Högskolan Trollhättan/Uddevalla Institutionen för Informatik och Matematik Microsoft Excel97 Introduktion och övningshäfte Pelle Gelang Reviderat 2001 Stefan Nilsson Version 1.1
Innehållsförteckning 1 Introduktion...3 2 Starta med Excel...4 2.1 Översikt...4 2.2 Var ska jag spara?...4 2.3 Namnge kalkylbladen...5 2.4 Kolumner, rader och celler...5 2.5 Övning 1...5 2.6 Klipp och klistra...6 2.6.1 Klipp ut Klistra in...6 2.6.2 Kopiera klistra in...6 2.7 Övning 2...6 3 Diagram...8 3.1 Övning 3...8 3.2 Övning 4...8 3.3 Övning 5...9 4 Talformat...9 4.1 Övning 6...10 5 Kommentarer...10 6 Avgränsningar...10 7 Format...11 7.1 Villkorsstyrd formatering...11 7.2 Skydd...11 7.3 Dokumentmall...11 8 Verifieringar...12 9 Objekt...12 10 Funktioner...12 11 Namnge områden...13 12 Filter...14 12.1 Autofilter...14 12.2 Avancerat filter...14 13 Makron...15 13.1 Skapa ett makro...15 13.1.1 Spela in...15 13.2 Övning 8...15 13.3 Skapa knappar...16 13.4 Övning 9...16 14 Till sist...16-2 -
1 Introduktion Tänk dig att Du är ansvarig för en prislista, omfattande 10 000 produkter på ett företag. Året är 1970 och Du har tillgång till en med 4KB primärminne. För att göra det enkelt för Dig har Du lagt upp hela prislistan i ett dataprogram, som är skrivet i programspråket FORTRAN. Det hjälper Dig att räkna ut varans slutpris med hänsyn tagen till delarnas priser, valutor, valutakurser, frakter, momssats etc. Det hela fungerar väldigt bra. Några veckor senare ändras momssatsen. Det fixar Du lätt genom att ändra värdet för momsen i programmet. Sedan är det bara att kompilera och länka programmet igen. Allt är avklarat på 3-4 timmar. Värre blir det två veckor senare när företaget väljer att importera några av produkterna från ett annat land i stället. Du måste då gå in i programmet och ändra valutaslag för dessa produkter och läsa in alla Dina data igen. Det blir lite besvär men ingenting mot tidigare när hela prislistan fick räknas om för hand. Tur att det finns datorer! Med tanke på ovanstående scenario är det lätt att förstå att det var en stor framgång när man kom på idén att göra ett speciellt kalkylprogram, som bestod av rutor, där man kunde fylla i värden eller formler för att på så vis få fram komplicerade beräkningar. Det blev nu möjligt även för den som inte var programmerare att tillverka en egen kalkyl. Det första kalkylprogrammet som byggde på denna filosofi var VisiCalc (1978). Några år senare, år 1983, kom programföretaget Lotus med sitt nya kalkylprogram Lotus 1-2- 3, som är föregångaren till dagens moderna kalkylprogram. Microsoft Excel kom år 1985 och lanserades först i Macintosh-miljö. År 1988 fanns Excel tillgängligt i Sverige i en Windowsversion. Dagens Excel bygger fortfarande på den ursprungliga kalkylbladsidén med rutor, men har utvecklats till ett mycket omfattande program, innehållande allt från avancerade kalkyler med grafikmöjligheter till utvecklingsverktyg för avancerade tillämpningsprogram. Microsoft Excel innehåller: Kalkylmöjligheter Enkel databashantering Grafik (stapeldiagram, cirkeldiagram etc) Ett eget programmeringsspråk, Visual Basic for Applications Möjlighet att tillverka ett eget grafiskt användargränssnitt Kommunikationsmöjligheter med andra program och databaser - 3 -
2 Starta med Excel Vid start av Excel erhålls en ny arbetsbok, bestående av ett antal blad. Från början får arbetsboken vanligen namnet Bok1 och bladen får namnen Blad1, Blad2 och Blad3. För de kommande övningarna bör Du nu allra först se till att arbetsboken sparas där Du vill ha den och med det namn Du vill ha på den. 2.1 Översikt 2.2 Var ska jag spara? Under tiden Du arbetar bör Du spara din arbetsbok då och då på hårddisken. Hur Du vill organisera detta avgör Du själv, men ett bra sätt är att skapa en katalog, exempelvis med Ditt eget namn, och under den lägga ett antal underkataloger, varav en kan heta till exempel Excel. Välj sedan Arkiv - Spara som (klicka på Arkiv på menyraden överst på skärmen och därefter på Spara som). Därefter klickar Du dig till rätt underkatalog och anger ett lämpligt namn på arbetsboken, till exempel övningar. Observera att Du inte bör skriva någon punkt efter namnet! Om Du inte skriver någon punkt kommer Excel att lägga till en lämplig filändelse, i detta fall.xls, till filnamnet. Om du däremot avslutar med punkt kommer Excel inte att lägga till någon filändelse alls och det kan då bli svårt att hitta filen i fortsättningen. När Du väl har använt kommandot Spara som en gång räcker det med att då och då klicka på Arkiv - Spara för att spara Ditt arbete på hårddisken. När Du har gjort färdigt för dagen eller har arbetat en lång stund kan det vara att rekommendera att spara Ditt arbete även på diskett. Du får då Ditt arbete lagrat på två ställen (hårddisk och diskett), vilket ju ger dubbel säkerhet mot förlust. Lär Dig redan från början att kopiera Dina filer till rätt ställe och spara ofta. - 4 -
2.3 Namnge kalkylbladen Ge Dina kalkylblad i arbetsboken lämpliga namn genom att dubbelklicka på bladfliken. Sedan är det bara att skriva in det nya namnet och avsluta med <Enter>. Du kan också lägga till nya blad, ta bort blad eller kopiera blad. Kommandon för detta hittar Du i rullgardinsmenyerna under Redigera eller Infoga på översta menyraden, eller genom att klicka med höger musknapp när muspekaren är över bladflikarna. 2.4 Kolumner, rader och celler En kalkyl består i enklaste fallet av ett enda kalkylblad. Ett sådant blad består av ett nät med rektangulära rutor eller celler. Kolumner i Excel betecknas med A, B, C... Max antal kolumner är 256. Rader numreras med 1, 2, 3... och max antal rader är 16 384. Varje cell har en beteckning som bestäms av den kolumn respektive rad den ligger i. Cellen i kolumn F och rad 8 betecknas med F8. En cell kan enkelt döpas till ett annat namn genom att markera cellens nuvarande namn i namnrutan och skriva in ett nytt. I en cell kan finnas ett tal eller en text. Ett tal i en cell har erhållits antingen genom att det skrivits in eller beräknats med hjälp av en formel i cellen. Formeln är kopplad till cellen och kan ses i formelfältet om man markerar cellen. Text kan till exempel vara ledtext, rubriker eller kommentarer. Ett kalkylblad kan utöver siffror och text även innehålla till exempel diagram, bilder, knappar och diverse andra grafiska symboler. Den cell som markören befinner sig i kallas för den aktiva cellen. Genom att flytta musen och klicka med vänster knapp växlas aktiv cell. Observera att Du kan avläsa den aktiva cellens beteckning och innehåll i formelfältet. På samma rad finns, när Du klickat på formelfältet, en kryssruta som betyder ångra/avbryt inmatning av formel/värde. Bredvid finns en bockruta, som betyder inmatning/acceptera. Du kan även använda <Esc> för att ångra och <Enter>, <Tab> eller piltangenter för att acceptera inmatning av en formel. Du hamnar i inmatningsläge så fort Du skriver något på tangentbordet. Klickar man på knappen = får man tillgång till Excels inbyggda funktioner. 2.5 Övning 1 Gå till första bladet och ge det ett lämpligt namn. Skriv in i cell A3 talet 7 (Klicka på cellen, skriv 7) cell C3 talet 9 cell B4 texten A3 + C3 = cell B5 texten A3 * C3 = cell C4 formeln =A3+C3 (OBS! Du måste börja med likhetstecken för att ange att det är en formel) cell C5 formeln =A3*C3 Ändra tal i cellerna A3 och C3. Vad händer? För att ta bort innehållet i en cell, markerar Du cellen (klicka med musen eller gå dit med piltangenterna) trycka <Delete>. Du kan givetvis också radera med kommandot Redigera - - 5 -
Radera. Avslutning av inmatning kan göras genom att klicka på bockrutan eller trycka på <Enter> eller <Tab> eller någon piltangent. 2.6 Klipp och klistra Redan nu bör Du lära Dig tekniken med att klippa och klistra. Det kommer Du att ha stor nytta av i fortsättningen. För detta finns det flera metoder, och vilken man väljer är en smaksak. I detta häfte visar vi en metod, men experimentera och se vilken metod som passar just Dig bäst. 2.6.1 Klipp ut Klistra in För att flytta ett eller flera värden från ett område till ett annat använder Du metoden klippa ut - klistra in. Markera cellerna B4 till B5 Välj Redigera - Klipp ut Markera cell E4 Välj Redigera - Klistra in 2.6.2 Kopiera klistra in För att kopiera ett eller flera värden från ett område till ett annat utan att det befintliga raderas använder Du metoden kopiera - klistra in. Markera cellerna B4 till B5 Välj Redigera - Kopiera Markera cell E4 Välj Redigera - Klistra in 2.7 Övning 2 Gå till andra bladet och namnge det och skriv in nedanstående tabell: A B C D E F 1 2 3 B+C Ackumulerat 4 Februari 500 100 5 Mars 100 100 6 April 200 100 7 Juni 50 100 8 Augusti 10 100 9 September 500 300 Tips: För kolumn C Skriv in 100 i C4 Kopiera C4 Markera C5 till C8-6 -
Tryck på <Enter> eller välj klistra in För kolumn E Skriv in formeln =B4+C4 i cellen E4. Tag därefter tag med muspekaren i den lilla fyrkanten i cellmarkeringen, handtaget, och dra ned markeringen till cell E9. Lägg märke till att den översta formeln kopieras till cellerna nedanför med rätt hänvisning till övriga celler! Klicka i cellerna en i taget och kontrollera formeln uppe i formelfältet. För kolumn F Skriv in formeln =E4 i cellen F4 Skriv därefter =F4+E5 i cellen F5 Kopiera på, samma sätt som ovan, formeln i cellen F5 nedåt ända till cellen F9. Kontrollera att formlerna ser ut som Du önskar genom att markera cellerna och titta i formelfältet. Tabellen saknar bland annat juli månad. Juli 40 60 För att öppna en ny rad placerar Du markören på radhuvudet under önskad rad (i detta fall på siffran 8) och klickar. Hela rad 8 blir markerad. Välj Infoga - Rader. Då infogas en helt ny, tom rad. Fyll i värdena för juli månad. Som Du ser finns det inga formler på juliraden. Detta åtgärdas genom att markera till exempel E7 och dra handtaget nedåt, ända till cell E13 (Du kommer att behöva resterande formler senare). För att få en snyggare rapport så ta bort kolumn D genom att markera D-kolumnen genom att klicka på kolumnhuvudet D. Då markeras hela kolumnen. Välj sedan Redigera - Ta bort. Komplettera med följande uppgifter på rad 11, 12 och 13: Oktober 800 500 November 700 10 December 750 450 För att fylla i resterande månader, markera September och dra nedåt i handtaget. Vi vill nu ge vårt exempel en snygg rubrik. Skriv in Tabellexempel i EXCEL i cell B1. Då ser Du att B1 inte räcker till utan texten flödar över till kolumn C1. Klicka på C1 (händer ingenting). Skriv in Ditt namn (texten försvinner). Klicka på Ditt namn (C1) och flytta det till E1 genom att klippa och klistra så som Du lärt Dig tidigare. Ändra stil genom att klicka på knappsymbolen K (kursivstil). Rubriken är alltför liten! Vi skall öka textstorleken. Klicka på B1. Välj olika teckensnitt i listrutan ovanför kalkylbladet. Du kan också välja olika storlekar på texten i listrutan till höger om teckensnittsrutan. - 7 -
Till höger om dessa två rutor finns knappar med symboler för fetstil, kursivstil och understruken stil. Prova dessa alternativ! Pröva knapparna för textjustering i sidled. Prova även att ge texten olika färg och eventuellt inramningar med olika linjer etc. Här finns plats för egna experiment! Du märker snart att Du får en hjälptext som talar om vad respektive knapp gör så fort Du pekar på den med musen. Vi vill nu förbereda oss på ett nytt år och kopierar delar av tabellen. Markera A4 - A13. Kopiera till cell A17. Skriv Januari i A16. Hämta formler genom att markera D4 - D13 och kopiera till D16 (- D25). Nu saknas formel i D26. Den får vi genom att markera D25 och dra handtaget nedåt. Gör om detta för den ackumulerande kolumnen E4 - E13. Börja fylla i B- och C- kolumnerna för att kontrollera att allt fungerar. 3 Diagram Diagram används för att åskådliggöra en mängd tal grafiskt. Inbyggt i Excel finns ett flertal olika typer av diagram man kan använda sig utav. 3.1 Övning 3 Nu ska vi skapa lite grafik över vår information. Markera A4 diagonalt till C13. Klicka på diagramguiden. Nu kommer ett antal dialogrutor som hjälper Dig att utforma Ditt diagram så som Du vill ha det. Du kan välja från ett antal olika diagramtyper på vänster sida, och på höger sida sen du alla olika undertyper av diagram. Välj till exempel ett stapeldiagram. Klicka på Nästa så går du vidare i guiden till steg 2. Här kan man välja dataområde. Men eftersom vi redan valt dataområde genom att markera ett område redan innan vi valde diagramguiden kan vi hoppa över detta steg. Du ser nu också en förhandsvisning av diagrammet så som det kommer att se ut när vi är färdiga. Men innan vi är färdiga ska vi ändra lite i designen. Som du ser är de båda staplarna för varje månad benämnt Serie1 och Serie2. Detta kan vi i detta läge ändra genom att klicka på fliken Serie. Då kan du genom att välja till vänster vilken serie du vill ändra namn på skriva in ett nytt namn till höger i fältet som heter Namn:. Byt namn på bägge dessa till något passande. Se hur förhandsvisningen ändrar sig efter namnbytet. Nu kan vi gå vidare till det tredje steget där vi kan göra fler ändringar av diagramdesignen. Här kan du experimentera fritt och direkt se ändringarna i förhandsvisningen. I det fjärde och sista steget i guiden väljer du vart diagrammet skall hamna. Antingen kan det läggas i något av de befintliga bladen, eller så kan man välja att Excel själv skapar ett nytt blad för diagrammet. Välj att skapa diagrammet på samma blad som vår lista och klicka på Slutför. Nu dyker vårt nya diagram upp, och vi kan flytta runt det på bladet och till exempel ändra storlek eller ändra färger. Experimentera med att ändra värden i tabellen. Du ser nu att även staplarna i diagrammet ändras. 3.2 Övning 4 Gå till Blad 3 och namnge det. Gör en hushållskalkyl med fem kontoslag (kolumner) och en rad per månad. Lägg in en summakolumn och en kolumn med ackumulerad summa. Exempel: - 8 -
Månad Hus Amort Ränta Hushåll Kläder Bil Total Ack total Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Skapa dessa och fyll i värden efter eget tycke. Skapa grafik till varje kontoslag. För att till exempel göra ett diagram över bilkostnaden fördelad på årets månader måste Du använda Dig av en så kallad diskontinuerlig markering. Markera månaderna Januari till December. Håll nere <Ctrl>-knappen samtidigt som Du markerar bilkostnaderna i kolumnen Bil för motsvarande månader. Klicka sedan på diagramguiden och gör ett diagram på vanligt sätt. Som resultat skall det finnas ett kalkylblad och ett eller flera diagramblad i arbetsboken. Kom ihåg att spara ofta! 3.3 Övning 5 Tag fram kalkylbladet från Övning 3. Nu ska vi prova några av Excels finesser. Ändra kolumnbredd & radhöjd. Peka med muspilen (OBS! Det är spetsen / korsets mittpunkt som gäller!) på begränsningslinjen mellan två kolumner i rubrikraden. Pilen ändras då till en dubbelpil, med vilken Du kan dra kolumngränsen åt önskat håll. Markera en eller flera kolumner (rader). Välj Format - Kolumn - Bredd eller - Dölj / Ta fram / Passa markering / Standardbredd. Prova! Peka med muspilen på gränsen mellan två kolumner så att dubbelpilen syns. Dubbelklicka på musen. Detta gör att storleken på kolumnen anpassas till att bli lika bred som det längsta inmatade värdet i någon av cellerna i kolumnen. 4 Talformat I vår kalkyl har vi endast arbetat med heltal. För att kunna använda olika talformat, markera en kolumn eller ett område och välj Format - Celler - Tal. Upp på skärmen kommer en dialogruta med flera standardtalformat. Här kan du även lägga till egendefinierade format, t ex för datumvisning. Ändra talformat till 2 decimaler och punkt mellan tusental. Prova olika - 9 -
alternativ. Går det t ex att få Excel att skriva alla datum på formen 1992-09-21? Kan Excel räkna antal dagar mellan 1991-12-02 och 1992-03-03? 4.1 Övning 6 Hur många dagar är det mellan 2 februari och 7 mars 1992? Formatera cell A20 och B20 med yyyy-mm-dd (engelsk version) eller ÅÅÅÅ-MM-DD (svensk version) Skriv in i A20:1992-02-02 Skriv in i B20: 1992-03-07 Skriv in i C20: =B20-A20 Prova olika alternativ i B20: 1992-02-28 1992-02-29 1992-02-30 1991-02-28 1991-02-29 1991-02-30 Vad händer? Varför? 5 Kommentarer För att kommentera vår kalkyl kan Du skriva in text i en tom cell i kalkylen. För att få plats med mera text kan Du välja Format - Celler - Justering - Radbyte. Du kan även få texten centrerad eller höger- eller vänsterjusterad. Kommentarer som normalt inte ska synas på kalkylbladet skrivs i stället in med Infoga - Kommentar. Hur ser man att en cell innehåller en kommentar? 6 Avgränsningar Önskas någon sorts markering, t ex mellan våra två kalkyldelar kan Du prova detta i en eller flera celler. Markera området Du vill framhäva och gå till Format - Celler - Mönster/Kantlinje. Lägg märke till att det finns snabbknappar upptill i fönstret för många av dessa funktioner. Snabbknapparna i dessa verktygsfält kan Du själv anpassa, så att de passar Ditt sätt att arbeta. Du kan också lägga till nya uppsättningar av snabbknappar, så kallade verktygsfält. Prova detta genom att experimentera med Visa - Verktygsfält. När Du blir van kan Du på detta sätt lära Dig att arbeta snabbt och effektivt i Excel. För att göra det ännu bekvämare för användaren har man lagt in så kallade snabbmenyer, vilka framträder på skärmen när Du klicka på höger musknapp. Dessa menyer anpassas efter de arbetsmoment Du för tillfället håller på med. Prova gärna dessa när Du blivit lite varm i kläderna! - 10 -
7 Format Det som står i en cell kan ges olika grafiskt utseende genom formatering. Prova funktionen av Format - Cellermenyns underrubriker; Tal, Justering, Tecken, Kantlinje och Mönster. En liten ram runt varje kalkyldel vore snyggt! Markera en kalkyldel, välj Format - Celler - Kantlinje och en lämplig typ/färg. Slutsumman i den ackumulerande cellen kan t ex överflyttas till en ny cell som har ram och mönster. När Du funnit en kombination som Du vill använda flera gånger kan den sparas som en formatmall. Gör så här: Markera cellen Välj Format - Formatmall Skriv in ett namn och tryck <Enter> Formatmallar kan flyttas mellan dokument. Genom att välja kombinera kan andra mallar kopieras in. 7.1 Villkorsstyrd formatering En cell kan få olika utseende beroende på vad cellvärdet är. Exempelvis kan en cell ha röd bakgrund när den visar negativa tal och grön när den visar positiva. Gå till Format Villkorsstyrd formatering Här anger man ett villkor och sedan på knappen Formatera. Där väljer man sedan det utseende som cellen skall ha vid just detta villkoret. Man kan ha flera villkor på samma cell, till exempel om ett en cell skall se ut på ett visst sätt bara om cellens värde är mindre än noll och större än 10. 7.2 Skydd Dessutom ska cellen skyddas. Detta görs genom Format - Celler - Skydd. Låst betyder att cellen kan inte redigeras Dold betyder att inga formler visas på formelraden OBS! Denna funktion träder i kraft först när Du väljer Verktyg - Skydd - Skydda blad. Lägg märke till att när Du väljer Skydda blad kommer alla celler på bladet att bli låsta utom de celler som Du har låst upp genom Format - Celler - Skydd. Ett, åtminstone i början, något bakvänt tillvägagångssätt. 7.3 Dokumentmall Ett dokument kan sparas som dokumentmall, vilken sedan kan användas som utgångspunkt för nya dokument. Gör så här för att spara ett dokument som dokumentmall: Välj Arkiv - Spara som Öppna listrutan Filformat och välj Mall (OK). Spara mallen med lämpligt namn (och katalog). - 11 -
När en mall öppnas erhålles en kopia med namnet: mallnamn1.xls 8 Verifieringar Verifieringar i Excel är ett skydd för att inte användare skall kunna mata in felaktiga värden i celler. Verifiering hittar man under Data Verifiering När man markerar en cell eller en grupp med celler så kan man alltså styra vilka värden som får matas in här. Under inställningar i verifieringsrutan kan man välja vad som får matas in i cellerna som är markerade. Här kan man experimentera sig fram till vad som kan och inte kan matas in när man aktiverat olika val. Under fliken indatameddelanden kan man skriva ett meddelande som visas när man markerar en cell som har denna verifiering. Under Felmeddelande anger man vad som ska meddelas när man har matat in ett felaktigt värde. Dessa meddelanden kan vara av tre olika slag; Stopp, varning och information. Experimentera med dessa olika typer för att se vilka skillnaderna är mellan dem. 9 Objekt Om Du vill rita olika sorters figurer, objekt, kan Du aktivera en verktygsmeny med speciella ritverktyg. Gör detta genom att välja Visa - Verktygsfält - Ritning. För att få en förklaring vad knappen ska användas till kan Du peka på den med muspekaren och titta i hjälptexten längst ned på bildskärmen. Om du inte hittar någon hjälptext kanske den inte är aktiverad i Din Excel-installation. Välj i så fall Verktyg - Alternativ - Visa och sätt ett kryss i rutan Statusfält. Prova dessa symboler på ett dokument. För att flytta ett objekt ska Du placera muspekaren i objektet och dra med musen. Genom att enbart klicka på objektet markeras detta och då får Du möjlighet att: Ändra storlek genom att ta tag med muspekaren i en av fyrkanterna och dra. Välja format - mönster för diverse utsmyckningar... Nu kan vi prova infångningsverktyget ( Ritmarkering ). Det kan användas till att fånga in, markera och flytta objekt. Tryck på knappen med en pil. Dra ut en ram med musen, så att Du fångar in några av de objekt Du nyss ritade. Ta tag i något av objekten med musen och dra till ett nytt ställe på kalkylarket. Lägg märke till att inbördes placeringen mellan objekten inte ändras. Textverktyget skapar textobjekt, det vill säga en fristående textyta någonstans i kalkylbladet. Texten i rutan kan redigeras och formateras på vanlig sätt. Markera text med musen. Använd <Del> för att radera markerad text. Prova även format - tecken eller format - text. 10 Funktioner En av finesserna i ett kalkylprogram är just alla dess färdiga funktioner. För att till exempel beräkna summan av Dina räntor under året gör Du så här: Klicka i cellen under räntekolumnen Klicka på funktionsguiden, benämnd fx i verktygsraden - 12 -
Välj Alla Klicka någonstans under Funktionsnamn Tryck på s på tangentbordet för att bläddra fram till s i listan över användbara funktioner. Leta upp SUMMA & klicka OK. Markera hela räntekolumnen (utom rubriken). Om du inte kommer åt att markera kolumnen med musen måste Du flytta dialogrutan Funktionsguiden genom att ta tag med muspekaren i dess rubrikfält och dra den åt sidan tills det går att markera räntekolumnen. Klicka på OK. Bläddra igenom listan i funktionsguiden för att få en uppfattning om vilka funktioner som finns att välja på. Prova t ex funktionen NU() i en cell. Formatera sedan cellen i ett lämpligt datumformat. Om Du får en massa nummersymboler ( brädgårdar, staket... ) i cellen kan det bero på att den är för smal. Summafunktionen används ofta. Den finns därför som en egen knapp. Summafunktion kan användas med en viss automatik, det vill säga Excel försöker själv gissa vad Du vill summera. Klicka på cellen direkt under någon av kolumnerna Klicka därefter på summatecknet. Då erhålles automatiskt en summering av kolumnen. Detta gäller även rader. Vi skall nu klicka in en funktion, t ex antal redovisningsmånader. Klicka på cellen under december Klicka på fx Välj ANTAL() OK Markera hela kolumnen Januari - December Klicka OK Vi har nu markerat området formeln skall arbeta inom. Vad får du för resultat? Prova också med funktionen ANTALV(). Vad blev det för skillnad? 11 Namnge områden Det finns möjlighet att ge namn åt områden, celler och konstanter. Detta är nödvändigt när Excels databasfunktioner ska användas. Markera ett område Välj Infoga - Namn Definiera och ge området ett namn Kontrollera att namnet blev rätt genom att avmarkera det och sedan klicka på namnet i namnfältet (listrutan) till vänster om formelfältet ovanför kalkylbladet Du kan också enkelt ge ett område ett namn genom följande procedur. Markera området med musen Klicka på namnrutan till vänster om formelfältet Skriv in namnet Du vill ge området - 13 -
Kontrollera på samma sätt som ovan att det hela har fungerat. 12 Filter Har man en stor tabell så blir den lätt oöverskådlig. När man använder en filterfunktion i Excel så väljer man helt enkelt på olika sätt vilka delar i en tabell som skall visas. I Excel finns två olika filter, autofilter och avancerat filter. 12.1 Autofilter Att använda sig av Autofilter är ett enkelt sätt att filtrera vad som skall visas i en tabell. Klicka någonstans i databasen Välj Data - Filter - Autofilter Varje kolumnrubrik i databasen kommer då att få en droppmeny. Genom att klicka på droppmenypilen, till exempel för fråga 4, kan Du välja att filtrera databasen så att endast svaren med t ex en 1:a i fråga 4 visas. Prova. Räkna antal svar och jämför med det resultat Du fick tidigare. Som Du ser kan Du även anpassa Ditt urval inom ganska vida gränser. Om Du vill upphöra med autofiltreringen kan Du välja Data - Filter - Autofilter igen, så avmarkeras autofilteralternativet. 12.2 Avancerat filter Med ett avancerat filter kan du manuellt mata in i en cell vad som skall visas i en tabell. Ett avancerat filter är mycket effektivare än ett autofilter, då man har större möjligheter till att ange exakt vad som skall finnas med efter filtreringen. För att Avancerat filter skall fungera måste det finnas kolumnrubriker i den lista som skall filtreras. Exempelvis: Artist Skivtitel Nummer Media Inköpspris Inköpsplats Pink Floyd Dark Side Of the Moon 644 835 765 CD 139 Boxman Pink Floyd Wish You Were here 63 32184 5 5 CD 139 Skivhugget Pink Floyd Animals 75 387 2045 4 LP 85 Skivhugget Pink Floyd The Wall 5793 3972 29 CD 149 Boxman Pink Floyd The Wall CVD50198 DVD 299 Bengans Pink Floyd The Wall 46 26 297 LP 76 Bengans Kopiera rubrikraden från listan till en annan plats i bladet, eller till ett annat blad. Skriv in det du vill att filtret skall visa under rätt rubrik i den kopierade rubrikraden. Markara en cell i listan. Välj Data Filter Avancerat Filter. Som listområde väljs hela listan, inklusive rubrikrad. Som villkorsområde väljer Du din nya rubrikrad inklusive den eller de värden du skrev in som filtret skall visa. - 14 -
Klicka på OK så visas i listan bara de värden som du har angett. 13 Makron I ett makro lagras det en serie med händelser och kommandon du ger Excel. Makron används för att förenkla och snabba upp mer komplicerade rutiner som ska utföras. Ett makro kan antingen spelas in eller programmeras. Om man till exempel har en rutin där man ofta vill skapa en graf över ett visst specificerat område i ett arbetsblad och lägga denna graf i ett nytt arbetsblad så kan man spela in denna procedur i ett makro. När man sedan vill repetera denna procedur så kör man helt enkelt sitt makro istället för att göra om alla de steg som krävs för att skapa en graf på ett nytt arbetsblad. På så sätt kan man spara tid. Ett makro kan startas på flera sätt. Det kan köras från Verktyg - Makro - Makron och i den listan välja vilket makro du vill köra och trycka på Kör. Man kan också ange ett kortkommando för att starta makrot (exempelvis ctrl + M ). Men det vanligaste är nog att man aktiverar makrot med en som man skapar i sitt kalkylblad. 13.1 Skapa ett makro Det finns i huvudsak två sätt att skapa makron. Antingen spelar man in det eller så skriver man det själv. Att skriva sitt makro själv kräver kunskaper i programmeringsspråket Visual Basic for Applications (VBA) som är det språk Excel och även andra applikationer från Microsoft använder för att skapa makron. 13.1.1 Spela in Om Du använder makro - spela in nytt makro så namnges makrot via en dialogruta. Du anger om du vill koppla ett kortkommando för att aktivera makrot, skriver eventuellt en kommentar till makrot och trycker sedan på OK. Alla kommandon du ger Excel efter du tryckt på OK spelas nu in ända tills dess du trycker på stoppknappen i den makroruta som nu dykt upp på skärmen. Ett inspelat makro kan sedan modifieras genom att ändra i VBA-kod som skapades när du spelade in makrot. Verktyg - Makro - Makron Välj sedan det makro du vill ändra på och tryck på Redigera. 13.2 Övning 8 Vi ska nu göra ett makro som skapar en graf på samma sätt som vi gjorde i Övning 3. Gå till blad två i boken du använde i Övning 3. Spela in ett makro: Välj makro - spela in nytt makro Namnge makrot, till exempel diagram Från och med nu spelar Excel in allt Du gör, även alla fel! Markera hela dataområdet Välj diagramguiden - 15 -
Formatera ditt diagram som du vill ha det och slutför guiden Tryck på stoppknappen i det fönster som dök upp på skärmen när du startade spela in makrot. Vi har nu gjort ett makro. För att titta hur det ser ut väljer vi fönster makro* (Ditt makroblad kommer att heta makro1 eller liknande). Nu ser Du makrot utskrivet med Excels makrospråk VBA. Det är inte alltid det passar att spela in ett makro på det här viset. Då får man utgå från ett liknande och modifiera det eller skriva ett helt eget med hjälp av makrokommandon i VBA. 13.3 Skapa knappar Det enklaste sättet att köra makron är att koppla dom till knappar. Det finns olika sätt att koppla ett makro till en knapp. Gör makrot först Gör knappen, och Excel frågar vilket makro som skall kopplas till knappen eller: Gör en knapp (eller något annat objekt) Markera objektet Högerklicka på objektet och välj Koppla makro till knapp 13.4 Övning 9 Återgå till kalkylbladet som du gjorde makrot i Gå till Visa verktygsfält - formulär Klicka på knappverktyget Dra ut en knapp någonstans på kalkylarket (klicka, drag & släpp). Rutan koppla till objekt kommer upp. Markera makrot diagram i listan. Klicka OK Markera texten inuti knappen, radera den och skriv dit en egen text, t ex Skapa knapp. Om texten inte får plats kan Du ändra storlek på knappen. Klicka och dra - Prova! Nu kan vi prova knappen. Klicka någon annanstans på kalkylarket Peka på knappen, pekaren byter form till ett finger. Klicka på knappen så körs makrot. 14 Till sist Detta var en kort introduktion till några av de kraftfulla funktioner som finns inbyggt i Excel. För att upptäcka allt som Excel erbjuder så föreslår vi att Ni experimenterar. Lägg upp en hushållsbudget till exempel. Vilka funktioner skulle kunna tänkas behövas där? Gör lånekalkyler och låt Excel räkna ut månadskostnaden vid olika bindningstider och amorteringsformer. Gör ett receptregister. - 16 -
Lär dig också använda den inbyggda hjälpen i Excel. Det är en omfattande funktion där man till exempel kan få hjälp genom att söka på bestämda ord genom undermenyn Innehåll och index. Du kan också få snabbdemonstrationer i sättet att använda Excel eller till och med demonstrationer med färdiga exempel. Lär Dig hantera och utnyttja de inbyggda hjälpfunktionerna i Excel. De är, som sagt, mycket omfattande och finns dessutom alltid till hands när Du arbetar i Excel. - 17 -