Clara Hoogland Carl Malgerud (M) Daniel Nilsson (C) Sekreterare Ordförande Justerare

Transkript

1 Sida 1 Paragrafer Plats och tid Badhusgatan 4, kl 09:00-12:00, 13:00-15:00 Beslutande Carl Malgerud (M), ordförande Tomas Lind (FÖL), andra vice ordförande Birger Palm (S) Ingvar Svensson (V) Anders Nyholm (M) Daniel Nilsson (C) Jacob Jonsson (S), ersätter Joel Schäfer (S) Tomas Ekberg, arbetstagarrepresent Övriga deltagande Clara Hoogland, sekreterare Anders Lindholm, VD Annika Hermansson, ekonomichef Julia Persson, kundtjänstassistent, 38 Daniel Petersson, ekonom, 41 Underskrifter Clara Hoogland Carl Malgerud (M) Daniel Nilsson (C) Sekreterare Ordförande

2 Sida 2 Paragrafer Innehållsförteckning 30 Månadsuppföljning /1 31 Årsredovisning /42 32 Prissättningen inom kostverksamheten 2016/37 33 Ansökan till EU:s havs- och fiskeriprogram / Aktuella VA-ärenden i Mark- och miljödomstolen 2016/2 35 Pågående och planerade VA-projekt 2016/9 36 Vattensituationen Borgholms kommun 2016/24 37 Avslutande av deponier i Borgholms kommun 2015/80 38 Utredning av förråd för teknisk verksamhet 2015/ Kommunikationsstrategi 2016/40 40 Projekt Kommunikation - rapport om kundbemötande och service 2015/ Projekt Inköp och upphandling - slutrapport 2015/ Förstudie av hamnverksamheten i Borgholms kommun 2016/48 43 Granskningsrapport Borgholm hamnverksamhet 2016/43 44 Granskningsrapport Borgholm Energis internkontroll 2016/44

3 30 Dnr 2016/1 Månadsuppföljning per den sista februari Hyran för modulerna i Gärdslösa ska specificeras som en extrabeställning, gjord av utbildningsförvaltningen. 2. Informationen är mottagen. Den skattefinansierade verksamheten visar ett underskott på 766 tkr. För Gata-Park har vinterväghållningen lett till att verksamheten har gått 800 tkr över budget. Trots att det har varit en mild vinter är budgeten för väghållning alltid baserad på barmark och den snöröjning som måste genomföras leder alltid till en förväntad avvikelse. För verksamheten Fastighet gör modulerna i Gärdslösa att budgeten dras över med 73 tkr, vilket ska ska specificeras som en extrabeställning, eftersom modulerna inte fanns upptagen i budgeten för Borgholm energi. Extrabeställningen gjordes av utbildningsförvaltningen. Kosten gör ett överskott på 203 tkr tack vare stordriftsfördelar som gör portionerna billigare. Sammanställningen för extrabeställningar som kommer från kommunen och som inte är finansierade är på drygt 800 tkr, utöver modulerna i Gärdslösa. Den taxefinansierade verksamheten visar ett överskott på 783 tkr per den sista februari. De största investeringar som är gjorda hittills under året är VA-utbyggnad Djupvik-Lofta etapp 3 och VA-saneringen i Borgholms hamn. Den totala investeringsbudgeten är på tkr. Den kan behöva omfördelas under året på grund av nödvändiga investeringar för att lösa bristen på dricksvatten i kommunen. Likviditeten är fortsatt god. Ekonomichefen Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att fakturan för extrabeställningen på moduler i Gärdslösa översänds till kommunen och att informationen i övrigt är mottagen.

4 3o fortsättning Beslutsunderlag Månadsrapport per den sista februari 2016

5 31 Dnr 2016/42 Årsredovisning 2015 Bokslut och årsredovisning godkänns, med vissa redaktionella ändringar och överlämnas till revisorerna för granskning och till bolagsstämman för fastställelse. Alla aktiebolag ska enligt lag sammanställa sitt räkenskapsår i en årsredovisning. Årsredovisningens innehåll är bestämt i årsredovisningslagen, ÅRL (1995:1554) och ska vara offentlig. Årsredovisningen ska bestå av en balansräkning, en resultaträkning, noter och en förvaltningsberättelse. Balansräkningen visar företagets ekonomiska ställning, tillgångar, eget kapital och skulder vid en viss tidpunkt, ofta den sista dagen på räkenskapsåret. Resultaträkningen visar som namnet antyder ett företags resultat genom en sammanställning av dess intäkter och kostnader under räkenskapsåret. Noter är upplysningar om hur exempelvis tillgångar och skulder har värderats, hur avskrivningar och nedskrivningar har gjorts samt vad anskaffningsvärdet var för dessa avskrivningar. En förvaltningsberättelse är en översikt av företagets resultat, verksamhet och ställning och ska återge sådant som inte går att återge i balans- och resultaträkningen som exempelvis dess utveckling och betydande händelser. Resultatet för, efter finansiella poster 2015 är positivt med tkr och för Borgholm Energi Elnät med tkr, vilket ger ett sammantaget resultat för koncernen på tkr. Ingen utdelning till ägaren görs för Ekonomichefen Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att bokslut och årsredovisning godkänns, med vissa redaktionella ändringar och överlämnas till revisorerna och till bolagsstämman för fastställelse. Beslutsunderlag Årsredovisning 2015

6 31 fortsättning Skickas till Revisorerna

7 32 Dnr 2016/37 Prissättningen inom kostverksamheten Informationen är mottagen och översänds till kommunstyrelsen för kännedom. Kostverksamheten tilldelas varje år en budget från Borgholms kommun. Budgeten ska i sin helhet fördelas ut per måltid som tillagas, med vad som kallas portionspris. Till och med 2015 var det ett avsevärt högre pris för äldreomsorgen än för förskola/skola. Priset för frukost och mellanmål var dessutom lika, oavsett om verksamheten fick hjälp med disk eller inte. Kostverksamheten har nu valt att specificera fler delar och räkna fram en mer rättvis modell, där kostnaden tas där den uppstår för att få fram ett grundpris, som är lika för både utbildningsförvaltningen och socialförvaltningen: Helgarbetstiden för äldreomsorgen som har produktion 365 dagar per år Livsmedels- och produktionskostnad för äldreomsorgens efterrätter Livsmedels- och produktionskostnad för frukost och mellanmål på Fritidshem Kostens prislista 2016 efter ny beräkning: Lunch/Kvällsmål Grundpris (förskola, skola och äldreomsorg) 36,08 kr/portion Tillägg efterrätt äldreomsorg 3,59 kr/portion Tillägg helgarbetstid äldreomsorg 10,63 kr/portion Fritids frukost/mellanmål framplockning 1,03 kr/portion Fritids frukost/mellanmål disk 4,01 kr/portion Betalande gäster (+12 % moms) 53,58kr/portion Anpassad lunch skola (specialkost av religiösa skäl) 38,79kr/portion Den nya prisberäkningen ger ett grundpris för förskola/skola samt ett grundpris med tillägg för äldreomsorgen. Kvällsmålet får samma pris som lunchen inom äldreomsorgen och fritids betalar för den tjänst man köper, antingen enbart livsmedel eller både livsmedel och disk Förskola/Skola 36,08 kr/portion 28,29 kr Fritids framplockning och disk 5,04 kr/portion 14,14 kr Fritids enbart framplockning 1,03 kr/portion 14,14 kr

8 Mellanmål Livsmedelskostnad 5,00 kr/portion Lunch Äldreomsorg 50,29 kr/portion 61,12 kr Kvällsmål Äldreomsorg 50,29 kr/portion 45,84 kr Livsmedel frukost/mellanmål 5,00 kr/portion Konsekvensanalys Kommunfullmäktige tog för 2015 beslutet att återinföra pedagogiska måltider för pedagoger åk F-2. De gav extra medel till utbildningsförvaltningen på 25 kr/portion och utbildningsförvaltningen fick själva stå för differensen 3,29 kr/ portion. När den nya beräkningen trädde i kraft den 1 januari 2016 har inte längre utbildningsförvaltningen täckning för de ökade kostnaderna för de pedagogiska måltiderna gällande åk F-2. Istället för en differens på 3,29 kr/portion är differensen nu 11,08 kr/portion, en ökning med 7,79kr/portion. Utöver de pedagogiska fria måltiderna i åk F-2, har övriga pedagoger möjlighet att köpa pedagogisk lunch och sitta med eleverna och äta lunch i matsalen för 25 kr/portion. Kostverksamheten fakturerar vad måltiden kostar, 36,08 kr/portion, och utbildningsförvaltningen får även här stå för mellanskillnaden, 11,08 kr/portion. Det saknas dock täckning i utbildningsförvaltningens budget för dessa måltider. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordförande finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen och översänds till kommunstyrelsen för kännedom. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad

9 33 Dnr 2015/205 Ansökan till EU:s havs- och fiskeriprogram Anders Nyholm (M) uppdras att till nästa sammanträde redovisa ett förslag till ansökan till EU:s havs- och fiskeriprogrammet för Byxelkroks hamn. EU-kommissionen har godkänt Jordbruksverkets förslag till havs- och fiskeriprogram. Det består av stöd för att dels utveckla ett miljömässigt, ekonomiskt och socialt hållbart fiske och vattenbruk i Sverige och dels genomföra en del av den integrerade havspolitiken och olika EU-miljödirektiv. I havs- och fiskeriprogrammet beskriver Sverige hur de unionsprioriteringar som medfinansieras genom den Europeiska havsoch fiskerifonden ska genomföras. Havs- och fiskerifonden ingår i ett gemensamt, nationellt strategiskt ramverk som även omfattar övriga så kallade struktur- och investeringsfonder i EU (landsbygdfonden, socialfonden, regionalfonden och sammanhållningsfonden). De övergripande målen i programmet är att öka konkurrenskraften hos små och medelstora företag, skydda miljön och främja en hållbar användning av resurser samt främja sysselsättning. För att hamnen ska vara aktuell att söka medel för ska den användas för yrkesfiske och den som söker medel ska själv ansvara för och investera i ett projekt i hamnen. I Borgholms kommun kan lämplig hamn att fokusera på vara Byxelkroks hamn. Den underhållsplan för kommunens hamnar som gata-parkchef Hans Johannesson har tagit fram kan fungera som ett underlag för att sammanställa ett projekt och en ansökan. Ärendets behandling Styrelsen beslutade den 19 november 2015, 320, att utse ledamot Anders Nyholm (M) att bistå i arbetet med att sammanställa ansökningar till EU:s havs- och fiskeriprogram.

10 33 fortsättning Ledamot Anders Nyholm redogör för ärendet. Han har tillsammans med Jörgen Samuelsson från Ölands kommunalförbund träffat Länsstyrelsen angående möjligheten att söka bidrag till upprustning och investering av hamnarna på norra Öland. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att Anders Nyholm uppdras att till nästa sammanträde redovisa ett förslag till ansökan till havs- och fiskeriprogrammet för Byxelkroks hamn. Skickas till Anders Nyholm Jörgen Samuelsson, Ölands kommunalförbund

11 Dnr 2016/2 Aktuella VA-ärenden i Mark- och miljödomstolen Informationen är mottagen. Statens VA-nämnd upphörde vid årsskiftet 2016 och pågående och kommande ärenden har flyttats över till Mark- och Miljödomstolen i Växjö. Deras förhoppning är att samtliga nu pågående mål ska avgöras inom 6 månader. Mark- och Miljödomstolen handlägger tvister om vatten och avlopp enligt lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster. Mark- och Miljödomstolen är första instans. Domstolens beslut kan överklagas till Svea hovrätt som prövar målet i dess sammansättning som markoch miljööverdomstol och vidare till Högsta domstolen. Parter i tvister om va-frågor är den som driver den allmänna anläggningen och normalt ägaren eller tomträttshavaren av berörd fastighet. Tvist mellan parter kan uppstå t.ex. om skyldighet att betala avgift eller avgiftens storlek, rätt att bruka anläggningen eller villkoren för brukande, tillämpning i övrigt av taxa eller bestämmelser för brukandet som huvudmannen utfärdat, innebörden av avtal som parterna träffat, rätt att stänga av vattenleverans, skadeståndsskyldighet m.m. Avgiftsskyldighet kan föreligga även om fastighetsägaren inte utnyttjar anläggningen. Även för obebyggda tomter inom område med detaljplan kan avgiftsskyldighet föreligga. VD Anders Lindholm redogör för aktuella ärenden i Mark- och Miljödomstolen. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad

12 35 Dnr 2016/9 Pågående och planerade VA-projekt Informationen är mottagen. VA-projekt omfattar nyanläggningar av och renoveringar och underhåll på vattenverk som renar vatten, avloppsreningsverk som renar avloppsvatten, anläggningar för behandling av slam samt nydragningar eller underhåll av rörledningar. VA-projekt utgör en stor del av verksamheten och investeringarna inom Borgholm Energi. Att ha en god översyn och tydlig projektstyrning möjliggör planering av verksamheten och att nödvändiga medel kan budgeteras för projekten. Statusen i de olika projekten redovisas vid varje styrelsemöte. Större pågående projekt som är under utredning eller är pågående: Sanering Borgholms kommun Djupvik-Lofta Etapp 3 Röviksprojektet Runsten Kolstad Djupvik-Lofta Etapp 4 Köping Tall Spjutterum Vattenmätare Sjöledning Revsudden-Linsänkan Bräckvattenverk Akuta åtgärder - vattenförsörjninge VD Anders Lindholm redogör för statusen i de olika projekten. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad

13 36 Dnr 2016/24 Vattensituationen Borgholms kommun Informationen är mottagen. Det råder fortfarande vattenbrist på Öland. Resultatet av grundvattennivåmätningarna från januaris mätning visar på den lägst uppmätta nivån under januari månad sedan mätningarna startade De låga nivåerna är resultatet av två tidigare torrår var ett torrår med återkomsttid vart 20:e år och 2015 torrår med återkomsttid vart 10:e år. För att säkra vattentillgången har Länsstyrelsen och Borgholms, Mörbylångas och Kalmar kommuner beslutat om att dra en sjöledning för vatten från Revsudden till Stora Rör. Förprojektering för att bygga ett avsaltningsverk i kommunen pågår. Planen är att det ska vara i drift senast maj Ytterligare en mängd åtgärder har vidtagits av VA-verksamheten för att undvika att situationen blir krisartad till sommaren. Bland annat kommer nya uttagsbrunnar att anläggas och underhållet på befintliga brunnar att öka. Förberedelser för att dämma upp mer vatten på Öland förbereds på flera platser och ytterligare undersökningar om nya uttagsplatser kommer också att genomföras. Försörjningsgränsen på norra Öland har flyttats söderut för att minska belastningen på Köpingsviks vattentäkter ytterligare. Ovan nämnda åtgärder förbättrar situationen, som dock fortsatt är allvarlig. Under de kommande två veckorna fortsätter Borgholms kommun att pumpa vatten till Mörbylånga kommun, som har en ännu mer ansträngd situation. Avsikten är dock att de ska ordna vattentillgång på andra sätt efter det. Ärendets behandling Styrelsen informerades den 10 februari, 19, om vattensituationen och aktuella planerade åtgärder. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen.

14 37 Dnr 2015/80 Avslutande av deponier i Borgholms kommun - delrapport Informationen är mottagen. Kalleguta och Rullbackarna är de två deponier som fortfarande räknas som aktiva i kommunen idag, även om inget mer avfall längre tillförs och beslut har fattats att de ska avslutas och därmed sluttäckas. På Kalleguta deponi finns ett område som går under benämningen Snibben. På marken ska en damm för lakvattenhantering och släckvatten för kommande flisupplag anläggas. Avslutandet och sluttäckningen av deponierna beräknas ta 13 år och beräknas kosta ca. 25 mkr med tillkommande kostnader för material. Projektet har påbörjats och här nedan presenteras en statusuppdatering. Kalleguta Snibben: anmälan för att genomföra omgrävning av denna begränsade del av deponin är gjord till samhällsbyggnadsförvaltningen. Nästa steg är att kontakta en entreprenör för att komma igång med omgrävningen under våren. Markköp: Kommunfullmäktige har beslutat att Borgholm Energi får köpa marken intill Kalleguta återvinningscentral. Nästa steg är att dra igång köpeprocessen snarast möjligt och införliva den nya markytan i befintlig fastighet. Rullbackarna Massor som ska användas i i sluttäckningen kan lagras i anslutning till deponin, utanför det stängsel som idag omger deponin. Sveaskog, som äger marken, har ställt sig positiva till att arrendera ut mark i syfte att lagra massor. Första steget i projektet blir att fylla igen den grop som idag finns på deponiområdet. Det finns en anmälan gjord för fyllning av grop och lagring av massor i samband med det, så detta kan påbörjas omgående. Det krävs dock att även ett tillstånd söks under tiden eftersom mängden massor kommer att överstiga den mängd som finns angiven i den befintliga anmälan.

15 37 fortsättning Övrigt Runt elva olika anmälningar och ansökningar krävs, de flesta från Gata-Parkverksamheten, för att få lagra olika material. För Kalleguta åvc krävs eventuellt ett ändringstillstånd till befintligt tillstånd för att få lagra massor. Undersökning av detta pågår. Ärendets behandling Styrelsen uppdrog den 24 juni 2015, 244, till driftledare Christina Olsson att ta fram en förstudie för att påbörja projekt sluttäckning av deponierna Kalleguta och Rullbackarna i Borgholms kommun. Styrelsen beslutade den 15 oktober 2015, 303, att godkänna förstudien och uppdra till projektledare Christina Olsson att ta fram en projektplan. Den 19 november 2015, 317, godkände styrelsen projektplan med tidplan och den 16 december 2015, 343, att finansieringen av avslutandet av deponierna finansieras baseras på tidigare avsättning till deponifonder om två mkr och det ackumulerade överskottet från renhållningskollektivet. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande delrapport, daterat

16 38 Dnr 2015/186 Utredning av förråd för teknisk verksamhet Information är mottagen. Det finns behov av att flytta det nuvarande förrådet för den tekniska verksamheten, som ligger på Resedan 4. Idag delar personal från gata-park och från fastighet och VA på utrymmena. Elnät har ett eget förråd i Guntorp i Borgholm, som byggdes på 90-talet och är dimensionerat för sju personer. Ett önskemål från verksamheterna har varit att gata-park ska ha större samverkan med Arbetscentra, som idag finns på Ölands lego. Gata-Park har elva fast anställda och tar varje sommar in fyra säsongsanställda. Elnät har fyra anställda, fastighetsavdelningen har två och VA tre. Ärendets behandling Kommunstyrelsens arbetsutskott, ksau, beslutade den 25 augusti 2015, 270, att uppdra till controller Johan Andersson och kundtjänstassistent Julia Persson att utreda frågan om vilka behov den tekniska verksamheten har på förrådsutrymmen. Utredningen presenterades för styrelsen den 15 oktober 2015, 300 och därefter på ksau:s sammanträde den 20 oktober 2015, 367. Utredningen presenterade fyra olika förslag: Alternativ 1 VA flyttar till elnätsförrådet utan några större förändringar på befintlig lokal. Gata-park och fastighet får nya lokaler. Alternativ 2 VA och fastighet flyttar till elnätsförrådet. Utbyggnad av förrådsdelen krävs. Gata-park får nya lokaler. Alternativ 3 VA, fastighet och gata-park flyttar till elnätsförrådet, en större tillbyggnad krävs. Alternativ 4 VA flyttar till elnätsförrådet (samma som alternativ 1). Gata-park och fastighet flyttar till Ölands lego tillsammans med Arbetscentra. Ksau beslutade på sammanträdet att utöka uppdraget till att även undersöka lämpligheten i att använda Vattenverken som förråd.

17 38 fortsättning På kommunstyrelsens arbetsutskott den 17 november 2015, 405, redovisades följande förslag: Vattenverket Det finns inga befintliga ytor som möjliggör en flytt av VA-verksamheten till vattenverkets lokaler. Reningsverket Reningsverket har inga ytor som möjliggör en flytt av VA-verksamheten. Finns inga tomma rum/kontorsplatser. Förrådsmarken i Tallen Marken är inhägnad och det finns möjlighet att lagerföra mer material i Tallen. Ksau beslutade att utöka uppdraget till att även undersöka möjligheten att hyra/köpa fastighet av RatioPac. Utredningsgruppen har även undersökt möjligheten att Gata-Park köper och flyttar förrådsverksamheten till Hammaren 13. Byggnaden ligger strategiskt placerad i Borgholm, men måste byggas ut och anpassas för verksamheten. Kundtjänstassistent Julia Persson redogör för ärendet. Förslaget som ska presenteras på ksau i april från utredningsgruppen är att Gata/park flyttar till egna lokaler Logistiken tar över kommunförrådsverksamheten och flyttar till Ekbacka VA-verksamheten flyttar till elnätsförrådet Snickarna på Fastighet flyttar till Smörblomman Ordföranden finner att styrelsen beslutar att tacka för informationen.

18 Dnr 2016/40 Kommunikationsstrategi Kommunikationsstrategin för Borgholm Energi antas. Inom ramen för projekt Kommunikation har ett förslag till kommunikationsstrategi tagits fram. En kommunikationsstrategi handlar om hur vi ska kommunicera prata och lyssna för att uppnå verksamhetens mål. God kommunikation är i sig inget mål, utan ett sätt att nå dit vi strävar, tillsammans med nöjda kunder, medborgare och kollegor. Kommunikationsstrategin listar de olika kanaler för kommunikation som finns, olika typer av informationsinsatser, vad som gäller för bemötande av kunder, mediehantering, krishantering och roller och ansvar i organisationen. Kommunikationsstrategin ska fungera som ett stöd i det dagliga arbetet och särskilt när informationsinsatser ska planeras. Ärendets behandling Styrelsen beslutade den 24 juni 2015, 252, att inrätta en projektgrupp för kommunikation. Styrelsen utsåg ledamot Joel Schäfer (S), Julia Persson, kundtjänstassistent och Clara Hoogland, ledningsadministratör, till att under hösten 2015 driva projektet. Den 23 september 2015, 287, godkände styrelsen projektplanen. Ledningsadministratör Clara Hoogland redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att anta kommunikationsstrategin. Beslutsunderlag Kommunikationsstrategi för Borgholm Energi Skickas till Anställda Borgholm Energi

19 40 Dnr 2015/101 Projekt kommunikation rapport om kundbemötande och service 1. Rapporten godkänns. 2. VD Anders Lindholm uppdras att återkomma till styrelsen med förslag till organisation och genomförande. Styrelsen för Borgholm Energi och Borgholm Energi Elnät har identifierat ett behov av att ta ett helhetsgrepp på bolagets kommunikation. I projektets uppdrag har ingått att ta fram en ny grafisk profil, en kommunikationsstrategi, se över och förbättra hemsidans utseende och innehåll, samt att göra en utredning, som syftar till att skapa möjligheter till en gemensam syn på både den externa och den interna kommunikationen, samt ge verktyg för handläggare, kundtjänst och chefer att kommunicera på rätt sätt. Rapporten kommer sammanfattningsvis fram till att det finns behov av att arbeta med informations- och ärendeflöden i bolaget. Fungerar informationen internt väl tenderar det till att även fungera väl externt, mot kund. Behov finns av att skapa en gemensam syn och arbetssätt för organisationen gällande kundservice och ärendehantering, för en högre effektivitet. För att nå dit bör ärendetyper och arbetsmetoder definieras, gränsdragningar göras samt tydliga mål tas fram för organisationen, så att alla kan arbeta strategiskt och medvetet åt samma håll. Utbildning bör erbjudas samtliga anställda i frågor rörande service och kundbemötande. Rapportens rekommendation är att ett kontaktcenter inrättas och att en tjänst som chef för kontaktcenter på 100 % inrättas. Detta kan tydliggöra uppdraget och ansvaret, samt ge möjligheter att arbeta fokuserat med frågorna service och kundbemötande i bolaget. Ärendets behandling Styrelsen beslutade den 24 juni 2015, 252, att inrätta en projektgrupp för kommunikation. Styrelsen utsåg ledamot Joel Schäfer (S), Julia Persson, kundtjänstassistent och Clara Hoogland, ledningsadministratör, till att under hösten 2015 driva projektet. Den 23 september 2015, 287, godkände styrelsen projektplanen.

20 40 fortsättning Ledningsadministratör Clara Hoogland redogör för ärendet. Ordföranden föreslår att styrelsen beslutar att rapporten godkänns och att VD Anders Lindholm uppdras att återkomma till styrelsen med förslag till organisation och genomförande. Beslutsunderlag Service och kundbemötande rapport Skickas till VD Anders Lindholm Fackliga representanter Kundtjänst

21 41 Dnr 2015/123 Projekt Inköp och upphandling - slutrapport 1. Rapporten godkänns. 2. VD Anders Lindholm uppdras att återkomma till styrelsen med förslag till organisation och genomförande. Projektgruppen för inköp och upphandling har gått igenom inköps- och upphandlingsprocessen på Borgholm Energi och i en rapport sammanställt sina slutsatser. Tanken med projektet har varit att skapa enhetliga rutiner för bolagets upphandlingar och inköp, effektivisera inköpsprocessen och uppföljningen av ingångna avtal samt genom ökad transparens bidra till ett förbättrat företagsklimat i kommunen. Arbetet indelades i tre steg; utredande, utvärderande och utformande. Fortlöpande avrapportering har skett vid bolagets ordinarie styrelsemöten. Samtliga i företaget verksamma avdelningschefer har intervjuats om sin syn, erfarenhet och roll i inköps- och upphandlingsarbetet. Intervjumallen finns med som bilaga. Vidare har samverkande enheter såsom Borgholms kommuns upphandlingsansvariga och Kalmar kommuns inköpskontor intervjuats. Teoretisk input har erhållits dels från den nya Upphandlingsmyndigheten vid deras konferens den 16 oktober 2015 i Stockholm samt från kommunexempel runt om i Sverige. En omfattande genomlysning av bolagets inköpsvolym och leverantörsstruktur har gjorts och redovisas i bilaga till rapporten. I rapporten identifieras de områden där det finns behov av fortsatt arbete och vidare åtgärder: 1. Tydlig utsedd inköpsfunktion bör inrättas i företaget 2. Lättillgänglig hemsida med egen flik för upphandling 3. Utbildningsinsatser för egen personal 4. Leverantörsträffar 5. Avtalshantering

22 41 fortsättning Ärendets behandling Styrelsen beslutade den 24 juni 2016, 253, att inrätta en projektgrupp bestående av ledamot Anders Nyholm (M) och controller Daniel Petersson för att se över bolagets rutiner och kompetens gällande inköp och upphandling. Projektgruppen har rapporterat det pågående arbetet till styrelsen , 267, , 319, , 331, , 26. Anders Nyholm och Daniel Petersson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att rapporten godkänns samt att VD Anders Lindholm uppdras att arbeta vidare med rapportens slutsatser och se över organisation utifrån dessa. Beslutsunderlag Slutrapport Projekt Inköp & upphandling Skickas till VD Anders Lindholm

23 42 Dnr 2016/48 Förstudie av hamnverksamheten i Borgholms kommun Tomas Lind (FÖL) uppdras att till nästa sammanträde lämna ett förslag till hur arbetet med att utreda hamnverksamheten i Borgholms kommun skulle kunna utformas. Borgholm Energi ansvarar för gästhamnarna i Nabbelund, Byxelkrok, Böda, Sandvik och Kårehamn medan gästhamnarna i Källa och Stora Rör bedrivs i privat regi. I Borgholm drivs den inre gästhamnen i privat regi, medan Borgholm Energi ansvarar för den yttre hamnen och ställplatsen. Det finns behov av en översyn av verksamheten i hamnarna och hur den skulle kunna utvecklas, där faktorer som driftsformer, underhållsbehov och ekonomiska ställningstaganden kan utredas. Kommunstyrelsens arbetsutskott har uppdragit åt servicechefen Hans Johannesson att ta fram en underhållsplan för hamnarna, med nödvändiga åtgärder för att bevara och utveckla hamnarna. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 13 januari 2016, 5, att uppdra åt styrelsen för Borgholm Energi att i underhållsplanen ta fram förslag på prioriteringsordning, driftsformer och tidshorisont för åtgärderna på 5-10 års sikt. En förstudie bör också ta hänsyn till att den ansökan som ska skickas in under våren till EU:s havs- och fiskeriprogram, med syfte att få delfinansiering till ett projekt i Byxelkroks hamn. Revisorernas har överlämnat en granskningsrapport över hamnverksamheten i Borgholms kommun, som också kan fungera som underlag till det fortsatta arbetet. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att Tomas Lind (FÖL) uppdras att till nästa sammanträde lämna ett förslag till hur arbetet med att utreda hamnverksamheten i Borgholms kommun skulle kunna utformas. Skickas till Ledamot Tomas Lind

24 43 Dnr 2016/43 Granskningsrapport Borgholm hamnverksamhet VD Anders Lindholm uppdras att formulera ett förslag till svar på granskningsrapporten till styrelsemötet den 11 maj. Revisorerna PWC har för yttrande översänt en rapport om hamnverksamheten i Borgholms kommun. Svar förväntas senast den 26 maj Granskningsrapporten är gjord utifrån frågeställningen: Har kommunstyrelsen och säkerställt att hamnverksamheten sköts på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt? Hamnverksamheten är organiserad under Borgholm Energi AB. Kommunens förvaltningsorganisation är också involverad i hamnverksamheten genom kompetenser och resurser inom t.ex. säkerhets- och utvecklingsfrågor. Revisorerna har vid sin protokollsläsning noterat att beslutsprocessen avseende exempelvis Nabbelund är svår att följa samt vilka kostnader som är förenade med insatserna och vem som ska stå för dessa kostnader. Vidare har även stora investeringar gjorts i Borgholms hamn. Revisorerna har därför i sin väsentlighets- och riskanalys identifierat hamnverksamheten som ett granskningsområde. Ordförande finner att styrelsen beslutar att VD Anders Lindholm uppdras att formulera ett förslag till svar på granskningsrapporten till styrelsemötet den 11 maj. Beslutsunderlag Granskningsrapport Hamnverksamheten Borgholms kommun Skickas till VD Anders Lindholm

25 44 Dnr 2016/44 Granskningsrapport Borgholm Energis internkontroll VD Anders Lindholm uppdras att formulera ett förslag till svar på granskningsrapporten till styrelsemötet den 11 maj. Revisorerna PWC har för yttrande översänt en rapport om Borgholm Energis internkontroll. Svar förväntas senast den 26 maj Granskningsrapporten är gjord på uppdrag utifrån lekmannarevisorerna, utifrån frågeställningen: är :s interna kontroll tillräcklig? Sammanfattningsvis kommer rapporten fram till att bolaget saknar regler, anvisningar och rutiner avseende den interna kontrollen i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll. Roller och ansvar för den interna kontrollen inom bolaget som helhet är inte definierade på ett tydligt sätt. Det grundar vi på att det saknas regler, anvisningar och rutiner som innefattar organisation och ansvar för den interna kontrollen. I nuvarande internkontrollplan framgår endast roller och ansvar för varje kontrollåtgärd. Väsentlighets- och riskanalyser av verksamheten bör genomföras kontinuerligt och beaktas i internkontrollprocessen för att stärka bolagets interna kontroll. För att upprätthålla en tillräcklig intern kontroll är det väsentligt att internkontrollprocessen omfattar även verksamhetsrelaterade processer och rutiner. Bolagets nuvarande rutiner för styr- och kontrollåtgärder bör utvecklas för att den interna kontrollen ska vara tillräcklig. Det baserar vi på att nuvarande internkontrollplan enbart delvis innehåller kontroller samt att resultatet av utförda kontroller inte finns dokumenterat på ett samlat sätt och att slutrapportering inte sker till styrelse eller VD. Det saknas ändamålsenliga rutiner för uppföljning av internkontrollplanen. Återrapportering till bolagets styrelse eller till kommunstyrelsen har inte skett Ordföranden finner att styrelsen beslutar att VD Anders Lindholm uppdras att formulera ett förslag till svar på granskningsrapporten till styrelsemötet den 11 maj.

26 44 fortsättning Beslutsunderlag Granskningsrapport Borgholm Energis internkontroll Skickas till VD Anders Lindholm