Sida 1 av 2 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Michael von Essen Datum SMN-2016/14 Tf IT-chef 2016-07-01 Samverkansnämnden Årsprognos och periodbokslut per april 2016 för Samverkansnämndens verksamheter SMN-2016/14 Förslag till beslut Samverkansnämnden beslutar att godkänna årsprognos och bokslut per maj samt uppföljning av mål per maj 2106 för samverkansnämndens verksamheter att delge kommunstyrelsen i Knivsta och Heby kommun sitt beslut Sammanfattning Ett bokslut per maj har tagits fram för Samverkansnämnden då verksamheten signalerat ett större minusresultat. Barnkonsekvensanalys Barnkonsekvensanalys är gjord enligt checklista. Åsa Franzén Kanslichef/biträdande kommundirektör
Sida 2 av 2 Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Ja Nej Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn Förklara oavsett svar. Barn berörs inte av delårsbokslutet. De kan dock beröras av eventuella åtgärder utifrån beslutet. Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. 4. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Ja Nej Förklara oavsett svar.
Verksamhetsberättelse för Samverkansnämnden 2016 Periodbokslut per 30 april 2016 SMN-2016/14 1
Innehåll 1 Bakgrund... 3 Övergripande beskrivning av nämndens ansvar... 3 2 Nämndens resultaträkning och planeringsförutsättningar... 4 Resultatuppställning samverkansnämnden... 4 Befolkningsökning... 4 Planeringsförutsättningar... 4 4 Mål för nämndens verksamhet... 6 2
1 Bakgrund Övergripande beskrivning av nämndens ansvar Nämndens/styrelsens övergripande ansvar Samverkansnämnden bildades 1 juli 2015 som en gemensam nämnd för IT-verksamheten för Knivsta och Heby kommuner. Knivsta är värdkommun och tar över ansvar för verksamhet och budget från 1 januari 2016. Den framtida gemensamma IT-nämnden kommer att ansvara för de båda kommunernas IT-drift och IT-strategiska frågor. De kommunala bolagen kommer fortsatt kunna köpa IT-tjänster av den nya nämnden. De områden som samarbetet omfattar är följande: Hantering av övergripande IT-strategiska och taktiska frågor IT-drift & teknisk IT-utveckling Upphandling och inköp av IT Helpdesk/sevicedesk Hantering av telefoni Ansvaret för frågor kring förvaltning och verksamhets- (process) utveckling samt organisation för LIS/informationssäkerhet och hantering av informationssäkerhetsfrågor ligger hos varje kommun, men den gemensamma nämnden kan ges i uppdrag att ta fram olika beslutsunderlag i dessa frågor. Den gemensamma nämnden ansvarar för driften av kommunernas verksamhetssystem och program där så är avtalat. Det innebär att varje förvaltning/enhet köper och ansvarar för sina verksamhetssystem. Den nya nämnden ansvarar för driften av dessa. Den gemensamma nämnden ansvarar för att ha en övergripande kunskap om vilka verksamhetssystem som används i de båda kommunerna samt för att samordna den tekniska driften av dessa på ett kostnadseffektivt sätt. Den gemensamma nämnden ansvarar också för att på sikt samordna och planera för att fler verksamhetssystem blir gemensamma för de båda kommunerna. Kostnader för kommunernas förvaltningsnät kommer fortsatt att hanteras av respektive kommun fram till dess tjänsten upphandlas på nytt. Administrationen av förvaltningsnäten kommer dock hanteras av den nya nämnden. Samverkansnämnden ska möjliggöra samverkan mellan Knivsta och Heby kommuner. Nämnden består av tre ledamöter samt ersättare för dessa. Ordförande utses från Knivsta kommun. Samverkansavtalet ligger till grund för målstyrningen/uppdraget. Mål i fastställda policys/planer Knivsta och Heby kommuns fastställda policy/planer för verksamheterna ingår som en del i styrningen. Däribland Översiktsplan, Näringslivspolicy, Personalpolitik, IT-planer/policys, E- strategi, Plan för fulldelaktighet, Drogpolitiskt program, Miljöprogram, Energistrategi mm. 3
2 Nämndens resultaträkning och planeringsförutsättningar Resultatuppställning samverkansnämnden Budget KF-budget Nämnd-BG 2016 2016 Kommunbidrag 17 571 17 571 Intäkter 20 720 20 720 Kostnader 38 291 38 291 Resultat 0 0 Ekonomisk analys Samverkansnämndens kommunbidrag för Knivsta kommun uppgår till 17 571 tkr för budgetår 2016. För budgetår 2016 tilldelas IT verksamheten från Knivsta kommun 2 miljoner extra för infrastrukturarbete samt 450 tkr från vardera kommun för uppbyggnaden av den nya verksamheten. Hebys kommunbidrag redovisas som intäkter till värdkommunen. Intäkterna är 15 820 tkr från Heby, inklusive Heby Gårdar (420 tkr). Därutöver avser intäkterna Knivsta kommuns bolag och förvaltningar. Nämnden förutspår ett större minusresultat för 2016, upp till totalt 8 miljoner kronor för båda kommunerna tillsammans. Detta på grund av eftersatt underhåll av exempelvis servrar och utrustning under flera år. Därtill kommer integrationen av Heby och Knivsta kommuners plattformar, som ger en minskad kostnad för 2017, men en ökad kostnad under överflytten till en ny plattform. Användarna i kommunerna blir även fler vilket ger ökade kostader i licenser m.m., samt ökat tryck på nät och utrustning. Även utbyte av utrustning ute i verksamheterna är försenad. Befolkningsökning Enligt befolkningsprognosen förväntas en fortsatt ökning av Knivsta kommuns folkmängd med cirka 3-6% procent årligen. Heby kommuns folkmängd förväntas ligga kvar på samma nivå. Planeringsförutsättningar Sedan ett flertal år tillbaka delas både den strategiska och driftsmässiga ledningen av IT mellan Knivsta och Heby. Det finns idag en IT-chef och en IT-driftschef med ansvar för bägge kommunernas verksamhet. Båda cheferna delar sin tid lika mellan kommunerna. För övergripande styrning & prioritering av IT:s verksamhet finns i respektive kommun en estyrgrupp som leds av kommunchefen i Heby kommun och av kanslichefen i Knivsta kommun. I respektive estyrgrupp finns alla verksamhetsområden representerade. Bägge kommunerna har tecknat avtal med Qbranch om tillhandahållande av driftstjänster och helpdesk. Avtalen är innehållsmässigt identiska och tecknade vid samma tidpunkt. En förlängning av dessa har skett och avtalen upphör att gälla oktober 2016. En gemensam förvaltning bildas genom att slå ihop de båda IT-organisationerna till en. Lokal bemanning behålls i Heby kommun för att säkra den lokala servicen. Samtliga 4
medarbetare i de två tidigare IT-organisationerna får dock båda de två kommunerna som arbetsområde mot idag endast den ena. Varje nuvarande medarbetare kan dock räkna sin ursprungskommun som placeringsort. På operativ nivå är respektive IT-organisation mycket liten beroende på att alla tjänster avseende drift, helpdesk, projektledning och nätinfrastruktur köps av extern leverantör. Samtlig personal enligt ovan har en heltidsanställning. I Knivsta finns 2 st. verksamhetsutvecklare (VU) som inte är organisatoriskt knutna till IT men som arbetar mycket nära IT-verksamheten. VU är verksamheternas representanter och har en välutvecklad förmåga att tolka verksamhetens behov och översätta dessa till IT åtgärder som stöder verksamheten, man fungerar som en brygga mellan verksamhet och IT. Heby arbetar för likvärdiga resurser. I Heby finns personer utsedda i organisationen som avsätter delar av sin arbetstid till att hantera dessa frågor. Denna funktion är i Heby dock inte organisatoriskt centraliserad och har därmed inget övergripande ansvar för de samlade förvaltningsinsatserna, metodstöd eller för beredning av frågor till Hebys estyrgrupp. 5
4 Uppföljning mål för nämndens verksamhet IT-enheten ska tillhandahålla en god, modern och stabil IT-miljö till kommunens samtliga verksamheter. Målet är delvis uppnått Indikatorer/Nyckeltal - Användarnas nöjdhet med IT-support ska öka mot föregående mätning Måluppfyllelse: Målet är delvis uppnått. IT-enheten släpar efter med sitt arbete sedan flera år och arbetar nu för att få till en modern, driftsäker och stabil miljö som är anpassad för båda kommunerna. Detta innebär dock ökade kostnader under 2016 och verksamheten räknar med ett stort minusresultat för året. Nämndverksamhet Här redovisas och prognostiseras enbart Knivstas nämndadministration. Anledningen är att Heby sköter sin egen hantering av nämndkostnaderna. NÄMNDARVODEN KNIVSTA DRIFTSBUDGET TKR KFbudget Nämnd- BG Utfall Års- 2016 2016 2016-04-30 prognos Kommunbidrag 218 218 73 218 Intäkter 0 0 0 0 Kostnader 218 218 48 218 Resultat 0 0 25 0 Fler möten kommer hållas under 2016 än vad som är planerat i ramen. Detta kan innebära ett mindre minusresultat. Nämndsekreterare är inte heller medräknat i budgeten. IT-driften För 2016 redovisas för första gången IT i Knivsta och Heby kommuner inom ramen för Samverkansnämndens verksamhet. I stora drag sker budget, prognos och utfall fortfarande separat för respektive kommun vilket också illustreras i nedannämnda rapport. I och med att Knivsta är värdkommun, så har det skett en personalövergång av Hebys ITpersonal till Knivsta Kommun. Alla personalkostnader samt uppenbara gemensamma kostnader läggs i rapporten under ekonomi gemensamt. Båda kommunerna bidrar lika mycket till dessa kostnader. Både budget och prognos, för 2016, för dessa kategorier ligger under respektive kommun. 6
Utöver själva budgeten för IT-drift sker löpande investeringar i kommungemensamma serverplattformar, IT-säkerhet och klientdatorer m.m. Investeringarna belastar driftbudgeten genom kapitaltjänst, det vill säga avskrivningar och internränta. EKONOMI KNIVSTA DRIFTSBUDGET TKR KF-budget Nämnd-BG Utfall Års- 2016 2016 2016-04-30 prognos Kommunbidrag 17 491 17 491 4 360 17 491 Intäk ter 0 4 900 1 959 4 900 Kostnader 17 491 22 391 7 600 26 391 Resultat 0 0-1 281-4 000 EKONOMI HEBY DRIFTSBUDGET TKR KF-budget Nämnd-BG Utfall Års- 2016 2016 2016-04-30 prognos Kommunbidrag 0 0 0 0 Intäk ter 15 820 15 820 4 151 15 820 Kostnader 15 820 15 820 5 438 19 820 Resultat 0 0-1 287-4 000 EKONOMI GEMENSAMT DRIFTSBUDGET TKR KF-budget Nämnd-BG Utfall Års- 2016 2016 2016-04-30 prognos Kommunbidrag 0 0 1 470 0 Intäk ter 0 0 1 471 0 Kostnader 0 0 2 940 0 Resultat 0 0 1 0 SAMVERKANSNÄMNDEN TOTALT DRIFTSBUDGET TKR KF-budget Nämnd-BG Utfall Års- 2016 2016 2016-04-30 prognos Kommunbidrag 17 491 17 491 5 830 17 491 Intäk ter 15 820 20 720 7 581 20 720 Kostnader 33 311 38 211 15 978 46 211 Resultat 0 0-2 567-8 000 Prognos och resultatuppföljning Helårsprognosen för IT-driften, för respektive kommun, prognostiseras till 4 000 tkr vardera, totalt 8 000 tkr för nämnden som helhet. Arbetet med att bygga en ny gemensam serverplattform för båda kommunerna har intensifierats och beräknas vara klart under hösten 2016. Kostnaderna för implementeringen prognostiseras bli högre en tidigare uppskattat, dels på grund av bland annat ökade 7
kostnader för IT-säkerhet, dels att serverplattformen uppskattas ha en ekonomisk livslängd på tre (3) år vilket är betydligt kortare än tidigare år. IT ser betydande volymökningar i datatrafiken i kommunernas förvaltningsnät till följd av anskaffning av mer utrustning både till skolor och administrativa enheter. Det gäller bland annat verksamhetställena, antalet datorer och surfplattor samt telefoni. Till följd av detta kommer kostnader för t.ex. uppkoppling mot internet och kapacitetshöjande åtgärder i nätverken medföra ökade kostnader både under 2016 och 2017. Teknikutvecklingen går fort och kraven från verksamheterna ändras snabbt vilket innebär ökade avskrivningskostnader i form av kortare avskrivningstider. Under 2016 har stora projekt genomförts och håller på att genomföras under normal drift Detta har medfört att belastningen på Helpdesk funktionen har ökat markant, och en priskorrigering från leverantören på grund av detta kan förväntas. Avvecklingen av de gamla kommunplattformarna beräknas ge en kostnadsminskning med c:a 800 tkr per kommun och år. Helårseffekt av detta syns dock först nästa år. Det är svårt att uppskatta exakta kostnader för serverflytten, då varje systems överflytt inte går att beräkna i tid innan flytten genomförs. Serverflytten har tagit tid, vilket innebär att de beräknade minskade omkostnaderna kommer först år 2017, istället för 2016. IT driver en rad projekt för att effektisera och utveckla IT:s stödfunktioner som till exempel nya AD katalog tjänster för att hantera användarkonton och rättigheter, SCCM (klienthantering av plattor och datorer för en standardplattform) samt FIM (automatisk kontohantering). Andra projekt riktar sig direkt ut mot verksamheterna som t.ex. Skype for business. Resultatet av utvecklingsarbetet riktar sig likvärdigt till båda kommunerna. Projektkostnaderna prognostiseras att öka betydligt under året men efter implementeringen prognostiseras den att endast påverka den framtida kostnadsutvecklingen i form av kostnader för drift och förvaltning av systemen. Kontinuerlig uppdatering har inte skett av utrustning, servrar m.m., vilket innebär en eftersläpning som nu ger effekt i ökade kostnader 2016. IT har under 2016 haft extra kostnader för personal som är kopplat till sjukskrivningar och föräldraledighet. I och med att IT är bemannat med få tjänster så har det varit tvunget att ta in extra personal för att täcka upp frånvaron. På grund av volymökning gällande antalet klientdatorer samt tillkommande system som Office365, SharePoint, SCCM och FIM så ökar licenskostnaderna med c:a 1 000 tkr för perioden 2016-07-01 till och med 2017-06-30. Kostnaden fördelas i huvudsak 50 50 mellan kommunerna. 8
Investeringsprognos med utfall baserat på aprilmånad 2016 INVESTERINGAR TKR BUDGET PROGNOS UTFALL IT-drift, ny klientplattform Knivsta 0 0 0 IT-drift, serverplattform Knivsta 500 500 445 IT-drift,nätverk/säkerhet Knivsta 1 000 1 000 1 000 IT-drift, klientdatorer med tillbehör Knivsta 1 500 1 500 439 Nämndens fördelarde investeringsmedel Knivsta 2 000 0 0 Ny klientplattform, överflytt 2015 Knivsta 1 500 1500 1185 Ny serverplattform, överflytt 2015 Knivsta 800 800 755 Nätverk/ säkerhet, överflytt 2015 Knivsta 1 000 1000 1000 Klientdatorer med tillbehör, överflytt 2015 Knivsta 1 500 0 0 Trådlöst nätverk Heby 600 600 600 Operativsystem Heby 400 400 400 AD Heby 700 700 0 Nya brandväggar Heby 950 950 950 Servrar Heby 350 350 261 Klientdatorer med tillbehör, Heby 900 900 743 BYOD (allmänt trådlöst nätverk) Heby 600 600 0 SUMMA 14 300 10 800 7 778 Helårsprognosen för investeringarna bedöms fortsätta på hög nivå under resterande del av året. Ytterligare investeringsmedel kommer att behövas till hösten 2016 för att nå målet att leverera en kommungemensam serverplattform till 2016-11-01. Datumet är kopplat till driftupphandlingen och ett eventuellt övertagande av ny driftleverantör. Införande av IT-tjänsteavtal kommer genomföras i Knivsta till januari 2017, i och med detta kommer även Hebys IT-tjänsteavtal ses över och en gemensam modell tas fram. Handlingsplan: En handlingsplan har tagits fram för att minimera nämndens underskott. Flera projekt har flyttats på framtiden, SKL kluster (hotell för databaser), utrullning av windows 10, samt delar av FIM-projektet (hantering av adm-konton, Tierp och Sala uppkoppling). IT-chefstjänsten är för tillfället tillsatt av en tillförordnad och under tiden tas en vikarie in på endast 50%. Verksamheten jobbar för att få ned kostnaderna och analyserar varje projekt noga för att minimera kostnaderna Inför 2017 Ett eventuellt byte av driftsleverantör år 2017 kommer innebära ökade kostnader, dessa beräknas till ca 1 miljon extra i utgifter för år 2017. 9