Användardagar 2014-10-21/22 Tisdag den 21 oktober 10.00 Inledning Ulrica hälsar alla välkomna Kul att så många återigen deltar på Nyps användardagar! I år hittar vi deltagare från 27 organisationer samt att vi även har representation från näringsdepartementet. Nyps består av tre delar; dels webbansökan där den sökande lämnar in sina ansökningar, dels Nyps Handläggning där handläggning sker, beslut tas och utbetalningar görs, dels Analys som vi använder för uppföljning. Under morgondagen ska vi ägna oss åt dessa tre delar mer i detalj, vad är på gång och vad innebär det för användarna. Den röda tråden i dagens program är förändring. Dagen innehåller ämnen kopplade till: nya regioner, ny regionalfondsperiod, nyheter inom uppföljningsområdet och ett nytt Nyps! Ulrica tipsade om en ny webbsida som lanseras i morgon; Webbsidan och rapporten, Företagens villkor och verklighet presenteras av Tillväxtverkets generaldirektör i morgon här på Clarion Stockholm. Mattias, systemägare för världens bästa system - NYPS. Mattias återknöt från förra mötet som ägde rum nästan på dagen för ett år sedan. Mattias berättade om Tillväxtverkets nya organisation som efter omorganisationen i våras nu innehåller tre avdelningar för verkets sakfrågor; Företag, Regioner och Näringsliv samt två stödavdelningar; Kommunikation och Förvaltning. En ny verksamhet som tillkommit till myndigheten är regelrådet - en kommitté som granskar konsekvensutredningar om nya regler. Mattias fortsatte med att berätta om Nyps 2020. Vi är i en brytpunkt nu mellan gamla och nya systemet. Frågan vi ställde oss ifjol var - varför Nyps 2020? Varför ska vi investera 80 miljoner? Jo, för att framtidssäkra den tekniska miljön! Nuvarande system var uppbyggt med helt andra kravförutsättningar. T ex fanns inte programperioden ERUF 2006-2013 med i planeringen. Han fortsatte med att berätta att vi hittills har lagt ner ett viktigt och stort arbete på en teknisk release med moderna tekniska komponenter. Användarkraven på Nyps summerades vid projektets start till 783 stycken krav. De handlar mycket om process, juridik osv. Projektet har nu åtgärdart 336 av dessa krav. Förra året pratade vi även om att systemet ska vara rättssäkert (sekretess). Vi ska följa offentlighets- och sekretsslagsstiftningen mellan organisationer. Det finns så klart handläggningsfördelar att kunna se varandras ärenden men inte på bekostnad av att man bryter mot sekretesslagsstiftningen. Mattias fortsatte med att fokusera på kunden? Vem är Tillväxtverkets kund? Jo, företagen! 1 (12)
För Nyps då? Vem är Nyps kund? Handläggaren och projektägaren. Där kommer Min ansökan in. Vårt ansikte mot omvärlden. Nyps kommer bedömas utifrån hur Min ansökan ser ut. Även viktigt för handläggaren eftersom Min ansökan spar tid åt handläggaren. Min ansökan är nu uppe och fungerar. Mattias tog även upp e-arkivfrågan. Nyps ska ha funktioner för att kunna mellanarkivera ärenden för dess användarorganisationer. Vidare ska det därifrån vara enkelt att slutarkivera ärendena till Riskarkivet. För kommunala organisationer gäller dock andra regler. Projektet har snart en förstudie om e-arkiv klar. E-arkivet kommer fungera som en generell tjänst som även andra system än Nyps kommer kunna använda. Införandeprojektet av detta inleds andra kvartalet 2015. När vi står här om ett år hoppas vi ha kunnat leverera detta! För den tekniska driftsmiljön gäller flera och tätare releaser inom Nyps 2020. För att stödja det har vi anpassat driftmiljön för att kunna ha en driftsida som motsvarar detta. Mattias avrundade med att annonsera förändringar i avgiftsmodellen. Den tidigare modellen har varit krånglig och över tiden blivit inaktuell. Diskussioner har förts med styrgruppen och departementet. Den nya modellen får två parametarar; o En fast grundavgift för att täcka basdriften. o En rörlig avgift som baseras på anslagets storlek. Konsekvensen i stort blir att Tillväxtverket kommer få betala mer och länsstyrelserna mindre. 10.30 Nyps och e-arkiv Pontus Värmhed, Verksarkivarie, Tillväxtverket och Christer Schultzén, konsult, berättade om arbetet med e-arkiv Pontus tycker nu att det finns ett större intresse av e-arkiv, delvis beroende på att det nu tagits fram förvaltningsgemensamma specifikationer för detta. Statens servicecenter har också fått i uppdrag att tillhandahålla tjänster för e-arkiv, men detta projekt är i mycket tidigt skede. Fördelen med ett gemensamt grepp är att varje myndighet inte behöver jobba med frågan på egen hand för liknande ärendetyper. Vad är då ett e-arkiv? Det är en teknisk obunden resurs för bevarande och tillgängliggörande av en organisations verksamhet över tid. Informationen i Nyps ägs dock av organisationerna själva där var och en är arkivansvarig för sin information. Informationsägarnas fysiska närhet till informationen är ointressant. Mellanarkiv - slutarkiv? Projektet utvecklar en tjänst för ett mellanarkiv som ska vara en förlängning av Nyps, medan slutarivet är leveransen till en arkivmyndighet. För kommuner är det dock lite annorlunda. De är själva i princip arkivansvariga. Christer fortsatte - Varför e-arkiv? Det blir en generisk tjänst som ska unna användas av alla system som ska leverera till ett arkiv. Projektet har i sin förstudie tittat på hur vi ska hantera informationen som ska levereras till ett arkiv, pappershandlingar etc. 2011 kom riksarkivet med en förstudie för gemensamt e-arkiv för att minska kostnaderna. 2 (12)
Syftet med det gemensamma arkivet är att: säkerställa den långsiktiga informationsförsörjningen - säkerställa att det går läsa informationen. ökad effektivisering - återsökningstiden minskar för att få fram en akt online på skärmen jämfört med att t ex få vänta två-tre dagar. ökad tillgängliget förbättrad service gentemot våra slutanvändare, våra kunder. All information kan läggas ut som inte är PUL, sekretess. minska de långsiktiga kostnaderna för manuell hantering och arkivering. Christer fortsatte med konceptetet med mellanarkiv/e-arkiv. Det kommer vara lokaliserat på Tillväxtverket fram tills att man levererar till ett bevarandearkiv/slutarkivet. Vad bör göras omgående? Informationskartläggning. Titta över vilka processer och handlingar/information skapas i dessa proceser? Rita upp den kartan. Vad har vi som ska bevaras i framtiden? Genomföra en nyttoanalys, en "ROI". Genomföra en riskanalys - att titta på både vad som kan hända med informationen idag och vilka risker finns det att lägga över informationen till ett e-arkiv. Verksamhetskrav. Skapa en lista på vilka krav man kan ställa på ett system från ett e-arkiv. Övergripande rättsansalys. Lagarna tar inte ställning till om det är papper eller digital. Original/kopia, signaturer. Legala konsekvenser på detta. Inplacering i informationssäkerhetsklass. Vad ska göras när projektet dras igång (kvartal 2 2015)? Informationsplan Kontinuitetsplan Vad händer om vi får ett datorhaveri? Om en backup inte är läsbar? Ta fram en förvaltningsorganisation Den måste få tycka till Informationsägarna måste också få tycka till. Anv. Handledning Utkast till leveransgodkännande. Testprotokoll Systeminventering för införandeplanering. Faktorer som haft påverkan på arbetet Informationsägarskapet övergår först till riksarkivet när infon flyttas till bevarandearkivet. Därför är det respektive myndighet som ansvarar för infon fram till dess, tex att gallring sker. Process: Nyps -> Nyps2020 -> E-arkiv = Konvertering, dvs. inga leveranser kommer att ske från Nyps direkt till e-arkivet pga. att slippa köra två separata projekt. Paketstruktur vid inleverans utifrån RA:s FGS:er. Genom att nyttja denna struktur blir det enklare att sedan leverera till slutarkivet. Generell process för att andra system/verksamheter ska kunna använda tjänsten SSC har som uppdrag att starta igång en tjänst. 7 pilotmyndigheter. Det som är klart är att man går på minsta gemensamma nämnare. Man kommer använda sig av de diarieföringssystem som de myndigheterna har. Där är det fastsällt vad ett diarium ska innehålla. Man tror att en första leverans ska vara klar 2015/2016. Dock ska inte myndigheterna skriva kontrakt med SSC förrän i februari 2015. Det lutar då åt att det kommer dröja ännu längre till en första leverans. 3 (12)
Frågor på e-arkiv 1. Ska inte regionförbundets ärenden arkiveras hos Riksarkivet via Tillväxtverket om de finansieras av 1:1 anslaget. 2. Är det krav på att använda tjänsten? Vem svarar för slutleveransen om man väljer att använda tjänsten? 11.15 Gemensam mångfalds- och miljöuppföljning? Johanna Giorgi berättar hur Tillväxtverket har valt att jobba med miljö och mångfaldsuppföljning med underrubriken - Från mätning till genomslag Johanna jobbar på analysenheten med hållbarhetsfrågorna och har nu uppdraget att jobba in frågorna i myndighetens insatser. Det finns idag fyra horisontella kriterier; Miljö, Jämställdhet, Integration och Folkhälsa. Hur använder vi av oss av dessa kriterier? De används endast i ca 25% eller färre av alla ärenden. Anledningen är antagligen att vi inte vet hur vi ska använda kriterierna. Har vi kanske ställt frågan fel för att de ska få betydelse? Enligt det nya föreslagna sättet att använda kriterierna ska användas till två delar Syftesklassning De projekt vi investerar i, har de som syfte att direkt eller indirekt att bemöta/lösa kriterierna som samhällsutmaningar? Genom att svara på det kan Tillväxtverket svara på hur mycket verket bidrar till jämställdhet, ett sätt att spegla Tillväxtverkets verksamhet. Metodklassning För att kunna bedöma och prioritera investeringar och projekt metodklassar man investeringen eller projektet om de använder hållbarhetsaspekterna som verktyg aktivt eller delvis. Det blir ett sätt att prioritera projekt som aktivt jobbar med dessa frågor. Men vad betyder det att jobba med detta som metod? Det blir viktigt att ta fram en guide till de som söker med exempel på hur man kan jobba med dessa frågor som metod. Även att ta fram en checklista/guide för handläggarna så dekan bedöma om den sökande jobbar aktivt, delvis eller saknar koppling. En lika viktig del är att få till processen för redovisning, analys och åtgärder för att det inte bara ska leda till att handläggaren fått mer att göra utan att informationen används. Detta är indikatorer, inga mål i sig! Alla investeringar kommer inte att jobba med alla klassningar samtidigt. Viktigt att analysera denna input korrekt. Denna klassning ska nu införas i program hos Tillväxtverket som använder horisontella mål idag. Johanna inbjuder dock även andra att följa efter eftersom det snart även finns möjligt att följa upp detta på andra stöd (version 2.14 av Nyps handläggning). Under året har de jobbat med guiden för de sökande - den ligger för redigering hos kommunikatörerna nu. Handläggarens checklista har just nu bara ja eller nej som svarsalternativ. De ska titta vidare om de ska klassificera med tex en sifferskala. 4 (12)
Johanna inbjuder till samarbete och hoppas att de regionala aktörerna kontaktar henne. Frågor under passet 1. Kommer man kunna få ut informationen ur systemet, det är något vi ser brister i idag? Svar: Diver-modellerna kommer utvecklas i takt med att Tillväxtverket inför detta. 2. Hur beaktar man kön? Aspekter som tredje könet och möjligheten för en glidande skala av manlig-kvinnlig. 13:00 Nyps 2020 Aktuellt i projektet Nyps 2020 berättar vad som pågår i projektet och hur ni blir involverade i det. Göran Olsson inledde kort och gjorde en tillbakablick på projektets riktlinjer och vad man ska uppnå i projektet. Ett system: Som är juridiskt säkrat Som är användarvänligt både för sökande och handläggare Som har en säkrad teknisk livslängd - vi kommer ha ärenden som kommer leva till 2024-2025 Som ger en enklare och billigare förvaltning, dvs. gör att det går snabbare att implementera nya krav Dit alla stödtyper är överflyttade senast utgången av 2016 Konceptet med motorvägen Kraven på systemet är mycket mera komplexa än vad projektet trodde från början men de är säkra på att de ska klara utmaningen. 15 januari 2015 ERUF's första ansökansomgång startar. Till dess har det varit hård prioritering. Det kommer vara mycket av den funktionalitet man är van vid som inte finns i Nyps 2020. Det kommer ske internleveranser den 5 december och senare var nionde vecka från och med nyår. Inga Lagerqvist, kravanalytiker, tar vid och fortssatte med projektets kravarbete. Inga återkopplade till förra årets presentation och vad som har hänt sedan hösten 2013. Inga tror fortfarande på konceptet med motorvägen. Det baserar hon på dialogen hon har med referensgrupperna. 336 stycken av önskemålen är hittills åtgärdade. Önskemålen kommer från tidigare workshops på tidigare användardagar och från inlämnade supportärenden. Mycket behovsanalys har gjorts för att förstå och översätta önskemålen som baseras på gamla Nyps till den nya miljön. Studiebesök har gjorts hos olika stöd. Kommer stödens behov att passa in i motorvägskonceptet? Referensgrupper har skapats som är en viktig del i förankringen av kraven och lösningar. Summering av önskemålen, 121 st har att göra med att göra enklare, beskriver något som onödigt, omständligt. Förändra systemets arbetsprocess så den stödjer verkligheten. Möjlighet att ändra uppgifter utan ändringsbeslut. Låt systemet göra oss effektiva i vår handläggning. Möjlighet att ångra påbörjat ändringsbeslut om det visar sig att det inte behövs något. Möjlighet att ändra beslutsunderlag innan beslut expedieras (man ska kunna backa). Mer intuitiv hantering av beslut och ekonomiska händelser. Se vad som hänt under ärendets livscykel generellt. Tydliga tidpunkter för att mäta handläggningstider. Tydligare underlag för att göra systemet transaktionsbaserad. 5 (12)
Vad kan man göra just nu i Nyps 2020? Registrera ansökan i Min ansökan eller direkt i Nyps 2020. Där har det tagits stor vikt vid att kunna registrera med minimalt med antal uppgifter, tex utan att koppla sökande i organisationsregistret. Ansökan registreras i Nyps och blir ett ärende. Ärendena visas i en ärendelista i status, Under beredning och beslutstypen, Ärendebeslut. För att man ska kunna göra något med ärendet måste det tilldelas en ansvarig handläggare. Efter att man tilldelat ett ärende en ansvarig handläggare hamnar det i listan för Mina ärenden hos den personen. Beredning av olika uppgifter sker i olika flikar, te x projektinformation, ekonomi. Under Uppföljning finns det möjlighet att ange indikatorer och horisontella kriterier. När man är klar som bredare är man redo att föreslå beslut. Inga visade hur det ekonomiska underlaget (budgeten) ser ut i ärendet. En förbättring är att man kan sätta antalet år/kolumner för projektmedel. Det är tydligare summeringar och kostnadernas och finanseringens kolumner är linjerade. Man kan ange flera bankgironummer på samma arbetsställe. Tydligare översikt på beslut och olika typer av ekonomiska händelser. Här ska man kunna klicka på en rad för att visa bakomliggande detaljerad information. Behörigheter: än så länge endast tre roller, registrator, beredningshandläggare, beslutsfattare. Grundläggande diarie- och dokumenthantering Organisationsregister (f.d. aktörsregister) Versionshanteras, ändringar slår inte på expedierade ärenden men kommer ge varning till ärenden som befinner sig i "Under beslut", t ex om en organisations status ändras till att den gått i konkurs. I nya organisationsregistret ingår även gamla finansiärsregistret. Söka förskott i samband med AOS - en förenkling för den sökande. Versionshantering av ärendet och loggning. Återstår att analysera hur ändringarna ska visas, på vilken nivå. Man vill inte förstås se varje liten ändring. Johan Matsson, Interaktionsdesigner, fortsatte att prata om användbarhet. Johan inledde med att prata om begreppet användbarhet och vad det innebär. Det handlar att förstå för vilka man bygger systemet för. Vilka behov som finns, vad som värdesätts, vad användarna har för förmågor och begränsningar. Projektet kan inte på förhand veta vad som fungerar bäst för systemets målgrupp. Användbarhet kan summeras i: Lärbarhet, Effektivitet, Minnesvärt Fel (hur ofta gör användaren fel hur allvarliga är de och hur tar man sig vidare) och Tillfredsställelse Användarmedverkan För att nå ett bra resultat på ovanstående punkter bygger man referensgrupper där man ställer frågor för att få användarna enade på bästa sätt. På så sätt kan projektet bygga den bredaste möjliga vägen utan att göra avkall på funktionalitet. Man gör systemtester för att få reaktioner hur systemet upplevs, även enskilda användarintervjuer. De är viktiga för att kunna möta behov som inte kommer fram i referens- och fokusgrupperna. Johan har hittills fokuserat på: Önskemålslistan Att erbjuda överskådliga skärmbilder med den viktigaste informationen högst upp Att skapa kontext 6 (12)
Tydligare statusar Ett logiskt flöde Logisk inmatning och ingen dubbelinmatning av information. Färre klick Man vill slippa klicka så mycket. Man vill kunna tabba, klippa och klistra in. Man försöker förutse vad användaren vill så man slipper klicka så mycket. Inga summerar med vad som återstår Förbättringar av införd funktinalitet i tidigare leveranser. Ekonomistyrning Ansökan om utbetalning Tydlig hantering av förskott, veta ur mycket som är avräknat, hantera lägesrapporter osv. Dokumentmallar Checklistor Återta ansökan och avsluta ärende Uppföljning och rapporter Ärendehistorik Kompletteringar via Min ansökan Ta in övriga stöd Mattias Lindmark, kravanalytiker, fortsatte med att prata om övriga stöd i Nyps Hur har projektet börjat titta på andra stör än ERUF i 2020. Delprojektledare för detta är Daniel Fornstedt. Pratade om: Angrepps- och arbetssätt för att ta in nya typer av stöd. Viktigt att hitta balansen mellan att konfigurera och motorvägen då man tittar på ärendeuppgifterna samt arbetssättet. Att tillåta för stora skillnader bara för att det går konfigurera kan göra systemet dyrt att förvalta. o Avstämning mot motorvägen o Analys av hur stödet är uppbyggt. Vad är gemensamt och var måste man bygga avtagsvägar. Viktigt att tänka på befintliga ärenden och kommande migrerings/konverteringsjobb av dessa. o Ta fram kravbild för migrering o Avsluta och gallra så många ärenden som möjliget Projektet är i stort behov av att verksamheten hjälper till och är måna om att skapa bra kontaktytor. Därför behöver man skapa ett antal referensgrupper med olika kompetens. Referensgrupperna kan delta i workshops, beskriva scenarios, Kravanalys, Testarbete. Daniel Berggren, Testledare, lotsade oss i hur utvecklings och testarbetet fungerar. Utvecklingsarbetet är en iterativ process där det är viktigt att få tidiga reaktioner genom ett löpande testarbete. Daniel fortsatte med att beskriva projektets tre testfaser. Projektinterna tester för att checka av att man hela tiden siktar mot rätt mål. Dessa tester sker löpande. Syftet med testerna är också att testa teknik. Referensgruppstester som sker återkommande cykler för att få bekräftelse att allt fungerar i praktiken. Innan denna fas har de grövsta felen tvättats bort. Slutligen acceptanstest används för att verifiera om det är ok att driftsätta. 7 (12)
Felrapporter och förbättringsförslag i samband med test Testaren har möjlighet skicka in felrapporter och förbättringsförslag från både Min ansökans och handläggningsklientens testmiljöer genom att klicka på en knapp, "Rapportera fel eller föreslå förbättringar". Insyn i projektet som testare Var tredje vecka ska det finnas en ny version att titta på som man kan ge feed-back på. Projektet kommer även jobba med mer fokuserade testomgångar där referensgrupperna används. Vill man vara med är det bara att anmäla sig till Daniel Berggren via mail eller telefon. 15.00 Ärendehantering i nästa programperiod Kajsa Matsson, enhetschef för Verksamhetsstöd och Per Folkesson, granskningshandläggare på Programkontoret i Örebro pratade om status, vad som är nytt och vad som är gemensamt med programperioden 2014-2020. Per redovisade även det jobb som pågår för att förenkla projektredovisningen för de sökande. Kajsa påminde oss om regelverket, vad som skiljer från den gamla till den nya perioden. Den svenska förordningen för nya perioden är nu nära. Vad har hänt med programförslagen sedan sist? TM 10 har försvunnit - kompetensutveckling och kopplingar mot ESFrådet TM7 finns bara kvar i de två nordligaste programmen. Skåne-Blekinge har tappat TM 7 och TM 10 Om kommissionens synpunkter på programförslagen De berömde programmen och tyckte det var bra programanalyser. De tycker dock att en del specifika mål borde vara mer ännu mer specifika och kanske i vissa fall inte två utan ett. Återblick på tidplanen (axplock av tidpunkter, se Kajsas presentation för full överblick) 30/9 2013 programförslagen inlämnade till departementet Okt 2014 Krav om komplettering till programmen Dec 2014 Eus förordningar antogs. 1303/2013, 1301/2013 April 2014 Programförslag skickades in till kommissionen Höst 2014 Revideringar och löpande dialog Jan 2015 Första ansökningsomgången öppnar? Denna period är vi alltså lite senare jmf med förra perioden. Det har tillkommit nya krav på Tillväxtverket som förvaltande myndighet Ökat resultatfokus - viktigt med att se effekter i programområdena Förenkling för sökande och stödmottagare Utbyte senaste vid årsskiftet med sökande via elektronisk väg Årliga avslut gentemot kommissionen Ökat fokus på bedrägeribekämpning - kommer betyda vilka frågor som ställs och hur projekt och program bedrivs Vad har förändras utifrån de nya kraven? Mer proaktivitet så att man är mer på banan innan en ansökan kommer in. Kommer förkorta beredningsprocessen. Ökad samordning med andra fonder. Inte bara ett krav utan ska ses som en möjliget. TVV fick uppdraget att samordna ESI-fonderna och deras FM. Det finns en styrgrupp vars medlemmar myndigheternas GD:ar har utsett. TVV koordinerar arbetet. 8 (12)
Det finns fem prioriterade områden med egna styrgrupper; o Gem. Tolkning av regelverk, o Kommunikation för att bättre visa hur fonderna kompletterar varandra till det finns en gem webbportal och hållas gem events och konferenser, o horisontella kriterier finns det ett samarbete kring för att harmonisera så mycket som möjligt även titta på utbildningsinsatser, o förenklingar för att minska den administrativa bördan för den sökande, o regionala samverkansprocesser. Förbättra webben - bättre information. De har byggt en helt ny webbplats för den nya programperioden. De har satsat mycket resurser på den. Handbok för sökande/stödmottagare - genom den blir det enklare att hitta information. Den innehåller bland annat ett exempelprojekt. Den ska vara klar till då första ansökningsomgången öppnar. Handbok för handläggarna. Det har hittills varit svårt att hålla reda på vad som gäller och vilken version av informationen man har i handen - det ska nu bli bättre. Min ansökan - man tar emot anökningarna elektroniskt Arbetar med förenkling Ökat resultatfokus Jobbat med kostnadsslagen o Köp av tjänst, lokalkostnader och övriga kostnader är borta. Resor och logi ersätter till stor del övriga kostnader som blev en slaskpost i gamla perioden. o Schablonkostnader Ansökningsblanketten Antalet avsnitt har minskats. Indikatorer Horisontella kriterier, Förväntade resultat, kostnadsbudget, finanseringsplan, privata bidrag Man ser ett förändrat fokus på Horisontella kriterier samt förv. res genom att de är framflyttade. Min ansökan har mycket färre avsnitt. Bakgrund, mål och resultat, organisation och genomförande, indikatorer, kostnader och finansiering, bilagor. Horisontella kriterierna ska vävas in i projektbeskrivningen. Per Folkesson fortsatte med att prata mera om förenklingsarbetet Preliminära förenklingsförslag för regionalfonden OBS! Inga beslut är klara ännu om detta! Varför förenkla, för vem? Europeiska revisionsrätten vill minska risken för fel genom att införa schabloner. Kommissionen vill ha mer fokus på resultat och effekter. Regeringen vill underlätta för projektägarna. Även samordna mellan andra fonder. Schabloner Indirekta kostnader även kallat OH-kostnader. 20% påslag på personalkostnader för universitet och högskolor 15% på andra som har personalkostnader i sitt projekt. Mer om OH-modellen Man ska slippa verifiera att man har OH-kostnader, 15% gäller. Dock ska vissa "Småposter" ingå i schablonen för att minska administrationen av kostnadsredovisningen. De orsakar viss onödig tidsåtgång för tex porto telefon kopiering, friskvård representation, mobiltelefoner etc. 9 (12)
Schablon för sociala avgifter Tvingande schablon för lönebikostnader Gemensamt med ESF och Jordbruksverket Ett genomsnitt för arbetsmarknaden, just nu beräknad till ca 42,68% (innehåller dels 31,42% sociala avgifter + ett snitt av andra kostnader som kommun och landsting, kommuner och statlig sektor och delat på fyra.) Årsarbetstid 1980 timmar brutto ska det vara om man inte kan bevisa något annat. Nu gäller 1720 timmar/år (nettoarbetstid efter semester och högdagar). Därför blir det nu inte aktuellt att ta med t ex semesterersättning Lönespecifikationen måste man förstås fortfarande ha. 219,76 kr/tim kan då räknas fram med nettotiden om månadskostnaden är 31 500 kr/mån. Lönebikostnadsschablonen är 42,68%. Mer om personalkostnader o Om den anställde har kontrakt på viss tjänstgöringsgrad i projektet behövs ingen löpande tidsredovisning. o Sammanställningsformulär är på gång o Standardkostnad per timme för privat medfinansiering i form av arbete (prel 330 kr/inkl. lönebikostnader) oavsett om det är en koncern-vd eller en redovisningsassistent. Inga lönespecifikationer behövs således Ulrica summerade och motiverade passet genom att nypsorganisationerna ju ofta är medfinansiärer i dessa projekt samt att en ansökan om EU-medel skulle i framtiden kunna kopieras till en ansökan om regionala projektmedel och för att det ska fungera måste organisationerna jobba på ett likartat sätt, tex avseende kostnadsredovisning. 15.45 Parallella seminarier 1 Regionbildning Deltagarna som berörs av regionbildningen kunde delta i diskussioner kring detta och berätta hur man valt att göra i respektive län samt ställa frågor och utbyta information. Vad händer framåt? Länen har valt att göra på olika sätt vad gäller dialogen mellan länsstyrelse/region/regionförbund och verksamhetsövergång för personalen samt överflyttning av medel och pågående ärenden. Lägesbeskrivning per län Örebro Personalövergång? Pågående ftg-stöds ärenden flyttas till regionen. Projekten är kvar för de är så få. Östergötland Personalövergång Kontakter med länsstyrelsen har skett via landstinget Pågående ärenden? Jönköping "Köpa tjänst" av lst för handläggning/beredning. Besluten måste tas av regionen. Pågående ärenden flyttas över. Kontakter med länsstyrelsen har skett via landstinget Kronoberg Inga ärenden förs över. 1.1 medlen fasas gradvis över under några år Jämtland Personalövergång? 10 (12)
Pågående ärenden flyttas över Kontakter med länsstyrelsen har skett via landstinget Gävleborg Personalövergång sker. Pågående ärenden flyttas över Frågeställningar rörde många områden, tex bemyndigandet och hur organisationernas övergångsplaner korresponderar mot prognosrapporteringen till departementet. Fysiska akterna togs upp; om man tar över akter från en myndighet (lst) måste man ha tillstånd från riksarkivet. Tillväxtverket (NypsCentralen) kommer ta kontakt med de olika organisationerna och, via ett frågeformulär, ta reda på detaljerna kring hur man valt att göra och behovet av stöd som finns hos respektive organisation. Utmaningen ligger i att föra över pågående ärenden som då också ska byta utbetalande organisation till Tillväxtverket. Detta ska utredas snarast möjligt. I övrigt krävs en del arbete hos varje organisation i form av förändrade behörigheter, städning och avslut av ärenden, uppsättning av mallar, checklistor etc för de som börjar hantera nya stöd. Mattias berättade att han tänker kalla till möte med ekonomicheferna hos berörda för att informera om vad det innebär att hantera statliga medel och vad Tillväxtverkets roll i detta är. Tidsperspektivet för överflyttning av ärenden där det är aktuellt diskuterades. Då bemyndiganderedovisningen för 2014 måste kunna färdigställas enligt läget då, så kan överflyttning inte ske förrän under januari, möjligen andra delen av januari. Frågor Hur blir det med länsstyrelsens ramprojekt som delfinanserar befintliga företagsstöd? Bra fråga som måste redas ut juridiskt. 15.45 Parallella seminarier 2 Rapporten regionala stöd Deltagarna kunde ta del av rapporten Uppföljning av regionala företagsstöd och stöd till projektmedel som presenterades av Frida Karlman på Tillväxtverket. Syftet med rapporten Beskriva och analysera omfattningen av företagsstöd och projektmedelsstöd budgetåret 2013. Uppgifterna kommer från Nyps, SCB och personliga kontakter. Företagsstöd Stödfördelning, se presentation. En jämförande utvärdering har gjorts avseende förändring under åren 2009-2012 där man tittat på omsättning, vinst, förädlingsvärde (SCB). Resultatet visar att företagen som fått stöd inom RIS, FUB och SÅDD har gått bättre än kontrollgrupperna medan företagen som fått stöd inom KS och TB har gått sämre eller lika mot kontrollgrupperna. Inom transportbidraget märks en vinstförändring: konjunkturkänsligare än Sverige som kontrollgrupp. Fråga om kontrollgrupper till KS: Vilka är egentligen dessa företag? Svårt i just servicestöden pga att de flesta i utsatt situation redan söker stöd. 11 (12)
Projektmedel Ekonomisk redovisning av projektmedel 2013, se presentation. Budgetåret 2014 (nästa rapport) Rapporten används mycket hos Näringsdepartementet men man önskar se mer analyser. Till nästa rapport ska analys på TVV involveras. Kommentar, icke giltiga arbetsställenummer (1818-1818) är ett aber mot SCB:s slagningar för sekundärdata. Till nästa rapport önskar departementet bättre uppdelade tidsserier. Det säger inte så mycket om en stödform hade X antal miljoner mer eller mindre mellan två år. Könsuppdelad statistik: Företagsledning och styrelse skulle kunna utökas med uppgifter om ålder och bakgrund från SCB. 12 (12)