Förbundsstyrelsemöte

Transkript

1 14 april 2016 Styrelseprotokoll Förbundsstyrelsemöte Styrelsemöte med beslutsrätt, 14 april 2016, kl Plats: Webex Närvarande: Katinka Ernstsson för UF Göteborg, Magnus Claesson för UF Linköping, Karam Bawaqneh för UPF Karlstad, Kajsa Fernström Nåtby för UPF Lund, Jenny Bengtsson för UF Malmö, Johan Berglund för UF Luleå, Helena Hernnäs för UF Uppsala, Gustav Fritz för UF Växjö, bidragsstrateg Emilie Tilstam, förbundskommunikatör Nimrod Persson (fr.o.m. 16) förbundsordförande Axel Nordenstam, vice förbundsordförande Rosaline Marbinah och förbundssekreterare Felicia Robertson. Bilagor: Bilaga 1: Röstlängd Bilaga 2: Dagordning Bilaga 3: Uppdateringar från styrelseledamöter Bilaga 4: Motion: Miljöpolicy Bilaga 5: Uppdatering från projektkoordinator Viktor Sundman Bilaga 6: Arbetsrapport från Albin Westermark Bilaga 7: Motion: Rambudget Bilaga 8: Ledarskapssamarbete med Folk och försvar 1 Mötets öppnande Axel Nordenstam förklarar mötet öppnat kl

2 2 Val av mötesordförande Förslag till beslut att välja Axel Nordenstam till mötesordförande. Styrelsen beslutade att välja Axel Nordenstam till mötesordförande. 3 Val av mötessekreterare Förslag till beslut att välja Felicia Robertson till mötessekreterare. Styrelsen beslutade att välja Felicia Robertson till mötessekreterare. 4 Val av protokolljusterare tillika rösträknare Förslag till beslut att välja Katinka Ernstsson och Gustav Fritz till justerare tillika rösträknare. Styrelsen beslutade att välja Katinka Ernstsson och Gustav Fritz till justerare tillika rösträknare. 5 Godkännande av kallelseförfarandet Kallelsen skickades ut för 4 veckor sedan vilket är i enlighet med arbetsordningen. Förslag till beslut att godkänna kallelseförfarandet. Styrelsen beslutade att godkänna kallelseförfarandet. 2

3 6 Fastställande av röstlängd Förslag till beslut att fastslå röstlängden till 11 personer. Styrelsen beslutade att fastslå röstlängden till 11 personer, se bilaga 1. 7 Fastställande av dagordning Tillägg till dagordningen är proposition om rambudget, uppsatstävling med amerikanska ambassaden, Folk och Försvarssamarbetet, överlämningshelg, motion miljöpolicy, nominering av representant till COP22. Förslag till beslut att godkänna föreslagen dagordning med ovan nämnda tillägg. Styrelsen beslutade att godkänna föreslagen dagordning med ovan nämnda tillägg, se bilaga 2. 8 Föregående protokoll Februarimötets protokoll är snart justerat och kommer då läggas upp på hemsidan. Protokoll från styrelsemötet i mars är fortfarande under justering och finns fram till dess för påseende på driven under fliken utkast protokoll. 9 Uppdateringar från utskott & ledamöter 1. Ekonomiutskottet Ekonomiutskottet har inte haft möte sedan det senaste styrelsemötet. 2. Forumutskottet Det kommer inte finnas tid att anordna ytterligare ett UFS Forum under våren och de har därmed inte haft några möten. 3

4 3. Internationella utskottet Det har hänt en hel del då de har skickat medlemsbrev till medlemsföreningar, Johan Berglund har varit på besök i Finland med en annan organisation och har fått kontakt med systerorganisationer i Norge, Finland och Ryssland som de kommer kontakta. De kommer göra det inom kort. 4. Kommunikationsutskottet KU har ökat marknadsföringen av UFS valårsmöte. De har bistått almedalsgruppen med teknisk hjälp. De försöker också se över hur de ska sända valårsmötet på bästa sätt. LSUs nyhetsbrev annonserade att det går att göra en Instagram take-over av deras konto, något som UFS skulle kunna göra. Det är något Kommunikationsutskotten kommer att se över. 5. Styrdokumentsutskottet De har fått förstärkning och har gjort en miljöpolicy. Matti, Molin Gustav Fritz och Kajsa Fernström Nåtby har deltagit i arbetet med motionen miljöpolicy som kommer diskuteras senare idag. En policy som UFS någon gång har fastställt men som varit svårt att hitta det är en antikorruptionspolicy som behövs för redovisning av forum syd. Har styrdokumentsutskottet tid att ta fram en sådan? Styrdokumentsutskottet har mycket nu. Albin Westermark ska kontaktas och se om det finns tid att han kan hjälpa med detta. Axel Nordenstam och styrdokumentsutskottet återkopplar via mejl. 6. Tvåspråkighetsutskottet Tvåspråkighetsutskottet har inte haft möte sedan det senaste styrelsemötet. Katinka Ernstsson undrar om tvåspråkighetsutskottet skulle kunna hjälpa till med korrekturläsning av verksamhetsplanen som översätts till engelska av Katinka Ernstsson och Matti Molin. Tvåspråkighetsutskottet hjälper gärna till med det. 7. Utbildningsutskottet De har fortsatta arbeta med dokumentet med föreläsningar, det ska skrivas 4

5 som ett Google docs så att medlemsföreningarna ska kunna fortsätta fylla i detta själva. I slutet av månaden kommer det finnas tillgängligt. Förslag till beslut att lägga uppdateringar från styrelseledamöter till handlingarna. Styrelsen beslutade att lägga uppdateringar från styrelseledamöter till handlingarna, se bilaga 3. Förslag till beslut att ajournera mötet från kl till kl Styrelsen beslutade att ajournera mötet från kl till kl Axel Nordenstam förklarar mötet öppnat kl Per capsulam-beslut Inget PC-beslut har tagits. 11 Behandling av motioner 11.1 Motion miljöpolicy Förslag till beslut att behandla den sent inkomna motionen miljöpolicy. Styrelsen beslutade att behandla den sent inkomna motionen miljöpolicy. Styrdokumentsutskottet har försökt jobba på vad UFS kan göra och inte till vad medlemsföreningarna kan göra för a bli ett mer miljövänligare förbund. Medlemsföreningar uppmanas till att använda policyn. Förbundsstyrelsen har tagit del av motionen och fått komma med kommentarer. 5

6 Styredokumentsutskottet har tagit till vara på kommentarer och inkorporerat de flesta i motionen. De flesta förslag på ändringar var språkliga. Magnus Claesson säger att styrdokumentsutskottet gjort ett bra jobb. Det som gäller klimatkompensation hur mycket pengar skulle det röra sig om? Förslaget som finns är genom en organisation som Green Seat. Det är en schablon som utgår från att en resa mellan Luleå och Stockholm kostar 60 kr att kompensera. Det som klimatkompensation utgår från är en schablon på koldioxidutsläpp baserat på sträcka och transportmedel. Kajsa Fernström Nåtby menar att förbudet själv inte kompenserar utan att det görs via någon annan organisation, det behöver inte vara att förbundet ger pengar utan det kan vara att förbundet köper något till exempel en utsläppsrätt eller en del i ett företag. Många medlemsföreningar kompenserar redan för resor i samband med deras aktiviteter. Green Seat har tre projekt igång ett i Kambodja, ett i Indien och ett i Uganda. Den ekonomiska aspekten är något som förbundet måste titta vidare på i hur lång utsträckning förbundet kan kompensera. Första steget är att diskutera huruvida förbundet ska ha en miljöpolicy. Det andra steget i hur kompensering ska ske handlar om budget och är något styrelsen behöver diskutera framöver. Förslag till beslut att anta motionen om miljöpolicy. Styrelsen beslutar att anta motionen om miljöpolicy, se bilaga Förbundets projekt UFS i Almedalens anmälan är stängd, alla platser kommer fyllas. Projektledarna kontaktar volontärerna som handlar om fotografering, statistik och filmning. Gällande medlemsföreningarnas reserverade platser vill projektgruppen gärna ha in de namn det gäller eller ett besked om när ett sådant kommer komma, till exempel efter valårsmöten. Innan den 1a maj vill projektgruppen ha svaret. De vill veta vilka som ska följa med för att kunna skapa Facebook-grupp och mingel. Evenemangen är i princip klara. De arbetar 6

7 med att få fler sponsorer till exempel från Olof Palmes minnesfond där de sökt kr. Vad gäller ekonomin, har almedalsgruppen anpassat budget efter beskedet om mindre forum syd då en stor del av Almedalen anpassas efter forum syd. De har redan fått ett bidrag på kr från prins Carl Gustavs styrelse. De har kunnat hålla budget i och med det. Almedalen kommer därför vara en mindre tillställning i år jämfört med förra året. Projektledarna för konventet har kommit igång med arbetet. De har satt temat till att vara Migration and the EU Crisis or Opportunity? På lokal, regional och Global nivå. Interaktiva föreläsningar, mer tid för frågor samt workshops som är enbart interaktiva är något som föreslås vara större inslag till nästa UFS Konvent.. Nästa vecka kommer sponsorer och föreläsare bli kontaktade. Projektgruppen har en lång lista. Det är en stor arbetsbörda då gruppen enbart består av två personer. De vill gärna tillsätta en projektgrupp som kan hjälpa dem med boka föreläsningar och söka sponsorer. De har kontaktat Lunds universitet för lokaler och sittning för lördagen har kunnat sökas. De har flytta helgen till den november då det tidigare datumet krockade med Malmö MUN och LSUs årsmöte. Viktor Sundman undrar om verksamhetsplanen gällande ny syftesbeskrivning för konventet och uppdateringar för projektledare är klara? Viktor Sundman efterfrågar om styrelsen vill göra det eller om han ska göra det? Revidering av uppdragsbeskrivningar bör med fördel göras under sommaren. Om Viktor Sundman känner att han har möjlighet att göra det så är det bra om Viktor i samråd med projektgruppen kan skapa det underlaget. Förslag till beslut att lägga den skriftliga uppdateringen till handlingarna. Styrelsen beslutar att lägga den skriftliga uppdateringen till handlingarna, se bilaga UI-samarbetet Utrikespolitiska institutet kommer inte vara med i samarbetet med amerikanska ambassaden och tävlingen under våren. Amerikanska 7

8 ambassaden vill gärna arbeta med miljöpolitik. UI vill hellre arbeta med säkerhetspolitik. Därmed kommer de inte vara delaktiga i samma uppsatstävling. Styrelsen ser gärna att medlemmarna i förbundet får studentmedlemskap i UI och tillgång till landguiden. Samarbetet i Almedalen fortsätter som vanligt med UI. Det är oklart hur det blir med tidningen Internationella Studier i framtiden. Ledarskap och mentorskapsprogrammet som funnits tidigare kommer inte återupptas då detta delvis kommer göras i samråd med Folk och Försvar. Förslag till beslut att ajournera mötet från till Styrelsen beslutade att ajournera mötet från till Axel Nordenstam förklarade mötet öppnat kl Förbundets ekonomi Den har punkten brukar presenteras av Maria Jenskog. Hon är inte med på mötet idag. Det finns en anledning till detta. Hon har beslutat att avgå som förbundsekonom med omedelbar verkan. Hon kommer inte verka som förbundsekonom efter detta. Det är något Axel Nordenstam och Rosaline Marbinah försökt koordinera under eftermiddagen för att hitta lösningar för att fördela hennes arbetsuppgifter. Detta med tanke på att den ekonomiska administrationen är den viktigaste funktionen inom förbundet för medlemsföreningarnas räkning. Maria Jenskog har jobbat extremt hårt under året. Skött kontinuerlig bokföring, rapporterat månatligen till skatteverket, återkopplat till andra organisationer med tanke på den anställda. Den anledningen hon lyfte fram är den första en stor ångest, stress och press över sin situation och hon märker att hon måste avsäga sig någonting. UFS har tagit väldigt mycket energi och kraft med henne. Något som hon länge varit öppen med. Den andra anledningen är för att hon inte längre kan navigera i förbundets ekonomi som är utanför hennes kontroll. Till exempel resebokningar är något som gör att resor bokas senare. Hennes planering går inte ihop vilket skapar frustration. Ekonomin är numera osäkrare än vanligt. 8

9 Axel Nordenstam har under dagen pratat med Maria Jenskog om hur hon önskar ha det här och bett henne vara medgörlig och kan hjälpa till den närmsta månaden och entledigande kan göras i maj. Bokföring, lön, rapportering, frågor behöver fördelas på andra personer. Albin Westermark som är anställd kommer sköta bokföring och fakturor. Löneutbetalning och rapportering till skatteverket kan Rosaline Marbinah och Axel Nordenstam göra. Det avser Axel Nordenstam skicka ut per mejl under kvällen så att även de som inte närvarar under mötet tar del av detta. Tyvärr har förbundet under ännu ett år en instabil ekonomisk sits då ytterligare en ideellt arbetande student är nära att gå in i väggen. Det är ett återkommande mönster. Maria Jenskog kommer att hjälpa Albin Westermark med bokföring, Albin har också erfarenhet från detta. Alla behöver tänka på resebokningar, sena resebokningar är något som alla behöver sluta göra. Johan Berglund frågar om det finns något styrelsen kan göra? Det här ansvaret hamnar på andras axlar som också har en hög arbetsbörda. I det långa loppet kan styrelsen fatta beslut om att öka Albin Westermark tjänst till 75% och säkra ekonomin. Axel Nordenstam välkomnar viljan att hjälpa till och styrelsen får vara flexibla att fördela andra arbetsuppgifter att dela med sig av. Styrelsen ska fatta beslut så att ideellt engagemang går ihop med universitetsstudier. Det är ett strukturellt problem. Ingen har sökt till förbundsekonom till nästa år. Ekonomiutskottet kan kanske kunna hjälpa till med vissa sysslor fram till styrelsens avgång. Delar av Axel Nordenstam och Rosaline Marbinahs sysslor kan kanske fördelas på styrelsen. En omfördelning av arbetsuppgifter kommer behövas till nästa år också. Hur det kan göras behöver diskuteras vidare. Valårsmötet ser ut att gå över budget. Därav är det viktigt att förbundet pressar priset så mycket det går. Sena resor är i dagsläget inte något som förbundet kan ersätta. Detta måste föreningen stå för eller så får individen betala själv. Maria Jenskog har bett om personuppgifter och adress till styrelsen för att Forum Syd ska kunna redovisas. 15 Verksamhet inom ansvarsområden Albin Westermark har skickat in en arbetsrapport. Den avser mars och april. Han uppmanar styrelsen till att börja använda Slack. Albin Westermark kommer delta vid valårsmötet. Tack vare av att vi kan minska resebokningar i tid kan vi genom honom minska resekostnaderna. 9

10 Förslag till beslut att lägga Albin Westermarks uppdateringar till handlingarna. Styrelsen beslutade att lägga Albin Westermarks uppdateringar till handlingarna, se bilaga Inför valårsmötet Magnus Claesson säger att mat och logistik i princip är klara inför valårsmötet. Ett mejl har skickats ut med mer information. Praktisk information kommer skickas närmare mötet när alla boendeplatser är klara. Förhoppningen är att detta ska vara inne två veckor innan mötet. Förslag till beslut att ajournera mötet från till Styrelsen beslutade att ajournera mötet från till Axel Nordenstam förklarar mötet öppnat kl Förslag till beslut att justera in Nimrod Persson i röstlängden. att fastställa röstlängden till 12 personer. Styrelsen beslutar att justera in Nimrod Persson i röstlängden. att fastställa röstlängden till 12 personer. 17 Proposition: rambudget En rambudget behöver läggas som proposition till valårsmötet. Maria Jenskog anser att det är viktigt att se den för vad den verkligen är, en ram 10

11 som justeras under året. Kajsa Fernström Nåtby anser att det är förståeligt att det i år kommer behövas en anställd på 75% som lösning på. Kajsa Fernström Nåtby uttrycker att UPF Lund inte vill se detta som ett steg mot ett större kansli framöver utan endast ett undantag. Förslag till beslut att lägga motionen angående rambudget som proposition till valårsmötet. Styrelsen beslutar att lägga motionen angående rambudget som proposition till valårsmötet, se bilaga Uppsatstävling med amerikanska ambassaden En uppsatstävling på temat miljöpolitik kommer anordnas av Amerikanska Ambassaden. Den formella inbjudan kommer skickas inom kort. KU kommer hjälpa till att sprida informationen för att få in många ansökningar. Förra året var finalen den 12e maj. I år är det oklart var finalen kommer vara. Ambassaden undrar vilka datum som styrelsen önskar att finalen kommer hållas. Den 23 maj till 27e maj eller 30e maj till 3e juni. Det verkar vara många tentor dessa dagar och det finns ingen optimal dag. Det är upp till ambassaden att fastställa detta. 19 Fördjupat samarbete med Folk och Försvar Rosaline Marbinah har skickat ut information om ett samarbete med Folk och försvar. Det gäller hur båda organisationer ska gynnas. Det kommer vara en ledarskapsutbildning samtidigt som en snabbkurs i försvars och säkerhetsakademin. Det gäller en utbildningsdag för medlemsföreningarnas ordföranden under hösten. Styrelsen välkomnar detta förslag. Förslag till beslut att upprätta ett samarbete med Folk och försvar gällande 11

12 ledarskapsutbildning. Styrelsen beslutar att upprätta ett samarbete med Folk och försvar gällande ledarskapsutbildning, se bilaga Överlämningshelg Förra året var det första gången överlämningshelgen anordnades för hela styrelsen. Det var väldigt uppskattat. Tidigare träffades bara presidialer för överlämning. Särskilt i början på verksamhetsåret och när mycket arbete sker på distans över nätet är det viktigt att ha ett fysiskt möte i förväg. Så många som möjligt från föregående och tillträdande bör närvara, var den ska vara och vilka som ska anordna det logistiska behöver styrelsen fatta beslut om. Styrelsen behöver tillsätta en sådan grupp. Albin Westermark ska inkluderas i detta arbete så att han får ha kontakt med resten av styrelsen under sommaren. Albin Westermarks nuvarande avtal går fram till juni. Han kommer mest troligt fortsätta. Var överlämningshelgen hamnar spelar stor roll för kostnad och det är en fördel om en person bör bo på plats där helgen sker. Det kan med fördel vara två personer till som hjälper till i planeringen av överlämningshelgen. Johan Berglund vill gärna hjälpa till. Katinka Ernstsson kan gärna hjälpa till med planering men kommer troligtvis inte kunna närvara under helgen. Rosaline Marbinah och Axel Nordenstam kommer kunna agera bollplank för planeringsgruppen. Förslag till beslut att välja Johan Berglund och Albin Westermark till att delta i den initiala planeringen av överlämningshelgen. att välja Johan Berglund och Albin Westermark till att delta i den initiala planeringen av överlämningshelgen. 12

13 21 Nominering till LSUs representant vid COP22 Det går nu att nominera personer till att representera förbundet för att representera Sveriges unga vid COP22 i Marrakech. Det kommer behövas fattas via PC-beslut. Den 27e april blir sista datum att skicka in till förbundsstyrelsen för att få nominering av UFS. Ansökan skickas till Axel Nordenstam. Alla medlemmar som önskar bli nominerade skickar detta till sin egen medlemsförening och sedan rekommenderar varje enskild förening en person till UFS styrelse. Därefter fattas beslutet i förbundsstyrelsen via PC-beslut. Medlemsföreningar får gärna dela LSUs utlysning från deras hemsida för att öka ansökningar om nomineringen från UFS. 22 Mötets avslutande & nästa möte Mötesordförande förklarade mötet avslutat kl

14 Axel Nordenstam, Mötesordförande Felicia Robertson, Mötessekreterare Gustav Fritz, Justerare Katinka Ernstsson, Justerare 14

15 14 april 2016 Röstlängd Röstlängd 1. Katinka Ernstsson för UF Göteborg, 2. Magnus Claesson för UF Linköping, 3. Karam Bawaqneh för UPF Karlstad, 4. Kajsa Fernström Nåtby för UPF Lund, 5. Jenny Bengtsson för UF Malmö, 6. Helena Hernnäs för UF Uppsala, 7. Gustav Fritz för UF Växjö, 8. bidragsstrateg Emilie Tilstam, 9. förbundskommunikatör Nimrod Persson (fr.o.m. 16) 10. förbundsordförande Axel Nordenstam, 11. vice förbundsordförande Rosaline Marbinah, 12. förbundssekreterare Felicia Robertson.

16 31 mars 2016 Förslag till dagordning Styrelsemöte Styrelsemöte med beslutsrätt Datum: 14 april 2016 Tid: 18:00. Preliminär sluttid: 21:30. Plats: Webex Närvarande/kallade: förbundsstyrelsen för UFS, David Blomgren (verksamhetsrevisor) och Victoria Lindén (lekmannarevisors suppleant) 1 Mötets öppnande Mötet öppnas. 2 Val av mötesordförande (beslutspunkt) Mötet väljer en person som ska leda mötet. 3 Val av mötessekreterare (beslutspunkt) Mötet väljer en person som ska protokollföra mötets beslut. 4 Val av protokolljusterare tillika rösträknare (beslutspunkt) Mötet väljer två protokolljusterare som eſter mötet läser igenom utkastet av protokollet. Protokolljusterarna dubbelkollar att protokollet anger vad som skett under mötet. De två protokolljusterarna agerar även rösträknare under styrelsemötet om rösträkning begärs. 5 Godkännande av kallelseförfarandet (beslutspunkt) Mötet väljer att antingen godkänna kallelseförfarandet och därmed fortsätta mötet, eller att inte godkänna kallelseförfarandet och därmed avsluta mötet. 1 (4)

17 6 Fastställande av röstlängd (beslutspunkt) Mötets röstande personer anges i röstlängden. Röstlängden går sedan att läsa i eſterhand för att se vilka personer som hade rösträtt. 7 Fastställande av dagordning (beslutspunkt) Mötet bestämmer hur dagordningen för mötet ska vara - ska någon punkt läggas till? 8 Föregående protokoll (informationspunkt) Mötet uppdateras om protokollet från föregående styrelsemöte är justerat. 9 Uppdateringar från utskott & ledamöter (diskussions-, informations- och beslutspunkt) Under denna punkt uppdaterar utskottet styrelsen om vad utskottet har gjort sedan förra styrelsemötet. Utskottet kan även konsultera styrelsen. Uppdateringar från ledamöter görs skriſtligt och läggs till handlingarna. 1. Ekonomiutskottet 2. Forumutskottet 3. Internationella utskottet 4. Kommunikationsutskottet 5. Styrdokumentsutskottet 6. Tvåspråkighetsutskottet 7. Utbildningsutskottet 10 Per capsulam-beslut (beslutspunkt) Beslut tas om att lägga PC-beslut till handlingarna. Inget Pc-beslut har tagits. 2 (4)

18 11 Behandling av motioner (beslutspunkt) Motionsstopp är den 31 mars kl. 23:00. Ingen motion har inskickats. 12 Förbundets projekt (informations- & beslutspunkt) 12.1 UFS i Almedalen 12.2 Utrikespolitiskt Konvent Mötet uppdateras angående Almedalen och Konventet. 13 UI samarbetet (informations- & beslutspunkt) Mötet uppdateras angående samarbetet med UI. Vid behov kan beslut fattas. 14 Förbundets ekonomi (informations- & beslutspunkt) Ev. beslut om att lägga utfall till handlingarna. 15 Albin informerar (informations- & beslutspunkt) Mötet uppdateras om förbundsadministratör Albin Westermarks arbete. 16 Inför valårsmötet (informations- & beslutspunkt) Vid behov uppdateras mötet om valårsmötet. 17 Proposition: Rambudget (informations- & beslutspunkt) Mötet beslutar om proposition rörande rambudget som kommer läggas som förslag till valårsmötet i maj. 18 Uppsatstävling med amerikanska ambassaden (informations- & beslutspunkt) Mötet uppdateras om vårens uppsatstävling med amerikanska ambassaden. 3 (4)

19 19 Fördjupat samarbete med Folk och Försvar (informations- & beslutspunkt) Mötet beslutar om fördjupat samarbete med Folk och Försvar. 20 Överlämningshelg (informations- & beslutspunkt) Mötet tillsätter en arbetsgrupp som ansvarar för att planera en överlämningshelg i augusti för avgående och tillträdande förbundsstyrelse. 21 Övriga frågor (informations- & beslutpunkt) Frågor som uppkommer under mötet, eller eſter föreslagen dagordning utskickats kan behandlas här. 22 Mötets avslutande (beslutspunkt) Mötet avslutas av mötesordförande. 4 (4)

20 14 april 2016 Styrelseprotokoll Uppdatering ledamöter UF Göteborg Gothenburg has appointed a new treasurer who studies at Handelshögskolan in Gothenburg. In February/March, Gothenburg arranged a debate between Gudrun Schyman and Birgitta Ohlsson, an event that drew approximately 200 people. Since last meeting we have notably had lectures with Hans Linde on Afghanistan, a lecture on Brexit and fika with the MUN committee. Apart from that, we had a release party for the new format of the Utblickmagazine, the event committee is planning a trip to Washington during the year, and a debate between the Swedish youth parties is planned at the end of April. UF Linköping UF Linköping har haft ett mycket uppskattat besök av inrikesminister Anders Ygeman som var mycket uppskattat och välbesökt. Vi har också haft föreläsning om FNS säkerhetsråd. Nästa vecka planeras en debattpub med alla politiska ungdomsförbund. Vi har släppt resmålet till den årliga UF-resan som kommer att gå till Estland och haft en del marknadsförings evenemang till detta. Vi har även påbörjat en ansökningsperiod till att söka till styrelsen med tillhörande marknadsföringsevent. Jag (Magnus) som representant har i vanlig ordning förmedlat information från förbundet och bistått med hjälp. Av personliga skäl och tidsbrist har utskottsarbetet blivit lidande och jag har lagt all fokus på Valårsmötet som tagit mer tid än planerat! UF Växjö

21 The last month UF Växjö have completed two lectures and one pub quiz. Peter Eriksson talked about the crisis within EU and was well received by their members. Also Fredrik Malm have visited UF Växjö and he talked about the crisis in the middle-east region. UF Växjö have also hosted their first pub quiz and was also well received by their members. UF Uppsala UF Uppsalas resegrupp är på Kuba och har massor av intressanta möten under sin tid där. Årets UF Gasque har precis gått av stapeln, där UF Uppsalas tidning Uttryck firade 50-årsjubileum med dess grundarpar Peter och Lena Wallensteen som hedersgäster. Gasquen hade 60-talstema och har planerats länge, och blev mycket lyckad. Nära förestående för UF Uppsala är valårsmötet som går av stapeln i mitten av maj, intressanta föreläsningar med bland annat Anders Kompass och den brittiska ambassadören, samt en summering av det verksamhetsår som varit. Forumutskottet håller på att sammanställa en lathund för kommande verksamhetsår. UPF Lund UPF Lund is, as always, going great. Our annual election meeting is coming up on April 28th so the nostalgia within the sitting board is precent whilst members of UPF is getting ready to become a part of the new board. Furthermore our travel committee just came home from Lebanon and Beirut where they visited the world bank, UNHCR and many other interesting organisations. Read more about their amazing trip here The activity committee just arranged a visit to UN City Copenhagen and UNDP, a highly international visit but yet so close to Lund. Some recent lectures that UPF Lund has hosted:

22 Whither Israel? Göran Rosenberg & Avi Shlaim UPF LECTURE // Camilla Otto // European Bank for Reconstruction and Develop UPF Lecture // Drude Dahlerup // The Global Spread of Gender Quotas UPF Lecture // Malalai Joya // Women's rights in Afghanistan And soon its time for one of our panel discussions for this spring. The though is achieve a greater geographical spread in our topics and lecturers and therefore each panel discussion this spring will focus on a country/topic/situation in each one of the kontinents. Next week its South America and Brazils turn with the lecture UPF Global Panels // Brazil - Social Inequality & Democracy. As mentioned before UPF Lund are working with a new webpage. We are also working with an environmental policy and with updating our bylaws. All things that are going to make UPF Lund even better! Förbundssekreterare Felicia Robertson Jag har justerat och korrigerat protokoll, kommit med input om dagordningen till dagens styrelsemöte samt haft telefonmöten med presidiet. Förbundsordförande Axel Nordenstam Arbetsledning av Albin Westermark: vi har haft telefonkontakt i veckan, plus kontinuerlig mail-kontakt. Inget fysiskt möte under perioden. Utan nästa fysiskt möte med Albin är den 15 april i Malmö. Uppdaterat dagordning och utskickat den till styrelsemötet i april. Förberett dagordning och utskickat kallelse till styrelsemötet i maj. Justerat protokoll från föregående styrelsemöte.

23 Telefonmöte med valberedningen där jag uppdaterade om styrelsebeslut och väntade beslut vid valårsmötet som kommer påverka nästkommande verksamhetsår. Arbete med uppsatstävlingen: telefon- och mailkontakt med amerikanska ambassaden, kontakt med kommunikationsutskottet och informering till styrelsen. Telefonmöte med presidiet. Koordinerat och hanterat att Maria Jenskog väljer att hoppa av sitt uppdrag som förbundsekonom. För övrigt: haft semester en vecka och deltagit vid internationell konferens i Berlin en annan vecka. Vila måste man hinna med också! UF Malmö UF Malmö visit Jordan. Numerous falafels, camel rides, a starlit night in the desert, and some serious suntanning later, UF Malmö is back from Jordan with lots of new insights about the impact of the refugee crisis on the country, its domestic challenges, and women's rights. Previous lectures UF Malmö has previously organized a lecture called Far From Being Over - The Conflict in Afghanistan, held by Tim Foxley, where he gave an in-depth analysis of the situation in Afghanistan and among other things talked about the withdrawal of international military forces. UF Malmö also had the honour of having Paul Stubbs from The Institute of Economics in Zagreb, Croatia as a lecturer, where he held a lecture called: "The Post-Yugoslav Space Today: Dealing with the Past or Politics as War by Other Means. Coming up is a lecture with Bo Petersson and Lena Kainz, called "Migration in the Media: Naturalized Metaphorical Narratives in Swedish and German News Coverage. Apart from lectures, UF Malmö has organized pub quizzes and are currently planning the final sittning (of the semester!) on May 13. Apply to the UF Malmö board! UF Malmö is currently looking for new board members, as well as new

24 active members. To encourage people to apply, UF Malmö has started a campagin called: #humansofufmalmö, where you every day get familiar with one of the people behind UF Malmö on twitter/instagram/facebook Check out our Facebook-page for more information on how to apply: - Last day to apply is April 22nd!

25 Motion to put forward the environmental policy as a proposition Purpose The climate change is an urgent matter that the world faces, therefore all organisations, including SAIA, should have an environmental awareness and commitment. One way of doing this, that will be continuous even when the board members change, is through a policy. Therefore we have now formulated an environmental policy for SAIA. Note that this is only a commitment done by SAIA and does not automatically include its member associations. Proposed decision: to put forward the proposition Proposition: Environmental Policy to the annual meeting to allow design related changes to allow environmental policies from member organisations as attachments in the proposition.

26 Proposition: Environmental Policy Purpose Our planet is facing an increased global warming and climate change. It is of utmost importance that these environmental challenges are addressed. No one should have to suffer the consequences of an increased global warming or environmental destruction. Therefore SAIA, as an association of foreign affairs, should take its responsibility. Although our direct environmental impact is not very large, it matters. Since the climate change and related topics are global problems they are also a matter of foreign affairs, which makes a commitment from SAIA even more relevant. This is why an environmental policy should be adapted by SAIA. This way the environmental commitment will be continuous even when the board members in SAIA change. Note that this is only a policy for SAIA as an organisation and commitment does not automatically include any commitment from the member associations, although this of course is encouraged! Proposed decision: to adapt the document Environmental Policy as SAIAs environmental policy. to allow additional attachments to the policy with environmental policies from the member associations

27 Environmental Policy As an association of international affairs we are aware of the many challenges facing the world. The anthropogenic climate change is one of these challenges, and as SAIA understands the urgent importance of it we are also committed to take responsibility to reduce our environmental impact. Since SAIA as an organisation mainly works to connect its member associations, the environmental commitments are limited to the events SAIA hosts and to encourage the member associations to do the same by encouraging them to reduce their environmental impact and actively work with the environment as an issue of foreign affairs. Transport Vision SAIA aims for a society with minimal negative emissions. The association should thus constantly work towards reduced emissions from transportation and will take responsibility for their emissions as long as this does not interfere with SAIA s goal to spread knowledge on international affairs in all of Sweden. Regarding emissions that cannot be avoided, SAIA will act responsibly and try to compensate through fitting means. In practice We, the members of SAIA, regular members and other invited guests should always, when reasonable, take the train. We climate compensate through environmental organizations if train or public transport is not an option. We climate compensate through organisations such as Naturskyddsföreningen, Atmosfair, Myclimat, Climatecare, Tricorona, Greenseat and The Carbon Neutral Company. Purchases Vision SAIA aims to secure that all purchases are made with the environment in consideration. By always choosing the most sustainable products we minimise the impact of our consumption. This goes hand in hand with avoiding disposable goods and other types of exaggerated consumption. In practice We strive to make sure all food and beverages bought or consumed at SAIA events are organic. We ask the producers of the goods we purchase about the environmental impacts in the production and take this into consideration when choosing which product to buy. We buy and serve vegetarian, preferably vegan, food at our events to avoid the carbon dioxide emissions that come as a consequence of meat production. We encourage all attendants at our events to bring their own cups/water bottles etc. If we provide coffee mugs, these should be reusable or if there is no other alternative, we choose environmentally marked disposable paper mugs.

28 SAIA events Vision During SAIA events the environmental impact should be minimal and all venues should therefore be chosen accordingly. Encouraging all attendants at our events to act with respect towards the environment individually, during the event as well as after it, is also a part of our environmental commitment. In practice We stay at other members homes instead of hotels/hostels when possible. If staying at a hotel/hostel we choose those that have an environmental commitment. We encourage all attendants at our events to make individual every day actions that contribute to reducing our environmental impact such as turning off lights and electronics when leaving a room and removing chargers from outlets when not charging. We recycle at our events and therefore choose event locations where this is possible. We do not print agendas or other documents if this is not considered to be the more environmental friendly option. Environmental awareness Vision A society that is in touch with nature, where everyone acts responsibly regarding their emissions, where there is a widespread consciousness about what climate change is and the consequences of it, and where the environment is an obvious part of international politics. Therefore SAIA should encourage its member associations to act in a way that makes society conscious about the environment, an example could be by inviting speakers on related topics or to discuss the environment from an international perspective. In practice We assist member associations who are interested in learning more about how to become environmentally friendly and we provide them with documents regarding environmental policy if they wish to create their own. We offer contact information for member associations regarding speakers that lecture about the environment. We organise workshops and discuss environmental issues and climate during SAIA events.

29 Environmental Policy Template Purpose Why does your association have an environmental policy? Why is it important? The Office What can you do/already do to reduce the environmental impact from your office? E.g. recycling, renewable electricity or organic fika. Transport Which transportation is prefered for lecturers? To events? Do you climate compensate for trips by flight? Where? Some inspiration; Naturskyddsföreningen, Atmosfair, Myclimat, Climatecare, Tricorona, Greenseat and The Carbon Neutral Company Purchases What do you think about before buying something to your association? Do you have the environmental impact as a perspective. Organic? Environmental certifications? Second Hand? Events How will you act to make sure your events take regard for the environment? Everything from where you arrange them, local transport or making sure there is proper recycling at the location. Sittning So you keep climate impact to a minimal level, and therefore don t use disposable items? Do you serve vegetarian food? Where do you have your sittnings and what environmental commitments does the location have? Magazine To produce magazines in an environmental way Travel Committee How do you get to another country? Do you climate compensate? What do you think about when choosing accommodation (environmental certifications/commitments)? How do you travel inside the country? What food do you eat? How do you treat your surroundings? What organisations do you visit? Environmental Awareness General awareness regarding the environment and the climate. How to plan your speakers and events. Environmental policies to get inspired by UFS/SAIA Feel free to copy paste as much as you like LSU content/uploads/2013/03/lsu policy f%c3%b6r ekologisk h%c3%a5llbarhet.pdf

30 UF Uppsala UPF Lund UPF Umeå

31 12 april 2016 Styrelseprotokoll Uppdatering om UFS i Almedalen Anmälningar från de som är intresserade att följa med UFS till Almedalen har kommit in, och projektledarna håller just nu på att välja ut volontärer som ska ta ett större ansvar för att hjälpa till med logistik, fotografering, och filmning av evenemangen. Övriga deltagare som kommer följa med har meddelats och ska betala in deltagaravgiften senast den 19:e april. Gällande medlemsföreningarnas reserverade platser är det bara ungefär hälften som har meddelat vilka som kommer följa med. Projektledarna behöver veta snarast möjligt, och vill ha in antingen två namn och en reserv från varje medlemsförening senast den 1:a maj, alternativt tydligt besked om när namnen kommer komma, om medlemsföreningen vill vänta tills efter ett valårsmöte eller liknande. De föreningar som inte har svarat med besked om vilka som kommer delta eller när ett sådant besked kommer senast den 1:a maj kommer att mista sina platser, som då kommer gå till de som anmält sig via anmälningsformuläret online. Deltagare på evenemangen börjar bli klara, och det är endast en till paneldeltagare till Världen under året som gått som behöver ordnas kronor har sökts från Olof Palmes Minnesfond. Projektledarna försöker få sponsorer, men har inte fått napp ännu. Uppdatering om Konvent Projektledarna håller på att slutföra en projektplanering och projektbeskrivning. Under nästa vecka kommer sponsorer och potentiella föreläsare att kontaktas. Även en projektgrupp ska börja ta form i nästa vecka, och projektledarna ska hitta andra personer i Lund och Malmö som kan hjälpa dem i arbetet, då de känner att två personer är för få för att anordna ett bra Konvent. Namnet på Konventet ser i nuläget ut att bli Migartion and the EU Crisis or Opportunity?, och projektledarna vill få in en bra blandning av interaktiva föreläsningar, debatter, och workshops, och har en hel del organisationer

32 och personer att kontakta. Lokaler för föreläsningar samt sittning på lördagskvällen håller på att bokas.

33 Arbetsrapport 22 januari 16 mars Förbundsadministratör

34 Rapport Januari/februari Huvudsakligen har jag arbetat med att bereda ansökningar och redovisningar till Forum Syd och MUCF, skrivit föreningskonsultationsrapporten i samråd med Axel och Rosaline samt förberett en ansökan till MUCF projektfond Ungas Organisering. Mars Jag har fortsatt arbeta med att bereda ansökningar och redovisningar till Forum Syd och MUCF, där Forum Syds dokument nu är inskickat på deadline 15:e mars. Jag har samtidigt skickat in en projektansökan till Ungas Organisering. Jag håller för tillfället på att sätta upp Slack, Google Drive, TechSoup och liknande, samt samla in dokument från medlemsföreningarna för att underlätta administrationen och bana väg för ett tätare samarbete där jag enklare får möjlighet att ge rätt stöd till medlemsföreningarna utifrån deras behov. Under den kommande månaden kommer jag fortsätta med arkivering och dokumentation, höra av mig till alla medlemsföreningar samt i överlag agera stöttande gentemot medlemsföreningarna. Övrigt Allt rullar på!

35 Ingående balans från Intäkter MUCF Forum Syd Totala intäkter Kostnader MUCF Fasta kostnader Bidrag till medlemsföreningar Anställning Administration Medlemsavgift LSU och FoF 7000 Valberedning 3000 Almedalsprojekt 7000 Hemsida 3000 Revision Fysiska möten Förbundsstämma Forumhelg Valårsmöte Överlämningshelg Totala fasta kostnader MUCF Rörliga kostnader Övr resekostnader och representation Totala rörliga kostnader Totalt MUCF Forum Syd Administration, e.g. revision Forumhelg * Almedalsprojekt Bidrag till medlemsföreningar Totalt Forum Syd Totala kostnader Utfall 0 Ingående från Resterande Forum Syd-bidrag (35000) avser verkamhetsår Utgående balans

36 Ingående balans Ingående under perioden MUCF MUCF Forum Syd Forum Syd Summa Summa Kostnader Kostnader MUCF MUCF Fasta kostnader Fasta kostnader Anställning Bidrag till medlemsföreningar Administration 7105 Anställning Medlemsavgift LSU 5500 Administration Förbundsstämma Medlemsavgift FoF 1500 Forumhelg Valberedning 3000 Överlämningshelg 3000 Almedalsprojekt 7000 Hemsida 3000 Valårsmöte Revision Överlämningshelg Summa Summa Rörliga kostnader Rörliga kostnader Övriga resekostnader 5000 Övriga resekostnader 7000 Summa 5000 Summa 7000 Forum Syd Forum Syd Forumhelg Almedalsprojekt Summa Bidrag till medlemsföreningar Revision Totala kostnader Summa Medel kvar 31/ Totala kostnader Medel kvar 31/ Varav MUCF Varav Forum Syd Varav medel från föregående år 1082

37 Anställning Ursprungsdata Belopp per period Årsvis Lägsta tillåtna belopp* Månadslön Semesterlön 0,80% Total bruttolön Sociala avgifter 31,42% 59129,3 Fora Trygghetsförs. 0,03% 4, , TRR 0,30% 46, ,5 Collectum 0,068% 10, ,46 Folksam ,3 Övriga kostnader anställning Kontorsplats Telefoni , *Vissa företag tar ut ett minimibelopp, dvs mellanskillnaden mellan verklig kostnad och lägsta tillåtna belopp läggs på

38 Administration Kostnad per månad Kostnad per år 12 Google apps HT-VT Visma 1310 VT Brevia fast 2000 HT Brevia löpande 1500 HT-VT Kontorsmaterial 1350 HT-VT Post 1300 VT Bank 1500 VT Summa 20000

39 14 april 2016 Styrelseprotokoll Samarbete FoF/UFS Goda nyheter! Dokumentet jag refererar till är ett förslag på samarbete mellan Folk och Försvar (FoF) och UFS, som blir en ledarskapsutbildning/fortbildning om säkerhetspolitik. Samarbetet har som syfte att vidareutveckla relationen mellan FoF och UFS, men framförallt för att stödja medlemsföreningarna genom att erbjuda en ledarskapsutbildning för två ordföranden från respektive medlemsförening. Vidare är syftet att i komprimerat format erbjuda vidareutbildning inom försvars- och säkerhetspolitik med inslag av ledarskap och beslutsfattande i kris och konflikt samt erbjuda en plattform för perspektivutbyte inom säkerhetspolitiska frågor och vidare nätverkande. Det blir alltså en hybrid mellan Försvars och Säkerhetsakademin och en ledarskapsutbildning som har efterfrågats länge i förbundet. Bakgrund Ett djupare samarbete mellan FoF och UFS har diskuterats informellt i ett år, och under Rikskonferensen satte sig jag och Axel från UFS, och Johanna Mathiasson och Victor Canvert från FoF för att formellt diskutera hur ett sådant samarbete kan se ut. Ledarskapsutbildning har funnits länge på agendan i förbundet, så det föreslogs. Några veckor senare fick vi information om att totalt 24 personer från förbundet hade sökt till Försvars och Säkerhetsakademin, jag blir så stolt över engagemanget för säkerhetspolitik som våra medlemmar har! Med tanke på detta valde vi att skapa ett utbildningstillfälle som har inslag av akademin men som också ska ge ledarskapskompetens. Med andra ord är detta förslag på samarbete ett konkret resultat från Rikskonferensen i Sälen, och jag hoppas att UFS fortsätter närvara där eftersom det har gett mycket gott. Avsaknaden av ledarskap och kunskap om säkerhetspolitik är stor, och därför blir detta samarbete viktigt. FoF har inget sådant samarbete med någon annan av sina medlemsorganisationer, så jag väljer att se detta som ett kvitto på bra verksamhet som förbundet och medlemsföreningarna driver. Men viktigast av allt - detta förslag på samarbete går i linje med förbundets syfte om att skapa förutsättningar för medlemsföreningarna, där ett gott ledarskap i min mening är en förutsättning för verksamheten

40 och spridandet av kunskap om utrikespolitik. Detta utbildningstillfälle skulle bli ett årligt återkommande evenemang som är under tidig höst, för att 26 stycken ordföranden från medlemsföreningarna ska mötas. Det blir då en start på ett strukturerat ordförandenätverk som kommer kunna stödja varandra under året. Istället för att förbundsordförandeparet ska åka runt till medlemsföreningarna så kan alla mötas en gång i Stockholm, vilket blir effektivare och resurs-smart. Kostnad FoF betalar mat (frukost, fika, lunch, middag), plats (hyra av lokal), hyrd bussresa till ambassaden, materialkostnader (utskrifter mm), föreläsare (som håller i passen) och arbetstid eftersom kansliet där ska verkställa detta. UFS har inte budgeterat för detta, så för detta år ligger kostnaden på respektive medlemsförening att betala tågbiljetter till Stockholm för sina ordföranden (om ordföranden och vice ordföranden vill åka). Det behöver inte bli dyrt om det bokas tidigt. UFS betalar i arbetstid, då planering och avstämningar med FoF leds av presidiet. Med andra ord är detta samarbete billigt för oss, och kan komma att ge väldigt mycket. Att-sats Förbundsstyrelsen föreslås besluta: att upprätta ett samarbete med Folk och Försvar gällande ett utbildningstillfälle om ledarskap och säkerhetspolitik, enligt underlaget Ledarskapsutbildning FOF UFS 2016.