Utrikespolitiska förbundet Sverige (UFS) är riksorganisationen för Sveriges utrikespolitiska föreningar. Vi är ett ideellt, partipolitiskt och religiöst obundet förbund som verkar för att sprida kunskap och väcka debatt kring utrikespolitiska frågor. Genom ett aktivt samarbete vill förbundet skapa möjligheter till att utveckla medlemsföreningarnas arbete. Inom förbundet finns därför en rad forum, för att medlemsföreningarna ska närma sig varandra. Genom mötet mellan föreningsaktiva från de olika städerna utvecklas både personerna och verksamheten. Det är även UFS:s ambition att stödja medlemsföreningarna ekonomiskt genom att förmedla såväl verksamhetsstöd och projektbidrag. Redan 1925 startade de första utrikespolitiska föreningarna. 1939 bildades ett förbund mellan Sveriges utrikespolitiska föreningar, Sveriges Akademiska Förbund för Utrikespolitik. Förbundet lades förvisso ner, men samarbetet mellan föreningarna fortsatte och resulterade så småningom i bildandet av nätverket SAIA, Swedish Association of International Affairs, 1997. Samarbetet inom SAIA sträckte sig dock till årliga träffar, där föreningarna gavs tillfälle att utbyta idéer och erfarenheter. Ordförandeskapet roterade bland medlemsföreningarna i bokstavsordning. 2007 nybildades förbundet som Utrikespolitiska förbundet Sverige genom två initieringsmöten i Lund och Uppsala. Den 6 maj 2007 klubbades förbundets nya stadgar igenom, som avslutade systemet med det roterande ordförandeskapet. UFS leds av en styrelse bestående av ett förtroendevalt presidium och av respektive förening utsedda representanter från samtliga medlemsföreningar. Förbundets högsta beslutande organ sammanträder två gånger om året. Utrikespolitiska förbundets kärnverksamhet att vara Sveriges främsta forum för utrikespolitisk debatt bedrivs till stor del på lokal nivå. På nationell nivå anordnas årligen Utrikespolitiskt Konvent och UF:s årliga resa till Almedalen. Utrikespolitiska förbundet består av tretton föreningar i Göteborg, Jönköping, Karlstad, Linköping, Luleå, Lund, Malmö, Stockholm, Södertörn, Umeå, Uppsala, Växjö, Örebro.
Innehållsförteckning Förbundsstyrelsen Förord Utrikespolitiskt Konvent 2015 UFS i Almedalen 2015 Utskott Utbildningsutskottet Tvåspråkighetsutskottet Internationell Samarbete Ekonomiutskottet Kommunikationsutskottet Forumhelg 2016 Extern representation Samarbeten Strategiskt arbete Anställning av förbundsadministratör Reflektioner från administratören 5 7 9 10 12 12 12 13 13 14 16 17 19 19 21 22 4
Förbundsstyrelsen Ledamöter Axel Nordenstam Rosaline Marbinah Felicia Robertson Nimrod Persson Maria Jenskog Emilie Tilstam (Tillförordnad av styrelsen) Matti Molin Kluivert Prine Carolina Köhler de castro Charlotte Rückl Olle Nykvist Oskar Johansson Karam Bawaqneh Kajsa Fernström Nåtby Förbundsordförande Vice förbundsordförande Förbundssekreterare Förbundskommunikatör Förbundsekonom (2015-09-01 t.o.m. 2016-04-18) Bidragsansvarig/Bidragsstrateg (2015-12-03-) Förbundsledamot för UF Örebro (2015-xx-xx-) Förbundsledamot för UF Örebro (2015-09-01 t.o.m 2015-xx-xx) Förbundsledamot för UpF Umeå Förbundsledamot för UF Södertörn (2015-09-01 t.o.m 2016-01) Förbundsledamot för UF Södertörn (2016-01 -) Förbundsledamot för UPF Karlstad (2015-09-01 t.o.m 2016-03-17) Förbundsledamot för UPF Karlstad (2016-03-17-) Förbundsledamot för UPF Lund Jenny Bengtsson Magnus Claesson Johan Berglund Ebba Endoff Katinka Ernstsson Helena Hernnäs Peter Hjertsson Förbundsledamot för UF Malmö Förbundsledamot för UF Linköping Förbundsledamot för UF Luleå Förbundsledamot för UF Jönköping Förbundsledamot för UF Göteborg Förbundsledamot för UF Uppsala Förbundsledamot för UF Stockholm 5
6
Förord Under året har Utrikespolitiska förbundet varit i rörelse. Samtidigt som riksorganisationen för Sveriges utrikespolitiska föreningar varit i rörelse har vi bevittnat en osäker omvärld där människor flyr för sina liv. Uppenbart är att utrikespolitik påverkar människor. Utrikespolitisk kunskap blir därför viktigare än någonsin. Det är med stolthet jag tittar tillbaka på verksamhetsåret som gått. Alla föreningar besöktes av förbundet, konsultationer genomfördes och stadgan förnyades. Dessutom har det långsiktiga strategiska arbetet mynnar ut i ett dokument. Professionalisering har varit ordet för en ökad stabilitet kring administrationen för alla Sveriges utrikespolitiska föreningar. Att leda riksorganisationen för Sveriges utrikespolitiska föreningar, Utrikespolitiska förbundet, har sannerligen varit utmanande. Men samtidigt väldigt roligt. Tillsammans har vi arbetat för att skapa ännu bättre förutsättningar för Sveriges utrikespolitiska föreningar! En del är ett stabilt kansli, en annan kunskapshöjande sammankomster såsom UFS Forum. Eller bildande uppsatstävlingar såsom vårens med Amerikanska Ambassaden. Ytterligare tecken på Utrikespolitiska förbundets betydelse i omvärldsdebatten är årets lyckade representation i Folk och Försvars styrelse. Mer om det och mycket annat kan du läsa om i denna verksamhetsberättelse. Ett år har gått snabbt och vi ska vara stolta över vårt gemensamma arbete för att stärka spridandet av utrikespolitisk kunskap! Tack till alla medlemsföreningar, medlemmar, engagerade eldsjälar, kollegor, kansliet och partners. Ytterligare ett verksamhetsår har gått och vi är idag fler medlemmar än någonsin. Omvärlden engagerar oss alla! Axel Nordenstam - Förbundsordförande Utrikespolitiska Förbundet Sverige 7
Förbundets projekt Utrikespolitiska förbundet Sverige arrangerar två återkommande evenemang Utrikespolitiskt konvent och UFS i Almedalen vilka beskrivs närmare nedan. Under verksamhetsåret 2015/2016 har förbundsstyrelsen inrättat tjänstemannaposten Projektkoordinator. Projektkoordinatorn har ett övergripande ansvar för förbundets projekt, ska stötta projektledarna i deras arbete, och fungerar som kontaktlänk mellan projektledarna och förbundsstyrelsen, uppgifter som tidigare innehafts av vice ordförande. Under verksamhetsåret 2015/2016 har Viktor Sundman innehaft posten. Utrikespolitiskt Konvent 2016 Utrikespolitiskt konvent är en helg av föreläsningar, seminarier, debatter och workshops, som traditionellt arrangeras under våren i en av de städer där det finns en medlemsförening till Utrikespolitiska förbundet Sverige. Inför verksamhetsåret 2015/2016 beslutades att Utrikespolitiskt konvent hädanefter ska arrangeras på hösten, för att på så vis ge mer tid för projektledarna att arrangera Konventet, och utöka möjligheterna att i god tid innan säkra bidrag för att finansiera projektet. Av denna anledning har inget Utrikespolitiskt konvent ägt rum under det gångna verksamhetsåret, men två projektledare Julia Geine och Stella Säfström har tillsatts för att arrangera Utrikespolitiskt konvent 2016 i Lund i november. UFS i Almedalen Almedalsveckan i Visby ägde i år rum 3:e till 10:e juli, och UFS var på plats 4:e till 8:e juli. 50 av förbundets medlemmar, inklusive projektgruppen bestående av projektkoordinator, projektledarna Saga Sohlman och Hanna Waerland, samt volontärerna Anna Aigot Ramsay och Johanna Pålsson, bodde på Södervärnsskolan strax utanför muren, och bidrog till att unga utrikespolitiskt intresserade såväl syntes som hördes under veckan. UFS arrangerande fem evenemang under veckan. Seminariet Maktspel i Syrien, som arrangerades tillsammans med Utrikespolitiska Institutet, ägde rum måndagen den 4:e juli 12:00-13:00. Seminariet berörde utsikterna för fred i Syrien och konfliktlösning i Mellanösternregionen, vilket diskuterades av en panel bestående av Birgitta Holst Alani (ambassadör och FN-rådgivare), Bitte Hammargren (redaktör, UI), Per Jönsson (redaktör, UI). Modererade gjorde Mats Karlsson (direktör, UI). Även UFS vice ordförande Rosaline Marbinah deltog för att presentera resultatet av en enkät genomförd av UFS inför seminariet, där enkätdeltagarna fick svara på frågor om Syrienkonflikter och ta ställning till hur de såg på icke-våldskonflikter, Västs närvaro i området, och inkludering av terroristanknutna organisationer i fredsförhandlingarna. Seminariet filmades och kan ses här: https://www. youtube.com/watch?v=aiqdtfzg1tc&feature=youtu.be. 9
Seminariet Vad hände inom global säkerhetspolitik under året som gick?, som UFS arrangerade ensamma, ägde rum måndagen den 4:e juli 13:30-14:30. Vid seminariet inbjöds paneldeltagarna att presentera den globala händelse som de anser varit den viktigaste sedan förra årets Almedalsvecka, samt diskutera den globala säkerhetsutvecklingen under det gångna året. Paneldeltagarna var Ewa Werner-Dahlin (avdelningschef, Sida), Katarina Tracz (chef, Frivärld), Bitte Hammargren (redaktör, UI), och Linda Nordin (generalsekreterare, Svenska FN-förbundet). Modererade gjorde Peter Wallensteen (professor, Uppsala Universitet). Seminariet Mali Säkerhet och utveckling i praktiken, som arrangerades tillsammans med Folk och Försvar och Föreningen för Utrikesfrågor, ägde rum tisdagen den 5:e juli 15:30-16:15. Seminariet handlade om hur vi skapar fred i Mali, och hur relationerna mellan civila och militära insatser ser ut och vilka utmaningar som finns i arbetet med säkerhet och utveckling i praktiken. Paneldeltagare på seminariet var Annika Söder (kabinettsekreterare, Utrikesdepartementet), Åsa Palmgren (avdelningschef, Sida), Magdalena Tham Lindell (projektledare, Folke Bernadotteakademin), och Jan Thörnqvist (insatschef, Försvarsmakten). Modererade gjorde Victor Canvert (Folk och Försvar). Seminariet filmades och kan ses här: http://ufsverige.org/almedalenlive/. Seminariet Konflikt och utveckling så arbetar två fredsexperter i Palestina och Colombia, som arrangerades tillsammans med Folke Bernadotteakademin, ägde rum onsdagen den 5:e juli 13:00-14:00. Seminariet handlade om hur man arbetar med att stötta fredsprocesser och fredsbyggande, med speciellt fokus på Colombia och Israel-Palestina-konflikten. Panelen bestod av Johan Berggren och Stefan Åström, båda vid Folke Bernadotteakademin, och modererades av Helena Vazquez, enhetschef vid Folke Bernadotteakademin. Debatten EU, Nato & Ryssland Vilken väg tar de politiska ungdomsförbunden? arrangerades av UFS ensamt, ägde rum torsdagen den 7:e juli 13:00-14:00. Representanter från riksdagspartiernas ungdomsförbund fick här diskutera frågor om deras politik gentemot EU, Nato, och FN, samt andra utrikespolitiska frågor såsom bistånd och Israel-Palestinakonflikten. Deltagande i debatten var Gustaf Göthberg (internationell sekreterare, Moderata Ungdomsförbundet), Hanna Cederin (förbundsordförande, Ung Vänster), Mårten Roslund (språkrör, Grön Ungdom), Henrik Edin (förbundsordförande, Liberala Ungdomsförbundet), Eric Luth (vice förbundsordförande, Centerpartiets Ungdomsförbund), Sara Skyttedal (förbundsordförande, Kristdemokratiska Ungdomsförbundet), Andrea Törnestam (förbundssekreterare, Sveriges Socialdemokratiska Ungdomsförbund), samt Tobias Andersson (förbundsordförande, Ungsvenskarna SDU). Modererade gjorde Axel Nordenstam, ordförande för UFS. Samtliga av förbundets seminarium var fullsatta. 10
Utbildningsutskottet Under det gångna verksamhetsåret har Gustaf Fritz (UF Vaxjö) samt Magnus Claesson (UF Linköping) varit delaktiga i utbildningsutskottet. Den primära uppgiften var sammanställa ett dokument utav utbildningar som kan vara till nytta för samtliga medlemmar av utrikespolitiska förbundet Sverige. Utbildningsdokumentet färdigställdes som planerat under höstterminen. Under vårterminen har utbildningsutskottet lagt fokus på att sammanställa föreläsningar från samtliga 13 medlemsföreningar i ett Google Docs. Dokumentet var färdigställt till valårsmötet, det beslutades även under tidigare styrelsemöte att detta dokument ska uppdateras regelbundet utav samtliga medlemsföreningar. Förhoppningen är att dokumentet kommer vara till stor hjälp för tillträdande programansvariga och medför även att kunskapen stannar kvar i medlemsföreningarna i en större utsträckning och inte går förlorad när nya programansvariga tillträder. Utbildningsutskottet har även fört diskussioner om att spela in en film vilket skulle beskriva hur man för sig under ett styrelsemöte. Denna film skulle kunna vara till stor hjälp för mindre etablerade föreningar och filmen bör genomföras under nästkommande mandatperiod. Tvåspråkighetsutskottet Tvåspråkighetsutskottets huvudsakliga uppgift har varit att göra UFS verksamhet och dokumentation tillgänglig på engelska, så att även förbundets icke-svenskspråkiga medlemmar kan ta del av dem. Utskottet har bestått av Jenny Bengtsson (UF Malmö), Kajsa Fernström Nåtby (UPF Lund), Carolina Köhler de Kastro (UPF Umeå) och Erik Helldén (UPF Lund). Utskottet har under verksamhetsåret bland annat arbetat med att översätta UFS stadgar till engelska, ett arbete som motiverades av att förbundet strävar efter en ökad transparens, vilket förutsätter att viktiga dokument finns tillgängliga på engelska. Då stadgan är en bärande pelare av UFS verksamhet var det naturligt att se till att den översattes. Den engelska översättningen av stadgan antogs av valårsmötet i Linköping i maj 2016. Utöver det har utskottet även drivit igenom ett styrelsebeslut om att alla viktiga UFS-dokument och all kommunikation som kan komma medlemsföreningarna till nytta ska finnas tillgängliga åtminstone på engelska. Formuleringen går att finna som en del i verksamhetsplanen för verksamhetsåret 16/17. 12
Internationella utskottet Internationella utskottet har under perioden 2015/2016 haft som syfte att arbeta med internationella samarbeten för UFS och se till att dessa kommer medlemsföreningarna till gagn. En erfarenhetsbank gällande tips på resmål, studiebesök mm. upprättades genom kontakt med medlemsföreningarna. Vidare togs en enkät fram av utskottet som gick ut till medlemsföreningarna för att kartlägga vilka typer av samarbeten som var intressanta för just dem. Detta fungerade under resten av mandatperioden som underlag för utskottet vid förhandlingar om samarbeten med potentiella partnerorganisationer i andra länder. Under våren 2016 beslutade utskottet att arbeta för att få till stånd ett samarbete med andra organisationer inom Norden. Kontakt etablerades och diskussioner om samarbeten har förts med potentiella aktörer både i Finland och i Norge. Internationella utskottet har som vision att vid varje nytt samarbete tas det ett nytt steg mot det mål som vi alla var enade om från början, nämligen ett nordiskt samarbete. Utskottet är måna om att ett samarbete kräver kompromisser och dimplomatiska möten med våra grannländer i syfte att förbättra unga nordiska generationers relationer med varandra samt bidra till en ökning av vår demokrati genom spridning av utrikespolitisk kunskap. Avslutningsvis har utskottet inför hösten arbetat med att ta fram en concept note för UFS roll i det Nordiska samarbetet Ekonomiutskottet Ekonomiutskottet hade under början verksamhetsåret 2016/2017 ett antal möten för att diskutera utskottets roll i UFS och la upp en översiktlig plan över vad utskottet skulle göra. Planens innehåll bestod framförallt att tillgängliggöra dokument för medlemsföreningarna. Bland dessa fanns både instruktionsdokument och lathundar för bidragsredovisning och bokföring samt att göra förbundets egna ekonomiska lättillgängliga, såsom rambudget och utfall från tidigare år. Ekonomiutskottet utformade i december en bidragsredovisningslathund, som skickades ut till medlemsföreningarna för att underlätta bidragsredovisningen för dem. Sedan förbundsadministratören började i januari är det hen som sköter bidragsredovisningen, och därför angavs kontaktuppgifter till denne i bidragslathunden för alla frågor medlemsföreningarna kan tänkas ha. Vidare har budget, fördelning av resurser mellan medlemsföreningarna, balans- och resultatrapporter från de senaste åren tydligt tillgängligjorts på förbundets interna nätverk. Med en anställd förbundsadministratör i förbundet som medlemsföreningarna alltid kan vända sig till, samt en mer avlastad förbundsekonom, kan ekonomiutskottet nästa verksamhetsår ägna sig och strategiskt och kreativt arbete om behov av det finns. 13
Kommunikationsutskottet Kommunikationsutskottet arbetar med allt som har att göra med förbundets kommunikation, såväl extern som intern. Arbetet är väldigt kreativt och består av allt från att driva Utrikespolitiska förbundets hemsida till att skapa strategier för kommunikationen. Marknadsföring, opinionsbildning, PR och grafisk utformning är också någonting som ligger på kommunikationsutskottets bord. Utskottet arbetar ständigt för att fler människor ska få upp ögonen för oss på Utrikespolitiska förbundet och stödjer också Utrikespolitiska förbundets projektgrupper för Almedalen och Utrikespolitiskt Konvent i sin kommunikation. Under verksamhetsåret 2015/16 har kommunikationsutskottet bestått av Nimrod Persson (förbundskomminkatör), Magnus Claesson (UF Linköping) och Peter Hjertsson (UF Stockholm). KU:s fokus under verskamhetsåret 2015/16 har varit att förstärka förbundets kommunikation både internt och externt genom lansering av nya projekt/system samt ökad synlighet av förbundet på samtliga kommunkationskanaler. Tillsammans har vi inom utskottet arbetat med att både öka professionaliteten av vår utåtriktade kommunikation, men genom ett större fokus på sociala medier även försöka att göra förbundet, dess ledamöter, och dess verksamhet mer personligt och öppet. De största framgångarna utskottet har lyckats med är lansering av förbundets nya jobb system där vi förmedlar allt från praktikplatser till helttidsjobb hos olika organisationer som arbetar inom utrikespolitik. Vi har även lyckats med att upprätta en nyhetsbrev som släpps efter varje styrelsemöte som innehåller uppdateringar från medlemsföreningarna, förbundet, allmän information samt nyheter som berör utrikespolitik. Nyhetsbrevet var framgångsrik där statistik visade att samtliga utskick hade 100% click rate (d.v.s alla som mottagit mejlen i sin inkorg hade öppnat nyhetsbrevet.) Den nya hemsida som byggdes under förra verksamhetsåret har förvaltats continuerligt under verksamhetsåret, dock har det uppstått flera tekniska problem under tiden vilket innebär att några struktuella ändringar behövs på hemsidan för att vi ska ha en stabil hemsida igen. KU han inte åtgärda alla problem eller uppdatera samtliga plugins och källkoder men men dom största teknsika problemet har lösts. Vårt fokus under året har varit att öppna upp förbundet och dess projekt till omvärlden, att öka det professionella intrycket men även göra förbundets profil på sociala medier att vara mer personlig. Med fokus på det visuella, såsom bilder och lättbegripliga texter och snygg design, anser vi att detta har varit ett lyckat år igen. Tagen från vår Facebooksida, ser vi att det som räckte ut till flest människor var de olika evenemang som hänt under året: Förbundsstämma, Forumhelg, flertalet styrelsemöten, årsmöte, Almedalen osv. På bilderna på andra sidan kan man se en sammanställning av facebook statistik om hur folk har använt sidan sam hur lång räckvidd UFS har haft på Facebook genom delningar, likes, views osv. 14
Post reach The number of people your posts were served to 4k 3k 2k 1k 2015 2016 Reactions, comments and shares Reactions Comments Shares Likes mellan 01/09/2015-01/09/2016 1,163 Likes 1,591 Likes 15
UFS Forumhelg 2015 7-8 November, Stockholms Universitet UFS forumhelg 2015 ägde rum i Stockholm med ett hundratal anmälda deltagare från hela landet. Syftet med forumhelgen är att vara en fysisk mötesplats för förbundets medlemmar och att bidra till deras kompetensutveckling. UFS Forum 2015 bjöd på olika typer av workshops, utbildningar samt möjligheter att mingla och nätverka. Forumets innehåll baserades på den rapport som sammanställdes av ordförande Axel Nordenstam och Rosaline Marbinah efter konsultationer med förbundets medlemsföreningar. De workshops som hölls kretsade bl.a. kring att ta fram underlag för förbundets projekt i Almedalen, kompetensutbyte mellan medlemsföreningarnas styrelseposter, hur man skapar sig ett varumärke i sociala medier och normkritik. Utbildningarna behandlade bl.a. ledarskap med Raoul Wallenberg Academy, stresshantering med Maktsalongen, public relations och marknadsföring med Westander och en crash-course i mingelteknik med Andreas Palmlöv. Forumets första kväll avslutades med en mingeltillställning där inbjudan hade gått ut till representanter för olika ambassader, Folk och Försvar, Utrikesutskottet och tidigare UFS styrelsemedlemmar för att träffa och mingla med deltagarna. Som avslutning på forumets första dag anordnades en sittning som hade planerats separat av projektkoordinator Viktor Sundman. Utvärderingen av forumet visade att arrangemanget som helhet var en mycket uppskattad tillställning. Det finns naturligtvis punkter att förbättra inför kommande år men det står klart att Forumet är en viktig del och en värdefull mötesplats för förbundets medlemmar. Enligt verksamhetsplanen var forumutskottet ålagt att under året 2015/16 anordna två forumhelger, men med tanke på förbundets osäkra ekonomiska situation blev det problematiskt att anordna en forumhelg under våren 2016. Forumutskottet har ansvarat för arrangemanget och bestod av Helena Hernnäs, Katinka Ernstsson, Oskar Johansson, Gustaf Fritz och Johan Berglund. Utskottet fick stor hjälp av Rebecca Lindqvist och Natalia Grbic från UF Stockholm. 16
Extern representation LSU- Sveriges ungdomsorganisationer Utrikespolitiska förbundet är medlem i LSU-Sveriges ungdomsorganisationer, som är en paraplyorganisation med 84 medlemsorganisationer. LSU arbetar för att förbättra premisserna för ungas organisering i Sverige som globalt. Medlemsorganisationer till LSU har rätt att nominera kandidater till LSU:s styrelse och uppdrag i Norden, Europa eller FN. För att förbundet ska bredda sitt nätverk, samt kunna bibehålla rollen som en av Sveriges största forum för utrikespolitisk debatt, är det viktigt att förbundet representeras såväl nationellt som internationellt. Under året har förbundet nominerat flera medlemmar från utrikespolitiska föreningarna till olika LSU-uppdrag. Under verksamhetsår 2015-2016 har totalt tre personer genomfört uppdrag i LSU. Här nedan specificeras dessa uppdrag: EU-representant 2014-15 Under det gångna verksamhetsåret har vice förbundsordförande Rosaline Marbinah varit Sveriges ungdomsrepresentant i Europeiska unionen, via LSU. I samtal med unga har Rosaline representerat Sveriges ungdomars åsikter kring politiskt deltagande under EUordförandeskapens ungdomskonferenser som var i Italien, Lettland och Luxemburg. Då arbetade hon mycket med ungdomars reella makt, implementering av policys och kunskapsbristen i EU om EU. Mandatet påbörjades den 1 juli 2014 och tog slut den 31 december 2015. LSU:s styrelse En representation i LSU:s styrelse är gynnsam för att bredda förbundets och alla andra ungdomsorganisationers verksamhet, intresse och kunskap krig utrikespolitik. Därför valde förbundet att nominera Rosaline Marbinah till vice ordförande i LSU: styrelse, och hon blev vald den 15 november 2015 för ett två-årigt mandat. Rosaline har internationell portfolio i styrelsen, där hon arbetar för att stärka ungdomsrörelsen nationellt som globalt. FN-representant i den svenska delegationen till COP 21 i Paris Shimeng Zhou, tidigare förbundssekreterare för förbundet, nominerades under förra verksamhetsåret till COP21-representant för Sveriges ungdomar och ungdomsorganisationer. Shimeng deltog på COP21-konferensen under 2 veckor (29 november 12 december) som ägde rum i Paris. Shimeng var en del av den svenska delegationen till COP 21 och arbetade med Miljödepartementet, där hon representerade ungdomars röst och var en del av att forma ett globalt miljöavtal. 17
Global ambassadör LSU har ett etablerat globalt utvecklingssamarbete med andra landsråd runt om i världen. I det samarbetet finns det nätverksträffar som anordnas, där globala ambassadörer deltar för erfarenhetsutbyte och förståelse. Sofia Höglund, blir vice ordförande i UPF Lund under år 2016-2017, blev nominerad i höstas till global ambassadör där hon spridit och fått kunskap om omvärlden, samt fått flera relevanta kontakter till förbundet som kan resultera i framtida samarbeten. Den första nätverksträffen var den 6-13 mars 2016 och den sista är i september 2016 då mandatet också tar slut. Folk och Försvar Utrikespolitiska förbundet har av Aria Nakhaei varit representerat i Folk och Försvars styrelse. Aria Nakhaei var förbundsordförande för Utrikespolitiska förbundet 2013-2014. Folk och Försvar är en samlingsorganisation i Sverige för 81 organisationer som med sina medlemskap delar uppfattningen att frågor berörande säkerhetspolitik, försvarspolitik och samhällets säkerhet ska finnas på agendan för offentlig debatt. I Folk och Försvar styrelse har arbete framförallt bedrivits för att stärka Folk och Försvars arbete för ungdomar. Detta inkluderar en utbildning för unga engagerade i säkerhets- och försvarspolitik, föreläsningar, rollspel, studieresor med mera. Folk och Försvar har besökt flera utrikespolitiska föreningar runtom landet under året. Dessutom ansökte en stor mängd personer med koppling till utrikespolitiska föreningar till Folk och Försvars utbildning. Till följd av söktrycket och representationen kommer samarbetet med Folk och Försvar fördjupas under verksamhetsåret 2016-2017 genom ett samarbete om ledarskap och säkerhetspolitik för ledare för Sveriges utrikespolitiska föreningar. Som ett resultat av ett gott arbete blev Aria Nakhaei omvald för Utrikespolitiska förbundet till Folk och Försvars styrelse 2016-2017. Aria Nakhaei och Axel Nordenstam representerade UFS på rikskonferensen i Sälen i början av 2016. Amerikanska ambassaden Utrikespolitiska förbundet har samarbetat med amerikanska ambassaden under året genom att underlätta för föreläsningar och event med ambassaden Sveriges utrikespolitiska föreningar. Tillsammans arrangerades dessutom en uppsatstävling på temat: How can the United States and Sweden help ensure women in developing countries participate equitably in helping their countries meet COP21 commitments?. Medarrangörer var även SEI - Stockholm Environment Institute och Misum vid Handelshögskolan i Stockholm. Medlemmar vid en utrikespolitisk förening och studentkåren vid Handelshögskolan kunde delta i tävlingen. Vid finalen 25 maj i Stockholm gick Yuelin Wang och Astrid Palmstierna ut som vinnare och åker således under sommaren till Washington D.C där de lär sig mer om amerikansk miljöpolitik. Det vinnande bidraget hette Creating Synergies and Improving Policy Interactions. Policy Suggestions for Sweden and the United States in Gender and Environmental Issues. 18
Samarbeten Utrikespolitiska institutet Samarbetet med Utrikespolitiska institutet (UI) har fortsatt under verksamhetsår 2015-2016. Samarbetsavtalet från verksamhetsår 2014-2015 hade tänkt att förlängas, men i och med att UI:s forskningstidsskrift Internationella studier inte längre skulle ges ut, utan ändras till internetmagasinet Utrikesmagasin. Under året har inget avtal förhandlats fram, men flera möten har ägt rum för att utforma ett generellt och statiskt samarbetsavtal. Förhandlingar kring samarbetet fortsätter verksamhetsår 2016-2017, och kommer att omfatta samarbetsområden som återkommer, samt nya inslag som förbundets medlemmar och förbundsstyrelsen finner intressanta. Utöver utformning av samarbetsavtal har UI och förbundet samarbetat under Almedalsveckan 2016. Blank Spot Project Innan årsskiftet 2015-2016 beslutade styrelsen att UFS skulle initiera ett samarbete med Blank Spot Project. Till följd av detta fördes samtal med Martin Schibbye från Blank Spot Project. Resultatet var att en majoritet av medlemsföreningarna erhöll Blank Spots jubileumstidning utan kostnad. Martin Schibbye är även en återkommande föreläsare hos Sveriges utrikespolitiska föreningar. Strategiskt arbete Verksamhetsår 2015-2016 har haft ett stort fokus på långsiktig strategi för förbundet, som är förankrat och utgår från Sveriges utrikespolitiska föreningars behov. Förbundsstyrelsen har under året arbetat med strukturerad konsultation av medlemsföreningarna och framtagande av konkreta mål och styrdokument som ska verkställas nästa verksamhetsår och många år framöver. Rosaline Marbinah och Axel Nordenstam har under ett halvår besökt alla 13 utrikespolitiska föreningar i Sverige, för att presentera förbundets verksamhet och konsultera styrelserna om hur förbundet kan skapa förutsättningar för föreningarna att sprida kunskap om utrikespolitik. Detta gjordes för att minska distansen mellan föreningar och förbund, samt för att i framtiden utforma en verksamhet efter medlemmarna. Under dessa datum genomfördes konsultationerna: 7 september 2015 hos UF Jönköping 8 september 2015 hos UPF Karlstad 17 september 2015 hos UF Södertörn 17 september 2015 hos UF Stockholm 18 september 2015 hos UF Uppsala 1 oktober 2015 hos UF Örebro 2 oktober 2015 hos UF Malmö 6 oktober 2015 hos UF Linköping 15 oktober 2015 hos UPF Lund 22 oktober 2015 hos UF Växjö 13 november 2015 hos UpF Umeå 21 januari 2016 hos UF Luleå 16 februari 2016 hos UF Göteborg 19
Efter alla konsultationer sammanställdes rapporterna av förbundsadministratör Albin Westermark till slutrapporten Föreningskonsultationsrapport: hur UFS kan stödja utrikespolitiska föreningar, och presenterades för förbundsstyrelsen under förbundsstyrelsehelgen den 26-28 februari 2016. Konsultationssvaren hade många gemensamma nämnare, och visade generellt på behov av socialt och ekonomiskt stöd. Prioriteringar och konkreta åtgärder presenterades och välkomnades av förbundsstyrelsen. Under den förbundsstyrelsehelgen med workshops och förbundsstyrelsemöte, höll Johan Berglund och Rosaline Marbinah en workshop om strategi efter beslut från förbundsstyrelsemöte i januari 2016 om att ersätta visionsarbetet med att utforma ett strategidokument med vision och mål. Johan och Rosaline utformade då en workshop, som utgick från slutrapporten som bakgrundsinformation där förbundsstyrelsen skulle besvara var förbundet är nu, var förbundet bör vara och hur förbundet kan komma dit. På förbundsstyrelsemötet dagen efter valdes en arbetsgrupp för att utforma ett utkast på strategidokument. Arbetsgruppen bestod av Emilie Tilstam, Helena Hernnäs, Johan Berglund och Rosaline Marbinah. Strategidokumentet skrevs i både svenska och engelska, för att skickas på remissförfarande till alla medlemsföreningar och förbundsstyrelsen. Efter remissvaren hade samlats in reviderades sista utkastet och skickades därefter som proposition till valårsmöte 2016 i Linköping där Utrikespolitiska förbundets strategi antogs den 7 maj 2016. Utrikespolitiska förbundets strategi är ett långsiktigt styrdokument där slutrapportens prioriteringar återfinns. Strategidokumentets syfte är att ge förbundet ett resultatinriktat framtidsfokus och en långsiktig riktning på verksamheten som de kommande årens verksamhetsplaner ska utformas efter för att främja medlemsföreningarna i spridandet av utrikespolitisk kunskap. Strategin gäller så länge prioriteringarna är relevanta och så länge medlemsföreningarna vill att verksamheten ska se ut som den gör. I strategtimålen formuleras förslag på några av många lösningar, och det är kommande förbundsstyrelsers ansvar att analysera och verka för lösningar de ser är de bästa metoderna för att uppfylla strategimålen. 20
Anställning av förbundsadministratör Under valårsmötet 2015 röstades en motion igenom för att UFS förbundsstyrelse skulle anställa en administratör. Argumenten för att anställa en administratör var att avlasta den tunga arbetsbördan för förbundsstyrelsens presidium och där särskilt förbundsekonomens arbetsbörda. Förhoppningen var att detta ska bidra till långsiktighet i administrationen och ekonomisk stabilitet för förbundet. En projektgrupp tillsattes för att utreda vilka uppgifter förbundsstyrelsen behövde avlastas med. Projektgruppen hade flera sammankomster under sommaren 2015. De som deltog i projektgruppen var Maria Jenskog, Felicia Robertson, Peter Hjertsson, Rosaline Marbinah och Axel Nordenstam. De kartlade vilka uppgifter som kunde övertas och skrev en arbetsbeskrivning för den kommande anställde. Fokus lades på att administratören skulle sköta den löpande administration så som bidragsredovisning och insamling av uppgifter från medlemsföreningarna samt resebokning. Maria Jenskog, Felicia Robertson, Peter Hjertsson, Rosaline Marbinah och Axel Nordenstam gjorde även budgetförslag till styrelsen baserat på kostnaderna för anställningen där lön arbetsgivaravgifter och försäkringar var inräknade. När den initiala projektgruppen arbetade med uppdragsbeskrivningen konsulterades andra föreningar och förbund. Några av dessa rekommenderade UFS att ansluta sig till en arbetsgivarförening. Den förening som UFS valde att ansluta sig till var IDEA. Under hösten arbetade Johan Berglund, Felicia Robertson, Rosaline Marbinah och Axel Nordenstam med anställningsarbetet. Denna grupp skrev tillsammans uppdragsbeskrivningen för förbundsadministratören som godkändes av styrelsen. Utifrån uppdragsbeskrivningen författade de en jobbannons och bearbetade sedan med de många ansökningarna som inkommit. Dessa resonerade att kompetensen hos den kommande anställda var av högre vikt än vilken ort som kansliet skulle bli placerat. Johan Berglund, Felicia Robertson, Rosaline Marbinah och Axel Nordenstam höll i arbetsintervjuer i Göteborg den 23e november. Där fanns Albin Westermark vara den bästa kandidaten. Hög vikt lades på erfarenhet av bidragshantering och föreningsarbete samt att Albin Westermark visade att han vill vara delaktig i förbundets verksamhet över längre tid. Valet av honom som förbundsadministratör godkändes därmed av styrelsen. Lönen föreslogs av av projektgruppen och fastställdes sedan med styrelsebeslut. Den 2a december 2015 anställde UFS Albin Westermark som förbundsadministratör. Sedan dess har han arbetsletts av förbundsordförande Axel Nordenstam som har haft ansvar för delegering av uppgifter samt varit kontaktperson för honom. Styrelsen i sin helhet är arbetsgivare och har konsulterats eller informerats om Albins fortlöpande arbete. 21
Johan Berglund, Felicia Robertson, Rosaline Marbinah, Axel Nordenstam, Albin Westermark arbetade sedan tillsammans med en delegationsordning. Att ta fram en delegationsordning var också ett förslag som framkom av konsulteringen av andra föreningar och förbund. Där framgår vilka delar av förbundet som initierar, fattar beslut alternativt informeras eller konsulteras i vilka beslut. Den används för att tydliggöra förbundets organs olika kompetenser och ansvarsområden. Den genomarbetades och förfinades senare med hela förbundsstyrelsen under ett styrelsemöte i maj där den också antogs. Reflektioner från administratören När detta skrivs har 7 månader gått sedan förbundet tog steget till att anställa en administratör. Jag hade turen att bli personen som fick uppdraget att leda det administrativa arbetet för det fantastiska förbund som UFS är. Sedan jag först anställdes har det hänt väldigt mycket på kort tid. Rutiner har satts, processer har utvecklats och arbetsbelastningen minskat för de förtroendevalda. Samtidigt står förbundet inför stora utmaningar, inte minst på den ekonomiska och administrativa biten. Min förhoppning är att kunna fortsätta arbeta med förbundet och ta an framtidens utmaningar för att utveckla ett kansli värdigt att vara sammankopplat med Utrikespolitiska förbundet Sverige. 22