifter. 3 2 1 Dubbelklicka på aktiviteten i Navigeringsfönstret (2) för att öppna den i en arbetsflik (3) I arbetsfliken kan aktiviteten nu utföras. För att se var i flödet aktiviteten är placerad, klicka på fliken Flödesinformation (1) i uppgiftens detaljflik. 1
SIDAN 16 AV 16 4.3.SE FLÖDEN FÖR ETT OBJEKT För att se arbetsflöden som berör ett objekt, exempelvis en handling, markera handlingen och klicka på Visa arbetsflöde(n) i verktygsfältet i handlingens detaljvy. Markera det flöde du vill titta på (1) 1 2 3 4 Flödet visas i Visningsfönstret (2) och detaljer för markerad aktivitet (3) visas i fönstrets nedre högra hörn (4).