Ny användare i Hogia Personal Upplägg av ny användare i Hogia Personal är uppdelat i två delar. Först bestämmer du vilka anställda användaren ska få arbeta med och sedan ställer du in vilka moduler i programmet som användaren ska ha tillgång till. För att kunna administrera användare krävs att du är registrerad som administratör. Rutinen Användare som finns under Verktyg används för att lägga upp och ändra användare för att ange vilka företag, områden o s v som användaren ska ha tillgång till. Den andra dimensionen, vilka komponenter som behörigheten gäller, läggs upp i rutinen Komponentbehörighet. Lägg upp ny användare Gå in under Verktyg/Användare och klicka på Ny. Följande fält registreras vid upplägg av ny användare: Följande fält registreras vid upplägg av ny användare: Från och med Datum då användarinloggningen ska vara giltig från och med Till och med Datum, används bara när användaren ska ha behörighet en begränsad period. Användarid Kortform av namn eller liknande. Det är detta användarid som användaren kommer att logga in med. 1
Namn Klartext Adress, telefon Inte nödvändigt att fylla i Administratör Markering här innebär att användaren har administratörsrättigheter, d v s rätt att göra inställningar, ändra systemnamn etc. Attesträtt Markering här innebär att användaren har attesträtt, används i rutinen Lönerevision. Klicka på Ange lösenord och ange lösenord om du vill att lösenord ska vara annat än användarnamn. Gör du inget aktivt val, kommer lösenordet bli samma som användarnamnet. Tänk på att om ni har databasen på en SQL-server måste ni ange ett tillräckligt starkt krypterat lösenord som motsvarar er policy för lösenord. Lösenordet kan användare själv ändra under Verktyg/Lösenord när han/hon loggar in i Hogia Personal. Klicka på Spara. Användare med NT login Om du vill användaren ska logga in med sin NT login ska den nya användaren registreras som användare i Hogia Personal med sitt login som hon/han har i domänen. Komplettera varje flik, under Användare, med behörigheter vilka enheter/kategorier/flikar/rapporter den nya användaren ska få behörighet till. Gå sedan till Verktyg/Komponentbehörighet i Personal och komplettera med de komponenter användaren ska ha behörighet till. Gå in via SQL servern och security/logins. Där ska ett NT konto läggas till om det inte redan finns. Ge kontot behörighet till databasen för Hogia Personal. 2
Lägg upp behörigheter på en ny användare Gå in under fliken Koncern och klicka på Ny. I fältet koncern registrerar du den koncernen användaren ska ha behörighet till. Anger du *, har användaren till alla koncerner. I normalfallet har man bara en koncern. Klicka på Spara. Fyll i på samma sätt samtliga flikar. Observera att du måste välja något under samtliga flikar. Om du inte vill begränsa behörigheter, anger du *. Flikarna behöver inte heta på samma sätt hos dig som i Övningsföretaget. Klicka på Spara innan du lämnar fliken. Under fliken Arbetsgivare i Övningsföretaget finns samtliga företag i koncernen. Under fliken Område finns olika avdelningar i företaget. Under fliken Urvalskategori hittar du de olika urvalskategorier som finns upplagda. Under fliken Yrkeskategori finns samtliga upplagda befattningar. 3
Under fliken Grupper finns bl a anställningsformer. Under fliken Rapporter finns de olika flikarna i rapportermodulen. Under fliken Personuppgifter finns de olika flikarna i Personregistret. Du väljer de flikarna som användaren ska ha behörighet till. Komponentbehörigheter I programmet finns ett stort antal rutiner eller komponenter. Administratören kan för varje användare ange vilka komponenter som hon/han ska ha tillgång till. När du har skapat användaren och talat om vilka personer hon/han ska se i systemet måste du också tala om vilka funktioner användaren ska ha tillgång till i programmet. Detta gör du under Verktyg/Komponentbehörighet. Bocka i fältet AnvID och välj det AnvändarID som du ska registrera komponentbehörigeter för. Utan markering visas alla användares behörigheter. 4
För att registrera en komponentbehörighet klickar du på Ny. Om inte AnvID är markerad väljs först användare och sedan komponent från listan med alla komponenter. Är AnvID markerad gäller registreringen endast det valda användarid. Datum anges endast om användaren ska ha en tidsbegränsad behörighet. Ange även om användaren ska ha skrivrättigheter till de olika komponenter genom att markera fältet Skriv. Om du ska ta bort en behörighet, markeras raden i fråga och du klickar på Borttag. I Hogia Personal kan du skapa olika användarprofiler. Läs mer om det här» Om en komponent från nedanstående lista tas med innebär det att motsvarande rutin blir tillgänglig men användaren ser bara de anställda som användaren har behörighet till, d v s det som du registrerat under Verktyg/Användare. Om komponenten inte tas med finns rutinen i fråga inte ens med i huvudmenyn. Följande komponenter ingår i Personal; Användare Arbetsår Verktyg/Användare, redigera användare i Personal. Register/Arbetsår, redigera arbetsår. Avisera F.kassa Analys/Avisera F.kassa, rapport över föräldraledighet och sjukdom mer än 14 dagar som ska aviseras till Försäkringskassan. Frånvaro Frånvaroorsaker administration Företag Försäkringskassor Gruppregistrering Kompetens Uppdatera Inställningar Inställningar imp/exp Kodregister Kompetens Kompetens analys Kompetenser administration Komponent-behörighet Register/Frånvaro, frånvarorapportering för statistikändamål och för överföring till löneprogram. Register/Frånvaroorsaker administration, redigering och beskrivning av de frånvaroorsaker som förekommer i företaget. Register/Företag, redigering av koncern, arbetsgivare och områden. Register/Försäkringskassor, redigering av namn och adress för landets försäkringskassor. Verktyg/Gruppregistrering Kompetens, gruppregistrering av kompetens, utbildning och aktiviteter. Arkiv/Uppdatera, export av data mot Hogia Lön/HogiaLön Plus. Verktyg/Inställningar, loggning och import/export. Verktyg/Inställningar imp/exp, redigering av mallar samt redigering av kopplade fält för import/export. Register/Kodregister, redigering av koder för urval, yrkeskategorier, anställningsformer, befattningskoder och grupper. Register/Personlig kompetens, nyupplägg och redigering av kompetenser, utbildning, erfarenheter och aktiviteter för anställda. Analys/Kompetens, redigering av profiler för kompetens, utbildning och erfarenhet, utskrift av rapporter. Register/Kompetenser administration, nyupplägg och redigering av kompetenser, utbildning, aktiviteter och kompetensnivå, underlag för kompetensrapporter. Verktyg/Komponentbehörighet. Tilldelning av programkomponenter, dvs vilka 5
Kontering administration Konvertera Las Lönerevision administration Löneöversyn PA_Arkivet Personer Pensioner Rapporter Rapporter Pensioner Registervård Rekrytering administration Rekrytering ansökningar Rekrytering Semestersaldon Tjänstgöringsperioder Visa Bild rutiner/komponenter användaren skall ha tillgång till. Register/Kontering administration, redigering av konteringsbegrepp. Verktyg/Konvertera, import av data från KPAI alt ENIAC. Analys/Las, sammanställning och utskrift av LAS-rapporter. Register/Lönerevision administration, göra urval för lönerevision (= första steget) och skapa förmånstransaktioner för export till Hogia Lön/HogiaLön Plus. Register/Löneöversyn, beräknar och bearbetar nya löner. Används inte för närvarande. Register/Personer, redigering av persondata inklusive anställnings-, förmåns- och LAS-information. Register/Pensioner, beräkning av pensionsgrundande inkomst för personer. Analys/Rapporter, utskrift av fasta rapporter. Analys/Pensioner, utskrift av pensionsrapport. Verktyg/Registervård, registervård för accessdatabaser. Verktyg/Rekrytering, registrering av lediga tjänster och övrig rekryteringsadministration. Verktyg/Rekrytering, registrering av sökande. Analys/Rapport rekrytering, utskick av brev till sökande. Register/Semestersaldon, beräkning och rapportering av semesteruppgifter för ferielön och uppehållslön. Register/Tjänstgöringsperioder, redigering av tjänstgöringsperioder för olika anställningsformer. Register/Visa bild. 6