18. Skriva ut inbetalningskort version 2007-04-23 18.1 18. Skriva ut inbetalningskort Snabbguide se sid 18.12 Den här dokumentationen beskriver hur man skriver ut inbetalningskort från SPFs medlemsregister via Internet. Observera att bilderna är exempel på hur det ser ut på skärmen. Beroende på vilket operativsystem, vilken webbläsare och vilka skärminställningar du själv har i din dator kan vissa bilder se något annorlunda ut jämfört med de i dokumentationen. Denna dokumentation kan med fördel användas tillsammans med dokumentation 17. Administrera betalningar för att få en helhetsgrepp på hur man som lokalförening kan använda SPFs medlemsregister via Internet för sin administration av medlemsavgifterna. Följande olika varianter av inbetalningskort går i dagsläget att skriva ut från SPFs medlemsregister: Bankgiro: blankett + brev Blanketten går att beställa på www.kontorsrutin.se och heter då Bankgiro 17505. Den finns säkert också att köpa i en välsorterad pappershandel. Plusgiro: blankett + brev Går att beställa från SPF Medlemsservice medlemsservice@spfpension.se Eller från www.kontorsrutin.se och heter då Plusgiro 17607. Den finns säkert också att köpa i en välsorterad pappershandel. Bankgiro: enstaka blankett Blanketten går att hämta gratis på alla bankkontor. Bankgiro: ark med tre blanketter Dessa går att beställa på www.kontorsrutin.se och heter på Bankgiro 12005. De finns säkert också att köpa i en välsorterad pappershandel. Plusgiro: ark med tre blanketter Går att beställa från SPF Medlemsservice medlemsservice@spfpension.se eller från www.kontorsrutin.se och heter Plusgiro 12607. Blanketterna som är avsedda för respektive utskrift måste man själv införskaffa. Denna dokumentation är uppbyggd av tre delar: A. Lägga in grundläggande information om lokalföreningen. B. Söka fram de medlemmar som ska få inbetalningskort. C. Skapa och skriva ut inbetalningskort 18.doc 18.1
18. Skriva ut inbetalningskort version 2007-04-23 18.2 A. Lägga in grundläggande information om lokalföreningen. När man skapar inbetalningskort ska ju de innehålla information om plusgironummer eller bankgironummer. Denna information hämtas från respektive lokalförenings föreningsbild. Alltså måste man först fylla i korrekta uppgifter där för att det ska bli rätt på utskrifterna sedan. 1. Gå till (längst till vänster i menyraden), i menyn som fälls ut väljer man och i nästa meny som också fälls ut väljer man. 2. Nu öppnas ett fönster, som är en sökbild: Sök fram din lokalförening med hjälp av att välja i vilket distrikt föreningen ligger (görs med i rutan Distrikt högst upp). Om du arbetar på lokalföreningsnivå har du bara tillgång till din egen lokalförening och då är det bara den som är synlig i detta sökfönster. 3. När du fått fram din förening, klickar du på föreningens namn eller nummer. 18.doc 18.2
18. Skriva ut inbetalningskort version 2007-04-23 18.3 4. Nu öppnas följande bild (obs! Det kan vara så att du behöver stänga det lilla sökfönstret med hjälp av, ifall det inte stänger sig av sig självt): Denna bild (Redigera lokalförening) beskrivs utförligt i dokumentation Bilaga B. Genomgång av huvudbilder. Nedan beskrivs endast de uppgifter som är nödvändiga för att skriva ut inbetalningskort. 5. I bilden finns det ett fält som heter och ett annat fält som heter. I dessa fält skriver du in det Plusgironummer respektive Bankgironummer som gäller för föreningen. Skriv in numret med bindestreck och med gruppering av siffrorna om du vill. Exempel: 6. När du fyllt i de aktuella numret/numren trycker du på. 7. Nu är din förenings grundläggande information ifylld och du kan gå vidare till del B, nedan. 18.doc 18.3
18. Skriva ut inbetalningskort version 2007-04-23 18.4 B. Söka fram de medlemmar som ska få inbetalningskort. 1. Tryck på (längst till vänster i menyraden), då öppnas en meny. Gå i menyn till., då fälls ytterligare en meny ut där du väljer 2. Nu öppnas följande bild: Denna bild beskrivs noggrant i dokumentation 14. Att göra utskrifter, punkt 4. För en utförlig beskrivning hänvisas till den dokumentationen. Dokumentationen nedan beskriver endast de vanligaste funktionerna när man ska skriva ut inbetalningskort. 3. Ställ in rutorna Distrikt och Lokalförening så att det är ditt distrikt och din lokalförening som är ifylld. Ta hjälp av respektive lokalförening. för att välja rätt distrikt och Om du är användare på lokalföreningsnivå har du bara tillgång till din egen lokalförening och då är dessa rutor redan ifyllda. 4. Välj också huruvida alla medlemmar ska få var sitt inbetalningskort eller om sammanboende ska få ett inbetalningskort tillsammans (deras avgifter summeras på de inbetalningskorten). Vill du att sammanboende ska få ett gemensamt inbetalningskort sätter du en bock i. Klicka i så att en bock sätts där:. Observera: Använd inte hushållskoppling om du har hushåll där ena parten betalt avgiften om denna är huvudmedlem skrivs inget inbetalningskort ut. 18.doc 18.4
18. Skriva ut inbetalningskort version 2007-04-23 18.5 5. Slutligen ska urvalet begränsas så att endast de som inte betalat sin avgift för innevarande år kommer med vid utskriften. Gå då till rutan. I den skriver du innevarande år. Dvs. om du ska ta ut inbetalningskort för alla medlemmar som inte betalt för 2006 skriver du 2006 i denna ruta. 6. När du fyllt i de sökkriterier du önskar klickar du på längst ned i högra hörnet. 7. Nu görs en sökning och efter en stund får man fram de medlemmar som motsvarar urvalet, på skärmen (nedanför sökknappen). Obs! Den lista med medlemmar du får fram är ingen utskriftsversion utan endast en översikt över de medlemmar som ingår i urvalet. Observera också att om du i punkten 4, ovan, satt en bock för Hushållsutskick, dvs. att sammanboende medlemmar ska få ett gemensamt inbetalningskort, så syns bara den ena medlemmen (huvudmedlemmen) i denna översiktsbild. På inbetalningskorten kommer dock alla de sammanboendes namn att stå. Alltså är det så att den summering som finns längst ned på sidan inte talar om hur många medlemmar som ingår i urvalet utan hur många poster som kommer att skapas, dvs. i det här fallet: hur många inbetalningskort som kommer att gå åt. 8. Nu har du sökt fram de medlemmar som ska få ett inbetalningskort och kan därmed gå vidare till del C, nedan. C. Skapa och skriva ut inbetalningskort. I dagsläget går det att skriva ut fem olika typer av inbetalningskort. Förfarandet är detsamma oavsett vilken typ av inbetalningskort man väljer. Skillnaden är att den information man kan redigera är olika beroende på om man skriver ut endast inbetalningskort eller inbetalningskort som sitter ihop med ett brevhuvud. Nedan beskrivs hur man skapar och redigerar ett inbetalningskort (Plusgiro eller Bankgiro) som sitter ihop med ett brevhuvud. Skillnaden mot övriga inbetalningskort (enstaka eller tre inbetalningskort på ett ark) är endast att man inte har en brevhuvuddel att redigera. I övrigt ser det likadant ut. 1. När du sökt fram de medlemmar som ska ha inbetalningskort trycker du på knappen. 18.doc 18.5
18. Skriva ut inbetalningskort version 2007-04-23 18.6 2. Nu öppnas ett fönster som ser ut så här: 3. Välj den Blankettyp du önskar genom att klicka på och på så sätt få fram en lista på tillgängliga blankettyper. Klicka på den blankett du önskar. 4. Om du väljer Profil, Postnummer, Adress i Sortering och profilen Brevduva eller vad du döpt dina utbärningsområden till så får du med alla även de utan profil i samma ordning som etiketter under förutsättning att du gjort samma val där. OBSERVERA Om du väljer Enstaka blankett måste du ställa om skrivaren, se slutet av dokument 18. 5. När du gjort ditt val klickar du på. 6. Nu öppnas följande bild: Se sidan 18.12 Radering/flyttning av adresstexten. 18.doc 18.6
18. Skriva ut inbetalningskort version 2007-04-23 18.7 7. Denna bild innehåller ett antal olika delar som man fyller i som man önskar: Skriv in den avgift som ska stå på inbetalningskorten. Skriv i jämna kronor, inga öressiffror. Exempel: 200 Observera att den summa som skrivs här automatiskt dubbleras på de inbetalningskort som skickas till sammanboende medlemmar, om du i urvalet gjorde valet Hushållsutskick. Högst upp i följebrevet kan man, om man vill, få med SPFs logotyp. Om man inte vill att logotypen ska vara med klickar i rutan ( ) så att en bock sätts där ( ). Denna den gör att man kan ändra storlek, form och placering av texten man skriver i följebrevet. Markera den text du vill ändra på och klicka på någon av dessa delar. Size = storlek på texten B = Fet stil I = Kursiv text U = Understruken text = Vänsterställ text = Centrera text = Högerställ text I denna ruta kan man skriva en valfri text, som ett brev, som kommer på varje brevhuvud 18.doc 18.7
18. Skriva ut inbetalningskort version 2007-04-23 18.8 = Databasfält som hämtar personnummer. = Databasfält som hämtar namn på medlemmen. I denna ruta kan man fylla på med information och den kommer att skrivas ut på själva inbetalningskortet. Exempelvis kanske man vill skriva Medlemsavgift för 2006. Betalas senast 28/2 2006. = Databasfält som hämtar namn och adress på medlemmen. Vill man inte att detta ska stå här (det kommer att skrivas ut automatiskt i rutan Betalningsavsändare) så kan man ta bort det. 8. När du fyllt i alla uppgifter som du önskar är det dags att se hur utskriften kommer att se ut. Tryck på knappen. 9. Efter en stund öppnas programmet Adobe Reader och du kan välja om du vill öppna filen och se den på skärmen eller att spara den i din dator. (Beroende på vilket operativ-system din dator har kan ovanstående bild vara på svenska). 18.doc 18.8
18. Skriva ut inbetalningskort version 2007-04-23 18.9 10. Välj att öppna filen. Då får du fram hur den ser ut på skärmen: 11. Om du tycker att utskriften ser bra ut, gå vidare till punkt 11 nedan. Om du inte tycker att den ser bra ut (meddelanden som du skrivit kanske inte ser ut som du förväntat dig, stänger du denna förhandsgranskning (med uppe i högra hörnet) och ändrar det som du skrivit och förhandsgranskar på nytt (punkt 6-9 ovan). 12. Om du tycker utskriften ser bra ut stänger du förhandsgranskningen (med uppe i högra hörnet) och klickar sedan på knappen. 18.doc 18.9
18. Skriva ut inbetalningskort version 2007-04-23 18.10 13. Efter en stund öppnas programmet Adobe Reader och du kan välja om du vill öppna filen och se den på skärmen eller att spara den i din dator. (Beroende på vilket operativ-system din dator har kan ovanstående bild vara på svenska). 14. Om du ska skriva ut inbetalningskorten med en gång väljer du Öppna. Annars kan du välja att spara filen på din dator, så ligger inbetalningskorten där, redo att öppnas och skrivas ut vid ett senare tillfälle. 15. När du valt Öppna kommer snart inbetalningskorten att bli synliga på skärmen. 16. När inbetalningskorten är synliga på skärmen väljer du att gå på Arkiv Skriv ut (i Adobe Reader-fönstret). Då öppnas denna bild: (Beroende på vilken version av Adobe Reader du har så kan denna bild skilja sig något från den du ser här). 18.doc 18.10
18. Skriva ut inbetalningskort version 2007-04-23 18.11 17. I denna ruta väljer du vilken skrivare du ska skriva ut på och hur många sidor du ska skriva ut (alla, eller bara några). En viktig inställning är att du tittar på det som heter Sidskala. Den ska vara inställd på Ingen för att utskriften ska bli korrekt: Om du har en annan variant av Adobe Reader än den som används i detta exempel kan det stå något annat här och att valet Ingen inte finns. Då ska den stå på Normal eller motsvarande. Det viktiga är att det inte finns någon inställning som står på Anpassa till papper eller Förminska marginaler för då hamnar informationen snett på blanketten. Observera att med en del skrivare passar det bättre med sidskalning så prova detta i fall du får problem med utskriften. Du kan också behöva använda Egendefinierat format för att texten skall hamna rätt på blanketten, använd samma bredd som A4 (210 * 297 mm) men gör sidan några millimeter längre till att börja med. Gör en provutskrift på skrotpapper och mät skillnaden och justera därefter, efter några försök brukar resultatet bli godtagbart. 18. När du gjort de val och inställningar som krävs och som du önskar ser du till att fylla din skrivare med den blankettyp du valt och som du skriva ut på. I detta fall Plusgiroblankett eller Bankgiroblankett med brevhuvud. 19. När skrivaren är laddad klickar du på. 20. Nu skrivs dina inbetalningskort ut och de är färdiga för att skickas till dina medlemmar. Sen är det bara att invänta den härliga betalningen! ENSTAKA BLANKETT Vid utskrift av enstaka blankett måste du ställa om skrivaren enligt nedan. Blankettens format 99 * 210 mm. Normalt finns inte det formatet förinstallerat varför du får skapa det via "Egendefinierat Format" eller något liknande namn som den funktionen har. Ställ in på liggande format om du lägger in blanketten med kortsidan i matningsriktningen. Vilket håll texten kommer åt är beroende på vilken skrivare är så här måste man prova sig fram. Sidskala måste alltid ställas in på "Ingen" annar blir texten för liten. 18.doc 18.11
18. Skriva ut inbetalningskort version 2007-04-23 18.12 Snabbguide: 1. Arkiv/Rapport/Medlem 2. Välj Hushållskoppling om du så önskar. Observera: Använd inte hushållskoppling om du har hushåll där ena parten betalt avgiften om denna är huvudmedlem skrivs inget inbetalningskort ut. 3. Sök fram medlemmarna. 4. Klicka på Inbetalningskort. 5. Välj Blankettyp. 6. Välj Sortering. 7. Välj Profil. 8. Klicka OK. 9. Skriv i Medlemsavgift. 10. Skriv in övrig information. 11. Klicka Förhandsgranska, kolla att det ser rätt ut och gör en provutskrift från Adobes fönster, justera skrivaren om det behövs. 12. Klicka Skapa Inbetalningskort välj utskrift i Adobes fönster. Ändring/radering av adresstexten. Om du inte använder fönsterkuvert raderar du bara adresstexten. Om du bara behöver flytta texten nedåt trycker du på Enter tills texten hamnar på rätt ställe. Om du behöver flytta texten mera se nästa sida. 18.doc 18.12
18. Skriva ut inbetalningskort version 2007-04-23 18.13 Anpassa adressen till fönsterkuvert. 1. Markera hela brevdelen i blanketten. 2. Kopierera över innehållet till din ordbehandlare. 3. Redigera sidan enligt nedan. 4. Spara innehållet så att du kan använda det nästa gång. 5. Markera hela sidan 6. Kopiera över den till blanketten. 7. Provskir och se om det vart bra. 8. Justera och gör om proceduren tills du är nöjd. 9. Glöm inte att spara resaultatet i ordebehandlaren så att du slipper intällningar nästa gång. SPF Bagarmossen-Kärrtorp c/o Folkets Hus Lillåvägen 44 12845 BAGARMOSSEN 08-1234567 Plusgiro: 623526-1 [prop.namn] [prop.adress] Kopiera raderna ovan och kopiera in dem där du vill ha dem, [prop.namn] [prop.adress] till exempel hit om det passar ditt fönsterkuvert. Medlemsavgift i SPF Bagarmossen-Kärrtorp Personnr: [prop.medlemsnr] Namn: [prop.namn] 18.doc 18.13