Granskning av städverksamheten



Relevanta dokument
Vi har genomfört fördjupade granskningar inom ett antal områden.

Revisionsrapport* Eskilstuna kommun. Kartläggning och analys av kommunens köp av konsulttjänster. *connectedthinking. Mars 2008 Pär Lindberg

Uppföljning av tidigare granskningar

Datum Granskning av skogsförvaltningen. separata avtal för försäljning av virke tecknas. virkesköpares betalningsförmåga säkerställs.

Granskning av upphandlingsverksamhet

Granskning av upphandlingsverksamhet

Förstudie avseende upphandlingsprocessen. byggentreprenad för avsaltningsanläggningen. Borgholm Energi AB

Revisionsrapport. Granskning av inköpsrutinen. mot leverantörer. Borgholm Energi AB. Malin Kronmar Caroline Liljebjörn

Granskning av konsultanvändningen inom kommunstyrelsen organisation

Västerviks kommun. Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av verksamheter som bedrivs av privata utförare

Uppföljning. Granskning av upphandlingsverksamheten

Kommunstyrelsen Finspångs Tekniska Verk AB Vallonbygden AB Kommunfullmäktige (f.k.) Uppföljning av granskningar kring avtalstrohet inom bolagen.

Motion överför städningen i kommunens regi

FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG UPPHANDLING AV ÖVERVAKNINGSTJÄNSTER MM. Öckerö Fastighets AB Hans Andreasson

Ansvarsutövande genom ledning, uppföljning och kontroll av verksamheten

Systematisk egenkontroll inom brandskyddet

Revisionsrapport. Granskning av efterarbetes- och uppföljningsprocessen efter avslutad upphandling inom Båstad Kommun.

Revisionsrapport. Granskning av inköpsrutinen. mot leverantörer. Borgholms kommun. Malin Kronmar Caroline Liljebjörn

STYRNING OCH KONTROLL AV RAMAVTAL FÖR MISSBRUKSVÅRD. Styrningen och samordningen av avtalen är tillfredsställande

95 Riktlinjer för insyn och uppföljning av verksamhet som bedrivs av privata utförare mandatperioden (KSKF/2016:162)

Uppföljning av upphandlingsgranskning från 2011

Granskning av miljö- och hälsoskyddsnämndens interna kontroll avseende faktureringsrutiner

Konkurrensutsättning inom socialnämnden

Statusrapport. Fastighetsunderhåll i kommunens verksamhetslokaler

Program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare på uppdrag av Åtvidabergs kommun

Riktlinjer för insyn och uppföljning av verksamhet som bedrivs av privata utförare mandatperioden

Anvisningar för uppföljning av verksamhet som bedrivs av privata utförare inom barn- och utbildningsnämndens ansvarsområde

Ärende: Ärende 9 Dnr Förslag till yttrande: Granskning av upphandlingar. Utbildningsnämnden

Dnr 2011/664 Återupphandling och konkurrensutsättning av verksamheter inom äldreomsorgen Almen, Björken, Eken

Uppföljning av tidigare granskning gällande beslut och återrapportering

Debitering av planavgifter Marks kommun

Revisionsrapport. Granskning av. Sjukfrånvaro Uppföljning av tidigare granskningar om sjukfrånvaro. Bollnäs kommun. November 2005.

Frågor och svar om upphandlingsskadeavgift

Hallstahammars kommun

Granskning om styrelser och nämnder följer förvaltningsdomstols avgöranden

Vård- och omsorgsnämnden

Granskning av delårsbokslut per 30 juni 2009 Ljusdals kommun

Upphandlingsbeslut ramavtal upphandlingskonsult 12/ Upphandlingsbeslut

Revisionsrapport. Bisysslor. Hultsfreds kommun. Yvonne Lundin Caroline Liljebjörn 17 december 2012

Kommun /Landstingsstyrelsen Inköp Fastigheter Personal Blockader vid byggnadsentreprenader

Utmanarrätt mm, förstudie

Hantering av motioner och medborgarförslag

Uppföljning av intern kontrollplan per den 31 december 2015 för Täby kommun

Revisionsrapport. Lunds kommun. *connectedthinking

Revisionsrapport. Delårsrapport Smedjebackens kommun. Oktober Robert Heed

Revisionsrapport Granskning av SBN - Fastighetsunderhåll. Härjedalens Kommun

Lekmannarevision 2007

Revisionsrapport Avtalstrohet

Revisionsrapport Avtal institutionsplaceringar Karin Magnusson Malou Olsson Söderhamns kommun Oktober 2014

PM UPPHANDLING AV REVISION I KOMMUNALA BOLAG

Styrprinciper interndebitering i kommunen samt dess bolag

Revisionsrapport: Översiktlig granskning av delårsrapport per

Riktlinjer för kommunfullmäktiges program rörande privata utförare

Granskning av verksamheten i Lönesamverkan

Granskning av upphandlingsverksamhet

Upphandling i kommunala bolag

Inköp Kommunala bolag Skadestånd enligt lagen om offentlig upphandling (Hebymålet) Bilagor: HD:s dom, mål nr T

Revisionsrapport Ramavtal Sundsvalls kommun Linda Marklund, Revisionskonsult Per Ståhlberg, Cert. kommunal revisor

Ytterligare upplysningar om Perstorps kommun kan erhållas på kommunens hemsida

Ansvarsutövande: Barn- och utbildningsnämnden Sundsvalls kommun

DOM Meddelad i Göteborg

Upphandling av fritidsgårdsverksamhet i Orminge

Granskning av kommunens arbete med chefs- och ledarskapsfrågor

Granskning av verksamhetsavtal mellan Region Jönköpings län och länets kommuner Region Jönköpings län Revisorerna

Städning av vårdlokaler

Inhyrd personal via bemanningsföretag

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsverksam heten Kristianstads kommun

Svar på motion om utökad valfrihet inom området personlig assistans

Program med mål och riktlinjer för privata utförare mandatperioden

Anbudsförfrågan på upphandling av Hantverkartjänster Målare

Ansvarsutövande genom ledning, uppföljning och kontroll av verksamheten

Södertälje kommun. Granskning av upphandling och hantering av avtal inom social- och omsorgskontoret och samhällsbyggnadskontoret

Upphandlingsskadeavgift enligt 17 kap. 1 2 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU)

Säkerhetsupphandling Frukostseminarium hos SSF

Matarengivägsprojektet

Granskning av lönesystem

Ansökan om upphandlingsskadeavgift

Program för uppföljning av privata utförare

Granskning av kontroller i investeringsprocessen. Trosa kommun

Policy med mål och riktlinjer för privata utförare

Kriminalvården avtal gällande organisationskonsulttjänster

DOM Meddelad i Malmö

Ansökan om upphandlingsskadeavgift

Kommunstyrelsens uppsikt över bolagen

PM UPPHANDLING AV FINANSIELL REVISION I KOMMUNALA BOLAG

Revisionsrapport Översiktlig granskning av delårsrapport per

Svedala kommun. Granskning av anställningsavtal,

Kommunens rutiner för hantering av avtal

Översyn av nämndens hantering av föreningsbidrag, revidering riktlinjer Bidrag till föreningar med särskild social inriktning, 18 juni 2008.

Mobil: Anbud lämnas på del A (Floragården) Ja Nej. Anbud lämnas på del B (Hjortsberg) Ja Nej. Anbud lämnas på del C (Björkhaga) Ja Nej

Granskning av upphandling av skolskjutsar , Lindesbergs kommun. Jönköping Januari 2008 Lars Edgren

Fördjupad granskning avseende Kommunalt forum Region Jönköpings län Revisorerna

Kommunfullmäktiges program rörande privata utförare

PROGRAM FÖR INSYN OCH UPPFÖLJNING AV VERK- SAMHET SOM BEDRIVS AV PRIVATA UTFÖRARE, MANDATPERIODEN

Uppföljning av tidigare gjord revisionsrapport avseende Granskning över kommunstyrelsens uppsiktsplikt

Granskning av upphandlingar inom bolagen

Rutiner och intern kontroll vid ansökan om särskild ersättning

Uppföljning av granskning av användning av bemanningsföretag i Närsjukvården

Ansökan om upphandlingsskadeavgift

KONKURRENSVERKET Swedish Competition Authority

Transkript:

Revisionsrapport* Granskning av städverksamheten Vaggeryds kommun December 2008 Roland Edlund Lars Edgren *connectedthinking

Innehållsförteckning 1 Sammanfattning med slutsatser och bedömning...2 2 Uppdraget...4 3 Bakgrund och revisionsfrågor...4 4 Metod och avgränsning...4 5 Städverksamhetens organisation och uppfattning om dess kvalité...5 6 Städverksamhetens kostnader samt kostnadsjämförelser...6 6.1 Totalkostnader...6 6.2 Kostnadsjämförelser...6 7 Avtalen mellan kommunen och VSBo...7 8 Kommunens upphandling av städtjänster...8 8.1 Villkor vid köp av tjänster från kommunala bolag...8 8.2 Upphandling av städtjänster i Vaggeryds kommun...8 9 Konsekvenser för VSBo om kommunens städverksamhet läggs ut på entreprenad till andra utförare...10 Bilaga: Förteckning över intervjuade personer 1

1 Sammanfattning med slutsatser och bedömning Kommunens revisorer i Vaggeryds kommun tillsammans med lekmannarevisorerna i Vaggeryd-Skillingaryds Bostads AB (VSBo) har uppdragit till Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers att granska den städverksamhet som bedrivs av VSBo med kommunen som kund. Den huvudfråga som ligger till grund för granskningen är om Vaggeryd-Skillingaryds Bostads AB har en välfungerande städverksamhet. Eftersom en upphandling av städtjänster nyligen har genomförts har också ingått att göra en begränsad granskning av upphandlingsprocessen och jämförelser har gjorts mellan kommunens nuvarande kostnader och de som offererats av det företag som vann anbudsupphandlingen. I detta sammanhang redogörs också för de villkor beträffande upphandling om gäller för kommunen vid köp av tjänster från ett kommunalt bolag. Granskningen utifrån de revisionsfrågor som ställts kompletterat med en genomgång av underlagen för den nyligen genomförda upphandlingen har föranlett följande slutsatser och bedömningar: Städverksamhetens organisation och uppfattning om dess kvalitet Granskningen ger egentligen inte underlag för att entydigt besvara frågan om VSBo har en ändamålsenlig och välfungerande städverksamhet. Samtliga som intervjuats har dock vidimerat att kvalitén på den utförda städningen är mycket bra med något undantag. Ur kundernas synpunkt är alltså städverksamheten välfungerande. Kostnaden för städverksamheten Ett försök till jämförelse har gjorts mellan VSBo:s städkostnader per kvm städad yta och motsvarande värden enligt tillgänglig statistik. De redovisade uppgifterna bör användas med viss försiktighet. En tolkning som kan göras är dock, att VSBo:s kostnader ligger ganska högt vid jämförelse med de andra värdena, vilket kan bero på olikheter i städfrekvenser och hur städningen utförs m m. Städavtalen mellan kommunen och VSBo Avtalen mellan kommunens förvaltningar och VSBo om städning är i de flesta fall endast ett uttryck för en intern fördelning av de totala städkostnaderna mellan de olika lokalerna och byggnaderna. Det förs (med något undantag) inga förhandlingar mellan respektive förvaltningar och VSBo om hur städningen skall utföras, vilka städfrekvenser som skall gälla och andra kvalitetsaspekter. Förvaltningarna får den städning utförd som VSBo bedömer vara nödvändig och som ryms inom den ersättning som förvaltningen betalar. 2

Kommer kommunen även fortsättningsvis att anlita VSBo för städning i viss omfattning bör avtalen skrivas om. Avtalen skall ge uttryck för den omfattning och kvalité på städningen som kommunen eller förvaltningen beställt. Kommunens upphandling av städtjänster Vaggeryds kommuns kan inte fortsätta att köpa städtjänster från VSBo, utan att dessa upphandlas enligt LOU om lag och rättspraxis skall följas. Detta har nyligen klarlagts genom en dom i Regeringsrätten, det s k Sysavmålet. Kommunen genom Barn- och utbildningsförvaltningen har nyligen gjort en upphandling av städningen vid Hjortsjöskolan och Gullbäckens förskola. Upphandlingen gav som resultat att företaget ISS Facility Services AB, Malmö, fick uppdraget att utföra städningen de närmaste åren. Några formella fel i samband med upphandlingen har vi inte noterat vid vår granskning. Däremot kan vi konstatera att upplägget av anbudsutvärderingen är komplicerat, vilket möjligen kan ha missgynnat VSBo vid utvärderingen. Prisskillnaderna mellan entreprenörerna är dock av den omfattningen att ett annat upplägg av anbudsutvärderingen inte hade gett ett annat utfall när det gäller valet av leverantör. Anbudsutvärderingen ger vid handen att ISS kommer att utföra städningen med en kvalitet och i den omfattning som kommunen/barn- och utbildningsförvaltningen kräver. För uppföljning av detta förhållande är det väldigt viktigt att kommunen ser till att de löpande kvalitetskontroller som är föreskrivna i avtalet med ISS verkligen blir utförda. Barn- och utbildningsförvaltningen har ett uppdrag av nämnden att upprätta ett förslag till tidplan för upphandling av resterande städning. Eftersom den nyligen genomförda upphandlingen är den första som avser städtjänster kan det vara ett alternativ att tillfälligt vänta med ytterligare upphandlingar, tills kommunen har tillräckligt underlag för bedömning av om den valda städentreprenören sköter sin uppgift på ett nöjaktigt sätt. Konsekvenser för VSBo om städverksamheten läggs ut på entreprenad till annat företag Mellan VSBo och Svenska Kommunalarbetarförbundet slöts 1996 ett kollektivavtal om avgångsförmåner, ett s k trygghetsavtal som gäller de personer som är anställda som lokalvårdare eller städare. Detta avtal kommer att få konsekvenser för VSBo om företaget inte lämnar flera anbud på städning av kommunens lokaler eller om man lämnar och förlorar uppdragen. I värsta fall, d v s om trygghetsavtalet kommer att utlösas för samtliga berörda, och de personer som friställs alla kommer att ta ut sin ersättning i form av ett engångsbelopp, innebär detta en kostnad för VSBo med omkring 2 miljoner kronor. Vi anser att det är väldigt viktigt att denna fråga snarast blir föremål för en konstruktiv dialog mellan kommunen och VSBo. Såväl kommunledningen som VD och styrelsen i VSBo har ett ansvar att ta itu med frågan. 3

2 Uppdraget Kommunens revisorer i Vaggeryds kommun tillsammans med lekmannarevisorerna i Vaggeryd-Skillingaryds Bostads AB (VSBo) har uppdragit till Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers att granska den städverksamhet som bedrivs av VSBo med kommunen som kund. 3 Bakgrund och revisionsfrågor Sedan mitten av 1990-talet ansvarar Vaggeryd-Skillingaryds Bostads AB för städverksamheten inom både bostadsbolagets eget bestånd och inom kommunens förvaltningar. Den huvudfråga som ligger till grund för granskningen är om Vaggeryd-Skillingaryds Bostads AB har en välfungerande städverksamhet. Granskningen vill särskilt belysa följande frågor: Är städverksamheten organiserad på ett tillfredsställande sätt och hur uppfattas kvalitén av de förvaltningar som köper städtjänster? Vad kostar städverksamheten totalt och räknat i förhållande till städad yta och hur är denna kostnad vid jämförelse med andra städverksamheter? Hur ser avtalen mellan VSBo och de kommunala förvaltningarna ut? Konsekvenser för VSBo om kommunens städverksamhet läggs ut på entreprenad till andra företag? 4 Metod och avgränsning Granskningen har genomförts på så sätt att dels företrädare för VSBo, dels företrädare för kunderna (kommunens förvaltningar) har intervjuats. Vi har även haft kontakt med kommunens inköpssamordnare. Dessutom har vi haft tillgång till material, såsom exempelvis politiska beslut om städorganisationen, anbudsunderlag, anbud och anbudsutvärdering vid den nyligen verkställda upphandlingen av städtjänster, avtal mellan kommunen och VSBo om städtjänsterna samt kostnadsuppgifter och annan statistik. Vi har också använt statistik från Sveriges Kommuner och Landsting samt från konsultföretaget REPAB. Granskningen avser den städverksamhet som bedrivs av VSBo. Eftersom en upphandling av städtjänster nyligen har gjorts på öppna marknaden har också gjorts en begränsad granskning av upphandlingsprocessen och vissa jämförelser har gjorts mellan kommunens nuvarande kostnader och de som offererats av det företag som vann anbudsupphandlingen. 4

I detta sammanhang redogörs också för de villkor beträffande upphandling om gäller för kommunen vid köp av tjänster från ett kommunalt bolag. 5 Städverksamhetens organisation och uppfattning om dess kvalité Vaggeryds-Skillingaryds Bostads AB övertog i början av 1990-talet såväl förvaltningen som städningen av kommunens fastigheter. I samband därmed övertog också bolaget personal från kommunen. Fr o m 2004 övergick själva fastighetsförvaltningen till kommunens egen regi igen, medan städningen fortfarande handhas av VSBo. Totalt är ca 40 personer anställda av VSBo för städverksamheten, varav två stycken behövs för företagets egna behov och resterande alltså är sysselsatta med städning i kommunens fastigheter. Städarna/lokalvårdarna leds av en städledare. VSBo använder sig inte av några skriftliga städinstruktioner eller motsvarande. Möjligen kan sägas att arbetet är reglerat utifrån en normalinstruktion som upprättades av dåvarande Kommunförbundet i början på nittiotalet. Merparten av personalen har varit anställda som lokalvårdare hela den tid som VSBo haft hand om den kommunala städningen. Ungefär hälften av personalen, ca 20 personer, är certifierade hos Svenska Städbranschens Certifierings AB. Enligt uppgift genomgår personalen fortlöpande utbildning. Från kommunens sida har klargjorts genom ett kommunstyrelsebeslut 2003-04-09, 65, att varje förvaltning har ansvar för tecknande av avtal för städverksamheten. Det finns alltså inget kommunövergripande avtal mellan kommunen och VSBo gällande städverksamheten. Det innebär också att det är upp till varje nämnds avgörande att upphandla städtjänster från även andra utövare än VSBo. Granskningen ger egentligen inte underlag för att entydigt besvara frågan om VSBo har en ändamålsenlig och välfungerande städverksamhet. Helt klart är dock att samtliga som intervjuats vid denna granskning har vidimerat att kvalitén på den utförda städningen är mycket bra. Det enda undantag som registrerats är att Barn- och utbildningsförvaltningen klagade på städningen vid Hjortsjöskolan och Fågelforsskolan under våren 2008, beroende på att VSBo minskade personalstyrkan vid dessa skolor fr o m 2008-01-01. Ur kundernas synpunkt är alltså städverksamheten välfungerande. För att få en helhetsbild bör dock också kostnadsaspekten tas med i bedömningen. Som framgår under avsnitt 6 nedan talar mycket för att VSBo:s städverksamhet är ganska dyr, vilket åtminstone delvis kanske kan förklaras av att kvalitén är hög. 5

6 Städverksamhetens kostnader samt kostnadsjämförelser 6.1 Totalkostnader Kommunen redovisar följande kostnader för städverksamheten under 2007 och 2008 fördelat på nämnder/förvaltningar: 2007 2008 Kommunstyrelsen 452 885 kr 390 050 kr Teknisk verksamhet 117 274 kr 114 598 kr Kultur- och fritid 910 817 kr 1 035 403n kr Barn- och utbildning 6 412 303 kr 6 628 127 kr Social 652 855 kr 827 202 kr Miljö och Bygg 61 782 kr 65 563 kr Summa 8 607 917 kr 9 060 943 kr Städkostnaden är alltså sammantaget en stor kostnad för kommunen. Det innebär att exempelvis en reducering av kostnaden med 10 % gör nästan en miljon kronor. 6.2 Kostnadsjämförelser Det är vanskligt att jämföra Vaggeryds kommuns städkostnader med andra utövare och/eller tillgänglig statistik, beroende på att det inte är säkert att det är samma förutsättningar som ligger till grund. Det kan exempelvis vara olikheter i städfrekvens, vilka ytor som städas, om storstädning och fönsterputsning ingår m m. Därför skall nedanstående uppgifter användas med viss reservation. För enkelhetens skull görs jämförelsen endast med tillämpning på skollokaler. Kr/kvm städyta VSBo skollokaler snittkostnad 2007 203 REPAB riktvärde 129, 170, 206 REPAB medelvärde insamlad statistik 145 SKL medelvärde insamlad statistik 172-182 (2006) ISS anbud Hjortsjöskolan 147 Förklaringar till tabellen: VSBo snittkostnad 2007 är den kostnad som VSBo debiterar barn- och utbildningsförvaltningen dividerad med den sammanlagda ytan enligt uppgifter från förvaltningen. 6

REPAB riktvärde är ett av de värden som publiceras årligen av konsultföretaget REPAB. Det avser riktvärden för typfastigheter som kan användas för att göra analyser eller kalkyler för enskilda fastigheter eller områden med enhetliga egenskaper. De tre värdena avser typfastighet LÅG, NORMAL respektive HÖG som i sin tur skiljer sig i hur många gånger per vecka olika typer av ytor städas. Avser 2007. REPAB insamlad statistik baserar sig på uppgifter som samlas in av REPAB från ägare och förvaltare av skollokaler. Avser 2007. SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) insamlad statistik baserar sig på uppgifter som erhållits från 86 kommuner och avser 2006 års kostnader. ISS anbud Hjortsjöskolan är den kvm-kostnad som kan räknas fram utifrån det anbud som företaget ISS lämnat för städning av Hjortsjöskolan fr o m 2009. Som sagts ovan skall man akta sig för att dra för stora slutsatser av de redovisade uppgifterna. En tolkning som kan göras är dock att VSBo:s kostnader ligger ganska högt vid jämförelse med de andra värdena. Detta kan och i och för sig bero på olikheter i städfrekvenser och hur städningen utförs m m, men å andra sidan är det något som aktivt kan väljas vid en upphandling eller förhandling, och som skall ställas mot den kostnad som man är beredd att betala. 7 Avtalen mellan kommunen och VSBo Det finns avtal mellan kommunens förvaltningar och VSBo för samtliga lokaler och byggnader där ersättningen regleras och vilket index som skall tillämpas vid reglering av ersättningen. I avtalen regleras också det antal kvm som skall städas, villkor vid extrastädning, vad som gäller för uppsägning och förlängning m m. Avtalen har slutits vid olika tillfällen för olika lokaler. En del av avtalen är från början av 90-talet då VSBo tog över verksamheten från kommunen och har kompletterats med tilläggsavtal då nya lokaler har tillkommit. Avtalen är egentligen ett uttryck för en intern kostnadsfördelning mellan de olika lokalerna och byggnaderna och utgår från den kostnadsfördelning som gällde då VSBo tog över städverksamheten. Det förs inga förhandlingar mellan respektive förvaltningar och VSBo om hur städningen skall utföras, vilka städfrekvenser som skall gälla och andra kvalitetsaspekter. Förvaltningarna får den städning utförd som VSBo bedömer vara nödvändig och som överensstämmer med den ersättning som förvaltningen betalar. Städavtalet för lokalerna i Skillingehus utgör ett undantag mot beskrivningen ovan. Enligt den uppgift vi fått har för dessa lokaler förts reella förhandlingar om städningens omfattning och kostnader. 7

Kommer kommunen även fortsättningsvis att anlita VSBo för städning i viss omfattning bör avtalen (möjligtvis med undantag för avtalet beträffande Skillingehus) skrivas om. Avtalen skall ge uttryck för den omfattning och kvalité på städningen som kommunen eller förvaltningen beställt. 8 Kommunens upphandling av städtjänster 8.1 Villkor vid köp av tjänster från kommunala bolag Det har hittills inte varit helt klarlagt om en kommun får köpa tjänster från ett kommunalt bolag utan att göra en regelrätt upphandling enligt lagen om offentlig upphandling, LOU. Denna fråga har åtminstone tillfälligt fått ett svar genom en dom i Regeringsrätten den 17 mars månad 2008. Detta mål, det s k Sysavmålet, innebär sammanfattningsvis att köp mellan en kommun och kommunal bolag skall upphandlas enligt LOU. De undantag som finns i vissa av EU-länderna i liknande fall gäller inte i Sverige så länge dessa undantag inte har skrivits in i den svenska lagen. Ovanstående innebär för Vaggeryds kommuns del att man inte kan fortsätta att köpa städtjänster från VSBo, utan att dessa upphandlas enligt LOU om lag och rättspraxis skall följas. Ändå förekommer det också i andra kommuner att tjänster köps från ett kommunalt bolag utan att upphandling enligt LOU har gjorts. Detta fungerar så länge inte någon framför klagomål till Europeiska kommissionen eller Konkurrensverket och dessa institutioner i sin tur för dessa vidare till prövning. Klagomål kan också framföras till JO och JK. Konkurrensverket kan också själv aktualisera ett sådant fall för prövning. Ett alternativ för Vaggeryds del till att upphandla städtjänster externt hade varit att ta tillbaka städverksamheten från VSBo och sköta denna i kommunal regi. I detta fall skulle inte finnas något tvång att upphandla externt, men det skulle ändå vara möjligt att göra så. 8.2 Upphandling av städtjänster i Vaggeryds kommun Kommunstyrelsen har, som tidigare sagts, uttalat att det är respektive förvaltning som har ansvar att teckna avtal för städverksamheten. Barn- och utbildningsnämnden beslutade med denna utgångspunkt och enligt 132, 2007-12-12, att säga upp några av städavtalen med VSBo och göra en upphandling enligt LOU av denna del inför år 2009. Denna upphandling motsvarande ungefär en fjärdedel av förvaltningens städkostnader Upphandlingen påbörjades under maj månad 2008 och beslut att anta ny entreprenör togs i augusti 2008. Upphandlingen avsåg städningen vid Hjortsjöskolan och Gullbäckens förskola. Fem anbud kom in varav ett från VSBo. Efter sedvanlig anbudsutvärdering antogs ISS Facility Services AB, Malmö, som städentreprenör för Hjortsjöskolan och Gullbäckens förskola. Vid upprättande av förfrågningsunderlaget samt vid anbudsutvärde- 8

ringen hade kommunen hjälp av en konsult, Karl Henriksson från Borago Konsult, ett företag som har specialiserat sig på att hjälpa till med upphandling av städtjänster, kvalitetssäkring av städning m m. ISS:s anbud för Hjortsjöskolan innebär en årskostnad med 1 062 500 kr och för Gullbäckens förskola 150 667 kr. VSBo:s anbud låg för Hjortsjöskolan på 2 205 000 kr och för Gullbäckens förskola 280 000 kr. Barn- och utbildningsförvaltningens kostnad för städningen av Hjortsjöskolan uppgår under 2008 till ca 1 450 000 kr. Orsaken till att VSBo lämnade ett anbud som väsentligt överstiger nuvarande städavtal är (enligt den uppgift vi fått av VSBo:s VD och städledare) att förfrågningsunderlaget som låg till grund för anbudet innebar en mera omfattande städning än vad nuvarande avtal innebär. Dessutom anser VSBo att nuvarande avtal för Hjortsjöskolan inte ger full kostnadstäckning. ISS:s anbud innebär en städtid per vecka med 98 timmar för båda objekten medan VSBo:s anbud anger en städtid med 224 timmar per vecka. Omräknat efter en heltidstjänstgöring per person med 40 timmar per vecka innebär ISS:s anbud en genomsnittlig personalstyrka med 2,5 personer och VSBO:s anbud ett motsvarande personalbehov med 5,6 personer. Med hittillsvarande nivå på städningen har VSBo haft en personalstyrka på Hjortsjöskolan med ca 4 tjänster. Vi har gjort en översiktlig granskning av förfrågningsunderlaget till upphandlingen och dokumentationen av anbudsutvärderingen. Från denna genomgång av upphandlingen kan noteras, att vid utvärderingen av kvalitetsfaktorer har VSBo erhållit omdömen som är sämre än konkurrenternas. Det bör dock påpekas att bedömningen av kvalitet görs mot bakgrund av vad entreprenören själv uttrycker i anbudet. Viktigt här är att uppföljning av den städkvalitet som efterfrågas också är den som levereras. Vi kan också konstatera att upplägget av anbudsutvärderingen är komplicerat. Frågan är om omfattningen av de prispåslag som utvärderingsmässigt görs svarar paritetsmässigt mot den bedömda lägre kvalitetsnivån. Ett alternativt upphandlingsförfarande hade varit att exakt fastställa städomfattning och kvalitetsnivåer (rena skallkrav baserat på den kommunala verksamhetens minimikrav) och därefter anbudsutvärdera på enbart lägsta pris. Några formella fel i samband med upphandlingen har vi inte noterat. Prisskillnaderna mellan entreprenörerna är också av den omfattningen att ett annat upplägg av anbudsutvärderingen inte hade gett ett annat utfall när det gäller valet av leverantör. Vi har också haft kontakt med företrädare för tre kommuner som har eller har haft avtal med ISS om städning. Två av dessa hade inga klagomål på ISS sätt att sköta sin uppgift. 9

Den tredje kommunen var däremot missnöjd och hade därför återtagit städningen i egen regi. Några av de personer som vi haft kontakt med i anslutning till granskningen uttrycker starka tvivel på att ISS kommer att ha samma kvalitet på sin städning som VSBo tidigare haft, särskilt med tanke på att personalstyrkan kommer att vara betydligt lägre än vad VSBo haft hittills. Detta går inte att ha någon uppfattning om ännu. Däremot är det väldigt viktigt att kommunen ser till att de löpande kvalitetskontroller som är föreskrivna i bilaga till anbudsunderlaget verkligen blir utförda. Barn- och utbildningsförvaltningen har ett uppdrag av nämnden att upprätta ett förslag till tidplan för upphandling av resterande städning och på vilket sätt detta skall genomföras. Eftersom den nyligen genomförda upphandlingen är den första som avser städtjänster kan det vara ett alternativ att tillfälligtvis vänta med ytterligare upphandlingar, tills kommunen har tillräckligt underlag för bedömning av om den valda städentreprenören sköter sin uppgift på ett nöjaktigt sätt. Som nämnts ovan måste kommunen gå ut på öppna marknaden och upphandla städtjänster om lag och rättspraxis skall följas. Om inriktningen är att efter hand upphandla, torde dock risken vara mycket liten för att någon påtalar avsaknaden av upphandling av dessa tjänster. 9 Konsekvenser för VSBo om kommunens städverksamhet läggs ut på entreprenad till andra utförare Då VSBo övertog fastighetsförvaltningen och städverksamheten från kommunen i början av 1990-talet upprättades s k trygghetsavtal med de personer som då vara anställda inom städverksamheten. De flesta av dessa personer är fortfarande kvar och arbetar som lokalvårdare. Hittills har sju lokalvårdare varslats om uppsägning med anledning av bortfallet av städningen på Hjortsjöskolan. Sannolikt kommer för säkerhets skull ytterligare personer att varslas om uppsägning senare i höst. Som nämnts ovan har barn- och utbildningsförvaltningen ett uppdrag av nämnden att upprätta ett förslag till tidplan för upphandling av resterande städning och på vilket sätt detta skall genomföras. Troligtvis kommer upphandlingarna i fortsättningen att göras områdesvis. Det innebär att inom Barn- och utbildningsnämndens ansvarsområde kommer all städverksamhet troligtvis att ha varit föremål för upphandling inom en period på tre år. Däremot finns inga planer på upphandling inom Socialnämndens område för närvarande. Barn- och utbildningsförvaltningens kostnader för den städning som för närvarande köps av VSBo motsvarar omkring 75 % av VSBo: totala intäkter för städning åt kommunen. 10

VD och städledaren på VSBo säger att det är tveksamt om man kommer att lämna anbud vid nästkommande upphandling. Mellan VSBo och Svenska Kommunalarbetarförbundet slöts 1996 ett kollektivavtal om avgångsförmåner, ett s k trygghetsavtal. Detta avtal kommer att få konsekvenser för VSBo om företaget inte lämnar flera anbud på städning av kommunens lokaler eller om man lämnar och förlorar uppdragen. I värsta fall, d v s om trygghetsavtalet kommer att utlösas för samtliga berörda, och de personer som friställs alla kommer att ta ut sin ersättning i form av ett engångsbelopp, innebär detta en kostnad för VSBo med 1,6 miljoner kronor plus sociala kostnader, sammanlagt omkring 2 miljoner kronor. Vi har inte granskat vilka möjligheter det finns enligt avtalet att undvika denna kostnad exempelvis genom att berörda personer får annan anställning. Vi anser endast att det är väldigt viktigt att denna fråga snarast blir föremål för en konstruktiv dialog mellan kommunen och VSBo. Såväl kommunledningen som VD och styrelsen i VSBo har ett ansvar att ta itu med frågan. 11

BILAGA Intervjuade personer Bengt-Olof Magnusson, kommundirektör Fredrik Fingal, skolekonom Eva Carlsson, socialekonom Ann Clevåker, upphandlare Torbjörn Lindberg, ekonom Satu Jonsson, VD Vaggeryd-Skillingaryds Bostads AB Lena Svensson, städledare Vaggeryd-Skillingaryds Bostads AB Städledarna eller motsvarande i Gnosjö, Vetlanda och Jönköpings kommuner 12