Förfrågningsunderlag 2011-10-20 Upphandlingsansvarig Upphandling Örebro kommun Kopieringspapper Helena Englund Ks 975/2011 Sista anbudsdag: 2011-11-28 23:59 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 1. Anbudsföreskrifter 1.1. INBJUDAN TILL ANBUDSGIVNING Härmed inbjuds ni att inkomma med anbud gällande ramavtal på kopieringspapper för leverans till kommunerna Arboga, Askersund, Degerfors, Hallsberg, Hällefors, Karlskoga, Kumla, Kungsör, Köping, Laxå, Lekeberg, Lindesberg, Ljusnarsberg, Nora och Örebro samt Bergslagens kommunalteknik (BKT), Nerikes brandkår, Regionförbundet Örebro län, Sydnärkes Utbildningsförbund (SUF), Västra Mälardalens kommunalförbund och ÖrebroBostäder AB (ÖBO). Förfrågningsunderlaget innehåller samtliga förutsättningar och krav som gäller för anbudsgivningen. 1.2. INKÖPSSAMVERKAN Inköpssamverkan mellan kommunerna / förbunden i Örebro län samt Västra Mälardalens kommunalförbund innebär att upphandlingen görs gemensamt och att upphandlingsenheten i Örebro kommun utför det praktiska arbetet. Varje enskild kommun / förbund är en upphandlande myndighet, fattar beslut och tecknar sina avtal. De upphandlande myndigheterna behöver inte teckna avtal med samma leverantör. Avtalsstarten för de upphandlande myndigheterna är olika och framgår under punkten 1.6 UPPHANDLANDE MYNDIGHETER OCH AVTALSTID. 1.3. ALLMÄN ORIENTERING Kommunerna har verksamheter inom kontor, skola - förskola, vård m m, och produkterna i denna upphandling ska täcka kommunernas behov av kopieringspapper och kunna köpas av samtliga verksamheter. Förbund / bolag har verksamheter inom kontor, och produkterna i denna upphandling ska täcka förbundens behov av kopieringspapper och kunna köpas av samtliga förbunds / bolags verksamheter. Utskrivet: 2011-10-20 8:26 Sida 1 av 18
De upphandlande myndigheterna beslutar vilka köpare som gör avrop på ramavtalet. Under avtalsperioden kan detta förändras på grund av förändring som nämnd / styrelse beslutar. 1.4. UPPHANDLINGSOBJEKT Denna upphandling avser ramavtal på kopieringspapper för successiva avrop. Upphandlingen baseras på de villkor och förutsättningar, som anges i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor. 1.5. UPPHANDLANDE MYNDIGHETER OCH VOLYMER Upphandlande myndigheter för denna upphandling är Organisa- Upphandlande Volym i kr tionsnummer myndighet kopieringspapper 212000 1983 Askersunds kommun 100 000 212000 1934 Degerfors kommun 140 000 212000 1926 Hallsbergs kommun 255 000 212000 1942 Hällefors kommun 80 000 212000 1991 Karlskoga kommun 370 000 212000 1975 Kumla kommun 220 000 212000 1918 Laxå kommun 60 000 212000 2981 Lekebergs kommun 60 000 212000 2015 Lindesbergs kommun 90 000 212000 1959 Ljusnarsbergs kommun 55 000 212000 2007 Nora kommun 110 000 212000 1967 Örebro kommun 1 800 000 222000 1487 Bergslagens kommunalteknik, BKT 17 000 222000-1016 Nerikes brandkår 10 000 222000 1867 Regionförbundet Örebro län 25 000 222000 1180 Sydnärkes utbildningsförbund SUF 130 000 222000 1578 Västra mälardalens kommunal förbund 4 000 212000 2122 Arboga kommun 135 000 212000 2056 Kungsörs kommun 95 000 212000 2114 Köpings kommun 250 000 556334-8449 ÖrebroBostäder AB 50 000 Total volym för 2010: 4 056 000 kr Angiven volym är ungefärlig och baseras på föregående års inköpsstatistik och ska inte betraktas som bindande. 1.6. UPPHANDLANDE MYNDIGHETER OCH AVTALSTID Upphandlande myndighet Avtalstid Askersunds kommun Degerfors kommun Hallsbergs kommun Hällefors kommun Karlskoga kommun Kumla kommun Laxå kommun Lekebergs kommun Lindesbergs kommun Ljusnarsbergs kommun 2012-02-01 -- 2015-01-31 + 1 år 2012-02-01 -- 2015-01-31 + 1 år 2012-02-01 -- 2015-01-31 + 1 år Utskrivet: 2011-10-20 8:26 Sida 2 av 18
Nora kommun Örebro kommun 2012-02-01 -- 2015-01-31 + 1 år Bergslagens kommunalteknik, BKT Nerikes brandkår Regionförbundet Örebro län Sydnärkes utbildningssförbund SUF Västra mälardalens kommunalförbund Arboga kommun 2012-02-01 -- 2015-01-31 + 1 år Kungsörs kommun Köpings kommun 2012-02-01 -- 2015-01-31 + 1 år ÖrebroBostäder AB 1.7. UPLYSNINGAR UNDER ANBUDSTIDEN Handläggare för denna upphandling är: Upphandlare Helena Englund Miljösamordnare Lisa Pettersson Adress: Örebro kommun Upphandlingsenheten Box 30070 701 35 ÖREBRO Eventuella frågor angående denna upphandling sker skriftligt till ansvariga handläggare genom frågefunktionen i Tendsign. 1.8. FRÅGOR OCH INFORMATION UNDER ANBUDSTIDEN Om förfrågningsunderlaget behöver förtydligas / kompletteras med anledning av frågor till Örebro kommun upphandlingsenheten eller av någon annan anledning, lämnas skriftligt förtydligande / komplettering senast 6 arbetsdagar före angiven sista anbudsdag till alla som begärt förfrågningsunderlaget. Skriftlig begäran om förtydligande / komplettering ska vara Örebro kommun upphandlingsenheten tillhanda senast 10 arbetsdagar före anbudstidens utgång. Endast skriftliga uppgifter lämnade av Örebro kommun upphandlingsenhetens handläggare under anbudstiden är bindande för både kommunen och anbudsgivare. De upphandlande myndigheterna kan under hela anbudstiden komma att publicera information, kompletterande uppgifter eller förtydliganden till förfrågningsunderlaget via www.tendsign.com. Anbudsgivare bör påtala eventuella fel eller oklarheter i anbudsunderlaget under anbudstiden. 1.9. UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Denna upphandling genomförs enligt Lagen om offentlig upphandling, LOU kapitel 4, SFS 2007:1091 och enligt reglerna för öppet förfarande. Upphandlingsförfarandet medger inte förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt detta förfrågningsunderlag följs och att bästa villkor lämnas i anbudet. 1.10. ANBUDETS FORM OCH INNEHÅLL Örebro kommun upphandlingsenheten använder i denna upphandling elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystem OPIC Tendsign. Utskrivet: 2011-10-20 8:26 Sida 3 av 18
Anbudsgivare som vill delta i upphandlingen lämnar i första hand in elektroniskt anbud via system OPIC Tendsign. Anbudsgivaren får genom OPIC Tendsign: - tillkommande information - kontroll av att alla frågor ställda i förfrågningsunderlaget är besvarade vid avlämnandet - en tydlig information ifall inte alla obligatoriska krav (ska-krav) är uppfyllda För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom att göra en enkel registrering på www.tendsign.com. Det är kostnadsfritt för leverantörer att använda systemet och att lämna anbud. Efter genomförd registrering fås omedelbar tillgång till systemet. Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet kan ni kontakta OPIC Tendsigns support på 013-47 47 570. Anbud som skickas in på annat sätt än genom OPIC Tendsign ska vara skriftligt, avfattat på svenska samt undertecknat av behörig företrädare hos anbudsgivaren. Anbudet ska bifogas i elektronisk form på USB-minne eller CD-rom. OBS! Filerna får inte vara i sk PDF-format. Anbudet lämnas i ett exemplar. Broschyrer och informationsblad etc kan lämnas i PDF-format. Anbudet bör levereras i lösblad, väl numrerat och inte hophäftat. Detta för att underlätta ytterligare kopiering. Anbudet ska följa förfrågningsunderlagets struktur för att granskning och utvärdering av anbuden ska kunna ske på ett effektivt och rättvisande sätt. Anbudsgivaren ska besvara frågor och andra uppgifter direkt i underlaget, hänvisning till bilagor där det ej särskilt efterfrågats, godtages ej. 1.11. SEKRETESS Under tiden för upphandlingen och tills dess tilldelningsbeslut fattats råder full sekretess. När upphandlingen är slutförd blir samtliga handlingar offentliga om det inte finns anledning att sekretessbelägga delar av anbuden enligt offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400). Sekretessprövning kan inte göras i förväg och garantier om sekretess kan därför inte lämnas. Önskar anbudsgivare sekretessbelägga uppgifter i sitt anbud, ska det klart framgå vilka uppgifter och vilken skada han skulle lida om uppgifterna röjs, samt vad i sekretesslagen som åberopas. 1.12. SISTA ANBUDSDAG Anbud ska vara Örebro kommun, upphandlingsenheten tillhanda senast 2011-11-28 Anbud som inkommer efter anbudstidens utgång prövas ej i enlighet med lagen om offentig upphandling. 1.13. PLATS OCH DATUM FÖR ANBUDSÖPPNING Örebro kommun Upphandlingsenheten Engelbrektsgatan 8 702 12 Örebro Vid anbudsöppningen deltar minst två tjänstemän från Örebro kommun upphandlingsenheten. På begäran av en anbudsgivare får en person, utsedd av handelskammare, närvara. Utskrivet: 2011-10-20 8:26 Sida 4 av 18
Datum för anbudsöppning 2011-11-29 1.14. OBLIGATORISKA KRAV OCH KOMMERSIELLA VILLKOR Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav s k ska krav och kommersiella villkor. Förutsättningen för att ett anbud ska kunna prövas, utvärderas och antas är att dessa krav är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller kraven kommer att förkastas. Kraven avser såväl krav på anbudsgivaren som på efterfrågad vara. Samtliga obligatoriska krav och kommersiella villkor accepteras. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 1.15. HELT ELLER DELAT ANBUD Anbud kan lämnas för hela upphandlingens varuområde, och uppdelning att gälla enbart viss upphandlande myndighet kan ske. Upphandlande myndighet förbehåller sig rätten till uppdelning på flera anbudsgivare. Ange vilka upphandlande myndigheter anbudet avser! (Fritextsvar) 1.16. ANBUDSPRÖVNING Efter anbudsöppningen sker prövning av anbuden. Anbudsprövningen sker i två steg: 1 Kvalificering av anbudsgivare, obligatoriska krav på anbudet och efterfrågade produkter. 2 Anbudsutvärdering Endast de anbudsgivare som uppfyllt kvalificeringsfasen fortsätter till utvärderingsfasen. 1.17. REGISTRERING, SKATTER OCH AVGIFTER Anbudsgivare ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Örebro kommun upphandlingsenheten kommer att kontrollera att anbudsgivarna är registrerade hos Bolagsverket samt har betalt föreskrivna skatter och sociala avgifter. Örebro kommun upphandlingsenheten kommer själv att kontrollera dessa förhållanden via Upplysningscentralen och Skatteverket. Anbudsgivare får dock vara beredd på att förtydliga sin ekonomiska / juridiska ställning om så skulle behövas. Utländska anbudsgivare ska bifoga intyg på att de är registrerade i bolagsregister eller motsvarande samt att skatter och avgifter är betalda. Leverantör av varor och tjänster till kommunen ska inneha F-skattsedel. Uppfyller anbudsgivare ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter enligt ovan? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 1.18. FINANSIELL OCH EKONOMISK STÄLLNING Utskrivet: 2011-10-20 8:26 Sida 5 av 18
Anbudsgivaren ska ha en stabil ekonomisk bas. Uppgift om årsomsättning ska lämnas i anbudet. Anbudsgivarens senast fastställda årsredovisning kan komma att begäras av kommunen. Aktuell riskklass får ej understiga riskklass 3 i UC:s (Upplysningscentralen) riskbedömning. Kommunen utför själv kontrollen med UC. Anbudsgivare kan bifoga bevis om motsvarande godkänd nivå hos annat kreditvärderingsinstitut. Utländska anbudsgivare kan istället lämna in intyg från motsvarande institut i hemlandet. En anbudsgivare som inte uppfyller kraven enligt ovan kan ändå antas om denne på annat sätt kan visa att den har ekonomisk styrka att kunna fullgöra uppdraget. Nystartade företag kan lämna in intyg från bank eller verifiera sin ställning genom intyg från revisor. Det gäller också om företagsformen (t.ex. stiftelse, ekonomisk förening) medför att UC-klassificering inte är möjlig. Anbudsgivare ingående i koncern ska bifoga koncernintyg om koncernens resurser åberopas. Om andra företags kapacitet åberopas ska anbudsgivaren tillhandahålla ett åtagande från aktuella företag som visar att anbudsgivaren förfogar över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras. Säljs varor för annans räkning, men i eget namn (kommission), ska, från den för vars räkning varorna säljs, intyg bifogas där denne svarar för varorna såsom för eget åtagande. Kommunen förbehåller sig rätten att själv kontrollera och göra en egen bedömning. Uppfyller anbudsgivare ställda krav avseende finansiell och ekonomisk ställning enligt ovan? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 1.19. UTESLUTNING AV ANBUDSGIVARE En upphandlande myndighet ska utesluta en anbudsgivare från att delta i en offentlig upphandling, om myndigheten får kännedom om att anbudsgivaren enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott enligt LOU 10 kap 1. (Deltagande i kriminell organisation, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt.) En anbudsgivare får uteslutas från att delta i en upphandling om leverantören enligt LOU 10 kap 2 inte uppfyller kraven om ekonomisk stabilitet, laglydnad och professionalitet. Föreligger belastning enligt ovan? (Ja/Nej svar) Kravgräns Nej Ja 1.20. ANBUDETS GILTIGHETSTID Anbudet ska vara bindande till och med 2012-05-01 Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs anbudens giltighetstid fram till dess att upphandlingsavtal kan tecknas, dock i högst fyra månader efter angiven giltighetstid. 1.21. UTVÄRDERING AV ANBUD - UTVÄRDERINGSKRITERIER Under förutsättning att inkomna anbud uppfyller de kvalificerande kraven kommer det anbud att antas som för den upphandlande myndigheten innebär det lägsta priset. 1.22. RÄTTELSE OCH FÖRTYDLIGANDE AV ANBUD Utskrivet: 2011-10-20 8:26 Sida 6 av 18
Örebro kommun upphandlingsenheten kan medge att anbudsgivare får rätta en uppenbar felskrivning, felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet. Örebro kommun upphandlingsenheten kan också begära att ett anbud förtydligas och kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Förtydliganden och kompletteringar ska bekräftas skriftligt. 1.23. AVBRYTANDE AV UPPHANDLINGEN Om inget anbud motsvarar ställda krav eller om anbuden innefattar oacceptabla priser eller anbuden på annat sätt är oförmånliga kan upphandlingen avbrytas och samtliga anbud förkastas utan ersättning till anbudsgivarna. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas om detta. 1.24. UNDERRÄTTELSE OM BESLUT Underrättelse om vilken anbudsgivare som tilldelats det aktuella kontraktet kommer att lämnas till alla anbudsgivare för den aktuella upphandlingen samt till alla andra som begär det. Underrättelse om beslut lämnas med e-post till registrerad kontaktperson i TendSign. Från det att underrättelse lämnats ut löper en tidsfrist om minst 10 dagar innan upphandlingskontrakt kan tecknas, avtalsspärr. 1.25. AVSLUTAD UPPHANDLING - UPPHANDLINGSKONTRAKT Upphandlingen avslutas med ett skriftligt avtal med antagen leverantör som undertecknas av parterna. Avtalet baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och antaget anbud. 1.26. ERSÄTTNING FÖR ANBUD Ersättning för lämnade anbud eller eventuella varuprover utgår ej. 2. Kravspecifikation 2.1. Generella krav 2.1.1. ARTIKELSPECIFIKATION - NETTOPRISLISTA Efterfrågade produkter i rubricerad upphandling redovisas i bifogad specifikation. Specifikationen ska fyllas i av anbudsgivaren och bifogas till anbudet i Exelformat. Anbudsgivaren ska endast fylla i en produkt per position i specifikationen. Specifikationen är till för att utvärdera anbuden. Angivna volymer i specifikationen är avsedda att ge en grov bild av kommande behov och att ge en multipel vid beräkning av anbudspriser, volymerna ska inte betraktas som bindande, antagen leverantör har att leverera det faktiska behovet Är felaktig vara offererad på någon / några positioner och det ej är fråga om en uppenbar felskrivning som får rättas av anbudsgivaren så underkänns den felaktiga och angivet belastningspris används på den positionen för beräkning av anbudspris. Är vara ej offererad genom att någon / några positioner ej är ifyllda används angivet belsatningspris på den positionen för beräkning av anbudspris. Belastningspriset är redovisat i artikelspecifikationen och är beräknat på de upphandlande Utskrivet: 2011-10-20 8:26 Sida 7 av 18
myndigheternas nuvarande pris med ett tillägg på 15 %. Detta gör utvärdering möjlig av alla produkter. Av produkterna i artikelspecifikation ska anbudsgivaren svara på 90 % av produkterna d v s 20 olika produkter för att anbudet ska utvärderas. 2.1.2. ANBUDSPRISER Priser ska anges i svenska kronor (SEK) exklusive mervärdesskatt. Priset ska inkludera kostnader för emballage, försäkring, tull och transport. Anbudsgivarens övriga sortiment inom kopieringspapper ska offereras, varvid rabattsats på gällande prislista anges. Prislista ska bifogas anbudet. Fast pris ska gälla t o m 2013-01-31. I samtliga priser ska eventuella avgifter enligt förordningen om producentansvar för förpackningar (SFS 1997:185) ingå. Priser ska anges i den enhet som redovisas i artikelspecifikationen. Ange rabattsats på övrigt sortiment av kopieringspapper! (Fritextsvar) 2.1.3. SORTIMENT Kopieringspapper för de upphandlande myndigheterna ska vara för kopiator och skrivare och ha olika ytvikt (g/m2) och sortimentet ska vara brett. Allt papper ska vara åldersbeständigt. De upphandlande myndigheterna har också behov av färgat papper både i ljusa och mörka färger, åldersbeständigt och olika ytvikt, Anbudsgivaren ska tillhandahålla efterfrågat material och ska redovisa sitt utbud och sortiment genom att bifoga produktkatalog och länk till hemsida. I produktkatalogen eller på hemsida ska priser framgå för respektive produkt. Saknas priser på hemsidan ska separat prislista bifogas anbudet. Ange adress till hemsida där priser kan kontrolleras! (Fritextsvar) Ange eventuella inloggningsuppgifter på hemsida! (Fritextsvar) 2.1.4. STANDARD OCH DIREKTIV Anbudsgivaren ska följa samtliga för denna upphandling relevanta direktiv, förordningar, lagar och andra bestämmelser. Dokumentation som visar att kraven är uppfyllda bifogas. Särskilt kan nämnas: Kopieringspapper ska uppfylla kraven för åldersbeständigt papper, ISO 9706, och arkivbeständigt papper ska uppfylla kravet ISO 11108. 2.1.5. LEVERANSTID Avrop kommer att ske successivt under avtalsperioden. De upphandlande myndigheterna tillämpar veckoleverans av miljöskäl. Anbudsgivaren ska i anbudet ange vilken veckodag leverans kan ske för de upphandlande myndigheterna. Anbudsgivarens förslag kan vara olika för de olika upphandlande myndigheterna. Anbudsgivaren ska också ange hur många dagar (högst 3 dagar) innan leverans beställning ska ske. Leveranstidpunkt ska väljas med hänsyn till kundens möjlighet att ta emot produkten, inom Utskrivet: 2011-10-20 8:26 Sida 8 av 18
normal arbetstid (8.00 16.00). Ange leveransdag för de upphandlande myndigheterna! (Fritextsvar) Ange antal dagar och ev klockslag beställning ska ske före leverans! (Fritextsvar) 2.1.6. LEVERANSVILLKOR Leverans ska ske fritt till leveransadressen. Leverans ska ske på anvisad plats inomhus, såvida inte annat överenskommes. Eventuellt låneemballage ska leverantören ansvara för och återta utan särskild kostnad för kunden. Emballage och dylikt ska ingå i produktens pris. Pall, transportbur eller liknande ska återtas av leverantören, eller den transportör leverantören anlitat, direkt vid leveransen utan anmodan och utan kostnad för köparen, såvida inte annat överenskommes. Följesedel med köparens ordernummer, ska vara fäst, väl synlig, utanpå transportförpackning Alla varor ska levereras, dvs även restorder. 2.1.7. LEVERANDSADRESSER Leveransadresser enligt bilaga är så långt möjligt de aktuella. Eftersom det fortlöpande sker förändringar i kommunernas verksamheter, kan leveransadresser bli inaktuella och även nya kan tillkomma. Detta ska inte medföra någon prisändring för beställarna. 2.1.8. DOKUMENTATION Under pågående avtal ska leverantören tillhandahålla produktinformation, kataloger och prislistor till berörd personal ute i kommunernas / förbundens verksamheter. 2.1.9. KVALITETSSÄKRING Leverantören ska ha ett kvalitetsledningssytem för sin verksamhet. Ledningssystemet ska minst inkludera följande delar: - dokumenterade kvalitetsrutiner - beskrivining av metod för att fortlöpande verifiera och validera inköpt produkt så att den motsvarar ställda krav - avvikelsehantering - rutin för revision av kvalitetsledningssystemet. Certifikat eller likvärdigt dokument, alternativt dokument som styrker eget systematiserat kvalitetsarbete ska bifogas anbudet Redogör för hur kraven uppfylls! (Fritextsvar) 2.2. Miljö 2.2.1. DE UPPHANDLANDE MYNDIGHETERNAS MILJÖARBETE Miljöfrågorna har stor betydelse för de upphandlande myndigheternas arbete och för helhetssynen på sambandet mellan människa, miljö och hälsa. De upphandlande myndigheternas miljöarbete innehåller bl a miljöpolicy, miljömål och miljökrav i samband med upphandling. I detta förfrågningsunderlag redovisas i förekommande fall de miljökrav, som ställs på efterfrågade produkter. Utskrivet: 2011-10-20 8:26 Sida 9 av 18
2.2.2. MILJÖSÄKRING Leverantören ska ha ett dokumenterat miljöledningssystem som beskriver hur man arbetar med miljöfrågor för sin verksamhet. Ledningssystemet ska följas upp årligen och minst inkludera följande delar: - en införd miljöpolicy - rutiner som säkerställer att lagar och föreskrifter som berör verksamheten efterlevs - ansvarsfördelning inom företaget för miljöarbetet - rutiner för ständiga förbättringar inom miljöområdet. Certifikat eller likvärdigt dokument, alternativt dokument som styrker eget systematiserat miljöarbete ska bifogas anbudet. Redogör i anbudet hur kraven uppfylls! (Fritextsvar) 2.2.3. CORPORATE SOCIAL RESPONSIBILITY (CSR) Anbudsgivaren ska i anbudet redogöra för hur långt man kommit med att integrera sociala, etiska och miljömässiga hänsyn i sin verksamhet och i sin samverkan med intressenter. Beskriv arbetet med socialt ansvarstagande! (Fritextsvar) 2.2.4. PRODUCENTANSVAR Förpackningar Anbudsgivaren ska uppfylla kraven för producentansvaret för förpackningar enligt förordning (2006:1273 med ändringar). Producentansvaret kan uppfyllas för offererad produkt genom att anbudsgivaren eller att anbudsgivarens leverantörer i tidigare led är ansluten till REPAregistret eller motsvarande, eller genom att anbudsgivaren har ett eget upprättat system. Uppfylls kraven? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 2.2.5. FÖRPACKNINGAR OCH MÄRKNING Produktnamn och artikelnummer samt i förekommande fall batchnummer, datum och hållbarehet ska finnas på produktförpackning samt på avdelnings-/transportförpackning. På avdelnings-/transportförpackning ska antal per förpackning tydligt framgå. Förpackningsmaterial ska vara fritt från PVC. Dokumentation, som styrker detta, ska finnas tillgänglig hos leverantören/tillverkaren. Sådan dokumentation kan vara intyg från förpackningsleverantör. Förpackningsmaterial av cellulosa Papper/kartong i förpackningen ska vara blekt utan klorgas, dvs. enligt ECF- eller TCF-metoden. ECF: blekt med klordioxid; TCF: blekt utan klorinnehållande kemikalier. Uppfylls kraven? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 2.2.6. SÄRSKILDA KRAV, PAPPER Blekmetod (då fiber/pappersprodukten är tillverkad av blekt kemisk massa) Massa som ingår i pappersprodukten (mjukpapper, tryckpapper, kopieringspapper, Utskrivet: 2011-10-20 8:26 Sida 10 av 18
emballage och kuvert) ska vara blekt utan klorgas, d.v.s. enligt ECF- eller TCF-metoden. Ett representativt medelvärde [1] för AOX- utsläppet till recipient får inte överstiga 0,25 kg/ton massa med 90 % TS. Detta gäller för varje enskild ingående massa. [1] Mätt enligt analysmetod som är anvisad av myndighet, den ska användas i kontrollprogram och utföras av ackrediterat laboratorium. Utsläppsindex till luft och vatten För parametrarna COD, P, S och NOx ska utsläppen till vatten och luft från tillverkningen av offererade pappersprodukter (mjukpapper, tryckpapper, kopieringspapper, emballage och kuvert) beräknas som en belastningspoäng enligt miljömärkningen EU Ecolabel. Referensvärden enligt nedanstående tabeller ska användas vid beräkningen. Summan av belastningspoängen får inte överskrida 4,0. Ingen av de enskilda belastningspoängen får överskrida 1,5. Uppfylls kraven? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 3. Kommersiella villkor 3.1. INFORMATION OM ANBUDSGIVARE Fyll i uppgifter om företaget enligt nedan! Anbudsgivarens namn: (Fritextsvar) Utskrivet: 2011-10-20 8:26 Sida 11 av 18
Ange organisationsnummer: (Fritextsvar) Plusgiro / bankgiro: (Fritextsvar) Postadress: (Fritextsvar) Telefon: (Fritextsvar) Hemsida: (Fritextsvar) E-postadress: (Fritextsvar) Anbudsgivarens kontaktperson för beställning med namn, e-postadress, telefonnummer: (Fritextsvar) Anbudsgivarens kontaktperson för anbudet med namn, telefonnummer och e-postadress: (Fritextsvar) 3.2. OMFATTNING Leverantören åtar sig att leverera kopieringspapper i enlighet med detta avtal samt med kravspecifikationer, kommersiella villkor och föreskrifter i det förfrågningsunderlag som legat till grund för upphandlingen samt enligt de villkor som framgår av antaget anbud. 3.3. AVTALSFORM Detta är ett ramavtal som reglerar samtliga villkor för leverans av aktuella produkter under avtalsperioden. 3.4. AVTALSTID 2012-02-01 -- 2015-01-31 Ramavtalet ska gälla 2012-02-01 -- 2015-01-31 med option för upphandlande myndigheter nedan, med möjlighet till förlängning upp till 12 månader. Arboga kommun Degerfors kommun Karlskoga kommun Kumla kommun Köpings kommun Örebro kommun Vid utnyttjande av denna option meddelar myndigheten senast 6 månader före avtalets utgång om sin avsikt att utnyttja optionen samt den aktuella tidsperioden. 3.5. AVTALSTID 2013-02-01 -- 2015-01-31 Ramavtalet ska gälla 2013-02-01 -- 2015-01-31 med option för upphandlande myndigheter nedan, med möjlighet till förlängning upp till 12 månader. Askersunds kommun Hallsbergs kommun Hällefors kommun Kungsörs kommun Laxå kommun Lekebergs kommun Lindesbergs kommun Ljusnarsbergs kommun Nora kommun Bergslagens kommunalteknik, BKT Nerikes brandkår Regionförbundet Örebro län Sydnärkes utbildningsförbund, SUF Utskrivet: 2011-10-20 8:26 Sida 12 av 18
Västra Mälardalens kommunalförbund ÖrebroBostäder AB Vid utnyttjande av denna option meddelar myndigheten senast 6 månader före avtalets utgång om sin avsikt att utnyttja optionen samt den aktuella tidsperioden. 3.6. UPPHANDLINGSVOLYM Angivna volymer är ungefärliga och baseras på föregående års inköpsstatistik. Skulle köparens avrop enligt detta avtal under- respektive överstiga beräknad kvantitet ska detta inte betraktas som avtalsbrott från de upphandlande myndigheternas sida utan leverantören har att leverera det verkliga behovet. 3.7. KVALITET OCH UTFÖRANDE Ingående produkter i gällande avtal ska till utförande och kvalitet överensstämma med de specifikationer som de upphandlande myndigheterna fått i samband med att avtal slutits. Förändringar i konstruktion, utförande, material eller sammansättning ska i förväg meddelas de upphandlande myndigheterna och kan leda till förnyad prövning av avtalets giltighet. 3.8. PROVNING - KOMPLETTERINGSKÖP De upphandlande myndigheterna har rätt att under avtalsperioden prova alternativa produkter av andra leverantörer, t ex varor med bättre funktion eller miljöegenskaper. 3.9. LEVERANSFÖRSENING Om leveransförsening inte kan undvikas ska leverantören omgående meddela köparen, som bedömer om senareläggning av leveransen kan accepteras eller om köpet ska hävas. Alternativt har leverantören rätt att leverera av köparen godkänd likvärdig produkt utan merkostnad för köparen. 3.10. ERSÄTTNINGSLEVERANS Ersättningsleverans godkännes inte utan särskilt medgivande från köparen. Om leverantören vid enstaka tillfälle inte kan leverera i avtalet angiven produkt och omständigheterna inte kan hänföras till force majeure, enligt ALOS 05, är denne skyldig att leverera produkt med samma eller högre kvalitet till samma pris som i avtalet, dock först efter kontakt med köparen. 3.11. PRISER För leveranser enligt detta avtal gäller de priser, som framgår av detta avtal och bifogad artikelspecifikation. Kampanjpriser som är lägre än avtalspriser ska tillämpas. 3.12. PRISJUSTERING Vid eventuell prisjustering efter fastprisperiodens slut ska förändringen vara väl dokumenterad och underlag ska skickas till Örebro kommun upphandlingsenheten. Prisjustering medges vid högst ett tillfälle per år. De nya priserna kan träda i kraft vid månadskfte tidigast 30 dagar efter att godkännande lämnas av köparen. Retroaktiva prishöjningar godkänns inte. (Vid prissänkning kan överenskommelse om annan tid träffas.) All justering av avtalade priser ska vara kostnadsrelaterad, d v s att vid höjning eller sänkning av marknadspriser för produkter som omfattas av detta avtal ska köparen erhålla motsvarande ändring i kronor och ören eller i %. 3.13. BONUS Utskrivet: 2011-10-20 8:26 Sida 13 av 18
Bonus ska utgå med 1 % netto på inköpssumman där varor, tjänster, emballage och frakter ingår. Bonus ska utbetalas exklusive moms efter varje kalenderår, senast sista februari, utan anmodan till respektive upphandlande myndighets bg/pg. I inköpssumman ska samtliga produkter ingå. Kommun / Förbund Bg / Pg Märkes med Askersunds kommun 58 22 65 15 Bonus 201x Degerfors kommun 58 61 93 70 Bonus 02143 Hällefors kommun 1 18 08 3 Bonus Karlskoga kommun 12 27 80 0 Bonus 201x Kumla kommun 52 05 31 47 Bonus år 201x, 1013.31998.011243 Laxå kommun 12 29 80 6 1111-8326-143 Lekebergs kommun 59 24 33 60 Bonus för år 201x Ljusnarsbergs kommun 3 41 61 0 Inköp, konto 111-3042-01232 Nora kommun 2 03 22 58 Bonus år 201x Örebro kommun 9 91 25 51 KLK upphandlingsenheten, bonus Bergslagens kommunalteknik, BKT 56 55 54 44 Bonus år 201x Regionförbundet Örebro län 43 34 15-7 Bonus Sydnärkes utbildningsförbund, SUF 4 93 17 70 4 Inköpsbonus Västra mälardalens kommunalförbund 57 40-64 07 Arboga kommun 4 81 16 67 Bonus 201x Kungsörs kommun 8 11 01 65 Bonus Köpings kommun 9 91 12 15 Bonus ÖrebroBostäder AB 3 58-76 23 Konto 1795 Kommunerna Hallsberg och Lindesberg samt Nerikes brandkår ska ha ett lägre nettopris istället för bonus. Det lägre nettopriset ska motsvara bonusen för de övriga upphandlande myndigheterna. 3.14. AVROP EDI-HANDEL, ÖREBRO KOMMUN Örebro kommun använder e-handel vid inköp av produkter med stora volymer. Detta sker genom Logicas system Raindance. Produktområdet i denna upphandling ska läggas in i det systemet, och användas av dem i kommunen som utbildats för detta. Kontinuerligt sker utbildning av användare och fler kommer då att använda detta beställningssätt. Idag använder 800 beställare på 150 enheter detta system. Leverantör ska tillämpa Elektronisk handel enligt SFTI-standard scenario 6. Leverantören ska upprätta prislista (pricat) enligt den indelning som köparen anger. För Örebro kommun ska E-handel tillämpas direkt vid avtalsstart. Certifierad pricat hos SKL ska lämnas med anbud. Avtalspriser, d v s produktpris inklusive avtalad rabatt, ska anges i pricat, och måste uppdateras när priser eller annat förändras Pricat, som lämnas med anbud, ska innehålla två produkter. Detta för att förenkla arbetet för anbudsgivaren med pricat, samt för de upphandlande myndigheterna att testa pricat. Produkterna för pricat ska vara: 1) A4 80 g ohålat, lösa ark i kartong samt 2) A3 80 g. Utskrivet: 2011-10-20 8:26 Sida 14 av 18
Ange vilken version, avseende pricat, ordersvar/ -bekräftelse och faktura ni använder! (Fritextsvar) Ange om något i era dokument avviker från SFTI-standard och i så fall vad! (Fritextsvar) 3.15. AVROP - WEBBSHOP Leverantör ska tillhandahålla en webbshop, för de myndigheter som inte har tillgång till EDI-handel enligt SFTI-standard. Webbshopen ska ha inloggning för köparens beställare. Avtalspriser, d v s produktpris inklusive avtalad rabatt, ska vara tydligt markerade i webbshopen. I undantagsfall kan avrop ske på annat sätt. Beställare för de upphandlande myndigheterna som inte har tillgång till Raindance, beställer via webbshop. Anbudsgivaren ska under hela avtalstiden säkerställa att beställande enheter tillhandahåller uppdaterade uppgifter i webbshopen. Detta gäller under en övergångsperiod även de enheter inom Örebro kommun, som inte kan beställa via Raindance, se punkt 3.14 AVROP EDI-HANDEL, ÖREBRO KOMMUN. Vid enstaka tillfälle kan beställning ske via telefon eller e-post. Enskild upphandlande myndighet kan under avtalsperioden ändra sitt beställningssätt och övergå till edi-handel. 3.16. FAKTURERINGS- OCH BETALNINGSVILLKOR, ÖREBRO KOMMUN Faktura skickas elektroniskt enligt standarden SFTI Fulltextfaktura. GLN-koder för fakturaoch leveransadresser lämnas i samband med att övriga uppgifter för uppstart av e-handel utbytes. Saknas GLN-kod kan adressen anges i klartext. På fulltextfakturor, som inte avser en order via Örebro kommuns affärssystem, krävs en referenskod i segmentet RFF+CR. Referenskoden ska ha följande utseende: 3 till 10 tecken utan mellanslag Första tecknet ska vara en bokstav. Andra tecknet ska vara en siffra. Tecken 3-10 kan vara bokstäver eller siffror. Blanktecken får endast förekomma sist. Alla bokstäver ska vara versaler. Tre exempel på referenskoder: K1REDO, C1246, E191LUNDBY För mer information se www.orebro.se under delen "Företagare", Upphandlingar och leverantörsinformation, Fakturor. Om anledning till anmärkning på faktura eller leverans inte föreligger, erläggs betalning inom 30 dagar räknat från ankomstdatum. Motsvarande bestämmelser ska gälla avtalad delleverans. Order-, fakturerings- och expeditionsavgifter eller andra avgifter som pålagts av leverantören eller tredje part godkänns inte. 3.17. FAKTURERINGS- OCH BETALNINGSVILLKOR, ÖVRIGA UPPHANDLANDE MYNDIGHETER Leverantören ska inom tre månader efter att avtalet trätt i kraft fakturera elektroniskt för de kommuner / förbund som begär det. För övriga kommuner / förbund ska fakturorna skickas elektroniskt, när de eventuellt begär det under avtalstiden. Om anledning till anmärkning på faktura eller leverans ej föreligger, erläggs betalning inom 30 dagar räknat från ankomstdatum. Motsvarande bestämmelser ska gälla avtalad delleverans. Utskrivet: 2011-10-20 8:26 Sida 15 av 18
Fakturan ska innehålla - uppgift om beställare (användar-id), för flera av de upphandlande myndigheterna - inköps-, faktura- och leveransdatum, faktura- eller OCR-nummer, i klartext vad fakturan avser, antal och à-pris per artikelrad, brutto- samt momsbelopp - leverantörens juridiska namn, referensperson hos leverantören, adress, plus- eller bankgiro samt organisations-, momsregistrerings- eller VAT-nummer, uppgift om leverantören innehar F-skattsedel, - köparens juridiska namn, förvaltning, avdelning/enhet, referensperson hos köparen, adress samt referenskod Om fel föreligger på en faktura och kreditfaktura ska skickas, ska den innehålla ursprungsfakturans nummer. Order-, fakturerings- och expeditionsavgifter eller andra avgifter som pålagts av leverantören eller tredje part godkänns inte. För mer information se de upphandlande myndigheternas information på respektive hemsida. Vid avtalsstart anger var och en av de upphandlande myndigheterna hur fakturan ska se ut för dem. 3.18. DRÖJSMÅLSRÄNTA Om köparen inte betalar faktura i rätt tid ska dröjsmålsränta utgå enligt räntelagens bestämmelser, dock ej räntebelopp understigande 100 kr per för sent betald faktura. 3.19. REKLAMATION - FEL PÅ VARA Om fel, kvalitetsavvikelser eller avvikelser från gällande miljökrav föreligger ska köparen omgående reklamera felet från det att det uppdagats. Köparen äger rätt att häva köpet eller kräva fullgod leverans eller få motsvarande avdrag på köpeskillingen. Betalning av faktura innebär inte att köparen avstått från rätten att påtala fel eller brister i leveransen. Utbyte av felaktiga produkter eller avhjälpande ska äga rum så snart det är möjligt efter reklamation eller vid tidpunkt som parterna kommer överens om. Eventuella merkostnader i samband med retur eller ersättning bekostas av leverantören. Ange rutiner vid reklamation! (Fritextsvar) 3.20. RETURER Leverantören ska redovisa för sina rutiner och villkor för eventuella returer av felbeställda och levererade produkter. Ange rutiner för returer! (Fritextsvar) 3.21. STATISTIK Leverantören ska redovisa försäljningsstatistik som ska omfatta varje upphandlande myndighet och dess inköp av varor och totalsumma per upphandlande myndighet. Statistiken ska lämnas till Örebro kommun upphandlingsenheten efter varje kalenderår, dock senast sista februari utan anmodan, och ska vara i Excel-format. 3.22. FÖRSÄKRING Antagen leverantör ska, under hela avtalstiden, vidmakthålla ansvarsförsäkring Utskrivet: 2011-10-20 8:26 Sida 16 av 18
(försäkringsbelopp minst 10 MSEK). 3.23. ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behöriga företrädare för köparen och berörd leverantör. 3.24. HANDLINGARS INBÖRDES ORDNING Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning: 1 skriftliga ändringar och tillägg till avtal 2 avtal inkl bilagor 3 eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag 4 förfrågningsunderlag med bilagor 5 anbud 6 allmänna bestämmelser 3.25. ÖVERLÅTELSE AV AVTAL / ÄGARSKIFTE Part får inte utan motpartens medgivande överlåta sina rättigheter eller skyldigheter enligt detta avtal på annan juridisk person. 3.26. HÄVNING Vardera parten ska ha rätt att häva avtalet till nästa månadsskifte om motparten gör sig skyldig till avtalsbrott och det inte är ringa, om motparten sätts i konkurs varvid betalningsinställelse och inledande av ackordsförhandlingar jämställs med konkurs, eller vid händelser av force majeure karaktär. Leverantören ska vara registrerad för mervärdesskatt och arbetsgivaravgift, inneha F-skattebevis samt vara fri från skulder för skatter och sociala avgifter. Om det under avtalstiden uppstår brister i detta avseende utgör det grund för hävning. Köparen har också rätt att häva avtalet till nästa månadsskifte om kvalitetsbrister trots påpekande inte åtgärdas eller om arbetet utförs på sådant sätt att samma kvalitetsbrister trots påpekande upprepade gånger återkommer och dessa brister inte är ringa. De upphandlande myndigheterna äger rätt att häva avtalet om aviserad prisnivå inte kan anses acceptabel. 3.27. BEFRIELSEGRUND (FORCE MAJEURE) Part är befriad från sina åtaganden om denne visar att det inträffat ett hinder utanför dennes kontroll som denne inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid köpet och vars följder denne inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra köpet, är parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som han har anlitat skulle vara fri enligt första stycket. Detsamma gäller om dröjsmålet beror på en underleverantör som leverantören har anlitat eller någon annan i tidigare led. För att part ska ha rätt att göra gällande befrielsegrund enligt ovan ska denne utan dröjsmål underrätta motparten om uppkomsten därav, liksom om dess upphörande. Utskrivet: 2011-10-20 8:26 Sida 17 av 18
Part ska informera motparten om när fullgörelse beräknas kunna ske. Vid force majeure hos köparen ska köparen ersätta säljaren för de merkostnader som säljaren får vidkännas för att säkra och skydda varan. 3.28. TVIST Tvist angående tolkning eller tillämpning av ingångna överenskommelser, som inte kan lösas genom förhandlingar mellan parterna, ska avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Eventuella tvisteförhandlingar ska i första instans äga rum där den upphandlande myndigheten svarar i tvistemål. Utskrivet: 2011-10-20 8:26 Sida 18 av 18