1 Minnesanteckningar från möte med styrgruppen 2008-02-13 på KIB, Stockholm Närvarande: Annika Annemark, BTH Christer Björklund, tf ordförande Annacarin Börjeson, Högskolan Väst Marie-Louise Fendin, Handelshögskolan Terje Höiseth, Luleå tekniska universitet Berit Nilsson, Lunds universitet, vid anteckningarna Annika Sverrung, Chalmers Frånvarande: Lars Björnshauge, Lunds universitet, vice ordförande Jette Guldborg Petersen, Malmö Högskola Göran Sandberg, Umeå universitet, ordförande 1. Former för framtida arbete med grupper etc Inledningsvis konstaterade styrgruppen att arbetet inom SUHF, Forum och styrgruppen hela tiden är en dynamisk process och de arbetssätt som diskuteras och beslutas under dagen kan komma att omprövas och förändras efter hand som nya behov och frågor uppkommer. Den nuvarande styrgruppens mandat löper 2008-2009. Några beslut som sträcker sig längre än denna tidsgräns kan därför inte fattas. Besluten att tillsätta eller inte tillsätta arbetsgrupper inom olika ämnesområden signalerar inte styrgruppens åsikt om vilka frågor som är viktiga och mindra viktiga. Snarare handlar det om ifall SUHF bedöms vara det mest lämpliga forumet, om arbetsgrupper etc är den bästa formen för att behandla en fråga samt om timing. uttryckte att alla de grupper som har arbetat tills nu och som redovisades för Forum den 16 januari har gjort ett fantastisk bra arbete. har efter detta möte inhämtat synpunkter från Forum på vilka områden man bör prioritera att arbeta med. Förutom styrgruppens synpunkter har 15 lärosäten lämnat in svar. beslutade om det fortsatta arbetet enligt nedan. Ledamöterna i de förutvarande och nya grupperna kommer att meddelas i separat brev, undertecknat av Göran och Lars, innan styrgruppens minnesanteckningar publiceras. Katalogen För denna fråga behövs ingen särskild grupp. Dock kan olika frågor lyftas till Forum för diskussion när det behövs. Katalogfrågor kan också tänkas dyka upp i samband med gemensamma tjänster. konstaterade att det är viktigt att följa arbetet i expertgruppen för LIBRIS samkatalog och att frågor om t ex utvecklingen av LIBRIS diskuteras av Forum. Ingen arbetsgrupp för katalogen. Bevaka arbetet i KBs LIBRIS-grupp. Väck frågor om katalogen i gruppen för gemensamma tjänster. Diskutera i Forum.
2 Kompetensutveckling Konstaterades att de flesta lärosäten har enskilda program för kompetensutveckling. Det gäller då att identifiera vad som kan vara gemensamma behov och i så fall vara beställare hos de olika aktörer som finns. Det är viktigt att SUHF/Forum är representerat i KBs grupp. Det är också önskvärt att ha kontakt med och kunna framföra behov av fortbildningar på de olika BI-utbildningarna. Där är bibliotekscheferna rätt forum att diskutera och kompetensutveckling kan sättas på agendan för ett Forum-möte. Den arbetsgrupp som har funnits har föreslagit att man utser kontaktpersoner för kompetensutveckling vid varje lärosäte. Detta är ett utmärkt förslag enligt styrgruppen. Beslut Ingen arbetsgrupp för kompetensutveckling. Utse kontaktpersoner för kompetensutveckling vid varje lärosäte (förteckning på Forums webbsida). Frågor om kompetensutveckling på agendan vid ett Forum-möte. Bibliotekens roll i utbildningen Detta handlar om bibliotekens undervisning i informationskompetens. ansåg inte att en arbetsgrupp är lämpligaste arbetsformen. Däremot kan man bilda ett nätverk bland dem som arbetar med frågorna. Nätverket kan t ex upprätta en e-postlista. Ingen arbetsgrupp för bibliotekens roll i utbildningen. Utse kontaktpersoner på varje lärosäte bland dem som arbetar med frågorna (förteckning på Forums webbsida). Bilda nätverk genom t ex e-postlista. E-publicering För frågor kring e-publicering behövs en arbetsgrupp. Det är angeläget att lärosätena har ett initiativ när det gäller biblioteksaspekterna på denna fråga. Gruppen ska arbeta med praktiska frågor, infrastrukturen, kring e-publicering. Däremot inte med policyfrågor och strategier eller policyfrågor kring Open Access. Frågor kring infrastrukturen innefattar bland annat förutsättningar och funktionalitet för effektiv hantering av e-publicering. När kraven uppkommer ska infrastrukturen redan finnas. KBs roll är att ansvara för den nationella långsiktiga arkiveringen, så detta ska inte ingå i arbetsgruppens uppdrag. Dessutom har varje lärosäte lagstadgad arkiveringsplikt. Fortsatt uppdrag för den arbetsgrupp som har funnits, samma ledamöter. Mandatperiod ca. 12 månader, avrapportering till Forums första möte 2009. Uppdrag: 1/ Ge förslag till riktlinjer för e-publicering och hur e-publicering införlivas i lärosätenas verksamhet. 2/ Bilda och och skapa struktur för att upprätthålla nationellt nätverk. 3/ Inventera vilken kompetens som finns kring publicering av tidskrifter (lägg i en databank). 4/ Omvärldsbevakning av tekniska standarder och vad som händer på området publicering av vetenskapligt material på lärosätena. Delrapport 1/10 till styrgruppen.
3 Kvalitet/utvärdering Ett övergripande problem med utvärdering av informations/biblioteksverksamhet är att det fortfarande nästan enbart är traditionella uppgifter som utvärderas. Den tidigare arbetsgruppen för kvalitet och utvärdering arbetade med tre frågeställningar. konstaterade att statistikfrågor kan hanteras av KBs grupp. Arbetsgruppen har levererat ett underlag till styrgruppen i frågan om Högskoleverkets utvärdering av bibliotekens del i lärosätenas verksamhet. kommer att diskutera vid ett senare tillfälle. Vad det tredje området beträffar värdering av bibliotekens nytta konstaterade styrgruppen att det fortsatt behövs en arbetsgrupp. En arbetsgrupp ska finnas som tidigare. Ny sammankallande blir SUBs administrativa chef Birgitta Löfgren. Därtill kommer någon från KIB att ingå i gruppen. Uppdrag: - Anordna ett seminarium eller workshop utifrån temat har vi nytta av ekonomiska mått för utvärdering. s förslag är att till seminariet bjuda in en forskare/ekonom som kan tala om kvantitativa metoder, det behöver inte nödvändigtvis vara utifrån ett biblioteksperspektiv. Syftet ska vara att kunna ta ställning till om ekonomiska utvärderingsmått faktiskt är användbara, och i så fall vilken ansats som är att rekommendera. Därutöver finns andra aspekter av att mäta kvalitet och nytta än i ekonomiska termer dvs kvalitativa indikatorer och mått. Arbetsgruppens andra uppdrag blir att inventera (ej bedöma) vilka metoder, ansatser och initiativ som idag finns eller håller på att utvecklas på lärosätena/biblioteken för att mäta kvalitet på icke-kvantitativa sätt. - Slutrapport 1/10 Gemensamma tjänster Gemensamma tjänster definieras som det som drivs av LIBRIS. En viktig fråga är hur U&H kan vara med och ha inflytande över t ex utvecklingsplaner och prioriteringar. Arbetsgruppen upphör. I stället inrättas en beredningsgrupp som ska ha till uppgift att fånga upp och bereda frågor för Forum om inflytandet kring gemensamma tjänster. Samma deltagare som i den tidigare arbetsgruppen. Avstämning till styrgruppen om ca ett år. Licenser Arbete kring licenserna måste ha en SUHF-vinkling, som ligger utanför det arbete som KB gör. T ex modeller för åtkomst för avknoppningsföretag och arkivfrågor. kan för närvarande inte identifiera vad en arbetsgrupp ska behandla. Licenser är ett strategiskt område (vilket också var den dominerande åsikten från Forums respons) varför det är särskilt lämpat för behandling i Forum snarare än i en allmänt definierad licensarbetsgrupp. Det hindrar förstås inte att en arbetsgrupp tillsätts senare ifall Forum vill ha en eller några specifika frågeställningar genomlysta.
4 beslutade inget runt arbetsformerna just nu utan ansåg att Forum kan få formulera sitt gemensamma intresse kring licensfrågor. Bibliometri Den nuvarande arbetsgruppen får fortsatt mandat. betonade att gruppen ska hantera praktiska frågor kring bibliometri och inte policyfrågor. Arbetsgruppen har redan etablerat ett nätverk. Fortsatt mandat för arbetsgruppen 2008-2009. Arbetsgruppen ska verka för att successivt övergå från arbetsgrupp till nätverk omfattande alla U&H som är berörda. Syftet är att när mandatperioden är slut ska bibliometrifrågorna helt diskuteras i nätverksform. Lägesrapport till styrgruppen om ett år. Framtidsfrågor beslutade att inrätta en grupp som ska ha till uppgift att fritt diskutera framtidsfrågor. Exempel på frågor är framtida användning av bibliotekens lokaler, framtida kommunikationsformer relevanta för bibliotek och kunderna, framtida funktioner och framtida (samarbets)fusioner. Gruppen skall t ex få åka iväg på internat ett par dagar och komma fram med idéer. Eftersom SUHF inte har någon budget är det lämpligt att biblioteken sponsrar ett sådant tillfälle. funderar med hjälp av input från Forum till sitt nästa möte hur en sådan grupp ska sättas samman, med både unga nyutbildade personer och personer med mera bibliotekserfarenhet samt ev. även någon person utanför biblioteksområdet. Ett förslag kan vara att alla bibliotek får föreslå en person och att styrgruppen sedan lottar vilka som får vara med. Någon eller några studenter från bibliotekarieutbildningen kan också ingå i gruppen. Gruppen bör vara på max 5 personer. önskar Forums kommentarer på denna punkt senast fredag 14/3. Arbetsgrupperna Sammankallande i de arbetsgrupper som får fortsatt mandat tillfrågas om de anser att gruppen behöver utökas med flera ledamöter. Ett utdrag ur dagens minnesanteckningar ingår i ett brev från Göran och Lars till ledamöterna i arbetsgrupperna. 2. Förteckning över vem som sitter i KBs arbetsgrupper Beslutades att Berit ber KB om en förteckning som läggs på Forums sida på SUHFwebben. konstaterade att de ledamöter som har utsetts och fortlöpande utses på olika sätt att finnas med i KBs grupper inte kan sägas ha ett klart uttalat mandat från Forum för bibliotekschefer i den meningen att man måste förankra sitt agerande i Forum. Däremot är det så att alla medarbetare på universitets- och högskolebiblioteken är med i SUHF. För att Forum ska kunna följa arbetet i KBs grupper är det viktigt att protokoll och minnesanteckningar förs och är tillgängliga på webben. Om det är någon särskild fråga som Forum önskar bevaka eller framföra i någon KB-grupp bör de bibliotek som har representation i ifrågavarande grupp ta på sig att framföra sådant.
5 3. Diskussionsforum på webben Beslutades att Berit ber SUHF ta fram en offert från företaget som levererar deras webbverktyg för utformning av ett diskussionsforum enligt våra önskemål: - Obligatorisk avsändare, både för inlägg och kommentarer - Ingen begränsning av antal tecken - Varje användare egen id/lösenord. 4. Nästa möte med styrgruppen har bestämt att träffas nästa gång måndagen den 17 mars på Umeå universitet. Middag på kvällen före för dem som anlänt då. Berit kollar med Göran Sandberg vilka tider som gäller. Vid anteckningarna Berit Nilsson