www.pwc.se Revisionsrapport Linda Marklund Kundfakturering Sundsvalls kommun Per Ståhlberg Cert. kommunal revisor
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Syfte och revisionsfråga... 2 2.3. Metod och avgränsning... 2 3. Granskningsresultat... 3 3.1. Ansvar och organisation... 3 3.2. Styrdokument och rutiner avseende kundfakturering... 3 3.2.1. Kultur- och fritidsnämnden... 3 3.2.2. Stadsbyggnadsnämnden... 4 3.2.3. Miljönämnden... 5 3.2.4. Kommunstyrelsen... 5 Sundsvalls kommun
1. Sammanfattning och revisionell bedömning, Kommunal Sektor, har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Sundsvalls kommun genomfört en granskning avseende hantering av kundfakturering. Granskningen syftar till att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig avseende system och rutiner för hantering av kundfakturering. Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att den interna kontrollen inte är fullt tillräcklig avseende system och rutiner för hantering av kundfakturering. Bedömningen baseras på följande iakttagelser och bedömningar: Vår bedömning är att det finns dokumenterade riktlinjer/anvisningar kring hantering av kundfakturor på kommunövergripande nivå. Det finns även i varierande utsträckning kompletterande rutinbeskrivningar på vissa förvaltningar. De upprättade rutinbeskrivningarna redogör för tillvägagångssätt vid fakturering men saknar tillräcklig information om kontrollmoment (vem, hur, när) för att säkerställa tillförlitlig fakturering. I de rutiner som tillämpas i verksamheterna återfinns få kontrollmoment som säkerställer att samtliga tjänster faktureras, att fakturering baseras på överenskomna villkor, att fakturor överensstämmer med underlaget eller att registrering av fakturor sker i rätt tid. Vi kan även se en risk att en hel del manuell handpåläggning i skapandet av faktureringsunderlag sker i excelfiler. Utifrån vår stickprovskontroll av fakturor konstaterar vi dock att samtliga granskade hyror/avgifter har fakturerats i rätt tid. Vidare konstaterar vi att fakturorna överensstämmer med överenskomna villkor och upprättade underlag. Vår bedömning är att det sker en tillräcklig betalningsbevakning vad gäller kundfakturorna. Vi noterar i granskningen att denna bevakning kan komma att hanteras av extern part i framtiden. I syfte att utveckla verksamheten lämnar vi följande förslag: Utveckla förvaltningsspecifika rutiner för säkerställande av att samtliga tjänster faktureras Nämnderna bör införa kontrollmoment i sina internkontrollplaner som säkerställer tillförlitlig fakturering Se över möjligheterna att minimera hanteringen av excelfiler vid skapandet av fakturaunderlag Sundsvalls kommun 1 av 6
2. Inledning 2.1. Bakgrund Sundvalls kommun tillhandahåller och utför en mängd olika tjänster för vilka man debiterar avgift till invånare, andra kommuner, företag m.fl. Det handlar exempelvis om hyror, arrenden, kostnader för prövning och tillsyn enligt miljöbalken etc. Att ha väl fungerande rutiner och system är således viktigt för att säkerställa en tillförlitlig hantering av kommunens fakturering. Redovisningsrevisionella insatser styrs av risk och väsentlighet. Dessa tjänster genererar stora intäkter till kommunen (väsentlighet). Det finns dessutom risker förknippade med faktureringsadministrationen, exempelvis bristande avstämningsrutiner mellan försystem och redovisningen som kan leda till att fakturering inte sker eller på ett felaktigt sätt. 2.2. Syfte och revisionsfråga Granskningen syftar till att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig avseende system och rutiner för hantering av kundfakturering. I granskningen ska följande kontrollmål besvaras: Det finns dokumenterade riktlinjer/anvisningar kring hantering av kundfakturor. Utförda tjänster faktureras. Underlag för fakturering baseras på överenskomna villkor. Upprättade fakturor överensstämmer med underlag. Registrering av underlag sker vid rätt tidpunkt. Det sker en tillräcklig betalningsbevakning vad gäller kundfakturorna. 2.3. Metod och avgränsning Granskningen har omfattat stadsbyggnadsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, miljönämnden och kommunstyrelsen och inriktat sig på hyror, arrenden och miljöavgifter. Granskningen har genomförts genom dokumentstudier av tillgängliga styrdokument och rutinbeskrivningar. Vi har även granskat register över genomförda faktureringar och underliggande fakturor genom stickprov. Intervjuer har genomförts med förvaltningsekonomer, handläggare och sektionschef för ekonomiservice. Sundsvalls kommun 2 av 6
3. Granskningsresultat 3.1. Ansvar och organisation Respektive nämnd ansvarar, enligt kommunallagen, för att säkerställa den interna kontrollen inom sitt tilldelade verksamhetsuppdrag. I detta ligger bland annat ett ansvar för att stödjande dokument avseende exempelvis fakturering upprättas samt att säkerställa att det finns kontroller som säkerställer en ändamålsenlig hantering av faktureringen. Ekonomisystemet (Raindance) innehåller en faktureringsmodul där s.k. stående avgifter hanteras. Ett antal försystem används inom olika verksamheter i kommunen. Respektive förvaltning skapar underlag och skickar en fil till Addera ekonomiservice inom teknik- och serviceförvaltningen som i sin tur hanterar faktureringen. Ekonomiservice hanterar även bokföringen av inbetalningar av kundfakturor samt stor del av betalningsbevakning. 3.2. Styrdokument och rutiner avseende kundfakturering Det finns ett kommunövergripande reglemente/rutinbeskrivning Regler för fakturering och kravverksamhet (Kf 2007-01-29). Dokumentet anger allmänna regler för hur fakturering ska skötas i kommunen (t ex fakturans innehåll, betalningspåminnelse och dröjsmålsränta). Reglementet innehåller inte uppgift om vem som ansvarar för vilken kontroll i processerna eller säkerställandet att samtliga tjänster faktureras inom respektive nämnd. Utöver detta finns en del arbetsbeskrivningar för skapandet av fakturor i Raindance. Rutinerna för kundfakturering varierar mellan olika nämnder och verksamheter. Nedan ges en sammanfattande beskrivning av dokumenterade rutinbeskrivningar och de rutiner som förvaltningarna angett tillämpas. 3.2.1. Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidskontoret använder BRP (lokaler Himlabadet), FRI (samlingslokaler) och Booking (sporthallar) som försystem i samband fakturering. Inom kultur- och fritidsförvaltningen finns inga förvaltningsspecifika rutinbeskrivningar avseende tillvägagångssätt för kundfakturering. Förvaltningen hänvisar till de kommungemensamma riktlinjer som finns för faktureringssystemet Raindance samt kommunfullmäktiges övergripande regler för fakturering och kravverksamhet. Kultur- och fritidsnämnden har en upprättad internkontrollplan för 2014. Granskningen visar att planen inte innehåller några kontrollmoment avseende fakturering. Från försystemen skapas faktureringsfiler som exporteras till Raindance. Enligt intervjuer så sker ingen systematisk avstämning mellan försystem och det som sen faktureras. Sundsvalls kommun 3 av 6
Underlag för fakturering av hyresavtal utanför försystemen upprättas i excelfiler. Manuell fakturering sker sedan i Raindance, månads- alternativt kvartalsvis. Av våra intervjuer framgår att det ibland förekommer att sena ändringar i villkoren sker (exempelvis uppsagda hyresavtal), vilket kan skapa merarbete vid fakturering. Vi noterar att det pågår utredningar om att börja använda sig av kommunens befintliga försystem Xpand för denna typ av hyresavtal. Assistenten har upprättat en egen Excelmall för avstämning av om fullständig fakturering av hyror har skett. Denna avstämning sker årsvis. Översiktlig kontroll av omfattningen av faktureringen sker av enhetschef genom avstämning av intäkter mot budget. Vår stickprovskontroll av fakturor visar att samtliga granskade hyror har fakturerats i rätt tid, det vill säga i förskott till aktuell hyresperiod. Vidare visar kontrollen att fakturorna överensstämmer med överenskomna villkor och upprättade underlag. 3.2.2. Stadsbyggnadsnämnden Stadsbyggnadsnämnden använder Xpand som försystem. Inom förvaltningen finns dokumenterade anvisningar kring hantering av kundfakturor. Vi har erhållit följande rutinbeskrivningar; rutin för kundfakturering, avstämning av Xpand, fakturering av arrende och tomträtter samt för upplåtelse av offentlig plats och hyra av torgplats. Ovanstående dokument beskriver tillvägagångssättet vid fakturering inom respektive områden. Stadsbyggnadsnämnden har en upprättad internkontrollplan för 2014. Av denna framgår bl.a. att stickprovskontroller av att intäkter inkommer i rätt tid ska kontrolleras och att avrapportering ska ske vid delårsrapporter. I uppföljningen av internkontrollplanen, som genomfördes 2014, avseende att intäkter inkommer i rätt tid angavs att arbete pågår löpande enligt upprättad rutin. Resultatet av genomförda stickprovskontroller framgår däremot inte. Avtalen för arrenden och hyror av parkeringsplatser tecknas enskilt med kunden och registreras i Xpand. Avtalet i Xpand bildar automatiskt underlag till fakturan, fakturering sker sedan via E-brev. Fakturering av torghyra och upplåtande av offentlig plats sker utifrån underlag, manuellt upprättade i excelfiler, av respektive tjänsteman på avdelningarna (gata och mark). Excelfilerna från respektive avdelning sammanställs till en excelfil som sedan utgör underlaget för fakturering. Avstämning av faktureringsunderlaget sker genom kontroll av att kontering är riktig och att överförda belopp stämmer med underlag innan den skickas till ekonomiservice för fakturering. Innan fakturan skickas till kund attesteras den av handläggare på förvaltningen. Fakturering sker enligt Stadsbyggnadsnämndens taxa eller annan överenskommelse. Sundsvalls kommun 4 av 6
Enligt intervjuer så stäms samtliga intäkter av mot budget av avdelningschefer och ekonom i samband med månadsuppföljningar och delårsrapporter. Vår stickprovskontroll av fakturor visar att samtliga granskade hyror har fakturerats i rätt tid, det vill säga i anslutning till aktuell hyresperiod. Vidare visar kontrollen att fakturorna överensstämmer med överenskomna villkor och upprättade underlag. 3.2.3. Miljönämnden Miljökontoret använder Ecos som försystem. I detta system hanteras samtliga ärenden under hela processen, det vill säga från att ett tillsynsärende initieras till upprättande av fakturaunderlag. Rutinbeskrivning för debitering har upprättats av förvaltningen. Rutinerna beskriver på ett detaljerat vis, tillvägagångssätt för framtagande av underlag för fakturering. Miljönämnden har en upprättad internkontrollplan för 2014. Granskningen visar att planen inte innehåller några kontrollmoment avseende kundfakturering. I samband med tillsynsarbete initierar handläggaren ett ärende i Ecos och fattar ett delegationsbeslut där avgiften fastställs, enligt fastställd taxa. Nedlagd tid registreras sidoordnat i excelfil. Fakturaunderlag upprättas utifrån de registrerade uppgifterna. En fakturafil skickas sedan vidare till ekonomiservice för upprättande av fakturor i Raindance. Förvaltningschef attesterar sedan fakturan/beslutet innan fakturan går ut till kund. Det faktum att alla ärenden hanteras i Ecos bidrar till säkerställande av att samtliga ärenden faktureras. Därutöver sker tertialvisa avstämningar mot budget. Vår stickprovskontroll av fakturor visar att samtliga granskade avgifter har fakturerats i rätt tid, det vill säga i anslutning till beslut om avgift. Vidare visar kontrollen att fakturorna överensstämmer med överenskomna villkor och upprättade underlag. 3.2.4. Kommunstyrelsen Kommunens utskick av fakturor samt bevakning av förfallna fakturor hanteras av ekonomiservice inom service- och teknikförvaltningen. De kontroller som genomförs, av ekonomiservice, i samband med framtagandet av fakturorna är om totalsumman av faktureringen och antalet fakturor överensstämmer med förvaltningens inskickade faktureringsfil. Säkerställandet av riktigheten i respektive faktura ligger på förvaltningarna själva. Av fullmäktiges Regler för fakturering och kravverksamhet inom Sundsvalls kommun framgår det att tio dagar efter en fakturas förfallodag skickas en automatisk påminnelse ut och ytterligare tio dagar efter det så utgår ett inkassokrav till kunden. Sundsvalls kommun 5 av 6
Påminnelsen leder till en kostnad för kunden och om det dessutom krävs ett utskick av inkassokrav tillkommer ränta och kostnadsersättning i enlighet med inkassolagen. Har betalningen även efter detta inte erhållits kan rättsliga åtgärder vidtas. Innan ett ärende skickas vidare till kronofogdemyndigheten så sker detta alltid först efter dialog med den förvaltning som äger fordran. Undantaget från ovanstående rutin är att Stadsbyggnadsförvaltningen själva hanterar betalningsbevakning av fakturor avseende arrenden (fakturering via Xpand). Förvaltningen tar regelbundet ut rapporter och följer upp eventuellt förfallna fakturor. Enligt fastställd rutin för framtagandet av delårsbokslut per 30/4 och 31/8 samt vid årsbokslutet görs reserveringar för osäkra fordringar. Vid respektive bokslutstillfälle skrivs fordringar med förfallodag äldre än 6 månader ner (fordran mot kunden kvarstår men fordran tillmäts inget värde i räkenskaperna). Denna reservering görs centralt av koncernstaben. I kommunens bokslut för 2014 så uppgår reserveringar för osäkra kundfordringar (sista betalningsdag 2014-06-30 och tidigare) till 4,1 mnkr vilket kan jämföras med 3,9 mnkr i föregående års bokslut. Av intervju framgår att kommunen undersöker möjligheterna att fortsättningsvis hantera inkassoverksamheten genom en extern aktör. 2015-03-17 Per Ståhlberg Projektledare PerÅke Brunström Uppdragsledare Sundsvalls kommun 6 av 6