Lean i korta ordalag Foto: Johan Eriksson Minneslapp kring lean Kundens behov i fokus Kundens behov i fokus Stödjande ledarskap Medarbetarna delaktiga Stödjande ledarskap Medarbetarna delaktiga Öka den värdeskapande tiden Öka den värdeskapande Minska slöserierna Minska slöserierna Långsiktighet och helhetssyn Långsiktighet och Detta är inte Lean Handlar inte om att säga upp medarbetare Handlar inte om att hitta syndabockar Handlar inte om att arbeta snabbare utan smartare Förutsättningar för framgång Stödjande ledarskap Högsta ledningen involverad Aktiva och engagerade arbetslag Allas delaktighet i förbättringsarbetet Små steg, men många Fokusera på det värdeskapande, minska slöserierna Leta inte syndabockar! Lean Ledarskap Kan verksamheten Förstår filosofin Vet metoder & verktyg Lever efter värderingarna Är en förebild Är stödjande Uppmuntrar medarbetarna Törs släppa kontrollen Är synlig Har tilltro till individernas förmåga och arbetslagets kapacitet Efterfrågar resultat 1
Så här tänkte vi. Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resursåtgång Minska slöserierna Vad är slöseri? Allt som vi gör som inte skapar något direkt (eller indirekt) värde för brukaren 8 slöserier Väntan Överproduktion Lager Rörelse Överarbete Outnyttjad kreativitet Omarbetning Transporter Utdrag ur boken Utmana Dina processer! IVF Industriforskning & utveckling AB och Lean Consepts AB Undvika slöserier Lean Enkelt och tydligt Visualisera Rätt från mig Dragande system Enstycksflöde Jämna ut Standardiserat arbetssätt Att få in teorierna i huvudet är inte problemet. Problemet är att komma ihåg dem i kroppen, att handla efter dem instinktivt, att ha kraften att uthärda den träning som behövs längs vägen mot att segra i konkurrensen. Taiichi Ohno 2
PDCA ACT CHECK PLAN DO PLAN planera DO genomför CHECK följ upp/ analysera ACT förbättra/ standardisera Vi började i äldreomsorgen Pilotprojekt på Södergård 2004 15 % av tiden till utveckling Vi behövde ett verktyg. Fortsatte i resten av äldreomsorgen 2006 Idag är hela organisationen involverad VaraLean så här gör vi i Vara kommun En tillsvidaretjänst som leankoordinator Fyra handledare som bistår ca 4 6 dagar per år Några av våra verktyg Värdeflödeskartläggning LeanLir 5S Visualisering Foto: Andreas Offesson 3
Vem? Max åtta ur arbetsgruppen + två handledare Kommundirektören inleder Resultatenhetschefen och Förvaltningschefen får redovisning tredje dagen Alla i arbetsgruppen involveras i förbättringsarbetet Värdeflödeskartläggning på Alléskolan Värdeflödeskartläggning Upplägg Avgränsning NULÄGE Framtida läge 30 60 90 slöseri Värdeflödeskartläggning Rekrytering Värdeflödeskarta från övergripande process 4
Tvätthantering Arbetsrutiner Värdeflödeskarta från Kvänumsgården Värdeflödeskarta från Gatu & park Närbild på en värdeflödeskarta från kostenheten Dataskriven värdeflödeskarta, felanmälan Fastighet Dataskriven värdeflödeskarta, felanmälan Fastighet 5
Mätetal Några förbättringar Egenskap/mätetal Resultat i nuvarande Mål för framtida tillstånd Verkligt resultat tillstånd Ledtid L/T Per dag 18tim 9min 6 sek - 473tim 16t 45 min-213t 24 min 48sek 16t 50min-213t 17min 30s 30s Rätt från början RFB% Slutsatser av kartläggningen I nuläget är rutinen för felanmälan otydlig, många anmälningar sker muntligt. Rätt från början är lågt vilket resulterar i att mycket tid går åt till omarbete och väntan. Processtid P/T Väntetid V/T 2, 8 % 50% 58% 18tim 9min 6 sek - 136tim 42min 48sek 16t 50min-108t min 30s 19min 30s 16t 45 min-108t 2 0-104t 58min 0-105t 22 min 0-336 tim 18min 48sek Förbättringsområden Felanmälan in Sortera/ Prioritera / Gallra Förberedelser Åtgärd / Återkoppling Intern information Värdeflödeskarta, felanmälan Fastighet Värdeflödeskarta felanmälan, Fastighet Exempel på värdeflöden Socialförvaltningen Påfyllning av boendes förråd Lunchservering Hemtjänstrutiner Dag-rutiner 9.30 15.00 Schemaläggning Rapportering/ Dokumentation Städrutiner Tvättrutiner Vakansförmedling Utredning IFO Samhällsbyggnadsförv Felanmälan Arbetsrutiner Gatu/Park Arbetsrutiner 7 12 köket Ledning & Adm Rekrytering Upphandling Lönehantering Personlabudget Bildningsförvaltningen Lokalvård på gymnasiet Arbetslagsplanering (högstadium) Konsumentvägledning Spagettidiagram Några av våra verktyg LeanLir Värdeflödeskartläggning LeanLir 5S Visualisering Öka kunskaperna kring lean Öka förståelsen för VaraLean Träna sig att se slöserier leta grundorsaker för hållbara förbättringar arbeta med visualiseringar Gemensamt språk 6
www.leanlir.se LeanLir en del av verksamhetsutvecklingen 2009 Fem S Före Efter Sortera Systematisera (strukturera) Städa Standardisera Se till (skapa vana) 5S på Gatu & Park Före Efter 5S på kontor 7
Före Efter Visualisera Det handlar om att skapa värde med de resurser som vi har Idag Åskådliggöra (med bild), ge en bild av, levandegöra, gestalta; föreställa sig; medvetandegöra inre bilder Rätt information där och när den behövs 5S på Bonden Visualisering (förbättringstavla) på äldreboende Förbättringstavla Vinster & effekter för organisationen Nya slöserilappar hamnar i Inkorgen på tavlan, ibland med förslag på lösningar. Alla slöserier behandlas. Det behöver inte vara stora saker, små slöserier är minst lika viktiga och man om man tänker i det långa loppet så kan de ju bli ganska stora. Det är ett mycket strukturerat, synligt och lättförståeligt sätt att jobba med förbättringar och man förstår att alla dessa, som i bland kan upplevas som småsaker, är viktiga att arbeta med för att minska slöserierna som finns. Frigjord tid lugnare tempo & ökad kvalitet Ordning och reda Lättstädat, lättöverskådligt, enklare att se vad som behövs; mindre lager = lägre kostnader Ökat egenansvar Roligare jobb & större ansvar och engagemang = ökad hälsa Förändringsberedskap Ökad möjlighet att hantera framtida förändringar = ökad hälsa och större handlingskraft Citat från två enheter som ingick i kommunens Första tavelgrupp. Mer info på www.vara.se/varalean 8
Lite resultat Nöjd-medarbetarindex på 72 (AKU 2008) Nöjd-brukarindex (2008/2009) barnomsorgen på 84 hemtjänst & särskilt boende inom äldreomsorgen 78 grundskolan mellan 68 82 gymnasiet 65 99% av medarbetarna anger att de är engagerade i sitt arbete (AKU 2008) Mer än 60 kartlagda värdeflöden hittills, samtliga förbättrade Genomsnittlig tidsvinst per värdeflöde = 28 % - utöver alla kvalitetsvinster! Lärdomar Lärdomar Många steg ingår i processen Väldigt många sätt att lämna felanmälan Positivt att kommunledningen visar intresse Vilket lågt RFB Bra sätt att hitta slöserier de fanns där vi inte trodde det också Det är inte konstigt att tiden inte räcker till Vi dokumenterar så olika och så ostrukturerat Vad tydligt det blir Man kan se framsteg, underlättar vardagen Värdefullt att få tänka hela processen och få se helheten Stressen har minskat Vi kan spara mycket tid utan att det behöver kosta så mycket Lärdomar från Fastighets värdeflödeskarta Lärdomar från Alléskolans värdeflödeskartläggning Positiva sido effekter Belöna & fira! Stolta medarbetare Ökad förståelse mellan grupper Gemensam kultur och gemensamt språk Stärkt gemenskap Ökad självkänsla 9
Läs mer på www.vara.se 10