Förfrågningsunderlag 2011-09-15 Dnr IKE-2011-00331 1(10) Förfrågningsunderlag Linköpings universitet genomför en upphandling av flödescytometer till Institutionen för klinisk och experimentell medicin (IKE). Ni inbjudes härmed att lämna anbud i enlighet med förutsättningarna i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor. Sista anbudsdag: 2011-10-07 Anbudets giltighet: 2011-12-31 Diarienr: IKE-2011-00331 Detta förfrågningsunderlag består av: Upphandlingsföreskrifter med krav på anbudsgivaren Kommersiella villkor Bilagor: Bilaga 1: Kravspecifikation Bilaga 2: Blankett Uppgifter om anbudsgivaren och sanningsförsäkran
1 Upphandlingsföreskrifter 1.1 Inledning bakgrund Linköpings universitet är landets femte största universitet och institutionen för klinisk och experimentell medicin (IKE) är en av universitetets största institutioner med verksamhet inom framförallt den medicinska fakulteten. Inom grundutbildningen ansvarar IKE bland annat för logopedutbildning, utbildning inom medicinsk biologi samt huvuddelen av läkarutbildningen. Institutionen utexaminerar årligen ca 40 medicine doktorer. IKEs forskningsverksamhet har expanderat kraftigt de senaste åren och befinner sig fortfarande i ett mycket expansivt skede. Forskning bedrivs inom ett brett spektrum av modern biomedicin, från detaljerade molekylära och cellulära studier, till genetik, klinisk forskning och epidemiologi. Inom Medicinsk Mikrobiologi kommer flödescytometern att användas för både forskning och undervisning. Inom forskningen görs inmärkningar av celler, latexkulor och bakterier med frågeställningar såsom uttryck av olika ytmarkörer och cytokiner med avseende att studera celldöd, celldifferentiering, cellaktivering, cytokinutsöndring, fagocytos av bakterier, induktion av reporter-gener i bakterier etc. Inom undervisningen görs främst inmärkningar av ytmarkörer på olika typer av celler. Inom Klinisk Kemi används flödescytometri dels för kliniska analyser av trombocytfunktion i patienter med blödningsproblematik och dels i forskningsprojekt studerande trombocyters aktivering, funktion och signalering, samt även studier av mikropartiklar, dvs. fragment frisatta från aktiverade trombocyter. År 2011 genomfördes hittills ca. 30 st trombocytfunktionsutredningar för sjukvården. Varje utredning är omfattande, med många rör per patient. Flera nya flödescytometriska analyser för sjukvården är under planering, t.ex. en metod att detektera fetala röda blodkroppar som bland annat kan utnyttjas för att avgöra om en vaginal blödning kommer från mor eller foster. Det nya instrumentet skall initialt kunna fungera som back-up till befintligt instrument som nu ingår i rutinverksamheten vid Klinisk Kemi och så småningom också kunna ersätta det befintliga instrumentet. 1.2 Omfattning Upphandlingen gäller ett köp av en flödescytometer lämpad för såväl undervisning som forskning. Instrumentet skall kunna användas för flerfärgsapplikationer för flödescytometri enligt kravspecifikationen. Köparen tänker sig ett instrument för en köpesumma i storleksordningen en halv till ca en miljon SEK. 1.3 Upphandlande enhet Linköpings universitet Institutionen för klinisk och experimentell medicin 581 83 Linköping 1.3.1 Kontaktperson: Namn: Anders Lindman E-post: upphandling@liu.se 2 (10) Dnr IKE-2011-00331
1.3.2 Tillägg och ändringar Eventuella kompletterande tillägg/ändringar rörande detta förfrågningsunderlag kommer att annonseras på http://www.liu.se/upphandlingar Anbudsgivaren är själv skyldig att hålla sig uppdaterad om information på denna sida. 1.4 Upphandlingsform Denna upphandling är en förenklad upphandling enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU 2007:1091 kap 15) 1.5 Förfrågningsunderlaget 1.5.1 Ingående dokument Detta förfrågningsunderlag består av: Upphandlingsföreskrifter med krav på anbudsgivaren samt kommersiella villkor Bilaga 1: Kravspecifikation Bilaga 2: Blankett Uppgifter om anbudsgivaren och sanningsförsäkran 1.5.2 Frågor avseende förfrågningsunderlaget Om anbudsgivare önskar att förfrågningsunderlaget i något avseende skall förtydligas eller kompletteras eller har frågor om uppdragets innehåll skall sådan begäran ställas skriftligt per e post till kontaktpersonen ovan. Begäran skall ställas senast 2011-10-03. Frågor ställda senare kan inte med säkerhet besvaras. Eventuella förtydliganden av förfrågningsunderlaget samt frågor och svar kommer att presenteras på http://www.liu.se/upphandlingar. 1.6 Formella krav på anbudet 1.6.1 Disposition av anbudet Anbudsgivaren ombeds att i sitt anbud lämna svar på varje punkt i underlaget samt följa förfrågningsunderlagets struktur och hänvisa till relevant punkt i förfrågningsunderlaget. Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som skall-krav och bör-krav. Skall-kraven, måste vara uppfyllda för att anbudet över huvud taget skall behandlas. Observera att ofullständiga anbud medför att anbudet inte tas upp till prövning. 1.6.2 Anbudets giltighet Anbudet är giltigt såvida: det är undertecknat av behörig företrädare för företaget det är inkommet till Registrator, Linköping universitet senast 2011-10-07. Anbudsgivare svarar för att anbud kommer in i rätt tid. Anbud som kommer in för sent tas ej upp till prövning. anbud skall vara bindande till och med 2011-12-31 vilket skriftligen skall bekräftas i anbudet (se blanketten Uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran ) 3 (10) Dnr IKE-2011-00331
1.6.3 Anbudets form Anbud skall: vara inkommet i slutet kuvert/paket vara skrivet på svenska eller engelska åtföljas av fullständigt ifylld och underskriven blankett: Uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran kuvertet skall vara märkt Anbud dnr IKE-2011-00331 inges i original och två (2) kopior Observera att för sent inkomna anbud inte tas upp till prövning. Anbud via e-post, telegram eller telefax accepteras inte eftersom sekretessen inte kan garanteras. 1.6.4 Anbudsinlämnande Anbud sänds till nedanstående adress alternativt lämnas personligen eller genom bud. ostadress: Besöksadress: Linköpings Universitet Linköpings Universitet Registrator Registrator, Hus Origo, Campus Valla 581 83 Linköping 581 83 Linköping Universitetets registratorsexpedition är öppen måndag-fredag kl 09.00-15.00. Det finns en brevlåda vid ingången till hus Origo men denna har en begränsad kapacitet att ta emot anbud. Inkastet är smalt och för litet för t.ex. en pärm. Observera att anbud levereras på egen risk och för att försäkra att leverans sker korrekt är det viktigt att tänka på öppettiderna. Bekräftelse om mottaget anbud kommer att skickas efter anbudsöppning. 1.7 Upphandlingsprocessen Innan utvärderingsprocessen påbörjas kontrolleras att de formella kraven enligt punkt 1.6 är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller dessa krav kommer att uteslutas från utvärderingen. Därefter kommer processen att ske i två steg. Det första steget är prövning av anbud och det andra är leverantörskvalificering. rövning av anbud: Först kontrolleras om alla ovillkorliga krav, skall-kraven, i kravspecifikationen i kravspecifikationen (bilaga 1) är uppfyllda. Om så inte är fallet kommer anbudsgivaren att uteslutas från vidare prövning. Är skall-kraven uppfyllda tar utvärderingen av bör-kraven vid vilket beskrivs i detalj under punkt 1.7.1. Leverantörskvalificering: De krav som ställs på leverantören sker i utvärderingsprocessens sista del. Om något av de ställda kraven under punkt 1.7.2 ej uppfylls, upplysningar saknas eller är felaktiga kan anbudet komma att uteslutas. 4 (10) Dnr IKE-2011-00331
1.7.1 rövning av anbud De ovillkorliga kraven, skall-kraven, i kravspecifikationen (bilaga 1) kontrolleras först. Är inte dessa uppfyllda utesluts anbudsgivaren från vidare prövning. I nästa led bedöms anbuden med hänsyn till utvärderingskriterierna nedan. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas. Utvärderingskriterier Funktionalitet 70% ris 30% Funktionaliteten utvärderas utifrån börkraven i kravspecifikationen. Varje bör-krav kan ge den poäng som är angiven för kravet, uppfylles kravet ges angiven poäng i annat fall ges noll poäng. De erhållna poängen summeras. Maximalt antal poäng som är möjligt att erhålla är max = 50. Det ekonomiskt mest fördelaktiga alternativet erhålles genom att till offererat pris på utrustningen addera en summa som motsvaras av skillnaden mellan maximalt antal funktionalitetspoäng och erhållet antal, f, alltså motsvarande avvikelsen från full funktionalitetspoäng. Följande formel användes för att räkna ut ett jämförelsepris. Anbudsgivare med lägst jämförelsepris erhåller kontraktet: jam jam off max f p : : : 0.3 : : off max jämförelsepris offererat pris maximalt antal funktionalitetspoäng, 50 erhållna funktionalitetspoäng pris per poäng,14 000 kr ris per poäng, p, beräknas utifrån kontraktets värde, funktionalitetens vikt och maximalt möjliga antal poäng. Med ett värde på 1 000 000 kr för kontraktet blir pris per poäng p = 700 000/50 = 14 000 kr då funktionalitetens vikt är satt till 70%. Som exempel blir jämförpriset för ett anbud på 800 000 kr och funktionalitetspoäng på 40 enligt nedan: jam f p 50 4014000 380000 0.3800000 Ett sådant jämförelsepris beräknas för samtliga inkomna anbud och leverantören med det lägsta jämförelsepriset föreslås erhålla kontraktet. Vid lika jämförelsepriser vinner den leverantör som har högst funktionalitetspoäng. 1.7.2 Leverantörskvalificering 1.7.2.1 Juridisk ställning Följande krav skall uppfyllas: anbudsgivaren skall vara fri från skulder för skatter och sociala avgifter 5 (10) Dnr IKE-2011-00331
anbudsgivare skall inneha registreringsbevis från Bolagsverket (motsvarande) Anbudsgivare från Sverige: Registreringsbevis från Bolagsverket skall bifogas ansökan i övrigt kommer Linköpings universitet att från Skatteverket inhämta uppgifter för att kontrollera ovanstående uppgifter. Anbudsgivare från utlandet: Följande officiella dokument skall bifogas anbudet: intyg på att anbudsgivaren tillhör ett officiellt handelsregister intyg att anbudsgivaren har uppfyllt sina förpliktelser gällande betalning av sociala avgifter intyg att anbudsgivaren har uppfyllt sina förpliktelser gällande betalning av skatter Informationen får inte vara äldre än två månader från sista dag för inlämnande av anbud. Alla anbudsgivare: Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga, fullständigt ifylld, blankett Uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran (se bilaga 2). 1.8 Beslut Beslut i ärendet, tilldelningsbeslut, kommer att meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen innan avtal tecknas med antagen leverantör. Under avtalsfristen, 10 dagar, kan en begäran om överprövning av tilldelningsbeslutet lämnas till: Förvaltningsrätten i Linköping, Box 406, 581 04 Linköping. E-post: forvalningsrattenilinkoping@dom.se. Tilldelningsbeslutet utgör inte ett civilrättsligt bindande avtal. 1.9 Sekretess/offentlighet i upphandlingsärenden Linköpings universitet är en offentlig myndighet och omfattas av den svenska offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att alla handlingar ska vara tillgängliga för den som önskar ta del av dem. Den som lämnar anbud i denna upphandling måste vara införstådd med att denna aspekt ingår som en förutsättning. Möjligheten för anbudsgivare att med stöd av Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) erhålla sekretess för uppgifter i handlingar som ingår i ett anbud är allmänt sett mycket begränsade. Vissa uppgifter kan dock omfattas av sekretess med stöd av Offentlighets- och sekretesslagen, sk kommersiell sekretess. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter krävs att uppgifter avser affärs- eller driftförhållanden samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet omfattas av kommersiell sekretess, bör anbudsgivaren i sitt anbud inkomma med önskemål om kommersiell sekretess inklusive precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som åsamkas anbudsgivaren om 6 (10) Dnr IKE-2011-00331
uppgifterna röjs. Därefter gör LiU en självständig prövning om kommersiell sekretess kan anses föreligga. Beslut om att hemlighålla uppgifter enligt Offentlighets- och sekretesslagen kan överklagas i första hand till Kammarrätten. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig lämnas. Observera att prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgifter. Sekretessprövning kan aldrig göras i förväg. Anbud som lämnas till LiU omfattas av anbudssekretess till dess beslut om leverantör fattas eller ärendet dessförinnan slutförts, det vill säga i normalfallet fram till den tidpunkt när tilldelningsbeslut har fattats. 7 (10) Dnr IKE-2011-00331
2 Kommersiella villkor 2.1 Avtalshandlingar/Rangordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan i följande ordning: Avtalet Eventuella bilagor till avtalet Förfrågningsunderlaget, daterat 2011-09-15 Företagets anbud 2.2 Avtalstid Avtalet gäller för ett köp en gång. 2.3 Avtalets omfattning Avtalet gäller för system, överenskommen utbildning och support under avtalsperioden. 2.4 Leverans och leveranstid Leverans skall ske DA enligt Incoterms 2010 till angivna leveransadresser under ordinarie kontorstid. Gods som anländer i trasigt, smutsigt skick eller med skadat ytteremballage kommer att returneras. Leverans skall ske så snart som möjligt enligt överenskommelse. 2.5 Leveransförsening och vite Med försenad leverans avses försening från leverantörens sida i förhållande till överenskommen tidpunkt som inte beror på köparen. Om leveransförsening inte kan undvikas måste leverantören omedelbart meddela köparen detta. Linköpings universitet äger rätt till vite om 1% av summan på beställningen per påbörjad vecka vid försenad leverans. IKE:s maximala krav på vite i enlighet med ovanstående är 10% av totala priset. 2.6 Garanti Leverantören skall kostnadsfritt och med den skyndsamhet omständigheterna kräver avhjälpa fel i systemet. Med fel avses att produkten inte uppfyller kravspecifikationen i upphandlingen. 2.7 Support Leverantören åtager sig att ha kompetent service och supportpersonal för att uppfylla de krav som ställs enligt detta avtal. Detaljer för avtal nämns i kravspecifikationen. 2.8 Överlåtelse av avtal Avtalet får ej helt eller delvis överlåtas på annan part utan skriftligt godkännande av motparten. 8 (10) Dnr IKE-2011-00331
2.9 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg kan endast göras genom en skriftlig handling, undertecknad av behöriga företrädare för båda parterna. 2.10 Information arterna förbinder sig att underrätta varandra om sådana förändringar som kan påverka verksamheten. 2.11 Kontaktpersoner Vardera parten skall utse kontaktperson för frågor som avser uppdraget under avtalsperioden. 2.12 Force majeure Leverantören är inte ansvarig för skada som beror på omständigheter utanför Leverantörens kontroll, som svensk eller utländsk myndighets åtgärd, krigshändelse, strejk, blockad, bojkott, lockout eller annan liknande omständighet. Förbehållet om strejk, blockad, bojkott och lockout gäller även om Leverantören själv är föremål för eller vidtar sådan konfliktåtgärd. 2.13 ris Anbudet skall inkludera totalt pris DA IKE, Linköpings universitet inklusive frakt, transport- och försäkringskostnader, installation och testkörning. riset skall vara fast i SEK, exklusiver moms. 2.14 Betalningsvillkor Betalningvillkoren är följande: 1. 80% av totala priset efter leverans 2. 20% av totala priset efter godkänt acceptanstest 2.15 Fakturering/följesedel & betalning Betalning skall ske mot faktura. Expeditions och/eller faktureringsavgift får ej tas ut. Betalning sker 30 dagar netto efter mottagen ostridig faktura och godkänd leverans. Skulle tvist uppstå angående del av fakturerat belopp, skall dock ostridig del betalas inom föreskriven tid. Om betalning försenas utan giltigt skäl skall det utgå dröjsmålsränta enligt räntelagen. Vid LiU inkommer samtliga pappersfakturor till en central adress, skannas in för att sedan distribueras ut i ett elektroniskt flöde. För ett läsbart resultat av skanning krävs att fakturan är tydlig, till exempel att ingen väsentlig information är skriven mot skuggad/färgad bakgrund. Beställarreferens måste anges tydligt för att fakturan skall kunna hanteras i det elektroniska flödet. Fakturor som inte kan läsas in i skannern eller saknar referens kan returneras till avsändaren. Fakturan skall skickas till nedanstående faktureringsadress, märkt med referensnummer och beställarens namn. 9 (10) Dnr IKE-2011-00331
Faktureringsadress: Linköpings universitet Fakturasupport 581 83 Linköping Märk fakturan med referensen: 8762 Olle Stendahl 2.16 Uppsägning och hävning Båda parter äger rätt att säga upp avtalet om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina skyldigheter eller åtaganden enligt avtalet och ej inom rimlig tid vidtagit godtagbar rättelse. Uppsägningen skall ske skriftligt och träda i kraft 30 dagar efter att motparten har emottagit denna. Avtalet kan sägas upp av part med tre (3) månaders uppsägningstid om motpart åsidosätter vad som åligger denne enligt avtal eller i övrigt inte uppfyller de krav som kan ställas på service och kvalitet. LiU har rätt att häva ingånget avtal med omedelbar verkan om leverantören: är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta, inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker. 2.17 Marknadsföring Leverantören får ej uppge Linköpings universitet som referens i marknadsföring utan LiU:s samtycke enligt Lag om namn och bild i reklam. 2.18 Tvist Eventuell tvist i anledning av ingånget avtal skall avgöras i första hand genom förhandling mellan parterna och i andra hand av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörande av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår. 10 (10) Dnr IKE-2011-00331