Utbildningsseminarie version 5.20

Dagens program Inledning med allmän information Palasso portalen Gallring och bevarande av data Aviseringar och rapporter Ackumulatorer Lönerevision Löneproduktion No. 2

Inledning Projektet 5.20 och bakgrund Leveranstidpunkter Innehåll Portalen vad är det egentligen? No. 3

Inledning No. 4

Inledning Leveranser i version 5.20 Aviseringar i portalen, plattformen för avisering och ett antal tjänster att använda Arkivering, eller rättare sagt gallring i Palasso och uttag av data för bevarande. Löneproduktion, som tidigare hette månadsrutiner. Dialoger i webbmiljö. Förbättringar Administration av ackumulatorer. Dialoger i webbmiljö. Lönerevision. Dialoger i webbmiljö. Nya funktioner Palasso Tid. Dialoger i webbmiljö. Nya funktioner. Förbättringar. Rapporter migrering till ny teknik och nya/modifierade rapporter Utveckling av våra komponenter och design. No. 5

Palasso portalen På vilka sätt kan man nå Palasso? Genom en installation på egen PC ibland säger vi fet klient. Används av kunder med egen drift. Portalen är huvudmeny även för feta klienter. Egenrapportering som en ikon på skrivbordet eller en länk i er egen internwebb Citrix programmen körs på en server och gränssnittet visas upp i din PC. Alla kunder i Logicas driftservice kör Citrix för att visa feta klienter. Portalen är huvudmeny även i Citrix. Palasso portal. Det är Portalen som gäller i framtiden. Alla ovanstående fasas ut inom ett par år. Portalen vet utifrån din behörighet Vilka moduler du har behörighet till Vilka data du får tillgång till i en bild Hur en rapporteringsbild ska se ut No. 6

Palasso portalen Exempel i 5.20 För att vara administratör och jobba med löne- och reseadministration har du en egen installation eller kör Citrix. Programmen startas från portalen. En medarbetare startar Egenrapporteringens webbgränssnitt via en länk. Ny grafiskt layout. Programmet körs i t ex Internet Explorer. En chef får tillgång till Palasso via den nya portalen. Här kan chefen ta del av rapporter, aviseringar, lönerevision, planering, Portalen gäller för alla inom ett par år. From version 5.21 kommer Res att finnas i portalen. Administratören sätter upp styrtabeller för Res Medarbetaren beställer/gör reseräkning/rapporterar CO2 mm Administratören rapporterar resehändelser mm Chefen attesterar händelser Rapporter kan skapas Alla arbetar i samma tekniska och visuella miljö. Din roll styr hur Palasso ser ut! No. 7

Arkivering - De här problemen vill vi lösa åt er Historiska data i Palasso påverkar sökningar och körningar Möjlighet att följa PUL Möjlighet att följa Riksarkivets arkivregler Möjlighet att följa interna arkivbestämmelser En stor databas med onödigt innehåll tar stor plats på disk Dessutom, utanför Palasso, möjlighet till snabb återsökning mm No. 8

Övergripande funktioner Manuell borttagning (=gallring) av enskilda personer i databasen Automatisk gallring av data, t ex personer och lönehändelser som uppfyller vissa villkor Automatiken kan ställas in per databas Avställning av data vid myndigheten Pdf-a för att lätt kunna läsa information Format för att bevara data Xml för att bevara långsiktigt No. 9

Gallring i databas Informationsområden Arbetstid Här gallras information som är kopplat till arbetstid som t ex schema, närvaro och övriga tidstransaktioner. Ibland måste senast sparade data behållas, vilket innebär att gallring ej kan ske trots att datumet infaller i det tillåtna intervallet. Avslutade personer Här gallras data kopplad till personer vars samtliga anställningar är avslutade. Detta område skall gallras sist i ett flöde av områden. Tidstyrd gallring ej möjlig på detta område. Personalkort Avvisade händelser Händelser som antingen har avvisats av er vid import eller som har makulerats av Logica på er begäran. Ekonomi Här gallras information kopplad till ekonomi. Det mesta av denna information används enbart internt och är inte tillgänglig för användarna. Loggtabeller Information kopplad till händelser sparas i s.k. loggar. Dessa blir ganska stora och behöver gallras med jämna mellanrum. Loggrapport No. 10

Gallring i databas Lönehändelser Här gallras information kopplad till lönehändelser som har gått vidare i lönesystemet eller information som det inte funnits anledning att gå vidare med. Dessa lönehändelser är inte rapporterade via lön utan t ex via Egenrapportering. Årsjournal, Löneartskatalog Lönehändelser historik Detta område gallrar historiska lönehändelser. Ett antal års lönehändelser behålls enligt inställningar som finns, för att göra det möjligt att leverera förändrade pensionsuppgifter till SPV samt att kunna räkna fram retroaktiv semesterdiskvalificerande. Årsjournal, Löneartskatalog Organisation Här gallras information om, och behörigheter kopplade till, avslutade organisationer/funktioner som inte har några anställningar kopplade till sig. Organisationstablå Resor Här gallras information som har med resor att göra, som t ex resedatum, resetyp, ändamål, förrättningsort, färdmedel etc. Specifikation reseräkning No. 11

Gallring i databas No. 12

Gallring i databas No. 13

Tidstyrd gallring i databas No. 14

Vad ska ni göra som kund några praktiska tips Lönechefen IT-chefen Arkivarien No. 15

Vad ska ni göra som kund några praktiska tips Samverka och bestäm hur din myndighet skall hantera gallrat data -Gallringsfrister (när får data tidigast gallras) kan sättas upp av varje kund -Gallringsrutiner (automatisk eller manuell gallring). Vem bestämmer..? Vem gör..? -Uttag av filer för avställning och bevarande. Hur spara..? Vem gör..?när.? -Bevarade data till RA. Vem gör..? När..? -Säkert filsystem, backup mm! Lönechefen IT-chefen Arkivarien No. 16

Processbeskrivning Gör en beskrivning av processen för din myndighet t ex Gallring Personuppgifter 1. Lägg upp en struktur för filer som sparas (se nästa bild) 2. En person slutar 2010 02 28 3. Några dagar efter avslut ta ut rapporter och spara enligt er struktur 4. Gallra persondata med automatik efter 72 månader 2016 02 28 5. Personer som anställts men där utbetalning aldrig påbörjats kan gallras omgående 6. Lämna data för bevarande till RA 7. Sökning av information som gallrats kan sökas i filsystemet (se nästa bild) No. 17

Exempel Exempel på filstruktur för att spara data för kommande behov på myndigheten (avställning) Filen Herman Jacobsson.pdf är personalkortet för en av de personer som slutar 2010 No. 18

Portal, Aviseringar, Rapporter 19

Palasso Portal No. 20

Palasso Portal Portal No. 21

Aviseringar i 5.20 Attest Aviseringslöneart 8899 Avslutade kopplingar Läkarintyg upphör Medarbetare slutar NOR Sjuk Tjänstledigheter No. 22

Aviseringar Ett framför tex NOR, talar om att det finns nya händelser på denna aviseringstyp No. 23

Avisering Löneart 8899 Du kan spara resultatet som pdf- eller Excel-fil genom att klicka på Skapa fil. No. 24

Ta bort avisering Du kan ta bort aviseringar, som är åtgärdade, genom att markera Klar i listan. Därefter försvinner aviseringen. No. 25

Attestering Här ser du de poster som ska attesteras. Du kan gå vidare till Attestbilden. No. 26

Attest No. 27

Avisering - Styrvärden Här bestämmer man när en avisering ska visas och om okopplade personer ska ingå. No. 28

Tidstyrning av processer De Tidsstyrda processerna går att starta manuellt genom att klicka på knappen Kör No. 29

Processbehörigheter för Aviseringar Aviseringarna styrs via behörighet. Det finns en process för varje avisering. Man måste ha organisationsbehörighet. No. 30

Rapporter No. 31

Nya rapporter Alla rapporter finns under fliken Rapporter och respektive modulflik. Exempel på utflyttade rapporter: Bemanningstablå Organisationstablå Tjänstgöringsuppgifter Personalkort Anhöriglista Exempel på nya rapporter: BESTA-kod Kursadministration Personer utan aktuell koppling till organisation No. 32

Rapport urval/sök Redovisningsenhet är ifylld från början, har du behörighet till flera redovisningsnummer, visas det lägsta numret. Väljer du aktivt en org kommer inte okopplade personer med. Du får bara det du är behörig till när du söker i urvalsbilden. Alla rapporter är behörighetsstyrda, en process för varje rapport. No. 33

Spara urval i rapporter För att inte behöva lägga upp urval varje gång du vill ta fram samma rapport, kan du spara egna sökvillkor: under menyn Urval eller som en genväg under Mina rapporter. No. 34

Spara urval i Rapporter Ta fram den rapporten du vill använda och lägg till sökvillkor. Gå till menyn Urval och välj Spara urval som No. 35

Lägg till i Mina rapporter med aktuella värden Ta fram den rapporten du vill använda och lägg till sökvillkor. Gå till Arkiv och välj Lägg till i Mina rapporter med aktuella värden. No. 36

Spara urval Ge rapporten ett namn under Titel. Lägg gärna in en beskrivning på det urval du gjort. Du kan bestämma om rapporten ska vara Personlig eller Gemensam. No. 37

Öppna sparat urval Menyn Urval Öppna urval eller gå till Mina rapporter No. 38

Ta bort urval Ta bort en sparad rapport under menyn Urval. Välj Ta bort Urval Markera Titel och klicka på Ta bort No. 39

Mallar Nytt i 5.20 är att: Mall och källfil måste ligga i samma mapp Första gången du väljer tex Anställningsavtal, behöver du bara ange sökvägen till mallen, inte källfilen. Sökvägen sparas, som tidigare, i ini-filen som finns under Personal Administration Konfigurationsfil klient. När du får upp resultaten är kopplingen mellan mall och källfil gjord. Du behöver inte klicka på ABC-knappen. Det har också skapats ett nytt dokument som du kan spara. No. 40

Ackumulatorer 41

Nyheter Från och med version 5.20 kan du: lägga upp ackumuleringsregler per myndighet bestämma om omfattning ska beaktas på ledigheter bestämma vilka ackumulatorer som ska visas på - lönelista - månadsjournal - lönespecifikation (från bank) bestämma vad som ska inräknas i ledighetsskuld. No. 42

Var lägger du upp ackumulatorregler? No. 43

Fönster Ackumulatorregler Fönstret innehåller sex flikar där du kan: lägga upp nya ackumulatorer (och ändra befintliga) bestämma vilka lönearter som ska ackumuleras lägga upp grupper där du kan samla flera ackar bestämma vilka ackar som ska ingå i en grupp och se koppling mellan grupp ackumulator löneart, ur flera perspektiv No. 44

Fliken Ackumulatorer Ackumuleringsbegrepp - vad som ska ackumuleras - tid, antal eller belopp Ackumulatorperiod - hur ackumulering ska ske per år eller tills vidare (Total) Ta hänsyn till omfattning Gränsvärden Vilka ackumulatorer ska visas på rapporter och den de ska visas i. No. 45

Fliken Ackumulator - Löneart Här kopplar du lönearter till en ackumulator Bestämmer hur varje löneart ska ackumuleras - det värde den ska multipliceras med - om värdet ska öka eller minska ackens innehåll (Plus/Minus) Under fliken Lönearter Ackumulatorer kan du göra samma sak men då utgår du från lönearten, inte ackumulatorn. No. 46

Inrapporteringskontroll I Inrapporteringskontroll anger du hur kontrollerna ska ske No. 47

Ackumulatorregler Så här kan ackumulatorn för Övertid komp kvar total vara uppsatt: No. 48

Ackumulator - Lönearter Exempel på hur lönearter kan ackumuleras för Övertid komp kvar total. Värdet kan öka eller minska tidigare ackinnehåll och räknas upp men önskad faktor. No. 49

Ackumulatorer Sammanfattning lägger upp ackumulatorgrupp lägger upp ackumulator kopplar lönearter till en ackumulator kopplar ackumulatorer till grupper ackumulatorer kan visas på vissa rapporter bestämmer hur gränsvärdena ska beaktas utsökning av ackumulatorer kan ske i Analys No. 50

Lönerevision 51

Administratör Lönerevision Förbered omgången Skapa och administrera omgången Gör eventuellt kompletteringar (t ex ATO-koder) Skapa ev specialgrupper Bevaka revisionen i rapporten Förhandlingsläge Överföring till lön Löneförhandlare Arbetsunderlaget Gör lönepåslag Följ upp i Förhandlingsläge Överensmarkera Skriv ut individbesked No. 52

Lönerevision No. 53

Ny omgång No. 54

Administrera en omgång No. 55

Beräkna utrymme för omgång No. 56

Beräkna pris på satsning No. 57

Specialgrupp No. 58

Personuppgifter No. 59

Arbetsunderlaget No. 60

Arbetsunderlaget (filtrerat) No. 61

Fördela generellt och riktat No. 62

Visa lönehistorik No. 63

Visa tillägg No. 64

Individbesked No. 65

Utbildningar Utbildningstillfällen Lönerevision Nacka strand 25 maj 30 november No. 68

5.10 till 5.20 Viktigt! Avsluta alla pågående förhandlingar/omgångar innan uppgradering till 5.20 sker. Lycka till! No. 69

Löneproduktion 70

Löneproduktion Löneproduktionen är nu ett eget val under löner Namnbyte från Månadsrutiner till Löneproduktion Du kan följa körning från valfri pc No. 71

Periodavslut Vem har startat rutinen När rutinen är startad När rutinen är klar I stället för timglas så har det lagts till en statusbar Statusbaren visar att körning pågår och vilket val som körs No. 72

Utdataproduktion Statusbar för att visa att körning pågår och vilket av valen som körs Start och stopptid för utdataproduktionen No. 73

Överföring av filer När Utdataproduktionen är klar så blir valet Överföring av filer aktivt No. 74

Byte av löneperiod När Överföring av filer är klart så blir valet Byte av löneperiod aktivt No. 75

Thank you Åsa, Åsa och Kerstin Logica is a business and technology service company, employing 39,000 people. It provides business consulting, systems integration and outsourcing to clients around the world, including many of Europe's largest businesses. Logica creates value for clients by successfully integrating people, business and technology. It is committed to long term collaboration, applying insight to create innovative answers to clients business needs. Logica is listed on both the London Stock Exchange and Euronext (Amsterdam) (LSE: LOG; Euronext: LOG). More information is available at www.logica.com