Sidan: 1 (5) Protokoll från KA styrgruppsmöte ( det lilla ) den 28/1 2002 Deltagare: n-martin Löwendahl CIO, ordförande (JML) Ing-Britt Svensson Avd.chef, Utbildningsavdelningen, CA (IBS) Görgen Olofsson IT-chef, IT-avdelningen (GO) Magnus Holmström IT-avdelningen, projektchef (MH) Siw Bengtsson Sigma nbit, projektledare (SB) IT-avdelningen, sekreterare (JH) Frånvarande: Bo Egardt Björn O Eriksson Peter Olsson Johan Malmqvist Fredrik Wadström Prorektor, (BE) Administrativ direktör, CA (BOE) Vicerektor (PO) Vicedekanus, sektion M (JM) Sigma nbit (FW) Distribution protokoll: Till ovanstående personer. Bilagor: Bilaga 1 Presentationen: SG020128.pdf Bilaga 2 RG Tilläggsprotokoll 020128.pdf Bilaga 3 KA1.0 Uppföljning kravläget_1.4.pdf Bilaga 4 Aktiviteter försenad tidplan.pdf Godkännande av dagordning Dagordningen godkänns. SB anmäler en övrig fråga: Information till styrgruppen avseende hur slutrapporten skall utformas. Se nedan under punkt 7.1. 1. Föregående mötesprotokoll Föregående mötesprotokoll godkänns. 2. Projektläget (SB) Målet med dagens möte är att Dagens planerade BP6/BP7/BP8-möte ändras till BP5 Avstämning och uppföljning Bestämma nytt BP6/BP7-möte för slutleverans Bestämma nytt BP8-möte för projektavslut SB kan sammanfattningsvis konstatera att projektet nu har kommit 98% av 100% med framtagning och färdigställande av den totala leveransen. Lägesrapport & leveransbesked SB förklarar för styrgruppen varför inte leverans och överlämnande sker idag. Det är i huvudsak en försening av utveckling och test. Orsaken är bland annat tekniska problem med framförallt behörighet samt sjukdom. Vad har hänt sedan 011220? Åtgärdat kommentarer från referensgruppens protokoll
Sidan: 2 (5) Byggt ny behörighetskomponent Bytt ut gammal behörighetskomponent till den nya i alla 7 moduler Utvecklat och testat Kursutbud, del 1 Utvecklat och testat Kurshemsidor (hela) Utvecklat och testat MTS Genomfört lasttester Systemdokumentation Påbörjat driftsmiljön Uppföljning per modul, leveransbesked 1. Ka-systemet v1.0: 28 januari 12 februari Portalen Personlig information Kursutbud o Inmatning (70%) (ej tentamenstider) o Ladok-underlag Ej klart (20%) o Publicering av data (10%) Ej klart Kursval Studentregistrering Kurshemsidor (hela) MTS (krav 9 återstår) 2. Användardokumentation (on line) Tekniska förutsättningar Innehållsförteckning, översikt etc PUL Terminologi Administratörers Återstår i verksamheten modulhjälp 3. Ändringslogg 4. Systemdokumentation & Utvecklingshandbok Restlista fram till slutleverans Restlista till den 12 februari Kvarstående aktiviteter i projektet: Utveckling av kursutbud Test av Kursutbud del 2 & del 3 Utveckling av återstående krav MTS Systemdokumentationen av Kursutbud Systemdokumentation av Kurshemsidor Systemdokumentation av MTS Uppföljning tid och kostnad SB redogör för tid och kostnader för projektet fram till dagens möte (se bilaga 1 sid 10-12).
Sidan: 3 (5) Sammanställning av totalt extern tid Skillnaden mellan planerad tid och utfall t.o.m. v0204 ger en differens av +99 timmar. Detta beror på omprioriterad arbetsfördelning samt fler testtillfällen. Sammanställning av intern tid Skillnaden mellan planerad tid och utfall t.o.m. v0152 ger en differens av 229 timmar. Detta beror på att 84 timmar ej använt av IT-avdelningen Ej haft tid att jobba i projektet enligt plan Ej tidrapporterat, så siffrorna är egentligen ej relevanta och realistiska. Utfall är baserat på planerad tid. Sammanställning av totala kostnader Skillnaden mellan planerade kostnader och utfall t.o.m. v0204 ger en differens av +69 511 kr. OH-kostnader ingår. Styrgruppens sammanfattande kommentarer till hela punkt 2: Konstateras en orsak till leveransförseningen har berott på svårigheten att entusiasmera personer i verksamheten att börja med Kursutbudsdelen. Det är inte lika spännande som att göra Kurshemsidor. Den andra är att man har bortsett från viktiga parametrar i processkartläggningen och missbedömt komplexiteten. Dessa erfarenheter är viktiga att ha med sig för kommande processkartläggningar. Projektets försenade slutdatum påverkar också driftsättningen. Man skjuter på överlämnandet och driftsstarten, men inte användandet. Användandet påbörjas i ännu ej säkerställd driftsmiljö. Driftssättningen blir därför påskyndad för att hantera bl a laddning av initialdata. Detta är inte lyckat. Detta är också en viktig erfarenhet som är bra att ha med sig till andra projekt av den här storleken. Innan informationsbrev om KA-systemet skickas ut till verksamheten (skulle ut i v3) bör behörighetssystemet för lärarna vara klart och testat. Frågan tas upp på morgondagens avstämningsmöte ang. införande (IBS, JML och MH). När det gäller lasttester så anser styrgruppen att projektet bör gå ut med information om detta till användarna för att öka förståelsen om det kan gå trögt i början. 3. Referensgruppens uppdaterade rapport (MH/SB) MH och SB informerar att referensgruppen nu godkänt följande moduler i den uppdaterade rapporten (se bilaga 2). Modul Godkänd Portalen Studentregistrering Kursval Personlig information Kursutbud, del 1 Kurshemsidor MTS JML anser att testprotokollen är intressanta och bör finnas tillgängliga för läsning. Testprotokollen läggs därför i dokumenthanteringssystemet LiveLink under KA-projektet. 4. Diff.lista (SB)
Sidan: 4 (5) På förra styrgruppsmötet fick projektet i uppgift att ta fram en Diff.lista, på extra funktionalitet som implementerats, tagits bort eller flyttats till Ändringsloggen. SB presenterar den s.k. Diff.listan, KA1.0 Uppföljning Kravläget version 1.4 (delas ut vid sittande möte). Se bilaga 3. Version 1.4 innehåller nu Extra funktionalitet mot Kravspecifikationen Krav som är flyttade till Ändringsloggen Borttagna krav Styrgruppen har inget att tillägga och godkänner KA1.0 Uppföljning Kravläget version 1.4. 5. Diskussion, namnförslag på url på KA (MH) Namnförslag på url för KA diskuteras. Vilken url skall gälla för KA? Följande förslag finns från driftavdelningen och projektet: - my.chalmers.se - student.chalmers.se - ka.chalmers.se - sa.chalmers.se - studie.chalmers.se - www.chalmers.se/studieportal Styrgruppen anser att www.chalmers.se/studieportal är lämpligast. GO kollar upp med Ulla Edvardsson om man enkelt kan använda denna url och att den stämmer med andra portaler vid Chalmers. Ingången till KA-portalen kommer att ske via en knapp på Chalmers externa sida. Fungerar inte detta sker återkoppling till JML. Styrgruppen anser att JML bör avisera Centrala administrationens ledningsgrupp (CAL) om namnförslaget på url till KA-systemet. 6. Uppföljning av Införandeplanen (IBS/MH) IBS och MH presenterar uppföljning av Införandeplanen. En avstämning har skett tidigare vid föregående styrgruppsmöte 2001-12-20. Konstateras att tidplan för kursutbud återstår. Gun Wallius är involverad i detta återstående arbete. Överföring av LADOK till KA diskuteras och kan eventuell bli problematisk, beroende på antalet fält i de olika systemen. GO kollar upp med Dario López- Kästen om detta och vad som behöver göras. Styrgruppen måste få besked om ytterligare arbetsinsatser behövs. MH kommer att bjuda in till en workshop om förvaltningsorganisation för KA. Ett möte om detta kommer att äga rum och material kommer att skickas ut till berörda. 7. Övriga frågor 7.1 Information till styrgruppen avseende slutrapporten: SB informerar styrgruppen om att slutrapporten kommer att spegla hela KA-projektet - Fas 1: 2000-08 2001-06-30 samt - KA 1.0: 2001-07-01 2002-02-20.
Sidan: 5 (5) Föreslås att vi under varje rubrik i slutrapporten håller isär Fas 1 och KA 1.0, då förutsättningar och projektorganisation varit olika, vilket påverkar erfarenheterna från projektet. Förslaget godkänns så länge man inte delar upp huvuddelarna i två separata dokument. 8. Nästa möte (SB) Datum för de avslutande styrgruppsmötena ändras och genomförs enligt följande (se bilaga 4): Möte (den stora styrgruppen) för leveransöverlämnande (BP6 Slutleverans till verksamheten och BP7 Överlämning till driften), tisdagen den 12 februari kl. 13.00-15.00. Kallelse går ut senast den 11 februari. Plats meddelas senare. Möte (den stora styrgruppen) för överlämnande av slutrapport (BP8 Projektavslut), onsdagen den 20 februari kl. 13.00-14.00. Kallelse går ut senast den 18 februari. Plats meddelas senare. Då ledtiderna till nästkommande styrgruppsmöten avses att kortas ned, uppmanas ledamöterna boka in tiderna redan idag och inte invänta kallelserna, eftersom kallelserna kommer ut bara någon dag innan mötena. Tiderna bokas in i nätkalendern av JML. Vid protokollet: Justeras: n-martin Löwendahl