2009-05-20 1 (28) Datum: 2009-05-20 Upphandlingsavdelningen PA System Ansvarig upphandlare: Lars Nellbro Kravspecifikation PA-system 1. Övergripande krav 1.1. Generella krav Krav:AA1 PA-systemet ska hänga ihop som "ett" system där endast en inloggning behövs. Exempelvis ska det finnas ett anställningsregister, inte ett för varje "modul", varje uppgift ska alltså bara behöva registreras en gång i PAsystemet. Beskriv er lösning bland annat med systemskiss. Krav:AA2 PA-systemet ska innehålla funktioner för lön, rekrytering, självservice, kompetens, schema, bemanning, tid, löneöversyn, turordning, rehabilitering, arbetsmiljö och rapport, analys samt tillhörande integrationer. Det vill säga att systemets alla delar ska hänga ihop som "ett" system. Beskriv er lösning med systemskiss. Krav:AA3 PA-systemet ska hantera gällande lagar, förodningar, avtal och bestämmelser för kommunal verksamhet och ska uppdateras vid förändringar av dessa. Krav:AA4 Kommunen ska kunna och ha rätt att använda PA-systemet också för kommunens andra juridiska personer, såsom exempelvis kommunala bolag och förbund. Dessa ingår hädanefter i begreppet kommunen. Krav:AA5 Beskriv hur PA-systemet möjliggör åtkomst hemifrån, exempelvis för en anställd som sjukanmäler sig. Observera att endast beskrivningen efterfrågas. Krav:AA6 PA-systemet ska bevara all information avseende person, anställning och befattning, detta ska finnas tillgängligt för sökningar. Kommunstyrelseförvaltningen Upphandling Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post Hemsida 462 85 Vänersborg Sundsgatan 29 0521-72 10 00 0521-72 12 94 inkop@vanersborg.se www.vanersborg.se
2 Krav:AA7 Personnumret ska vara huvudidentitet i PA-systemet. Krav:AA8 PA-systemet ska klara övergång till Euro om detta blir aktuellt. Krav:AA10 PA-systemet ska kunna hantera personer med skyddad identitet/adress. Krav:AA11 PA-systemets körningar (exempelvis lönekörningar) ska kunna schemaläggas. Krav:AA12 PA-systemet ska kunna hantera olika organisatoriska strukturer. Krav:AA13 All information ska var sökbar, hela/delar av fält. Sökresultatet ska kunna presenteras direkt på skärm eller utskrift. Krav:AA15 Individsökning i PA-systemet ska kunna ske på hela eller delar av namn och personnummer. Sökning ska även kunna göras på befattning och organisation. Krav:AA16 Vid byte av användarvy följer senast använda identitetsbegrepp med där så är tillämpligt. Krav:AA17 Alla inmatningar och inläsningar ska loggas så att de är spårbara. Vem som gjort förändring, när förändring är gjord samt vad som gjorts ska loggas och kunna skrivas ut. Krav:AA18 Så många uppgifter som möjligt ska konverteras från de befintliga systemen till det nya PAsystemet. Detta innefattar historik, aktuella data inklusive framtida händelser. Beskriv hur detta fungerar. Krav:AA19 Beskriv hur PA-systemet möjliggör distansarbete, exempelvis så att en löneassistent kan utföra allt sitt arbete hemifrån. Kommunen tillhandahåller en VPN-lösning mot en Citrixmiljö. Observera att endast beskrivningen efterfrågas.
3 Krav:AA21 Formulär i form av brev och blanketter ska följa kommunens grafiska profil och vara utformat som mall i kontorsprogram, för närvarande Office 2003. Krav:AA22 Skriftlig information om förändringar i PA-systemet ska vara oss tillhanda i god tid före förändringens ikraftsättande. 1.2. Användarvänlighet Krav:AB2 All text och dokumentation i och kring PA-systemet ska vara på svenska. Krav:AB4 Man ska kunna arbeta både med decentraliserat och centraliserat arbetssätt i PA-systemet. Exempelvis ska graden av självservice kunna variera mellan olika förvaltningar. Krav:AB5 PA-systemet ska, direkt vid inmatning/inläsning utföra kontroller och i förekommande fall konvertera till versaler/gemener. Krav:AB7 PA-systemet ska varna vid dubbelinmatning och dubbelinläsning. Krav:AB8 Hjälptexter ska finnas på alla nivåer i PA-systemet. Krav:AB12 PA-systemet ska kunna hantera anteckningsfält. Dessa ska finnas minst för person. Krav:AB13 Datum och klockslag ska visas enligt svensk standard. Krav:AB14 Hjälpfunktionen ska erbjuda direkt uppslag för aktuellt fält och möjlighet att kunna söka i hela hjälpfunktionen. Krav:AB16 Det är önskvärt att kunna lägga in egen information i fördefinierade formulär. Krav:AB18 Där så är erforderligt ska man kunna spara en "preliminär version" innan vidarebefordran, exempelvis reserapport, tidrapport. Krav:AB19 Man ska kunna "kopiera" och "klistra in" data till/från kontorsprogram.
4 1.3. Behörighet Krav:AC1 PA-systemet ska ha ett rollbaserat behörighetssystem där varje roll kan knytas till valfria delar av PA-systemet. Varje person ska kunna knytas till en eller flera roller. Krav:AC2 Behörighet ska kunna tidsbegränsas. Krav:AC3 Behörighetssystemet ska styra läs respektive skrivrättigheter. Krav:AC4 Behörighetssystemet ska kunna styras avseende ansvar, till exempel ska en chef bara kunna se sin personal. Krav:AC5 Endast särskilda systemförvaltare ska ha möjlighet att ange behörighet. Krav:AC6 Behörighetssystemet ska innhålla attesträttigheter inlästa från kommunens ekonomisystem. Krav:AC7 Behörighet ska reduceras för eget personnummer, till exempel ska löneadministratör ej kunna påverka eget löneunderlag. 1.7. Arkivering och gallring Krav:AG1 PA-systemet ska uppfylla krav på arkivering och gallring enligt bilaga "KOMSAM". 1.8. Diarie Krav:AH1 PA-systemet ska uppfylla lagens krav på diarie. Detta ska gälla minst för rekrytering och rehab. 2. Lön 2.1. Generella krav - Lön Krav:BA1 PA-systemet ska kunna beräkna alla varianter av kommunala löner (inklusive bolag), samt kunnahantera icke anställda såsom förtroendevalda och uppdragstagare. Krav:BA2 PA-systemet ska utföra alla årsomställningar och beräkningar av semester, uppehålls- och ferielön. Beräkningar ska kunna göras vid olika tillfällen och för olika urval.
5 Krav:BA3 Man ska kunna registrera uppgifter som gäller minst 24 månader framåt i tiden i PA-systemet. Krav:BA4 PA-systemet ska hantera avdrag för införsel med förbehållsbelopp. Krav:BA5 PA-systemet ska ge relevanta signaler vid registrering och lönebearbetning. Dessa ska visas på skärm och kopplas direkt till information för åtgärd. Krav:BA6 PA-systemet ska signalera när ett av kommunen angivet gränsvärde för brutto/nettolön passeras. Krav:BA7 I PA-systemet ska möjlighet till tillfälliga utbetalningar finnas. Krav:BA9 PA-systemet ska hantera av kommunen bestämda koder för rekrytering, avgångar, förflyttningar (till exempel avgång med pension, rekrytering internt eller externt). Krav:BA10 PA-systemet ska ha en så kallad "månad 13"-körning efter årsskifte, bland annat för uppdatering av ackumulatorer. Krav:BA11 PA-systemet ska signalera återstående semesterdagar, semestertimmar och okompenserad tid vid avslut av anställning. Krav:BA12 PA-systemet ska hantera löneväxling, intresseavdrag, brutto- och nettolöneavdrag samt utlägg inklusive moms. Krav:BA13 PA-systemet ska klara av löneutbetalning med lönespecifikation flera gånger per månad, varav en huvudutbetalning samt skapa en lönefil vid varje löneutbetalning. Krav:BA14 Lönelistan ska finnas tillgänglig i en användarvy efter slutlig bearbetning samt kunna föras över till arkivbeständigt media, i dagsläget papper och microfish. Krav:BA15 Lönelistan ska vara sökbar, exempelvis ska man kunna söka på del av personnummer.
6 Krav:BA16 Vid inmatning/inläsning ska berörda ackumulatorer påverkas direkt. Krav:BA17 Tilläggs- och avdragstransaktioner ska kunna läggas in och behandlas automatiskt minst 12 månader bakåt i tiden. Krav:BA18 PA-systemet ska ha löneartskatalog. Denna katalog ska vid behov kunna kompletteras av kommunen. Krav:BA22 PA-systemet ska signalera när summan av anställningar per individ överstiger heltidsmåttet. Krav:BA23 PA-systemet ska ha bevakning av tidsbegränsade anställningar, tillfälliga utökningar/nedsättningar samt för tidsbegränsade tillägg och avdrag. Krav:BA25 PA-systemet ska ha funktion för att kunna ta ut arbetsgivarintyg enligt gällande krav från Samorganisationernas arbetslöshetskassa. Redigering av arbetsgivarintyget ska kunna göras. Krav:BA27 PA-systemet ska ha ett kalendarium som omfattar minst 13 månader bakåt. Detta ska innehålla närvaro och frånvaro, som stöd för automatisk frånvarohantering. Möjlighet ska finnas att se och förändra kalenderinformationen. Krav:BA28 PA-systemet ska ha ett kalendarium för att se historik avseende närvaro och frånvaro. 2.2. Löneberäkning Krav:BB1 PA-systemet ska beräkna uppehålls- och ferielön. Krav:BB2 PA-systemet ska kunna utföra retroberäkning per individ och grupp samt att retroberäkning till samma månad som ny lön utbetalas till ska vara möjlig och att rätt konto belastas. Krav:BB3 PA-systemet ska kunna simulera uppehålls- och ferielön. Krav:BB4 PA-systemet ska på individnivå beräkna deltidslön utefter registrerad heltidslön (inklusive tillägg), sysselsättningsgrad och ledigheter.
7 Krav:BB5 Lönen ska räknas ner med uppehållsfaktorn i PA-systemet. Krav:BB6 Provlön- och direktlöneberäkning med resultatet presenterat på skärm ska kunna göras när som helst i PA-systemet. Krav:BB7 PA-systemet ska klara av att både timlön och månadslön behandlas för en individ på samma lönespecifikation. Krav:BB8 Det ska för behörig användare gå att registrera a-pris och belopp i transaktioner utan att PAsystemet räknar om dessa. Krav:BB9 PA-systemet ska hantera ob-ersättning vid sjukdom. Krav:BB10 PA-systemet ska bevaka och höja uppehållsfaktorn på grund av ålder. Krav:BB11 PA-systemet ska kunna betala ut ersättning till förtroendevalda utefter kommunens arvodesreglemente. Se bilaga Bestämmelser om arvoden och andra ersättningar till förtroendevalda. Krav:BB12 Styrning av nettolönavdragens behandling ska ske så att lagstagdade krav och kommunens prioritering uppfylls. 2.3. Avstämningsrutiner och skuldhantering Krav:BC2 PA-systemet ska ha brutto- och nettoskuldsberäkning med signal både för individ och annan berörd person (löneassistent). Krav:BC3 PA-systemet ska särskilja brutto- och nettolöneskuld. 2.4. Lönespecifikationer och kontrolluppgifter Krav:BD1 PA-systemet ska stödja utskrift av lönespecifikationer respektive överföring av utbetalningar via olika leverantörer som bestäms av kommunen. För närvarande görs båda dessa av Nordea. Krav:BD2 PA-systemet ska ge kommunen möjlighet att lägga till egen text på lönespecifikationen riktat till individ, kategori, enhet eller hela kommunen vid behov.
8 Krav:BD3 Frånvaro- och tilläggsposter ska visas med datum på lönespecifikationen. Krav:BD4 Ackumulerade saldouppgifter såsom bruttolön, arbetsgivaravgifter, skatt, komptid, semester, semesterarbetsdagar samt semestertimmar ska visas på lönespecifikationen. Krav:BD5 Lönespecifikationen ska kunna skickas till valfri epostadress eller till valfri postadress. Om specifikationen ska skickas via epost eller post bestäms av kommunen. Krav:BD6 Det ska vara möjligt att skicka med en bilaga till lönespecifikationen. Krav:BD7 December eller januari månads lönespecifikation ska utgöra kontrolluppgift. Krav:BD8 Leverantören ska ha ett alternativ för kontrolluppgift för de individer som inte har löneutbetalning i december eller januari. Krav:BD9 Kontrolluppgift på individnivå ska visas på skärm i PA-systemet. Krav:BD10 Kontrolluppgifter ska kunna skickas som epost eller kunna skrivas ut. Om kontrolluppgift ska skickas via epost eller skrivas ut bestäms av kommunen. 2.5. Semesterrutiner Krav:BE1 PA-systemet ska kunna hantera alla i kommunen förekommande semesteravtal. Krav:BE2 Ej semesterlönegrundande frånvaro ska reducera betalda semesterdagar och avräknas ackumulatorn. Krav:BE3 PA-systemet signalerar och medger inte uttag av för mycket semester. Krav:BE5 PA-systemet ska ha bevakning för semester som överstiger 40 dagar, för semestertimmar som överstiger 180 timmar samt för uttag av semester som understiger 20 dagar.
9 Krav:BE6 PA-systemet ska kunna omvandla semesterdagar till semestertimmar samt kunna omvandla semesterdagar till semesterarbetsdagar. Detta ska kunna göras när som helst. Krav:BE7 Á konto utbetalning av semesterersättning för timavlönad ska kunna göras månadsvis. Krav:BE9 PA-systemet ska föra över kvarvarande betald semester vid nytt semesterår, det vill säga semesteromställning ska göras. Krav:BE10 PA-systemet ska ta hänsyn till framåtrapporterad frånvaro vid beräkning av semesterrätt. Krav:BE11 Avvikande semesterrätt för individ ska kunna göras i PA-systemet. Krav:BE12 Uttag av semesterdagar utan semestertillägg ska kunna göras i PA-systemet. 2.6. Frånvaro Krav:BF1 Frånvaro ska kunna rapporteras i timmar, procent och dagar, det vill säga det ska vara valbart. Krav:BF2 PA-systemet ska skapa en lista/fil för överföring av sjukanmälan till Försäkringskassan. Vid eventuell regeländring ska detta gälla även för vård av sjukt barn. Krav:BF3 Det ska vara möjligt att rapportera in frånvaro med orsakskod, löneart och klartext. Krav:BF4 PA-systemet ska hantera situationer då semester och sjukdom infaller samtidigt. Krav:BF5 Frånvaroöversikt per individ ska finnas och kunna skrivas ut. Krav:BF6 Intjänad semester, komptid och flextid ska kunna flyttas över till annan tjänst.
10 Krav:BF7 PA-systemet ska kunna hantera minst tre ledighetsorsaker för samma dag per individ. Krav:BF8 PA-systemet ska signalera vid minussaldo på grund av kompledighet. Krav:BF9 PA-systemet ska kunna hantera personer med utökat högriskskydd. Krav:BF10 PA-systemet ska bevaka sjukfrånvaro/sjukersättning/aktivitetsersättning som pågår mer än två hela intjänandeår. Krav:BF11 PA-systemet ska ha beräkning av föräldrapenningstillägg i samband med uttag av föräldraledighet. 2.7. Årsrutiner, SCB- statistik, redovisning av skatt Krav:BG1 PA-systemet ska generera underlag för redovisning av AMF, TGL, nationell statistik(scb) samt övrig statistik som kommunen är skyldig att lämna. Krav:BG2 PA-systemet ska generera underlag till skattedeklaration varje månad. Krav:BG3 Skatter och arbetsgivaravgifter ska redovisas per organisationsnummer. 2.8. Rättelserutin Krav:BH1 Man ska enkelt kunna rätta felaktiga kodsträngar kopplat till kostnader, även redan fördelade poster ska kunna rättas. Krav:BH2 PA-systemet ska ha funktion för rättning/backning av lön. Rättad/backad lön ska kunna betalas ut vid ordinarie löneutbetalning. Krav:BH3 Rättning av felaktig transaktion ska kunna göras och ackumulatorer och historik ska rättas. Krav:BH4 Vid rättning av orsak eller datum sker omräkning i PA-systemet minst 12 månader bakåt i tiden. Krav:BH5 Det ska gå att spåra gjorda rättningar av utbetalda löner, vem som har rättat och när rättningen är utförd.
11 2.9. Pensioner och pensionsredovisning Krav:BK1 PA-systemet ska stödja löpande rapportering till den leverantör som administrerar pensionerna. För närvarande KPA. Krav:BK2 PA-systemet ska kunna hantera alla i kommunen förekommande pensionsavtal. Krav:BK3 PA-systemet ska kunna hantera individuell pensionslösning. Krav:BK4 Man ska kunna fördela till olika procentsatser utifrån pensionsavtal i PAsystemet. Krav:BK5 Pensionsgrundande lön på individnivå ska visas på skärm. 2.10. Ekonomi Krav:BL1 PA-systemet ska skapa en fil, en textfil, som går till ekonomisystemet (för närvarande Raindance från Logica) för bokföring av löner. Filen ska innehålla: datum, kodsträng, utfall, och textinformation (textinformation = förvaltningskod). Krav:BL2 Löneart i personalsystemet ska kopplas till valbart konto. Krav:BL3 PA-systemet ska skapa en lönefil som går till en utdataplattform. Filen ska skapas utifrån lönespecifikationen. Filen ska innehålla: datum, personnummer, kodsträngar, lönearter, löneartstexter, antal och belopp. Utdataplattformen kommer troligen implementeras under 2010. (Option) Krav:BL4 PA-systemet ska skapa en rapport, baserad på överförd fil, som underlag för avstämning mot ekonomisystemet. Krav:BL6 PA-systemet ska hantera kodsträngen som för närvarande består av 7 koddelar. Varje koddel ska kunna bestå av 1 till 10 alfanumeriska tecken, och antal tecken ska vara valbart. Textfältet till varje koddel består maximalt av 30 tecken.
12 2.11. Person Krav:BM1 PA-systemet ska för varje individ hantera minst två postadresser, minst två epostadresser, flera telefonnummer, kontaktuppgifter anhörig samt minst 5 valfria fält. Krav:BM3 Varje person ska bara finnas en gång oavsett antal anställningar/uppdrag personen har. Krav:BM4 PA-systemet ska kunna hämta personuppgifter från Skatteverket. Krav:BM5 PA-systemet ska populeras med användaridentitet från metakatalog. Krav:BM6 Skattehantering och införsel ska ske sammanhållet per person oavsett antalet anställningar. 2.12. Rapporter-Lön Krav:BN1 PA-systemet ska kunna hantera simuleringar av semesterlöneskuld, ferieoch uppehållslöneskuld (intjänad ej utbetald) vid valfri tidpunkt. Krav:BN2 PA-systemet ska skapa underlag för redovisning till Kronofogdemyndigheten. 2.13. Kontering Krav:BO1 PA-systemet ska kunna hantera procentfördelning, timfördelning av lön samt avvikande konto. Krav:BO2 Ombokning av lönebearbetade lönetransaktioner ska kunna göras och bokföringen ska bli korrekt i PA-systemet. Krav:BO3 Grundkontering på individnivå ska kunna ändras under löpande månad och bokföringen ska då styras av angivet datum. Krav:BO4 Avvikande konto ska sättas på lönetransaktion och lönebokföringen styras av transaktionens datum. Krav:BO5 Vid avvikande kontering på löneart ska konteringen även gälla för i PAsystemet genererade lönetransaktioner.
13 3. Schema Bemanning Tid 3.1. Generella krav - Schema/Bemaning/Tid Krav:CA1 Socialförvaltningen nuvarande system, Personec Time, för schemaläggning och tidsregistrering ska integreras av PA-systemets leverantör med PAsystemets lönedel. Detta då socialförvaltningen kan komma att fortsätta nyttja Personec Time. Övriga förvaltningar kommer att nyttja upphandlat system från start. Krav:CA2 PA-systemet ska hantera avrundning av rapporterade tillägg enligt avtal. 3.2. Bemanningsplanering Krav:CB1 PA-systemet ska innehålla bokningssystem för bland annat bemanningskontoret och personal på enheterna (beställare). Krav:CB2 PA-systemet ska kunna göra obegränsade urvals-, sorterings- och sökmöjligheter bland tillgänglig personal, bland annat vilka enheter som personen är upplärd på. Krav:CB3 PA-systemet ska ha funktion för notering av bemanningspersonalens frånvaro för att markera obokningsbar personal. Krav:CB4 Personal ska via webb kunna lägga in önskemål om tider för arbete minst 3 månader framåt. Personal ska kunna vara bokningsbar framåt i tiden även om en spärr finns i dagsläget. Krav:CB5 PA-systemet ska ge signal vid bokning som leder till överträden enligt regler i Arbetstidslagen. Krav:CB6 PA-systemet ska kunna göra utskrifter av tjänstgöringslistor/anställningsbeslut. Telefonlistor, schema, bokningar med mera ska kunna visas på skärm och kunna skrivas ut. Krav:CB7 Planerade arbetspass ska stämmas av mot antal LAS-dagar och ge signal. Krav:CB8 PA-systemet ska hantera olika arbetstidsmodeller, till exempel årsarbetstid. Krav:CB9 Man ska kunna registrera extravak, jour, arbetspass över dygn i PAsystemet. Nattjänstgöring ska beräknas enligt gällande avtal.
14 Krav:CB10 PA-systemet ska ge en signal att akutbokning har inkommit. Det ska vara valbart för kommunen vad som är en akutbokning. Krav:CB11 PA-systemet ska kunna visa alla bokningar från respektive enhet 2 veckor framåt/bakåt i tiden. Krav:CB12 Enheterna ska vid beställning kunna lägga in uppgifter med krav på exempelvis utbildning, körkort, projektkod etcetera. Fält för fritext ska finnas. Samtliga fält ska vara sökbara. Krav:CB13 PA-systemet ska visa datum och beställare när beställning inkommit samt datum som visar när bokningen av beställningen är färdigställd. Krav:CB17 PA-systemet ska ha dubbelriktad SMS-funktion för exempelvis förfrågningar om att ta arbetspass. Man ska kunna svara att man ta arbetspass samt bekräftelser. Krav:CB21 PA-systemet ska ha personkort som innehåller tilläggsuppgifter såsom arbetsplatser som personen är upplärd på, körkort, vilken/vilka delegationer personen har samt utbildning. Därutöver ska minst tio valfria fält finnas. Samtliga fält ska vara sökbara. Krav:CB22 Utförda arbetspass ska generera underlag för lön och uppdatera LAS-dagar. Krav:CB23 Intervallbokningar ska kunna göras i PA-systemet (samma beställning med klockslag som gäller för en viss tidsperiod) 3.3. Tidssystem Krav:CC1 PA-systemet ska hantera att registrerad tid mäts mot planerad tid och avvikelser skapas. Krav:CC2 PA-systemet ska stödja stämplingsklockor av typen TN2000 (Tieto). Krav:CC3 Kommunen ska kunna definiera olika flexramar och regler för till exempel plus/minussaldon. Krav:CC4 PA-systemet ska kommunicera med stämplingsklockor för kod, kort eller likvärdig lösning. Beskriv utrustningen.
15 Krav:CC8 Lagring ska finnas av minst 1000 registreringar i det fall förbindelsen med PA-systemet är nere och som automatiskt överförs då förbindelsen åter är uppe. Lagring ska finnas kvar även vid strömavbrott på maximalt två (2) timmar. Krav:CC9 Display ska finnas som visar utförd åtgärd och om denna är godkänd. Krav:CC10 Kort för tidsregistrering ska kunna kombineras med andra användningsområden och då främst passage och säker inloggning i kundens datanät. Kort skall kunna stödja magnetremsa (CR 80 spår 2) och beröringsfri (E. M.) registrering Krav:CC11 Rapportering ska kunna göras i form av avvikelserapportering mot ett fastställt schema. 3.4. Schemaläggning Krav:CD1 PA-systemet ska innehålla möjlighet till schemakonstruktion för kommunens alla typer av anställningar. Krav:CD2 PA-systemet ska hantera de arbetstidsmodeller som används inom kommunen. Krav:CD3 Schemamodulen ska innehålla funktion för beräkning och kontroll av årsarbetstid. Krav:CD4 Schemamodulen ska ge signal om schemat ej är förenligt med lagar och avtal. Krav:CD7 Schemamodulen ska beräkna semester- och tjänstledighetsfaktor. Krav:CD8 Schemamodulen ska ge underlag till lönemodulen för obekväm arbetstid, jour /beredskap, förskjuten arbetstid, mertid och övertid. Krav:CD9 Schemamodulen ska ha tillgång till samtliga frånvaroorsaker som kommunen använder sig av. Krav:CD10 Schemamodulen ska kunna hantera parallella partiella frånvaroorsaker.
16 Krav:CD12 Schemamodulen ska ha funktion för att konstruera helg, jour- och beredskapsscheman. Krav:CD13 Schemamodulen ska hantera arbetspass- och arbetsplatsbyte inklusive underlag för lönekostnad. Krav:CD14 Schemamodulen ska kunna hantera att flera personer kopplas till samma schema. Krav:CD16 PA-systemet ska kunna beräkna sjuklön automatiskt för timavlönad personal. Krav:CD17 Varje anställning ska kunna knytas till ett schema. 3.5. Rapporter -Schema/Bemaning/Tid Krav:CE1 Tjänstgörings/månadsrapporter ska kunna tas ut per person. Krav:CE2 Dagrapporter som innehåller varje dags planerade tjänstgöring ska kunnas tas ut. Krav:CE3 Schemarapporter som visar både koder och/eller klartext per person och per enhet ska kunna tas ut. Krav:CE4 Saldorapporter ska finnas, exempelvis för flextid. 4. Personal 4.1. Arbetsmiljö Krav:DA1 Det ska vara möjligt att registera anmälan om arbetsskador och tillbud i PAsystemet. Krav:DA2 Det ska vara möjligt att löpande ta ut statistik, som användarvy och utskrift, över arbetsskador och tillbud. Krav:DA3 Det ska vara möjligt att sortera data om arbetsskador och tillbud så att exempelvis en specifik arbetsplats eller yrkesgrupp kan belysas.
17 Krav:DA11 Framtagen statistik ska innehålla bland annat antal, arbetsplats, yrkesgrupp, typ av skada. Man ska kunna sätta tidsintervall. 4.2. Rekrytering Krav:DB1 Ansökningshandlingar ska kunna arkiveras i minst tre år. Krav:DB2 Ansökan ska kunna göras via internet. Krav:DB3 PA-systemet ska upplysa sökande om offentlighetsprincipen och PUL. Användaren ska bekräfta att han/hon läst informationen. Krav:DB4 Man ska kunna skapa gruppmail/svarsbrev utefter referensnummer/diarienummer och kunna avbocka/välja valfri person/personer. Krav:DB5 Man ska kunna välja om annonsen ska publiceras externt eller internt. Externt publicerade tjänster ska även kunna synas på kommunens intranät. Krav:DB6 Man ska kunna utforma annonserna utifrån kommunens grafiska profil. Krav:DB7 Externa annonser ska lätt kunnna överföras elektroniskt till arbetsförmedlingens platsbank. Krav:DB8 Tidigare annonser ska kunna återanvändas. Krav:DB9 Sista publiceringsdag ska kunna förlängas. Krav:DB10 Man ska kunna tidsstyra annonsering och avpublicering. Krav:DB11 Man ska kunna förhandgranska och skriva ut annons. Krav:DB12 Man ska kunna makulera/ta bort annons. Krav:DB14 Man ska kunna skriva ut listor på utannonserade tjänster.
18 Krav:DB15 Den sökande ska ha egen inloggning. Rekryteringsmodulen ska tillhandahålla inloggningsuppgifterna automatiskt. Krav:DB16 Den sökandes uppgifter ska kunna sparas och återanvändas. Den sökande ska kunna ändra samt bifoga sitt CV. Krav:DB17 Ansökningsformuläret ska kunna anpassas av administratören och fält ska kunna vara tvingande. Krav:DB19 Pappersansökningar ska kunna läggas in i PA-systemet och dokument ska kunna bifogas. Krav:DB20 PA-systemet ska genererar ett autosvar, till den sökande, när ansökan inkommit. Krav:DB21 Kommunikation ska kunna ske via e-post eller brev och vara personliga samt vara anpassade till kommunens grafiska profil. Krav:DB24 Inkomna handlingar ska kunna sorteras efter kravprofil på befattningen Krav:DB26 Rankning av sökande ska kunna göras enligt SSYK respektive SUN2000. Krav:DB27 Man ska kunna skriva ut listor/meritsammanställningar. 4.3. Turordning Krav:DC2 PA-systemet ska hantera anställningstid enligt LAS eller annan relevant lagstiftning samt kommunala avtal. Krav:DC3 PA-systemet ska hantera företrädesrätt till återanställning och högre sysselsättningsgrad. Krav:DC4 PA-systemet ska kunna generera rapporter i form av personmatrikel, LASlista visstid, LAS-lista vikariat och bevakning av allmän visstidsanställning. Krav:DC5 PA-systemet ska ha funktion för administration och utskrift av varsel, underrättelse och besked samt begäran om företräde.
19 Krav:DC6 PA-systemet ska hantera dokumentmallar enligt SKL:s rekommendationer samt kommunens grafiska profil. Krav:DC7 Formulär för varsel, underrättelse och besked ska skapas i PA-systemet. Formuläret ska populeras med uppgifter från PA-systemet. Krav:DC8 PA-systemet ska bevaka vikariat och allmän visstidsanställning inför konvertering till tillsvidareanställning. Krav:DC9 PA-systemet ska kunna särskilja anställningsformer samt hantera om den anställde omfattas av LAS. Krav:DC10 PA-systemet ska i samband med nyanställning göra kontroll av tidigare anställningstid och ge signal därom. Krav:DC15 I PA-systemet ska man kunna registrera varseldatum, anspråk anmält/ej anmält, företrädesrätt from - tom, avvisat erbjudande, begäran om höjd sysselsättningsgrad. Krav:DC18 PA-systemet ska turordna vid arbetsbrist och omorganisation. Krav:DC19 PA-systemet ska visa uppgift om anställningar from - tom, anställningstid totalt och i dagar per anställning, sysselsättningsgrader samt lön etcetera. Krav:DC20 PA-systemet ska kunna visa och rätta anställningstid - månadsackumulatorer och totalt. Krav:DC21 Arbetspass ska stämmas av mot antal LAS-dagar och ge signal enligt av kommunen valt antal dagar. 4.4. Rehab Krav:DD1 PA-systemet ska vara ett stöd under hela rehabprocessen, från sjukskrivning till lösning. Beskriv hur detta uppfylls. Krav:DD2 PA-systemet ska visa en översikt över var i rehabprocessen ett ärende befinner sig samt erbjuda metodstöd för olika åtgärder.
20 Krav:DD3 PA-systemet ska visa en översikt över vilka åtgärder som genomförts i respektive personärende. Krav:DD4 Det ska finnas en funktion som möjliggör bevakningar, både generella och specifika, i varje personärende. Krav:DD6 Anteckningar i rehabiliteringsärenden ska kunna göras. Krav:DD7 Rehabverktyget ska uppfylla krav på sekretess. Krav:DD8 Personanteckning ska kunna skrivas utan att ett rehabärende upprättas. Krav:DD9 Statistik ska kunna tas fram i rehabverktyget så som diagnos, prognos samt om frånvaron är arbetsrelaterad eller inte. Krav:DD10 Det ska vara möjligt att registrera diagnos, prognos samt om frånvaron är arbetsrelaterad eller inte. Krav:DD11 Det ska gå att se var i rehabkedjan ett ärende befinner sig baserat på tidigare sjukskrivning, samt arbetad och övrig tid i relation till ramtiden. Krav:DD12 Flera användare/roller, såsom chef och persomalsekreterare, ska kunna vara knutna till ett enskilt ärende. 4.5. Kompetens Krav:DE1 Man ska kunna registrera anställdas kompetens, denna information ska vara sökbar. Krav:DE3 Möjlighet ska finnas för uppdatering av anställdas kompetens. Krav:DE4 PA-systemet ska kunna hantera medarbetarsamtal/utvecklingssamtal samt lönesamtal. 4.6. Anställning Krav:DF3 Man ska kunna skapa underlag för anställningsbeslut i PA-systemet.
21 Krav:DF4 Vänersborgs kommuns logotyp ska kunna kopplas till anställningsbeslut i PA-systemet. Detta så att utskrift kan göras när person- och anställningsuppgifter är registrerade. 4.7. Löneöveryn Krav:DG1 PA-systemet ska ge möjlighet att decentralisera löneöversynsarbetet till personalsekreterare och lönesättande chefer. Krav:DG2 Man ska kunna hämta valfria relevanta uppgifter som underlag för löneöversyn. Krav:DG4 PA-systemet ska hantera och beräkna heltidslöner vid löneöversyn. Krav:DG6 PA-systemet ska beräkna löneöversynsutrymme på heltidslöner med valfria förutsättningar och faktorer såsom facktillhörighet, procent, krontal, löneintervall, yrkesgrupp och kön. Krav:DG7 I PA-systemet ska det gå att återföra löneöversynsresultat, i form av ny lön, lönetillägg och titel. Detta ska kunna göras helt eller i valda delar. Krav:DG8 I PA-systemet ska inrapportering av beloppshöjning (preliminär och slutlig) kunna ske individuellt, gruppvis, generellt, krontal och procent. Krav:DG11 PA-systemet ska vara anpassat till förändringar i löneavtalen. Individuell lön genom lönesamtal respektive traditionell löneförhandling med bud och yrkanden. Krav:DG15 PA-systemet ska kunna hantera olikheter i löneavtalen. Krav:DG17 PA-systemet ska medge inläsning av filer ur medlemsregister från personalorganisationerna, och detta ska kunna ske vid behov. Krav:DG19 I PA-systemet ska det vid löneöversyn, finnas möjlighet att hantera alla anställningsformer (även timavlönade) med möjlighet till massrapportering. Krav:DG21 I PA-systemet ska nya lönetillägg kunna rapporteras. Lönetillägg ska kunna minskas eller helt tas bort.