SLUTRAPPORT Fördjupad förstudie e-arkiv

E-arkiv Kronoberg och Blekinge SLUTRAPPORT Fördjupad förstudie e-arkiv augusti 2013 februari 2014

ägare 2 Innehåll 1 Sammanfattning... 4 2 Bakgrund... 4 2.1 Allmänt om slutrapporten och den fördjupade förstudien... 4 2.2 Beställare... 5 2.3 period... 5 3 Måluppfyllelse... 6 3.1 idé och mål... 6 3.2 Ekonomi... 8 4 förlopp... 9 5 Erfarenheter från den fördjupade förstudien... 10 5.1 Organisation, roller och ansvarsfördelning... 10 5.2 Expert- och referensgrupper... 14 5.3 Utbildningar och aktiviteter... 16 5.4 Rutinbeskrivningar och mallar... 18 5.5 Nulägesanalys e-arkiv i drift... 19 5.6 Översiktlig systeminventering... 23 5.7 Analys leveranstester... 25 5.8 Analys ramavtal... 27 5.9 Planering inför projekt... 30 5.10 Informationsspridning... 31 5.11 Resultat och dokumenthantering... 33 5.12 Avvikelse och ändringshantering... 37 5.13 Leverans, överlämning och godkännande... 37 6 Upplevd kvalitét... 38 6.1 Fungerade bra att rekommendera... 38 6.2 Fungerade mindre bra bör förbättras till nästa projekt... 39 6.3 Att tänka på till nästa projekt... 40 7 Fortsatt arbete... 43 8 Källor... 45 shantering

ägare 3 Utgåva Kommentar 0.1 2013-10-10 Första utkast 0.2 2014-01-10 med sammanställning av information från lägesrapporter och anteckningar från styrgruppsmöten och avstämningsträffar för kontaktpersoner. 0.3 2014-01-20 för synpunkter till arbets- och referensgrupper. 0.4 2014-02-05 efter synpunkter från referensgrupper. Kompletterad text och leveranstest och analys ramavtal. 0.5 2014-02-11 utskickad för synpunkter. Kompletterad med sammanfattning, utvärdering och enkät e- arkiv i drift. 0.6 2014-02-20 för godkännande av styrgruppen. Kompletterad med redovisning av ekonomi och sammanfattning av förankring hos deltagande organisationer. 0.7 2014-02-21 godkänd av styrgruppen vid möte 21 februari 2014. Publicerad version. En sammanställning av andelen system per organisation har lagts till.

ägare 4 1 Sammanfattning Styrgruppen för den fördjupade förstudien föreslår att i nästa etapp genomföra en konceptstudie med inriktning mot en gemensam organisation för e-arkiv i regionen. Arbetet under den fördjupade förstudien har baserats på de handlingsalternativ som beskrivits i Guide till handlingsalternativ och slutrapporten från förstudien. Olika förberedande aktiviteter innan införandet av e-arkiv påbörjades, bland annat en översiktlig systeminventering. Kunskaperna som arbetsgrupperna inhämtat har använts bland annat för rutinbeskrivningar och kommer att kunna användas för de utbildningar som planeras under kommande etapper. Vissa förberedande aktiviteter har fått skjutas upp till ett senare skede, men arbetet har ändå tagit ett tydligt steg framåt och det finns ett konkret förslag för fortsättningen. 2 Bakgrund Den fördjupade förstudien bygger vidare på resultatet från förstudien om e-arkiv som genomfördes våren 2013 i Kronoberg och Blekinge. Beslut om att genomföra den fördjupade förstudien fattades genom den överenskommelse som undertecknades av kommunchefer och regiondirektörer i Kronoberg och Blekinge i september 2013. Förslaget till gemensam förstudie om e-arkiv presenterades av i november 2012. Kommunerna i Blekinge hade i gemensam skrivelse anmält intresse att delta i samverkan. Förstudien genomfördes från januari 2013 och avslutades i augusti 2013. Målsättningen var att ta fram konkreta förslag till handlingsalternativ för fortsatt arbete med att införa e-arkiv, i första hand gällande långsiktigt bevarande hos arkivinstitution och inte digitalisering av analoga handlingar eller verksamhetsnära arkiv. Samtliga kommuner, landstingen och regionförbunden i Kronoberg och Blekinge deltog i förstudien. Efter den avslutade förstudien valde landstingen att ansluta till förvaltningssamverkan R7e-arkiv. Redan under förstudien kom frågor från Kalmar och Skåne Nordost om att delta i samverkan, men denna avgränsades till Kronoberg och Blekinge för att kunna hantera administrationen. Samordning med projekt och initiativ i angränsande län påbörjades under förstudien genom erfarenhetsutbyte och referensgrupper. Förstudien baserades på erfarenheter från Sambruks projekt Elektroniskt bevarande, E-delegationens projekt eard (e-arkiv och e-diarium), SKL:s projekt E-arkiv, internationella standarder och goda exempel samt de övergripande analyser som genomfördes. Även under den fördjupade förstudien har arbetsgrupperna följt arbetet i projektet eard och SKL:s projekt. 2.1 Allmänt om slutrapporten och den fördjupade förstudien Slutrapporten beskriver den fördjupade förstudien och de erfarenheter som kontaktpersonerna, styrgruppen, projektledningen och de olika gemensamma arbetsgrupperna vill förmedla till kommande etapper. Rapporten från den fördjupade förstudien är en sammanfattning. För uttömmande information hänvisas till mötesanteckningar, lägesrapporter, rapporter från

ägare 5 informationsträffar och det material som tagits fram av arbetsgrupperna. Allt material finns tillgängligt för deltagande organisationer via den gemensamma projektwebben. Den fördjupade förstudien handlade om att komma fram till en inriktning för fortsatt samverkan baserat på de handlingsalternativ som beskrivits i Guide till handlingsalternativ och slutrapporten från förstudien, förankra resultatet från förstudien samt att genomföra olika förberedande aktiviteter inför att införa e-arkiv. 2.2 Beställare direktivet godkändes av kommunchefer och regiondirektörer genom undertecknande av den gemensamma överenskommelsen om att genomföra förstudien. Överenskommelsen blev upprättad den 30 september 2013. ägare var. Deltagande organisationer var: Alvesta kommun Karlshamn kommun Karlskrona kommun Lessebo kommun Ljungby kommun Olofströms kommun Markaryds kommun Sölvesborgs kommun Tingsryds kommun Älmhults kommun Uppvidinge kommun Regionförbundet Södra Småland (RFSS) Region Blekinge Ronneby kommun 2.3 period Den fördjupade förstudien startade i augusti 2013. Rapportering med förslag till fortsatt gemensamt projekt genomfördes under februari 2014 och därmed avslutades etappen.

ägare 6 3 Måluppfyllelse Under den fördjupade förstudien formulerades ett konkret förslag till fortsatt inriktning. Förslaget är att bygga upp en gemensam organisation för e-arkiv. Stegen på vägen till en gemensam organisation går i två etapper först en konceptstudie för att ta fram förslag till organisering och därefter projekt för att bilda gemensam organisation och upphandla gemensamt arkivsystem. Samtidigt har en rad förberedande aktiviteter genomförts. Dessa har resulterat i: En gemensam systemlista som underlag för olika behovsanalyser. Rutinbeskrivningar och mallar för arkivinspektioner. Förslag till rutinbeskrivningar för avveckling av gamla system samt upphandling av nya system. Vissa förberedande aktiviteter har fått skjutas upp till ett senare skede, men arbetet har ändå tagit ett tydligt steg framåt och det finns ett konkret förslag för fortsättningen. 3.1 idé och mål 3.1.1 idé Tanken med den fördjupade förstudien var att förankra och konkretisera det fortsatta arbetet med att införa e-arkiv. Den fördjupade förstudien skulle också innebära att gemensamma aktiviteter genomfördes för att förbereda införandet av e-arkiv. organisationen skulle förstärkas med en styrgrupp och det lokala arbetet för att förbereda inför införande av e-arkiv skulle startas upp hos deltagande organisationer. Inriktningen på de förberedande aktiviteterna var det arbete som behöver genomföras oavsett om deltagande organisationer efter avslutad fördjupad förstudie väljer att gå vidare gemensamt eller inte. Detta eftersom deltagande organisationer inte kunde ta ställning till handlingsalternativen efter den inledande förstudien. Det berodde i sin tur delvis på att förankringsarbetet inte hunnit genomföras ute i deltagande organisationer. Samarbetet befann sig dessutom fortfarande i en utbildningsfas, eftersom frågan om e-arkiv var ny för de flesta deltagare. 3.1.2 Övergripande mål Det övergripande målet med den fördjupade förstudien var att kunna sätta igång ett projekt 2014 för att införa organisation och system för att hantera e-arkiv. Under den fördjupade förstudien har deltagande organisationer satt sig in i materialet som togs fram under förstudien (Slutrapport och Guide till handlingsalternativ). Enligt rapporter från kontaktpersonerna har idén om att fortsätta samverka om e-arkiv har förankrats hos deltagande organisationer. gruppen och styrgruppen har tagit fram ett förslag att införa organisation och system för e- arkiv i två steg: 1. Konceptstudie och förberedande aktiviteter 2014 2. för att bilda organisation samt upphandla och införa arkivsystem 2015

ägare 7 Det övergripande målet uppnåddes alltså inte fullt ut, men bilden är betydligt klarare när det gäller förslag till avgränsning för samverkan och stegen för att nå fram till ett gemensamt projekt för att införa e-arkiv. 3.1.3 Delmål höja kunskapsnivå För att ytterligare höja kunskapsnivån inom deltagande organisationer och förankra resultatet från förstudien skulle utbildningar genomföras under den fördjupade förstudien. En introduktionsutbildning om informationskartläggning samt en workshop om klassificering genomfördes. Någon utbildning om e-arkiv med utgångspunkt från Guide till handlingsalternativ genomfördes inte. Bedömningen var att det skulle finnas ett större intresse för att lära sig mer efter beslut om att genomföra kommande etapper. Det finns färdiga utbildningspaket som kan användas under konceptstudien och projektet. Genom de arbetsmöten som genomförts har kunskapsnivån höjts hos deltagarna i de olika arbetsgrupperna inom områdena: Systeminventering, informationskartläggning, arkivinspektioner och styrande dokument. Leveranser från verksamhetssystem till e-arkiv. Arkivsystem både som kommersiella produkter och egenutvecklade lösningar. Kunskaperna som arbetsgrupperna inhämtat har kunnat användas bland annat för rutinbeskrivningar och kommer att kunna användas för de utbildningar som planeras under konceptstudien. Material som har sammanställts finns tillgängligt för delagande organisationer på projektwebben. 3.1.4 Delmål översiktlig systeminventering En översiktlig systeminventering skulle genomföras. Samtliga deltagande organisationer lämnade in underlag enligt instruktioner från arbetsgruppen. Det gick bättre än förväntat att få in underlag, men det tog längre tid än förväntat att sammanställa och bearbeta uppgifterna som lämnats in. Resultatet har blivit en gemensam systemlista på projektarbetsplatsen. Det arbete som återstår är att gå igenom hela listan och genomföra djupare analyser. Så här långt har det ändå varit möjligt att använda systemlistan som underlag för förslag till fortsatt inriktning. 3.1.5 Delmål slutföra nulägesanalys e-arkiv i drift Under förstudien påbörjades en enkätundersökning med frågor till organisationer som redan har e- arkiv i drift. Under den fördjupade förstudien kunde undersökningen slutföras. Sammanställningen av svaren har använts som underlag till analysen som redovisas i den här rapporten. 3.1.6 Delmål påbörja informationskartläggning Den fördjupade förstudien skulle göra det möjligt för deltagande organisationer att påbörja arbetet med informationskartläggning. En utbildning genomfördes för att ge grundläggande kunskap och tips när det gäller processkartläggning för verksamhetsutveckling, systeminventering och klassificering av information med utgångspunkt från verksamhetssammanhang.

ägare 8 Det har varit upp till varje deltagande organisation att ta ställning till hur man velat gå vidare med informationskartläggning internt. En fråga ställdes till kontaktpersonerna i samband med utvärdering av den fördjupade förstudien, ingen svarade att ett arbete med informationskartläggning påbörjats på hemmaplan. Eftersom inte alla svarade så finns det inte någon klar bild av nuläget. Av de kommentarer som lämnades vid utbildningen och i utvärdering så framstår det som att deltagande kommuner behöver mer handgriplig hjälp för att komma igång. 3.1.7 Delmål styrande dokument och tillsyn Den fördjupade förstudien skulle sammanställa exempel på styrande dokument och ta fram förslag till tillsynsmetodik. En rutinbeskrivning samt mallar för rapport från arkivinspektion och skrivelse till förvaltningar och enheter har tagits fram. Arbetsgruppen har börjat samla in exempel på olika typer av styrande dokument som har med arkiv att göra. Arbetet har inte slutförts eftersom bedömningen var att det är bättre att invänta en vägledning som Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor håller på att ta fram när det gäller styrande dokument och beslut om arkiv. 3.1.8 Delmål förlag till fortsättning Den fördjupade förstudiens projektledning har tillsammans med styrgruppen, samordnare för de olika arbetsgrupperna och övriga resurser arbetat med att ta fram förslag till kommande etapper. Inriktningen som föreslås är en gemensam organisation för e-arkiv i regionen. Förslag till organisation, överenskommelse och direktiv samt detaljerad plan för konceptstudie mars till december 2014 (10 månader) har tagits fram. Arbetet med att planera bildande av en gemensam organisation och projektet för att införa gemensamt arkivsystem har påbörjats. Ett färdigt förslag kommer att tas fram under konceptstudien. 3.2 Ekonomi Budgeten för den fördjupade förstudien var totalt 350000 kr för sex månader. Kostnaderna fördelades mellan deltagande organisationer baserat på invånarantal. Regionförbund betalade samma summa som minsta kommun. skickade ut faktura till deltagande organisationer och alla betalningar har kommit in. betalade Karlskrona kommun för projektledare 25 % från och med mitten av december till och med februari. Detta innebar inga förändringar i överenskommelsen. Överkottet (18000 kr) överförs till konceptstudien. Endast Regionförbundet Södra Småland kliver av samverkan och andelen blir mindre än 500 kr. Personal 310000 Övriga omkostnader 22000 Summa: 332 000 Budget 350000 Differens + 18000

ägare 9 4 förlopp Den 26 augusti var det ett uppstartsmöte i Växjö för kontaktpersoner. De flesta deltagande organisationer var representerade på mötet. Under uppstartsmötet presenterades slutrapporten från förstudien och kortfattat innehållet i Guide till handlingsalternativ. Förslag till beskrivning av kontaktpersonernas och styrgruppens roll, ansvarsområde och arbetssätt presenterades och diskuterades. Förslag till överenskommelse, direktiv och projektplan gicks igenom. för halvdagar med avstämningsmöten med kontaktpersoner bokades in för tre tillfällen. En styrgrupp utsågs av kontaktpersonerna. En reviderad version av överenskommelse och direktiv skickades ut via e-post till kontaktpersoner för genomläsning efter uppstartsmötet. Överenskommelsen undertecknas i samband med kommunchefsträffar i Växjö den 13 september och Karlshamn den 17 september. Genom att underteckna överenskommelsen godkändes också projektdirektivet. planen godkändes av styrgruppen på mötet den 16 september 2013. Den första aktiviteten som genomfördes var utbildningsdagen om informationskartläggning. Därefter påbörjades arbetet med att ta fram instruktioner för den översiktliga systeminventeringen. Under tiden som inventeringen genomfördes ute hos deltagande organisationer arbetade arbetsgruppen Kartläggning och goda exempel med att samla in exempel på styrande dokument, genomföra workshop om klassificering och ta fram rutinbeskrivning och förslag till mallar i samband med arkivinspektioner. Parallellt med dessa aktiviteter hade arbetsgruppen Analys leveranstester regelbundet webbmöten för erfarenhetsutbyte. Under december till februari tog gruppen fram förslag till rutinbeskrivningar för avställning från gamla system och upphandling av nya system. Arbetsgruppen Analys ramavtal bevakade informationsträffar med anledning av SKI:s ramavtal för e- arkiv och hade två kortare arbetsmöten. Eftersom inte alla ramavtal tecknats under perioden genomfördes inte någon djupare analys. Styrgruppen fungerade från mitten av oktober som arbetsgrupp är det gäller planering inför nästa etapp samt ta fram informationsmaterial och beslutsunderlag. Under november hade styrgruppen tillgång till en utredare hos. I mitten av december förstärktes projektgruppen med sammanhållande projektledare och Region Blekinge bidrog med en resurs som projektekonom. För att kunna få fram ett beslutsunderlag inför budgetprocessen under 2014 förändrades tidplanen på så sätt att den fördjupade förstudien avslutades tidigare under februari samtidigt som arbetet med förberedelser inför konceptstudien påbörjades. Det innebar att vissa förberedande aktiviteter parkerades för att återupptas senare under konceptstudien.

ägare 10 5 Erfarenheter från den fördjupade förstudien organisationen förstärktes med en styrgrupp för att framförallt säkerställa förankring på hemmaplan. Flera olika kompetenser kunde engageras genom att dela upp arbetet i flera grupper, med mer avgränsade uppdrag. Den fördjupade förstudien har haft ett aktivt utbyte med initiativ i angränsande län genom träffar och att olika nätverk har kunnat fungera som referensgrupper. En utbildning om informationskartläggning och en workshop om klassificering genomfördes. Under den fördjupade förstudien påbörjades deltagande i Riksarkivets eard och delprojektet nyttorealisering framförallt genom att genomföra en workshop under ledning av Tero Päivärinta, Luleå tekniska universitet. Under den fördjupade förstudien har det förberedande arbetet kunnat konkretiseras genom att ta fram rutinbeskrivningar och mallar. Insamlandet av bra exempel på styrande dokument påbörjades, och arbetsgruppen Karläggning och goda exempel tog del av och sammanställde synpunkter på ett förslag till vägledning om styrande dokument som Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor tagit fram. En översiktlig systeminventering genomfördes som resulterade i en gemensam systemlista. Nulägesanalysen av e-arkiv i drift slutfördes och redovisades för styrgruppen och kontaktpersonerna. Någon analys av SKI:s ramavtal för e-arkiv genomfördes inte då inte alla avtal tecknades under perioden eftersom leverantörerna hade fyra månader på sig att utveckla viss funktionalitet. Förslag till fortsatt samverkan har tagits fram. Nästa etapp är att genomföra en konceptstudie för en gemensam organisation för e-arkiv i regionen. Efter att konceptet är godkänt påbörjas arbetet med att för starta ny organisation och upphandla arkivsystem 2015. Informationen till kontaktpersoner förbättrades genom ett månadsbrev med översiktlig information. Lägesrapporter sammanställdes inför styrgruppsmöten och avstämningsträffar för kontaktpersoner. En gemensam projektwebb fanns tillgänglig för deltagande organisationer och färdigställd information publicerades på webben. Resultatet av den fördjupade förstudien: Slutrapport Ordlista på projektwebben Systemlista på projektwebben Rutinbeskrivning och rapportmalla arkivinspektion Förslag till rutinbeskrivning avställning av gamla system respektive upphandling av nya system 5.1 Organisation, roller och ansvarsfördelning Förändringen jämfört med förstudien var att en styrgrupp tillsattes och att tre arbetsgrupper med olika inriktningar skapades. Styrgruppen formerades för att få en tydligare styrning i den fördjupade förstudien och ett bättre stöd till övriga kontaktpersoner. Syftet var att få ut information och få igång arbetet med förankring på hemmaplan. De olika arbetsgrupperna delades upp för att lättare

ägare 11 engagera olika kompetenser. Under förstudien var det i huvudsak arkivarier som deltog aktivt i arbetet, men under den fördjupade förstudien var kompetenserna mer blandade. 5.1.1 Styrgrupp Styrgruppens uppgift var att följa och stödja arbetet i den fördjupade förstudien samt att vara med och diskuterade och värderade de förslag som arbetstrupperna tagit fram. Sammansättningen av styrgruppen förändrades efter avstämningsträff med kontaktpersoner den 9 oktober och möte med styrgruppen den 15 oktober. Styrgruppen ansvarade för att planera, styra och följa upp den fördjupade förstudien, samt att se till att arbetsgrupper bemannas. Styrgruppen skulle också fungera som arbetsgrupp när det gäller att ta fram underlag för information och beslut om fortsatt gemensamt projekt och samverkan i regionen. Kontaktpersonerna utsågs i samband med uppstartsmötet. Deltagare i styrgruppen som utsågs var: Marianne Dalesjö, kanslichef Växjö (sammankallande), ersattes i december 2013 av Martin Fransson, tf. kanslichef, Jens Odevall, administrativ chef, Karlshamns kommun Anders Danielsson, informationssäkerhetschef, Karlskrona kommun Lasse Johansen, it-chef Alvesta kommun Ulrika Gustafsson, administrativ chef, RFSS Ingrid Ljungquist, administrativ chef, Region Blekinge På förlag av kontaktpersonerna vid avstämningsträffen 9 oktober förstärktes styrgruppen med tre deltagare: Mats Porsklev, Älmhults kommun Jesper Jacobsson, Sölvesborgs kommun Leif Söderlund, Ronneby kommun På grund av att Regionförbundet Södra Småland skulle bilda regionkommun tillsammans med Landstinget Kronoberg utträdde Ulrikaur styrgruppen redan från januari 2014. Styrgruppsmöten hölls vid sex tillfällen, varannan gång i Växjö och varannan gång i Karlskrona. Det har varit möjligt att delta via webb eller telefon. 5.1.2 Kontaktpersoner Varje beställare utsåg en kontaktperson som formellt ansvarig mot den fördjupade förstudien. Kontaktpersonen skulle ha en beslutsfattande position för att säkerställa förankring inom den deltagande organisationen. Kontaktpersonernas ansvar var att driva och förankra det interna arbetet inom sin respektive organisation samt att organisera det lokala arbetet.

ägare 12 Kontaktpersoner, utöver deltagare i styrgruppen, var: Camilla Thure, utvecklingsstrateg, Lessebo kommun Ronnie Wallin, kanslichef, Ljungby kommun Bengt Nilsson, kommunchef, Markaryds kommun, som efterträddes av Bengt-Göran Söderlind, näringslivschef Anna-Karin Johansen, administrativ chef, Olofströms kommun Garo Lorfalk, kanslichef, Tingsryd kommun Niklas Jansson, it-chef, Uppvidinge kommun 5.1.3 ansvarig ansvarig ansvarade för att tillsätta resurser för att hantera projektledning samt att hantera formalia kring överenskommelse mellan deltagande organisationer. Rollen hade också ett ansvar för att sammankalla styrgrupp och kommunicera med kontaktpersoner. Marianne Dalesjö, kanslichef hos, var projektansvarig fram till mitten av december. Marianne ersattes därefter av Martin Fransson, tf. kanslichef och gruppledare för kansligruppen på. Anledningen var att Marianne påbörjade ett nytt arbete vid årsskiftet 2014. 5.1.4 ledare var projektledare från starten av den fördjupade förstudien till mitten av december och ansvarade för att samordna kommunicera och leda den fördjupade förstudien. I förstudierapporten rekommenderades att anlita en erfaren projektledare med inriktning mot utvecklingsprojekt inom it, men att behovet av arkivarie som projektresurs kvarstod. I och med att Karlskrona kommun rekryterade projektledare för att införa nytt ärende- och dokumenthanteringssystem blev det möjligt att förstärka organisationen med projektledarkompetens redan under den fördjupade förstudien. Från och med mitten av december övertog Lars-Erik Strandberg, Karlskrona kommun, rollen som projektledare (motsvarande 25 % tjänst). ledaren ansvarade därefter för att samordna, kommunicera och leda planeringen av nästa etapp (konceptstudie). Elin fick då rollen som biträdande projektledare och specialist e-arkiv (motsvarande 75 % tjänst) med ansvar för att samordna, kommunicera och leda de planerade aktiviteterna inom den fördjupade förstudien, samt att bistå projektledaren med underlag och verksamhetskunskap inom området e-arkiv. Förändringarna dokumenterades i en reviderad projektplan som godkändes av styrgruppen den 17 december 2013 efter att kontaktpersonerna hade haft möjlighet att lämna synpunkter. Förändringen föranledde inte någon förändring i överenskommelsen om den fördjupade förstudien då de sammanlagda gemensamma resurserna motsvarade en heltidstjänst. 5.1.5 Övriga projektresurser Den fördjupade förstudien hade under november 2013 tillgång till en resurs från s analysavdelning för att göra en sammanställning när det gäller förutsättningar för gemensam organisation. Christina Lindberg, ekonom och utredare hos, hade tidigare

ägare 13 erfarenheter från utredning av tekniskt bolag och utsågs till att bistå den fördjupade förstudien med expertkunskap inom området. På grund av andra uppdrag kunde Christina inte fortsätta att vara en resurs för projektet. Region Blekinge bidrog från december med ekonom som resurs för att titta på dels budget och fördelning kostnaderna för konceptstudien, men framförallt för att titta på finansieringsmodeller med mera under själva konceptstudien. Maria Purnell fick rollen som projektekonom med uppgift att stödja projektorganisationen när det gäller fördelning av kostnader och modeller som tas fram under konceptstudien. Från och med oktober hade den fördjupade förstudien en resurs som fungerade som projektregistrator. Annie Jonsson,, arbetade tre förmiddagar i veckan med att registrera och kontrollera poster i termlistan och systemlistan. Annie har kontrollerat och gjort en första bearbetning av underlaget som lämnats in till systeminventeringen och korrekturläst och rättat posterna i termlistan. Den extra resursen innebar högre kvalitet på den registrerade informationen än vad som annars hade varit möjligt. 5.1.6 Arbetsgrupp Kartläggning och goda exempel Arbetsgruppen Kartläggning och goda exempel skulle planera och stödja det lokala arbetet med systeminventering, utbildning och erfarenhetsutbyte kring informationskartläggning samt samla goda exempel på styrande dokument när det gäller informationshantering och tillsynsmetodik. Gruppen baseras på arbetsgruppen från förstudien våren 2013. Samordnare för arbetsgruppen: Emil Hagelbäck, arkivarie, Sölvesborgs kommun Deltagare i arbetsgruppen Kartläggning och goda exempel: Josefina Andersson, arkivarie, Markaryds kommun Magdalena Nordin, arkivarie, Karlskrona kommun Niclas Rosenbalck, arkivarie, Älmhults kommun Jonas Sjöberg, systemförvaltare, Alvesta kommun Anders Karlsson, arkivarie, Ronneby kommun Anna-Lena Ljungberg, arkivarie, Alvesta kommun 5.1.7 Arbetsgrupp Analys leveranstest Arbetsgruppen skulle vara ett forum för erfarenhetsutbyte och analysera de tester som genomförts hos deltagande organisationer när det gäller leverans från verksamhetssystem till arkivsystem. Samordnare för arbetsgruppen:, arkivarie/projektledare, Deltagare i arbetsgruppen Analys leveranstest:

ägare 14 Olivia Simson, arkivarie, Karlskrona kommun Charlotte Jörgensen, systemförvaltare, Karlskrona kommun Annelie Holmberg, registrator, Karlskrona kommun Magdalena Nordin, arkivarie, Karlskrona kommun Jessika Svedberg, projektledare, 5.1.8 Arbetsgrupp Analys ramavtal e-arkiv Arbetsgrupp som skulle gå igenom och analyserar det ramavtal för e-arkiv som SKL Kommentus Inköpscentral hade upphandlat. Arbetsgruppen var bemannad med upphandlare, arkivarier och itarkitekt. Några personer hade lovat ställa upp som referenspersoner när det gäller it och juridik. Samordnare för arbetsgruppen: Magdalena Nordin, arkivarie, Karlskrona kommun (samordnare) Deltagare i arbetsgruppen analys ramavtal: Per Mortensen, upphandlingschef, Karlskrona kommun Mikael Andersson, upphandlare, Karlskrona kommun Niklas Hörling, it-arkitekt, Teo Zickbauer, upphandlare, Ronneby kommun, deltog vid mötet i februari. Referenspersoner it: Lasse Johansen, it-chef Alvesta kommun Peter Wiman, it-chef, Ljungby kommun 5.2 Expert- och referensgrupper Expert och referensgrupper som har fått information om den fördjupade förstudien och möjlighet att lämna synpunker är dels projekt och initiativ som arbetar med e-arkiv i angränsande län och de nätverk som finns i Kronoberg och Blekinge för it-chefer och jurister. De nätverk som finns för personer som arbetar med informationssäkerhet har också identifierats som viktiga expertgrupper för arbetet med e-arkiv. 5.2.1 Initiativ i angränsande län Programgrupp, arbetsgupper och samordnare för initiativ i grannlänen har fungerat som referensgrupp för den fördjupade förstudien. Dessa initiativ har erbjudits att använda det koncept som tagits fram för nulägesanalys och systeminventering. Detta för att komma i fas så att det skulle vara möjligt att utöka samverkan i nästa etapp. I samband med möten för erfarenhetsutbyte och träffar som ordnats av nätverket e-arkiv syd har olika frågor och förslag diskuterats. En inbjudan att anmäla intresse för att påbörja en dialog om närmare samarbete skickades ut till Kalmar län samt kommunerna i Skåne Nordost och Skåne Nordväst den 29 januari 2014.

ägare 15 Kalmar län har under 2013 formerat en programgrupp som samordnar arbetet med e-arkiv. Kalmar län uttryckte önskemål om att delta i arbetsgrupper under den fördjupade förstudien. Styrgruppen beslutade att det med tanke på den aktuella överenskommelsen inte var lämpligt med externa deltagare i arbetsgrupperna. Jönköpings län har genomfört en förstudie som utförts av en extern konsult tillsatt av e-förvaltningsrådet. Skåne Nordväst har genomfört en förstudie och har ett förslag att genomföra fördjupad förstudie. En gemensam projektresurs håller på att rekryteras. Skåne Nordost planerar att starta en förstudie och anställa projektledare, finansierad med EU-medel. Förstudien ska fungera som underlag för fortsatt planering och förslag till projektplan för införande av e-arkiv inom Skåne Nordost, samt utreda frågor om olika samarbetsformer. Chefsgruppen i Skåne Nordost utgör styrgrupp. Arbetsgruppen (arkivarier, kansli och IT-personal) avser att ha ett aktivt erfarenhetsutbyte med både Skåne Nordväst och Kronoberg/Blekinge. 5.2.2 Regionala digitala agendan När det gäller e-arkiv finns en koppling till den Digitala agendan. Där finns fem temagrupper och av dessa passar e-arkiv in i e-förvaltning. Det finns ett etablerat samarbete med Kronoberg, Jönköping och Blekinge. Kalmar län har valt att ha två parallella spår - man tänker dels lägga fram uppdragsbeskrivningen till kommuncheferna, dels föra upp frågan i programrådet för den digitala agendan eftersom den kan vara en bra stödprocess. Magdalena och Elin har skrivit ett utkast till Regionala digitala agendan i Blekinge. Texten har förankrats i styrgruppen före publicering på Regionala digitala agendans webbplats. 5.2.3 Nätverk för it-chefer Den 16 oktober 2013 träffades it-cheferna i Kronoberg i Växjö. Elin informerade om det pågående arbetet med den fördjupade förstudien och om systeminventeringen. Den 19 november informerade Magdalena it-cheferna Blekinge. 5.2.4 Juristnätverket Det finns ett juristnätverk i Kronoberg och Blekinge där även flera kanslichefer och administrativa chefer deltar. Det är inte alla kommuner som har en kommunjurist anställd. På träffarna diskuteras juridiska frågor men även till exempel ärendehantering och arkiv. Den 24 september 2013 informerade Elin om resultatet av förstudien och planerna för den fördjupade förstudien på träff med juristnätverket från Kronoberg och Blekinge som hölls i Växjö 5.2.5 Informationssäkerhet Den 17 september deltog Anders Danielsson, Helena Almtjärn (informationssäkerhetsansvarig Landstinget Blekinge), Magdalena och Elin på ett möte med Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) i Karlskrona. Bakgrunden var att Anders talat med MSB och de var intresserade av att höra mer om samarbetet om e-arkiv i Kronoberg och Blekinge. Lärdomen från mötet var att det är viktigt att titta på helheten med informationssäkerhetsklassning, processkartläggning, e-tjänster och öppna data. Förfrågan har också ställts tillsamordnare för nätverken för informationssäkerhet i kommuner och landsting (KIS och NIS) om att ta upp frågan om e-arkiv på kommande träffar. Landstingen och kommunerna har ibland gemensamma träffar.

ägare 16 5.3 Utbildningar och aktiviteter Arbetsgruppen Kartläggning och goda exempel har genomfört en utbildning om informationskartläggning och en workshop om klassificering. Arbetsgruppen har också tittat på olika exempel på Klassificeringsscheman Klassa från Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor samt klassificeringsscheman som tagits fram inom DÄHS samarbetet respektive ITSAM. 5.3.1 Informationskartläggning En förutsättning för att införa e-arkiv är att arbeta mer förebyggande redan när informationssystem införs och information skapas. I den fördjupade förstudien under hösten 2013 ingick därför utbildning och erfarenhetsutbyte för att sätta igång internt arbete med att kartlägga information. Förstudien anordnade därför en heldag i Växjö den 30 augusti då vi bjöd in representanter från olika organisationer som berättade om hur de har gått tillväga för att kartlägga informationen i sin organisation. Tanken med dagen var deltagarna i förstudien skulle få praktiska, konkreta råd om hur man kommer igång med informationskartläggning och vad man bör tänka på. Föredragen på heldagen om informationskartläggning var: En samhällsbyggnadsförvaltning i förändring, Tina Tidhammar (Karlskrona kommun). Systeminventering och informationskartläggning, Christer Atterling (Region Skåne). Skapa klassificeringsstrutur för nytt ärende- och dokumenthanteringssystem, Carl-Henrik Andersson (Tomelilla kommun). Fördelar och fallgropar - praktiska exempel från klassificeringsarbete, Anki Heimonen (ITSAM). Materialet från utbildningen har deltats på projektarbetsplatsen. Deltagarna tillfrågades om vilka tips, förslag, synpunkter och idéer de hade när det gällde informationskartläggning och samverkan om e-arkiv. Lista med förslag och önskemål från deltagarna på utbildningen har sammanställts och redovisats för kontaktpersoner och för styrgruppen. Listan har också varit underlag för rekommendationer och förslag till nästa etapp. Deltagarna tyckte över lag att utbildningsdagen var bra. Det mindre positiva var lokalen som var för liten för många deltagare. Enligt en enkät som skickades ut till kontaktpersonerna i januari 2014 så hade utbildningen inte lett vidare till att några aktiviteter genomförts på hemmaplan. Orsaker som angavs var bland annat att ansvaret för att driva arbetet med informationskartläggning inte var klargjort och att det inte fanns tid på grund av andra arbetsuppgifter. 5.3.2 Klassificeringsschema Klassificeringsschema med utgångspunkt från verksamhetens processer är något som kommer att behöva hanteras i kommande projekt och förvaltningsorganisation. Klassificeringsschemat används för att systematiskt beskriva olika verksamhetsområden och processer i syfte att knyta information till sitt ursprungliga sammanhang. Flera organisationer är i gång med att upphandla eller införa nya

ägare 17 ärende- och dokumenthanteringssystem eller vill upphandla framöver 1 och då kan det finnas behov av att förändra sättet att klassificera information. En workshop om klassificering genomfördes den 14 oktober. Syftet var att gå igenom och diskutera det förslag till klassificeringsschema som tagits fram på uppdrag av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor inom projektet KLASSA. 2 Målgruppen var personer i regionen som var väl insatta i frågor som rör klassificering av information med utgångspunkt från verksamhets/processammanhang. Till workshopen bjöd projektgruppen in kunniga personer från regionen. Resultatet blev en rapport samt att information och frågor översändes till Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor. Resultatet av workshopen var avsett att diskuteras av nätverket E-arkiv syd på träffen i Hässleholm den 28 oktober. Aktiviteterna var förberedande inför informationsträffarna som Samrådsgruppen genomförde i november. Carl-Henrik Andersson, arkivarie i Tomelilla kommun, som varit projektledare för att ta fram ett klassificeringsschema för ett antal kommuner i Skåne, delade med sig av rapporten från informationsträffen om Klassa via nätverket E-arkiv syd. Nätverket E-arkiv syd träffades i Hässleholm den 2 december och stämde av tester av Klassa. Flera i nätverket har kommit igång och synpunkter ska sammanställas till nästa träff i början av februari. Samrådsgruppen har meddelat att de kommer att publicera en ändrad version efter synpunkter preliminärt i mars. Karlskrona kommun stämmer av de delar som rör räddningstjänsten, Växjö kommun har testat att diarieföra enligt Klassa och Ronneby kommun har tittat på verksamhetsområdet personal. Arbetsgruppen Kartläggning och goda exempel har använt ett par arbetsmöten för att gå igenom olika förslag till Klassificeringsschema och se om det var möjligt att sammanställa ett första förslag till gemensamt klassificeringsschema. Bedömningen är att Klassa i sin nuvarande form inte kan användas som ersättning för till exempel diarieplan i ett ärende- och dokumenthanteringssystem. Däremot bör det vara möjligt att med utgångspunkt från de exempel som finns komma fram till en gemensam struktur på de översta nivåerna i hierarkin. För en mer detaljerad klassificering behövs ett underlag i form av kartläggning av hur information faktiskt hanteras i verksamheten. 5.3.3 Workshop om nyttorealisering (eard) Den 16 januari 2014 genomfördes en Workshop om nyttorealisering som leddes av delprojektledare från projektet E-arkiv och e-diarium (eard), Tero Päivärinta (Luleå tekniska universitet). Ett PM om delprojektet har deltats på projektwebben. 3 Förutom projektledare och samordnare för arbetsgrupperna i den fördjupade förstudien deltog på workshopen Linus de Petris, it-stateg från Karlshamns kommun. Petter Paulsson, samordnare på itenheten i, deltog under förmiddagen. 1 Det framgick av nulägesanalysen som genomfördes under förstudien våren 2013. 2 KLASSA-projektet: http://www.samradsgruppen.se/index.php/klassificeringsstruktur-projekt-klassa 3 PM: Deltagande i eard:s delprojekt nyttorealisering,, 2013-11-26.

ägare 18 Workshopen genomfördes som en del av eard:s delprojekt 2 som handlade om nyttorealisering. Målet med delprojektet är att ta fram ett generellt underlag för att genomföra nyttorealiseringsprocessen inför beslut om införande av förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) hos organisationen. Utgångspunkten är E-delegationens vägledning i nyttorealisering. 4 Förutom workshopen i Växjö genomförde Tero liknande workshopar tillsammans med bland annat Härnösands kommun (leveranspaket personalinformation). Tero introducerade projektet eard, de förvaltningsgemensamma specifikationerna (FGS) och E-delegationens vägledning för nyttorealisering. Under workshopen gick deltagarna igenom de första stegen i nyttorealiseringsprocessen. Ett arbetsmöte genomfördes den 11 februari för att gå igenom det material som sammanställts. Arbetet med nyttorealisering fortsätter efter att den fördjupade förstudien avslutas. Resultatet kommer att redovisas i en delrapport till projektet eard som publiceras via adressen http://www.riksarkivet.se/e-arkiv. Erfarenheterna kan användas i planeringen av kommande konceptstudie och projekt. Workshopen gav oss en inblick i e-delegationens metod för nyttorealisering och en möjlighet att fortsätta arbeta med processen både under projektet och när en gemensam arkivorganisation är i drift. Dokumentation från workshopen finns på projektwebben. 5.4 Rutinbeskrivningar och mallar Under förstudien var resultatet huvudsakligen ett utbildningsmaterial. Under den fördjupade förstudien har ambitionen varit att konkretisera arbetet för att förbereda införande av e-arkiv genom att ta fram rutinbeskrivningar och mallar. Det är arbetet kommer att fortsättas under den senare delen av konceptstudien. 5.4.1 Arkivinspektioner Ett sätt att förbereda införande av e-arkiv att påbörja arbetet med att få ordning och reda på kommunens informationshantering. Då är det bra att börja arbeta systematiskt med tillsyn över nämndernas och bolagens arkiv. Arkivmyndigheten ansvarar för tillsyn över hur nämnder och bolag sköter sin informationsförvaltning. Arbetsgruppen Kartläggning och goda exempel har tagit fram en rutinbeskrivning samt mallar för rapport från arkivinspektion och skrivelse till förvaltningar och enheter. Förutom arbetsgruppen har Marie Ulmhed, arkivarie på, deltagit i arbetet. En checklista som använts i Karlskrona och Växjö användes som utgångspunkt och kompletterades med frågor om it-system samt hantering av e-handlingar. Den gemensamma systemlistan kommer att kunna användas för att fånga upp gamla system som behöver arkiveras och nya som behöver kravställas. Förslag till rutinbeskrivning och mallar skickades ut till kontaktpersonerna för synpunkter. Inga synpunkter lämnades. Under nästa etapp planeras att testa de nya mallarna genom att genomföra en arkivinspektion hos Karlskrona kommun. 4 http://www.edelegationen.se/stod-och-verktyg/nyttorealisering/

ägare 19 Rutinbeskrivningen och mallarna innebär att vi kommer att kunna erbjuda utbildning under konceptstudien. Dokumenten kan också underlätta för deltagande organisationer att arbeta strukturerat med arkivinspektioner. 5.4.2 Styrande dokument Hösten 2013 tog Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor fram ett utkast till vägledning om styrande dokument och arkiv. Arbetsgruppen Kartläggning och styrande dokument fick ta del av utkastet och möjlighet att lämna synpunkter. Gruppen har läst igenom och diskuterat utkast till skriften Vem bestämmer om arkiv?. Utkastet har skickats ut till juristnätverket. Sypunkter har sammanställts och skickades till samrådsgruppen den 20 december 2013. Återstår gör sammanställningen av en beskrivning av olika typer av styrande dokument som kommer att behöva finnas hos en kommande e-arkivorganisation. Detta skjuts upp till de förberedande aktiviteter som genomförs under konceptstudien. 5.5 Nulägesanalys e-arkiv i drift Under förstudien våren 2013 påbörjades en enkät med frågor till organisationer som har e-arkiv i drift. Alla intervjuer som planerats för att få in svar till enkäten hade genomförts i november 2013. Enkäten genomfördes för att få en uppfattning om vad som krävs för att driva en organisation kring e-arkiv. Av dem som ställt upp på enkäten har tre svarat vid telefonintervju (Region Skåne, R7e-arkiv och Stockholms stadsarkiv) och två skickat in skriftliga svar (Skatteverket och Försäkringskassan). Nulägesanalysen är inte heltäckande utan omfattar de organsationer med e-arkiv i drift som var kända för oss våren 2013 och som dessutom valde att ställa upp på att besvara enkäten. En sammanfattning av svaren redovisades i bilaga till lägesrapport för november. En sammanställning av alla svar finns tillgänglig för deltagande organisationer på projektwebben. I den här rapporten finns en sammanfattning och analys av svaren. 5.5.1 Organisation och kompetens E-arkivet är i de flesta fallen en egen enhet organisatoriskt som är placerad under avdelningen för verksamhetsstöd eller arkivet. I ett av fallen (R7e-arkiv) är e-arkivet en gemensam förvaltningsorganisation för flera huvudmän, där var och en äger sin information. Fördelarna med att e-arkivet är en organisatorisk enhet är att kompetens hålls samlad och arbetet blir mer effektivt med bättre kunskapsöverföring mellan projekt och förvaltning. En av organisationerna som har e-arkivet organisatoriskt placerat under arkivet för fram närheten till beslutsfattande och övriga arkivorganisationen som en framgångsfaktor. Utgångpunkten för dem är att skilja så lite som möjligt på analogt och digitalt. Det som man saknar är däremot en övergripande roll med ansvar för informationsförvaltningen som helhet i organisationen. När det gäller en gemensam organisation (R7e-arkiv) är det framförallt ekonomin som är drivkraften, eftersom det blir mycket billigare att driva e-arkiv tillsammans. Nackdelarna som förs fram är att helhetsperspektivet på informationsförvaltning blir mindre tydligt. När det gäller samverkan är nackdelen framförallt att deltagarna kan ha olika syn på verksamheten, vilket gör att det kostar på lite att samarbeta.

ägare 20 Den årliga kostnaden för drift handlar om ca 5-10 miljoner kronor per år för de organisationer som deltog. De som har svarat på enkäten har räknat lite olika. Kostnader för system och licenser ingår, och i vissa fall har man räknat med personalen. I den övre delen av skalan (9-10 miljoner) har man räknat med utvecklingskostnader (egenutvecklad lösning) eller kostnader för leveranser av information (ungefär halva summan). I fallet R7e-arkiv betalar varje part omkring en miljon årligen. Några närmare analyser av kostnaderna har inte gjorts, utan uppgifterna kommer att användas som referens för att få en uppfattning om preliminära beräkningar av driftskostnader är rimliga. Hos de organisationer som besvarat enkäten har två till fem personer som har som sin huvudsakliga uppgift att arbeta med e-arkivet. Fler personer är vanligtvis involverad som en mindre del av sitt jobb. När det gäller att anlita externa konsulter skiljer sig de olika organisationerna åt. Två har svarat att konsulter inte anlitas alls i det löpande arbetet. En har svarat att konsulter nästan alltid anlitas framförallt för ändamålen support, utveckling av systemet och för att hantera leveranser. Ytterligare en har svarat att konsulter nästa alltid anlitas och då för drift, utveckling och leveranser/anslutningsprojekt. Slutligen anger en av de svarande att konsulter anlitas ibland eller sällan för specifika frågor och att man inte vill ha för start beroende av leverantörer. För att få en uppfattning om hur stor organisation som e-arkivet servar ställdes ett antal frågor. Antalet anställda arkivarier varierar mellan 15-20 upp till ungefär 70. När det gäller antalet anställda totalt sett varierar siffrorna från ca 13 000 till 40 000. Underlaget är för litet för att dra andra slutsatser än att de organisationer som har varit tidiga med att införa er-arkiv har varit mycket stora organisationer som redan sedan tidigare har arkivkompetens inom organisationen. I fallet R7e-arkiv har inte gjorts någon sammanräkning då arkivfunktionerna finns ute hos deltagande organisationer. Detta kan jämföras med ca 25 000 årsarbetare i de 13 kommunerna i Kronoberg och Blekinge 5 med sammantaget ca 7 utbildade arkivarier. 6 Vilken kompetens som de som arbetar med e-arkivet har varierar något, men det går att dra några generella slutsatser. Generellt sett så samarbetar utbildade arkivarier tillsammans med mer tekniskt inriktade personer. Vanligtvis finns det också verksamhetsledare och/eller projektledare. Även andra kompetenser som informationsarkitekt eller utvecklare förekommer. En av de svarande har itarkivarier med utbildning inom digitalt bevarande eller kunskaper förvärvade genom praktisk erfarenhet. En svarade att de som arbetar med e-arkivet är generalister och inte specialister, men att det går allt mer mot specialister inom e-arkivområdet. Det finns kompetensprofiler, arbetsbeskrivningar eller liknande hos dem som svarat på enkäten. Tre organisationer arbetar med modellen PM3 för sin systemförvaltning. De mest väsentliga styrande dokumenten och specifikationerna som räknats upp av dem som svarat på enkäten är (utan inbördes rangordning): Anslutningsdokumentation med mall för checklista och överenskommelse Metadatamodell 5 Enligt SCB:s statistik från 2012. 6 Enligt nulägesanalysen som presenterades i Slutrapporten för förstudien våren 2013.

ägare 21 Processbeskrivningar Lista med tillåtna format Ordlista dokumentation Leveransspecifikationer per informationskategori Arkivreglemente, dokumenthanteringsplaner mm Policy för PUL och sekretessklassning Förvaltningsplan Handledningar Vi frågade om e-arkivet tillhandahåller tjänster åt mer än en myndighet. Skatteverkets e-arkiv används även av Kronofogdemyndigheten. När det gäller Region Skåne och Stockholms stad används e-arkivet av de myndigheter som hör till organisationen. I fallet Stockholms stad handlar det om cirka 50 bolag och förvaltningar samt friskolor i Stockholms kommun som enligt skollagen levererar friskolebetyg, i dagsläget ca 80 frisskolor men ökande. R7e-arkiv ägs gemensamt av landstingen som ingår i samverkan. 5.5.2 Leveranser De e-arkiv som deltagit i enkätundersökningen hanterar leveranser av en enstaka eller ett fåtal informationstyper, flest informationstyper hanterar Stockholms stad (mellan 15-20 olika typer). Uppgifterna är inte helt jämförbara då de olika e-arkiven kategoriserar sina leveranser lite olika, och också har olika behov beroende på vilken verksamhet som bedrivs. De antal leveranser eller anslutningsprojekt som genomförts varierar från ett enda eller ett fåtal till Stockholm som genomfört ett 20-tal större leveranser och som enligt anslutningsplan startar mellan 10 och 15 projekt årligen. De leveransprojekt vi frågat efter är avställning från system och inte manuella inleveranser av enstaka filer. Förutsättningarna skiljer sig åt om e-arkivet tar emot information från ett fåtal stora, komplexa system eller leveranser av mindre omfattning. Generellt sett verkar e-arkiv organisationerna ha hanterat en till fyra leveranser/system per år. En av de svarande har uppskattat tiden att genomföra en leverans till 4-8 månader. De flesta erbjuder både anslutning av verksamhetssystem till e-arkivet för löpande leveranser (integration) och att ta emot avställda system. Alla de e-arkiv som besvarat enkäten har processbeskrivningar eller handledningar för att genomföra leveranser. Den kompetens som behöver finnas hos avlevererande verksamhet är enligt svaren på enkäten: Kunskap om den verksamhet som bedrivs. Kunskap om levererande systemen. It-kompetens (tekniker, leverantör, konsult). Kunskap om e-arkivet. Arkivarie

ägare 22 Ett av e-arkiven har svarat att kompetensen oftast finns ute i verksamheten, men det kan vara svårt att få folk att avsätta tid. Ett annat av e-arkiven pekar särskilt på bristen på bra dokumentation av systemen och hur de har använts. Kostnaderna för att leverera information från verksamhetssystem till e-arkivet varierar stort. När det gäller externa kostnader (för att genomföra avställning av information från ett verksamhetssystem) varierar dessa från 50 000 upp till 1,5 miljoner per system. Det verkar vara vanligt att kostnaden ligger i spannet 100 000 400 000. I de flesta fallen bekostar verksamheten själva leveransen (anpassning av verksamhetssystem, konsulter med mera). I ett av fallen betalar verksamheten också en avgift till e-arkivet. Region Skåne har centrala anslag för att hantera leveranser. Detta ser man som en framgångsfaktor som gör att det blir möjligt att koncentrera sig på ett fåtal projekt åt gången. Fördelarna med att verksamheten står för sina egna omkostnader är att det blir en tydlig ansvarsfördelning, men i gengäld kan arkivet få väntetider för att verksamheten ska komma ikapp. Andra erfarenheter när det gäller att hantera leveranser är att det kan vara svårt att utgår från processer som tagits fram av någon annan. Eftersom projekten löper över lång tid skulle det också ses som en fördel att kunna planera budget under en längre period än vad som är brukligt. Ett av e- arkiven hade förväntat sig att fler moderna system skulle bli anslutna, men efterfrågan har snarare varit att ta hand om äldre system. System med dålig datakvalitet som man vill bli av med är ofta mest resurskrävande. När allt fler leveranser tas emot uppkommer det behov av bättre prestanda när det gäller arkivsystem och databaser. Ett av e-arkiven lyfter fram sin självbetjäningsportal där anslutna organisationer kan utföra tester och leverera in information som den främsta fördelen. De flesta som har svarat ställer krav på nya verksamhetssystem när det gäller möjligheten att leverera information till e-arkiv. En del har generella listor med krav och i förekommande fall deltar e-arkivet i förstudie- och genomförandeprojekt. En av de svarande påpekar att det är ett dilemma att det kan vara svårt att ställa preciserade krav. På grund av utvecklingstakten kan det vara olämpligt att ha med detaljerade specifikationer. Det leder till att det blir det svårare att få uppgifter om kostnader. Arbete pågår hos ett par av e-arkiven för att förbättra arbetet med kravställning. 5.5.3 Tekniska stödsystem Skatteverket var först med att ta sitt e-arkiv i drift år 2006. De flesta e-arkiven är relativt nya med två till tre år på nacken. en för att införa e-arkiv tog ett till tre år. Bland annat beroende hur mycket som respektive organisation hade att utgå från. Det är inte alltid helt enkelt att utgå från något befintligt. Detta poängteras av en av de svarande som säger att en viktig lärdom har varit att inte blanda gammalt och nytt. Tre av e-arkiven har egenutvecklad lösning för e-arkiv med egen drift. Ett har en egenutvecklad lösning men extern leverantör för driftstjänster. Endast en har en kommersiell produkt. En av förklaringarna till detta är troligtvis att de organisationer som deltog i enkätundersökningen skaffade sina lösningar innan det fanns en etablerad marknad för arkivsystem. Att äga källkoden kan också vara en strategi för att säkerställa bevarande över tid. Fördelarna med egenutvecklad lösning är enligt dem som besvarat enkäten kontroll över utvecklingen, att lösningen är helt anpassad efter de