8. Skapa register och validera kontrolluppgifter Skapa kontrolluppgifter VÄLJ ATT ARBETA I FÖREGÅENDE ÅR DATABASEN FÖR INKOMSTÅR 2016. Löneprogrammet hanterar kontrolluppgift KU10. Som arbetsgivare ska du lämna kontrolluppgifter för alla anställda som har lön, arvode eller andra ersättningar och förmåner som är skattepliktig inkomst av tjänst. Anställda som varken fått lön eller betalat skatt kommer med i kontrolluppgiftsfilen till Skatteverket om värden finns i rutorna 050-056. Kontrolluppgifterna för inkomstår 2016 ska lämnas till Skatteverket senast den 31 januari 2017. Information om kontrolluppgiften och dess rutor finns på Skatteverkets hemsida. Ladda ner broschyren SKV 304, Kontrolluppgifter, lön, förmåner m.m. Nyhet Från och med inkomståret 2016 betalar arbetsgivaren särskild löneskatt för anställda som är födda 1937 eller tidigare. Lön och förmåner till anställda som är födda 1937 eller tidigare ska därför redovisas i ruta 011 respektive 012, 013 och 018 istället för som tidigare i ruta 031. Observera att om du inte sett över inställningarna enligt punkt 5 Gå igenom inställningar för företag och anställda, behöver du göra det innan du påbörjar punkt 8. Om du redan gått igenom inställningarna går du vidare. Du hittar kontrolluppgifterna under menyn Verktyg - Kontrolluppgifter. Funktionen för kontrolluppgifter är uppdelad i 3 steg. Steg 1 Skapa register och validera kontrolluppgifter Innan du väljer denna rutin bör du skriva ut en lista över dina ackumulatorer för att kunna kontrollera att ditt kontrolluppgiftsregister är korrekt. Listan hittar du under menyn Arkiv Rapporter fliken Register, Ackumulatorlista. Därefter inleder du arbetet med steg 1, Skapa register och validera kontrolluppgifter. Om företagets organisationsnummer inte är angivet under menyn Arkiv Inställningar får du ett meddelande om detta. Du måste då komplettera företagsuppgifterna med organisationsnumret innan du kan gå vidare. En varning visas även om en anställd saknar korrekt personnummer/samordningsnummer. 1
Anställda som har markering Ej kontrolluppgift (KU10) på fliken Statistik/Info i anställdaregistret kommer inte med i registret för kontrolluppgifterna. Anställda kan ha summering i ackumulatorer för kontrolluppgifter till exempelvis 111 Kontant bruttolön men är Ej kontrolluppgift (KU) markerat kommer personen inte med i registret. Kontrollera vilket inkomstår som anges högst upp till vänster i bilden. Står det 2016 så vet du att du arbetar i rätt databas. Står det 2017, befinner du dig i innevarande års databas och måste byta till föregående år, detta gör du i listan över upplagda företag under menyn Arkiv Företag. Programmet känner automatiskt av de ackumulatorer som tillhör gruppen kontrolluppgifter samt innehåller ett värde/belopp, och det är dessa som visas vid respektive ruta i bilden Skapa register och validera kontrolluppgifter. Med utgångspunkt från din ackumulatorlista som du skrev ut tidigare, kan du nu kontrollera att ackumulatornumren visas vid rätt kontrolluppgiftsruta. Du har också möjlighet att redigerar registret, det vill säga lägga till eller ändra ackumulatorer. Om du när du skapar kontrolluppgiftsregistret exempelvis angivit fel ackumulator för någon ruta, kan du ta bort kontrolluppgiftsregistret genom att skapa ett nytt. Observera att om du gjort ändringar under Ändra/komplettera ska du inte skapa om kontrolluppgiftsregistret på grund av att ändringar försvinner. Observera att ruta 015 Antal månader med bilförmån inte behöver innehålla några ackumulatorer då programmet känner av värde i ruta 013 och då automatiskt lägger in 12 månader i ruta 015. Om annat värde önskas i ruta 015 och ingen ackumulator är kopplad måste du komplettera kontrolluppgifterna i funktionen Ändra/komplettera. När du skapar register och validerar kontrolluppgifterna skapas en valideringslista på de anställda som har felaktiga värden. Om det finns uppgifter i valideringslistan på anställda som måste justeras/kompletteras kan du skriva ut listan och sedan gå in på Ändra/komplettera och justera detta på de anställda, annars kommer de inte att komma med i kontrolluppgiftsfilen. 2
Anställda med bilförmån - I ruta 017 Betalt för bilförmån ska du ange det belopp den anställde valt att betala för sin bilförmån, dock ska ruta 013 minskas med motsvarande värde om detta inte gjorts tidigare i löneberedningen. Glöm inte att även fylla i ruta 014 med koden för förmånsbilen. Om det finns ett värde i ackumulator 117 men inget värde i ackumulator 113 måste du lägga in en nolla i rutan 013 på kontrolluppgiften. Detta gör du under Ändra/komplettera. Glöm inte att även fylla i ruta 014 med koden för förmånsbilen. I textruta 065 ska slag av annan förmån (ruta 047) anges. I textruta 070 ska slag av avdrag (ruta 037) anges. Har du idrottsutövare - Har du till betalt ut ersättningen (lön + förmån) under året som uppgår till ett ½ prisbasbelopp eller mer i ackumulator 131 Ersättningar ej underlag socialavgifter, kan du få hjälp med att styra om hela ersättningen från ruta 031 till ruta 011 Kontant bruttolön på kontrolluppgiften i samband med att du skapar registret för kontrolluppgifter. Förmånerna specificeras i rutorna 012-013 och 018. Gränsvärdeskontrollen sker på de personer som ligger kodade med Gräns arbetsgivaravgift ½ prisbasbelopp i registret Anställda. Anställda med socialavgiftsavtal - Om du har anställda som har en utländsk arbetsgivare som saknar fast driftställe i Sverige och som träffat ett socialavgiftsavtal med arbetsgivaren om att redovisa och betala arbetsgivaravgifterna i arbetsgivarens ställe ska redovisa detta med en bock i ruta 093 Socialavgiftsavtal finns. Markera Socialavgiftsavtal på fliken Statistik/Info i registret Anställda. Ersättning till anställd med socialavgiftsavtal redovisas i ruta 011 och med en bock i ruta 093. Förmåner redovisas i ruta 012, 013 och 018. Anställda som har haft socialavgiftsavtal del av året ska redovisas på två separata kontrolluppgifter. En kontrolluppgift för den del av året som personen inte har haft socialavgiftsavtal och en kontrolluppgift för den del av året som personen har haft socialavgiftsavtal. För att kunna lämna två kontrolluppgifter för samma person måste du lägga upp två anställningar på personen. Samtidigt skapas en valideringsfil KU10_Validering.txt, filen sparas på angiven sökväg under steg 2, Validera/skapa fil till Skatteverket. Samma valideringslista får du upp när du går igenom de anställda under Ändra/komplettera men bara på de personer som har felaktiga värden och samband. Listan är då per person. Om det inte finns några poster i valideringslistan får du följande meddelande. Samtliga fält och sambandskontroller är då godkända. 3
Ändra/komplettera Om du behöver justera värden på enskilda anställda eller komplettera med uppgifter som saknas, går du in i rutinen Ändra/komplettera. Då visas kontrolluppgiften för varje anställd och du kan själv ändra i de rutor och fält som finns där. Sammanställning Sammanställningen ger dig en snabb överblick av innehållet i ditt kontrolluppgiftsregister, uppdelat per anställd. Här ser du bruttolön, skatt, förmåner och eventuellt inlagt rättelsedatum, samt en total summering av övriga ersättningar. Steg 2 Validera/skapa fil till Skatteverket Gå vidare till steg 2 för att validera och skapa fil till Skatteverket. De flesta uppgifter som visas i bilden hämtas från Arkiv Inställningar fliken Företag. Företagets e-postadress hämtas från fliken Internet. Komplettera uppgifter som saknas. Teknisk kontaktperson Teknisk kontaktperson är den person som Skatteverket kan vända sig till om det är något fel på filen av teknisk karaktär, exempelvis läsfel. Uppgiftslämnare kontaktperson Uppgiftslämnare kontaktperson är den person som Skatteverket kan vända sig till vid mer allmänna frågor om kontrolluppgiftsfilen det vill säga frågor angående lön. Ange var du vill spara kontrolluppgiftsfilen Välj var du vill spara ner filen, tänk på att spara den någonstans på din dator där du har behörighet (exempelvis under Mina dokument eller Skrivbordet) klicka därefter på OK. Skapa fil till Skatteverket Markering i rutan Skapa fil till Skatteverket är förvalt och en validering av kontrolluppgifterna görs i samband med att filen skapas. Finns det felaktigheter i valideringen får du upp dessa på valideringslistan. Är alla valideringarna godkända visas följande meddelande: I detta läge skapas kontrolluppgiftsfilen KU10.xml samt en valideringsfil KU10_Validering.txt. Det är KU10.xml som innehåller kontrolluppgifterna. 4
Kontrollista från fil till Skatteverket När du har sparat KU-filen kan du ta ut en kontrollista av innehållet, den innehåller en sammanställning av värden från kontrolluppgifterna. Du kan ta fram utskriften på bildskärm eller skrivare för att kontrollera innehållet. KU-fil för flera företag Det går att skapa kontrolluppgifter för flera företag i samma fil. Skriv över fil innebär att alla tidigare kontrolluppgifter på den valda sökvägen skrivs över. Lägg till företag innebär att du kan utöka filen med ytterligare kontrolluppgifter. De som skapats tidigare finns kvar. Ersätt företag innebär att du kan ersätta kontrolluppgifter för aktuellt företag. Finns det kontrolluppgifter för andra företag på filen finns de kvar. Har du skapat kontrolluppgifter från flera företag och något blev fel? Ibland händer det att man har skapat kontrolluppgifter för flera företag i en och samma KU-fil och sedan behöver ändra i ett av företagen utan att de andra bolagen skrivs över. Gör dina ändringar i kontrolluppgifterna och välj sedan Validera/skapa fil till Skatteverket. Programmet gör då en kontroll av företagen som redan är lagrade på filen som finns på sökvägen. Finns företaget i filen visas knappen Ersätt företag som komplement till knapparna Skriv över fil och Lägg till företag. Väljer du Ersätt företag raderas det aktuella företagets uppgifter i filen och ersätts med dina nya uppgifter. De andra företagen i filen påverkas inte. Steg 3 Utskrift av kontrolluppgifter Sista steget är att skriva ut kontrolluppgifterna till de anställda. Om du vill kan du först få upp kontrolluppgifterna på bildskärm innan du väljer att skriva ut dem på skrivaren. Skriv ut på vanligt A4-papper eller använd blankettypen för Laserpost/MonoMail. Använd blankettypen A4 Grafisk för en snygg utskrift enligt mallen för KU10 på vanligt papper. Skicka kontrolluppgifterna via e-post till de anställda För att skicka kontrolluppgifterna på e-post via löneprogrammet behöver du fylla i uppgifter gällande e- post under menyn Arkiv - Inställningar fliken Internet. Vid e-post är det blankett med utseende A4 Grafisk som skickas till de anställda. För att underlätta när du skickar kontolluppgifter via e-post går det att göra urval enbart på anställda som har en e-postadress inlagd i registret Anställda. Ska du skriva ut kontrolluppgift på papper kan du istället göra urval på Alla utom e- post. Markerar du rutan Enbart summa visas ett summeringsunderlag för utskrivna kontrolluppgifter med uppgifter om avdragen skatt, bruttolön och eventuella förmåner. Vid utskrift kan du välja om du vill sortera bort anställda som tjänat under 100 kronor. En markering här gör att endast kontrolluppgifter för anställda som tjänat mer än 100 kronor (det vill säga värdet i ruta 011 är mer än 100 kronor) skrivs ut på skrivaren. Bocka inte i den här rutan om du även har ersättningar i ruta 031. 5
Var och hur kan kontrolluppgifterna lämnas? Följande gäller: Programmet skapar filen KU10.xml, som du skickar in via Skatteverkets e-tjänst. Du kan lämna alla sorters kontrolluppgifter via Skatteverkets e-tjänst. Du kan lämna kontrolluppgifter genom att du själv fyller i uppgifterna direkt i Skatteverkets e-tjänst. Du kan lämna kontrolluppgifter på papper. När Skatteverket har läst in uppgifterna kommer du att få en bekräftelse. Då är det viktigt att kontrollera följande uppgifter: Är antalet kontrolluppgifter korrekt? Är organisationsnummer på uppgiftslämnaren korrekt? Information om Skatteverkets e-tjänst, e-legitimation, hur du för över dina kontrolluppgifter, kontrolluppgifter på papper samt adressuppgifter hittar du på Skatteverkets hemsida. Rättelse av en tidigare inlämnad kontrolluppgift Rättelsedatum om du ändrar på tidigare inlämnade uppgifter Om du behöver göra ändringar på en redan inskickad kontrolluppgift måste du komplettera med uppgift om rättelsedatum på de anställda som berörs. Det gör du i kontrolluppgiftsfunktionen under Steg 1 Ändra/komplettera. Rättelsedatum talar om för Skatteverket att den nya kontrolluppgiften ersätter en tidigare inskickad uppgift. Ändra uppgifterna på kontrolluppgiften och ange därefter ett rättelsedatum, klicka Spara/Nästa. I och med detta markeras ruta 210 Denna kontrolluppgift ska rätta tidigare inlämnad kontrolluppgift på kontrolluppgiften. Borttag av kontrolluppgift För att ta bort en kontrolluppgift markerar du rutan Borttag KU, personen kommer med i filen men med nollvärden i alla rutor. På kontrolluppgiften markeras ruta 205 Denna kontrolluppgift ska ta bort tidigare inlämnad kontrolluppgift. När du sedan väljer att Validera/skapa fil till Skatteverket under Steg 2 har rutan Datum för Rättelse/Borttag utökats med alla rättelsedatum. Om du gjort flera justeringar så att det finns flera olika rättelsedatum, får du spara ner ett rättelsedatum i taget när du skapar ny fil till Skatteverket. Välj alternativet Fyll på om du vill lägga flera rättelser i samma fil. Observera att rättelsefilen endast ska innehålla anställda med rättelser, och specifikationsnummer måste vara identiska med tidigare inskickad kontrolluppgift. Observera att urval på anställda med Rättelsedatum/Borttag KU kan skrivas ut genom att välja rättelsedatum innan utskrift. 6