Konstnärliga fakulteten Sida: 1 (16) Projektplan fas 2b Konstnärliga fakulteten
Konstnärliga fakulteten Sida: 2 (16) Innehåll 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Basfakta... 4 1.1 Godkännande av projektplan och bilagor... 4 1.2 Om dokumentet... 4 1.3 Projektet, sammanfattning... 5 Idé och mål... 6 2.1 Bakgrund... 6 2.2 Projektidé... 6 2.3 Önskade effekter och målbild... 7 2.4 Projektmål och prioritering... 8 2.5 Avgränsningar... 8 Leverans och överlämning... 9 3.1 Leveransobjekt och godkännande... 9 3.2 Överlämning, procedur... 9 Organisation och bemanning... 9 4.1 Projektorganisation... 9 4.2 Ansvar och befogenheter... 10 4.3 Lokalisering, utrustning samt lokaler... 12 4.4 Bemanning... 13 Tidsplan och resursbehov... 14 5.1 Projekttidsplan... 14 5.2 Beslutspunkter... 14 5.3 Resursbehov... 14 Arbetsformer... 14 6.1 Projektets arbetssätt... 14 6.2 Delaktighet... 15 6.3 Dokumentation... 15 6.4 Ändringshantering... 15 6.5 Kvalitetssäkring, Projektanalys... 15 6.6 Informationsspridning... 15 Projektrisker... 16 Projektkalkyl... 16 Referenser... 16
Konstnärliga fakulteten Sida: 3 (16) Utgåvehistorik för dokumentet Utgåva Datum Kommentar PA 1 11-01-05 Dokumentet skapat PA 2 11-01-26 Revidering efter beredningsgruppsmöte PA 3 11-01-31 Revidering efter synpunkter från fakultetsledningen A 11-02-07 Reviderad och godkänd vid styrgruppsmöte
Konstnärliga fakulteten Sida: 4 (16) 1 Basfakta 1.1 Godkännande av projektplan och bilagor 1.1.1 Godkännande av projektplanen Projektplanen godkänd av: Beställare/Projektägare: Projektledare: Anna Lindal, dekanus Konstnärliga fakulteten Viktoria Björcke, Prové Management 1.1.2 Bilagor Bilaga Dokumentnamn Utgåva, datum 1 Övergripande projektplan 2 Aktivitetsplan 3 Projektrisker 4 5 6 1.2 Om dokumentet Denna projektplan beskriver projektet Konstnärliga fakulteten. Projektet bedrivs i flera faser och som leverans från respektive fas ingår en detaljerad projektplanering för kommande fas. Projektplanen är därmed att betraktas som ett levande dokument som kommer att uppdateras i takt med projektets fortskridande. Denna version av projektplanen beskriver projektets fas 2b. Arbetet i projektet Konstnärliga fakulteten är under fas 2b fördelat ett antal olika delprojekt.
Konstnärliga fakulteten Sida: 5 (16) 1.3 Projektet, sammanfattning 1.3.1 Projektets omfattning Projektet avser verksamhetsutveckling inom Konstnärliga fakulteten. Syftet är att utveckla verksamheten innehållsligt och att effektivisera genom samordning. Arbetet förutsätter delaktighet från fakultetens medarbetare i arbetsgrupper och referensgrupper i utarbetandet av lösningar och engagemang hos alla berörda under realiseringen av föreslagna förändringar. 1.3.2 Framgångsfaktorer Eftersom projektet handlar om verksamhetsutveckling och kommer att påverka människor, organisation och arbetssätt är delaktighet, engagemang och kommunikation framgångsfaktorer. Projektet kommer därför att lägga stor vikt vid förankring och information. Andra viktiga framgångsfaktorer för ett lyckat förändringsarbete är att: skapa medvetenhet om värdet av utvecklingen vid fakulteten etablera en stark vägledande koalition ha en tydlig vision/mission och kommunicera den vara uthållig i utvecklingsarbetet För den Konstnärliga fakultetens projektarbete är viktiga framgångsfaktorer i fas 2b: att involverade i projektet finner utrymme och engagemang för delaktighet och att projektet tillförs tillräcklig och relevant kompetens och genomförandekraft att alla projektdeltagare har tydliga mandat att utföra givna uppgifter att i dialog med olika interna intressenter uppnå en tillräckligt god samsyn om behovet av nya lösningar och modeller för organisering kan uppnås d.v.s. att man åstadkommer en god förankring för implementering av förändringen att det finns adekvat resurstilldelning (pengar, kvinno- och mantimmar, rätt kompetens, utrustning) för projektet att genom delaktighet och kommunikation lyckas engagera medarbetare att ansvariga för information och kommunikation i projektet ges tillräckligt utrymme för arbetet att nödvändiga beslut kan fattas under vårterminen 2011 för projektets fullföljande. 1.3.3 Samband med andra organisationer eller projekt Projektet utförs inom ramen för Konstnärliga fakulteten. Det kan komma att ha naturliga beröringspunkter med andra projekt inom universitetet, som t ex GU: s omorganisationsprojekt och Campus Näckrosdammen. Projektet kommer även att beakta det utvecklingsarbete som sedan tidigare genomförts inom fakulteten.
Konstnärliga fakulteten Sida: 6 (16) 2 Idé och mål 2.1 Bakgrund Följande utgör bakgrund till projektet: Fakultetens ledningsgrupp har formulerat ett uppdrag i ett åttapunktsprogram avseende utveckling av fakulteten Fakulteten står inför en förstärkt konkurrenssituation Konstnärliga fakulteten vill vidareutveckla sin position som ett attraktivt alternativ för studenter och lärare Det finns behov av ökat samarbete mellan institutionerna/ högskolorna/programmen 2.2 Projektidé Projektidén är att utveckla verksamheten innehållsligt genom att se över och utveckla organisation, arbetssätt och roller. Det finns också en önskan att effektivisera genom samordning. Denna effektivisering sker proaktivt. Förändringsarbetet skall präglas av förankring och transparens. Den önskade utvecklingen kan beskrivas av Strategisk utveckling Samordning av administration Förändringar i organisationsstruktur Roller och ansvar Tydlighet avseende ledning, styrning och beslut Projektet kommer övergripande att genomföras i tre faser beskrivna enligt nedan: Resultatet av situationsanalysen, som delades in i fas 1a och 1b, har presenterats för fakultetens ledning och nämnd och desss resultat ligger till grund för upplägget av fas 2a. Arbetet i projektet Konstnärliga fakulteten var under fas 2a fördelat i tre delprojekt; Ny organisationsstruktur, Basstruktur för ökad utbildningssamordning samt Lokaler/teknik/verkstäder. Resultaten från fas 2a ligger till grund för upplägget i fas 2b tillsammans med ett arbete rörande framtagning av aktivitetsplan för fas 2b. Denna plan har tagits fram i samarbete med beredningsgrupp förstärkt med prefektrepresentation samt med administrativ personal.
Konstnärliga fakulteten Sida: 7 (16) 2.3 Önskade effekter och målbild Projektets önskade effekter har identifierats och sammanställts i nedanstående effektkarta. En målbild som beskriver det konstnärliga området 2020 har också utformats. Såväl effekter som målbild 2020 är styrande dokument för projektet. Målbilden för Konstnärliga området 2020 består av fem övergripande målformuleringar. Varje övergripande målformulering har ett antal underpunkter som beskriver vilken situation som måste råda för att det övergripande målet skall uppnås. De fem övergripande målen för Konstnärliga området 2020 är: Ämnesutvecklande och ämnesöverskridande utbildning och forskning Högsta kvalitet i utbildning och forskning utifrån dagens och framtidens krav Gemensam grund för den konstnärliga fakulteten Konsten, utbildningen och forskningen är en synlig och betydelsefull röst i samhället Effektivt utnyttjande av samtliga resurser för verksamhetens bästa För en mer detaljerad beskrivning av respektive mål, se referens 1.
Konstnärliga fakulteten Sida: 8 (16) 2.4 Projektmål och prioritering Övergripande mål för fas 2b: Att delprojekten levererar i enlighet med delprojektplanerna med avseende på specificerade mål och leveranser samt enligt uppsatt tidplan. Att projektets samlade leveranser utgör ett led i att direktiv, önskade effekter och målbild 2020 uppnås. Att löpande kommunikation och förankring sker i enlighet med kommunikationsplanen. Att delprojekten levererar i tid och utefter uppsatta krav är en förutsättning för att aktiviteterna i fas 3 skall kunna starta och genomföras. 2.4.1 Projektmålets prioritering Prioritering: 0,4 Resultat 0,4 Tidpunkt 0,2 Kostnad 2.5 Avgränsningar Projektet har följande avgränsningar: Projektet förfogar inte över beslutet om omorganisationen eller beslutad organiseringsform, t ex antal institutioner för att nå förväntade effekter. Projektet tar fram en grundstruktur för institutionernas interna organisation utifrån arbetsgivar- och andra baskrav men har inte beslutsmandatet om institutionernas interna struktur. Projektet ansvarar inte för resurstilldelning till institutionerna. Eventuella omställningsfrågor för personal ingår inte i projektet, t ex övertalighet eller rekrytering. Kostnader för omflyttningar av personal, infrastruktur och ombyggnader ingår inte i projektet.
Konstnärliga fakulteten Sida: 9 (16) 3 Leverans och överlämning 3.1 Leveransobjekt och godkännande Följande är de övergripande projektleveranserna: Löpande styrning, koordinering, rapportering till Beredningsgrupp och Styrgrupp samt stöd till delprojekten. Leveransrapport för verksamhetsutvecklingsprojektet fas 2b Plan för realisering fas 3 Uppdaterad och genomförd handlingsplan för kommunikation för fas 2b Övriga leveranser beskrivs i respektive delprojekts direktiv. 3.2 Överlämning, procedur Överlämning av projektresultat sker löpande vid planerade styrgruppsmöten. 4 Organisation och bemanning 4.1 Projektorganisation Beställare Styrgrupp Beredningsgrupp Projektledning VU KF Kommunikationsgruppen Projektstyrningsgrupp Referensgrupp/er Delprojekt Delprojekt Delprojekt Delprojekt Delprojekt Bild 2: Projektorganisation fas 2b Projektet leds av projektledningen. Projektforum för fas 2b är Styrgrupp, Beredningsgrupp, Projektstyrningsgrupp, Referensgrupp och Kommunikationsgrupp. För respektive forums ansvar och befogenheter se kapitel 4.2 Aktiviteterna i projektet Konstnärliga fakulteten fördelas under fas 2b i ett antal olika delprojekt.
Konstnärliga fakulteten Sida: 10 (16) Planerade delprojekt fas 2b: Kompetensgrupper Rekryteringsmodell Institutionens organisering Teknisk/administrativ organisation Ekonomi och budget Uppföljning Information och kommunikation Arbetsmiljö Tillsättning av delprojekt beslutas av beställare. 4.2 Ansvar och befogenheter 4.2.1 Beställare Ansvar Ansvara för att upprätta en projektbudget för projektets genomförande Utse representanter till projektets olika forum Ansvara för att förutsättningarna att genomföra projektet är tillgodosedda Befogenheter Säkerställa att projektet har erforderliga resurser Besluta om tillsättning av delprojekt 4.2.2 Styrgrupp Ansvar Stödja projektledningens arbete Säkerställa att projektet har en fungerande ledning och att den är dimensionerad så att projektets leveranser kan genomföras Förankra projektresultat i GU: s ledning och organisation Att ta vidare projektets resultat till fakultetsnämnden, för beslut Befogenheter Godkänna och ändra projektplan Godkänna leverans och överlämning 4.2.3 Beredningsgrupp Ansvar Precisera uppdragsdirektiv för delprojekt Bereda ärenden inför styrgruppsmöten Fatta löpande operativa beslut i projektet Befogenheter Hantera relationer med projektledning avseende resurser Bemanna och besluta om projektorganisation inkl projektledning, arbets- och referensgrupper Löpande fatta operativa beslut inom projektet
Konstnärliga fakulteten Sida: 11 (16) 4.2.4 Projektledare Ansvar Genomföra projektleveranser inom ramen för projektplanen Ansvara och förvalta för övergripande projektdokumentation Leda och fördela arbetet i projektet Vara stöd till delprojekten Ta fram förslag till en projektorganisation och ett ändamålsenligt och dokumenterat arbetssätt för projektet Identifiera och uppskatta resursbehov utifrån projektets leveranser Ansvara för och leda projektstyrningsmöten Vidta lämpliga åtgärder vid projektstörningar Vara föredragande i styrgrupp Rapportera till beställare och styrgrupp Befogenheter Styra, leda och fördela tilldelade resurser utifrån uppskattad budget Initiera ändringar i projektets organisation Äska medel från beställare utifrån identifierade resursbehov Identifiera, dokumentera och rapportera avvikelser från överenskommet arbetssätt till styrgrupp. 4.2.5 Projektstyrningsgrupp Ansvar Samordning, koordinering och övergripande styrning utifrån delprojektens direktiv Befogenheter Initiera identifierade samordningsaktiviteter t ex informationsinsatser Koordinera aktiviteter mellan delprojekten 4.2.6 Delprojektledare Ansvar Genomföra delprojektleveranser utifrån givet direktiv Upprätta delprojektplan inkl. aktivitetsplan, projektorganisation, ett ändamålsenligt och dokumenterat arbetssätt samt resursåtgång. Arbeta fram resultat i enlighet med uppdragsgivarens intention om delaktighet och öppenhet Sammankalla till arbetsmöten och andra delprojektaktiviteter Operativ handläggning och dokumentation av arbetsmöten och andra aktiviteter Leda och fördela arbetet inom delprojektet Påkalla behov av resurser hos projektledare Delta och rapportera vid projektstyrningsmöten Rapportera till projektledning (t ex status, progress, avvikelser) Vid behov och på uppdrag av projektledare eller beställare vara föredragande i styrgrupp, beredningsgrupp och referensgrupp Informationsansvarig för delprojektet Arbeta fram resultat med utgångspunkt från ett helhetsperspektiv och Målbild 2020 Agera som ambassadör i projektet, dvs. aktivt arbeta med förankring på hemmaplan Sammanställa arbetsgruppens resultat
Konstnärliga fakulteten Sida: 12 (16) Befogenheter Styra och leda delprojektet samt fördela tilldelade resurser utifrån given budget 4.2.7 Deltagare i arbetsgrupp Ansvar Operativt delta i och genomföra uppgift/aktivitet enligt direktiv Arbeta fram resultat med utgångspunkt från ett helhetsperspektiv och Målbild 2020 Agera som ambassadör i projektet, dvs. aktivt arbeta med förankring på hemmaplan Befogenheter Komma överens med delprojektledare om det personliga åtagandets omfattning Ta personligt ansvar för resultatet 4.2.8 Projektsamordnare Ansvar Vara behjälplig rörande kontaktinformation internt inom GU Ansvara för projektbibliotek Ansvara för uppdatering av projekthemsida Delta i projektstyrningsmöten, styrgrupps- och beredningsgruppsmöten Ansvara för projektadministration t ex boka projektdeltagare, lokaler och utrustning till projektets olika möten Utgöra stöd till beställare Utgöra kontaktyta mellan projektledare och beställare vad gäller projektets löpande arbete Befogenheter Uppdatera projektbiblioteket Uppdatera projekthemsida 4.2.9 Referensgrupp Uppgift Vara rådgivande avseende projektets framarbetade resultat Vid behov bidra med expertkompetens i delprojekt 4.3 Lokalisering, utrustning samt lokaler Projektet behöver tillgång till konferensrum med projektor (ca 6-8 platser) för projektstyrningsmöten, beredningsgruppsmöten, styrgruppsmöten och eventuella arbetsmöten.
Konstnärliga fakulteten Sida: 13 (16) 4.4 Bemanning Beställare Anna Lindal, Dekanus Styrgrupp Anna Lindal, Dekanus Johan Norrback, Prodekanus Magnus Petersson, Fakultetsdirektör Christina Rogestam, extern Maria Hirvi-Ijäs, extern Beredningsgrupp Anna Lindal, Dekanus Johan Norrback, Prodekanus Magnus Petersson, Fakultetsdirektör Projektledning Viktoria Björcke, Prové Management Lise- Lotte Aspegren, Prové Management Projektsamordnare Lena Sandstedt, Konstnärliga fakulteten Delprojektledare Utses av beställare Referensgrupp/er Ledningsgruppen Anna Lindal, Dekanus Johan Norrback, Prodekanus Magnus Petersson, Fakultetsdirektör Staffan Rydén, Högskolan för scen och musik Leslie Johnson, Valand Gunilla Burstedt, Filmhögskolan Lotta Eklund, Litterär gestaltning Lasse Lindkvist, Högskolan för fotografi Eva Engstrand, Högskolan för design och konsthantverk Jeff Kaller, Steneby Eva Jonson, studentkårsordförande Respektive delprojekt kan komma att ytterligare ha referensgrupp/er specifika för delprojektet. Detta specificeras i respektive delprojektplan.
Konstnärliga fakulteten Sida: 14 (16) 5 Tidsplan och resursbehov 5.1 Projekttidsplan Projektfasen i sin helhet är beskriven i en övergripande plan, se bilaga 1 En detaljerad aktivitetsplan finns bilagd till projektplanen, se bilaga 2 5.2 Beslutspunkter Under fas 2b planeras tre styrgruppsmöten. Styrgruppsmöte 1: 2 februari 2011 Styrgruppsmöte 2: 4 april 2011 Styrgruppsmöte 3: 25 maj 2011 Beslut rörande projektets fortsättning fattas i fakultetsnämnd den 8 juni 2011. 5.3 Resursbehov Det övergripande projektets resursbehov för projektledning beräknas till max 40 timmar/vecka efter förhandling mellan beställare och Prové. Projektledningen utgörs av ett Prové-team. Beroende på arbetsuppgifter i uppdraget kommer Prové-teamet att arbeta tillsammans eller fördela uppgifterna. För- och efterarbete fördelas på teamet. Resursbehov i respektive delprojekt specificeras i delprojektplaner 6 Arbetsformer 6.1 Projektets arbetssätt Översiktligt består projektet av följande aktiviteter: Delprojektens arbetsmöten Delprojektens övriga aktiviteter Kommunikation och förankring Projektaktiviteter för helheten Projektstyrningsmöte Beredningsgruppsmöte Referensgruppsmöte Styrgruppsmöten Delprojektens arbetsmöten och övriga aktiviteter beskrivs i delprojektplaner. Kommunikation och förankringsaktiviteter beskrivs i handlingsplanen för kommunikation.
Konstnärliga fakulteten Sida: 15 (16) 6.2 Delaktighet Projektet möjliggör delaktighet via inbjudan till samtliga medarbetare att delta i arbetet genom t ex Intervjuer för informationsinsamling Arbetsgrupper med tydliga direktiv för att arbeta fram resultat Referensgruppsmöten för förankring Kontinuerlig och frekvent information och dialog på olika nivåer 6.3 Dokumentation Dokumentmallar och erforderliga dokument hanteras enligt PPS-modell (GU:s projektmodell). Projektstyrningsmöten och styrgruppsmöten dokumenteras i form av anteckningar. 6.4 Ändringshantering Eventuella avvikelser eller ändringar hanteras via projektledningen och beslut om förändringar fattas av styrgruppen. 6.5 Kvalitetssäkring, Projektanalys Projektarbetet följer på en övergripande nivå GU: s projektmodell. På den mer konkreta nivån följer arbetet Provés Uppdragsprocess med tillhörande rutiner och checkpunkter. Det görs löpande uppföljning avseende status för projektet. Aktiviteter för kvalitetssäkring löper parallellt med projektaktiviteterna under hela uppdragsprocessen. 6.6 Informationsspridning Kommunikation är viktigt genom hela projektet och förändringsarbetet skall präglas av förankring och transparens. Förankring innebär att verksamhetens medarbetare är delaktiga i utformandet av förändringen och är engagerade i förändringsarbetet. Transparens innebär att medarbetare har insyn i projektets arbete och resultat. I projektets första fas arbetades en kommunikationsplan med tillhörande handlingsplan fram. Kommunikationsplanen och handlingsplanen är i första hand ett verktyg till stöd för de personer som ska kommunicera projektet. Förändringar i kommunikationsplanen förankras i fakultetsledningen och planen versionshanteras. Handlingsplanen revideras inför varje ny fas och den uppdateras även under projektets gång. Handlingsplanen styr informations- och förankringsinsatserna och kommer att uppdateras inför och kontinuerligt under fas 2b.
Konstnärliga fakulteten Sida: 16 (16) 7 Projektrisker Projektrisker identifieras vid styrgruppsmöte 1, 2010-02-17 och revideras vid styrgruppsmöte i 2011-02-07. Den färdigställda risklistan biläggs projektplanen och följs upp vid samtliga styrgruppsmöten. 8 Projektkalkyl Extern resursåtgång för projektledningen för fas 2b beräknas till max 40 timmar/vecka efter förhandling med Prové. Konstnärliga fakultetens medarbetare involveras i moment såsom: Intervjuer för informationsinsamling Arbetsgrupper med tydliga direktiv för att arbeta fram resultat Referensgruppsmöten för förankring Kontinuerlig och frekvent information och dialog på olika nivåer 9 Referenser Dokument som är referenser till projektplanen: Ref.nr. Dokumentnamn, dokumentbeteckning Utgåva, datum 1 Målbild Konstnärliga fakulteten 2020 2 Förslag Ny Organisationsstruktur 3 Leveransrapport Basstruktur för ökad utbildningssamordning 4 Leveransrapport Lokaler/teknik/verkstäder