TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Yvonne Norman 2014-10-13 SFN 2014/0832 0480-450572 Servicenämnden Komplettering av årsrapport 2013 Förslag till beslut Servicenämnen beslutar att godkänna förslaget på komplettering av årsrapporten för 2013. Bakgrund Årsrapport 2013 har kompletterats enligt nedanstående Sid 7 Tabell investeringar: Mindre justering mellan kategorier inom infra. Totalbeloppen desamma som tidigare. Sid 9 Komplettering av pil, som saknades i tidigare version, vid Må bra kampanj Sid 10 Korrigering av pil, som var felaktig i tidigare version, vid Besvarade ärenden till Kontaktcenter Sid 16 Komplettering av nyckeltal/jämförelser för fastighetsförvaltning Sid 18 Komplettering av nyckeltal/jämförelser för IT Sid 20 Komplettering av nyckeltal/jämförelser för lokalvården Sid 21 Komplettering av nyckeltal/jämförelser för kosten Sid 23 Komplettering av nyckeltal/jämförelser för produktion Sid 25 Komplettering av nyckeltal/jämförelser för transport och verkstad I bilagan redovisas de större kompletteringar som gjorts i årsrapporten 2013 (sid 16, 18, 20, 21, 23, 25). En komplett årsrapport för 2013 inkluderande ovanstående kompletteringar finns tillgänglig under nämndens presentationer. Yvonne Norman Enhetschef enhet ekonomi Bilaga Komplettering av årsrapport 2013 (6 sidor) Serviceförvaltningen, Tel 0480-45 00 00 vx yvonne.norman@kalmar.se
Teknisk utveckling och myndighetskra av inom brand, energi, tillgänglighet, innemiljöfrågor etc tenderar att ta en större bit av driftskostnaderna. För andra året i rad ger index 0 kr i ökade hyresintäkter. Följdenn blir att planerat underhåll får en mindre andel av driftsbudgeten inför 2014. Ett aktivt arbete med inventering av yttre underhåll och egen beredskap dygnet runt sju dagar i veckan har ökat våra kunskaper om de brister som finns. Byggnadsdelar som avloppsstammar och tak är svårare attt kontrollera. Sommarens översvämningar visade påå hur sårbara vi är på bådee fastighet ochh vägnätet. Samtidigt har vi också nyaa möjligheterr att jobba förebyggande vilket v sparar pengar. Nedanstående diagram visar nyckeltal baserat på bokförda kostnader dividerat med antall kvadratmeter. En jämförelse finns mot nyckeltal framtagna av Repab, R som samlar dessa uppgifter från bl a kommuner. Nyckeltalen finns för olika typerr av fastigheter (t ex skollokaler) och nedanstående är en viktning av dessa för att kunna jämförass med fastighetsförvaltningens totala bestånd. Lokalkostnad grundskola skolkommun, tkr dividerat med antal elever i kommunens grundskola. Uppgiften avser kalenderår, mätt 31 december. Avser egen regi. Källa: SCB. 16
Mobilitet har varit ett fokus under senare delen av året där man påbörjat arbete inom flera områden för att förenkla åtkomst av sina dokument vart man änn befinner sig. En lösning som möjliggjort detta är Direct Access som löser denna åtkomst på ett nästan transparent sätt. För att förbättra IT-upplevelsen för verksamheterna ute så har IT-avdelningen påbörjat ett e arbete där de ser över och uppgraderar samtliga nätförbindelserr där det idag g finns dålig bandbredd. Det handlar om 160 förbindelser som kommer att ses s över och där det är möjligt uppgraderas från 2,3 Mbit till i många fall 24/3 Mbit, enn kraftig ökning som kommer att märkas direktt av användarna på dessa adresser. Resultatredovisning och analys (tkr) Verksamhet Resultatt 2012 Netto Kostnader Budget 2013 Intäkter Netto Resultat 2013 Netto Avvikelse IT avdelningenn 333 795 33 795 0 75 75 Resultat för IT-verksamhetens första år på serviceförvaltningenn visar på ett mindre överskott. Detta är första året som IT är helt avgiftsfinansierad då denna verksamhet tidigare delvis varit finansierad via ram. Intäktsmässigt är utfallet lägre än budgeterat beroende på en mindre omfattning försäljning av tjänster till gymnasieförbundet. Eftersom detta identifierades tidigt så fanns också möjligheten att korrigera kostnadsnivån för att undvika ett negativt resultat. Under året har IT-verksamhetens tjänster och kunskap också efterfrågats av v kringliggande kommuner vilket tolkas som ett bra kvitto på verksamheten. Nedanstående diagram visar itoptimass genomlysning av IT-kostnaderna 2013 i Kalmar kommun i jämförelse med referensverksamhet, d v s samma typp av genomlysning som genomförts med storleksmässigt jämförbara kommuner. 18
Kost Omsorg Kost omsorg har under 2013 befunnit sig i ett ombyggnadsskede. Den största ombyggnationen gjordes i köket på Stensberg. För att möjliggöra denna med bibehållen produktion av efterfrågade portioner gjordes renoveringar i köken på Norrlidshemmet och Smedängen, för att kunna leverera de portioner som Stensbergs kök inte längre kunde leverera. Även Oxhagshemmets kök anpassades för en förändrad produktion. För att avlasta de andra köken ytterligare och för att testa de önskemål om kyld mat i Kalmar kommun som omsorgsförvaltningen önskat gjordes våren 2013 med en upphandling av ca 200 portioner kyld mat till matgäster i ordinärt boende. I och med denna rörlighet har personal flyttat runt i organisationen under året vilket har försvårat personal planeringen. Tillfälliga ändringar i logistiken av mattransporter har förekommit under året. Införskaffandet av olika hjälpmedel för att lösa leveranser som inte tidigare funnits har ökat markant. Trots detta har den nya organisationen medfört att man inte dragit på sig några större kostnadsökningar jämfört med tidigare. I Södermöre har kostdataprogrammet Mashie, som näringsberäknar maten implementerats. I samband med införandet av Mashie gick kostenheten tillsammans med en kommundietist igenom kosten för samtliga matgäster boende på Björkhaga, Möregården samt Ljungbyhemmet. Matbeställningar går idag direkt från avdelning till kök. Detta innebär en tydlighet som tidigare saknats. Resultatredovisning och analys (tkr) Resultat 2012 Budget 2013 Resultat 2013 Verksamhet Netto Kostnader Intäkter Netto Netto Avvikelse Lokalvård och Kostavdelning Enhet Lokalvård 77 41 366 41 366 0 399 399 Enhet Kost Skola 62 034 73 081 3 954 69 127 68 937 190 Enhet Kost Omsorg 11 442 48 221 33 658 14 563 15 088 525 Summa Lokalvård och Kostavdelning 73 399 162 668 78 978 83 690 83 626 64 Lokalvården visar på ett plusresultat med +0,4 mkr som beror på ökade volymer och ökade intäkter på ca 1 mkr jämfört med budget samtidigt som kostnaderna haft en mindre ökningstakt. Lokalvården inom Kalmar kommun erbjuder en professionell helhetslösning för verksamheterna, vilket t ex underlättar i beställarledet. Detta medför att den helhetslösning som finns inom Kalmar kommun minimerar de problemen som lyfts i SKLs informationsmaterial Städa. Under 2013 städade lokalvården 64 611 kvadratmeter åt Barn- och ungdomsförvaltningen (skollokaler) till ett genomsnittligt pris på 154 kr per kvadratmeter, att jämföras med SKLs 155 kronor per kvadratmeter år 2003 (uppräknat med städindex 208 kr). Totalt städade lokalvården 220 766 kvadratmeter under 2013 till ett genomsnittligt pris på 187 kr per kvadratmeter att jämföras med SKLs 163 kronor per kvadratmeter år 2003 (uppräknat med städindex 219 kr). Uppräknat med städindex från 2003 till 2013 års nivå visar SKLs priser på ett genomsnittligt pris på 219 kr och 208 kr för skollokaler. Ett område som särskilt lyft fram i Städa är behovet av kompetenta beställare. Oavsett om det handlar om interna städbeställningar som görs av en rektor eller förskoleansvarig eller om det handlar om externa städbeställningar av entreprenörer så krävs det kompetens. Många av de problem som man upplever med för dyr städning eller för dålig städning går att härleda till brister i beställningen eller hos beställaren. Det finns ett stort behov av fortsatt utveckling inom området. Allt ifrån traditionell utbildning av städpersonalen till utveckling av maskiner metoder och redskap. Genomsnittlig städkostnad per kvadratmeter för en fastighet är enligt SKL 163 kr per kvadratmeter (år 2003). Städning av skollokaler kostade enligt SKL år 2003 155 kr per kvadratmeter. Uppgifterna är hämtade från Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) informationsmaterial "Städa" med utgivningsdatum 2011-03-30. 20
Kost skola slutar på en positiv avvikelse med +0,2 mkr jämfört med budget för det första hela året på serviceförvaltningen. Detta samtidigt som man genomfört en del ombyggnationer som medfört extra kostnader. Skolmåltidskostnad grundskola skolkommun, tkr dividerat med antal elever i kommunens grundskola. Uppgiften avser kalenderår, mätt 31 december. Avser egen regi. Källa: SCB. Det första hela året för Kost omsorg på serviceförvaltningen stannar på en negativ avvikelse om -0,5 mkr som till största del beror på ökade kostnader i samband med större ombyggnationer. Antal personerr i åldrarna 65 år å och äldre i särskilt boende som uppgett attt maten som serveras på det särskilda boendet smakar mycket eller ganska bra dividerat med samtliga personer i åldrarna 65 år och äldre i särskilt boende som besvarat undersökningen av äldres uppfattning. "Ingen åsikt" " är exkluderade ur nämnaren. Data fr.o.m. 2012.. Källa: Undersökningen av äldres uppfattningg om kvalitetenn i hemtjänst och äldreboenden, Socialstyrelsen. Kosten klarar målen kring ekologiskt/ /närproducerat. De ökade kostnadernaa för detta harr till viss del kompenserats med rammatsedlarna. Produktionsavdelningen 2013 var ett år med ekonomiska konsekvenser inte minst på grund av mycket snö. Vintern har dessutom under flera år gått illa åt t vägar där underhållsunderskottet redan var 21
Produktion slutade totalt på ett minus mot budget med -8,7 mkr. Den största avvikelsen återfinns inom gata och avser a kostnaden för vinterväghållningenn som kostade 5,6 mkr mer än budgeten på 7,0 mkr. På enhet parkk finns en negativ avvikelse om -1,7 mkr som bl a beror på färre timmar i exploaterings- Uppföljning av dessa timmar kommer under 2014 att och investeringsprojekt vilket v får en direkt konsekvens i driftsredovisningen. följas nogsamt. Enhet TME slutade med en negativ avvikelse mot m budget påå -1,5 mkr där största delen återfinns inom evenemang (Dam-EM), men även en lägre intäkt än budgeterat för parkeringen. I budget för 2014 harr intäktsnivånn avseende parkering anpassats och baserats på tidigare års utfall. I 2014 års budget så har också produktion erhållit kompensation för utökade ytor med 1,6 mkr och för evenemang med 0,5 mkr. Under året har produktion utfört arbeten inom exploatering förr kommunledningskontorets mark- och planeringsenhet med 23,4 mkr inom gatuverksamheten och med 3,8 mkr inom parkverksamheten. Nettokostnad för gator och vägar samt parkering, dividerat med antal invånare totalt 31/ /12. Med nettokostnad avses bruttokostnad minus bruttointäkt. Avser drift och underhåll av statskommunala, kommunala och enskilda gator och vägar inklusive olika former av trafiksäkerhetsåtgärder. Kostnader och o intäkter för kommunal parkering förs också till denna verksamhet. Avser samtlig s regi. Källa: SCB:s Räkenskapssammandrag. Medborgarnas bedömning avv kommunens gatu och väghållning, skala 1 100. Utgår från n frågorna: "Vadd tror eller tycker du om belysningen av gator och vägar i din kommun?", "Vad tror eller tycker du om underhåll och skötsel av gator och vägar i dinn kommun?", " Vad tror eller tycker du om snöröjning av gator och vägar i din kommun?" ochh "Vad tror eller tycker du om trafiksäkerheten på gator ochh vägar i din kommun?". Källa SCB:s medborgarundersökningar. 23
Transports resultat slutar med ett överskott på cirka 1,6 mkr. Överskottet beror främst på ökad volym inom leasingverksamheten men också något minskade kostnader för reparationer och underhåll med anledning av en allt nyare vagnpark. En jämförelse avseende fordon inklusive chaufför mellan upphandlad avtalsleverantör och transport visar att transport i genomsnitt har ett lägre timpris 2013 med cirka 17 procent. Den ökade volymen bilar märks också på verkstadens resultat som slutar med ett överskott om 0,4 mkr. En jämförelse 2013 mellan upphandlade avtalsleverantörer och verkstaden avseende verkstadsarbeten på person- och transportfordon visar att kommunens verkstadsarbeten i genomsnitt har ett lägre timpris med cirka 40 procent. För projektet med samlastningscentral har serviceförvaltningen tilldelats totalt 0,9 mkr fördelat med 0,6 mkr för 2013 och 0,3 mkr för 2014. På grund av sen start har endast 0,2 mkr av anslagna medel för 2013 använts. E-portal omsatte 1,0 mkr under 2013. Särskild projektbudget finns för e-portal och kostnaderna för detta projekt debiteras förvaltningar och bolag enligt överenskommelse vid beslut om e-portal. Totalt inom support har e-portal ingen resultatpåverkan eftersom samtliga kostnader debiteras ut. Upphandling Den enskilt största insatsen avseende upphandlingar var den sista delen i livsmedelsförsörjningen; grossistsortiment djupfryst, konserver och torra produkter. Mycket glädjande är att upphandlingen klarades utan överprövning till förvaltningsdomstol, vilket är mycket vanligt för denna typ av upphandling. Enheten har under året haft en mängd större upphandlingar där det har krävts stora insatser. Nämnas kan Kontor och skolmaterial, Vindkraftverk, Länsupphandlingen av PC, Bärbara datorer för cirka 2000 användare per år, Flygledartjänster till Kalmar Airport och fem andra flygplatser, samt sist men inte minst upphandlingsstöd i förberedelsefasen för den kommande upphandlingen av LOV. I september tillträdde Björn Hedbäck som ny upphandlingschef. Resultatredovisning och analys (tkr) Resultat 2012 Budget 2013 Resultat 2013 Verksamhet Netto Kostnader Intäkter Netto Netto Avvikelse Upphandling 10 4 788 2 315 2 473 2 460 13 Försäkringsfond 31 167 167 Upphandling slutar i år, liksom föregående år, på ett resultat i nivå med budget. Under enhet upphandling finns också försäkrings- och skadeverksamheten, som för året slutar med ett överskott om +0,2 mkr. Denna redovisas separat i resultatutjämningsfonden som skadefond. 25