Verksamhetsplan 2011 Villaägarna Vänersborg Trollhättan

Transkript

1 En aktiv villaförening i Vänersborg, Trollhättan och Lilla Edet Verksamhetsplan 2011 Villaägarna Vänersborg Trollhättan Antagen av styrelsen den... Behandlad på årsmötet den... Senast reviderad den...

2 Verksamhetsplan 2011 Villaägarna Vänersborg Trollhättan 1. Förbundets uppdrag och vision Förbundets uppdrag Förbundets vision Våra värdeord Regionen Regional organisation Planering och samordning Specifikt för regionen Regionstyrelse Regionens övergripande mål Vision och mål för Villaägarna Vänersborg Trollhättan Föreningens verksamhetsidé Övergripande mål Föreningens mål Föreningens nyckeltal och mål Verksamhetsplan för Villaägarna Vänersborg Trollhättan Intressepolitik / Opinionsbildning Allmän rådgivning Medlemsförmåner Ekonomi Medlemsservice Extern kommunikation och marknadsföring Intern kommunikation Medlemsvärvning Medlemsvård och medlemsaktiviteter Föreningsutveckling Budget 11 Sida 2

3 1. Inledning 1.1 Förbundets uppdrag Leverera nytta till våra medlemmar och förbättra villkoren för landets småhusägare och stödja lokala föreningar i lokala frågor, inte minst beträffande lokala boendemiljön. Detta innebär att identifiera, prioritera och genomföra åtgärder som tillför mest nytta, i första hand för våra medlemmar och i andra hand för samtliga husägare. Detta sker på riksplanet, regionalt och lokalt genom verksamhetsområdena opinionsbildning, rådgivning och medlemsförmåner. 1.2 Förbundets vision Alla ska kunna förverkliga sina småhusdrömmar och kunna påverka den lokala boendemiljön. Det innebär att Villaägarna ska bidra till att alla som vill bo i eget hus får så goda möjligheter som möjligt att förverkliga sina drömmar, utifrån de individuella förutsättningarna. 1.3 Våra värdeord Vår organisationskultur präglas av våra kärnvärden. - Vi är Lyhörda för våra medlemmars behov och situation. - Vi är Hängivna i vår strävan att förbättra förutsättningarna för våra medlemmar så att de kan förverkliga sina husdrömmar. - Vi är Närvarande i våra medlemmars vardag för att de hela tiden ska vara medvetna om det värde vi skapar för dem. - Vi är Tydliga i vårt påverkansarbete för att få genomslagskraft. 2. Regionen 2.1 Regional organisation Den regionala organisationen består dels av en regionstyrelse med förtroendevalda som är en del av förbundsstyrelsen, dels ett regionkontor med anställd personal underställd förbundsdirektören. 2.2 Planering och samordning Samordning av hela verksamheten sker genom en övergripande strategisk planering. Den planeringen beskrivs i centrala operativa verksamhetsplanen. Regionstyrelsens roll är att i samverkan med regionkontoret och på uppdrag av förbundsstyrelsen utifrån ett regionalt perspektiv, säkerställa en regional anpassning av verksamheten som sammanfaller med förbundets. Det sker genom framtagande av en plan för regional verksamhetsinriktning. Verksamhetsplanen godkänns av förbundsstyrelsen och är en del av den övergripande verksamhetsplanen. Sida 3

4 2.3 Specifikt för regionen Region Väst omfattar Västra Götalands län (förutom f.d. Skaraborg) och Hallands län. Här finns närmare småhusfastigheter och av dessa är ca medlemmar eller 14,5 %. Förnyelsegraden är 87,0 %. Totalt finns 40 kommuner i regionen med lokal förening i 20 av dessa varav några föreningar omfattar flera kommuner. 7 kommuner har föreningar med lägre andel medlemmar av alla villahushåll än regionens genomsnitt (14,5 %). Ca 80 % av regionens medlemmar tillhör en lokal förening. Tillväxtpotentialen i regionen är fortsatt mycket stor, men kännedomen om Villaägarnas Riksförbund är relativt låg. Ändå tycks vi, genom en bred och kontinuerlig spridning av Villaägarnytt tillsammans med en ökad medienärvaro i övrigt, ha förbättrat vår position. Det finns idag ingen möjlighet att statistiskt påvisa detta, men 2010 har inneburit i tidigare jämförelse en ökad värvning och förbättrad förnyelsegrad. Vårt regionala förbättringsarbete fortgår i en ständig process. Det leder bl.a. till att krafterna och kompetenserna i förbundsorganisationen och den regionala förtroendemannaorganisationen samspelar och utvecklas tillsammans. Grundstenarna är tillit och förtroende och har byggts upp genom en nära kommunikation och samhörighet med våra föreningar, t.ex. närvaro och delaktighet på styrelse- och årsmöten, föreningsaktiviteter, veckobrev, telefon och andra aktiviteter. Vår tillväxtpotential är som tidigare nämnts stor, och vi tycker att vi ser att vår regions positiva mottagande av Villaägarnytt i föreningarna nu ger resultat. Regionstyrelsen avser att verka för att tidningen ges ut i flera kommuner där det inte finns en lokal villaägarförening. Villaägarnytt kommunicerar lokala frågor som engagerar och berör, även där vi inte har lokala föreningar. Bortsett från Villaägarnytt är den regionala medienärvaron högt prioriterad och det görs kontinuerligt regionala utspel och artiklar som bygger på förbundets intressepolitik och småhushusägarproblem, ofta med regional anknytning. Regionstyrelsen ser en ny föreningskultur växa fram. Vi måste därför redan nu ha ett långsiktigt tänkande och förbereda oss för nya kommunikationskanaler till småhusägare och lära och träna oss på att kommunicera på kommande generationers villkor. Exempel på sådana kanaler är interaktiva webbportaler, bloggar, twittrar och säkert kommer ännu flera nya möjligheter att utvecklas. När förbundets eget webbprojekt är framme för en lansering skall regionen vara väl förberedd att använda de nya tekniker som erbjuds. 2.4 Regionstyrelse Regionstyrelsen består av totalt 7 ledamöter inkl ordförande: Ordf. Nils-Erik Grusell Ordf. Villaägarna Vänersborg Trollhättan Vice ordf. Ulla Johansson Ordf. Villaägarna Kungsbacka Ekonomiansvarig Björn Tillander Kassör Villaägarna Göteborg Sekreterare Folke Kambler Jacobsen Kassör Villaägarna Falkenberg Ledamot Tore Eskilsson Ordf. Villaägarna Öckerö Ledamot Hans Bäckström Ordf. Villaägarna Södra Halland Ledamot Helena Glavmo Henriksson Ordf. Villaägarna Göteborg och ledamot i förbundsstyrelsen. Ledamot Margrethe Hardenklo invaldes i regionstyrelsen 2010 men avgick samma år. Sida 4

5 2.5 Regionens övergripande mål Att aktivt bidra till att förbundets övergripande mål uppnås. Se Verksamhetsinriktning och Handlingsplan kongress 2009; Våra övergripande mål. Inför kommande år har förbundet två stora områden att hantera som till mycket stor del berör regionerna. Det är Nya webben och Lojalitetsprogrammet. Styrelsen ska arbeta för att öka medlemsnyttan för regionens alla medlemmar. Grannsamverkan, släpvagnskonceptet och andra regionala och lokala förmåner är exempel som därför ingår i regionens verksamhetsplan Vi ska fortsätta att öka kännedomen om Villaägarna genom kontinuerlig utgivning av Villaägarnytt. Det är ett viktigt stöd i lokalföreningarnas löpande verksamhet. Minst 2 utgåvor/år och förening är en förutsättning för att få verksamhetsbidrag, men regionen ska uppmuntra föreningarna att ge ut 3 utgåvor/förening. För prioriterade kommuner utan förening är målet 3 utgåvor/år med stöd av regionstyrelsen. Vi ska driva regionala och lokala frågor intressepolitiska frågor genom att lyfta fram de problem som regionens småhusägare kan ställas inför. Sådana exempel är enstegstätade fasader, tomrättssystemet, sophantering, bostadsplanering, energihushållning, m.m. Genom samverkan mellan region och rådgivningsavdelning finns potential att vaska fram lokala/regionala medlemsfrågor och de kan bli potentiella fall. Villaägarnytt, liksom övrig lokal medienärvaro är viktiga budbärare för intressepolitiken. 3. Vision och mål för Villaägarna Vänersborg Trollhättan 3.1 Föreningens verksamhetsidé Villaägarna Vänersborg Trollhättan är en stark och obunden förening ansluten till Villaägarnas Riksförbund. Genom att samla alla villaägare i Vänersborgs, Trollhättans och Lilla Edets kommuner i en stark och partipolitiskt obunden organisation som driver medlemmarnas intressen som villaägare, uppnår vi bättre villkor för småhusägandet. Föreningen är också kommunal remissinstans i Trollhättan i bl. a. alla väsentliga plan- och byggärenden, taxefrågor och andra frågor som påverkar villaägarna. Utan att vara remissinstans i Vänersborg och Lilla Edet bevakar och yttrar sig föreningen i samma frågor där som i Trollhättan Föreningens verksamhet ska utgå från den Verksamhetsinriktning/Handlingsplan kongressen 2009 fastställt. Föreningsstyrelsens roll är att med stöd av och i samverkan med regionkontoret och regionstyrelsen säkerställa en lokal anpassning av verksamheten som sammanfaller med regionens övergripande verksamhetsinriktning. 3.2 Övergripande mål Föreningens uppgift är att tillvarata medlemmarnas intressen i enlighet med föreningens stadgar och de riktlinjer som fastställs av regionstyrelsen. Föreningen ska verka för att regionens mål uppnås genom: att vara en stark lokal konsumentorganisation för opinionsbildning som med hög påverkansfaktor tillgodoser medlemmarnas intressen att påverka lokala myndigheter, kommunorgan och andra intressenter att åstadkomma lokal medlemsnytta genom medlemsaktiviteter och lokala medlemsförmåner Sida 5

6 3.3 Föreningens mål och nyckeltal Biträda medlemmarna lokalt i uppkomna frågor alt slussa dem till regional respektive riksövergripande juridisk eller teknisk kompetens. Genom transportkärror och andra tekniska hjälpmedel ge möjlighet för medlemmarna att till förmånliga kostnader låna hjälpmedel samt genom lokala affärer/tillverkare utveckla rabatter som medlemmarna kan tillgodoräkna sig. Genom studieresor till subventionerade priser bidra till att öka medlemmarnas kunskaper i egenskap av villaägare. Delta i mässor etc. bidra till kunskap om föreningen. Genom olika arrangemang stärka föreningen och verka för att villaägare skall få kännedom om föreningen Villaägarna och dess verksamhet. Utgöra remissorgan i lokala bygg- och planfrågor. 3.4 Föreningens nyckeltal och mål 2011 (Enligt redovisning efter årsskiftet) Utfall för Mål Medlemsantal Förnyelsegrad 88,5 % 88,5 % Marknadsandel 18,9 % 19 % Nya medlemmar Kännedom om lokalförening enl. medlemsundersökning: 49 % 55 % Regionens mål % 4 Verksamhetsplan för Villaägarna Vänersborg Trollhättan 4.1 Intressepolitik/Opinionsbildning Bidra till att etablera Villaägarna som en viktig lokal intressepolitisk aktör och opinionsbildare genom egna och av regionkontoret samordnade intressepolitiska aktiviteter. Ange aktiviteter och mål för lokal intressepolitisk verksamhet och opinionsbildning utifrån lokalt behov, exempelvis tomträtter, snöröjning, placering av postlådor, källsortering nära boendet, m.m. Aktivera och stödja medlemmarna i lokala frågor och även enskilda problemfall som är viktiga för medlemmarna, exempelvis grannsamverkan, tomträtt, vindkraftetableringar, mördarsniglar, vägföreningar, samfälligheter, byggfusk, m.m. Sida 6

7 Verksamhetsprogram Med hjälp av regionkontoret lokalanpassa förbundets intressepolitik i insändare och debattartiklar. Föreningen bevakar och besvarar med hjälp av regionkontoret medieinslag samt kom unala förslag som berör småhusägandet i verksamhetsområdet, t.ex. fördjupad översiktsplan. Arrangera och marknadsföra lokala intressepolitiska och opinionsbildande aktiviteter som upplevs som viktiga för medlemmarna. Viktigt att säkerställa ett adekvat deltagande av publik genom bred marknadsföring och gärna anmälan om deltagande. Ge ut Villaägarnytt som intressepolitiskt kommunikationsverktyg. Aktivt stödja och medverka i regionens intressepolitiska kampanjer genom den egna föreningen. 4.2 Allmän rådgivning Om förutsättningar finns kan föreningen upprätthålla en god servicegrad och kompetensnivå för allmän rådgivning till medlemmarna, som inte kräver specifika expertkunskaper. Övriga rådgivningsärende ska omgående hänvisas eller vidarebefordras till den centrala rådgivningen. Ärenden som kan återges i t.ex. Villaägarnytt rapporteras till regionkontoret. 4.3 Medlemsförmåner Erbjuda samtliga medlemmar attraktiva lokala medlemsförmåner utöver de förmåner som erbjuds från centralt eller regionalt håll, på bekvämt avstånd inom områdena som berör boendet, samt eventuella andra villarelaterade områden med specifika lokala förutsättningar. Se till att alla lokala förmåner finns tillgängliga och uppdaterade på webben. Anordna medlemsaktiviteter i samverkan med samarbetspartner för lokal medlemsförmån. Verksamhetsprogram Vår målsättning 2011 är att ha minst 30 lokala medlemsförmåner. Vi kommer också under året att försöka skapa fler lokala medlemsförmåner inom följande områden: Heminredning Trädgård Villanära tjänster som hantverkare mm. Medlemsförmåner kommuniceras till medlemmarna i form av häftet Medlemsförmåner och Aktiviteter 2011 tillsammans med utskicket av handlingar inför årsmötet samt till nya medlemmar i samband med välkomstbrev. Publiceras på hemsidan samt delvis i Villaägarnytt och i samband med medlemsaktiviteter. 4.4 Ekonomi Föreningen svarar genom sin styrelse för en stabil ekonomi, väl ekonomiskt avvägt förhållningssätt mellan medlemsnytta och föreningskostnader samt en väl fungerande administration såväl gentemot medlemmarna som internt inom förbundet. Budgetera kostnader för Villaägarnytt som en mycket viktig marknadskommunikation (inte medlemsblad) som därmed kan ges ut även om annonsintäkter helt eller delvis uteblir. Resultat- och balansräkning samt budgetplan redovisas för medlemmarna på årsmöte. Föreningen har eget ansvar för att bokförings- och skattelagar efterlevs. Sida 7

8 4.5 Medlemsservice Föreningen skall upprätthålla en god tillgänglighet med god serviceanda i kontakten med sina medlemmar. Verksamhetsprogram Det ska finnas en tydlig kontaktinformation till föreningen och som är lätt att nå. Medlemmarna ska minst 2 gånger under 2011 få hemskickad information om föreningen och dess verksamhet. Det kan ske t.ex. genom Villaägarnytt. Medlemmarna ska genom föreningens hemsida kunna få aktuell information om kommande aktiviteter samt om föreningens stadgar, styrelse, årsmöte, lokala medlemsförmåner, m.m. Medlem som inte förnyat sitt medlemskap ska kontaktas om möjligt för att utröna anledningen härtill Välkomstbrev till alla nya medlemmar 4.6 Extern kommunikation och Marknadsföring Vårt mål är att öka kunskapen om Villaägarna och nyttan med medlemskapet för såväl medlemmarna som övriga småhusägare i kommunen. Detta kan ske både med centralt, regionalt och eget framtaget material att användas i utskick och vid egna lokala mässor och aktiviteter. Verksamhetsprogram Ge ut den lokala kommunikationskanalen Villaägarnytt vid minst två tillfällen 2011: mars och september eller november. Utse och genom regionkontoret utbilda webbansvarig för att fortlöpande kunna uppdatera och driva sin lokala webbplattform som en aktiv marknadsföringsplats. Dela ut medlemstidningen Villaägaren med värvningsmaterial till mäklare, banker, frisörer, m.fl. 4.7 Intern kommunikation Öka samverkansgraden mellan regionala och lokala verksamheten inom regionen. Upprätthålla kommunikation mellan föreningen och regionstyrelsens kontaktansvarige. Deltaga i regionens föreningsaktiviteter som t.ex. utbildningar, förenings- och ordförandeträffar. Söka samverkan med andra förbundsanslutna villaägarföreningar i regionen. Sida 8

9 Verksamhetsprogram Fortlöpande kommunicera styrelsekallelse och protokoll, årsmöteshandlingar, verksamhetsplan och resultatredovisning till regionkontoret. Aktivt ta del av och återkoppla till regionens information, t.ex. Väst-info, Veckobrev, e- post, Föreningspärmen, mm. Aktivt ta del av förbundets information på Villaägarnas intranet och Min sida. Vara ömsesidigt stödföreningar med närliggande Villaägarföreningar. 4.8 Medlemsvärvning Mer än 97 % av medlemsvärvningen sker genom förbundets centrala värvningskanaler och värvningsaktiviteter. När föreningen kontinuerligt kommunicerar Villaägarnas varumärke och medlemsnyttan till alla småhusägare i föreningens upptagningsområde, t.ex. genom Villaägarnytt, förstärks värvningseffekten. Föreningen har som mål att själva värva 30 nya medlemmar under 2011 genom egna värvningsaktiviteter. Verksamhetsprogram Kontinuerlig utgivning av Villaägarnytt vid 2 tillfällen per år. Direktvärvning vid alla föreningsaktiviteter. Kontant- eller internetbetalning på plats. Kontakta andra villarelaterade lokala föreningar, t.ex. byalag, samfälligheter. 4.9 Medlemsvård och medlemsaktiviteter Föreningens mål är att öka den upplevda medlemsnyttan. Ett brett utbud av lokala förmåner och medlemsaktiviteter, lokala artiklar i Villaägarnytt och en smidig och hög tillgänglighet för medlemskontakt, är exempel på upplevd medlemsnytta. Detta kan ske genom ökad skriftlig kontakt / information till medlemmarna, ökat antal aktiviteter inom speciellt intressanta områden t ex Energi, Trädgård och Bygg. I samband med årsmötet anordnas något program, t.ex. föreläsning, minimässa, underhållning, lätt förtäring. Genomföra minst två medlemsaktiviteter varav en riktad till målgruppen kvinnor. Med stöd av regionkontoret starta grannsamverkansgrupper. Årsmöte hålls före april månads utgång enligt stadgarna. Program med underhållning och / eller föreläsning. Medverka vid events, d.v.s. vara på plats där arrangemangen och mycket folk redan finns. Lokala mässor är mer kostnadseffektiva och där ska vi medverka när möjlighet ges. Sida 9

10 Verksamhetsprogram 19 mars Vi får lära oss lite om att beskära träd och buskar. Lyckhems Trädgårdsservice, Isabell Noreen Gustafsson blir vår instruktör. Vi räknar med att hålla på från kl till Plats meddelas vid anmälan. Subventionerat pris l00 kr/deltagare. Vi bjuder på fika med ostfralla. 23 mars Årsmöte kl Quality Hotel, Vänersborg. Se vidare separat kallelse och inbjudan. 1-3 april Bomässa Gör Ditt Boende Bättre i Arena Vänersborg. Fredag kl Lördag kl Söndag kl Föreningen deltar med stor egen monter april Lilla Edetmässan. Lördag kl Söndag kl Föreningen deltar med egen monter. Verksamhetsinfo, erbjudanden mm. Välkomna 3 juli Resa i Västgötaled. Rosresa Bussresa. Vi startar kl från parkeringen på Överby Lunch på Bjertorps slott besök på Rosengården Östra Tunhem (180 historiska rossorter många med anor från grekisk och romersk tid) Falbygdens Ost (möjlighet att handla) Eftermiddagskaffe Golfrestaurangen i Grästorp.. Subventionerat pris 300 kr/deltagare. Vi har 40 platser. Bindande förhandsanmälan senast 13 juni.. Betalning sker på Bankgiro sept. Trivseldag. Mockfjärds Fönstermästaren inbjuder till trivseldag. Lördag kl Visningsbutiken Vassbotteng. 14, Vänersborg, tel oktober Bussresa till Hem- och Villamässan i Göteborg. Vi ordnar en bussresa till den populära villamässan, där föreningen bjuder sina medlemmar på resan. Mot uppvisande av medlemskort gå två betala för en. Under hösten planerar vi ytterligare någon aktivitet, trolig inriktning är skydd/säkerhet/energi (grannsamverkan). Datum är ej fastställt Föreningsutveckling Säkerställa medlemmarnas upplevda nytta med sitt medlemskap i den lokala villaägarföreningen och säkerställa att medlemmarnas intressen tillvaratas. Verksamhetsprogram Utveckla det demokratiska styrelsearbetet och göra det roligare och mer stimulerande. Hålla valberedningen aktiv genom möteskallelse och protokoll till alla möten och inbjudan till föreningsaktiviteter. Virtuella nätverk och samarbete med andra styrelser i villarelaterade lokala föreningar, t.ex. byalag, samfälligheter som källa till styrelsevärvning. Bilda arbetsgrupper för Intressepolitik, Media, Förmåner, Värvning, Medlemsaktiviteter, Grannsamverkan. Utveckla samarbetet med Studieförbundet Vuxenskolan. Sida 10

11 5 Budget 2011 Föreningen erhåller 400 kr för varje egen värvad medlem. Regionens verksamhetsbidrag (6 kr per medlem 2010) förutsätter utgivning av två Villaägarnytt, vår och höst, och regionstyrelsens godkännande av föreningens verksamhetsberättelse och verksamhetsplan. Bidraget förutsätter också att kallelser, protokoll, resultatredovisning och årsmöteshandlingar fortlöpande skickas till regionkontoret. Årets verksamhet Intäkter Kostnader Summa Balanserade medel från Medlemsavgifter och värvning Verksamhetsbidrag Uthyrning av släpkärror Försäljning av snigelmedel 1000 Ränta Medlemsaktiviteter Kontorsmaterial, porto Trycksaker, litteratur Möteskostnader, lokalhyra Resor, representation Telefon, hemsida, internet Släpkärror, omkostnader Villaägarnytt, underskott Bankkostnader Övrigt/oförutsett Avskrivningar Släpkärra inköpt våren 2007 för kr Avskrivning 10 % per år Tillgångar Kassa bank Släpkärra Summa Sida 11