Anders Lindholm, VD Annika Hermansson, ekonomichef Johan Andersson, controller, 300 Bertil Lundgren, Christina Olsson, driftledare,

Transkript

1 1 (21) Plats och tid Badhusgatan 4, kl. 09:00-12:10, 13:00-16:00 Beslutande Carl Malgerud (M), ordförande Joel Schäfer (S), andre vice ordförande Tomas Lind (FÖL), vice ordförande Ingvar Svensson (V) Anders Nyholm (M) Daniel Nilsson (C) Birger Palm (S) Övriga närvarande Clara Hoogland, sekreterare Anders Lindholm, VD Annika Hermansson, ekonomichef Johan Andersson, controller, 300 Bertil Lundgren, Christina Olsson, driftledare, Utses att justera Justeringens plats och tid Joel Schäfer (S) Badhusg. 4, , kl 11:00 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Clara Hoogland Carl Malgerud Joel Schäfer

2 2 (21) Innehållsförteckning 293 Ägardirektiv för Borgholm Energi AB 294 Månadsuppföljning per den sista september Utökad amortering på lån tagna av Borgholm Energi AB 296 Värdering av Borgholm Energis vindkraftpark 297 Kommersiell hantering av vindkraften i Borgholm Energi 298 Tilläggsbudget 299 Arrendeavgifter för sjöbodar m.m. 300 Utredning av förråd teknisk verksamhet 301 Sammanträdesdagar Information om brf Resedan 303 Sluttäckning av deponier: förstudie 304 Fastställande av huvudmannaskapet för deponier och tippar i Borgholms kommun 305 Information från VD 306 Ombyggnad av A-huset till lägenheter för asylsökande 307 Restlistan 308 Anmälan av delegationsbeslut 309 Meddelanden

3 3 (21) 293 Dnr 2015/191 Ägardirektiv för Borgholm Energi AB VD Anders Lindholm uppdras att ta fram ett nytt förslag till ägardirektiv för Borgholm Energi AB. Ägardirektivet antas av kommunfullmäktige och reglerar bolagets verksamhet, ändamål, styrning, samverkan, fastställande av budget etc. Bolaget ska sträva efter en genomsnittlig avkastning på totalt kapital motsvarande lägst 5 %, men den skattefinansierade verksamheten är undantagen avkastningskravet. Bolaget har aldrig kunnat leva upp till det önskade avkastningskravet, senast 2014 var det 3,6 % och per den sista augusti 2015 var det 2,4 %. Eftersom flera av verksamheterna i bolaget enligt lag inte ska göra överskott, är det rimligare med ett lägre avkastningskrav på totalt kapital. Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att uppdra till VD Anders Lindholm uppdras att ta fram ett nytt förslag till ägardirektiv för Borgholm Energi AB, som kommunfullmäktige kan ta ställning till efter att styrelsen granskat det. Beslutet skickas till VD Anders Lindholm

4 4 (21) 294 Dnr 2015/69 Månadsuppföljning per den sista september 2015 Informationen är mottagen. Den skattefinansierade verksamheten ligger totalt sett ca. 500 tkr över budget. Gata/Park ligger över budget med 1,8 mkr, vilket beror på betydligt lägre intäkter än budgeterat. Förrådet ligger fortsatt över budget. Prognosen för den skattefinansierade verksamheten är att budgeten totalt kommer att hållas eller underskridas något, främst p.g.a lägre kostnader inom fastighetsförvaltningen. För den taxefinansierade verksamheten är överskottet högre än budget, dels beroende på lägre driftskostnader på VA samt extraordinära intäkter på elnät, återbäring från Fora pensionsförsäkring, samt osäker kundfordran, som betalades. Vindkraften visar fortsatt underskott i augusti p.g.a. mycket lågt elpris. Det totala resultatet är 13 mkr för hela koncernen och prognosen för året är i nivå med föregående år. Likviditeten är fortsatt god. Investeringarna genomförs enligt plan. Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Månadsrapport per den sista september _

5 5 (21) 295 Dnr 2015/192 Utökad amortering på lån tagna av Borgholm Energi AB s Den årliga amorteringsnivån utökas till 1,8 mkr per år. I skuldebrevet för ett lån i Ölands Bank om 10 mkr står att amortering skulle starta Möjlighet finns att skjuta upp starten av amorteringen i fem år till. Amorteringen på detta lån är bestämt till 167 tkr/kvartal = 668 tkr/år. Idag amorterar bolaget sammanlagt tkr/år och totalt skulle det ge en amortering på 1,8 mkr. Ekonomiavdelningens bedömning är att detta är genomförbart. Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att den årliga amorteringsnivån utökas till 1,8 mkr per år. Tjänsteskrivelse, daterad Beslutet skickas till Ekonomiavdelningen

6 6 (21) 296 Dnr 2015/79 Värdering av Borgholm Energis vindkraftpark Balansräkningen uppdateras till den nya värderingen, för en kostnad på 11,4 mkr vilket ska belasta ansvar 9570 vindkraften. Borgholm Energis vindkraftspark består av åtta verk i Kastlösa och ett i Ryd-Rönnerum. Vindkraftsparken är värderad till anskaffningsvärde och bokfört värde per den sista september 2015 är 25,2 mkr. Värdet har skrivits ned enligt ett standardiserat förfarande. En värdering gjord i september 2015 av Bravi HB uppskattar värdet för Rönnerum till 11 mkr och värdet för Kastlösa till 2,8 mkr. Kostnaden för att uppdatera balansräkningen till den nya värderingen är 11 mkr. Kostnaden belastar ansvar 9570, vindkraften. Ärendets behandling Borgholm Energis styrelse beslutade den 20 maj 2015, 226, att uppdra till ekonomichef Annika Hermansson att ta fram ett förslag till ny värdering på vindkraftsparken. Till dagens sammanträde föreslår ekonomichef Annika Hermansson i tjänsteskrivelse daterad , att balansräkningen uppdateras till den nya värderingen, för en kostnad på 11,4 mkr vilket ska belasta ansvar 9570 vindkraften. Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att bifalla förslaget till beslut. Tjänsteskrivelse med tillhörande bilagor: Bilaga 1 - Värdering vindkraftpark Bilaga 2 - Rönnerum Bilaga 3 Kastlösa

7 7 (21) 297 Dnr 2015/193 Kommersiell hantering av vindkraften i Borgholm Energi VD Anders Lindholm och ekonomichef Annika Hermansson uppdras att bereda ärendet om vindkraftsparkens framtid. Med anledning av att vindkraften som Borgholm Energi äger nu går med förlust lyfts frågan om försäljning. Förlusten är beroende på det låga elpriset. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att uppdra åt VD Anders Lindholm och ekonomichef Annika Hermansson att bereda ärendet om vindkraftsparkens framtid. Dialog med revisorn måste föras i ärendets hantering. Beslutet skickas till VD Anders Lindholm Ekonomichef Annika Hermansson

8 8 (21) 298 Dnr 2015/179 Tilläggsbudgetering för arbetsbod Löttorp Tilläggsbudgetering på 60 tkr för inköp, transport och montering av en arbetsbod i Löttorp godkänns. Då de befintliga personalutrymmena för personalen på fastighet och gata-park i Löttorp inte uppfyller arbetsmiljökraven bör en likadan bod som den i Borgholm köpas in och monteras. Kommunens ekonomiavdelning har gett besked om att kostnaden ska tas av bolaget, på samma sätt som för boden i Borgholm. Kostnader Inköp av begagnad arbetsbod med fikarum samt hygienutrymme - ca.30 tkr exkl. moms, transport och monteringkostnader ca. 30 tkr. Totalt: 60 tkr:- exkl. moms. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att tilläggsbudgetering på 60 tkr för inköp av en arbetsbod i Löttorp godkänns. Tjänsteskrivelse, daterad Beslutet skickas till Servicechefen Ekonomiavdelningen

9 9 (21) 299 Dnr 2015/174 Arrendeavgifter för sjöbodar m.m. VD Anders Lindholm uppdras att se över prissättningen för arrendena för sjöbodarna. Borgholm Energi har av kommunen uppdragits att utreda om arrendeavgifterna för sjöbodar m.m. är rimliga och i paritet med vad andra kommuner tar ut. I det diagram som biläggs denna skrivelse framgår att Borgholm ligger ganska bra till gällande arrendeavgifter, jämfört med de kommuner vi har jämfört oss med. I de kommuner som skiljer ut sig ingår mer än bara sjöbodsplatsen i arrendeavgiften. T.ex. i Kalmar ingår det bland annat två båtplatser. Ärendets behandling Gruppchef fastighet Tobias Selldén har sammanställt arrendeavgifterna för kommunens sjöbodar och gjort jämförelser med andra kommuner. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att uppdra till VD Anders Lindholm uppdras att se över prisklausulen i arrendeavtalen för att möjliggöra en eventuell justering av priset. Tjänsteskrivelse daterad , med tillhörande bilagor: Bilaga 1 - diagram/sammanställning arrendeavgifter i olika kommuner, bilaga 2 - Borgholms kommun Sjöbodspolicy antagen i SBN , bilaga 3 - Borgholms kommuns regelverk, arrendeavgifter m m antagen i KF

10 10 (21) 300 Dnr 2015/186 Utredning av förråd teknisk verksamhet Informationen är mottagen Eftersom behov finns att flytta det nuvarande förrådet som ligger på Resedan 4. Idag delar personal från gata-park och från fastighet och VA på utrymmena. Elnät har ett eget förråd i Guntorp i Borgholm, som byggdes på 90-talet och är dimensionerat för sju personer. Ett önskemål från verksamheterna har varit att gata-park ska ha större samverkan med Arbetscentra, som idag finns på Ölands lego. Gata-Park har elva fast anställda och tar varje sommar in fyra säsongsanställda. Elnät har fyra anställda, fastighetsavdelningen har två och VA tre. Ärendets behandling Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 25 augusti 2015, 270, att uppdra till controller Johan Andersson och kundtjänstassistent Julia Persson att utreda frågan om vilka behov den tekniska verksamheten har på förråd. Utredningen kommer fram till tre möjliga alternativ: Alternativ 1 VA flyttar till elnätsförrådet utan några större förändringar på befintlig lokal. Gata-park och fastighet får nya lokaler. Alternativ 2 VA och fastighet flyttar till elnätsförrådet. Utbyggnad av förrådsdelen krävs. Gata-park får nya lokaler. Alternativ 3 VA, fastighet och gata-park flyttar till elnätsförrådet, en större tillbyggnad krävs. Alternativ 4 VA flyttar till elnätsförrådet (samma som alternativ 1). Gata/park och fastighet flyttar till Ölands lego tillsammans med Arbetscentra.

11 11 (21) 300 fortsättning Controller Johan Andersson redogör för ärendet. Styrelsen diskuterar de olika alternativen, dock är det kommunstyrelsen som äger frågan och har att fatta beslut om vilka åtgärder som ska vidtas. Tjänsteutlåtande, upprättat av controller Johan Andersson Utredning, daterad

12 12 (21) 301 Dnr 2015/176 Sammanträdesdagar 2016 Sammanträdesdagarna antas enligt nedan. Sammanträdena för Borgholm Energi och Borgholm Energi Elnät planeras till den andra veckan varje månad, för att ärenden ska ha störst möjlighet att effektivt nå ev. nästa beslutsinstans kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige. Eftersom kommunfullmäktige sammanträder 4:e veckan i varje månad kan ärenden som behandlas av Borgholm Energi och Borgholm Energi Elnät den andra veckan gå till kommunstyrelsens arbetsutskott som då sammanträder två veckor efter det, därefter till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige månaden efter. Sammanträder Borgholm Energi och Borgholm Energi Elnät som de har gjort hittills, den tredje veckan i månaden, förskjuts behandlingen av ärenden på nästa beslutsinstans till ytterligare en månad efter. En effekt av att placera styrelsens sammanträden tidigare är att månadsuppföljningen inte kommer att vara sammanställd i samband med utskicket utan får presenteras vid sittande bord. Sammanträdena föreslås till följande dagar 2016: 13/1, 10/2, 9/3, 13/4, 11/5, 8/6, 10/8, 14/9, 12/10, 9/11 Ordföranden redogör för ärendet och finner att styrelsen beslutar att 2016 sammanträda enligt ovan. Tjänsteutlåtande daterat

13 13 (21) 302 Dnr 2015/83 Information om brf Resedan VD Anders Lindholm uppdras att besvara skrivelsen ang. utebliven solvärmeproduktion. Frågan om det förråd som brf Resedan äger och som familjecentralen använder har lyfts. Frågan om att hyra ut lägenheter är under fortsatt diskussion. Frågan om ersättning för utebliven solvärmeproduktion har lyfts av brf Resedan genom en skrivelse inkommen VD Anders Lindholm redogör för ärendet och ordföranden finner att styrelsen beslutar att uppdra åt VD Anders Lindholm att besvara skrivelsen ang. utebliven solvärmeproduktion. Skrivelse från brf Resedan,

14 14 (21) 303 Dnr 2015/80 Sluttäckning av deponier: förstudie 1. Förstudien godkänns. 2. Huvudmannen uppdras att anmäla förändringar i tidplan till tillsynsmyndigheten, enligt nedan. 3. Driftledare Christina Olsson uppdras att påbörja pilotprojekt Snibben. 4. Driftledare Christina Olsson uppdras att presentera en projektplan. Kalleguta och Rullbackarna är de två deponier som fortfarande räknas som aktiva i kommunen idag, även om inget mer avfall längre tillförs och beslut har fattats om att de ska sluttäckas. Sluttäckningen av deponierna beräknas ta 13 år, eftersom det görs i flera skikt och varje skikt måste hinna sätta sig innan nästa läggs på. Borgholm Energi tog 2007 fram förslag till avslutningsplaner för kommunens räkning. Dåvarande Miljö- och byggnadsnämnd, i egenskap av tillsynsmyndighet, godkände avslutningsplanerna och Borgholms kommun, i egenskap av verksamhetsutövare, delgavs beslutet. Till tillsynsmyndigheten ska ändringar i tidplanen anges, vilket ska göras nu, innan projektet kan påbörjas. Därför måste huvudmannaskapet först utredas och därefter ska den som tar på sig detta anmäla följande ändring till Samhällsbyggnadsnämnden: avslutningsplanernas tidplan uppdateras i enlighet med bilaga 1. Förstudien sammanfattar tidplanen för sluttäckningen, kostnaderna fördelade över tid samt en genomgång av vilken taxehöjning som kommer att krävas och en konsekvensbeskrivning rörande den. Beräkningen av kostnaderna är gjorda av konsultfirman WSP. Kostnaden är beroende av hur mycket massor som kan tillgås. Den samlade kostnaden om inget material måste köpas in uppgår till ca. 25 mkr och till ca. 43 mkr om samtligt material måste köpas in. Det mest realistiska scenariot är att vissa av kommunens egna massor från muddringar av hamnarna kan användas, men att material av särskild sammansättning också måste köpas till.

15 15 (21) 303 fortsättning På Kalleguta deponi finns ett område som går under benämningen Snibben. På marken ska en damm för lakvattenhantering och släckvatten för kommande flisupplag anläggas. Därför bör denna del flyttas omgående och en separat upphandling för detta göras under hösten. Analyser av förekomsten av material samt en bedömning av tidsåtgången ger möjlighet till ett fullödigt underlag för upphandlingen av omgrävning och omformning av resterande deponi, vilket ska göras Ärendets behandling Styrelsen uppdrog den 24 juni 2015, 244, till driftledare Christina Olsson att ta fram en förstudie för att påbörja projekt sluttäckning av deponierna Kalleguta och Rullbackarna i Borgholms kommun. Driftledare Christina Olsson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att driftledare Christina Olsson uppdras att ta fram en projektplan, samt att påbörja pilotprojektet Snibben. Tjänsteutlåtande, daterat Förstudie, daterad Tidplan, daterad Beslutet ska skickas till Driftledare återvinning och avfall Borgholms kommun

16 16 (21) 304 Dnr 2015/194 Fastställande av huvudmannaskapet för deponier och tippar i Borgholms kommun Driftledare Christina Olsson uppdras att sammanställa den juridiska expertisens betänkanden i ärendet. Beskrivning av ärendet Kalleguta och Rullbackarna är de två deponier som fortfarande räknas som aktiva i kommunen idag, även om inget mer avfall längre tillförs och beslut har fattats om att de ska sluttäckas. För att projektet med att sluttäcka deponierna ska kunna påbörjas krävs att huvudmannaskapet är fastställt, eftersom bl.a. ändringar i tidplanen ska anges till tillsynsmyndigheten av denne. Borgholm Energi tog 2007 fram förslag till avslutningsplaner för kommunens räkning. Dåvarande Miljö- och byggnadsnämnd, i egenskap av tillsynsmyndighet, godkände avslutningsplanerna och Borgholms kommun, i egenskap av verksamhetsutövare, delgavs beslutet. Därefter har kommunen ifrågasatt att de ska räknas som verksamhetsutövare, vilket har försenat arbetet med sluttäckningen. Den som är huvudman måste inte nödvändigtvis finansiera sluttäckning. Driftledare Christina Olsson redogör för ärendet. Frågan om huvudmannaskap bör klargöras. Ordförande finner att styrelsen beslutar att driftledare Christina Olsson uppdras att sammanställa den juridiska expertisens betänkanden i ärendet. Skickas till Driftledare Christina Olsson

17 17 (21) 305 Dnr 2015/104 Information från VD Informationen är mottagen. VD Anders Lindholm redogör för aktuella frågor och möten: Möte med länsstyrelsen den 10 november Möte med KSRR den 19 oktober Informationsmöte för samtliga anställda i december, presentation av styrelsen Lagring av material i Mejeriviken Hamnen Nabbelund är färdigmuddrad Resedan 8 Personalärenden

18 18 (21) 306 Dnr 2015/187 Ombyggnad av A-huset till lägenheter för asylsökande sförslag till kommunstyrelsen Kommunen rekommenderas att inte bygga om A-huset, fastighet Borgholm 11:42, till lägenheter. Borgholm Energi fastigheter har på uppdrag av kommunstyrelsens arbetsutskott utrett möjligheten till ombyggnad av A-huset till lägenheter för asylsökande. Den genomgång som fastighetsavdelningen har haft med Westerlund arkitektkontor visar att rent planlösningsmässigt så finns möjligheten till ombyggnad av A-huset till lägenheter. Detta kräver dock tämligen stora ombyggnadsinsatser, bland annat stora ingrepp gällande brandklassning bjälklag och brandavskiljning lägenheter, vilket även innefattar brandavskiljning i ventilationssystem. Vatten och avlopp är i stort behov av utbyte och vid en ombyggnation kommer helt nya system behövas. Ett boende på plan 3 (vinden) medför ännu större ingrepp gällande tillgänglighet och brandkrav. Byggnaden bör tilläggsisoleras. Befintligt ventilationsaggregat räcker sannolikt till och är i gott skick, men ombyggnad av kanalsystemet krävs. Ombyggnation till boende bedöms av fastighetsavdelningen inte som lämplig på grund av den direkta närheten till fjärrvärmecentralen samt på grund av buller, damm och säkerhet. Dessa faktorer påverkar möjligheterna till byggnadslov för ändrad användning. Samhällsbyggnadsförvaltningen har i en skrivelse påtalat att en ombyggnation till lägenheter är att anse som direkt olämplig, med anledning av närheten till fjärrvärmeverket och dess dagliga trafik och aktivitet. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att rekommendera kommunen att inte bygga om A-huset, fastighet Borgholm 11:42, till lägenheter. Tjänsteskrivelse, daterad Skrivelse från samhällsbyggnadsförvaltningen,

19 19 (21) 307 Dnr 2015/68 Restlistan Styrelsen beslutar vilka ärenden som är avslutade. Aktuella uppdrag, som är beslutade av styrelsen, redovisas i bilaga. Restlista, daterad

20 20 (21) 308 Anmälan av delegationsbeslut Redovisningen godkänns. Dnr 2015/168 BEAB , 291 Taxor 2016 Dnr 2015/183 BEAB , 292 Arrendeavtal ställplatser

21 21 (21) 309 Meddelanden Hid Sammanställning av kostnaden för ekologiska livsmedel i kostverksamheten Personalliggare i byggbranschen from 2016 Riksdagen fattade den 4 december 2014 beslut om att införa personalliggare i byggbranschen från och med den 1 januari Byggherren har ansvaret för att hålla med utrustning så att elektronisk personalliggare kan föras på byggarbetsplatsen samt hålla personalliggaren tillgänglig på byggarbetsplatsen. Byggherren kan dock, genom skriftligt avtal, överföra detta ansvar till den som bedriver byggverksamhet. Dnr 2015/183 Skrivelse från servicechef Hans Johannesson angående arrendeavtalen för ställplatser i hamnarna