ÅRSREDOVISNING 2010 VÅRDPROCESSCENTRUM
INNEHÅLLSFÖRTECKNING FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE Produktionsenhetschefens reflektion 3 Presentation av produktionsenheten 5 VERKSAMHET... 5 ORGANISATIONSSTRUKTUR... 5 Uppdrag och Vision 6 Omvärldsanalys och framtidsbedömning 7 Uppföljning av verksamhet och resultat 8 MEDBORGAR-/ KUNDPERSPEKTIVET... 8 FÖRNYELSEPERSPEKTIVET... 14 PROCESSPERSPEKTIVET... 16 MEDARBETARPERSPEKTIVET... 18 EKONOMIPERSPEKTIVET... 20 EKONOMISK REDOVISNING RESULTATRÄKNING KASSAFLÖDESANALYS INVESTERINGSREDOVISNING BALANSRÄKNING INVESTERINGSSAMMANSTÄLLNING PER OBJEKT STATISTIK VERKSAMHETS-, EKONOMI- OCH PERSONALSTATISTIK 2
Till Landstingsstyrelsen PRODUKTIONSENHETSCHEFENS REFLEKTION Så kan även 2010 läggas till handlingarna och därmed dags att summera Vårdprocesscentrums sista verksamhetsår. Som vanligt har vissa saker gått bättre än förväntat, andra sämre och några inte alls. Våren präglades till stor del av förberedelsearbetet för uppgraderingen till ny version av journalsystemet Cosmic. Bland annat lades mer är 3000 timmar på tester och kvalitetssäkring. Därför var de stora problemen med driftsstabilitet och prestanda som följde på uppgraderingen oväntade. Denna incident har lett till flertalet diskussioner med leverantören vilken i sin tur förändrat sina processer för kvalitetssäkring innan leverans. Förändringar har även genomförts i vår egen förvaltning och sammantaget är jag tämligen hoppfull inför framtida programvaruuppdateringar. Ett lyckat projekt jag gärna lyfter fram är Lean i LiÖ. Tre piloter i olika verksamheter har genomförts och gensvaret har varit mycket positivt. Syftet var att skaffa erfarenheter från såväl kliniska som administrativa verksamheter men även från en process ( knöl i bröstet ). Via projektet finns nu erfarenhet, goda exempel samt en verktygslåda för att sprida filosofin Lean bredare inom landstinget. Här bedömer jag att den största utmaningen ligger i att orka hålla i och driva arbetet vidare även när den initiala entusiasmen lagt sig. Inom ramen för vårt eget förbättringsarbete Lean på VPC kan jag bocka av flera konkreta resultat inom såväl förvaltning, testning och support vilka jag hoppas kan tas med i den nya organisationen. Utrullningen av de nationella tjänsterna för IT i vården har försenats av såväl tekniska problem som sent uppkomna diskussioner kring konsekvenserna för den personliga integriteten. Det faktum att Datainspektionen stoppat Mina Vårdkontakter i Stockholm och inte godkänner nuvarande lösning för patientåtkomst i Nationell Patientöversikt, skapar förseningar även i våra lokala projekt. För att vi ska må ännu bättre på jobbet har Vårdprocesscentrum i år haft fokus på hälsa, må bra och balans och flera aktiviteter på det temat har genomförts. Bland annat har vi genomfört en hälsoenkät, utsett en friskvårdsinspiratör och som vanligt haft ett stort startfält med i Blodomloppet. Årets medarbetarenkät bekräftade det jag redan visste, d.v.s. att Vårdprocesscentrum är en arbetsplats med kompetenta och motiverade medarbetare som trivs på sin arbetsplats. 3
Med dessa rader vill jag tacka för sex roliga, spännande och utvecklande år som chef för Vårdprocesscentrum då enheten nu delats och verksamheten fortgår i IT-centrum samt Centrum för vård- och hälsoutveckling. Själv har jag nu lämnat landstinget och sökt mig tillbaka till konsultbranschen Vårdprocesscentrum 4
PRESENTATION AV PRODUKTIONSENHETEN VERKSAMHET Vårdprocesscentrum, som är landstingets centrala resurs för verksamhetsutveckling, driver centrala utvecklingsprojekt och förvaltar landstingets vårdstödjande processer. Inom enheten finns strategisk utvecklingskompetens inom process, organisation och IT. Vårdprocesscentrums medarbetare arbetar över hela länet. Vårdprocesscentrums uppdrag innefattar hela Östergötland men verksamheten utgår från lokalerna på Klostergatan 19 i Linköping. Vårdprocesscentrums verksamhet kan delas in i förvaltningsuppdrag, projekt och övriga linjeuppdrag. I tillägg bedrivs kontinuerlig kunskapsuppbyggnad via kompetensteam. ORGANISATIONSSTRUKTUR Vårdprocesscentrum är en egen produktionsenhet och produktionsenhetschefen rapporterar till utvecklingsdirektören. Enheten är organiserad i en matris med två personalgrupper (kallas av historiska skäl för Vårdsystem och Konsultgruppen) samt en mindre stab. PE-chef Stab Projekt Uppdrag Förvaltning Konsultgruppen Vårdsystem Även om enhetens verksamhet kan grupperas i förvaltningsuppdrag, projekt och övriga linjeuppdrag så är det en kritisk framgångsfaktor att samverka över de interna kompetensgränserna. Exempelvis i projekt Lean i LiÖ finns ett nära beroende till Cosmics funktioner för resursplanering och utdata (statistik och uppföljning). Några korta fakta om enheten: Antal anställda i heltidsmått 52 Omsättning, mkr 120,3 Resultat 2010, mkr 0,1 Eget kapital, mkr 0,4 5
UPPDRAG OCH VISION Vårdprocesscentrum är en enhet inom Landstinget i Östergötland. Landstinget i Östergötland har följande vision: BRA VÅRD OCH BÄTTRE HÄLSA Detta innebär att östgötarna ska ges bästa möjliga förutsättningar att få uppleva en god hälsa och känna en trygghet i att en effektiv hälso- och sjukvård finns tillgänglig när den behövs. För att finansiera landstingets uppgifter betalar östgötarna landstingsskatt. Den uppgår till 9,85 % av den beskattningsbara inkomsten. Landstinget lämnar uppdrag till egna eller externa utförare/producenter, som genomför den verksamhet som landstinget tillhandahåller östgötarna. Landstingets egen produktionsorganisation omfattar ca 11 200 helårsarbetare. Bruttoomslutningen år 2010 var ca 11 miljarder kronor. Vårdprocesscentrums uppdrag Vårdprocesscentrums övergripande uppdrag är att: arbeta med strategisk verksamhetsutveckling initiera, driva och stödja centrumövergripande utvecklingsprojekt sprida kunskap, erfarenheter och goda idéer ansvara för förvaltning av gemensamma vårdsystem, arbetssätt och rutiner förvalta och utveckla vårdstödjande processer Vårdprocesscentrums vision Vårdprocesscentrum bidrar till en säker, effektiv och mer tillgänglig hälso- och sjukvård. 6
OMVÄRLDSANALYS OCH FRAMTIDSBEDÖMNING Hälso- och sjukvården står inför stora utmaningar med snabbt växande efterfråge- och/eller behovsökning baserad på medicinsk utveckling samtidigt som vi får en allt äldre befolkning. En förbättrad informationsförsörjning och utveckling av IT-stöd, bedöms vara den åtgärd som har störst potential att öka vårdens kapacitet, se rapport från Gartner Group - ehealth for a Healthier Europé - opportunities for a better use of healthcare resources. En EU-utredning, The socio-economic impact of the regional integrated EHR and eprescribing system in Kronoberg, Sweden, visar på mycket stora vinster med införandet av ett gemensamt journalsystem (i detta fall Cambio Cosmic). Den understryker vikten av insikten i att införandet av nya ITstöd inte i huvudsak handlar om teknik en kritisk framgångsfaktor är att även arbeta med verksamhetsutveckling och förändringsarbete. Ovanstående bekräftar att vår investering i ett gemensamt journalsystem var ett steg i rätt riktning. Med detta som grund, tillsammans med liggande strategi för sammanhållen journalföring, har vi skapat en bra plattform för en fortsatt utveckling. Nationella vårdtjänster såsom Nationell Patientöversikt, Pascal m.fl. förutsätter en konsoliderad systemarkitektur men även om mer integrerade system innebär stora vinster såväl patientsäkerhetsmässigt som tidsmässigt, så innebär det även en större komplexitet att förvalta. Nya patientdatalagen, privata vårdaktörer och vårdens ökande specialisering är faktorer som påverkar hur framtidens lösningar för informationsförsörjning skall utformas. En ökad mängd huvudmän skapar intressekonflikter för vad som skall vara styrande och enskilda utförares krav måste ofta ställas mot den övergripande vårdprocessens. Här kan Nationell Patientöversikt spela en viktig roll för tillgång till vital journalinformation men den hanterar inte avsaknaden av ett processtöd. Ett stöd för nationell remisshantering, är en förutsättning för att utveckla effektiva och säkra vårdkedjor i ett allt mer fragmenterat vårdsverige. Ett påbörjat insatsområde är nationella invånartjänster där möjligheter till personliga tjänster via Internet, ärendehantering, bokning och ombokning av tider samt åtkomst till egna journaluppgifter kan öka patientens delaktighet i den egna vården men som också kommer ställa krav på förändrat arbetssätt i vården. 7
UPPFÖLJNING AV VERKSAMHET OCH RESULTAT MEDBORGAR-/ KUNDPERSPEKTIVET Verksamheten i Vårdprocesscentrum kan delas in i projekt, förvaltning och uppdrag. Nedan redovisas utfallet tidsmässigt för respektive kategori. Projekt Summa timmar projekt 5000 4500 4000 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 Kommunalportal Kortinloggning Patientportal Patienttjänster på webben VÖS 2.0 Webbtidbok Studentmedverkan Kontext-logg Värdehemtagning PJ 08 Nationell patientöversikt Standardiserad journal Cytodose Mina vårdkontakter Cosmic Publicering - CCP Lean inom LiÖ Kapacitetsplanering Kommunportal Pilotprojekt med Norrköpings kommun för att tillgängliggöra vårdinformation. Avslutades under 2010 Kortinlogg Projekt för att införa stark autenticering vid sammanhållen journalföring Patientportal Pilotprojekt som syftar till att tillgängliggöra journalinformation till patienter via Internet Patienttjänster på webben Program för utveckling av e-tjänster för patienter. VÖS 2.0 Vidareutveckling av interna vårdöversikter Webbtidbok Projekt för att utveckla en funktion för bokning/avbokning av tid till besök. Studentmedverkan I samverkan med HU ta fram modell för hur studenter praktisk kan delta i förbättringsprojekt Kontext logg - Syftet med kontext logg projektet är att skapa en lösning som kan bidra till att uppfylla lagstiftarens intentioner med logguppföljning Värdehemtagning PJ08 Säkerställa största möjliga värde av det gemensamma journalsystemet. Avslutades under 2010 Nationell patientöversikt Östergötlands lokala projekt för anslutning till den nationella tjänsten Standardiserad journal projekt för att standardisera vad som dokumenteras i journalen Cytodose Införande av IT-stöd för cytostatikahantering 8
Mina Vårdkontakter Syftar till att införa tjänsten Mina Vårdkontakter på alla mottagningar i Landstinget. Cosmic Publicering - Projektet syftar till att kunna publicera vårdinformation från Cosmic för att kunna presentera i olika översiktslösningar, ex Patientöversikt, Nationell Patientöversikt, Patientportal mm Lean inom LiÖ Landstingets övergripande projekt för att införa arbetsmetoder som baseras på ett leaninspirerat arbetssätt Kapacitetsplanering Utveckling av stöd och metoder för verksamhetsplanering utifrån det verksamhetsmässiga behovet. De projekt där vi lagt mest tid är Kapacitetsplanering och Lean i LiÖ vilket är helt i linje med vad som är planerat. Andra större områden är e-tjänster för patienter samt grunderna för att kunna publicera journalinformation nationellt, internt och till patienten. Förvaltning Summa timmar förvaltning 35000 30000 25000 20000 15000 10000 5000 0 ViLm Operationskalender VÖS-Vårdöversikter BMS-arkiv Tid direkt IPÖS LEO enkätverktyg Meddix Master bef reg Förbättringsutbildning VGP/IRIS Synergi Testledning Bastjänster gemensamt Xros Journalportalen HSA Cosmic VILm Utveckling av ett vårdinformationslager för att tillgängliggöra journalinformation via vårdöversikter. Operationskalender System för planering av operationer VÖS Vårdöversikter BMS arkiv Arkiv för historisk journalinformation från primärvården Tid direkt System för direktbokning av tider för behandling på vårdcentraler IPÖS Intern patientöversikt LEO - Verktyg för att göra webbaserade enkäter (förvaltningen flyttad till Resurscentrum under 2010) Meddix System för samordnad vårdplanering Master Befolkningsregistret Förbättringsutbildning VGP/IRIS - Vårdgivarportalen 9
Synergi Avvikelsehanteringssystem Testledning Funktion för att utveckla och effektivera arbetet med applikationstester Bastjänster gemensamt Styrning och ledning av förvaltningsobjektet XROS- En vidareutveckling av LabRoS för att även hanterar remiss och svar från röntgen, klinisk fysiologi samt neurofysiologi Journalportalen Stöd för engångsinloggning och synkronisering av patientkontext HSA- Förvaltning av Östergötlands HSA-katalog Cosmic Förvaltning av landstingets gemensamma journalsystem Uppdrag Summa timmar uppdrag 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 Analysmått Landstinget Effica PDMS BI Uppdrag landstingsledning epsos SKL - HSA och SITHS Vårdsamverkan kommuner It-relation Privata Vårdgivare SKL- Nationell arkitektur IT-arkitektur Info-säkerhet Analysmått landstinget Utveckling av landstingsövergripande analysmått. Uppdraget slutfördes vid halvårsskiftet. Effica Tandvårdens journalsystem (konsultstöd till förvaltningen) PDMS Förstudie gällande ett eventuellt införande av patientadministrativt IT-stöd för intensivvård BI Arbete med utveckla landstingets funktion för Business Intelligence (Avslutades under 2010) Uppdrag landstingsledning Stöd till LL epsos Europeisk patientöversikt SKL-HSA och SITHS SKL-uppdrag att koordinera den nationella förvaltningen av HSA Vårdsamverkan kommuner Nätverk för samverkan IT-relation privata vårdgivare Nätverk och avtal SKL-Nationell arkitektur SKL-uppdrag (uthyrd resurs) IT-arkitekur Utveckling av arkitekturen för landstingets vårdsystem Info.säkerhet. - Informationssäkerhetsarbete 10
Bedömning av måluppfyllelse Utrullning av e-tjänster för patienter går enligt plan, målet är delvis uppfyllt Arbete med värdehemtagning pågår på flera kliniker och vårdcentraler. Arbetet omfattar bland annat kapacitetsplanering i kombinationen med nyttjande av resursplaneringsstödet i Cosmic. R7.3 Cosmic driftsattes i april 2010. Akutmodulen med stöd för akutmottagningarnas arbete driftsattes under hösten 2010. Meddelande modulen är på grund av problem med funktionaliteten ännu inte driftsatt. Målet är delvis uppnått. Lean i LiÖ har övergått från pilotfas till en driftsfas. Projektet pågår fram till halvårsskiftet 2011, men drivs parallellt med att nya enheter startas. Målen har uppfyllts, dvs att pilotprojekten är avslutade och att planerat antal nya verksamheter har startat. Nationell patientöversikt är försenad och målet med en komplett läkemedelslista är inte uppfyllt Väsentliga insatser och resultat Vårdsamverkan med kommunerna har under året intensifierats. Vi har tillsammans med företrädare från länets 13 kommuner tagit fram en ny modell för informationsöverföring i samband med att äldre patienter skickas in från ett särskilt boende till akutmottagningarna. Arbetet i sig har lagt en grund för och möjliggör ett tätare samarbete mellan LiÖ och kommunerna i frågor som rör termer, begrepp och informationsstruktur vilket kommer att underlätta informationsdelningen i NPÖ. Projektet Lean i LiÖ fortgår enligt plan.tre pilotprojekt (Barn på ViN, Bröstcancerprocessen samt Resurscentrum) har avslutats med i stort sett förväntat resultat. Förutom de planerade piloterna är ett stort antal mindre och större leanarbeten igångsatta och så här långt kan vi möta efterfrågan på ett tillfredställande sätt. Projektet Kommunportal avslutades vid halvårsskiftet, p g a att de kommunala verksamheter som ingått i stället fick läsbehörighet i Cosmic. Projektet har varit mycket framgångsrikt och visar på stora kvalitetsförbättringar inför NPÖ:s breddinförande. Innan sommaren uppgraderades Cosmic till en ny version R7.3 och under hösten driftsattes akutmodulen med funktionalitet för länets akutmottagningar. Arbetet med att rulla ut Mina Vårdkontakter (MVK) går snabbare än planerat och hittills har ca 35 000 medborgare skaffat konto. Följs aktuell plan kommer MVK att finnas på alla landstingets mottagningar till våren 2011. Arbete med att ta fram ytterligare tjänster är påbörjat och under 2011 kommer både en listningstjänst och webbtidbok att driftsättas. Arbetet med att tillgängliggöra journalinformation till patienterna har fortgått och bland annat har en riskanalys genomförts. Denna visade på risker för såväl patient (ex kan ta del av känslig/allvarlig information innan besked av vårdgivaren) och för vårdverksamheten 11
(ex i ökat antal förfrågningar från patienten). Slutsatsen är att det i dialog med vårdgivare och patienter behöver tas fram ett regelverk för när olika informationsmängder kan visas samt att nuvarande pilot behöver utvidgas för att få ytterligare underlag för utvärdering av effekter. Ett samarbete med Universitetet är uppstartat och ansökningar om forskningsmedel pågår. Analys och reflektion Samarbetet med kommunerna visar tydligt att vägen kan också vara målet. Utrullningen av de nationella tjänsterna för IT i vården har försenats av såväl tekniska problem som sent uppkomna diskussioner kring konsekvenserna för den personliga integriteten. Det faktum att Datainspektionen stoppat Mina Vårdkontakter i Stockholm och inte godkände dåvarande lösning för patientåtkomst i Nationell Patientöversikt skapade förseningar även i våra lokala projekt. De genomförda leanpiloterna har varit ett stöd i arbetet med att ta fram en arbetsmetod som är anpassad till vårdverksamheten, vilket kommer att underlätta genomförandet i kommande leanarbeten. Arbetet med värdehemtagning och att nyttja stödet för resursplanering i Cosmic på ett optimalt sätt kräver stora insatser av såväl verksamhet som stödresurser. Ett drygt tiotal enheter, både vårdcentraler och kliniker på sjukhusen, inom landstinget i Östergötland har under året startat arbeten med kapacitetsplanering. En del i detta arbete omfattar att optimera resursplaneringen med hjälp av Cosmic. Genom att strukturera tidböcker och designa vårdtjänster utifrån behov och krav på tillgänglighet för olika patientgrupper skapas möjligheter till ett bättre produktionsstöd i Cosmic. För flera av enheterna har det inneburit bättre kontroll över väntelistor, bättre flöden för olika patientgrupper ibland också nya arbetssätt för att ta hand om vissa patientgrupper. Även i utvecklingsarbetet med vårdprocesser finns Patientjournalen med för att, utifrån vårdprocessens krav, tillvarata systemets möjligheter till stöd. Det omfattar både bättre stöd i remissmallar, optimering av resurplaneringen, genomgång och revision av mallar i vårddokumentationen. En del av den funktionalitet meddelandehantering i Cosmic som skulle kunna bidra till ökad effektivitet och stöd för vårdverksamheten har på grund av olika problem inte levererats och driftsatts enligt plan. 12
Utfall nyckelindikatorer Strategi 1: BIDRA TILL MÅLET DELAKTIGHET I MÅLBILD 2012 Framgångsfaktor Utveckling och införande av e-tjänster för patienter/medborgare Underlätta patientens tillgång till egen journalinformation Nyckelindikator/annan uppföljning Införande av Mina Vårdkontakter, mäts via antalet anslutna enheter Mäts via antalet medborgare som använder landstingets e- tjänster Driftsättning av webbtidbok, mäts via antalet anslutna enheter Driftsätta en Patientportal Senast Q3 Beslut ej fattat Målvärde 1 Utfall 2 Senast Mättidpunkt föreg. utfall 3 60 st 110 st 66 st Dec 10 50000 st 35000 st 29000 st Dec 10 1 st 1 st 1 st Dec 10 Beslut ej fattat Dec 10 Strategi 2: BIDRA TILL MÅLET TILLGÄNGLIGHET I MÅLBILD 2012 Framgångsfaktor Arbeta med värdehemtagning i Patientjournalen Införa leaninspirerat arbetssätt Utveckla funktionaliteten i Cosmic och därigenom effektivisera vårdprocesserna Nyckelindikator/annan uppföljning Målvärde Utfall Senast föreg. utfall Mättidpunkt Utveckla användningen av 25 % 12 % 1 % Resursplaneringsstödet i Dec 10 Cosmic., mäts via andel vårdcentraler och kliniker som nyttjar stödet enligt föreslagen modell Etablera en central 20 enheter/ 12 4 stödfunktion för programmet vårdprocesser Dec 10 Lean i LiÖ och genomfört projekt på prioriterade enheter/vårdprocesser Driftsätta R7.3, Akutmodulen och Meddelanden. I alla verksamheter 0 Dec 10 Strategi 3: BIDRA TILL MÅLET KVALITET I MÅLBILD 2012 Framgångsfaktor Tillgängliggöra relevant vårdinformation Nyckelindikator/annan uppföljning En så komplett läkemedelslista som möjligt för LiÖ. Mäts genom andelen (av de som ska) som nyttjar läkemedelsmodulen i Cosmic. Att länets kommuner använder Nationell Patientöversikt. R7.3 och akutmodul ej meddelande Målvärde Utfall Senast Mättidpunkt föreg. utfall 100 % 80 % 80 % Dec 10 Norrköping och Linköping 0 0 Dec 10 1 Enligt enhetens verksamhetsplan 2010 2 Senast mätta utfall under 2010 3 År och månad för mätning av senaste utfall 13
FÖRNYELSEPERSPEKTIVET Bedömning av måluppfyllelse Satsningen på implementering av lean-filosofin har fortsatt och en fungerande lean-tavla finns. Målet är delvis uppfyllt. Kompetensteamen arbetar med omvärldsbevakning och i två av teamen har detta lett till beslut om förändringar/förbättringar. Målet är delvis uppfyllt. Andelen förbättringsförslag från medarbetarna har inte uppnått målvärdet. Väsentliga insatser och resultat Vårt deltagande i nationella nätverk har resulterat i att vi 2011 kommer att vara värdlän i vårt största nätverk som då också utvidgas med två nya län. Vårt deltagande i den sk Innovationsslussen har intensifierats och delvis integrerats i satsningen Lite bättre hela tiden. Analys och reflektion Vår satsning på att införa ett leaninspirerat arbetssätt har under hösten inte avstannat men minskat väsentligt i intensitet. Skälet till detta, enligt vår bedömning, är att den till 2011 planerade omorganisationen har tagit mycket tid och kraft från vårt planerade interna utvecklingsarbete. Ett mer systematiskt arbetssätt behöver utvecklas för att dra lärdom av våra erfarenhetsrapporter från genomförda projekt. En modell för spridning av erfarenheterna behöver också utvecklas. Metoden för att fånga förbättringsförslag från medarbetarna behöver förändras och integreras i vårt interna leanarbete. 14
Utfall nyckelindikatorer Strategi 1: SYSTEMATISKT UTVECKLINGSARBETE Framgångsfaktor Införa ett arbetssätt inspirerat av Lean Administration Utvärdera PM3 för all systemförvaltning inom LiÖ. Nyckelindikator/annan uppföljning Målvärde 4 Utfall 5 Senast föreg. utfall Mättidpunkt Under året skall enhetens alla Alla God God kunskap medarbetare ha god kunskap genomförda kunskap Dec 10 om lean, VPCs lean-hus skall vara definierat, 5S inom dokumentationshantering genomförts samt nyckeltal visualiseras på en VPC-tavla. Beslutsunderlag inkl plan för Senast Q2 Ej påbörjat genomförande tas fram. Dec 10 Strategi 2: VERKSAMHET MED GOD FRAMTIDSBEREDSKAP Framgångsfaktor Bevaka aktuella trender, nationella arbeten och standards inom relevanta områden Nyckelindikator/annan uppföljning Kompetensteam beskriver aktuella trender / standards och utarbetar beslutsunderlag. Samverkan med andra kontaktytor, lokalt, regionalt och nationellt Överfört till nytt ITcentrum Målvärde Utfall Senast föreg. utfall Mättidpunkt 3 st 2 2 st Dec 10 Formaliserat samverkan med 4 nya 1 1 Dec 10 Medarbetare engagerade i enhetens utvecklingsarbete Lärande via erfarenhetsanalys Alla medarbetare på VPC ska bidra med förbättringsförslag Systematisk uppföljning av alla genomförda projekt, uppdrag och relevanta utvecklingsinsatser Minst ett per medarbetare Analys av alla slutrapporter i Verksamhetsstyrningsgruppen inkl ev handlingsplan 7 10 st 8 st Dec 10 Alla avslutad e projekt Inga projekt avslutade under perioden Dec 10 4 Enligt enhetens verksamhetsplan 2010 5 Senast mätta utfall under 2010 6 År och månad för mätning av senaste utfall 7 Genomförs inom ramen för internt leanarbete 15
PROCESSPERSPEKTIVET Bedömning av måluppfyllelse Arbetet med våra prioriterade processer test, förvaltningsstyrning och support som ska identifieras, standardiseras och implementeras av resp leanteam har delvis avstannat. Orsaken till detta är dels att den dagliga driften av Patientjournalen har krävt stora resurser och dels att omorganisationen till IT-centrum och Centrum för hälso- och vårdutveckling har gjort målbilden otydlig. Målen har delvis uppfyllts. Under året fullföljdes utvecklingen av vår interna planeringsprocess, inkl arbetet med vår årliga kapacitetsplanering. Målet är uppfyllt. Vi har delvis genomfört en kompetensinventering som har resulterat i att kompetensöverföring pågår t ex mellan Cosmics olika moduler. Målet är delvis uppfyllt. Målen i förvaltningsplanerna är till stor del uppfyllda. Arbetet med att definiera, standardisera och implementera processer för test, förvaltningsstyrning och support pågår. Målet är delvis uppfyllt. Väsentliga insatser och resultat Våra insatser i Lean i LiÖ har också påverkat vår interna kompetensuppbyggnad i leankonceptet. VPC har upparbetat bra rutiner för ledning, styrning och kommunikation inom enheten. Analys och reflektion Det finns behov av att utveckla vårt interna leanarbete och arbeta på ett mer strukturerat sätt. Vi kan se att flera av våra arbetsprocesser skulle kunna förenklas och förbättras. En spridning av vår projektstyrningsmodell till resten av landstingets verksamheter skulle underlätta våra insatser i verksamhetsnära projekt. 16
Utfall nyckelindikatorer Strategi 1: EFFEKTIVA VERKSAMHETSPROCESSER FÖR ENHETENS UPPDRAG Framgångsfaktor Förmåga till ledning och styrning av projekt, förvaltning och uppdragsverksamhet Välkända och definierade processer Nyckelindikator/annan uppföljning Följsamhet till projektstyrningsmodell Uppnå målen i förvaltningsplanerna Definiera, standardisera och implementera processerna för: - Test - Förvaltningsstyrning - Support (standardisera och implementera) Målvärde 8 Utfall 9 Senast Mättidpunkt 10 föreg. utfall 100 % av 100 % 100 % Dec 10 projekten 80 % 80 % 80 % Dec 10 Nämnda processer i alla förvaltningsobjekt Pågår i leanteam Pågår i leanteam Dec 10 Standardiserade arbetsrutiner Definiera gemensamma rutiner/mallar för budgetering, rapportering och uppföljning. Alla projekt och förvaltningsobjekt Pågår i leanteam Pågår i leanteam Dec 10 Strategi 2: TILLHANDAHÅLLA ADEKVAT KOMPETENS FÖR ENHETENS UPPDRAG Framgångsfaktor Balans mellan behov och tillgänglig kompetens Nyckelindikator/annan uppföljning Årlig kapacitetsplanering inom enhetens förvaltningsverksamhet Målvärde Utfall Senast Mättidpunkt föreg. utfall Alla objekt Alla Alla Dec 10 Årlig kompetensinventering och gap-analys med åtgärdsplan för kompetensförsörjning Plan för Plan delvis kompetensförsörjning genomförd Plan under uppförande Dec 10 Kompetensöverföring för att skapa redundans. Mäts via åtgärdade områden 2 2 1 Dec 10 8 Enligt enhetens verksamhetsplan 2010 9 Senast mätta utfall under 2010 10 År och månad för mätning av senaste utfall 17
MEDARBETARPERSPEKTIVET Bedömning av måluppfyllelse Resultatet från årets medarbetaruppföljning var mycket bra, även om det är svårt att jämföra med förra årets resultat pga att svaren redovisas på olika sätt. Strategin att Vårdprocesscentrum ska vara en attraktiv och hälsofrämjande arbetsplats får anses vara uppfylld till stor del. Väsentliga insatser och resultat Under det gångna året har vi haft flera aktiviteter igång i syfte att behålla den låga sjukfrånvaron och fokusera på det som främjar hälsa t ex: genomfört en livsstilskartläggning med hjälp av friskvårdspedagog samt erbjudit samtliga medarbetare att genomföra hälsoprofilsbedömning genom företagshälsovården. Flera medarbetare deltog i Blodomloppet och i landstingets satsning Frisk Effekt (cykla eller gå till jobbet). Vi har även tagit tekniken till hjälp och installerat pausprogrammet DOIT i datorerna. Några medarbetare har initierat en egen viktgrupp för att sporra varandra och två medarbetare har axlat uppdraget som friskvårdsinspiratörer på ett mycket förtjänstfullt sätt! På vårens VPC-dagar lyssnade vi på en föreläsning om mindfulness. Det var en uppskattad föreläsning som även innehöll några praktiska övningar, samt material att kunna arbeta vidare med på egen hand. Analys och reflektion 2010 har gått i hälsans tecken och många medarbetare är regelbundet fysiskt aktiva (72 % jämfört med 57 % inom LiÖ), vilket har en stor påverkan på såväl fysisk som psykiskt välbefinnande. Lite överraskande är det dock färre som nyttjat friskvårdssubventionen jämfört med 2009! Resultatet av medarbetaruppföljningen har analyserats och diskuterats på personalmöte och i samverkansgrupp och resulterat i en aktivitetsplan. Med medelvärden som generellt sett ligger mellan 70-80 konstaterades många styrkor, som förhoppningsvis förs vidare in i de nya organisationerna när Vårdprocesscentrum from årsskiftet upphört som produktionsenhet. 18
Utfall nyckelindikatorer Ett gott ledarskap en förutsättning för goda verksamhetsresultat uppföljning Andel medarbetare som känner förtroende för närmaste chefs sätt att leda verksamheten 90 % 79. föreg. utfall 75 % (2009) Strategi 1: VÅRDPROCESSCENTRUM SKA VARA EN ATTRAKTIV OCH HÄLSOFRÄMJANDE ARBETSPLATS Framgångsfaktor Nyckelindikator/annan Målvärde 11 Utfall 12 Senast Mättidpunkt 13 Maj -10 Andel medarbetare som anser sig ha god kunskap om verksamhetens uppdrag 65 % - 56 % (2009) Gott medarbetarskap vilja och möjlighet att vara delaktig i verksamhetens utveckling Andel medarbetare som upplever att de öppet kan säga vad de tycker Andel medarbetare som känner sig delaktiga i kvalitets- och utvecklingsarbetet på VPC. (upplevelse av medinflytande) 80 % 83 71 % (2009) 75 % 80 64 % (2009) Maj -10 Ta tillvara och vidareutveckla medarbetares kompetens Andel medarbetare som har genomfört utvecklingssamtal och undertecknat en individuell utvecklingsplan de senaste 18 månaderna 100 % 95 % (samtal) 97,9 % (plan) 100 % (av de som arbetat minst 18 månader) Maj -10 Medarbetare med god hälsa som trivs på arbetsplatsen Andelen medarbetare som är helt nöjda med sin nuvarande arbetssituation 70 % 81 66 % Maj -10 Andel som nyttjar friskvårdsbidraget 60 % 50% (29 pers) 63% (39 pers) Helår 2010 jämfört med helår 2009 Medarbetare som känner stolthet och arbetsglädje Total sjukfrånvaro Andel sjukskrivna som efter en månads sjukskrivning har en handlingsplan för återgång i arbete Andel medarbetare som känner stolthet över att vara en del av den verksamhet där man arbetar < 2 % (< 5% LiÖ) 100 % 1,1 % 100 % 1,79 % 100 % 85 % 87 75 % (2009) Helår 2010 jämfört med helår 2009 Maj -10 11 Enligt enhetens verksamhetsplan 2010 12 Siffror anger medelvärde, inte %, vilket gör det svårt att relatera utfall till målvärde 13 År och månad för mätning av senaste utfall 19
EKONOMIPERSPEKTIVET Bedömning av måluppfyllelse Att verksamheten inom Vårdprocesscentrum ska vara kostnadseffektiv är något vi hela tiden strävar efter, både vad avser projektdelar och förvaltningsdelar. Vi arbetar med kontinuerlig uppföljning av både projekt och förvaltning. Målet är uppfyllt. En ekonomi i balans är det ledmotiv som gäller för vårt landsting och inom vårdprocesscentrum har årets lönekostnadsutveckling stannat på -5,2 procent beroende på att personal flyttats över till annan produktionsenhet inom landstinget. Men om vi eliminerar den förändringen så är lönekostnadsutvecklingen 0 %. Detta har sin förklaring i att vi nyanställt personal med lägre ingångslöner än personal som avslutat sin anställning. Därmed anser vi målet uppfyllt för den framgångsfaktorn. Den andra framgångsfaktorn att uppnå kostnadskontroll genom tätare uppföljning har vi inte riktigt nått fram till ännu. Men vi arbetar vidare med detta under 2011. Sammantaget för strategin får vi anse målet som delvis uppfyllt. Väsentliga insatser och resultat Vårdprocesscentrum har i samband med bokslut 2010 lämnat tillbaka 3 mkr av de totalt 90.896 tkr infrastrukturmedel som finansierar den förvaltningsverksamhet som enheten ansvarar för. Då har VPC under 2010 lämnat bidrag till verksamheten för införandet av e- tjänstekort med ca 3 mkr. Vårdprocesscentrum har ytterligare en finansieringskälla, utöver infrastrukturen och det är bidrag från landstingsstyrelsen. För 2010 har enheten haft 28.897 tkr i bidrag som avser projektdelarna. Nedan presenteras ett diagram som visar fördelningen mellan de projekt som drivits under 2010. Under 2010 har samtliga bidrag förbrukats. Analys och reflektion Infrastrukturen består av två delar, grund-it och vård-it. Grund-it medel kommer från verksamheten inom LiÖ i form av procentpåslag på utbetalad lön från alla produktionsenheter och ifrån de privata vårdgivare som utnyttjar grund-it. Vårdande produktionsenheter inom LiÖ betalar ett vård-it påslag som tillsammans med ersättning från privata vårdgivare utgör infrastruktur vård-it medel. Medicinska serviceenheter är undantagna från vård-itpåslaget eftersom de har egna produktionssystem. Förvaltningen av grund-it inom vårdprocesscentrum har nu stabiliserats på en nivå av ca 10 mkr per år och resten av infrastrukturen avser då vård-it. Under 2010 har de två största projekten varit Lean i LiÖ, Kapacitetsplanering och Nationell patientöversikt. Nedanstående bild visar alla projekt som VPC under 2010 lagt ner kostnader på i någon form, och det har blivit sammanlagt 22 stycken. En del av dessa är investeringsprojekt och finansieras alltså inte av bidrag. 20
Kostnadsandel per projekt 2010 Patientportal Akutprojektet Studentmedverkan Förbättringsutbildning Lean inom LiÖ PDMS Cosmic Publicering - CCP Cytodose Kontext-logg Standardiserad journal Kapacitetsplanering Nationell patientöversikt Vårdsamverkan kommuner Värdehemtagning PJ 08 Resursplanering inom LAH Patienttjänster på webben XRos VÖS 2.0 IT-arkitektur Mina vårdkontakter Webbtidbok Kortinloggning Utfall nyckelindikatorer Strategi 1: VERKSAMHETEN SKALL VARA KOSTNADSEFFEKTIV Framgångsfaktor Effektiv projekt- och förvaltningsstyrning Nyckelindikator/annan uppföljning Kontinuerlig uppföljning av dess ekonomi. Målvärde 14 Utfall 15 Senast Mättidpunkt 16 föreg. utfall 100 % 100 % 100% Dec 10 Strategi 2: : EKONOMIN SKALL VARA I BALANS Framgångsfaktor Verksamheten är anpassad efter intäktsutvecklingen Nyckelindikator/annan uppföljning Lönekostnadsutveckling i procent jmf med motsvarande period föregående år Målvärde Utfall Senast Mättidpunkt föreg. utfall 7 % -5,2-4,3% Dec 10 Kostnadskontroll Ekonomisk uppföljning 1 Till delårsrapport gång/månad Till delårsrapport Dec 10 14 Enligt enhetens verksamhetsplan 2010 15 Senast mätta utfall under 2010 16 År och månad för mätning av senaste utfall 21
Blankett 1 504 Vårdprocesscentrum i Österg Resultaträkning (tkr) Bokslut 2010 Budget 2010 Bokslut 2009 Not Intäkter Försäljning utbildning 28 0 19 Försäljning övriga tjänster 88 944 1) 94 481 76 654 Statsbidrag 1 2) 0 33 Övriga bidrag 28 897 3) 28 889 47 072 Försålt mtrl varor övr intäkt 2 442 4) 1 291 3 118 Summa Intäkter 120 312 124 661 126 895 Personalkostnader Lönekostnader -22 463-23 343-23 700 Arbetsgivaravgifter -9 943-10 416-10 538 Övriga personalkostnader -2 912-5 919-4 234 Summa Personalkostnader -35 318-39 678-38 472 Övriga kostnader Kostnader för köpt verksamhet -11 0-163 Verksamhnära material o varor 0-5 -21 Lämnade bidrag -3 054 0-1 100 Övriga verksamhetskostnader -71 212 5) -73 592-75 850 Summa Övriga kostnader -74 276-73 597-77 135 Avskrivningar Avskrivningar -10 182-10 181-10 614 Summa Avskrivningar -10 182-10 181-10 614 Verksamhetens finansiella kostnader/intäkter Finansiella intäkter 2 0 13 Finansiella kostnader -476 6) -1 205-639 Summa Verksamhetens finansiella kostnader/intäkter -474-1 205-626 Årets resultat 62 0 49 Noter till resultaträkningen: 1) I försäljning övriga tjänster ingår ersättning från gem IT-infrastruktur med 87 896 tkr. 2) Statsbidrag avser momskompensation för köpta vårdtjänster i samband med Cosmic-införande. 3) Övriga bidrag avser ersättning från landstingsstyrelsen. 4) I sålt material varor övr intäkter ingår 1 928 tkr som avser sålda bemanningstjänster till Sveriges kommuner och landsting och Sjukvårdsrådgivningen för insatser i nationella projekt. 5) I övriga verksamhetskostnader ingår driftkostnad för IT-system med 44 402 tkr. 6) Ränta på VPC:s bankkonto hos Finansförvaltningen ingår med 470 tkr.
Blankett 1 504 Vårdprocesscentrum i Österg Kassaflödesanalys Bokslut 2010 Not DEN LÖPANDE VERKSAMHETEN Årets resultat 62 Justering för av- och nedskrivningar 10 182 Justering för gjorda avsättningar pensioner Justering för övriga avsättningar Justering för ianspråktagna avsättningar Justering för övriga ej likviditetspåverkande poster Medel från verksamheten före förändring av rörelsekapital 10 244 Ökning/minskning kortfristiga fordringar 18 Ökning/minskning förråd och varulager 0 Ökning/minskning kortfristiga skulder -4 917 Kassaflöde från den löpande verksamheten 5 344 INVESTERINGSVERKSAMHETEN Investering i immateriella anläggningstillgångar -5 344 Försäljning av immateriella anläggningstillgångar Investering i materiella anläggningstillgångar 0 Försäljning av materiella anläggningstillgångar 0 Investering i finansiella anläggningstillgångar 0 Försäljning av finansiella anläggningstillgångar 0 Kassaflöde från investeringsverksamheten -5 344 FINANSIERINGSVERKSAMHETEN Nyupptagna lån 0 Amortering av skuld 0 Ökning långfristiga fordringar 0 Minskning av långfristiga fordringar 0 Kassaflöde från finansieringsverksamheten 0 Justering av ingående eget kapital 0 Årets kassaflöde 0 Likvida medel vid årets början 0 Likvida medel vid årets slut 0 Noter till kassaflödesanalysen:
Investeringsredovisning Blankett 1 Nettoinvestering Bokslut 2010 Budget 2010 Bokslut 2009 Not Immateriella tillgångar 5 344 1) 7 600 8 324 Byggnader Mark Inventarier Datorutrustning Medicinteknisk apparatur Byggnadsinventarier Bilar och andra transportmedel Jord-, skogs- och trädgårdsmaskiner Konst Aktier, andelar, bostadsrätter Summa 5 344 7 600 8 324 Noter till investeringsredovisningen: 1) Årets investering avser journalsystemet Cosmic där investeringarna påbörjades 2005. Spec av tidigare gjorda investeringar se nedan: 2005 4 086 362,00 2006 15 382 485,61 2007 30 521 541,52 2008 12 637 135,32 2009 8 323 533,47
Blankett 1 504 Vårdprocesscentrum i Österg Balansräkning (tkr) Bokslut 2010 Budget 2010 Bokslut 2009 Not TILLGÅNGAR Immateriella 50 032 1) 52 289 54 850 Inventarier 68 68 88 Summa Anläggningstillgångar 50 100 2) 52 357 54 938 Förutbet kostn upplupna intäkt 478 1 942 495 Summa Omsättningstillgångar 478 1 942 495 SUMMA TILLGÅNGAR 50 578 54 299 55 433 EGET KAPITAL, AVSÄTTN o SKULDER Balanserat eget kapital 364 364 316 Årets resultat 62 0 48 Summa Verksamhetens eget kapital 426 3) 364 364 Semlöneskuld okomp övertid mm 1 667 1 850 1 767 Upplupna kostn förutbet intäkt 2 666 1 023 4 030 Övriga kortfristiga skulder 45 819 4) 51 062 49 272 Summa Skulder 50 152 53 935 55 069 SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTN o SKULDER 50 578 54 299 55 433 Noter till balansräkningen: 1) Immateriella anläggningstillgångar består av följande system: Läkemedel 36 Synergi Pågående investering Cosmic 50 032 54 814 2) Anläggningstillgångarna är värderade till anskaffningsvärde med avdrag för planenliga avskrivningar. 3) Eget kapital består av: - rörelsekapital -49 674-54 573 - anläggningskapital 50 100 54 938 4) Övriga kortfristiga skulder består av likvidkonto hos finansförvaltningen.
2010 2009 Investeringar Belopp tkr Belopp tkr Immateriella tillgångar Patientjournal 08: Journalportalen 847 PJ08 Applikation investering 4 007 4 857 Cytodose 683 750 Xros 654 1 870 Summa immateriella tillgångar 5 344 8 324
Investeringssammanställning 2010, per objekt Produktionsenhetens namn: Vårdprocesscentrum 2010 Budget 2010 Totalt investeringsbelopp (tkr) (tkr) (tkr) Beräknat slutår investering 1) Specifikation av objekt överstigande 1 000 tkr: (ej förkortningar) Cosmic/PJ 08 5 344 7 600 84 228 2012 Övriga objekt < 1 000 tkr Summa (tkr) 5 344 7 600 84 228 Eventuell kommentar: 1) Totalt investeringsbelopp anges endast om investeringen löper över flera år, då anges även det år då investeringen beräknas vara slutförd.
Specifikation av ersättning från LiÖ 2010 Bidragsfinansierad verksamhet Projektnamn Bokslut 2010 Övr bidragsfinansierad verksamhet Bokslut 2010 Patientportal 360 Ledning och gemensamt VPC 3 866 Studentmedverkan 182 Säkerhet 1 934 Förbättringsutbildning 302 Utveckling integrerad i förvaltning 5 558 Lean inom LiÖ 5 522 Standardiserad journal 342 Summa 11 358 Kapacitetsplanering 3 258 Nationell patientöversikt 3 234 Summa bidrag 28 897 Vårdsamverkan kommuner 265 Värdehemtagning PJ 08 305 IT-arkitektur 682 Investeringsprojekt Mina vårdkontakter 932 Webbtidbok 454 Patientjournal 08 Kortinloggning 101 BI 123 Delprojekt Uppdrag lt-ledning 164 Nationella projekt(cehis) 850 Cytodose 683 Mindre projekt och uppdrag 463 XRos 654 PJ08 Applikation investering 4 007 Summa 17 539 Summa 5 344 Förvaltning Infrastrukturfinansierad Förvaltning vård-it 77 128 Förvaltning grund-it 10 768 Summa infrastruktur 87 896