www.pwc.se Revisionsrapport Fredrik Alm, Cert. kommunal revisor Pontus Hagman Dec 2015 Granskning av Projekt Logistikcentrum
Innehåll Sammanfattning... 2 1. Inledning... 4 1.1. Bakgrund... 4 1.2. Revisionsfråga... 4 1.3. Kontrollmål... 4 1.4. Revisionskriterier... 4 1.5. Avgränsning och metod... 4 2. Kort om projekthistorik... 6 3. Iakttagelser och bedömningar... 7 3.1. Projektet har hanterats i enlighet med beslutad projekthandbok och har följt projektdirektiv... 7 3.1.1. Iakttagelser projekthandbok... 7 3.1.2. Iakttagelser projektdirektiv... 8 3.1.3. Bedömning... 9 3.2. Ansvarsfördelning har varit tydlig och delegationsordningen har följts... 9 3.2.1. Iakttagelser ansvarsfördelning... 9 3.2.2. Iakttagelser delegationsordning... 9 3.2.3. Bedömning... 9 3.3. Upphandlingar inom projektet har följt LOU... 10 3.3.1. Iakttagelser LOU... 10 3.3.2. Direktinköp... 11 3.3.3. Bedömning... 11 3.4. Spårbarhet finns till beslut i styrgruppen och avrapportering till styrelsen har varit tillräcklig... 11 3.4.1. Iakttagelser spårbarhet... 11 3.4.2. Iakttagelser avrapportering... 12 3.4.3. Bedömning... 12 4. Revisionell bedömning... 13 4.1. Bedömningar mot kontrollmål... 13 December 2015 1 av 14
Sammanfattning Kommunfullmäktige i beslutade 2008 att bygga ett Logistikcentrum med kombiterminal och vagnslastterminal. Målsättningen var att bereda mark för etablering av företag inom området samt att först färdigställa vagnslastterminalen och därefter kombiterminalen. Vid samma tillfälle beslutade fullmäktige att en kontinuerlig återrapportering skulle ske till kommunstyrelsen. Utifrån de förtroendevalda revisorernas risk- och väsentlighetsbedömning har de funnit anledning att granska kommunstyrelsens hantering av projektet. Granskningsobjekt är Kommunstyrelsen och granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har kommunstyrelsen följt lagstiftning, projektdirektiv och delegationsordning vad avser Logistikcentrum? Vår sammanfattade revisionella bedömning är att kommunstyrelsen inte helt har följt lagstiftning, projektdirektiv och delegationsordning avseende Logistikcentrum. Bedömningen är att kontrollmålet avseende följsamhet kring lagen om offentlig upphandling ej är uppfyllt. Bedömningarna för de respektive kontrollmålen inkluderade i granskningen presenteras nedan. Följsamhet kring projekthandbok och projektdirektiv Kontrollmålet är uppfyllt. Efter genomförd granskning är bedömningen att projektet har hanterats i enlighet med projekthandbok och projektdirektiv i den utsträckning det varit möjligt givet att investeringsprojektet sträckt sig över flera etapper och år. Ansvarsfördelning och delegationsordning Kontrollmålet är uppfyllt. Utifrån det genomgångna materialet och de under granskningen genomförda intervjuerna är bedömningen att ansvarsfördelningen har varit tydlig, både avseende förhållandet mellan kommunstyrelsen och projektet samt inom projektets olika delar. Kommunstyrelsen har en långtgående beslutanderätt när det gäller avtalstecknande och initiering av upphandling. Det är endast budgetram och frågor av principiell karaktär som begränsar beslutanderätten. Följsamhet kring LOU Kontrollmålet är ej uppfyllt. Bedömningen gällande de upphandlingar som översiktligt undersökts i den genomförda granskningen är att de följt lagen om offentlig upphandling utifrån de krav som ställts och den utvärdering som genomförts. Bedömningen är dock att det har varit godtyckligt när varor och konsulttjänster köpts in direkt eller upphandlats. Som upphandlande aktör är det, enligt vår bedömning, inte förenligt med lagen om offentlig upphandling att utifrån egen kännedom om leverantörer välja upphandlingsform. December 2015 2 av 14
Det är även anmärkningsvärt att stora belopp utbetalats till projektets samarbetspartners utan skriftligt avtal där motpartens motprestation framgår. Vidare bedömer vi att delar av projektets kostnader bokförts på ett sätt som står i strid med god redovisningssed. Spårbarhet och avrapportering Kontrollmålet är delvis uppfyllt. Bedömningen efter genomförd granskning är att avrapporteringen har följt de projektdirektiv som fastställts av kommunstyrelsen. Avrapportering har inte fullt ut genomförts med angiven frekvens, men vi bedömer att motiven till detta är godtagbara. Gällande spårbarhet till styrgruppens beslut finns inga fastställda krav på detta i projektdirektiven. Minnesanteckningar har förts under projektet, men man har med hänsyn till avvägande kring affärsmässighet och konkurrens valt att inte diarieföra dessa. Spårbarheten har därigenom begränsats. December 2015 3 av 14
1. Inledning 1.1. Bakgrund Fullmäktige beslutade i mars 2008 att investera i en Katrineholmsterminal och 50 miljoner kronor investerades fördelat på tre år (2008-2010) i en godsterminal inom industriområdet Sandbäcken. Vid samma tillfälle beslutade fullmäktige att en kontinuerlig återrapportering skulle ske till kommunstyrelsen. Arbetet med Katrineholm Logistikcentrum påbörjades 2008 och skulle enligt projektdirektiven avslutas senast 2014. I maj 2015 lämnades slutrapport för projektet. Revisorerna har i sin risk- och väsentlighetsbedömning funnit anledning att granska kommunstyrelsens hantering av projektet. 1.2. Revisionsfråga Har kommunstyrelsen följt lagstiftning, projektdirektiv och delegationsordning vad avser Logistikcentrum? 1.3. Kontrollmål För att besvara revisionsfrågan har granskningen utgått från följande kontrollmål: Projektet har hanterats i enlighet med beslutad projekthandbok. Projektet har följt projektdirektiv. Ansvarsfördelningen har varit tydlig. Upphandlingar inom projektet har följt LOU. Delegationsordningen har följts. Spårbarhet finns till beslut i styrgruppen. Avrapportering till styrelsen har varit tillräcklig. 1.4. Revisionskriterier För att besvara revisionsfrågan har granskningen utgått från följande revisionskriterier Fullmäktiges beslut LOU Projektdirektiv Delegationsordningen 1.5. Avgränsning och metod Granskningsobjektet är avgränsat till att omfatta kommunstyrelsens roll och ansvar i projektet. Granskningen har genomförts genom dokumentstudier av projekthandbok och projektdirektiv samt andra för granskningen relevanta dokument. Därtill har det genomförts en genomgång av dokumentation för spårbarhet avseende beslut och kostnader i projektet. Tidsperioden för projektet spänner sig över flera år, granskningen är avgränsad till att omfatta perioden då Katrineholms Logistikcentrum bedrivs som ett projekt d.v.s. från 2011 till 2014. December 2015 4 av 14
Via intervjuer med ansvariga tjänstemän har uppgifter inhämtats om bland annat arbetssätt och om tillämpade rutiner överensstämmer med LOU, kommunregler och delegationsordning. Intervjuade tjänstemän är projektchef, projektledare, projektcontroller och kommunchef. Kompletterande uppgifter har inhämtats från Staffan Källström, kommunjurist och upphandlingschef. Intervjuer har även genomförts med kommunstyrelsens ordförande samt oppositionsråd. Rapporten har varit föremål för sakgranskning innan färdigställande. December 2015 5 av 14
2. Kort om projekthistorik Projektet Katrineholms Logistikcentrum påbörjades 2008 och skulle enligt projektdirektiven avslutas senast 2014. Beställare av projektet har varit kommunstyrelsen som också är ansvarig för att godkänna projektets slutresultat. Styrgruppen för projektet har utgjorts av kommunstyrelsens presidium, bestående av kommunstyrelsens ordförande samt kommunstyrelsens 1:e och 2:e vice ordförande. Kommunstyrelsen beslutade den 29 april 2015 att godkänna slutrapporten för projektet Katrineholms Logistikcentrum och projektet betraktas därmed som slutfört. Bakgrunden till utvecklingsprojektet Katrineholms Logistikcentrum ligger i att kommunen under första delen av 2000-talet befann sig i en situation där flera företag hade valt att flytta sin verksamhet till andra orter, vilket resulterade i förlorade arbetstillfällen i kommunen. Efter olika analyser, där Katrineholms näringsliv genomlystes, kom kommunen fram till att försöka utnyttja de fördelar som Katrineholm har med avseende på läget i närhet av Stockholmsområdet och den s.k. fjärde storstadsregionen, samt närheten till de två stambanorna som möts. erhöll vid den här tiden s.k. KLIMP-pengar, 4,5 mkr, från Naturvårdsverket för att bygga en järnvägsterminal mellan Värmeverket och Mogetorps koloniområde. Förläggningen av en terminal till detta område bedömdes inte vara optimal utan man fick tillstånd att använda dessa medel för att elektrifiera ett spår fram till den byggnad där byggvaruföretaget Setra hade beslutat att bygga ett centrallager och därmed också valt att flytta all sin verksamhet till Katrineholm. Detta var det första steget till att bygga den Södra Terminalen. I samband med detta framkom även ett intresse från andra företag att använda sig av järnvägstransporter. Kommunfullmäktige beslutade då att investera 50 mkr för utveckling av området till ett logistikcentrum. December 2015 6 av 14
3. Iakttagelser och bedömningar 3.1. Projektet har hanterats i enlighet med beslutad projekthandbok och har följt projektdirektiv 3.1.1. Iakttagelser projekthandbok har en projekthandbok som utgör en grund för hur projektarbete i kommunen ska bedrivas Handbok för projektarbete. Handboken som gäller från 2004 har reviderats i omgångar och vi har tagit del av flera versioner av den. Projekthandboken ska fungera som ett stöd och ge vägledning för planering, styrning och ledning av projekt och arbete i projektliknande former. Projekthandboken är således inte ett styrande dokument och fastställs endast på tjänstemannanivå. I handboken behandlas följande övergripande områden: Definition av projekt Projektets nyckelfrågor Modellbeskrivning Roller och ansvar Relation mellan projekt linje Projektets intressenter och omvärld Kartläggning av projektets intressenter Kartläggning av omvärlden Kommunikation Kvalitetssäkring Riskhantering Projektstyrning Projekt dokumentation Faserna initiering, förberedelse, genomförande och avslut Dokument: projektdirektiv Handboken har som nämnts ovan reviderats under loppet av projektet, revidering syftade till att förtydliga bland annat roller för projektchef, projektledare och styrgrupp. Det genomfördes även mindre förändringar som ändrad rubriksättning. Referensen för projektets direktiv, från 2011, är således till en tidigare version av projekthandboken: Handbok för projektarbete Nyckeln till framgångsrika projekt i. Utifrån de under granskningen genomförda intervjuerna framkommer att projekthandboken anses ha fungerat väl som ett stöd för arbetet i projektet. Projektchefen nämner att den har varit en bra utgångspunkt, efter att ha gått igenom handboken vid starten av arbetet i projektet har det efterföljande arbetet följt handboken i största möjliga mån. Uppfattningen att projektet har hanterats i enlighet med beslutad projekthandbok, samt att den har utgjort ett bra stöd, återspeglas även i övriga intervjuer som genomfördes under granskningen. Det poängteras dock att det har varit ett stort projekt både i omfattning och gällande tidsperioden som projektet sträcker sig över. December 2015 7 av 14
3.1.2. Iakttagelser projektdirektiv Projektdirektiv för projektet Katrineholms Logistikcentrum har antagits av kommunstyrelsen i tre omgångar, först 2008-04-29 och har därefter reviderats 2009-04-29 och slutligen 2011-01-26. I projektdirektivet beskrivs bakgrund, vision samt syfte och mål med projektet. Därtill redogörs det för omfattning och resultat samt organisation och arbetsformer. Bakgrund Kommunens vision för Katrineholms Logistikcentrum Syfte och mål med projektet Genomförande av kommunfullmäktiges beslut Terminologi Omfattning och resultat Överlämning och godkännande av resultat Kontaktytor och intressenter Anvisningar för upprättande av Projektplan Organisation och arbetsformer Roller och ansvar Budget och tidsplan Resurser Kostnader Kommunikation Anvisningar för kvalitetssäkring Projektavslut Det har under de genomförda intervjuerna nämnts att projektdirektivet för projektet uppfattas som tydligt. Den sammantagna bilden är att de intervjuade anser att projektet har följt projektdirektivet, även om det har skett vissa avvikelser då det har upptäckts att det kan bli mer kostnadseffektivt att utföra visst byggnadsarbete i samband med annat. Det nämns bland annat ha varit när det har upptäckts att det går att genomföra arbete i samordning med t.ex. Trafikverket. Projektchefen uppger att vid tillfällen då de har varit tvungna att göra någon förändring har det gått att vända sig tillbaka till styrgruppen. Andra tillfällen då det nämns att det har skett förändringar från projektdirektivet är i samband med att externa faktorer har spelat in, där t.ex. längden på lastspår anpassats efter en förändring av EU-standard. Det har utifrån innehållet i projektdirektivet även tagits fram en projektplan för Katrineholms Logistikcentrum, daterad 2011-04-14. I projektplanen berör man bland annat mål och genomförande, samt styrning och uppföljning. Vi har i granskningen tagit del av den avslutsrapport som enligt projektdirektivet skulle skrivas inför projektets avslutande. Avslutsrapporten överlämnades till kommunstyrelsen 2015-04-01. Delrapporter, genomföranderapport och resultatrapporter har tagits fram under projektets genomförande. December 2015 8 av 14
3.1.3. Bedömning Kontrollmålet är uppfyllt. Vår bedömning är att projektet har hanterats i enlighet med projekthandbok och projektdirektiv i den utsträckning det varit möjligt med hänsyn till att investeringsprojektet sträckt sig över flera etapper och år. 3.2. Ansvarsfördelning har varit tydlig och delegationsordningen har följts 3.2.1. Iakttagelser ansvarsfördelning När det gäller ansvarsfördelning är detta definierat i projektdirektiv under rubrikerna Organisation och arbetsformer och Roller och ansvar samt i projektplan under rubriken Organisation. De grupper och roller vars uppdrag definieras är kommunstyrelsen, styrgrupp, projektchef, projektledare, delprojektledare, projektledningsgrupp, samrådsgrupp, marknadsgrupp och projektcontroller samt arbetsgrupp och koncernledningsgrupp. Samtliga funktioner är antingen namngivna och/eller angivna med funktion. Det som inte framgår av dokumenten är hur uppdragen som projektchef respektive projektledare ska förhålla sig till varandra. I de intervjuer som genomförts är den allmänna bilden att ansvarsfördelningen varit tydlig och att fördelningen av roller och uppdrag varit tydlig och fungerat bra i praktiken. Detta gäller både mellan kommunstyrelsen och projektet och inom projektet mellan de olika projektdeltagarna. 3.2.2. Iakttagelser delegationsordning Kommunstyrelsens delegationsordning har i genomsnitt reviderats ett par gånger per år under projektperioden. Vi har i vår granskning främst analyserat delegationsordningarna från 2011-12-14 och 2015-01-28. I delegationsordningarna finns inga beslutsrätter definierade avseende projektledare i projekt eller motsvarande tidsbegränsade uppdrag. De beslutstyper som vi identifierat som mest aktuella gällande projekt Logistikcentrum avser Avtal och upphandling. I delegationsordningen framgår att ett flertal tjänstemän med chefsposition får teckna och säga upp avtal och initiera upphandlingar, som ej är av principiell beskaffenhet, så länge åtagandet ryms inom budgetramen. På samma sätt gäller att de kan köpa in konsultinsatser till ett värde motsvarande ca 285 tkr per år utan upphandling. Enligt vad som framkommit i intervjuerna har även detta gällt inom projektet. Detta innebär att projektchefen haft beslutanderätt för att teckna de avtal och initiera de upphandlingar som behövts för att genomföra projektet inom givna budgetramar. Vi har i granskningen även tagit del av den attesträttsförteckning som gällt under projektets genomförande där objekt (ex. Södra spåret, Österleden), kostnadsgranskare, beslutsattestant och ersättare är fastställda. 3.2.3. Bedömning Kontrollmålet är uppfyllt. December 2015 9 av 14
Utifrån vad vi kan bedöma har ansvarsfördelningen varit tydlig både avseende förhållandet mellan kommunstyrelsen och projektet samt inom projektets olika delar. Enligt vår bedömning har kommunstyrelsen en långtgående beslutanderätt när det gäller avtalstecknande och initiering av upphandling. Det är endast budgetram och frågor av principiell karaktär som begränsar beslutanderätten. Dessa förutsättningar har även gällt inom projektet. 3.3. Upphandlingar inom projektet har följt LOU Syftet med upphandlingsreglerna i LOU är att de upphandlande myndigheterna och enheterna 1 ska använda de offentliga medlen på bästa sätt genom att dra nytta av konkurrensen på en aktuell marknad. Regelverket syftar också till att ge leverantörer en möjlighet att tävla på samma villkor i varje upphandling. För offentlig upphandling gäller fem grundläggande principer för upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader; principen om icke-diskriminering, principen om likabehandling, principen om ömsesidigt erkännande, proportionalitetsprincipen samt principen om transparens. Vid all upphandling, utom direktupphandling, krävs att den upphandlande myndigheten tar fram ett förfrågningsunderlag med administrativa föreskrifter, kravspecifikation och kommersiella villkor. Förfrågningsunderlaget ska innehålla tydliga utvärderingskriterier och utformas på ett sådant sätt att inte vissa leverantörer gynnas eller missgynnas. 3.3.1. Iakttagelser LOU Vi har översiktligt granskat två inom projektet genomförda upphandlingar. 2010 Entreprenadupphandling Terminalgatan öppet förfarande lägsta pris 2012 Konsulttjänst utveckling av kombiterminal förhandlat förfarande ekonomiskt mest fördelaktigt I den dokumentation vi erhållit från tidigare upphandlingschef har vi tagit del av dokument som anbudsannons, frågor och svar, anbudsöppning, inkomna anbud, anbudsprövning, utvärderingsprotokoll, tilldelningsbeslut och diarielista. Projektchefen uppger att han har haft möjlighet att kunna ta hjälp av upphandlingsenheten och kommunjuristen gällande upphandlingar. Då Trafikverket genomfört flertalet av projektets upphandlingar är det relativt få upphandlingar som kommunen själva hanterat. I genomförda intervjuer framgår att styrgruppen inte har varit involverad i upphandlingsdelen. Projektchefen särskiljer dock på situationer där man säger sig veta att det inte finns någon annan som kan erbjuda det man eftersöker och t.ex. när man skulle köpa in ett växellok, då man visste att det finns fler än ett alternativ. 1 I tidigare LOU användes begreppet upphandlande enhet. Begreppet kvarstår i försörjningslagen men är utbytt mott upphandlande myndighet i den klassiska lagen. Med myndighet jämställs beslutande församlingar i kommuner och landsting, kommunala bolag m.m. enligt 2 kap 12 LOU, samt sammanslutningar av en eller flera myndigheter. December 2015 10 av 14
3.3.2. Direktinköp Från genomförda intervjuer har det framkommit att direktinköp avseende Marknadsaktiviteter för närvarande är under behandling hos Konkurrensverket. Anmälningen avser huruvida kommunen skulle ha upphandlat tjänsterna. Kommunen har under hösten skickat in ett yttrande till Konkurrensverket och väntar nu på deras beslut. Vi kommer därav inte att uttala oss om denna uteblivna upphandling specifikt, men har inom ramen för granskningen analyserat hur kostnaderna redovisats. Vid analys framgår att beloppet 1 500 000 kr som utbetalats till Samskip Van Dieren 2014-10-31 avser marknadsaktiviteter under perioden 2015-01-01 2016-12-31. Det finns inget skriftligt avtal kopplat till denna utbetalning där motpartens åtagande framgår. Vidare har kostnaden bokförts som investering och skrivits av i samma takt som Logistikcentrums fasta anläggningstillgångar. I projektdirektivet framgår att kostnader för projektledare, projektcontroller och konsultativt stöd ska belasta investeringskostnaden. För att en immateriell tillgång, i detta fall marknadsaktiviteter, ska kunna bokföras som investering krävs att man kan styrka vad tillgången består av. Om innehållet inte går att styrka ska beloppet, i detta fall, bokföras som kostnad 2015 och 2016. 3.3.3. Bedömning Kontrollmålet är ej uppfyllt. När det gäller de upphandlingar vi översiktligt granskat är vår bedömning att de följt lagen om offentlig upphandling utifrån de krav som ställts och den utvärdering som genomförts. Vi bedömer dock att det varit godtyckligt när varor och konsulttjänster köpts in direkt eller upphandlats. Som upphandlande aktör är det, enligt vår bedömning, inte förenligt med lagen om offentlig upphandling att utifrån egen kännedom om leverantörer välja upphandlingsform. Det är även anmärkningsvärt att stora belopp utbetalats till projektets samarbetspartners utan skriftliga avtal där motpartens motprestation framgår. Vidare bedömer vi att delar av projektets kostnader bokförts på ett sätt som står i strid med god redovisningssed. 3.4. Spårbarhet finns till beslut i styrgruppen och avrapportering till styrelsen har varit tillräcklig 3.4.1. Iakttagelser spårbarhet I genomförda intervjuer har det framkommit att man i samband med styrgruppens möten upprättat minnesanteckningar. Detta blev än mer viktigt i samband med att oppositionens representant i styrgruppen valde att inte delta vid styrgruppens möten. Minnesanteckningarna blev också en lista över åtaganden som projektchefen skulle genomföra till nästa sammankomst. Det uppges under intervjuerna att man valt att inte diarieföra dagordning och minnesanteckningar då detta skulle resultera i att dokumenten blivit offentliga handlingar. Det poängteras att eftersom mycket i projektet inte har kunnat bli offentligt, då delar har ansetts December 2015 11 av 14
vara affärshemligheter, har det varit önskvärt att viss information inte blir publika. Med samma motivering har heller inte protokoll upprättats över sammankomsterna. När kommunstyrelsen väljer detta tillvägagångssätt begränsas samtidigt transparensen i projektet. En följd av detta är att informationen varit mer fullständig i styrgruppen än i kommunstyrelsen. I projektdirektiven framgår inga krav på styrgruppens dokumentation men det framgår att principiellt viktiga förändringar, så som projektets omfattning, innehåll och budget, ska styrgruppen lyfta till kommunstyrelsen för beslut. 3.4.2. Iakttagelser avrapportering I projektdirektivet, daterat 2011-01-26, framgår att avrapportering från projektet ska ske genom löpande information till styrgruppen och koncernledningsgruppen. Det står även att kommunstyrelsen ska informeras minst tre gånger per år. Utifrån de genomförda intervjuerna framkommer att information till kommunstyrelsen inte lämnats så frekvent som det specificerats i projektdirektivet. Istället har dragningar för kommunstyrelsen skett ungefär två gånger per år, vilket bland annat har förklarats med att arbetet i projektet har behövts ges tid för att avrapporteringen till kommunstyrelsen ska innehålla en meningsfull händelseutveckling. En tätare avrapportering skulle inte innehålla mer information, enligt de intervjuade. Gällande avrapportering till koncernsledningsgruppen nämns att det har genomförts ungefär tre gånger, men att det sedan skedde en omorganisation i kommunen. Därefter har projektchefen inte avrapporterat till den gruppen då det meddelades att det inte längre funnits behov av det. Vid intervju har det framkommit att styrgruppen ibland setts som en förlängning av kommunstyrelsen, då styrgruppen består av representanter därifrån. Styrgruppen bestod både av representanter från majoriteten och oppositionen. Oppositionens representant har dock inte varit närvarande i styrgruppen under hela projekttiden. 3.4.3. Bedömning Kontrollmålet är delvis uppfyllt. Enligt vår bedömning har avrapporteringen huvudsakligen följt de projektdirektiv som fastställts av kommunstyrelsen. Avrapportering har inte fullt ut genomförts med angiven frekvens, men vi bedömer att motiven till detta är godtagbara. När det gäller spårbarhet till styrgruppens beslut finns inga krav om detta fastställt i projektdirektiven. Minnesanteckningar har förts under projektet, men man har med hänsyn till avväganden kring affärsmässighet och konkurrens valt att inte diarieföra dessa. Spårbarheten har därigenom begränsats. December 2015 12 av 14
4. Revisionell bedömning Vår sammanfattade revisionella bedömning är att kommunstyrelsen inte helt har följt lagstiftning, projektdirektiv och delegationsordning avseende Logistikcentrum. Bedömningen grundar sig framför allt på att kontrollmålet avseende följsamhet kring lagen om offentlig upphandling ej är uppfyllt. Den sammanfattade revisionella bedömningen är baserad på de respektive kontrollmålen inkluderade i granskningen. 4.1. Bedömningar mot kontrollmål Kontrollmål Följsamhet kring projekthandbok och projektdirektiv Ansvarsfördelning och delegationsordning Följsamhet kring LOU Spårbarhet och avrapportering. Kommentar Uppfyllt Projektet har hanterats i enlighet med projekthandbok och projektdirektiv i den utsträckning det varit möjligt. Uppfyllt Vår bedömning är att det har varit en tydlig fördelning. Kommunstyrelsen har en långtgående delegation avseende avtalstecknande och upphandling, vilket även gäller projektchef. Ej uppfyllt De upphandlingar vi har granskat bedöms ha följt LOU, det bedöms dock ha varit godtyckligt när varor och konsulttjänster köpts in direkt eller upphandlats. Anmärkningsvärt att muntliga avtal slutits gällande stora belopp och att bokföringen strider mot god redovisningssed. Delvis uppfyllt Avrapportering bedöms ha följt projektdirektivet, även om det inte fullt ut genomförts med angiven frekvens. Det finns inget krav på spårbarhet till styrgruppens beslut, men tillvägagångsättet minskar transparensen och därmed spårbarheten. December 2015 13 av 14
2015-12-15 Kerstin Svensson Uppdragsledare Fredrik Alm Projektledare December 2015 14 av 14