Servicenämnden i Mora kommun Sammanträdesdatum Sida 1-12 2011-11-22 Plats och tid Kommunhuset, Mora, kl. 14.00-16.15 Beslutande Peter Helander (C), ordförande, Mora Marie Olsson (S), Orsa Kjell Tenn (C), Älvdalen Övriga deltagare Malin Höglund, (M), Mora, ej tjänstgörande ersättare Anders Öhnell, tf. IT-chef Per Reimi, IT-driftchef Marita Sundberg, ekonom Sven-Erik Nilsson, sekreterare Utses att justera Justeringens plats och tid Underskrifter Marie Olsson Sekreterare Paragrafer 76-85 Sven-Erik Nilsson Ordförande Peter Helander Justerande Sven-Erik Nilsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Servicenämnden i Mora kommun Sammanträdesdatum 2011-11-22 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet 2011-12-02 Datum för anslags nedtagande Kanslienheten 2011-12-27 Underskrift Sven-Erik Nilsson
Servicenämnden 76 2011-11-22 Sammanträdesdatum Sida 2 Öppnande och justering Ordföranden hälsade välkommen och förklarade sammanträdet öppnat. Till att justera dagens protokoll valdes Marie Olsson.
Sammanträdesdatum Sida 3 77 Föregående sammanträdesprotokoll Kvarligger för justering. Gicks igenom i ojusterat skick utan anmärkningar.
Sammanträdesdatum Sida 4 78 Dnr 2011/216 895 Avrapportering IS/IT-råd Beslut 1. Tf. IT-chefen fick i uppdrag att utforma en ny ekonomistyrningsprincip baserad på tjänstekatalogsdebitering. 2. Rapporterna i övrigt godkändes. Sammanfattning Anders Öhnell rapporterade från sammanträdet. Ekonomistyrningsprinciper Den modell som används i Falun demonstrerades. Den består av två delar, Budoff och Tjänstekatalog, där den Budoff innehåller en förteckning över personalens fördelning av arbetstiden inom enhetens verksamhetsområde. Tjänstekatalogen anger vilka tjänster som beställts av kommunorganisationen och de priser som kommer att debiteras. Verksamheterna kan följaktligen välja vilka tjänster som ska köpas in och upplägget prövas årligen genom en testfaktura om sänds ut i januari. Detta system skulle kunna införas i Mora under det första kvartalet 2012. I samband med det överförs medel från IT-enhetens ram till avnämarna som sedan kommer att faktureras för de beställningar som görs. För genomförandet bildas en särskild arbetsgrupp där bland andra kommunernas ekonomichefer och en ekonomikonsult kommer att ingå. Rekrytering IS/IT-chef Information gavs om den kommande rekryteringsprocessen. Ett rekryteringsunderlag finns framtaget och har kommunicerats med alla berörda parter. En ny chef bör kunna vara på under andra eller tredje kvartalet 2012. Medborgarbudget Orsa har presenterat sitt upplägg i IS/IT-rådet. Medborgarbudget är ett projekt inom SKL och Orsa ska undersöka intresset hos Region Dalarna. Beslutsunderlag Protokoll IS/IT-rådet 2011-11-04 Rekryteringsunderlag avseende ny IS/IT-chef
Sammanträdesdatum Sida 5 79 Projekt PRIO Beslut Beslutades godkänna rapporten. Sammanfattning Samarbetet med konsultföretaget Actea har avslutats. Av den totala budgeten 3 900 tkr återstår 250 tkr som ska användas enligt följande: Ekonomikonsult för genomförandet av ny ekonomistyrningsprincip, ca 70 tkr Stabilisering av IT-plattformen, ca 70 tkr Implementering av process, ca 50 tkr Övrigt, ca 60 tkr Tf. IT-chefen anser att rapportunderlaget är bra och hanterar allt som kan begäras bortsett från upphandlingsperspektivet. Arbetet med processframtagningen har fungerat väl och processerna görs nu kända och ska implementeras 2012-2013.
Sammanträdesdatum Sida 6 80 Uppföljning/Avrapportering Beslut 1. Tf. IT-chefen tar fram nytt budgetförslag där även E-strategens roll fastställs budgetmässigt. Budgeten förankras med ekonomichefer och kommunchefer och redovisas vid nästa sammanträde. 2. Beträffande accesspunkter Lärcenter Orsa ska man därifrån komma in med dokumenterat önskemål så att nämnden kan avgöra hur det ska behandlas. Kan dock göras först 2012. 3. Verksamhetsplanen fastställs vid nästa sammanträde. Sammanfattning Utveckling och drift IT-driftchefen rapporterade att säkringen av den tekniska plattformen är avklarad till ca 95 5. Svaga punkter har förbättrats och vissa planerade investeringar 2012 har tidigarelagts. Under v 48 görs de sista åtgärderna i backup-systemet och lönesystem och delar av ekonomienhetens system ska flyttas till nya miljöer. Sammanfattningsvis så fungerar driften väl, liksom den tekniska plattformen. Vissa interna problem finns dock på S:t Mikaelsskolan. Ekonomi, prognos 2011 och budget 2012 Ekonomen presenterade det ekonomiska utfallet för årets tio första månader. Omslutningen uppgick till 7.986 mkr, vilket innebär en avvikelse på -2.569 mkr. Prognosen för helåret lyder på 1.417 mkr och förväntas hålla. Den negativa avvikelsen beror på högre kostnader för datakommunikation, programlicenser, underhållsavtal på teknisk utrustning, kostnader för Sharepointutvecklare, konsulttjänster på grund av incidenter samt avsaknaden av internränta vid avskrivningar av hyr-pc. Drygt 12 mkr har investerats under året. Budget 2012 Omslutningen uppgår till 16 599 tkr och i det beloppet ingår de nya tjänster som ska tillsättas enligt PRIO-projektet. I summan ingår dock inte e-strategen som budgetmässigt ligger på annan enhet. De totala kapitalkostnaderna anges till ca 7 500 tkr. Budget 2011 omslöt 11 064 tkr och ökningen på 5 540 tkr består i huvudsak av följande poster: - Avskrivningar 2 900 tkr
Sammanträdesdatum Sida 7 80 - Datakommunikation 300 tkr - Programlicenser 400 tkr - Utbildning 100 tkr - Personalkostnader 1 840 tkr Accesspunkter Lärcenter Orsa På Lärcenter Orsa har man uppfattningen att gymnasieskolan i Mora har lovat att bekosta dessa. Investeringen uppgår till ca 100 tkr. Verksamhetsplan 2012 Tf. IT-chefen presenterade ett förslag till verksamhetsplan uppbyggd enligt följande: - Nulägesbeskrivning - Inriktning 2012 - Mål och mått - Aktiviteter - Nyckeltal - Budget
Sammanträdesdatum Sida 8 81 Dnr 2011/155 101 Dnr 2011/132 155 Kvarstående ärenden Beslut 1. Ärendet Reglementsöversyn utgick. 2. Smärre ändringar görs i Delegationsförteckningen, nytt beslut tas vid nästa sammanträde Sammanfattning Reglementsöversyn Tf. IT-chefen vill ha nämndens riktlinjer för arbetet med en reglementsöversyn. Delegation Ett förslag till delegationsförteckning presenterades. Underlag för beslut Reglemente för Servicenämnden i Mora kommun Delegationsförteckning för gemensam servicenämnd IS/IT
Sammanträdesdatum Sida 9 82 Kommande ärenden Beslut 1. Tf. IT-chefen undersöker var i processen som de två förstnämnda punkterna befinner sig i Mora, Orsa respektive Älvdalen. 2. Tf. IT-chefen tar fram förslag på sammanträdesplan för 2012 Kommunernas antagande av E-strategi Kommunernas antagande av SKL:s strategi för esamhället Sammanträdesplan 2012
Sammanträdesdatum Sida 10 83 Dnr 2011/389 895 Delgivningar - Beställningsprocess avseende datorpaketbeställning för Mora, Orsa och Älvdalens kommuner.
Sammanträdesdatum Sida 11 84 Nästa sammanträde Äger rum den 19 december kl. 10:00-12:00.
Sammanträdesdatum Sida 12 85 Mötets avslutande Ordföranden tackade deltagarna och förklarade sammanträdet avslutat.