Juni 2014 Johan Osbeck och Emelie Bjerke Kungälvs kommun Granskning av skolans arbetsmiljö
Innehåll 1. Sammanfattning 3 2. Inledning 5 3. Lagstiftning och interna styrdokument 7 4. Granskning 10 5. Iakttagelser och rekommendationer 15
1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kungälvs kommun har Deloitte granskat skolans arbetsmiljö. Den övergripande revisionsfrågan är: Har kommunstyrelsen en ändamålsenlig styrning och intern kontroll för att säkerställa en god fysisk och psykisk arbetsmiljö i kommunens skolor? Svar på revisionsfrågan Vi bedömer att Kungälvs kommun har en rad utvecklingsområden att hantera avseende arbetsmiljöfrågor. Några är av större betydelse och bör därför hanteras skyndsamt. Kommunstyrelsen bedöms ändå, trots dessa utvecklingsbehov, sammantaget ha en ändamålsenlig styrning och intern kontroll för att säkerställa en god fysisk och psykisk arbetsmiljö i kommunens skolor. Rekommendationer Mot bakgrund av vår granskning rekommenderar vi kommunen följande: Policyer, riktlinjer och rutinbeskrivningar avseende arbetsmiljö finns på kommunens hemsida samt intranät. Vi rekommenderar kommunen att ordna riktlinjer och rutinbeskrivningar på intranätet mer överskådligt, förtydliga processbeskrivningarna ytterligare samt ta bort dokument som har blivit ersatta av nya antagna. Detta för att få hela kommunens skolor att arbeta mot en god arbetsmiljö. Det pågår en implementering av en tydligare process avseende den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Vi vill poängtera vikten av att fortsätta arbetet med detta för att säkerställa att policyer, riktlinjer och rutinbeskrivningar tillämpas. Det är väsentligt att kommunen och skolan skyndsamt fortsätter och fullföljer arbete med att förbättra den psykosociala arbetsmiljön så att medarbetarnas upplevelse av den blir mera positiv. Säkerställa att Munkegärdeskolan fullföljer etablerandet av de rutiner och processer som krävs för att bedriva ett ändamålsenligt arbetsmiljöarbete i sin vardag. Här avses exempelvis hantering av arbetsmiljöfrågor inom ramen för samverkanssystemet och APT. Rutinbeskrivningen av kommunens arbetsmiljöarbete bör uppdateras årligen och uppdateringen behöver framgå i dokumentens datering. Kommunen bör genomföra återkommande kartläggningar avseende chefers kompetens och aktualitet inom skolan avseende arbetsmiljöarbete inom skolan. Det pågår en implementering av likabehandlingsplanen på Munkegärdeskolan. Vi vill poängtera vikten av att fortsätta arbetet med planen för att säkerställa att samtliga medarbetare och elever involveras och arbetar utifrån denna för att skapa en acceptabel arbetsmiljö. Rektor på Munkegärdeskolan behöver fortsätta arbetet med att säkerställa att den fysiska arbetsmiljön blir tillräckligt god med stöd av det underhållsansvar som kommunen som fastighetsägare har. Det är väsentligt att övriga vuxna samt elever involveras i detta arbete för att detta skall få full genomslagskraft. 3
Införa arbetsmiljöarbete som en stående punkt på alla APT-möten för att säkerställa att medarbetare har kunskap om detta arbete. Involvera eleverna ytterligare i skolans arbete med arbetsmiljö genom att införa detta som en stående punkt på elevråden. Säkerställ att dialogen och samarbetet mellan aktörerna skola och FM Service är ändamålsenlig. Säkerställ att aktörerna skola och FM Service har en tydlig uppfattning av rollfördelning, leveransskyldighet och förväntad servicenivå mellan parterna. 4
2. Inledning Bakgrund Det förekommer med jämna mellanrum uppgifter i media avseende dålig arbetsmiljö inom skolan, både vad gäller den fysiska och den psykiska miljön. Kalla, otrivsamma klassrum med trasig inredning, stökiga och oroliga lektioner, mobbning och kränkande behandling är exempel som lyfts fram. Brister i arbetsmiljön kan påverka elever och personal negativt, speciellt om de fortgår under en längre tid. Risk finns då för försämrade studieresultat, ökad sjukfrånvaro samt allmän vantrivsel. Revisionsfråga Den övergripande revisionsfrågan är: Har kommunstyrelsen en ändamålsenlig styrning och intern kontroll för att säkerställa en god fysisk och psykisk arbetsmiljö i kommunens skolor? Kontrollmål Granskningen ska även ge svar på följande kontrollfrågor: 1. Den fysiska arbetsmiljön a. Håller lokalerna acceptabel (enligt Arbetsmiljöverket) standard beträffande utrymme, luft, ljus, temperatur, inre underhåll, trivselskapande detaljer och funktionalitet för sitt användningsområde. b. Hur säkerställs planerat/löpande underhåll? 2. Förekomst av mobbning/kränkande behandling a. Förekomst enligt skolledningens/elevvårdspersonalens uppfattning och dokumentation. Vad innefattas enligt skolledning/ elevvårdspersonal i mobbning/kränkande behandling? Vilka åtgärder vidtas? Hur förebyggs mobbning/kränkande behandling? Vilka hinder finns? b. Personalens respektive elevernas uppfattning om och exempel på mobbning och kränkande behandling: Vilka åtgärder vidtas? Vad görs för att förebygga? Vilka hinder finns? 3. Den subjektiva upplevelsen av arbetsmiljön a. Personalens respektive elevernas upplevelser av den fysiska arbetsmiljön positivt och negativt. b. Personalens respektive elevernas upplevelse av den psykiska arbetsmiljön positivt och negativt. 4. På vilket sätt beaktas barnkonventionen i arbetet med elevernas arbetsmiljö? För att svara på ovanstående revisionsfråga samt kontrollfrågor har vi brutit ner frågorna i ytterligare frågeställningar som tillsammans med revisionsfrågan och kontrollfrågorna har legat till grund för vår granskning: Hur säkerställs att lokalerna håller en acceptabel standard. Finns fastställda kriterier på vad som är acceptabel standard. Vem kontrollera och säkerställer att kraven uppfylls. Vilka åtgärder vidtas om avvikelse mot acceptabel standard uppmärksammas. Finns det en framtagen underhållsplan för det planerat/löpande underhåll? Hur säkerställs att planen är uppdaterad samt efterlevs? Finns likabehandlingsplaner? Håller likabehandlingsplanerna den standard som lagstiftaren kräver? Finns det planer för det systematiska arbetsmiljöarbetet? 5
Finns ytterligare handlingsplaner för olika scenarion såsom vuxenmobbing, rehabilitering etc.? Har personalen kunskap om de olika planerna och hur de ska tillämpas? Metod, granskningsinriktning och tidsplan Granskningen har genomförts genom granskning av relevanta styrdokument, genomgång av övrig underliggande dokumentation samt intervjuer. Granskningen har utförts under mars juni 2014. Intervjuer Följande personer har intervjuats: Skyddsombud Elever och lärare på Munkegärdeskolan Avgränsningar och urval I granskningen har uppdragsgivaren styrt urvalet till ett av kommunens högstadier, Munkegärdeskolan. Intervjuer har skett av representanter från en klass i varje årskurs samt de lärare som undervisar dessa elever. I granskningen deltog också skolledningen, elevvårdspersonalen (kurator, skolsköterska, studie-och yrkesvägledare), ett urval av övrig personal (måltid, lokalvård, vaktmästeri) och skolans samtliga skyddsombud. Tjänstemän ur kommunledning och sektorledning som hanterar arbetsmiljöfrågor Skolledningen Elevvårdspersonal Personal inom måltid och lokalvård 6
3. Lagstiftning och interna styrdokument Nedan redogörs för de mest väsentliga lagarna och styrdokumenten som är applicerbara för att säkerställa en god arbetsmiljö i skolorna samt vilken styrning och kontroll kommunstyrelsens i Kungälvs kommun har av detta. 3.1 Skollagen (2010:800) I skollagen framgår det att utbildningen ska utformas på ett sådant sätt att alla elever tillförsäkras en skolmiljö som präglas av trygghet och studiero. Barn och elever ska också ges inflytande över utbildningen. I arbetsmiljölagen (1977:1160) finns bestämmelser om kraven på en god arbetsmiljö. 3.2 Arbetsmiljölagen (1977:1160) I arbetsmiljölagen finns regler avseende skyldigheter för arbetsgivare och andra skyddsansvariga om att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Det finns också regler om samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare, till exempel regler om skyddsombudens verksamhet. Arbetsmiljöverket ger också ut föreskrifter som mer i detalj tar upp de krav och skyldigheter som ställs på arbetsmiljön, förordningen AFS2001:01 Systematiskt arbetsmiljöarbete är en sådan föreskrift. 3.3 Systematiskt arbetsmiljöarbete Förordningen AFS 2001:01 Arbetsgivaren ansvarar för arbetsmiljön och ska se till att arbetsmiljöarbetet ingår naturligt i verksamheten. Ett systematiskt arbetsmiljöarbete handlar om att i det dagliga arbetet uppmärksamma och ta hänsyn till alla förhållanden i arbetsmiljön som kan påverka de anställdas hälsa och säkerhet. I förordningen ingår regler avseende: Arbetsmiljöpolicy och rutiner Det skall finnas en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsförhållandena i arbetsgivarens verksamhet skall vara för att ohälsa och olycksfall i arbetet skall förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Det skall även finnas rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet skall gå till. Arbetsmiljöpolicyn och rutinerna skall dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. Uppdelning arbetsuppgifter Arbetsgivaren skall fördela uppgifterna i verksamheten på ett sådant sätt att en eller flera chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare får i uppgift att verka för att risker i arbetet förebyggs och att en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Utbildning Arbetsgivaren skall se till att de som får uppgifterna för att verka för att risker i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås har tillräcklig kompetens för att bedriva ett väl fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete Genomgång och uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Arbetsgivaren skall regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. Åtgärder som inte genomförs omedelbart skall föras in i en skriftlig handlingsplan. I planen skall anges när åtgärderna skall vara genomförda och vem som skall se till att de genomförs. Genomförda åtgärder skall kontrolleras. 7
Arbetsgivaren skall varje år göra en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Om det inte fungerat bra skall det förbättras. Uppföljningen skall dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. Det finns ett stort antal planer och styrdokument för det systematiska arbetsmiljöarbetet på kommunens intranät. 3.4 Barnkonventionen Barnkonventionen innefattar en definition av vilka rättigheter alla barn i hela världen bör ha. Definitionen handlar om det enskilda barnets rättigheter och understryker föräldrarnas och statens ansvar för att skydda barnet mot vanvård, utnyttjande och övergrepp. Fyra huvudprinciper De fyra huvudprinciperna inom barnkonventionen är: Alla barns lika värde och rättigheter. Ingen får diskrimineras. I främsta rummet ska barnets bästa komma vid alla åtgärder som rör barnet. Vad som är barnets bästa måste avgöras i varje enskilt fall och hänsyn ska tas till barnets egen åsikt och erfarenhet. Varje barn har rätt till liv, överlevnad och utveckling. Vilket innefattar barnets fysiska hälsa samt moralisk, psykisk och social utveckling. Barn ska ha rätt att framföra sina åsikter och ska beaktats i frågor som rör denne (exempelvis arbetsmiljö, vår kommentar). 3.5 Likabehandlingsplan Likabehandlingsplanen är en plan som verksamheten inom skolan upprättar för arbetet med likabehandling samt för arbetet mot diskriminering och kränkningar inom skolan. Denna plan ska upprättas årligen och ska innehålla mål för de främjande och förebyggande insatserna som kommer att göras. Planen bygger på analys avseende kartläggningar och utvärderingar av tidigare års arbete samt en kartläggning av årets planerade arbete och rutiner. Planen ska upprättas tillsammans med deltagande av alla i verksamheten inom skolan. 3.6 Kommunens interna styrdokument avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet Plan för systematiskt arbetsmiljöarbete Kungälvs kommun har under våren 2014 infört nya processer gällande det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det finns ett processverktyg på kommunens intranät som avser planen för det systematiskt arbetsmiljöarbete. Under våren har Kungälvs kommun även uppdaterat den årliga processen avseende uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Uppföljning och eventuella övergripande åtgärder avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ske i varje sektor. HR-avdelningen kommer följa upp den gjorda uppföljningen från respektive sektor och analysera om kommunövergripande åtgärder är nödvändiga. Denna process är under implementering. Arbetsmiljöpolicy Kungälvs kommun har en hälso- och arbetsmiljöpolicy, skapad 2014-03-20. Målet med arbetsmiljöarbetet är enligt policyn att Kungälvs kommun ska var en attraktiv arbetsplats med en god arbetsmiljö där medarbetarna trivs. Av policyn framgår strategierna för att nå målet i fjorton kortfattade punkter under rubrikerna organisation, ledarskap samt medarbetare. Några av punkterna är: Det ska finnas utrymme för dialog i den dagliga verksamheten och på arbetsplatsträffar kring frågor som rör organisationen Arbetsmiljöarbetet ska ske i enlighet med gällande lagstiftning och rutiner. Chefer ska ha befogenhet, resurser, kunskap och kompetens att bedriva hälso- och arbetsmiljöarbetet enligt fördelningen av arbetsmiljöuppgifter. Kungälvs kommuns tidigare arbetsmiljöpolicy som är antagen av kommunstyrelsen 1995-05-10 och reviderad 2008-12-17 som finns på kommunens hemsida är ersatt av ovan nämnda policy. 8
Rutin för arbetsmiljöansvar Kungälvs kommun har även en rutin som beskriver kommunens arbetsmiljöansvar samt vem som ansvarar för denna. Denna rutin är senast uppdaterad 2008-06-13. Den tydliggör även fördelningen av arbetsmiljöuppgifter mellan kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, chefer och medarbetare och vilket ansvar respektive befattning har. Rutinen är framtagen av Kungälvs kommuns personalchef och är inte antagen av kommunstyrelsen. I bilaga till rutinen finns en specificering av arbetsmiljöarbetet som tilldelats cheferna i Kungälvs kommun. Respektive chef får, i samband med att de påbörjar sin anställning, skriva under och intyga att dessa punkter ingår i deras ansvar. I specificeringen ingår bland annat följande åtagande som chef: Upprätta handlingsplaner för arbetsmiljö och arbetsmiljöarbete inom sitt ansvarsområde Fortlöpande kartlägga och bedöma förhållanden i arbetsmiljön i syfte att kunna åtgärda brister och utveckla arbetsmiljön Tillse att inträffade arbetsskador och tillbud anmäls och utreds enligt gällande rutiner samt vidta erforderliga förebyggande åtgärder med anledning av utredningens resultat Tillse att samtliga medarbetare fortlöpande får den information och de instruktioner som är nödvändiga för att förebygga ohälsa och olycksfall samt i övrigt uppnå en god arbetsmiljö Arbetsmiljökartläggning Det finns en framtagen mall som kan användas av cheferna vid genomgång av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Mallen innefattar olika områden som är viktiga i det systematiska arbetsmiljöarbetet, exempelvis ansvar och styrdokument, fördelning av arbetsmiljöuppgifter och arbetsmiljöundersökning samt riskbedömning. Det finns även ett antal underpunkter inom respektive område. Under kartläggningen finns det även, i mallen, möjlighet att fylla i sin åtgärdsplan med vad som skall göras, vem som ansvarar samt när det skall vara klart. Arbetsmiljö och samverkan Det finns också en skrift framtagen som översiktligt beskriver Kungälvs kommuns arbetsmiljö- och samverkanssystem. 9
4. Granskning 4.1 Fysiska arbetsmiljön Håller lokalerna acceptabel standard för sitt användningsområde? Finns fastställda kriterier på vad som är acceptabel standard? Vem kontrollerar och säkerställer att kraven uppfylls. Vilka åtgärder vidtas om avvikelse mot acceptabel standard uppmärksammas? Utifrån våra intervjuer och genomgångna elevenkäter, som utförts årligen och innefattar frågor om hur eleverna upplevelser skolan, har följande framkommit: Temperaturen i skolans lokaler upplevs som låg och att ventilationen är ojämn i byggnaden. Framförallt är temperaturen låg efter helger och lov. Idrottshallarna är också svåra att få upp värmen i och luften uppfattas som dålig. Omgivningen uppfattas som sliten. Trivselskapande detaljer har dock förbättrats under den senaste tiden, men är något som behöver arbetas med ytterligare. Ytorna på skolan är svåra att använda på ett bra sätt. Klassrummens storlek anses vara bra men ventilationen varierar mellan olika salar. I vissa klassrum förekommer det bakgrundsljud i form av susningar från lamporna. I övrigt upplevs klassrummens ljus som acceptabelt. Korridorerna upplevs tråkiga och i vissa delar som äckliga i form av fläckar och trasiga takplattor. Det förekommer vattenläckor som åtgärdas provisoriskt. Med de utförda intervjuerna fås en uppfattning om att skolan har hamnat i en ond spiral då man accepterar en låg nivå. Hur säkerställs planerat/löpande underhåll? Finns det en framtagen underhållsplan för det planerat/löpande underhåll? Hur säkerställs att planen är uppdaterad samt efterlevs? Utifrån våra intervjuer och genomgångna årliga elevenkäter har följande framkommit: Skolor har en väldigt hög nivå av slitage och skadegörelse. För att kunna säkerställa löpande underhåll ska skolan vända sig till FM Service. Skolan har ingen vaktmästare utan alla ärenden ska anmälas till FM Service. Anmälan görs via helpdesk men ingen återkoppling gällande tidsaspekt fås. FM Service prioriterar framförallt underhåll av sådant som kan skada omgivningen. FM Service finns också tillgängliga i skolan under 2,5 timmar per vecka. Om eleverna upptäcker brister rapporteras detta till någon lärare som sedan anmäler detta till FM Service. Lärare och övrig personal anser att processen från ansökan till åtgärd är väldig lång. Förväntan mellan FM Service och beställaren skiljer sig åt vilket innebär missnöje. Varje år görs besiktning av större saker såsom bomsystem i idrottshallar samt av fasta möbler i korridorerna. Skolan utför arbetsmiljöronder en gång per år. Under dessa ronder medverkar oftast biträdande rektor, rektor, lärarrepresentant, lärarförbundet, elevrådet samt skolsköterska. Efter ronden sammanställs ett protokoll där problem, brister och trasiga saker noteras. I protokollet framgår det också vad det är för typ av ärende samt tidsplan för åtgärd. Bristerna kommuniceras till FM Services. Kungälvs kommun har en underhållsplan som kommunen arbetar utifrån. Den arbetas fram årligen utifrån budget och fastställs varje år. 10
Från våra utförda intervjuer framkom det att systematiskt brandskyddsarbete görs under året och arbetet görs utifrån en checklista. Utifrån våra intervjuer framgår vidare att de fackliga skyddsombuden från Lärarförbundet och Lärarens riksförbund inte anser att nivån på den fysiska arbetsmiljön är acceptabel. Om andra tjänstemän hade varit utsätta för denna arbetsmiljö hade det absolut inte accepterats menar skyddsombuden. I dagsläget finns det inga tydliga riktlinjer avseende lägsta krav på den fysiska arbetsmiljön i skolan eller någon lägstanivå avseende till exempel städning. De lyfts fram i intervjuerna att städningen ej sker med samma frekvens för alla skolor inom kommunen. Det beror på att budget för städning fastställs av respektive rektor. I Kungälvs kommun blir samtliga chefer erbjudna att gå en arbetsmiljöutbildning som omfattar tre halvdagar. Denna arbetsmiljöutbildning hålls under höst och vår. Det är rektorn som har ansvar för den fysiska arbetsmiljön. Skyddsombuden anser emellertid att rektorerna inte har den utbildning som krävs för att ha en bra kunskap om den fysiska arbetsmiljön. Arbetsmiljöfrågan har hamnat efter beaktat att budget ska hållas. I intervjuerna framhåller skyddsombuden att arbetsmiljöarbete och arbetsmiljö inte får bli eftersatt på grund av begränsningar i budget. De framkom också, enligt skyddsombudens uppfattning, att rutinbeskrivningen av kommunens arbetsmiljöarbete inte används i den utsträckning som den borde. 4.2 Psykiska arbetsmiljön Förekommer mobbing/kränkningar på Munkegärdeskolan? Vilka åtgärder vidtas? Hur förebyggs mobbning/kränkande behandling? Vilka hinder finns? Finns ytterligare handlingsplaner för olika scenarion såsom vuxenmobbing, rehabilitering etc.? Utifrån våra intervjuer har följande framkommit: Enligt elevernas uppfattning förekommer det inte mycket mobbing utan det avser mest skojbråk. Lärarna tycker dock att detta kan leda till bråk och i vissa fall till mobbing. Lärarna poängterar också att mobbing förekommer där personen ifråga blir förlöjligad, ignoreras eller hamnar i utanförskap. Lärarna arbetar aktivt för att elever som hamnar utanför ska komma in i gruppen genom att bland annat ha dialog med eleverna om hur man ska bete sig mot varandra. Ungdomsspråket på skolan upplevs som grovt. Under intervjuerna får vi uppfattningen att det, trots att det behandlas i likabehandlingsplanen, inte finns någon fungerande rutin för hur det grova språket ska minskas. Arbete för att minska det grova språket anses bedrivas olika från lärare till lärare och språket tolereras ibland beaktat att de vuxna har vant sig vid ungdomsspråket. Det ungdomligt grova språket används både mellan elever och från elever mot lärare och annan personal. Nätkränkningar mellan eleverna har ökat under de senaste åren. På nätet skickas ofta anonyma kommentarer. För att skolan ska kunna fånga upp denna typ av mobbing bloggar skolan. Problemet med nätmobbing tas också upp på elevråden. Det framkommer dock i intervjuerna att dialogen med eleverna avseende nätmobbing behöver utvecklas. Vuxenmobbing anses inte förekomma i så stor grad, men det finns vissa fall enligt några av de intervjuade. 11
Kungälvs kommun gör en årlig medarbetarenkät för att bland annat fånga upp graden av mobbing. 44 procent av medarbetarna på Munkegärdeskolan svarade att den psykosociala arbetsmiljön är tillfredsställande, i den medarbetarenkäten som gjordes i kommunen under hösten 2013. Om något oacceptabel situation uppstår går medarbetarna till sin chef eller facket. Utifrån den medarbetarenkäten som upprättades under 2013 har en handlingsplan upprättats. Kommunen har rutiner för hantering av vuxenmobbing som beskrivs i Handlingsplan mot kränkande särbehandling, daterad 2011-01-01. Kommunen har rehabiliteringspolicy som reglerar mål och strategier för arbete med rehabilitering, KS 2008-12-17, Reviderad 2014-03-20. Vidare har kommunen en handlingsplan för rehabilitering daterad 2012-08-01 samt ytterligare mallar som används i arbetet med rehabilitering. I skolans likabehandlingsplan framgår rutiner för kränkande behandling. Mobbing ska anmälas till mentor som sedan ska kontakta skolsköterska eller kurator. Mentor har samtliga elever. Efter att rutinen har förtydligats har fler anmälningar avseende mobbning gjorts. Skolan har också förtydligat vad som avses med en kränkning och en konflikt då lärarna inte har varit trygga i den biten. Detta är dock ett område som skolan behöver arbeta vidare med. Det har framkommit i elevenkäter att elever upplever att lärarna inte ingriper i den grad som förväntas i samband med bråk etc. Beaktat det som har kommit upp i elevenkäterna har frågan diskuterats på arbetsplatsträffar vilket har medfört att lärarna tillbringar med tid på elevernas raster samt tid som matvärd. De fackliga skyddsombuden anser att problem med mobbing finns på alla skolor, men att likabehandlingsplanen är ett arbete i rätt riktning. De anser vidare att verksamheterna har blivit bättre på att uppmärksamma problemen, men att arbetet kring detta behöver förbättras ytterligare. Det finns övergripande riktlinjer men inga bra utarbetade med processbeskrivning. 4.3 Den subjektiva upplevelsen av arbetsmiljö Hur upplever personalen respektive eleverna den fysiska och psykiska arbetsmiljön? Utifrån våra intervjuer har följande framkommit: Den samlade bedömningen av skolans arbetsmiljö, både den fysiska och psykiska, är enligt eleverna okej. Stämningen på skolan upplevs bra medan lokalen upplevs som slitna. Medarbetarna anser att både den fysiska och psykiska subjektiva upplevelsen av arbetsmiljön kan förbättras. Skolan är mycket sliten och klimatet på skolan skulle behöva förbättras. Respekten för varandra och därmed att lyssna till varandra skulle också behöva bli bättre. Utifrån den medarbetarbetarenkät som genomfördes i Kungälvs kommun under hösten 2013, får vi indikationer om hur läget upplevdes av medarbetarna på Munkegärdeskolan. Under en av de sammanfattande rubrikerna i undersökningen, hälsa och arbetsmiljö, ser vi att 61 procent av alla medarbetare i Kungälv ansåg att Hälsa och arbetsmiljö (ett index av flera frågor) är tillfredsställande. Inom hela verksamheten skola uppgick denna procent till 59. På Munkegärdeskolan var emellertid motsvarande andel endast 41 procent. De fackliga skyddsombuden anser inte att den subjektiva upplevelsen av arbetsmiljön, vaken den fysiska eller den psykiska, är godtagbar. Skyddsombud på Munkegärdeskolan inkom till arbetsmiljöverket med en anmälan om bristande arbetsmiljö. Anmälan pekade framförallt på allvarliga brister i den psykosociala arbetsmiljön. 12
Anmälan innehåller en skrivelse från lokalavdelningarna för Lärarförbundet och Lärarnas Riksförbund där det uppmärksammas att Kungälvs kommun har ett antal arbetsmiljöproblem med koppling till hög arbetsbelastning inom skolan. Det lyfts även fram ett antal centrala frågor för arbetsmiljöarbetet till Kungälvs kommun som samtliga kräver djupgående analys med eventuella åtgärder som följd. Dessa centrala frågor rör dokumentation, inkludering och hemmaplanslösning, kommunikation och krav från föräldrar och elever, minskade arbetsuppgifter, skolledares förutsättningar, effektivisering, psykosocial arbetsmiljö och ohälsa, systematiskt arbetsmiljöarbete samt handlingsplan. Utifrån anmälan har Kungälvs kommun under våren gjort ett omfattande arbete med att ta fram en handlings-/åtgärdsplan. 4.4 Likabehandlingsplan Finns likabehandlingsplaner? Utifrån våra intervjuer och genomgång av dokument har följande framkommit: Munkegärdeskolan har precis påbörjat arbetet med att förnya sin likabehandlingsplan och processerna kring denna. Likabehandlingsplanen är upprättad och arbetet med implementering i verksamheten av planen har påbörjats. Implementeringen uppskattas ta mellan 1 till 1,5 år. Planen ska enligt de intervjuade vara ett levande dokument som ska anpassas till läroplanen. Lärarna har varit delaktiga i framtagandet av likabehandlingsplanen. Eleverna har också varit involverade i arbetet genom att inom skolans område få markera osäkra platser på en karta. På skolan visas filmer som väcker debatt i värdegrundsfrågor och diskussion kring filmerna förs med eleverna. Eleverna har inte uppfattat att detta arbete är en del av likabehandlingsplanen. Lärarna anser att detta skulle kunna framföras tydligare på elevrådet. Under arbetsplatsträffarna (APT-möten) diskuteras vad som ska göras samt vad som förväntas av lärarna och övrig personal. En del av personalen menar dock att likabehandlingsplanen inte är en stående punkt på mötena. Nu när Munkegärdeskolan har börjat arbetet med att förnya likabehandlingsplanen anser fler lärare att det finns tydligare regler avseende bemötandet av både barn- och vuxenmobbning. En del av personalen anser dock inte att likabehandlingsplanen används i så stor utsträckning men är medvetna om att man kan vända sig till rektor eller skyddsombud om problem avseende mobbning uppstår. Om det uppstår en situation som går utanför vad som accepteras ska en incidentrapport upprättas av den vuxne som gör upptäckten och anmälan ska göras till kurator och rektor. Även en elev kan göra en sådan anmälan. Håller likabehandlingsplanerna den standard som lagstiftaren kräver? Utifrån våra intervjuer och genomgång av dokument har följande framkommit: Likabehandlingsplanen innehåller skolans främjande och förebyggande mål för att uppnå en trygg skola med ett öppet klimat där alla stimuleras att nå så långt som möjligt. I planen framgår också hur arbetet med att motverka kränkningar och trakasserier ska ske. Vidare framgår det i planen vilka insatser som ska utföras, områden som berörs av insatserna samt vem/vilka som är ansvariga. Ett av de främjande målen i likabehandlingsplanen är ett årshjul med främjande insatser. Årshjulet bygger på kalenderåret som består av de fem diskrimineringsgrunderna. Varje del i årshjulet inleds med att man på mentorstiden inleder arbetet med diskrimineringsgrunden genom att tala om diskriminerande ord som hör till denna diskrimineringsgrund samt genomför en aktivitet kring diskrimineringsgrunden inom mentorsgruppen. Exempel på aktivitet 13
kan vara rollspel, film med diskussion m.m. Därefter ska diskrimineringsgrunden genomsyra vardagsarbetet i ämnena. 4.5 Det systematiska arbetsmiljöarbetet Finns det planer för det systematiska arbetsmiljöarbetet? Utifrån våra intervjuer och genomgång av dokument har följande framkommit: De medarbetare som vi har intervjuat är medvetna om att det finns en del information kring det systematiska arbetsmiljöarbetet på intranätet. Det systematiska arbetsmiljöarbetet finns med som underaktiviteter i skolans årshjul. Såväl medarbetare som skyddsombud tycker dock inte att det finns en tydlig bild över det arbete som ska genomföras avseede det systematiska arbetsmiljöarbetet. Munkegärdeskolan arbetar dock med detta. Kungälvs kommun har också under våren 2014 infört nya processer gällande det systematiska arbetsmiljöarbetet som är under implementering. 4.6 Barnkonventionen På vilket sätt beaktas barnkonventionen i arbetet med elevernas arbetsmiljö? Utifrån våra intervjuer och genomgång av dokument har följande framkommit: Enligt barnkonventionen ska Kungälvs kommuns skolor följa barnkonventionen i sin dagliga verksamhet. Från våra utförda intervjuer har det framkommit att eleverna till viss del är delaktiga vid beslut samt att det läggs mycket vikt vid att eleverna ska vara involverade i undervisningen. Eleverna är också delaktiga i arbetet med likabehandlingsplanen, enligt beskrivning ovan. På skolan finns ett elevråd vilket startats under året. Här kan eleverna bl.a. framföra sina åsikter om både den fysiska och psykiska arbetsmiljön. Övrig personal tycker att lärarna tar sig tid att vara med barnen och är involverade. 14
5. Iakttagelser och rekommendationer Nedan har vi sammanfattat de iakttagelser vi har gjort utifrån revisionsfrågan och kontrollfrågorna som är ställda i granskningen. Har kommunstyrelsen en ändamålsenlig styrning och intern kontroll för att säkerställa en god fysisk och psykisk arbetsmiljö i kommunens skolor? 5.1 Den fysiska arbetsmiljön Håller lokalerna acceptabel standard för sitt användningsområde? Finns fastställda kriterier på vad som är acceptabel standard? Vem kontrollerar och säkerställer att kraven uppfylls. Vilka åtgärder vidtas om avvikelse mot acceptabel standard uppmärksammas? Det framgår av våra utförda intervjuer och genomgångna elevenkäter att det är en hel del som inte elever och medarbetare anser är acceptabelt vad gäller den fysiska arbetsmiljön. Detta avser bland annat temperaturen, ventilationen, de slitna väggarna i korridorerna och susningar från lampor etc. I dagsläget finns det inga tydliga riktlinjer avseende lägsta krav på de fysiska arbetsmiljön i skolan eller någon lägstanivå avseende till exempel städning. Det är rektorn som har ansvar över den fysiska arbetsmiljön och skyddsombuden menar att rektorer inte har den utbildning som krävs för att ha en bra kunskap om den fysiska arbetsmiljön. Rektorn är ansvarig, tillsammans med lärare och övriga vuxna, att skapa förutsättningar för den fysiska arbetsmiljön och tillsammans med eleverna säkerställa att den är tillräckligt god. Hur säkerställs planerat/löpande underhåll? Finns det en framtagen underhållsplan för det planerat/löpande underhåll? Hur säkerställs att planen är uppdaterad samt efterlevs? Munkegärdeskolan utför arbetsmiljöronder en gång per år där fel och brister noteras. Bristerna kommuniceras till FM Services. FM Service utför det löpande underhållet. Förväntan mellan FM Service och beställaren skiljer sig åt vilket innebär missnöje hos beställarna. Kungälvs kommun har en underhållsplan som kommunen arbetar utifrån. Underhållsplanen tas fram i samband med budgetarbetet och fastställs varje år. 5.2 Psykiska arbetsmiljön Förekommer mobbing/kränkningar på Munkegärdeskolan? Vilka åtgärder vidtas? Hur förebyggs mobbning/kränkande behandling? Vilka hinder finns? Finns ytterligare handlingsplaner för olika scenarion såsom vuxenmobbing, rehabilitering etc.? Utifrån våra intervjuer har det framkommit att det förekommer mobbing på skolan och att ungdomsspråket är grovt. Hanteringen av denna typ av problem har förtydligas i skolans likabehandlingsplan. Likabehandlingsplanen blev klar under hösten 2013 men har ännu inte helt 15
implementerats. En del av personalen anser dock inte att likabehandlingsplanen används i så stor utsträckning i det dagliga arbetet. Under arbetsplatsträffarna (APT-möten) ska det systematiska arbetsmiljöarbetet och vad som förväntas av lärarna och övrig personal diskuteras. En del av medarbetarna hävdar emellertid att likabehandlingsplanen inte är en stående punkt på mötena. Vidare framkom det att arbetsmiljö inte tas upp strukturerat eller i tillräcklig omfattning under dessa möten. Skolan har förtydligat vad som avses med en kränkning och en konflikt då lärarna inte har varit trygga i den biten. Detta är dock ett område som skolan behöver arbeta vidare med. Verksamheterna har blivit bättre på att uppmärksamma problemet gällande mobbing men arbetet kring detta behöver förbättras ytterligare både vad gäller barn samt vuxenmobbning. Det finns övergripande riktlinjer men inga riktigt bra utarbetade med processbeskrivning. Kommunen har rutiner för hantering av vuxenmobbing samt en rehabiliteringspolicy som reglerar mål och strategier för arbete med rehabilitering. Kommunen har också flera mallar som används i arbetet med rehabilitering. Allvarliga signaler om brister i den psykosociala arbetsmiljön har framkommit både genom den anmälan som sänds till Arbetsmiljöverket och de relativt låga resultaten i medarbetarundersökningen 2013. 5.3 Den subjektiva upplevelsen av arbetsmiljö Hur upplever personalen respektive eleverna den fysiska och psykiska arbetsmiljön? Den subjektiva upplevelsen av arbetsmiljön varierar något mellan olika parter, dock anser alla att den fysiska arbetsmiljön behöver förbättras och i vissa fall även den psykiska arbetsmiljön. Under intervjuerna framkom att en del av rutinbeskrivningen av kommunens arbetsmiljöarbete inte gås igenom och uppdateras årligen. 5.4 Likabehandlingsplan Finns likabehandlingsplaner? Eleverna har varit involverade i arbetet med upprättandet av likabehandlingsplanen, dock skulle detta kunna diskuteras på ett tydligare sätt exempelvis i elevrådet. Likabehandlingsplanen är under implementering. Håller likabehandlingsplanerna den standard som lagstiftaren kräver? Likabehandlingsplanen innehåller skolans främjande och förebyggande mål för att uppnå en trygg skola med ett öppet klimat där alla stimuleras att nå så långt som möjligt. I planen framgår också hur arbetet med att motverka kränkningar och trakasserier ska ske. Vidare framgår det i planen vilka insatser som ska utföras, områden som berörs av insatserna samt vem/vilka som är ansvariga. Vi anser att likabehandlingsplanen uppnår standard enligt lagstiftarens krav. 5.5 Det systematiska arbetsmiljöarbetet Finns det planer för det systematiska arbetsmiljöarbetet? Det systematiska arbetsmiljöarbetet finns med som underaktiviteter i skolans årshjul. Såväl medarbetare som skyddsombud tycker dock inte att det finns en tydlig bild över det arbete som ska genomföras avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet. Munkegärdeskolan arbetar dock med detta. 16
5.6 Barnkonventionen På vilket sätt beaktas barnkonventionen i arbetet med elevernas arbetsmiljö? Eleverna är till viss del delaktiga vid beslut och det läggs mycket vikt vid att eleverna ska vara involverade i undervisningen. Eleverna är också delaktiga i arbetet med likabehandlingsplanen. På skolan finns ett elevråd. 5.7 Riktlinjer och rutinbeskrivningar Finns det planer för det systematiska arbetsmiljöarbetet? På Kungälvs kommuns intranät samt kommunens hemsida finns policyer, riktlinjer och rutinbeskrivningar avseende kommunens arbetsmiljöarbete samt det systematiska arbetsmiljöarbetet. Policyer som har ersatts av uppdaterade antagna policyer har identifierats på kommunens hemsida. Detta har åtgärdats efter samtal med tjänstemän i Kungälvs kommun. Vi anser att informationen på intranätet samt kommunens hemsida är något svåröverskådlig samt att processbeskrivningarna avseende arbetsmiljön kan förtydligas ytterligare. Har personalen kunskap om de olika planerna och hur de ska tillämpas? Vår uppfattning är att kompetens och tillämpning av riktlinjer och rutinbeskrivningar behöver förbättras för att säkerställa att alla medarbetare är involverade för att arbeta mot en god arbetsmiljö. Under våren har kommunen uppdaterat processen av den årliga uppföljningen av arbetsmiljöarbetet. Denna process är under implementering. Rekommendationer Utifrån vår granskning och våra iakttagelser har vi identifierat följande förbättringsområden som organisationen kan arbeta vidare med avseende skolans arbetsmiljö samt implementering av kommunfullmäktiges mål. Mot bakgrund av vår granskning rekommenderar vi kommunen följande: Policyer, riktlinjer och rutinbeskrivningar avseende arbetsmiljö finns på kommunens hemsida samt intranät. Vi rekommenderar kommunen att ordna riktlinjer och rutinbeskrivningar på intranätet mer överskådligt, förtydliga processbeskrivningarna ytterligare samt ta bort dokument som har blivit ersatta av nya antagna. Detta för att få hela kommunens skolor att arbeta mot en god arbetsmiljö. Det pågår en implementering av en tydligare process avseende den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Vi vill poängtera vikten av att fortsätta arbetet med detta för att säkerställa att policyer, riktlinjer och rutinbeskrivningar tillämpas. Det är väsentligt att kommunen och skolan skyndsamt fortsätter och fullföljer arbete med att förbättra den psykosociala arbetsmiljön så att medarbetarnas upplevelse av den blir mera positiv. Säkerställa att Munkegärdeskolan fullföljer etablerandet av de rutiner och processer som krävs för att bedriva ett ändamålsenligt arbetsmiljöarbete i sin vardag. Här avses exempelvis hantering av arbetsmiljöfrågor inom ramen för samverkanssystemet och APT. Rutinbeskrivningen av kommunens arbetsmiljöarbete bör uppdateras årligen och uppdateringen behöver framgå i dokumentens datering. Kommunen bör genomföra återkommande kartläggningar avseende chefers kompetens och aktualitet inom skolan avseende arbetsmiljöarbete inom skolan. Det pågår en implementering av likabehandlingsplanen på Munkegärdeskolan. Vi vill poängtera vikten av att fortsätta arbetet med planen för att säkerställa att samtliga medarbetare och elever involveras och arbetar utifrån denna för att skapa en acceptabel arbetsmiljö. 17
Rektor på Munkegärdeskolan behöver fortsätta arbetet med att säkerställa att den fysiska arbetsmiljön blir tillräckligt god med stöd av det underhållsansvar som kommunen som fastighetsägare har. Det är väsentligt att övriga vuxna samt elever involveras i detta arbete för att detta skall få full genomslagskraft. Införa arbetsmiljöarbete som en stående punkt på alla APT-möten för att säkerställa att medarbetare har kunskap om detta arbete. Involvera eleverna ytterligare i skolans arbete med arbetsmiljö genom att införa detta som en stående punkt på elevråden. Säkerställ att dialogen och samarbetet mellan aktörerna skola och FM Service är ändamålsenlig. Säkerställ att aktörerna skola och FM Service har en tydlig uppfattning av rollfördelning, leveransskyldighet och förväntad servicenivå mellan parterna. 18
Deloitte är ett av Sveriges ledande revisions- och konsultföretag med 1 100 medarbetare på ett trettiotal orter över hela landet. Med Deloitte avses Deloitte AB och dess dotterbolag. Deloitte är det svenska bolaget inom Deloitte Touche Tohmatsu. För mer information, besök www.deloitte.se. Deloitte Touche Tohmatsu är ett av världens ledande nätverk av tjänsteföretag. Med 165 000 medarbetare i över 140 länder levererar medlemsföretagen tjänster till drygt hälften av världens största företag och även till stora nationella företag, offentliga verksamheter och tillväxtföretag. Förutom ett heltäckande internationellt servicenät erbjuder medlemsföretagen gedigna branschkunskaper och ett omfattande tjänsteutbud oavsett var klienten bedriver sin verksamhet. Deloitte Touche Tohmatsu är en schweizisk juridisk person (Verein). Varken Deloitte Touche Tohmatsu eller dess nationella medlemsföretag ansvarar för varandras rättshandlingar oavsett dess karaktär. Varje nationellt medlemsföretag utgör en separat och oberoende juridisk person, verksam under firma "Deloitte", "Deloitte & Touche", "Deloitte Touche Tohmatsu" eller därmed relaterade firmor. Tjänsterna beskrivna häri tillhandahålls av respektive nationella medlemsföretag och inte av Deloitte Touche Tohmatsu i dess form av schweizisk juridisk person (Verein). Av bland annat regulatoriska skäl tillhandahålls inte samtliga tjänster beskrivna häri av samtliga nationella medlemsföretag. För mer information, besök www.deloitte.com. A member firm of Deloitte Touche Tohmatsu. 2014 Deloitte AB. 19