Verksamhetsplanering

Verksamhetsplanering

Verksamhetsplanering 1/1 1/3 1/5 1/7 1/9 1/11 VO-planering Respektive VO VO-plan Prel. Budget Konsoliderad DSF-planering Danssporten vill Styrande dokument Verksamhetsinriktning Ekonomiansvarig Budget v1 FS DSF-plan Anslagstilldelning Anslag RF Slutlig budget Förbundsmöte Verksamhetsberättelse FS Fastställd Budget FS Årsboksgrupp DSF Årsbok FM Fastställd DSF-plan Övriga beslut Verksamhetsberättelse Resp. VO

Verksamhetsplan VO mall Nuläge (Lärdomar, SWOT, trender) Syfte (Avsikten med vårt verksamhetsområde) Framgångsfaktorer (Hur vi ska agera för att bli framgångsrika = strategi) Mål (Skall beskrivas som tillstånd att uppnå) Långsiktiga (3 år) Kortsiktiga (aktuellt verksamhetsår) Aktiviteter (Vad vi skall göra för att nå de kortsiktiga målen) Resurser och Kompetens (Vilka behov vi har och hur vi löser dessa) Samverkan (Vilka interna och externa grupper eller organisationer vill vi samverka med) Organisation (Hur organisera oss och vad ska vi göra själva resp externt) Ekonomi (Vilka kostnader samt intäkter eller besparingar får vi av planen) Uppföljning (Hur ska vi säkerställa att vi når våra mål)

Nuläge Objektet Vad är det vi skall planera för? Vad är föremålet för vår omsorg? Försök definiera planeringsobjektet med en mening. Samsyn! Nuläge Varför? Överens. Uppriktighet och ärlighet, men inga syndabockar. Ingen fullständig nulägesanalys. Syftet är att bli eniga om läget. Ta vara på erfarenheter. Undvika att upprepa misstag. Processfrågor Vilka lärdomar och insikter har utvecklingen hittills gett oss och som har betydelse för denna plan? Vilka styrkor, svagheter, hot och möjligheter ser vi idag? Vilka av dessa måste vi ta hand om under planeringsperioden? Vilka trender ser vi idag, som vi måste beakta i vår planering?

Syfte (1) Överordnade mål och direktiv Finns det överordnade planer/visioner som vi måste ta hänsyn till? Finns det interna direktiv som vi måste ta hänsyn till? Vilka överordnade beslut ligger till grund för planeringsprocessen och hur lyder de? Vision och värderingar Har överordnad organisation en uttalad vision? Värderingar? Kan det påverka oss och vår verksamhet? Syfte (avsikten) Avsikten ger oss en grundläggande beskrivning av för vilka vår verksamhet finns till, vilken deras situation är och vad vi ska göra för att lösa denna situation.

Syfte (2) Processteg Vem är vår kund? För vem eller vilka finns vi till? Begreppet Kund ska ses i ett vidare perspektiv. Eller vem skulle sakna oss om vi inte fanns till? Vilken situation har kunden? Uttalade och outtalade behov och brister Vad är det som skulle få kunden att känna sig nöjd eller tillfredsställd i sin situation? Vad är det som skulle lösa kundens problem? Vad ska vi göra för att lösa kundens situation? Ingen aktivitetslista. Snarare en kort beskrivning, ett uttalande, om vad vår inriktning skall vara. En avsiktsförklaring! Att jämföra med ett företags affärsidé. Resultatet skall vara: Vad skall vi göra, för vem, och varför.

Framgångsfaktorer Strategi Framgångsfaktorerna beskriver hur vi skall lyckas. På vilket sätt skall vi vara bättre än konkurrerande alternativ? Vad är det som gör att kunderna föredrar oss? Det handlar om att bygga ett starkt varumärke. Varför är ICA mer framgångsrika än COOP? Några vanliga framgångsfaktorer är Kvalitet, punktlighet, trygghet, tillgänglighet, upplevd service, garantier & pris Några bra frågor att ställa (outside in) Vilka är kundens uttalade respektive outtalade beslutskriterier? Vilka är våra styrkor ur ett kundperspektiv? Vilka är våra styrkor ur vårt interna perspektiv? Hur stärker vi vår position ur kundens perspektiv?

Mål (1) Mål Är ett tillstånd som skall uppnås eller behållas. Till skillnad från visioner ställer vi krav på att mål är uppföljningsbara, realistiska och tidsatta. Man kan följa SMART-principen: Specifikt, målet skall vara tydligt och konkret Mätbart, det skall uttryckas på ett sätt som medger mätning av målet Accepterat, människor inom organisationen ska acceptera målet som sitt eget Realistiskt, målet skall kunna nås Tidsbundet, man skall tala om när målet skall uppnås Mål är inte aktiviteter. Sätta mål handlar om ansvarstagande och mod. Grejen är att ta ansvar för att målet blir uppnått, inte att bara göra en aktivitet. Mål bör formuleras i presens Mål kan vara långsiktiga (3 år), men det skall alltid finnas några kortsiktiga (1 år) mot vilka vi senare definierar aktiviteter.

Mål (2) Vanliga misstag Att fastställa mål utifrån vad man tror att man kan klara av, inte utifrån vad som krävs. Att man bildar mål baserat på internt perspektiv och inte baserat på kundernas behov och uppfattningar Outside in! Att bilda mål som inte har stöd i vision eller överordnat mål Att inte fastställa när ett mål skall vara uppfyllt Att fastställa etappmål för slutmål Att skapa för många mål Exempel Efter julhelgerna skall jag banta bort 5 kilo Till våren passar mina kläder

Aktiviteter Varför? Utan aktiviteter kan vi inte nå målen och göra framsteg Att göra saker är enda sättet att få utveckling Viktigt att tänka på Varje aktivitet skall ha en koppling till ett kortsiktigt mål För varje aktivitet skall det finnas ansvarig och färdigtidpunkt Processfrågor Vilka nya aktiviteter skall vi göra för att uppnå våra mål? Vad ska vi fortsätta att göra? Vad ska vi sluta att göra?

Resurser och Kompetens Varför? Vi måste ha resurser med rätt kompetens för att kunna genomföra aktiviteterna Vi måste även kunna bedöma kostnaderna Viktigt att tänka på Bedöm resursbehov både för projekt och löpande verksamhet Processfrågor Vilket kompetensbehov har vi och i vilken mängd, för att genomföra aktiviteterna och driva processerna? Vilket kompetensbehov har vi för att styra och leda verksamheten? Vad gör vi med kompetenser och resurser som inte längre behövs? Hur ska vi få tag i den kompetens vi behöver, men inte har?

Samverkan Varför? Få aktiviteter kan genomföras utan någon som helst input från omgivningen Viktigt att tänka på Det är viktigt att utse former och ansvariga för samverkan Processfrågor Vilka interna processer, funktioner, projekt eller andra aktiviteter behöver vi samverka med? Vilka externa organisationer, processer, funktioner, projekt eller andra aktiviteter behöver vi samverka med? Vem ska ansvara för denna samverkan? När och hur sker denna samverkan? (frekvens och form)

Organisation Varför? Om planen ska kunna genomföras, krävs att vi sätter in alla resurser i ett sammanhang och definierar roller och ansvar Viktigt att tänka på För projekt skall projektorganisationen beskrivas För en redan befintlig verksamhet beskrivs ansvarsfördelningen för att kunna genomföra aktiviteterna Processfrågor Hur ska vi organisera verksamheten för att kunna styra och leda verksamheten, samt utföra processer och aktiviteter? Vad ska vi göra internt och vad ska vi lägga ut på externa parter? Vilka roller ska vi ha och hur ska de bemannas?

Ekonomi Varför? Varje plan behöver en kalkyl för att det ska vara möjligt att bedöma de ekonomiska konsekvenserna av densamma Varje ledningsgrupp som får en plan presenterad för sig, lär ställa frågan vad kostar det? Viktigt att tänka på Det är inte all uppföljning som ska beskrivas. Enbart den som handlar om att följa upp planen. Processfrågor Vem ska rapportera? Vad ska vi rapportera? Till vem/vilka ska vi rapportera? När ska vi rapportera? Hur ska vi rapportera?

Uppföljning Varför? Varje förändring måste följas upp för att vi ska veta att vi följer och levererar enligt planen! Viktigt att tänka på För projekt innebär detta steg en projektkalkyl. För en verksamhet kan det betyda en ett- eller flerårsprognos Processfrågor Vilka kostnader ger planen upphov till? Vilka intäkter/kostnadsbesparingar ger planen upphov till? Vilka investeringar ger planen upphov till och vad blir de årliga kapitalkostnaderna?