1 Parter Mellan nedanstående parter, leverantör och beställare, har följande avtal träffats. Leverantör: Företagsnamn, Organisationsnummer Leverantörens kontaktperson Beställaren: Örnsköldsviks kommun, 212000-2445 Övik Energi AB, 556019-1750 Miljö och Vatten i Örnsköldsvik AB, 556767-2695 AB Övikshem, 556103-7606 Beställarens kontaktperson Avtals- och sakfrågor (statistik, prisaviseringar m.m.): Annelie Edlund, upphandling@ornskoldsvik.se 1.1 Uppdragets omfattning Leverans av kontorsmaterial samt viss skolförbrukning för successivt uttag under avtalstiden. Om beställarnas verksamhet förändras i omfattning ska vid behov kvantiterna ändras. 1.2 Kvantitet De i upphandlingen angivna kvantiteterna är beställarens ungefärliga behov som kan variera och således över eller underskridas. Inga volymer garanteras. 1.3 Förbehåll Om en beställd artikel är en beställningsvara för leverantören förbehåller sig beställaren rätten att avgöra om köp av annan leverantör måste ske. Detta avtal omfattar inte: Whiteboards i storlekar större än 120X90 cm Kontorsmaskiner överstigande 5 000 SEK samt skrivare, fax, scanner, kassaregister, skrivmaskiner, telefoner, fickminnen, kameror, data/videoprojektorer, projektionsdukar, Overheadprojektorer, surfplattor, datatillbehör och ergonomi med tillbehör Papper till storformatskrivare Hängmappsskåp 2 Avtalstid Ramavtalet gäller från och med 2014-03-01 till och med 2016-02-29 med möjlighet till förlängning. Förlängning 1: Första förlängningsoptionen löper till och med 2018-02-28 Förlängning 2: Andra förlängningsoptionen löper till och med 2020-02-29 Avtalet förlängs automatiskt enligt avtalade villkor om inte beställaren eller leverantören meddelat annat senast 4 månader innan avtalstidens slut. När alla förlängningsoptioner nyttjats upphör avtalet att gälla. 1
3 Priser och rabatter Enligt leverantörens anbud. På övrigt sortiment ska angivna rabatter gälla på offentlig bruttoprislista och för samtliga artiklar inom angivet sortiment och varugrupp. Samtliga priser är angivna exklusive moms. 3.1 Fastprisperiod 3.1.1 Priser på artiklar i "Varukorg netto" Priser ska vara fast t.o.m. 2016-02-29. 3.1.2 Rabatter och tillhörande offentlig bruttoprislista Offererade rabatter ska vara fasta under hela avtalsperioden inklusive eventuella förlängnings år. Offfererad offentlig bruttoprislista är fast till och med 2014-05-31. 3.2 Prisändring 3.2.1 "Varukorg netto" Efter fastprisperioden kan leverantören göra prisändringar en gång per år, dock ej retroaktivt. Leverantören ska lämna in eventuella prisändringsförslag skriftligt, senast två veckor innan prisändringens ikraftträdande, till Örnsköldsviks kommun, upphandlingsenheten. Det ändrade priset är sedan fast tills nästa regleringstillfälle. Beställningsdagens pris ska gälla. Priserna regleras genom konsumentprisindex total (KPI total). Basmånad (B) är augusti 2013 och avläsningsmånad (A) är oktober. Regleringsmånad är december aktuellt regleringsår. Exempel: ( A - B ) / B x 100 = Den procentuella höjning som leverantören har rätt göra. Vid indexförändringar mindre än 1% ska inte prisreglering ske. Rabattsortiment - "Varukorg övrigt" Efter fastprisperioden ska leverntörens då gällande offentliga bruttoprislista minus rabatt gälla på övrigt sortiment. 4 Sortiment och katalog Leverantören ska ha ett brett och varierat urval av kontormaterial samt viss skolförbukning enligt angivet sortiment per varugrupp. Artiklarna i "Varugrupp netto" ska vara lagervaror och kunna levereras med vecko- eller akutleverans. Samtliga offererade artiklar bör finnas att tillgå i leverantörens katalog. I de fall offererad artikel inte finns med i leverantörens katalog ska artikelblad med information, bild och pris bifogas katalogen i rätt varugrupp. Leverantören ska kostnadsfritt tillhandahålla kataloger och i förkommande fall bifogade artikelblad. Avtal med prislistor, bruttoprislista, uppgifter om kontaktpersoner mm, kommer att publiceras på och ska under hela avtalstiden finnas tillgängligt i digital form via kommunens avtalsdatabas. Vid eventuella ändringar av administrativ art, exempelvis ny kontaktperson m.m., ska leverantören omgående upplysa kommunen om detta. 2
5 Beställning Beställare Örnsköldsviks kommun Beställning kommer att i huvudsak ske via beställarens beställningssystem och som komplemet ska alternativa beställningsförfaranden finnas. Alternativa beställningsförfarande anges i "Svarsbilaga pris" Från beställningssystemet kommer order till er via e-post alternativt fax (ej EDI i dagsläget). "Prisbilaga Bella" är i excelformat och enligt kommunens standard. "Prisbilaga Bella" ska fyllas i av leverantören och vara beställaren tillhanda senast 14 arbetsdagar från avtalsstart. "Prisbilaga Bella" ska endast omfattas av upphandlat sortiment. Leverantören svarar för att endast avtalat sortiment läggs till i "Prisbilaga Bella". Vid eventuella ändringar (prisjustering, ersättning av artiklar m.m.) under avtalstiden ska leverantören tillhandahålla en uppdaterad "Prisbilaga Bella". Eventuella godkända ändringar blir giltiga först efter beställaren tillhandahållit en uppdaterad och korrekt "Prisbilaga Bella" från leverantören. Den senast publicerad "Prisbilaga Bella" gäller tills beställaren tillhandahåller en uppdaterad och korrekt prisbilaga. För kännedom, se bilaga "Prisbilaga Bella". Denna bilaga fylls i och skickas in av vinnande anbudslämnare efter avtalstecknande. Övriga beställare Beställning kan komma att ske via leverantörens webshop och/eller telefon. 5.1 Minsta beställningsbara enhet Minsta beställningsbara enhet ska vara enligt kolumnen "Max fp" och "Max enh" i "Svarsbilaga pris" eller mindre. 5.1.1 Förpackningsstorlek Beställarna har olika stora verksamheter och olika behov. För att förpackningarna ska passa de flesta verksamheterna accepteras inga stora förpackningar. I de fall "Fp" är angivet i kolumnen "Max enh" som max fp ska storleken på förpackningarna vara enligt vad som är angivet i kolumen "Artikelbenämning" i "Svarsbilaga pris". En mindre avvikelse på större förpackning kan accepteras. Dock accepteras mindre förpackningar. 5.2 Minsta ordervärde Ingen gräns för minsta ordervärde accepteras. 5.3 Kampanjerbjudande Om leverantören har kampanjerbjudanden, det vill säga om en vara tillfälligt bjuds ut till ett lägre pris än vad som avtalats, ska leverantören alltid debitera beställaren enligt det lägre priset. 5.4 Ersättningsartiklar Om avtalad artikel är tillfälligt slut ska ersättningsartikel erbjudas. Tillfälliga ersättningsartiklar godkänns inte utan medgivande från beställaren. Om en artikel kommer att utgå ur sortimentet ska ersättningsartikel tas fram och skriftlig artikelinformation med bild tillställas upphandlingsenheten för godkännande. Vid behov ska varuprov tillhandahållas kostnadsfritt. Detta ska ske senast 14 dagar före artikelns utgång ur sortimentet. Offererat pris på almanackor och kalendrar ska även gälla för kommande årgångar. 3
Ersättningsartikeln ska uppfylla den ersatta artikelns funktionalitet och kvalitet. Är ersättningsartikeln pris högre än motsvarande avtalsartikeln gäller avtalsartikelns pris. 5.5 Nya artiklar Om komplement (nya artiklar, exempelvis fler färger) till offererade artiklar tillkommer under avtalsperioden ska dessa prissättas med samma pris som avtalsartiklarna. 6 Leverans 6.1 Leveransvillkor Samtliga leveranser ska vara fritt levererat enligt Incoterms 2010 DDP samt fritt lossat. Till arbetsplatser inom centralorten samt inom en mils radie ska levererans även vara fritt inburet innanför dörr på angiven våning. Varorna kvitteras av utsedd mottagare. 6.2 Leveranstid Möjlighet till veckoleverans och akutleverans ska finnas. Varorna ska oavsett leveranstyp, vecko- och akutleverans, vara fritt levererat enligt punkt 6.1. Leveranser ska ske vardagar mellan kl 08:00-16:00. Målet med veckoleverans är genom att samordna leveranser på sikt minska antalet leveranser. Leveransdag fastställes i samråd med kommunen. Beställningar till samma leveransadress och våning ska oavsett kundnummer kunna samordnas. För att beställaren enkelt ska kunna hantera sin beställning vid samordnad leverans ska packning av artiklar vara uppdelad per kundnummer. Veckoleverans Leverans av beställda varor ska i första hand ske med veckoleverans, dvs. på en fastställd leveransdag per vecka. Beställning av varor ska kunna ske fram till kl 12:00 två dagar före fastställd leveransdag. Exempelvis varor beställda före kl 12:00 på en tisdag levereras följande torsdag. Akutleverans Som komplement till veckoleverans ska möjlighet till "akutleveranser" finnas. Vid akutleverans ska varor beställda före kl 12:00 vara beställaren tillhanda dagen efter. Veckoleverans ska ske om inte beställaren påtalat annat vid beställningen. Restnoterade artiklar Restnoterade artiklar ska skickas omgående när de finns i lager igen, utan att beställaren behöver lägga en ny order. 6.3 Följesedel Följesedel ska medfölja leveranser. På följesedeln ska framgå antal levererade varor av respektive artikel och eventuella restnoterade artiklar. 6.4 Emballage REPA-avgift debiteras ej. Kostnader för engångsemballage ska ingå i priserna. Returemballage, exempelvis pallar, transportvagnar och backar, ska snarast efter leverans tas i retur utan kostnad för beställaren. 6.5 Returer/reklamation av artiklar Om artikeln inte uppfyller överenskommen kvalitet eller har brister i fabrikation och funktion samt om felleverans uppstått ska produkten utbytas frakt- och kostnadsfritt av leverantören. Artikeln ska vara utbytt och beställaren tillhanda inom 4 arbetsdagar. Om leverantören inte 4
godtar reklamation av artikel ska återkoppling till beställare ske inom 1 arbetsdag. Vid felbeställning står beställaren returfrakten. Inga andra kostnader ska debiteras. 7 Fakturor 7.1 Svefaktura Om beställaren önskar ska leverantören fakturera kunden elektroniskt. Om leverantören inte uppfyller kraven (Sve-faktura alternativt EDI-standarden) inom tre månader från avtalsstart kommer kunden att debitera leverantören 50 kronor per pappersfaktura. Information om svefaktura finns att läsa på www.sfti.se alternativt hos er systemleverantör, affärsbank eller ev. VAN-företag. 7.2 Fakturaadress Faktura skickas till: Örnsköldsviks kommun, Leverantörsfaktura, 891 88 Örnsköldsvik Övik Energi AB, Box 250, 891 26 Örnsköldsvik Miljö och Vatten i Örnsköldsvik AB, Box 450, 891 29 Örnsköldsvik, AB Öviks hem, Box 912, 891 20 Örnsköldsvik 7.3 Betalningsvillkor Betalningsvillkor är 30 dagar efter erhållen faktura med materialspecifikation och godkänd leverans. Fakturerings- och expeditionsavgifter medges inte, ej heller delfakturering. Följesedel i ett ex. ska sändas med godset. 7.4 Fakturainnehåll Förutom fält enligt EU-direktivet 2011/115/EG ska fakturan innehålla: Fakturabelopp Texten Innehar F-skatt (om fakturan avser utfört arbete) Bankgironummer i första hand, alternativt Plusgironummer Leveransadress Beställarens namn Specifikation/följesedel Fakturareferensnummer (i exakt utförande bestående av 11 tecken t.ex. 12345600/00) Faktura som saknar något av ovanstående uppgifter kommer att skickas tillbaka för komplettering. Betalningsperiod räknas då efter ny ankomstregistrering. Reklamutskick och fakturakopior får ej bifogas fakturor. 7.5 Dröjsmålsränta Leverantören får debitera dröjsmålsränta enligt räntelagens regler. Beställaren accepterar inte dröjsmålsräntor under 100 kronor. 5
Leverantören får inte lägga på dröjsmålsränta på fakturor som beställaren returnerat på grund av att de är ofullständiga. Vid ny eller kompletterande faktura flyttas förfallodagen till 30 dagar efter mottagandet av den kompletta fakturan. 8 Allmänt 8.1 CE-märkning Om produkter faller under CE-märkning och EG:s maskindirektiv, ska de uppfylla kraven. Leverantören ska kunna visa intyg på detta för kunden. 8.2 Garantier Enligt Köplagen. 8.3 Allmänna bestämmelser För leveranserna ska Allmänna bestämmelser Alos 05 och Incoterms 2010 DDP gälla. 8.4 Avtalsuppföljning Parterna ska löpande hålla varandra väl informerade om förhållanden som kan påverka avtalet. 8.5 Statistik Statistikuppgifter specifierad på artikelnivå per beställare och på önskad tidsperiod ska sändas till upphandlingsenheten vid anmodan. Statistiken ska innehålla: Antal och summa per artikel med avtalsprodukter utmarkerade. 8.6 Krav på leverantören Leverantören ska vara registrerad för F-skatt eller likvärdigt. Om leverantören inte tecknat svenskt kollektivavtal ska ändå motsvarande villkor gälla för leverantörens anställda för uppdraget. Detsamma ska gälla för eventuella underentreprenörer som leverantören anlitat för att fullgöra avtalet. På begäran av beställaren ska leverantören lämna erforderliga uppgifter och handlingar för att skyldigheterna enligt ovan ska kunna kontrolleras. Skulle leverantören brista i fullgörandet av detta åtagande äger beställaren att säga upp avtalet om bristen är väsentlig. Leverantören ska respektera grundläggande sociala krav i sin verksamhet. Produkter som levereras till beställare ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med: ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182 det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet. 8.7 Underleverantörer Om Leverantören avser att anlita underleverantör vid utförandet av de tjänster som omfattas av avtalet ska detta skriftligen meddelas Beställaren i förväg. Det skriftliga meddelandet ska också innehålla information om vilka delar av uppdraget som kommer att utföras av underleverantören. Om leverantören anlitar underleverantör eller distributör för hela eller delar av uppdraget har leverantören det fulla ansvaret för samtliga samarbetspartners samt att i upphandlingen ställda 6
krav uppfylls. Påslag för underleverantör accepteras ej. 8.8 Överlåtelse av avtal/kontrakt Leverantören äger inte rätt att överlåta sina rättigheter eller skyldigheter enligt detta avtal utan beställarens skriftliga godkännande. 8.9 Förtida upphörande Part äger rätt att säga upp detta avtal med omedelbar verkan om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina förpliktelser enligt avtalet och inte inom rimlig tid, trots skriftligt påpekande, vidtagit godtagbar rättelse. Uppsägning ska vara skriftlig för att äga giltighet. 8.10 Tvist Tvist på grund av avtalet ska avgöras enligt svensk rätt och av svensk domstol i den domkrets beställaren har sin hemvist, om inte parterna enas om skiljeförfarande. Vid skiljeförfarande ska parterna bära sina egna kostnader. 8.11 Avtalets handlingar Om innehållet i nedan angivna handlingar skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan i följande ordning. Skriftliga ändringar och tillägg i avtal Avtal Förfrågningsunderlag med bilagor Allmänna bestämmelser Alos 05 och Incoterms 2010 DDP Anbud Ändringar och tillägg i avtalet kan endast ske genom en skriftlig handling som undertecknas av båda parter. 9 Avtalsexemplar Detta avtal är upprättat i två exemplar, varav parterna fått var sitt. För beställaren Datum 2013- - Örnsköldsviks kommun 7
Annelie Edlund För leverantören Datum 2013-[ ] [ ] Underskrift av behörig + namnförtydligande 8