Utvärdering av förändrad organisation av utbildnings- och kultur-kontoret



Relevanta dokument
PM DANDERYDS KOMMUN Kommunledningskontoret Johan Haesert KS 2008/0016. Organisationsöversyn av tekniska kontoret.

HANDLINGSPLAN FÖR ARBETSMILJÖARBETET VID GEMENSAMMA FÖRVALTNINGEN, OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD

Ulrika Bergqvist (M) Jesper Bergman (C) Börje Peratt (C) Rolf Lundgren (FP) Rolf Hansen (MP) Klas Nilssson (M) tj ers

Handläggare Datum Ärendebeteckning Cecilia Frid SN 2019/

ESLÖVS KOMMUN. Riktlinjer för arbetsplatsträffar. Planera för arbetsplatsträff. Genomföra arbetsplatsträff

Kalmar kommuns medarbetarenkät 2014

Beslut för grundskola och fritidshem

Redovisning av genomförd intern kontroll 2014 samt intern kontrollplan för 2015 Nämnd: Kultur- och fritidsnämnden

Medarbetarenkäten 2017 Förvaltningsrapport Östermalm SDF. stockholm.se

Resultatet från medarbetarenkäten 2014, Måttband 245, och jämförelser med riket

Rektorns pedagogiska ledarskap

Bilaga. Utvecklingssamtal. vid Umeå universitet. Mall till stöd för utvecklingssamtal. Personalenheten

Bild 1. Medarbetarundersökning September 2013

Medarbetarenkäten 2012 Kalmar kommun Södermöreskolan

UPPFÖLJNING AV HANDLINGSPLAN FÖR ARBETSMILJÖARBETET 2014 VID GEMENSAMMA FÖRVALTNINGEN, OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD

HANDLINGSPLAN FÖR ARBETSMILJÖARBETET 2016 VID GEMENSAMMA FÖRVALTNINGEN, OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD

Nacka kommun - medarbetarenkät. Resultatrapport - Oktober 2012

ARBETSMILJÖPOLICY TEGSPEDAGOGERNAS EKONOMISK FÖRENING

MEDARBETARBAROMETERN RESULTAT 2018

Handlingsplan för medarbetarenkät 2015/2016

Resultat av stadens medarbetarundersökning 2012

Svar på Arbetsmiljöverkets inspektion den 28 mars 2017

Verksamhetsplan för personalavdelningen

Uppföljande granskning 2017

Protokollsutdrag. 1. Godkänna svaret på revisionsrapport Granskning av det systematiska arbetsmiljöarbetet och överlämna det till revisionen.

Lönebildnings processen

LEDNINGSPOLICY

Region Gotlands Medarbetarenkät. Resultatrapport

Resultat av medarbetarundersökning 2015

Handläggare Datum Ärendebeteckning Cecilia Frid SN 2016/

Arbetsmiljöverkstad Organisatorisk och social arbetsmiljö

Resultat Medarbetarenkäten

Fördelning av arbetsmiljöarbetsuppgifter i Härjedalens kommun

Systematiskt arbetsmiljöarbete

Systematiskt arbetsmiljöarbete

Uppföljning internkontroll Kultur- och fritidsnämnd

HANDLINGSPLAN FÖR ARBETSMILJÖARBETET 2018 VID GEMENSAMMA FÖRVALTNINGEN, OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD

Växjö kommuns revisorer. Uppföljning av tidigare granskning av skolpersonalens psykosociala arbetsbelastning. Revisionsrapport.

Medarbetarenkät Lycksele / MSF. Svarsfrekvens: 100

MEDARBETARSAMTAL. vid miljöförvaltningen

Haparanda stad. Medarbetarundersökning hösten 2012 Totalt (Exklusive timanställda)

Granskning av budgetförutsättningarna för Service- och tekniknämnden

Resultat medarbetarundersökning 2014

Medarbetarenkäten 2016 Rapport 1

Deltagarantalet är fortsatt högt, 82%. En minskning jämfört med tidigare år, men väntat då digitaliseringen behöver tid för etablering.

Medarbetarundersökning Avdelning: SOK SVO

Sammanställning av detaljerade AM mål för ATM_AHA_Förv_Bibl_UFK_RK rev (6)

Båstads kommuns. meda rbeta rund ersök ning en sammanfattning

Beslut för fritidshem

Utbildningsförvaltningen. Spånga gymnasium 7-9 [117]

Medarbetarsamtal och lönesamtal

Medarbetarenkät Robertsfors / BOU. Svarsfrekvens: 87,2

Arbetsmiljöpolicy 2012

Beslut för fritidshem

CHECKLISTA för systematiskt, organisatoriskt och socialt arbetsmiljöarbete (OSA+SAM)

Sammanställning handlingsplaner från medarbetarenkät 2014

Redovisning av åtgärder med anledning av medarbetarundersökningen genomförd 2017

PM DANDERYDS KOMMUN Kommunledningskontoret Johan Haesert KS 2008/0177. Översyn av IT- och telefonidrift - lägesrapport.

Revisionsrapport Granskning av kompetensförsörjning. Härjedalens Kommun

Utvecklingssamtal kravmärkt yrkesroll LSS/Psykiatrin Enköpings kommun

Följs upp varje år Den som fördelat bokar samtal Ta upp det som du kom fram till i uppgiften. Uppgiftsfördelning. Uppgiftsfördelning. Övning.

Förskolechefens möjligheter att delegera och förskolors organisation

Slutrapport Kort version

Viktiga förutsättningar för chef. Följs upp varje år Den som fördelat bokar samtal Ta upp det som du kom fram till i uppgiften. Returnera skriftligt

Medarbetarsamtal Chefer och medarbetare

Medarbetarenkäten 2016 handledning för förbättringsarbete

Arbetsmiljö- policy för Hofors kommun

Medarbetarens närmaste chef är ansvarig för att samtalet inplaneras, genomförs och dokumenteras.

Medarbetarenkät 2013 Vårgårda

Dnr Kon 2017/35. Redovisning av åtgärder med anledning av medarbetarundersökningen genomförd 2016

SAM+OSA= BRA ARBETSMILJÖ. En LATHUND för hur man inkluderar organisatoriska och sociala perspektiv i det systematiska arbetsmiljöarbetet

Information - Resultat medarbetar- och chefsenkät Göteborg & Co Träffpunkt 2016

Systematiskt Arbetsmiljöarbete &

Så får du det kommunikativa ledarskapet integrerat i hela verksamheten. Camilla Nilzén 27 april 2016

Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete i Sollefteå kommun 2012

Arvika kommun medarbetarundersökning. Resultatrapport

Information och handledning för utvecklingssamtal och lönesamtal

Uppgiftsfördelning och kunskaper

ENHETENS NAMN OCH ANSVARIG CHEF:

ARBETSPLATSTRÄFFAR RIKTLINJER. med exempel på dagordning för arbetsplatsträff

Uppföljning av handlingsplan för miljö- och stadsbyggnad- medarbetarenkät 2012

Förslag till yttrande med anledning av föreläggande efter framställning om ingripande enligt 6 kap. 6 a arbetsmiljölagen

Hedängskolan arbetsplan tillika plan för ökad måluppfyllelse

Arbetsmiljöplan 2018 för Kompetensförvaltningen

Policy för medarbetarsamtal

Pysslingen förskolor Medarbetarundersökning Gläntan Antal svar: 22 st Svarsfrekvens: 100 procent

Svar till arbetsmiljöverket

1. Syfte Syftet är klargöra uppgiftsfördelningen för att säkerställa en effektiv ledning och styrning inom SMART-området.

Arbetsmiljö- och likabehandlingsplan

Beslut och verksamhetsrapport

pwc förutsättningar för pedagogiskt Revisionsrapport Gnesta kommun Magnus Höijer Tilda Lindell September Ink:

Medarbetarens närmaste chef är ansvarig för att samtalet inplaneras, genomförs och dokumenteras.

Svar på Arbetsmiljöverkets inspektion den 28 mars 2017

Systematiskt arbetsmiljöarbete CHARLOTTA GOTTSCHALK DIEDEN ARBETSMILJÖRÅDGIVARE, SVERIGES BYGGINDUSTRIER SYD

Arbetsmiljöpolicy. Inom Praktikertjänstkoncernen 1 (5) ID-begrepp L17_1

Medarbetarenkät för Stockholms stad 2012

Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete. Föreskrifternas tillämpningsområde. Definition av systematiskt arbetsmiljöarbete

Bakgrund. Organisatorisk och social arbetsmiljö. Organisatorisk och social arbetsmiljö. Organisatorisk o Social Arbetsmiljö

Riksgälden medarbetarundersökning. Resultatrapport - Mars 2011

Medarbetarenkäten 2009

Transkript:

1(5) KFN 2009/0124 Utvärdering av förändrad organisation av utbildnings- och kultur-kontoret mm Bakgrund En översyn av gjordes i början av år 2010 av två konsulter från Pricewaterhouse Coopers. Syftet var att analysera arbetet och arbetsformer inom kontoret och särskilt bilda sig en uppfattning om den individuella arbetsbelastningen. Man anvisade i rapporten två huvudalternativ för kontorets fortsatta organisation och struktur; ett sammanhållet UKK som betjänar två nämnder en uppdelning av UKK i två kontor som vart och ett betjänar respektive nämnd. Kultur- och fritidsnämnden beslutade den 26 april 2010 att fortsatt organisering av UKK med en oförändrad nämndstruktur ska ske enligt utredningens alternativ med ett fortsatt sammanhållet kontor som betjänar två nämnder att godkänna förvaltningens förslag till åtgärder, bemanningsplan och annonsering att införa förändring fr o m den 1 juli 2010 under en prövotid på ett år, varefter utvärdering sker Förvaltningens kommentar Förvaltningen bedömer att organisationen har fungerat väl under det gångna året. Kansliet har genom effektivare samordning inom stöd- och serviceenheten kunna leverera och genomföra de uppdrag som varit aktuella under perioden. Viss nyrekrytering har skett vilket medfört ökad kompetens och nytänkande. Resultat av medarbetarenkät Under våren 2011 genomfördes en medarbetarenkät i hela kommunen. Resultatet redovisades bl a i form av Nöjd Medarbetarindex där kommunen som helhet har förbättrat sitt värde från 62 år 2007 till 69 år 2011.

2(5) Svarsfrekvensen inom förvaltningen var 90 %, dvs. 61 av 68 personer. Index uppgick till 70, varav administrationen 79, idrottsplatspersonal 79, Träffpunkt 78 och biblioteket 49. Fritidsgårdsverksamheten kunde inte särredovisas på grund av för få svarande. Olika handlinsplaner har tagits fram efter överläggningar med berörda personalgrupper. Administrationen: 16 svar av 16 Resultat var bra överlag. Förbättringar kan ske inom medarbetarsamtal (Uppfattas medarbetarsamtalen som meningsfulla medel 3,4) ledarskap (Tar din närmaste chef tag i problem som rör konflikter och relationer, 3,8). Under kansliets planeringskonferens på Ljusterö i maj diskuterades arbetsmiljöarbete. I samband med detta beslöts att kontorets tidigare Hälsodiplomering (Korpen 2009) ska omarbetas till ny systematisk arbetsmiljöplan under år 2011. En allmän uppfattning ang medarbetarsamtalen var att dessa blivit bättre under våren. Resultatet av organisationsöversynen behandlades också vid konferensen. Medarbetarnas uppfattning var att vidtagna åtgärder fungerar väl. Det finns områden som kan förbättras ytterligare, framförallt inom mötesstruktur, dokumentation och rutinbeskrivningar. Det finns en hög ambitionsnivå inom kontoret för att hålla en hög kvalitet inom alla områden. Träffpunkt Enebyberg, 12 svar av 14 Totalt sett ett bra resultat där Träffpunkten inom i stort sett samtliga 8 områden ligger bättre till än det totala resultat för kommunen. De områden som fått sämst betyg är; Överenskommelse om personens utveckling och återkoppling på utfört arbete, medel 3,5 resp 3,4. Ledarskapet i form av tillgänglig chef, 3,7, bra ledare, 3,6 uppskattning, 3,4, tillgång till information, 3,9 tar chefen tag i problem som rör arbetet och verksamheten. 3.8. Följande åtgärder har genomförts för att förbättra resultatet; Platschefens arbetstid har justerat till mer dagtidsarbete för att på ett bättre sätt kunna leda de olika verksamheterna. Fasta mötestider för de olika verksamheterna Medarbetarsamtal där utveckling och återkoppling ges mer utrymme. Idrottsplatser, 14 svar av 15 Chef och medarbetare kom fram till följande prioriterade områden;

Genomgång av arbetsmiljöenkäten visar på ett fortsatt bra resultat som totalt sett är bättre än 2009. Följande prioriterade områden beslöts att jobba extra med. Medarbetarsamtalen måste förbättras, dokumenteras följas upp avseende överenskommelser om utveckling mm. Arbetsmiljöfrågorna bör få mer fokus på såväl arbetsplatsens personalmöten som APT-möten. Hitta rätt tekniska hjälpmedel. Informationen från förvaltningen är bra men måste förbättras när det gäller scheman för vintersäsongen. Beslöts att som första steg bjuda in istidsansvarig till ett kommande möte. Undersöka vad det är för konflikter och relationer som chefen inte tar tillräckligt tag i. Öka medarbetarnas engagemang till att utveckla verksamheten. Biblioteken 13 av 14 svar Resultatet var bättre än tidigare år men visar att medarbetarna har olika uppfattning inom olika områden. Det handlade framförallt om ledarskap, 3,3, medarbetarsamtal medel 3,2 och arbetsmiljöarbete 3,4. Resultatet redovisades och diskuterades vid personalmöte under våren. Eftersom kultur- och bibliotekschefen har övergått till statlig tjänst i oktober 2011 fokuseras nu arbetet på att rekrytera en ny chef som kan vidareutveckla verksamheten. Organisationsöversynens övriga påpekanden Nedan kommenteras en del av de frågor och påstående som utredningen lyfte fram. Skola förskola Svår och otydlig ansvarsfördelning mellan produktionen och UKK beträffande verksamhetsutveckling och tillsyn. UKK uppfattas att ibland falla in i förvaltningsrollen att styra och leda verksamheten mer än att sätta mål, ordna finansiering, följa upp och utvärdera Vi uppfattar att dialogen mellan UKK och produktionen har brister Utredningen konstaterar vidare att UKK:s roll beträffande verksamhetsutveckling att identifiera behov, initiera åtgärder och tillse att åtgärder vidtas, följa upp och utvärdera. Vara möjliggörare inte görare. Förvaltningen arbetar dels med granskning dels med stimulansåtgärder Tack vare ett tillskott av budgeterade medel kan förvaltningen genomföra eller finansiera olika stimulansåtgärder för att höja kompetens hos personal inom förskola och skola. Förvaltningen arbetar här i samråd med produktionsledning och fristående enheter. Vi inriktar oss på att hjälpa till med implemen- 3(5)

teringsarbetet av nya reformer för att därefter fokusera på granskning och uppföljning. 4(5) feedback angående kvalitetsredovisningar har brister Inlämning av kvalitetsredovisningar har tidigarelagts och följer numera läsåret. Förvaltningens nyanställda skolexpert kommer under hösten besöka alla skolor och gå genom resultatet tillsammans med andra berörda tjänstemän såsom controller elevstöd och VFU-handläggare och förvaltningschef. Förskolexperten kommer att prioritera besök hos enheter där resultatet bör förbättras. Frustration angående resurser för barn i behov av särskilt stöd. Samordnad handläggning mellan förskola/skola efterlyses Förvaltningen bedömer att dialogen har förbättrats. Detta har skett genom ökat samråd mellan ansvariga för förskola respektive skola, enhetligare rutiner, ökad dialog med chefer i verksamheten och mer transparanta beslutsprocess. Detta har varit nödvändigt för att kunna klara de krav som den nya Skollagen ställer. Kultur/fritid Organisatoriska avståndet mellan biblioteken och ledningen har bidragit till störningar i dialogen mellan dessa. Möjligheten för en samordning av kontorets biblioteks- och kulturledning förstärks genom en sammanhållen ledningsfunktion inom UKK Lokalbibliotekens lokalsituation uppfattas som besvärande med många små lokalbibliotek och med en sårbar personaldimensionering. Särskilt med uppdraget att hålla en hög servicegrad genom långa öppettider. Lokalbiblioteket i Enebyberg uppfattar en bättre arbetssituation genom samorganisation med Träffpunkt Enebyberg Intervjuerna visar att UKK-ledningen och personalen inom biblioteken har olika uppfattningar om verksamhetens situation och behov vilket gör att detta skapar irritation och en bristande dialog Såsom påpekats ovan visade medarbetarenkäten att åtgärder måste genomföras även om en viss förbättring jämfört med tidigare år. Genomförda förändringar inom biblioteken har inneburit påfrestningar såsom har beskrivits i utredningen. Ledning/administration En vanlig uppfattning är att förvaltningschefens roll och uppdrag är för omfattande för att tiden ska räcka för allt och alla. Detta gör att förvaltningschefen måste prioritera och blir mer aktiv inom vissa områden och mindre inom andra roller och ansvarsplanering av nya verksamheter (Kulturskolan) har visat på svagheter det finns brister i administrativa stödsystem administrativa stödsystemet är uppdelat, ej samordnat, få synergieffekter

5(5) Förvaltningen har under perioden påbörjat implementering av flera olika administrativa stödprocesser, bl a nytt ärendehanteringssystem och webbaserat stöd för förskoleval/skolval och pengfördelning. Det är angeläget att ytterligare förbättra kommungemensamma stödsystem såsom elektroniskt beslutsstöd för kostnadsuppföljning, internkontroll, GIS (geografiskt informationsstöd) i samband med lokalförsörjning men även förvaltningsspecifika stöd gällande t ex konstregistret. Förvaltningen arbetar f n med att ta fram ett samlat dokument för systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM inom hela förvaltningen i enlighet med den mall som kommunen har utarbetat. Dokumentation och rutiner finns i dag men saknar gemensam struktur inom de olika verksamheterna. Förslag till beslut i kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden godkänner rapporten. förvaltningschef