Verksamhetsplan och Arbetsordning för

Transkript

1 Verksamhetsplan och Arbetsordning för Villaägarna i Malmö Antagen av styrelsen Reviderad senast (8)

2 I texten nedan kallade: Villaägarna i Malmö (ViM) Regionkontor (RK), Regionstyrelsen (RS) samt Villaägarnas Riksförbund (VR) 1.Bakgrund ViM bildades i februari 2009 av de i Malmö befintliga direktanslutna medlemmar som ville gå samman i en förening för främjandet av bättre villkor för villaägarna i Malmö. Genom att samla de direktanslutna villaägarna i Malmö Stad i en stark och partipolitiskt obunden organisation kan ViM : driva medlemmarnas intressen som småhusägare. uppnå bättre villkor och förmåner för småhusägandet. påverka väsentliga plan- och byggärenden, taxeringsfrågor och andra frågor som har betydelse för villaägarna i Malmö stad. erbjuda medlemmarna en bättre service avseende rådfrågning och liknande ärenden ViM ingår i VR. Förbundets uppdrag är att leverera nytta till våra medlemmar och förbättra villkoren för Sveriges småhusägare. Organisatoriskt är VR uppdelat i 8 regioner. ViM ingår i Region Syd med regionkontor i Malmö. Denna är organiserad i en RS med förtroendevalda som utses av föreningarna i regionen. RK är bemannat av tjänstemän anställda i VR. Målbilder centralt, regionalt samt lokalt för ViM. Villaägarnas Riksförbund övergripande mål är att: stärka småhusägarnas och omvärldens kännedom om VR genom en tydlig varumärkesstrategi och en aktiv kommunikation både externt och internt. skapa förutsättningar för framtida medlemstillväxt. eftersträva måluppfyllelse i enlighet med det av kongress antaget bostadspolitiskt program. Region Syds övergripande mål är att: aktivt bidraga till att förbundet VR övergripande mål uppnås. 2 (8)

3 ARBETSORDNING. 1.1 Målbild för Villaägarna i Malmö Villaägarna i Malmö övergripande mål. Öka medlemsnyttan genom att; - anskaffa rabattavtal med företag inom Villaägarnas intresseområde. - följa upp tidigare rabattavtal. - följa upp samarbetsföretag inom villaägarnas rådfrågningssektor avseende juridik, byggteknik m.m. Behålla befintlig medlemskader d.v.s. förbättra nyckeltalen och rekrytera nya medlemmar. Etablera kontakt med Malmö stad. Representera medlemmarna samt bevaka deras intressen inför VR. Representera medlemmarna vid Kongress. Representera VR inför medlemmarna. Informera om och deltaga i av VR och RS planerade aktiviteter. Riktlinjer : Målbilderna skall vara realistiska, mätbara och i linje med VR mål Detaljmål för ViM Arbeta fram och uppdatera föreningens verksamhetsplan och arbetsordning. Skapa förutsättningar, enl. styrelsemedlemmarna förslag för ett positivt arbete i föreningens styrelse till medlemmarnas nytta. Ta fram och ge ut ett informationsblad eller liknande. Hålla hemsidan aktuell i samverkan med RK. Ta fram företag typ allsidig byggmarknad som kan ge rabatter till medlemmarna. Följa upp samarbetsföretag inom villaägarnas rådfrågningssektor avseende juridik, byggteknik m.m. i Malmö. Aktivt, genom hemsida, tabloidtidning, artiklar i tidningen Villaägaren och utskick, informera och kommunicera med våra medlemmar och på så sätt försöka behålla befintliga medlemmar och rekrytera nya. Försöka hålla en personlig kontakt med medlemmar som kontaktar oss. Genomföra informations/socialt medlemsarrangemang. Etablera kontakt med och presentera ViM för ledningen i Malmö kommun. Representera medlemmarna med minst två styrelsemedlemmar vid kongress. Representera medlemmarna samt bevaka deras intressen inför RK och VR. Skriva motioner till kongressen på förslag från styrelse eller medlemmar. 3 (8)

4 Representera VR och RS genom att informera medlemmarna i våra tillgängliga informationsmedia. Deltaga i och informera om VR och RS planerade aktiviteter. Verksamhetsplan 1.1 Intressepolitik/ Opinionsbildning Extern Intressepolitik/ Opinionsbildning. ViM kan hjälpa till i VR och RS arbete med att etablera VR som opinionsbildare. Detta kan ske genom aktiviteter som föreningen anordnar antingen själva eller genom samordning med VR eller RK. ViM kan även bidra till VR intressepolitik genom att skriva insändare och debattartiklar. Vidare kan ViM arbeta med lokala aktiviteter som är väsentliga för de egna medlemmarna och på detta sätt bilda opinion för aktuella frågor. Föreningen kan i samverkan med RS och RK bevaka och besvara medieinslag samt kommunala förslag som berör småhusägandet i föreningens verksamhetsområde. ViMs övergripande mål är att; bidra till och stödja VR, centralt och regionalt, i deras mål genom lokalt engagemang och lokala aktiviteter med betoning på fastighetsskattefrågor och energipolitiska frågor. deltaga i lokal opinionsbildning och lobbying. representera medlemmarna samt bevaka deras intressen inför Malmö Stad. presentera VR och RS intressepolitiska frågor genom att informera våra medlemmar i våra tillgängliga informationsmedia. deltaga i VR och RS planerade aktiviteter inom området. etablera kontakt med och presentera ViM för ledningen i Malmö stad. Praktiskt innebär detta att i samverkan med RS och RK skall ViM lokalt - ta fram och ge ut en informationsskrift där VR och ViM:s intressepolitik presenteras. - skriva insändare m.m. och där i verka för ovannämnda övergripande mål. - stödja medlemmarna intressepolitiskt/ opinionsmässigt samt bevaka deras intressen i lokala frågor. - deltaga i av VR och RS organiserade lokala kampanjer. 4 (8)

5 Ta kontakt med Malmö Stad för att presentera ViM. Huvuddelen av arbetet med extern Intressepolitik / Opinionsbildning skall dock ske regionalt och centralt Intern Intressepolitik / Opinionsbildning. ViM:s övergripande mål är att: aktivera medlemmarna för att få underlag till att skriva motioner till kongressen. stimulera medlemmarna till att deltaga i lokal opinionsbildning och lobbying. stimulera medlemmarna till att deltaga i av ViM och RS planerade aktiviteter. Praktiskt innebär detta att. på hemsidan skall det finnas ett forum för insändare samt adresser till media aktiva i Malmöområdet. Uppmaning om att medlemmarna kan skriva insändare i övriga informationskanaler som ViM disponerar t.ex. tabloidtidning. ViM utformar en egen förenings- dag/afton samt kommer med förslag på program för av RS ordnade medlemsaktiviteter. genom ViM egna informationskanaler stödja och stimulera medlemmarna till större aktivitet avseende intressepolitiken. göra ett slumpvis valt utskick för att undersöka vilka frågor medlemmarna vill att ViM skall driva. 3.1 Allmän rådgivning ViM skall upprätthålla en god servicegrad och lokal kompetensnivå för allmän rådgivning till medlemmarna avseende lokala frågor. Detta avser områden som inte kräver specifika expertkunskaper. Alla övriga rådgivningsärenden skall hänvisas till VR centrala rådgivning eller RK. 3.2 Medlemsförmåner. VR och RS erbjuder centrala resp. regionala förmåner. Dessa medlemsförmåner finns sammanställda i tidningen Villaägaren och på VR och RS:s hemsidor. ViM ska erbjuda attraktiva medlemsförmåner i närområdet utöver de förmåner som erbjuds från centralt och regionalt håll. Målet är att: ta fram ett nytt företag typ allsidig byggmarknad som kan ge rabatter till medlemmarna. 5 (8)

6 följa upp samarbetsföretag inom villaägarnas rådfrågningssektor avseende juridik, byggteknik mm i Malmö. genomföra ett informations/socialt medlemsarrangemang under året. 3.3 Ekonomi Föreningens budget baseras på Medlemsavgifter. Intäkter från Lokala samarbetsavtal Intäkter från rekryteringsverksamhet Föreningen svarar genom sin styrelse för att få en stabil ekonomi genom att: ta fram en väl fungerande administration inom ramen för fastställd budget. anpassa verksamhetsplanen till befintliga tillgångar. uppföljning av budget genom att kassören redovisar aktuellt budgetläge vid varje styrelsemöte. kassören svarar för day-to-day operations inom ekonomiområdet. budget för kommande år tas fram av styrelsen efter fastställande av föreningens verksamhetsplan. 3.4 Medlemsservice och Medlemsvård VR:s övergripande mål avseende medlemsnytta är att: sänka kostnaderna för småhusboendet. verka för bättre villkor för småhusägare. medverka till ett enklare liv som småhusägare. ViM definierar begreppet ökad medlemsnytta = medlemsvård med: Rådgivning och tjänster Medlemsaktiviteter Medlemsförmåner Bredare medlemsservice ViMs medlemmar skall uppleva en ökad medlemsnytta med en ökad medlemsservice. Föreningen skall därför upprätthålla en god tillgänglighet med bra serviceanda i kontakten med sina medlemmar Detta kan ske genom att ViM:s styrelse Försöker hålla en personlig kontakt med ViM medlemmar genom t.ex. uppföljning av de som kontaktar ViM. Skapar tillgänglighet till styrelsen för medlemmarna. Visar på VR:s rådgivningskapacitet, lokalt- regionalt och centralt, genom information på bl.a. hemsidan. Informerar om ViM verksamhet genom hemsida samt utskick. 6 (8)

7 Arrangerar ett antal aktiviteter inom för villaägare speciellt intressanta områden. Informerar medlemmarna genom föreningens hemsida om kommande aktiviteter samt om föreningens stadgar, styrelse, årsmöte, m.m. Skickar alla nya medlemmar ett välkomst/informationsbrev inom en månad efter påbörjat medlemskap.(samordnas med det centrala utskicket från VR. 3.5 Extern kommunikation och Marknadsföring ViMs mål med extern kommunikation och marknadsföring är att: öka kunskapen om ViM hos icke medlemmar, företag och myndigheter i Malmö. visa på fördelarna (medlemsnyttan) av att vara medlem för befintliga och framtida småhusägare i Malmö. presentera ViM hos kommunala beslutsfattare i Malmö. utveckla kommunala kommunikationskanaler i Malmö gemensamt med övriga Malmöföreningar skapa en kommunikationsplattform. Detta kan ske genom att: ge ut informationsblad eller motsvarande. skriva och ge ut ett informationsbrev till ett utvalt antal företag i Malmö. efter presentation av ViM hos kommunala beslutsfattare följa upp med ett informationsbrev till ett utvalt antal förvaltningar i Malmö. i informationsmaterialet visa på både fördelar för ViM och för samarbetspartners som företag och kommunala förvaltningar. utveckla personkontakter i den kommunala förvaltningen. genomföra kampanjer för att få ut vårt varumärke ViM. upprätta ett medlems kartotek för att göra informationen billigare ha en ständigt aktuell hemsida. deltaga i regionala och centrala kampanjer aktuella för småhusägarna i Malmö. deltaga i mediedebatten genom redaktionell text, insändare mm. deltaga i mässor motsvarande med Villaägartema för att sprida och stadfästa begreppet ViM. samverka med övriga föreningar i Malmö anslutna till Villaägarna. 3.6 Intern kommunikation ViMs mål med intern kommunikation: Förse medlemmarna med korrekt, aktuell information om ViM och VR arbete. Genom ett forum på hemsidan få medlemmarna att framföra sina funderingar och åsikter som underlag för ViM agerande. Visa konkret på medlemsnyttan så att medlemmen kan uppleva denna Detta kan ske genom att 7 (8)

8 ge ut informationsblad. skriva artiklar i medlemsmagasinet Villaägaren och medverka i regionupplagan. ha en aktuell hemsida. arrangera en informations/socialt medlemsmöte under året. försöka hålla en personlig kontakt med ViM medlemmar genom t.ex uppföljning av de som kontaktar ViM. skapa tillgänglighet till styrelsen för medlemmarna. visa på Villaägarnas Riksförbunds rådgivningskapacitet, lokalt- regionalt och centralt. 3.7 Åtgärder för att behålla befintliga medlemmar ViM mål är att behålla så många av de befintliga medlemmarna som möjligt. ViM skall därför verka för att befintliga medlemmar upplever att det skall vara lätt att: kontakta ViM styrelse. erhålla de rådgivningstjänster som medlemskapet medför. få information om vad ViM gör och står för. ta del av de rabatter som medlemskapet medför. deltaga i av ViM ordnade arrangemang. göra sin mening hörd. 3.8 Åtgärder för att genomföra medlemsvärvning VR övergripande mål är att värva nya medlemmar. Stöd till lokalföreningarna finns i form av en regionsamordnare som även har ekonomiska medel för värvningskampanjer till sitt förfogande. ViMs mål att värva nya medlemmar är genom: personlig kontakt med de redan befintliga direktanslutna medlemmar som ej gick med i ViM. brevutskick med personlig uppföljning, i samverkan med VR centralt/regionalt, till nyinflyttade i Malmös nya villaområden. kampanjer med befintliga eller blivande samarbetspartners att deltaga i av förbundet centralt ordnade kampanjer. att i egenproducerat informationsmaterial ge möjlighet att teckna medlemskap uppmuntra till befintliga medlemmars Grannvärvning 3.9 Regionala uppdrag ViMs mål är att tillvarata och representera medlemmarnas intressen genom representation i regionala / lokala, inom bostadssektorn tillhörande, organisationer och officiella sammanhang som representant för regionen eller ViM (8)