Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1695/2015 Sida 1 (8) 2015-06-17 SSA 2015:09 Hantering av allmänna handlingar hos Exploateringskontoret Närvarande från förvaltningen: Ann-Charlotte Bergqvist Administrativ chef/arkivansvarig Cecilia Dahlin Arkivarie Maria Gidlöf Arkivarie Anders Mohlin IT-strateg Närvarande från Stadsarkivet: Christina Moberg Inspektionsförrättare Harald Löfgren Protokollförare SAMMANFATTNING Exploateringskontoret inspekterades 2015-05-28. Hanteringen av allmänna handlingar hos förvaltningen är i stora delar god, med vissa brister vad gäller informationsredovisningen och arkivförvaringen. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.
Sida 2 (8) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Exploateringskontoret att: - Fastställa hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både pappershandlingar och digital information, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav och ska även innehålla gallringsbara handlingar. - Utreda möjligheterna till att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till Stadsarkivet. - Utreda arkivansvar för system som delas med andra förvaltningar. - Försäkra sig om att den digitala informationen kan bevaras så länge den ska finnas kvar. - Använda skrivmateriel som ger arkivbeständiga handlingar. - Uppdatera bevarandeförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar som ska bevaras (digitala och analoga handlingar). Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Inkomma med dispensansökan som anger kompenserande åtgärder för förvaring av allmänna handlingar. Förvaltningen ska själva göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla allmänna handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Exploateringskontoret ska senast den 2016-05-31 inkomma med en åtgärdsrapport där förvaltningen skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.
Sida 3 (8) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Förvaltningen har fastställt ansvaret i en skriftlig instruktion beslutad den 13 mars 2008. Exploateringskontoret har utsett den administrative chefen till arkivansvarig. Särskilda arbetsuppgifter har fördelats Arkivinstruktionen beskriver Exploateringskontorets arkivorganisation och fördelning av arbetsuppgifter på ett tydligt och bra sätt. Organisationen består av arkivansvarig, chefen för arkivfunktionen, arkivarier, arkivassistenter samt kontaktpersoner på avdelningarna (avdelningssekreterare eller motsvarande). Verksamheten upplever att arkivorganisationen fungerar bra och att det i dagsläget finns tillräckligt med resurser för att kunna genomföra arbetet på ett fullgott sätt. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR God kunskapsnivå hos medarbetarna Exploateringskontoret uppger att kunskapsnivån hos de anställda generellt sett är hög. Förvaltningen arbetar löpande med information och utbildning om hantering av allmänna handlingar. Verksamheten är mediebevakad och medarbetarna får relativt ofta förfrågningar om utlämnande av allmän handling, vilket upplevs fungera bra. Introduktion av nyanställda Rutiner finns för introduktion av nyanställda, med regelbundna träffar två gånger per termin. Alla nyanställda träffar förvaltningens arkivarier för genomgång av vad som gäller och styr verksamhetens hantering av handlingar. Externa konsulter vanligt I arbetet inom exploateringsprojekten används mycket externa konsulter och förvaltningen upplever att fler och fler konsulter hör av sig till arkivarierna med dokumenthanteringsfrågor. Förvaltningen arbetar för närvarande med att ta fram en lathund för att tillgodose det behov konsulterna har vad gäller information kring hantering av allmänna handlingar. Förvaltningen arbetar också med en introduktionsutbildning för konsulterna inom exploateringsprojekten.
Sida 4 (8) HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda diarieföringsrutiner finns Exploateringskontoret har en central registratur som hanterar förvaltningens postöppning, diarieföring samt verksamhetens samtliga centrala e-postbrevlådor. Registraturen är alltid bemannad. Verksamheten använder sedan 2014 Public 360 som dokument- och ärendehanteringssystem (äldre diarier är migrerade till detta system). Diariet är den viktigaste sökingången till förvaltningens handlingar. De diarieförda ärendena klassificeras utifrån en registreringsplan som bygger på förvaltningens klassificeringsstruktur. Förvaltningen avser att stegvis övergå till en digital hantering av handlingar med mål att ha en fullt ut digital hantering 2016. De större exploateringsprojekten har egna funktionsbrevlådor som hanteras av kommunikatörer. Inkommande och utgående handlingar inom projekten diarieförs i samlingsärenden. Förvaltningen ska göra en översyn av verksamhetens funktionsbrevlådor i syfte att rensa bort e-postbrevlådor som inte längre används av verksamheten. Förvaltningen har upprättat fullmakter för öppnande av inkommande post. Vid semester ligger ansvaret på den anställde att den personliga epostbrevlådan bevakas och detta är förankrat i verksamheten. Övriga rutiner och register för dokumenthantering Exploateringskontoret har en dokumenthanteringshandbok på intranätet som tydliggör hur verksamheten arbetar med allmänna handlingar. Verksamheten har utöver diariet ett antal register som används för återsökning av handlingar, bl a arkivdatabasen och ritningsregistret. Arkivdatabasen (ArkivDB) innehåller detaljerade uppgifter om bl a lantmäterihandlingar, broschyrer och andra register och publikationer med relation till verksamheten (exempelvis information från intranätet). Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Exploateringskontoret arbetar med att ta fram hanteringsanvisningar för verksamhetens samtliga verksamhetsområden. I dagsläget är ett fåtal av verksamhetsområdena dokumenterade i anvisningarna. Förvaltningen föreläggs att färdigställa och fastställa hanteringsanvisningar för verksamheten. Fastställa hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både pappershandlingar och digital information, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav och ska även innehålla gallringsbara handlingar.
Sida 5 (8) TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Exploateringskontoret har ett antal myndighetsspecifika gallringsbeslut (SSA 2007:24, SSA 2007:28, SSA 2007:32, SSA 2009:17, SSA 2009:22, SSA 2011:3 och SSA 2013:5). Utöver de myndighetsspecifika besluten tillämpar verksamheten de av Stadsarkivet framtagna generella gallringsbesluten. Besluten tillämpas och gallring genomförs årligen. Det finns behov av att värdera information Exploateringskontoret arbetar med en inventering av verksamhetens IT-system. Vid inspektionen framgick att det finns behov av att göra en informationsvärdering i ärendehanteringssystemet Public 360 samt i avtalssystemet Xpand. Det senare systemet hanterar avtal avseende tomträtter, arrenden och övriga nyttjanderätter. Utreda möjligheterna till att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till Stadsarkivet. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara digital information Förvaltningen använder ett flertal system för sin hantering av digital information (bl a Agresso, ILS, Lisa, SSIP, TendSign). Det mest centrala systemet uppges vara Public 360, vilket används för verksamhetens ärendehantering och diarium. Public 360 delas med Trafikkontoret och det är inte fastställt vilken förvaltning som har arkivansvar för systemet. Detta gäller även det beställningssystem som är integrerat med Agresso. Arkivansvarsfrågan behöver utredas och fastställas. Förvaltningen använder även databasen ArkivDB, vilken innehåller uppgifter om bl a lantmäterihandlingar, broschyrer och andra publikationer med relation till verksamheten (exempelvis information från intranätet). Register ur databasen kommer att levereras till Stadsarkivet i samband med leverans av handlingar som databasen för register över. Förvaltningen arbetar för närvarande med att inventera verksamhetens alla IT-system. Flertalet av de system förvaltningen använder är med på anslutningsplanen för stadens e-arkiv.
Sida 6 (8) I dagsläget hanterar förvaltningen projektdokumentationen inom exploateringsprojekten på gruppdiskar. Verksamheten genomför en förundersökning tillsammans med Stadsledningskontoret kring krav på ett bra systemstöd för projekten. Förvaltningen föreläggs att försäkra sig om att den digitala informationen kan bevaras så länge som den ska bevaras. Arkivbeständiga produkter används Förvaltningen använder arkivbeständiga produkter vad gäller papper, aktomslag, arkivkartonger, skrivare och kopiatorer. Till nämndprotokollen används åldersbeständigt papper. Stadsarkivet upplyste om att arkivbeständigt papper endast behövs om man binder in protokollen. Förvaltningen föreläggs att kontrollera så att arkivgodkända pennor används vid undertecknandet av handlingar som ska bevaras. Utreda arkivansvar för system som delas med andra förvaltningar. Försäkra sig om att den digitala informationen kan bevaras så länge den ska finnas kvar. Använda skrivmateriel som ger arkivbeständiga handlingar DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen finns Förvaltningen har en arkivbeskrivning som är uppdaterad och bra till sitt innehåll. Bevarandeförteckning behöver påbörjas Förvaltningen har tidigare påbörjat en arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat från år 2005. Denna har dock avbrutits och man har istället upprättat en bevarandeförteckning som följer förvaltningens processorienterade klassificeringsstruktur. Bevarandeförteckningen är precis påbörjad och gäller retroaktivt från 2005. Förteckningen ska föras fortlöpande och förvaltningen föreläggs att förteckna sina bevarandehandlingar så att den hålls uppdaterad. Stadsarkivet upplyste om att det befintliga ritningsregistret kan läggas som ett inventarium till bevarandeförteckningen. Föregångares arkiv är färdigförtecknat Exploateringskontoret har arkivansvar för arkivbildaren Geotekniska arkivet. Detta arkiv är slutförtecknat.
Sida 7 (8) Uppdatera bevarandeförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar som ska bevaras (digitala och analoga handlingar). Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR Exploateringskontoret ska eventuellt flytta verksamheten till andra kontorslokaler. I dagsläget är det oklart om det blir en flytt, men om detta skulle vara fallet är arkivorganisationen väl förberedd för dess konsekvenser på arkivbildningen. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i arkivlokal Exploateringskontoret delar arkivlokaler med Trafikkontoret. Vid inspektionen av Trafikkontorets hantering av allmänna handlingar den 23 april 2014 (SSA inspektionsrapport 2014:06) framkom flertalet brister i arkivlokalernas utförande. I flera av lokalerna finns hål i väggar och det råder oklarheter kring om lokalerna är försedda med brandspjäll för ventilationen. Exploateringskontoret delar följande arkivlokaler med Trafikkontoret: rum 4:081, rum 4:083 (ingen anm.), rum 9:910, arkiv 4 och arkiv 5. Förvaltningen meddelade vid inspektionen att bristerna som framkom vid inspektionen av Trafikkontoret ännu inte åtgärdats. Förvaltningen behöver kontrollera att allmänna handlingar förvaras skyddade och att de lokaler som används lever upp till regelverket enligt Riksarkivets tekniska föreskrifter avseende arkivlokaler, RA-FS 2013:4. Dokumentskåp används Exploateringskontoret förvarar personalhandlingar i dokumentskåp som står emot brand i 60 minuter (brandklass EI 60). Förvaltningen behöver inkomma med en dispensansökan för förvaring av allmänna handlingar i dokumentskåp med lägre brandklassning är de av Riksarkivet föreskrivna EI 120 minuter. Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla allmänna handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra
Sida 8 (8) bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Inkomma med dispensansökan som anger kompenserande åtgärder för förvaring av allmänna handlingar. Förvaltningen ska själva göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. 2015-06-17 Christina Moberg Inspektionsförrättare