1 Avtalsparter Mellan nedanstående parter, köparen och säljaren har följande avtal träffats. 1.1 Köparen 212000-2627 Skolgatan 31 901 84 Umeå 1.1.1 Upphandlare: Namn Sven Bohlin E-post sven.bohlin@umea.se Telefon 0123456789 1.1.2 Kontaktperson: Namn Lennart Jonsson E-post lennart.jonsson@umea.se Telefon 090-16 14 11 1.2 Säljaren Organisationsnummer Företagsnamn Adress Postadress 1.2.1 Kontaktperson: Namn Kontaktperson e-post Kontakt e-post Telefon Fax Hemsida 2 Uppdraget och dess omfattning Uppdraget avser ett It-system för registrering av faktisk närvaro i förskolor och fritidshem. 2.1 Nyttjanderätt Detta avtal omfattar en över tid obegränsad nyttjanderätt till en kommunlicens för it-system för närvaroregistrering. 2.2 Leverans och utbildning 1
I uppdraget ingår leverans, installation, driftsättning, integrationer, utbildning av systemadministratörer, leveranstest. 2.3 Service, support och underhåll I uppdraget ingår telefonsupport till systemadministratörer. Vidare ingår under avtalstiden systemunderhåll för t.ex. anpassningar till förändrade tekniska krav, (beroende på t.ex. operativsystem, webbläsare och databas). Även systemuppdateringar som erfordras för att anpassa systemet till förskrifter, lagar och regler ingår i säljarens åtagande. I tillägg till Avtal 90 gäller bilaga Tillägg till avtal 90, avsnitt A. Tillägg till IT-Underhåll, villkor servicenivåer för underhåll, för reglering av felklassificering och reaktionstider, samt avsnitt B. Tillägg till IT-drift, Villkor servicenivåer för drift för reglering av avtalad servicenivå för kundsupport. 2.4 Drift Även drift av systemet ingår i säljarens åtagande. Denna skall tillhandahållas som en servicebyråtjänst som säljaren har totalansvar för (SAAS), alternativt med en kontrakterad partner som har driftscentral inom EU. I tillägg till Avtal 90, gäller bilaga Tillagg till avtal 90, avsnitt B. Tillägg till IT-drift, Villkor servicenivåer för drift för reglering av avtalad tillgänglighet. 2.5 Köparens åtagande Köparen ansvarar för all leverans och lokal installation avseende nätverk och pekskärmar, samt eventuella klientinstallationer. 2.6 Säljarens totalåtagande Uppdraget omfattar således en s.k. komplett leverans med funktionellt totalansvar i enlighet med avtalad kravspecifikation. Leveransen inkluderar nödvändiga integrationer samt dokumentation och alla övriga insatser inklusive tester, som erfordras för att levererad tjänst skall kunna användas i den ordinarie löpande verksamheten. 3 Avtalstid Från och med 2012-09-01 till och med 2016-08-31 med möjlighet till förlängning till och med 2018-08-31 4 Priser Samtliga priser enligt Svarbilaga utvärdering är fasta t.o.m. 2014-08-31 5 Prisjustering Avtalade priser för investering och initiala kostnader är fast och skall inte valuta- eller indexregleras Avtalets priser för licens, drift, support, underhåll, systemuppdateringar och konsulter är fasta t.o.m. 2014-08-31. Prisjustering av avtalade priser kan därefter ske var tolfte månad med förändringen av Statistiska Centralbyråns arbetskostnadsindex för tjänstemän inom privat sektor, SNI J, preliminära siffror. Som basmånad gäller maj månad 2012. Prisjustering kan ske första gången under augusti månad 2014 och gälla fr.o.m. 2014-09-01. Prisjustering görs med indexförändringen mellan maj månad 2014 och maj månad 2012 (basmånaden). Ändrat pris gäller sedan fast för efterföljande 12 månaders period. O.s.v. 2
6 Förändringar av huvudmannaskap mm Säljare skall acceptera de förändringar i avtalstillämpning eller underlaget för leveransens omfattning som kan bli följden av förändringar i huvudmannaskap, organisation eller inriktning av köparens verksamhet. 7 Mervärdesskatt Tillkommer enligt gällande skattelagstiftning. 8 Installation, leveranskontroll, leveransgodkännande, leveransdagar Driftsättning (komplett leverans) av 16 st förskole- och fritidshemsavdelningar (ca. 420 st barn) ingår i säljarens åtagande (etapp 1). Denna skall vara genomförd tre arbetsveckor efter avtalsstart. All installation av pekskärmar och nätverk för etapp 1 är redan färdigställd. Efter driftsättning av etapp 1 vidtar en leveranskontrollperiod som omfattar 60 kalenderdagar. Detta för att köparen skall ha möjlighet till kontroll av att levererat system uppfyller avtalad specifikation. Leveransgodkännande (acceptanstest): Köparen skall efter att erforderliga kontroller genomförts av att levererat system uppfyller avtalad specifikation, avseende etapp 1, godkänna leveransen. Vid acceptanstest skall avvikelser/fel från avtalad specifikation dokumenteras av utsedda testpersoner, sammanställas i testprotokoll och meddelas ansvarig hos köparen. Fel klassificeras och regleras enligt bilaga Tillägg till avtal 90, avsnitt A. Tillägg till IT-Underhåll, villkor servicenivåer för underhåll. Fel av klass 1, 2 eller 3, som påvisas vid acceptanstest, medför att leveransen inte godkännes. Fel av dessa klasser skall åtgärdas med största skyndsamhet. Avtalad leveransdag: D.v.s. den dag då levererat system skall uppfylla avtalad specifikation är 2012-11- 23 Effektiv leveransdag: Regleras enligt Avtal 90, ver. 2008, pkt. 4.2. Köparen ansvarar för alla lokala installationer avseende nätverk och pekskärmar, samt ev. klientinstallationer. 8.1 Fortsatt driftsättning (uppskattad volym och bedömd tid) Driftsättning av etapp 2, ca 2500 st barn, sker löpande under en period av ca. sju månader med start efter att etapp 1 genomförts (klart 2013-06-30). Driftsättning av etapp 3, ca 3000 st barn, sker löpande under en period av ca. tolv månader med start efter att etapp 2 genomförts (klart 2014-06-30). Driftsättning av etapp 4, ca 2000 st barn, sker löpande under en period av ca. tolv månader med start efter att etapp 3 genomförts (klart 2015-06-30) Full drift, inom huvuddelen av köparens förskolor och fritidshem beräknas vara färdigställd 2016-06- 30. Driftsättning kan ske snabbare om säljare och köpare kommer överens om detta. 3
9 Dokumentation Se Kravspecifikation, avsnitt 9. 10 Viten Om driftsättning av etapp 1 försenas och detta beror på säljaren, skall vite utgå, per påbörjad förseningsvecka, med 10 % av värdet av den del av tjänsten som p.g.a. förseningen inte har kunnat tas i bruk. Vite utgår sammanlagt högst till 30 % av beskrivna värde. 11 Hävning Köparen äger rätt att häva detta avtal om leveransförseningen är av väsentlig betydelse för denne och säljaren har insett eller borde insett detta. Vidare har köparen rätt att häva detta avtal om köparen är berättigad till maximalt vite, enligt ovan och därefter kräver leverans inom en sista skälig tidsfrist, som skall vara minst en vecka och säljaren inte levererar inom denna tidsfrist. Dessa rättigheter till hävning av avtalet/köpet föreligger om den försummelse som orsakar förseningen beror på omständighet som säljaren bär ansvaret för. 12 Garantitid Säljaren ska lämna minst ett års garanti för levererat system. Garantitid börja räknas från och med att leveransgodkännande finns. 13 Sekretess I de fall att säljarens personal ges tillgång till enligt sekretesslagen skyddad information, skall tillämpliga bestämmelser gälla. Säljaren skall informera eventuellt anlitad underleverantör och dess personal om gällande sekretess. Om köparen så begär skall särskild sekretessförbindelse undertecknas av säljarens eller underleverantörens personal. 4
14 Faktura Faktura utställs och sänds till angiven fakturaadress. Beställare och beställnings- /rekvisitionsnummer samt beställningsreferens skall tydligt anges på varje faktura. 15 Betalningsvillkor Betalning sker 30 dagar efter godkänt utförande och fakturans ankomstdatum. Köparen godkänner inte faktureringsavgift eller annan avgift som läggs till fakturabeloppet. 16 Betalningsplan Betalningsplan för initiala kostnader baseras på leverans och prestation enligt följande: 30 % får faktureras efter komplett installation av etapp 1. 60 % får faktureras efter leveransgodkännande av etapp 1. 10 % får faktureras efter driftsättning av etapp 2 och inga restpunkter är noterade. Betalningsplan för löpande kostnader är kvartalsvis faktura i efterskott. Betalningsplan för licens, vilken debiteras som engångskostnad och relateras till antalet avdelningar som är användare av systemet, avstäms och faktureras kvartalsvis i efterskott med kostnaden för det antal avdelningar som tillkommit under senaste kvartalet. 17 Dröjsmålsränta Köparen godkänner att uppkommen dröjsmålsränta får debiteras enligt räntelagens regler. Dröjsmålsränta understigande 100 kr beaktas inte. 18 Tillstånd, ansvar och försäkringar Säljaren skall vara väl förtrogen med de anvisningar som vid varje tidpunkt gäller för all hantering som ingår i avtalat uppdrag. Säljaren skall vidare inhämta alla nödvändiga tillstånd som erfordras för utförande av här avtalat. Säljaren skall inneha företagsförsäkring och ansvarsförsäkring eller motsvarande anpassad för det aktuella avtalsområdet. 19 Information/Samråd Parterna skall fortlöpande hålla varandra informerade om förhållanden som i något avseende kan påverka vad som här avtalats. 20 Avtalshandlingar För avtalet gäller nedanstående handlingar. Dessa handlingar kompletterar varandra och förekommer i dessa mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter, gäller de om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg som överenskommits mellan parterna. 2. Detta avtal med bilagor. 3. Förfrågningsunderlaget ( 2012-03-20 ) inkl bilagor och ev. kompletteringar 4. Standardvillkor enligt Avtal 90, Se nedanstående punkt Standardvillkor 5. Säljarens anbud (daterat 20xx-xx-xx) inkl bilagor och ev. kompletteringar 5
21 Standardvillkor Avtal 90 gäller exklusive de delar som regleras i detta avtal. Avtal 90-dokumenten bifogas inte, förutom bilaga Tillägg till avtal 90. Med Avtal 90 avses här: Avtal 90 version 2008 Avtal 90 version 2008 IT-tjänster Avtal 90 version 2008 IT-underhåll med underbilaga servicenivåer. I tillägg till Avtal 90 gäller bilaga Tillägg till avtal 90, avsnitt A. Tillägg till IT-Underhåll, villkor servicenivåer för underhåll, för reglering av felklassificering och reaktionstider. Avtal 90 version 2008 IT-drift med underbilaga servicenivåer. I tillägg till Avtal 90, gäller bilaga Tillägg till avtal 90, avsnitt B. Tillägg till IT-drift, Villkor servicenivåer för drift för reglering av avtalad tillgänglighet och servicenivå för kundsupport. 22 Tvist Om tvist uppstår inom ramen för detta avtal skall den i första hand lösas av parterna. I andra hand skall tvist hänskjutas till svensk allmän domstol på Köparens hemort och avgöras enligt svensk rätt. 23 Överlåtelse av avtal Säljaren får inte överlåta detta avtal på annan utan köparens medgivande. 24 Underleverantörer Anlitar säljaren underleverantör skall dessa godkännas av Köparen. Säljaren ansvarar för underleverantör och dennes arbete som för eget arbete. 25 Uppsägning av avtal Endera parten äger rätt att säga upp detta avtal om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina förpliktelser enligt avtalet och inte inom rimlig tid, trots skriftligt påpekande, vidtagit godtagbar rättelse. Uppsägning skall vara skriftlig för att äga giltighet. 26 Diskriminering Säljaren eller underleverantör som denna anlitar, får inte i sin näringsverksamhet diskriminera någon på grund av kön, etnicitet, funktionshinder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandla arbetstagare eller arbetssökande. Brister säljaren i fullgörandet av detta åtagande äger kommunen rätt att häva avtalet. 27 Sociala och etiska krav Säljaren ska respektera grundläggande sociala krav i sin verksamhet. Produkter som levereras till köparen skall vara framställda under förhållanden som är förenliga med: ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 0ch 182 FN:s barnkonvention, artikel 32 det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet 6