1 2016-11-09 Paragrafer 150-166 Plats och tid Badhusgatan 4, Borgholm 09:00 12:15, 13:30 16:30 Beslutande Carl Malgerud (M), ordförande Joel Schäfer (S), förste vice ordförande Tomas Lind (FÖL), andre vice ordförande Anders Nyholm (M) Ingvar Svensson (V) Daniel Nilsson (C), gick 16:10 Birger Palm (S) Övriga deltagande Martin Johansson, arbetstagarrepresentant Tomas Ekberg, arbetstagarrepresentant, gick 16:00 Anders Lindholm, VD Annika Hermansson, Ekonomichef Annika Karpfors, Sekreterare Daniel Petersson, Controller, delvis Markus Wertwein Ros, VA-chef, delvis Tobias Selldén, Fastighetschef, delvis Utses att justera Daniel Nilsson, Birger Palm Underskrifter Annika Karpfors Carl Malgerud (M) Daniel Nilsson Sekreterare Ordförande Birger Palm
2 2016-11-09 Paragrafer 150-166 Innehållsförteckning 150 Extra beslutsärenden 2016/167 3 151 Avrapportering av projekt avsaltningsverk i Sandvik 2016/124 4-5 152 Pågående fastighetsprojekt 2016/153 6 153 Fastigheter, bostäder 2016/164 7 154 Fastigheter - organisation 2016/165 8-9 155 Information om Resedan 10-2016/119 10 bostadsrättsföreningen och hälsocentralen 156 Förstudie av hamnverksamheten i Borgholms 2016/48 11 kommun 157 Månadsuppföljning 2016 2016/1 12 158 Investeringar 2017 2016/136 13 159 Taxor 2017 2016/137 14 160 Budget 2017 2016/135 15 161 Sammanträdesdagar 2017 2016/138 16 162 Restlistan 2016 (uppdrag från styrelsen) 2016/6 17 163 Aktuella VA-ärenden i Mark- och miljödomstolen och 2016/2 18-20 övriga rättsliga processer 164 VD informerar 2016/7 21 165 Attestreglemente 2016/87 22 166 Förbättrande åtgärder av Sjöstugans servering, Borgholm 2015/157 23
3 2016-11-21 S 150 Dnr 2016/167 Extra beslutsärenden Styrelsen godkände vid sittande bord två ytterligare ärenden till mötet. Två ärenden har tillkommit efter att kallelsen skickats ut. Ärendets behandling Ärenden gällande Hamnutredning samt BRF Resedan har tillkommit och tas upp som extraärenden. BRF Resedan i samband med Fastigheter - organisation. Hamnutredningen behandlas som en egen punkt. Information från styrelsens ordförande.
4 151 Dnr 2016/124 Avrapportering av projekt avsaltningsverk i Sandvik Styrelsen har mottagit informationen. Beslut om investering av bräcktvattenverk togs i Kommunfullmäktige 2016-06-13. Projektledning samt projektering utförs av WSP med full insyn av Borgholm Energi. Projektledare hos WSP är Pontus Göransson. Projektgrupp hos Borgholm energi är Markus Wertwein Ros, Tina Pile, Torgny Färm, Roger Lundby Persson samt Daniel Petersson. Tidplan: Verket beräknas vara klart för drift under juni månad 2017. Budget: Beräknad budget för projektet är 113,2 Mkr varav avsaltningsverkets del är 84,5 Mkr. Uppföljning av Ekonomin kommer att ske löpande genom rapportering till Daniel P. Upphandlingar Genomförda: Stomme (Nybro Cement Gjuteri), Vattenreservoarer (ABetong AB), Huvudentreprenad (Löttorps Betong). Process (Prominent) Kommande: Pumphus (oktober), Havsvattenintag (oktober) ändrat november, Reservkraft (oktober) ändrat november samt Ledningsnät. Genomförda aktiviteter Följande aktiviteter har genomförts: - Avtal Naturstenskompaniet gällande markköp. - Bygglovsansökan, byggnad beviljad. - Strandskydd för pumphus beviljat. - Första spadtaget togs måndag 15 augusti. - Riskmöte Genomfört 2016-09-14. - Bygglov Pumphus beviljat. - Ansökan om bidrag för solceller inskickad till Länsstyrelsen Entreprenad - Arbete med platta pågår
5 - Stomme reses vecka 45. - Inga förändringar i tidplan är aviserade. Övrigt Vattendom kommer att sökas som utöver undantagsregeln. WSP tar fram teknisk beskrivning samt MKB, Mikael Berglund advokatfirman Fröberg Lundholm är ombud. Arbetet pågår samråd och är utskickat. Ärendets behandling Statusen i projektet redovisas vid varje styrelsesammanträde. VD Anders Lindholm redogjorde för ärendet. Upphandling klar för processen. Uppdraget gick till Prominent AB. Tidplanen följs. Resning av stommen vecka 45.
6 152 Dnr 2016/153 Pågående fastighetsprojekt Informationen är mottagen. Sammanställning av uppdrag och projekt gällande kommunens fastigheter som pågår i dagsläget. Ekonomisk ställning gällande budget, prognos och utfall. Fastighetschef Tobias Selldén föredrog ärendet och presenterade sammanställning och ekonomisk rapport. Bilaga: Sammanställning med 3 bilagor medföljer kallelsen.
7 153 Dnr 2016/164 Fastigheter, bostäder Informationen är mottagen. Ärendets behandling Ett eget ärende kommer att öppnas i denna fråga: Ägandeförhållanden bostäder. Fastighetschef Tobias Selldén föredrog ärendet. Ägandeförhållande gällande bostäder: Framkom att BEAB köpt bostäder av kommunen men att lagfarter och tomträttsavtal kvarstår att överlåta innan köpet är fullbordat. Förslag är att marken överlåts på BEAB. Diskuterades hur man gör med fastigheter där kommunal verksamhet pågår. Jurist har anlitats och har lämnat förslag på handlingsplan. Oklart kring försäkringsfrågan. En plan innehållande förslag till förrättning samt ekonomisk analys tas fram och presenteras för styrelsen, preliminärt Q1 2017. Enligt information som lämnas på mötet. Skickas till Tobias Selldén.
8 154 Dnr 2016/165 Fastighetersorganisation Styrelsen föreslår att BEAB tillsammans med kommunen tar fram en nulägesanalys samt fastighetsutredning, samt upprättar en gemensam styrgrupp. Styrelsen beslutade att presentera förslaget på KF den 21 november 2016. Ärendets behandling Utredning av konsekvenserna dels för BEAB som bolag, dels för enskilda medarbetare gällande bl a ändrade ägandeskapsförhållanden av fastighetsbeståndet, anställningsförhållanden, bemanning. Styrelsen efterlyser en omfattande fastighetsutredning och nulägesanalys som bör ske i samförstånd med kommunen där förutsättningarna utreds för både BEAB:s del och för kommunens del. Fastighetschef Tobias Selldén föredrog ärendet. Frågor som diskuterades: Fastighetskötare (anställd av BEAB och kommunen köper in 50 % av tjänsten för behov i kommunala fastigheter?) Fastighetshandläggare (nuvarande går i pension vår/sommar 2017 hur ser tjänsten ut fram tills dess?) Beställar-/Utförandeorganisation (idag saknas mandat att genomföra underhåll utan godkännande av KLK). Två snickare måste sägas upp? Kommunen har ingen. Vem ska sköta bostadsrätterna? Vad händer med serviceavtal och besiktningsavtal som gäller både bolag och kommun? Vad ska vi ta höjd för i form av personal och resurser? Alternativ I (ingen övergång till kommunen) Bolaget kommer att behöva ytterligare 2-3 heltidstjänster. Alternativ II (kommunen tar över drift och underhåll) Hur mycket personal?
9 Vilka volymer? Kostnadstäckning om inte volymerna upprättshålls? Är det möjligt för kommunen att köpa tjänster av BEAB utan upphandling? Styrelsen var enig om att en gedigen analys måste göras. I nuläget går det inte att uttala sig om konsekvenserna. Nuvarande organisation gäller tills vidare och bolaget har lämnat budget oförändrad. Enligt information på mötet.
10 2016-11-17 155 Dnr 2016/119 Information om Resedan 10 - bostadsrättsföreningen och hälsocentralen 1. Styrelsen har mottagit informationen. 2. Styrelsen beslutade att uppdra åt bolaget att arbeta vidare med frågan för att finna en alternativ lösning på markfrågan samt vara öppna för nytt förslag från BRF. Förslaget från BEAB till BRF Resedan: BEAB erbjuder sig att bekosta utförandet av vändplatsen, vilket innebär att hyresgästerna slipper transporter och sopbilar intill husen. Nya parkeringsplatser bekostas av BEAB, vilket innebär att tillfarten till husen stoppas. BEAB överlåter GA-marken till Resedan samt gör ändring av servitutet av Carporten. Åtgärderna innebär stora investeringar för BEAB samtidigt som det ger större möjligheter att utnyttja hela området. Ärendets behandling Vid möte mellan BEAB och BRF Resedan den 7/11 2016 framkom man är överens om storleken på markområdet som BEAB vill köpa av BRF samt att oenighet råder om priset för marken. Extraärende enligt beslut. Fastighetschef Tobias Selldén föredrog ärendet. Föredragning av ärendet under mötet. Skickas till Tobias Selldén.
11 2016-11-21 156 Dnr 2016/48 Förstudie av hamnverksamheten i Borgholms kommun Gällande Styrgruppens mandat Styrelsen beslutar att styrgruppen, å BEAB:s vägnar, har mandat att fatta alla beslut i projektet, undantaget godkännande av projektleverans. är beställare av projektet Förstudie rörande Hamnstrategi för Borgholms kommun avseende mål, investeringar, driftsformer och organisation. Beställaren representeras i projektet av en styrgrupp som på beställarens uppdrag fattar alla beslut i projektet, undantaget godkännande av projektleverans. I styrgruppen ingår: Lennart Bohlin, samhällsbyggnadsnämndens ordförande; Ilko Corkovic, kommunstyrelsens ordförande; Lars-Gunnar Fagerberg, t f kommunchef; Hans Johannesson, servicechef samt Tomas Lind, Borgholm Energis andre vice ordförande. Tomas Lind är projektledarens kontaktperson i löpande ärenden. Till projektledare har utsetts Torbjörn Cederholm. Extraärende enligt beslut. Enligt tjänsteutlåtande 1 2016/48, Handläggare VD Anders Lindholm.
12 157 Dnr 2016/1 Månadsuppföljning 2016 Informationen är mottagen. Månadsuppföljning oktober Enligt budget går Gata/Park plus i oktober, men ligger fortfarande rejält över budget totalt. Fjärrvärmekostnader har ökat jämfört med föregående månad. Ska stämmas av med kommunen så att kostnaderna hamnar rätt. Kosten har ett litet minus, men går mycket bra totalt sett över året. Lokalvården har utökade tjänster till kommunen för mat- och posttransporter till en totalsumma om 523 025 kr. Redovisning nästa styrelsemöte. Fastighetsförvaltningen: Uppdaterad budgetuppföljning skattefinansierat, pga summeringsfel på ackumulerade kostnader. Detsamma gäller resultatrapporten för taxor oktober, summeringsfel egna fastigheter. Nya dokument översändes till styrelsens medlemmar i samband med utskick av detta protokoll. Investeringar: Alla verksamheter ligger inom sina ramar. Likviditeten: Ser bra ut. Vindkraftpark: Sjunkande lönsamhet. Ekonomichef Annika Hermansson och Controller Daniel Petersson redogör för ärendet enligt beslutsunderlag. Månadsuppföljning per den sista oktober 2016. Uppföljning båtar och husbilar hamnar 2016. Övriga handlingar delas ut på sammanträdet.
13 158 Dnr 2016/136 Investeringar 2017 Informationen är mottagen. Ekonomichef Annika Hermansson och Controller Daniel Petersson redogör för de totala investeringsbehoven för 2017. Ärendet är ej klart för beslut. Budgeten kommer att behöva revideras. Ekonomichef Annika Hermansson och Controller Daniel Petersson redogör för de totala investeringsbehoven för 2017. Total investeringsbudget 2017 Investeringsutrymme 2017
14 159 Dnr 2016/137 Taxor 2017 Taxeförändring för fjärrvärme, Styrelsen beslutade att taxan för fjärrvärme höjs med 1 %. Höjningen följer KPI, 1 %. Fortsatt samma lönsamhetsnivå för fjärrvärmeverksamheten. Ärendets behandling Ekonomichef Annika Hermansson och Controller Daniel Petersson föredrog ärendet. Ordföranden föreslår att styrelsen godkänner taxehöjningen för fjärrvärme. Budget 2017 Fjärrvärme
15 160 Dnr 2016/135 Budget 2017 Budget Fastigheter, Fjärrvärme och vindkraft Budget för egna fastigheter för 2017 antas. Budget för bostäder för 2017 antas. Budget för fjärrvärme för 2017 antas. Budget för vindkraft för 2017 antas. Egna fastigheters budget för 2017 innehåller intäkter på 12 755 tkr och kostnader på 12 205 tkr, ett budgeterat resultat på 550 tkr. Bostäder har ett budgeterat underskott 2017 på -352 tkr. Intäkter 4 800 tkr och kostnader på 5 152 tkr. För fjärrvärme föreslås en ökning av brukningstaxan med 1 %. Med höjningen så är budget för intäkterna 16 535 tkr och kostnaderna 15 300 tkr som ger ett resultat på 1 235 tkr. Budget för vindkraft är beräknad på genomsnittlig produktion och ett snittpris baserat på senaste produktionsåren. Intäkter för vindkraft är budgeterat till 2 795 tkr och 2 302 tkr som ger 493 tkr i resultat. Ekonomichef Annika Hermansson och Controller Daniel Petersson föredrog ärendet. Ordförande finner att styrelsen beslutar att godkänna budget 2017 enligt beslutsunderlag. Budget 2017 egna fastigheter Budget 2017 Bostäder Budget 2017 Vindkraft Budget 2017 Fjärrvärme
16 161 Dnr 2016/138 Sammanträdesdagar 2017 Ordförande finner att styrelsen godkänner förslagen. Utgångspunkt är visionen om Borgholm Energi En drivande aktör Exempel på teman kan vara omvärldsanalys, mål, affärsutveckling, expansion, organisation, teknik, miljö och riskanalys Våra huvudnäringars (lantbruk och turism) nuvarande och framtida behov av BEAB:s tjänster o Dricksvatten o Upphandling/Kommunikation o Hamnar o Möjligheter med EU-stöd och andra nationella stöd o Riskhantering inom BEAB o Återvinning och avfall o BEAB ett Serviceföretag med kunden i fokus o Det offentliga rummet o Samverkan med Samhällsbyggnadsförvaltningen Ärendets behandling Anders Nyholm utarbetar förslagen under 2017. Styrelseledamot Anders Nyholm lämnar förslag på teman och mötesplatser för styrelsesammanträden 2017. Förslaget presenteras på mötet. Skickas till Ledamot Anders Nyholm
17 162 Dnr 2016/6 Restlistan 2016 (uppdrag från styrelsen) Styrelsen beslutar vilka ärenden som är avslutade. Aktuella uppdrag, som är beslutade av styrelsen, samt ärenden som är översända till kommunstyrelsen för beslut, redovisas i bilaga. Restlista, daterad 2016-10-12.
18 163 Dnr 2016/2 Aktuella VA-ärenden i Mark- och miljödomstolen och övriga rättsliga processer 1. Informationen är mottagen. 2. Styrelsen uppdrog åt VD Anders Lindholm att ombesörja information till ledamöterna om de domslut där BEAB förlorat. Statens VA-nämnd upphörde vid årsskiftet 2015 och pågående/kommande ärenden har flyttats över till Mark- och miljödomstolen i Växjö. Mark- och miljödomstolen handlägger tvister om vatten och avlopp enligt lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster. Mark- och miljödomstolen är första instans. Domstolens beslut kan överklagas till mark- och miljööverdomstolen vid Svea hovrätt och vidare till Högsta domstolen. Parter i tvister om va-frågor är den som driver den allmänna anläggningen och normalt ägaren eller tomträttshavaren av berörd fastighet. Tvist mellan parter kan uppstå t.ex. om skyldighet att betala avgift eller avgiftens storlek, rätt att bruka anläggningen eller villkoren för brukande, tillämpning i övrigt av taxa eller bestämmelser för brukandet som huvudmannen utfärdat, innebörden av avtal som parterna träffat, rätt att stänga av vattenleverans, skadeståndsskyldighet m.m. Avgiftsskyldighet kan föreligga även om fastighetsägaren inte utnyttjar anläggningen. Även för obebyggda tomter inom område med detaljplan kan avgiftsskyldighet föreligga. Nedan redovisas en sammanställning av samtliga ärenden som för Borgholm Energi är aktuella i Mark- och Miljödomstolen samt övriga rättsliga tvister. Juridisk domare Jonny Boo samt teknisk domare Mats Jansson vid Växjö Tingsrätt är de som tillsammans handlägger och avgör de befintliga mål som har flyttats över från Statens va-nämnd till Mark- och miljödomstolen vid Växjö tingsrätt. De har som mål att samtliga nu pågående mål ska avgöras inom sex månader. Förändringar i mål som har tillkommit sedan senaste redovisningen är färgmarkerade. M 151-16 (Va 418-13) Barnässtigen 6, Stuga 426 Ärende: Fastighetsägare vill inte bli ansluten till kommunalt VA. Status: Dom: 2016-07-20 Fastighetsägarens talan bifölls.
19 Övrigt: - Ombud: Jörgen Ljungholm FT 3788-15 Norrböda 1-42 Ärende: Otydligt förhållande mellan extern entreprenör, kund och BEAB. Entreprenören ordnade VA-ledningar till fastigheter utanför verksamhetsområdet som han sedan sålde. De nya ägarna trodde att BEAB ägde ledningarna. Tvist gäller taxa och ansvarsförhållande. Kunden stämde BEAB i Kalmar Tingsrätt då VA-nämnden och Svea Hovrätt meddelade avvisningsbeslut. Status: 2016-04-08 Tingsrätten beslutade att målet fortsättningsvis skall handläggas som ett ordinärt tvistemål. Huvudförhandling hölls 2016-08-31. Dom: Kundens talan bifölls Övrigt: Ärendet avslutat, ersättning enligt dom utbetalad till kund. Ombud: Kaisa Adlercreutz, Gärde Wesslau Advokatbyrå, Jonas Tjörnbo M 134-16 (Va 210-14) Marsjö 7:15 och Marsjö 7:18 Ärende: Kund vill inte betala anslutningsavgifter eller brukningsavgifter trots att fastigheten ligger i verksamhetsområde och detaljplanerat område. Inkassokrav har bestridits. Status: Väntar på förberedande förhandling Dom: - Övrigt: Ombud: Jörgen Ljungholm M 135-16 (Va 215-14) Rälla Tall 8-4 Ärende: Kund bestrider faktura för anläggningsavgift med hänvisning till att fastigheten har egen brunn. Status: Dom 2016-07-19 Kundens talan lämnades utan bifall Dom: - Övrigt: Kompletterande vattenprov togs 2015-08-25 Ombud: Anna Hassel M 137-16 (Va 229-14) Lofta mfl Ärende: Gemensam handläggning av 20 mål. Fastighetsägarna ifrågasätter skäligheten av anläggningsavgiften då taxan höjts under entreprenaden med 20% 2013 samt 20% 2014. Status: Väntar på dom Dom: - Övrigt: Ombud: Jonas Tjörnbo, Anna Hassel Övriga rättsliga processer Skadeståndsanspråk från entreprenaden Vedborn-Binnerbäck gällande nedtagning av träd samt ekonomisk påverkan på verksamhetens resultat.
20 Skadeståndsanspråksärenden från entreprenaden Vedborn-Binnerbäck gällande skador på fastighet. VD Anders Lindholm föredrog ärendet. Tjänsteskrivelse samt föredragning under mötet. Skickas till Anders Lindholm.
21 164 Dnr 2016/7 VD informerar Informationen är mottagen. Beslutades att öppna ett ärende för Tilläggsanslag 2017 utökade tjänster VD Anders Lindholm redogjorde för aktuella ärenden och möten. Möte med markägare i Lindby angående undersökningar av mark i Lindby samt tidigare vattendom med ersättningsanspråk Utökning av tjänster, tilläggsanslag Inhägnad Åkerbo värmeverk Ekerum avtal signerat Kommande invigning av Avsaltningsverket i Sandverk Gata/Park Informationen presenteras på mötet.
22 165 Dnr 2016/87 Attestreglemente 1. Attestreglemente daterat 2016-11-09 antas. 2. Beslutades att rutiner för Internkontroll behöver utarbetas. Attestreglementet syftar till att ge bolaget en tydlig ansvars- och arbetsfördelning när det gäller kontroll av ekonomiska transaktioner. Ekonomichef Annika Hermansson redogör för uppdateringar. Utökat attestansvar för Tina Pile/Roger Lundby Persson tillsammans. Attestreglemente, daterat 2016-11-09. Skickas till Ekonomichef Annika Hermansson.
23 2016-11-09 166 Dnr 2015/157 Förbättrande åtgärder av Sjöstugans servering, Borgholm Informationen är mottagen. Kommunstyrelsen beslutade 2015-11-24 att anvisa 274tkr ur 2015 års investeringsbudget Ospec fastigheter för renovering av Sjöstugans servering Renovering av rubricerat objekt är nu helt slutfört. Slutbesiktning godkänd. Ekonomiskt utfall: 219tkr. Tjänsteutlåtande skickat till kommunstyrelsen. Ekonomisk rapport skickad till kommunens ekonomiavdelning. Enligt underlag.