Förfrågningsunderlag 2015-09-04 Upphandlande organisation Kriminalvården Upphandling Chefscoachning Marie Thorsell 2015-15929 Symbolförklaring: Sista anbudsdag: 2015-10-13 Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 2. Anbudsformulär 2.1 Anbudsgivare 2.1.1 Anbudsgivarens kontaktuppgifter Anbudsgivarens kontaktuppgifter anges nedan: Företagsnamn: (Fritextsvar) Organisationsnummer: (Fritextsvar) Utdelningsadress: (Fritextsvar) Postnummer och ort: (Fritextsvar) Telefonnummer växel: (Fritextsvar) Kontaktperson avseende anbudet: (Fritextsvar) Telefonnummer till kontaktperson: (Fritextsvar) E-postadress till kontaktpersonen: (Fritextsvar) 2.2 Krav på Leverantören 2.2.1 Underleverantörer Leverantören får, om behov föreligger, anlita andra företags resurser för utförande av del av åtagande som ingår i uppdraget. Leverantören ska nedan ange vilken/vilka företags kapacitet som åberopas för uppfyllande av ställda krav. Notera att vissa krav i detta avsnitt 2.2 ska uppfyllas av samtliga företag. Anbudsgivaren ska på Kriminalvårdens begäran kunna uppvisa ett bindande samarbetsavtal eller liknande som visar att anbudsgivaren förfogar över åberopad kapacitet hos underleverantör om anbudsgivaren erbjuds teckna kontrakt i upphandlingen. Om kapacitet åberopas hos moderbolag, dotterbolag eller intressebolag, eller motsvarande, innebär det att även detta bolag ska redovisas som underleverantör. Anbudsgivaren anger, i förekommande fall, nedan uppgifter om underleverantör/-er med angivande av företagsnamn, organisationsnummer och uppgift om för vilken/-a del/-ar av åtagande underleverantör/-er kommer att användas/i vilket avseende dess kapacitet åberopas. Ange tydligt vilka krav som avses eller vilken arbetsuppgift som ska utföras Underleverantör 1: Företagsnamn: (Fritextsvar) Underleverantör 1 - Organisationsnummer: (Fritextsvar) Utskrivet: 2015-09-04 13:33 Sida 1 av 9
Underleverantör 1 - Beskrivning av åtagande för uppdraget: (Fritextsvar) Underleverantör 2 Företagsnamn: (Fritextsvar) Underleverantör 2 - Organisationsnummer: (Fritextsvar) Underleverantör 2 - Beskrivning av åtagande för uppdraget: (Fritextsvar) Underleverantör 3 - Organisationsnummer: (Fritextsvar) Underleverantör 3 - Företagsnamn: (Fritextsvar) Underleverantör 3 - Beskrivning av åtagande för uppdraget: (Fritextsvar) Om fler underleverantörer önskas åberopas, hänvisning till bilaga i vilken ovanstående uppgifter ska framgå: (Fritextsvar) 2.2.2 Uteslutningsgrunder för deltagande i upphandlingen Leverantör kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen om denne eller företrädare för denne (om anbudsgivaren är en juridisk person) är dömd för deltagande i en kriminell organisation, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt i enlighet med 10 kap. 1 LOU. Vidare kommer Leverantören även att uteslutas om någon av omständigheterna i punkterna 1-5 (10 kap 2 LOU) nedan föreligger avseende leverantören eller en företrädare för denne (om anbudsgivaren är en juridisk person). Leverantören kommer även att uteslutas vid förekomst av omständigheterna angivna i punkten 6 (10 kap 2 LOU) nedan. Leverantör kommer att uteslutas om denne: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta, 5. inte fullgjort sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts enligt denna ansökningsinbjudan. Leverantören äger inte rätt att anlita underleverantör/-er som är föremål för omständigheter som redovisas i detta avsnitt. Anbudsgivaren ska i anbudet bekräfta att denne och eventuell/-a underleverantör/-er inte är föremål för ovan omnämnda omständigheter. Bekräftelse att Leverantören samt eventuella underleverantörer inte är föremål för ovan uppräknade uteslutningsgrunder: (/ svar) 2.2.3 Registrerings- skatte- och avgiftsskyldigheter Leverantören och eventuell/-a underleverantör/-er ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Leverantören eller av denne anlitad/-e underleverantör/-er får inte ha skulder avseende socialförsäkringsavgifter eller skatter i Sverige eller i det egna landet som lett till att skulden restförts hos Kronofogden eller motsvarande myndighet i hemlandet. Kravet är inte tillämpligt för sådana skulder som avser försumbara belopp eller om Leverantören kan påvisa att skulden reglerats eller att det finns en överenskommelse om betalningsplan som följts. Utskrivet: 2015-09-04 13:33 Sida 2 av 9
Anbudsgivaren ska i anbudet bekräfta att kraven ovan uppfylls avseende Leverantören och eventuell/-a underleverantör/-er. Kriminalvården kommer som en del av prövningen att kontrollera att anbudsgivaren och eventuell/-a underleverantör/-er uppfyller ställda krav avseende registreringsskyldigheter och betalning av skatter och avgifter. I de fall då det inte är möjligt för Kriminalvården att på egen hand inhämta sådana handlingar ska anbudsgivaren vara beredd att tillhandahålla erforderlig dokumentation som visar att kraven ovan uppfylls. Bekräftelse att Leverantören samt eventuella underleverantörer fullgjort sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter enligt ovan: (/ svar) 2.2.4 Ekonomisk ställning Leverantören ska ha en stabil ekonomisk ställning så att denne med bibehållen kvalitet kan fullgöra uppdraget under hela avtalstiden. Leverantören ska därmed uppfylla någon av nedan ställda krav. Leverantören ska uppnå en riskklass om lägst 3 enligt kreditupplysningsföretaget UC AB eller motsvarande. För Leverantör som inte kan erhålla riskklass från UC AB anses kravet på ekonomisk ställning ändå vara uppfyllt om Leverantören, i anbudet, lämnar en redogörelse och dokumentation av vilken det framgår att det kan anses klarlagt att leverantören innehar en ekonomisk ställning som motsvarar minst riskklass 3 enligt UC AB. Anbudsgivaren ska i anbudet bekräfta att denne uppfyller kravet ovan. Kriminalvården kommer att kontrollera anbudsgivarens riskklass genom utdrag från UC AB efter öppnandet av inkomna anbud. Upplysningar från UC AB kommer att inhämtas av Kriminalvården i anslutning till anbudsöppningen. Anbudsgivaren uppmanas att själv kontrollera sin riskklass hos UC AB innan denne lämnar anbud för att säkerställa uppfyllelse av kravet samt om redogörelse/dokumentation enligt ovan behöver lämnas. Bekräftelse att anbudsgivaren uppnår riskklass 3 enligt UC AB: (Fritextsvar) Redogörelse och hänvisning till dokumentation enligt förutsättningarna i kravet ovan i de fall riskklass inte kan erhållas: (Fritextsvar) 2.2.5 Leverantörens tekniska och yrkesmässiga kapacitet 2.2.5.1 Erfarenhet inom verksamhetsområde Leverantören och/eller underleverantör ska inneha dokumenterade tjänster och resurser samt den kompetens och erfarenhet som är erforderlig för att tillhandahålla individ- och gruppcoachning för chefer. Leverantören ska ha en etablerad verksamhet och bedrivit verksamhet motsvarande den som efterfrågas enligt detta förfrågningsunderlag i minst tre år räknat från sista anbudsdag. Leverantören ska även ha kapacitet att kunna genomföra flera uppdrag samtidigt. En övergripande redovisning av anbudsgivarens verksamhet, dess arbetssätt och metoder inklusive organisationsstruktur, en kort historik som redogör för affärsidé, visioner och ägarförhållande ska bifogas i anbudet. Beskrivning av bedriven verksamhet enligt ovan lämnas av vilket det framgår att anbudsgivaren har erfarenhet i minst tre år av efterfrågad tjänst enligt ovan (max 1500 tecken), alternativt hänvisning till bilaga: (Fritextsvar) Utskrivet: 2015-09-04 13:33 Sida 3 av 9
2.2.5.2 Yrkeskunnande Leverantören ska tidigare ha visat god samarbetsförmåga och utfört tjänster av liknande slag som efterfrågas i detta förfrågningsunderlag. Leverantören ska därför inkomma med minst två (2) referensuppdrag avseende coachning med innehåll och omfattning enligt följande krav: - Beskrivning av uppdragets art och omfattning - Uppdragen ska ha avsett myndighet, kommun, landsting eller företag. - Uppdragen ska ha utförts med chefer med direkt och indirekt ledarskap. - Uppdragen ska ha haft specificerade mål, arbetssätt och resultat av insats. Uppdragen ska ha utförts för extern uppdragsgivare med olika organisationsnummer, vilket innebär att en referens bara får användas en gång. Uppdragen ska ha utförts med skicklighet och enligt avtalade villkor, under de senaste tre åren räknat från sista anbudsdag. Referenten ska vara en person med insikt i referensuppdraget och leverantörens yrkeskunnande. Anbudsgivare ska inkomma med en redovisning av referensuppdrag enligt ovan som visar att krav på leverantörens yrkeskunnande uppfylls. Kriminalvården kan komma att kontrollera att uppdraget har utförts med skicklighet och enligt avtalade villkor. Referensuppdrag 1. Beskrivning av uppdragets art och omfattning: (Fritextsvar) Tidsperiod för uppdragets genomförande: (Fritextsvar) Uppdragen avsåg myndighet, kommun, landsting eller företag. Uppdragsgivare: (Fritextsvar) Uppdraget omfattades av chefer med direkt och indirekt ledarskap: (/ svar) Beskrivning av uppdragets specificerade mål, arbetssätt och resultat av insats: (Fritextsvar) Kontaktuppgifter till referensperson hos uppdragsgivaren (namn, telefonnummer, e-post): (Fritextsvar) Referensuppdrag 2. Beskrivning av uppdragets art och omfattning: (Fritextsvar) Tidsperiod för uppdragets utförande: (Fritextsvar) Uppdraget avsåg myndighet, kommun, landsting eller företag. Uppdragsgivare: (Fritextsvar) Uppdraget omfattades av chefer med direkt och indirekt ledarskap: (/ svar) Beskrivning av uppdragets specificerade mål, arbetssätt och resultat av insats: (Fritextsvar) Kontaktuppgifter till referensperson hos uppdragsgivaren (namn, telefonnummer, e-post): (Fritextsvar) 2.2.6 Coacher 2.2.6.1 Coachteam Leverantören ska kunna tillhandahålla ett coachteam på fyra (4) coacher som uppfyller de krav som Kriminalvården ställer i detta förfrågningsunderlag. Bekräftelse att ovanstående krav uppfylls: (/ svar) Utskrivet: 2015-09-04 13:33 Sida 4 av 9
2.2.6.2 Könsfördelning Leverantören ska kunna erbjuda både män och kvinnor som coacher. Bekräftelse att ovanstående krav uppfylls: (/ svar) 2.2.6.3 Utbildning/Certifiering tester Respektive coach ska ha en högskoleutbildning motsvarande minst fil kand. nivå. Respektive konsult ska även vara utbildad och certifierad inom de tester som Leverantören eventuellt avser att använda under coachningprocessen. För att styrka detta ska CV och intyg från godkänd utbildare för varje enskild coach som avses att användas bifogas anbudet. Bilaga 3 Meritförteckning coacher, ska även fyllas i och bifogas anbudet. Bekräftelse att ovanstående krav uppfylls: (/ svar) 2.2.6.4 Certifierad coach Respektive coach ska vara certifierad lägst ACC (eller för branschen likvärdig certifiering). För att styrka detta ska intyg från godkänd utbildare bifogas anbudet. Intyg från godkänd utbildare bifogas anbudet (Fritextsvar) 2.2.6.5 Erfarenhet Respektive coach ska: - Ha varit yrkesverksam under en 10-årsperiod. - Under de senaste tre åren, räknat från sista anbudsdag, ha genomfört minst 10 chefscoachningsuppdrag på individuell nivå. Minst tre av dessa tio uppdrag ska ha varit för chefer med indirekt ledarskap. - Under de senaste tre åren, räknat från sista anbudsdag ha haft minst tre uppdrag av gruppcoachning för chefer. - Ha haft uppdrag både inom offentlig verksamhet och i privata näringslivet. För att styrka detta ska Bilaga 3 Meritförteckning fyllas i och bifogas anbudet. Bekräftelse att ovanstående krav uppfylls: (/ svar) 2.2.6.6 Arbetsgivarrollen Respektive coach ska ha kunskap om arbetsgivarrollen. Sådan kunskap kan t. ex. ha förvärvats genom yrkeserfarenhet i rollen som chef eller på en HR-avdelning med uppgift att företräda arbetsgivarrollen, eller på annat sätt. För att styrka detta ska detta framgå av bilaga 3, Meritförteckning som bifogas anbudet. Bekräftelse att ovanstående krav uppfylls: (/ svar) 2.2.7 Metoder och arbetssätt Utskrivet: 2015-09-04 13:33 Sida 5 av 9
Leverantören och dess coacher ska vara uppdaterad på aktuell forskning inom området ledarskapsutveckling samt coachning, och ligga i framkant vad gäller att arbeta med nya arbetsmetoder och teorier inom ledarskap. Leverantören ska lämna en redovisning av de metoder och arbetssätt som tillämpas. Leverantörens redovisning av de metoder och arbetssätt som tillämpas: (Fritextsvar) 2.2.8 Verktyg/Tester Leverantören ska redovisa vilka verktyg och tester som brukar användas och som eventuellt kan komma att användas i detta åtagande. I redovisningen ska det även framgå i vilket sammanhang verktygen kan komma att användas och vad syftet med verktyget är. Innan verktyg eller tester används första gången ska Kriminalvården godkänna användandet av instrument. Bekräftelse att ovanstående krav uppfylls: (/ svar) Redovisning enligt ovan: (Fritextsvar) 2.2.9 Kundansvarig Leverantören ska tillhandahålla en kundansvarig. Kundansvarig ska ha god kännedom om chefscoachning och kunna sätta sig in i Kriminalvårdens verksamhet i syfte att underlätta dialogen mellan Kriminalvården och Leverantören för att identifiera behov av coachning och val av coach för respektive uppdrag. Bekräftelse att ovanstående krav uppfylls: (/ svar) Kundansvarigs namn: (Fritextsvar) Kundansvarigs e-postadress: (Fritextsvar) Kundansvarigs telefonnummer: (Fritextsvar) 2.2.10 Förstärkningsresurser Leverantören ska kunna tillhandahålla personer med likartad kompetens och erfarenhet som efterfrågas i denna upphandling i händelse av förlust, så som sjukdom eller annan frånvaro, av enskild coach. Förlust av enskild coach får inte medföra att Leverantörens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. Bekräftelse att ovanstående krav uppfylls: (/ svar) 2.2.11 Språk Kriminalvårdens arbetsspråk är svenska. Leverantörens coacher som genomför coachning hos Kriminalvården ska behärska svenska språket väl i tal och skrift. Bekräftelse att ovanstående krav uppfylls: (/ svar) 2.2.12 Etiska regler Leverantören ska inneha och arbeta enligt dokumenterade etiska regler. Dessa etiska regler ska följa de yrkesetiska regler som gäller för branschen. Leverantören ska ha rutiner som säkerställer att personal som arbetar i uppdrag följer dessa regler. Utskrivet: 2015-09-04 13:33 Sida 6 av 9
Bekräftelse att ovanstående krav uppfylls: (/ svar) 2.2.13 Jämställdhetsplan Leverantören ska ha kunskap om aktuella teorier och forskningsresultat vad gäller jämställdhet och mångfald. Leverantören ska inneha och arbeta efter en jämställdhetsplan eller likvärdigt. Bekräftelse att ovanstående krav uppfylls: (/ svar) Beskrivning av Leverantörens jämställdhetsplan: (Fritextsvar) 2.3 Krav på Tjänsten 2.3.1 Uppdragsbeskrivning för chefscoachning Coachning för chefer syftar till att utveckla det personliga ledarskapet för att på ett mer effektivt sätt kunna leda verksamheten och medarbetare mot uppfyllande av verksamhetens mål. Chefscoachning fokuserar på att stärka individens förmåga att hantera nuvarande uppdrag, en specifik situation eller ett kommande uppdrag. Coachning genomförs med stöd av en strukturerad metod och upplägg av professionella samtal för att stötta till utveckling genom ökad insikt, medvetna val, värderingar och handlingar. En coach lyssnar, ställer frågor, stöttar, uppmuntrar och utmanar och ger stärkande feedback. Leverantören ska genomföra chefscoachning med syftet att kompetensutveckla inom ledarskap i den specifika verksamheten. För detta ändamål ska Leverantören erbjuda en effektiv metod och teorier om grupp- och ledarskapsutveckling. Coachningsinsatserna som erbjuds ska vara upplevelsebaserade samt utgå från specifika och konkreta situationer. Coachningen ska ge möjlighet till reflektion och feedback. Bekräftelse att ovanstående krav uppfylls: (/ svar) 2.3.1.1 Individuell coachning Vid individuell chefscoachning ska sex (6) tillfällen ingå i coachningsuppdraget. Ett tillfälle av individuell coachning ska utgöras av 90 minuter. Bekräftelse att ovanstående krav uppfylls: (/ svar) 2.3.1.2 Coachning i grupp Vid behov ska även chefscoachning av grupp om fyra till åtta (4-8) chefer kunna erbjudas. Utgångspunkten är fyra (4) tillfällen. Ett tillfälle för coachning i grupp ska utgöras av 180 minuter. Bekräftelse att ovanstående krav uppfylls: (/ svar) 2.3.1.3 Coachning på distans Efter överenskommelse mellan individen och konsulten ska, om fysiska möten inte är Utskrivet: 2015-09-04 13:33 Sida 7 av 9
effektivt, coachning ske på distans via telefon eller videolänk. Bekräftelse att ovanstående krav uppfylls: (/ svar) 2.3.2 Statistik och uppföljning Leverantören ska föra statistik över utförda uppdrag och på eget initiativ tillhandahålla denna en gång per år. Statistik för föregående års uppdrag ska lämnas senast sista februari till Kriminalvården samt en sammanställning av samtliga uppdrag till avdelningen för strategisk kompetensförsörjning vid HK Kriminalvården via e-post till: elisabeth.bjufors@kriminalvarden.se. Bekräftelse att ovanstående krav uppfylls: (/ svar) Kortfattad beskrivning av hur leverantören arbetar med kvalitetskontroll. (Fritextsvar) 2.3.3 Byte av coach Det är viktigt att den som ska genomgå coaching känner förtroende för den konsult som ska fungera som coach. Kriminalvården ska därför ha möjligheten att byta konsult efter första tillfället utan att tillfället räknas som förbrukat. Bekräftelse att ovanstående krav uppfylls: (/ svar) 2.3.4 Lokaler Leverantören ska genomföra coachning i Kriminalvårdens lokaler eller på den plats som Kriminalvården och Leverantören kommer överens om. Bekräftelse att ovanstående krav uppfylls: (/ svar) 2.4 Anbudsprövning och utvärdering 2.4.1 Tillvägagångssätt I denna upphandling kommer anbudsutvärdering ske utifrån en mervärdesmodell. 2.4.1.1 Utvärderingsmodell - mervärdesmodell Vid utvärderingen kommer en kvalitetsvärdering med prisavdrag att tillämpas. Metoden innebär att Kriminalvården vid anbudsutvärderingen kommer att göra prisavdrag enligt kvalitetsbedömningen för utvärderingskriteriet. Ju högre grad anbudsgivaren möter önskade mervärden, desto större blir det prisavdrag som subtraheras från anbudspriset. Resultatet är anbudets utvärderingspris. Maximalt avdrag som kan erhållas är 200 000 SEK. Anbudspris-prisavdrag= utvärderingspris Framtagandet av anbudets utvärderingspris görs endast för att få fram de ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet (utvärderingspriset kan vid uträkning bli negativt). Utvärderingen kommer att genomföras med utgångspunkt i de uppgifter som anbudsgivaren lämnat i sitt anbud. Det är därför viktigt att anbudsgivaren till sitt anbud bifogar tillräckligt Utskrivet: 2015-09-04 13:33 Sida 8 av 9
detaljerad information. 2.4.1.2 Tilldelningskriterium anbudspris Se bilaga 2, Priser. 2.4.1.3 Tilldelningskriterium - certifiering I denna upphandling ser Kriminalvården det som ett mervärde om de av Leverantören erbjudna konsulterna för coachning utöver krav på ACC-certifiering även innehar PCC-certifiering (eller för branschen likvärdig certifiering). Anbudsgivaren ska i anbudet ange hur många av de fyra (4) erbjudna konsulterna som har giltig certifiering, dvs. PCC eller motsvarande. Certifiering PCC eller motsvarande Samtliga offererade konsulter är certifierade: Minst 60 procent av offererade konsulter är certifierade: Minst 40 procent av offererade konsulter är certifierade: Minst 20 procent av offererade konsulter är certifierade: Ingen av offererade konsulter är certifierade: Prisavdrag 100 000 SEK 80 000 SEK 50 000 SEK 20 000 SEK 0 SEK 2.4.1.4 Tilldelningskriterium - gruppcoachning Enligt punkt 2.3.2.5 ska samtliga coacher under de senaste tre åren, räknat från sista anbudsdag ha haft minst tre uppdrag av gruppcoachning för chefer. Kriminalvården ser även ett mervärde i om de av Leverantören erbjudna coacherna har utfört fler uppdrag avseende gruppcoachning. För att erhålla prisavdrag ska anbudsgivaren i anbudet ange hur många av de erbjudna coacherna som, under de senaste tre åren räknat från sista anbudsdag, har utfört fler än fem uppdrag av gruppcoachning. Prisavdrag Samtliga offererade konsulter (5 st.) har fler än fem gruppcoachningsuppdrag under de senaste tre åren: 100 000 SEK Minst 60 procent av offererade konsulter har fler än fem gruppcoachningsuppdrag under de senaste tre åren: 80 000 SEK Minst 40 procent av offererade konsulter har fler än fem gruppcoachningsuppdrag under de senaste tre åren: 50 000 SEK Minst 20 procent av offererade konsulter har fler än fem gruppcoachningsuppdrag under de senaste tre åren: 20 000 SEK Ingen av offererade konsulter har fler än fem gruppcoachningsuppdrag under de senaste tre åren: 0 SEK 2.5 Priser Priser ska lämnas i bilaga 2 enligt förutsättningarna i detta förfrågningsunderlag. Bilaga 2 Priser bifogas anbudet: (/ svar) Utskrivet: 2015-09-04 13:33 Sida 9 av 9