Informationsspridning

Relevanta dokument
PPS - Aktuella utgåvor Färdigheter och mallar/exempel

Uppföljning. Tieto PPS AH017, , Sida 1

Projektplan, åtagandet

Översikt PPS - Projektledning

Styrgrupp, projekt. Tieto PPS AH018, 7.4.1, Sida 1

Riskhantering. Tieto PPS AH006, , Sida 1

Katja Kamila

Dokumenthantering. Tieto PPS AH016, 5.1.0, Sida 1

Projektkontoret. Januari

Dok.förteckning Utgåva P1.0-1 Sida: 1 (6) Pedagogiskt ledarskap. PIL-enheten Göteborgs universitet. Projektplan. Filnamn: pil_projekt_

Ladok3 på GU. Rollbeskrivning i projektorganisationen

1 Introduktion PPS OnLine... 3

Riktlinjer Projektmodell fo r Kungä lvs kommun

Bild (träd) för avsnittet. Projektplanering. Sida 1. Tieto PPS AH010, ,

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING

Xxxx Kommunicera förändring

Projekt: Säkra och effektiva webbmöten inom socialförvaltningen.

Intressent och kommunikationsplan

Lösning Lösningsgranskning

Projektanalys. Tieto PPS AH019, 2.4.1, Sida 1

Rubrikförklaringar till projektmallar

Projektplan Webbaserade digitala prov Sida: 1 (5) Filnamn Projektplan_prov_reviderat.doc

Protokoll styrgruppsmøte september 2011

PPS ett praktiskt verktyg som fungerar för mig

Modell för projektledning

Regionalt befolkningsnav Utgåva P Anders Henriksson Sida: 1 (6) Projektdirektiv

Affär och projekt. Tieto PPS AH046, 5.2.0, Sida 1

Projektprocessen. Projektprocess

Modell för portföljledning

Rollspel baserat på ett verkligt fall för undervisning i Arbetsvetenskap

Projektdirektiv. Verksamhet och Informatik (1)

Projektplan mini. Fankulturen som informella lärmiljöer på internet: En studie bland Högskolan Dalarnas språkstudenter

Projektregler Gemensamma förvaltningen Projektkontoret Sida: 1 (9) Projektregler. för den universitetsgemensamma projektverksamheten

Connect medarbetarappen

RIKTLINJER FÖR KOMMUNIKATION INOM NÄRVÅRDSSAMVERKAN SÖDRA ÄLVSBORG

Snabbguide - Region Skånes projektmodell webbplats:

Projektplan med kommunikationsplan för. Taltidningar och tillgängliga medier på folkbiblioteken i Värmland

Formulera målet, miniprojekt

Utveckling av gemensamma arbetsprocesser för högskolans verksamhetsstöd

Projektprocessen. Projektprocess

Bilaga 5 b: Mall för projektplan

Projekt Ny bibliotekssystemmiljö

Checklista utbildningar och andra möten. Best practice 2013, Mongara AB

Protokoll styrgruppsmöte 5 Projekt Uppföljning av ledtider inom klinisk patologi Etapp 3

Sammanställning av anteckningar Open Space-diskussioner oktober 2015 Dialogprocess överenskommelse Värmland

Information och kriskommunikation

Workshop Kommunikationsplan

Projektplan Nätcampus. David Lifmark Sida: 1 (7) Projektplan. Nätcampus framtidens undervisning vid Högskolan Dalarna?

Bilaga 5 b Mall för projektplan

Nyttovärdering. Tieto PPS AH164, 1.2.2, Sida 1

Projektregler Gemensamma förvaltningen Projektkontoret Sida: 1 (9) för den universitetsgemensamma projektverksamheten

Sydsvensk REGION BILDNING. Kommunikationsplan

Beskrivning av den universitetsgemensamma projektverksamheten

Grunder för PPS. Tieto PPS AH001, 8.1.1, Sida 1

Om organisationen. Vad är en multiprojektorganisation. Projektportföljen. Projektet i organisationen multprojektorganisering - kommunikation

Bild 2-10: Internetfonden, Pernilla Rydmark. Bild 11-27: Projekthantering, Michael Winberg. Mer information finns på

Egenskapsgranskning. Tieto PPS AH047, 2.3.1, Sida 1

Uppföljning, portfölj

Utöver projektdirektivet ska en teknisk dokumentation för projektet arbetas fram.

Checklista Löneöversynsprocessen

ÄRENDEGÅNG I VÅRDSAMVERKAN FYRBODAL

Rutin för dokumenthantering inom Ladok3-projektet

Övergripande kommunikation för omställningen av hälsooch sjukvården

Checklista Löneöversynsprocessen 2015

Protokoll fört vid enskild föredragning Finansavdelningen Allmänna byrån, F1

Att driva förändring med kommunikation

Mötesanteckningar: Helpdesk/ Ärendehantering styrgruppsmöte 1

Arbetsdokument: Översättning av övergripande budskap

Riktlinje. Riktlinje för genomförande av medborgardialoger. Beslutas av kommunstyrelsen och gäller för samtliga nämnder och förvaltningar

Kommunikationsplan Nätverket för strategisk folkhälsoarbete i Gävleborg (NSFG)

CHEFENS KOMMUNIKATIONSVERKTYG VERSION 2.2

Digitalisering Offentlig sektor. Från tryckt till. digital publikation. FRÅN INTRODUKTION OCH ÖVERSIKT TILL STRATEGI OCH CHECKLISTA.

Kommunikationspolicy Beslut av rektor , dnr

Förslag till fortsatt arbetsform för branschrådet för järnväg

Arbetsgivarverkets kommunikationsstrategi

Riktlinjer för Internkommunikation Stockholms läns landsting 2004

Projektplan. Behovsstyrt IKT (Inter Kommunikativ Teknik ) för äldre

Målgrupper Kommunens kommunikation och information berör många målgrupper.

Examensarbete Verklighetsbaserat utvecklings- och projektarbete - Automationsteknik med mekatronik

Samverkansprojektet Svensk geoprocess

Vad gjorde vi förra gången? Vad gjorde vi förra gången? Vad gjorde vi förra gången? Syftet med att organisera verksamheten Organisationsteori

Informationspolicy. Antagen av Kommunfullmäktige , 179

Kommunikationsplan för Projekt Level Up för ungdomar, med ungdomar!

Självpresentation. Tieto PPS AH090, 2.4.0, Sida 1

SP:s projektrutiner Magnus Holmgren

Informations- och kommunikationspolicy för Tranemo kommun

Projektledning. Botniabanan

KOMMUNIKATIONSPLAN. För namn på projektet/aktiviteten. Revisionshistorik. Bilagor 20XX-XX-XX

Projektplan Visualiserade planeringsförutsättningar och budget

Syfte och målsättning med en kommunikationsplan

Riktlinjer för projekt i Nacka kommun

Hållbar utveckling A, Ht. 2014

Policy för information och kommunikation

FCAB KVALITETSSYSTEM. Projektledning och kvalitetssäkring

Informationspolicy för Svensk Elitfotboll samt anvisningar för informationsarbete

Handbok för webbpublicister. Medicinska fakulteten

Kommunikationsplan. Nätverket för strategisk folkhälsoarbete i Gävleborg (NSFG)

Ny E-tjänst för Nyps. Projektplan. Tillväxtverket. Utfärdare: Ulrica Morelid, Central Nypsförvaltning. Version 0.9 1(10)

Utsikt - Ett projekt kring missbruksproblematik och

Transkript:

Sida 1

Om informationsspridning Korrekt och aktuell information skapar förutsättningar så att alla kan arbeta på ett effektivt sätt. Det bidrar även till att få medvetna och motiverade medarbetare. Projektledningens ansvar är att se till att informationsspridningen inom projektet och till/från omvärlden fungerar. Bestäm strukturen och metoden för informationsspridningen från början. Var generös med information. Det är bättre att informera en person för mycket än en för lite. Statusrapporten är det centrala dokumentet för informationsspridning och ger bl.a. styrgruppens medlemmar löpande en bild av aktuellt läge i projektet. Med hjälpmedel för gemensamma lagringsplatser och e-post är informationsspridningen enkel, men det blir istället risk för överinformation där mottagaren inte tar emot budskapen. Det ställer krav på strukturen på information och dokument så att varje intressent snabbt kan hitta relevant information. Konkreta sätt att sprida information fungerar ofta bra. T.ex. demonstrationer av modeller och prototyper eller visualisering på en tavla är effektivt. Försök skapa möjlighet till tvåvägskommunikation. En effektiv och nyansrik kommunikation uppnås när personer samlas framför en whiteboard. Sida 2

, syfte Bidra till att alla intressenter kan genomföra sitt arbete på ett effektivt sätt Skapa trygghet, undanröja oro eller irritation Förhindra att felaktig information får spridning Regelbunden, saklig och korrekt information motverkar falsk information samt spridning av rykten/oro Sida 3

i projekt Information till interna och externa intressenter om projektets idé och mål projektets arbetssätt och planer hur väl projektet följer planen vilka problem projektet har resultatets omfattning och utveckling Krav saklig aktuell kortfattad förståelig utgåvemärkt lätt att finna Sträva efter öppenhet Sida 4

Information, former och medel Exempel Anpassa information och form till mottagaren Sida 5

Visualisera Använd bilder för att informera interna och externa intressenter Projektstatus Tid Kostnad Resultat Resurser Riskpott Tidsplan, kalkyl etc. Organisation Problem och möjligheter Åtgärdspunkter Övrigt Siffror är starkare än ord, och bilder starkare än siffror Använd väggar, whiteboards, elektroniska skärmar Sida 6

Effektivitet Kommunicera information Skapa möjligheter till tvåvägskommunikation För bästa möjliga kommunikation samla intressenterna kring bilder skapa rum där intressenterna kan gå in i projektet, på riktigt eller virtuellt Hög Telefon Ljud Dokument Video Möten Personer vid en whiteboard Envägskommunikation Tvåvägskommunikation Nyansrikedom Stor Hela PPS-modellen beskriver kommunikation mellan individer Anpassa efter olika inlärningsstilar Sida 7

Informationsmöte Att sprida information inom/utom till/från projektet D A G O R D N I N G Inled och avsluta med huvudbudskapet Övriga punkter beror på syftet med mötet Dagordningen kan ibland skapas med utgångspunkt från statusrapporter N Ä R Vid behov R E S U L T A T Berörda får kunskap om nuläge, en aktuell fråga, händelser mm Pröva stå upp eller lunchmöten som mötesform Säkerställ att berörda som inte är med också blir informerade Sida 8

Få eller hämta information Tillgänglig information söks upp av intressent på överenskommen plats Adresserad information avsändarens ansvar att distribuera enligt överenskommelse Klassad information speciella regler gäller för aktuell verksamhet Sträva efter att göra all information tillgänglig för alla Informera om var och hur man ska söka tillgänglig information Var försiktig med adresserad information, stäm av med mottagarna Sida 9

Informationsmatris, exempel Information Avsändare Mottagare Kommentar Ansv När Styrgrupp Projektgrupp Ref.grupp användn. Ref.grupp förvaltn. Etc... Projektplan AS - e-post e-post webb webb Protokoll projektledning Beslutsunderlag Statusrapport Kravbeskrivning UM Måndagar webb e-post webb webb AS - e-post webb webb webb AS 14:e dag e-post Möte e-post e-post BA - webb webb webb webb Håll informationsmatrisen aktuell Informationsmatris Kommunikationsplan Sida 10

Statusrapport Projektets primära informationsredskap STATUSRAPPORT Prognos för slutmålet Aktuellt läge 1. Prognos och nuläge Tid Kostnad Resultat Resurser Riskpott Föregående Aktuell Kommentar och åtgärd..... 2. Hänt sedan sist, resultat 3. Händer härnäst, resultat Möjliga bilagor projekttidsplan upparbetat och prognos dokumentstatus felrapportstatistik risklista Kortfattat och fokuserat, ofta och regelbundet Statusrapport, presentation Statusrapport Sida 11

Statusrapport, exempel bilagor Projekttidsplan, nulägeslinje Antal klara i procent Tidpunkt Resultat Kostnad Kalkyl, upparbetat och prognos Risklista Sida 12

, checklista Används informationsmatrisen för både styr- och resultatrelaterade dokument? Finns ansvarig för informationsmatris och distribution av information? Är informationen som ska spridas indelad efter tillgänglig och adresserad information? Är säkerhetsklassad information hanterad enligt gällande regler? Är information märkt enligt gällande säkerhetsregler när den lämnar projektet? Skrivs statusrapport regelbundet? Innehåller statusrapporten spårbara aktiviteter från Händer närmast till nästa veckas Hänt sen sist? Ger sammanfattningen av statusrapporten en prognos för projektets slutmål? Visas både problemet och förslag till åtgärd under Problem och möjligheter? Omnämns även normala framsteg? (Tänk på balansen mellan negativa och positiva nyheter i statusrapporten) Sida 13