Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (1) Datum 2015-01-29 Vår referens Yvonne Gustafsson Administrativ chef yvonne.gustafsson@malmo.se Tjänsteskrivelse Rapport - psykosocial arbetsmiljö samt handlingsplan FRI-2014-4084 Sammanfattning Av nämnden begärd rapport avseende den psykosociala arbetsmiljön på förvaltningen med hänvisning till resultaten i medarbetarenkäten 2014. Vidtagna åtgärder sedan 2008 redovisas samt en handlingsplan för 2015. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna rapporten och lägga den till handlingarna, samt att godkänna handlingsplanen för 2015 och lägga den till handlingarna Beslutsunderlag Tjänsteärende - Rapport avseende psykosocial arbetsmiljö samt handlingsplan Rapport avseende psykosocial arbetsmiljö samt handlingsplan Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott 2015-02-11 Fritidsnämnden 2015-02-19 Ärendet Medarbetarenkäten 2014 påvisade ett oroande högt resultat rörande mobbning och kränkande särbehandling på förvaltningen. Fritidsnämnden begärde i november 2014 att förvaltningen i februari 2015 skulle redovisa en rapport rörande vidtagna åtgärder samt handlingsplan för 2015. Se bifogad rapport. Ansvariga Bo Sjöström Direktör SIGNERAD 2015-01-29
Rapport avseende psykosocial arbetsmiljö samt handlingsplan 2015 Fritidsförvaltningen Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: 2015-01-24 1.0 Yvonne Gustafsson Fritidsförvaltningen Administrativa avdelningen
Innehållsförteckning Rapport avseende psykosocial arbetsmiljö... 1 samt handlingsplan 2015... 1 1. Inledning... 3 2. Medarbetarenkät 2014... 3 2.1 Resultat... 3 2.1.1 MMI... 3 2.1.2 HME... 4 2.1.3 Mobbning och trakasserier... 4 3. Jämförelser 2006 2014... 5 3.1 Svarsfrekvens... 5 3.2 Index... 5 3.3 Ambassadörer... 5 3.4 Avståndstagare... 6 3.5 Frustrerade... 6 3.6 Det känns roligt att gå till jobbet... 6 3.7 Respekt... 7 4. Mobbning och kränkande särbehandling... 7 4.1 2006... 7 4.2 2008... 8 4.3 2011... 8 4.4 2014... 9 4.5 Vart vänder du dig?... 9 5. Vidtagna åtgärder... 10 5.1 Vidtagna åtgärder 2009... 10 5.2 Vidtagna åtgärder 2010... 10 5.3 Vidtagna åtgärder 2011... 11 5.4 Vidtagna åtgärder 2012... 11 5.5 Vidtagna åtgärder 2013... 11 5.6 Vidtagna åtgärder 2014... 12 6. Handlingplan 2015... 12 2 Fritidsförvaltningen samt handlingsplan 2015
1. Inledning Malmö stad gör regelbundet sedan 2006 medarbetarundersökningar bland samtliga medarbetare. I februari 2014 gjordes den fjärde medarbetarundersökningen. Resultatet i undersökningen avseende mobbning och trakasserier på fritidsförvaltningen är oroande högt för tredje gången i rad. Med anledning av detta begärde nämnden i november 2014 att förvaltningen i februari 2015 skulle rapportera vidtagna åtgärder samt en handlingsplan för 2015. 2. Medarbetarenkät 2014 I februari 2014 genomförde Malmö stad en medarbetarenkät bland alla anställda. Fritidsförvaltningens resultat har presenterats för samtliga medarbetare och för nämnden. Varje verksamhet har tagit fram en handlingsplan för att förbättra och/eller bibehålla en god arbetsmiljö. Enkäten besvarades av 98% av förvaltningens medarbetare, vilket är en mycket bra svarsfrekvens. Endast en förvaltning i Malmö stad hade högre svarsfrekvens. 2.1 Resultat Enkäten är uppdelad i nio delområden. Dessa är: Medarbetarskap och delaktighet, medarbetarsamtal, jämställdhet och mångfald, arbetsorganisation, relation till malmöborna, organisationsklimat, stress, lön och arbetstid samt ledarskap. På alla delområden utom ett har förvaltningen förbättrat sina resultat sedan 2011. Oförändrat resultat är det på området stress, där förvaltningen sedan tidigare hade ett bra resultat. I jämförelse med Malmö stad ligger fritidsförvaltningens resultat högre, dvs bättre, på fem av delområdena. På övriga delområden är resultatet detsamma som i Malmö stad. 2.1.1 MMI I enkäten redovisas ett index som kallas MMI, vilket står för motiverad medarbetarindex. MMI är uppbyggt av fyra frågor: - Totalt sett, hur nöjd är du med din arbetssituation? - Hur motiverad känner du dig i ditt arbete? - Hur väl uppfyller din arbetssituation de förväntningar som du har på ditt arbete? - Hur nära den perfekta arbetsgivaren tycker du att Malmö stad är? Det sammantagna resultatet av dessa fyra frågor redovisas i en skala 1-100, där 65 är genomsnitt för kommunala verksamheter i landet. Fritidsförvaltningens resultat för 2014 var 66, vilket således är ett resultat som står sig bra i jämförelse med Malmö stad och övriga kommunala verksamheter. Det är dock en liten minskning från 2011 då resultatet var 67. 3 Fritidsförvaltningen samt handlingsplan 2015
MMI för Malmö stad 2014 var 64, vilket också är en minskning från 2011 då resultatet var 65. 2.1.2 HME HME har inte mätts tidigare i medarbetarenkäten. HME står för Hållbart MedarbetarEngagemang. HME formas som ett medelvärde av nedanstående nio frågeställningar inom motivation, ledarskap och styrning. Svaren på dessa frågor kan jämföras med andra kommuner via Kommun- och landstingsdatabasen (Kolada). Motivation byggs upp av påståendena: - Jag ser fram emot att gå till arbetet. - Mitt arbete känns meningsfullt. - Jag lär nytt och utvecklas i mitt dagliga arbete. Ledarskap byggs upp av påståendena: - Min närmaste chef visar uppskattning för mina arbetsinsatser. - Min närmaste chef visar förtroende för mig som medarbetare. - Min närmaste chef ger mig förutsättningar för att ta ansvar i mitt arbete. Styrning byggs upp av påståendena: - Jag vet vad som förväntas av mig i mitt arbete. - Jag är insatt i min arbetsplats mål. - Min arbetsplats mål följs upp och utvärderas på ett bra sätt. Resultatet redovisas på en skala 1 100. För fritidsförvaltningen blev det sammantagna resultatet på de tre delområdena 78, vilket är samma resultat som Malmö stad uppvisar. Resultat för delområdena är motivation 75 (Malmö stad 78), ledarskap 77 (Malmö stad 78) samt styrning 82 (Malmö stad 79). 2.1.3 Mobbning och trakasserier Trots de goda resultat som redovisats ovan, utmärker sig förvaltningen på ett område. Vad gäller mobbning och trakasserier har förvaltningen oroande höga siffror, för tredje mätningen i rad. Frågeställning rörande mobbning och trakasserier har funnits i alla mätningarna sedan 2006. Dock har frågorna ställts något olika, vilket föranlett att det inte går att göra någon fullständig jämförelse mellan svaren. Oavsett kan det konstateras att siffrorna är är högst, vilket i detta fallet är negativt, i Malmö för tredje gången i rad. Siffrorna rörande mobbning och trakasserier är något motsägelsefullt, i jämförelse med alla övriga siffror i undersökningen som utvecklats positivt. Ledningen har sedan 2008 sett mycket allvarligt på resultatet och dialog har kontinuerligt förts med chefer och samverkansrepresentanter för att förbättra den psykosociala arbetsmiljön. 4 Fritidsförvaltningen samt handlingsplan 2015
3. Jämförelser 2006 2014 Medarbetarundersökningen i Malmö stad har gjorts vid fyra tillfällen, 2006, 2008, 2011 och 2014. Även om frågeställningarna inte varit helt identiska i alla frågor, kan det trots detta göras en hel del jämförelser mellan de olika mätningarna. Nedan redovisas ett axplock av enkätfrågorna, som kan vara av intresse för den psykosociala arbetsmiljön och dess utveckling. 3.1 Svarsfrekvens Svarsfrekvensen vid en undersökning är av stor vikt. Dels är ett resultat mer tillförlitligt om många har svarat. Dels visar en hög svarsfrekvens på att medarbetarna har ett engagemang i verksamheten och vill delge sina synpunkter. Svarsfrekvensen i de fyra mätningarna: 2006: 49% 2008: 84% 2011: 88% 2014: 98% Endast en förvaltning hade högre resultat äv fritidsförvaltningen. Med tanke på att förvaltningen till stor del har medarbetare som befinner sig på våra anläggningar och ute i verksamheterna och inte har kontorsjobb med datorvana, är resultatet mycket bra. För Malmö stad som helhet var siffran 82% 2014. 3.2 Index I alla fyra mätningarna har det tagits fram olika Index som jämförelsetal. De har byggt på olika underlag och är inte fullt jämförbara. MMI som nämnts ovan har använts vid mätningarna 2011 och 2014. Även om mätningarna inte är fullt jämförbara vad gäller underlaget, kan de ändå ge en liten förståelse för utvecklingen på förvaltningen. Index i de fyra mätningarna: 2006: 47 Malmö stad: 58 2008: 60 2011: 67 2014: 66 Malmö stad: 64 3.3 Ambassadörer I mätningarna sedan 2008 har det redovisats andel ambassadörer som finns i förvaltningen. Ambassadörer är de medarbetare som svarat positivt på påståendena Jag är engagerad i mitt arbete och Jag kan rekommendera arbetsgivaren för mina vänner. 5 Fritidsförvaltningen samt handlingsplan 2015
Andel ambassadörer i de tre senaste mätningarna: 2008: 60% 2011: 66% 2014: 58% 3.4 Avståndstagare Motsatsen till ambassadörerna är avståndstagarna. Det är de medarbetare som svarat negativt på påståendena Jag är engagerad i mitt arbete och Jag kan rekommendera arbetsgivaren för mina vänner. Dessa medarbetare kan ha negativ påverkan på arbetet och för den psykosociala arbetsmiljön. Andel avståndstagare i de tre senaste mätningarna: 2008: 8% 2011: 10% 2014: 6% 3.5 Frustrerade De medarbetare som svarat positivt på påståendet Jag är engagerad i mitt arbete, men negativt på påståendet Jag kan rekommendera arbetsgivaren för mina vänner kallas frustrerade. Det är medarbetare som i grunden känner ett engagemang för sitt arbete, men någon sakfråga eller något i organisationen gör att de ändå inte kan rekommendera arbetsgivaren för deras omgivning. Andel frustrerade i de tre senaste mätningarna: 2008: 29% 2011: 23% 2014: 34% Den ökande andelen frustrerade medarbetare är oroande. Dialog med samverkansparterna har förts om detta. Vissa sakfrågor med tydlig styrning från ledningen kan ha påverkat siffrorna, men det går inte att göra ett tydligt orsakssamband utifrån enkätresultatet. Stor andel frustrerade medarbetare kan få till följd att personalomsättningen ökar eller att det medför en sämre trivsel på arbetet, men det är inget som kan styrkas av enkätresultatet i övrigt. 3.6 Det känns roligt att gå till jobbet I mätningarna sedan 2008 har påståendet Det känns roligt att gå till jobbet funnits med. Att medarbetarna tycker det är roligt att gå till jobbet är av stor vikt både för trivseln på arbetsplatsen och den psykosociala arbetsmiljön, men även för prestation och arbetsresultat. Påståendet kan besvaras i en skala från 1 5, där ett innebär att en inte instämmer alls i påståendet och där 5 betyder att en instämmer helt. Resultatet redovisas i en siffra, där allt över 3,8 är ett gott resultat. 6 Fritidsförvaltningen samt handlingsplan 2015
Resultat rörande Det känns roligt att gå till jobbet 2008: 3,9 2011: 3,8 2014: 3,9 3.7 Respekt I de två senaste mätningarna har påståendet På min arbetsplats möter vi alla med respekt funnits med. Påståendet kan besvaras i en skala från 1 5, där ett innebär att en inte instämmer alls i påståendet och där 5 betyder att en instämmer helt. Resultatet redovisas i en siffra, där allt över 3,8 är ett gott resultat. Resultat rörande På min arbetsplats möter vi alla med respekt : 2011: 4,0 2014: 3,9 Resultatet är det sammantagna resultatet för hela förvaltningen och svarsresultaten varierar i olika verksamheter. Men den höga positiva svarsresultatet rörande respekt mot varandra står något i strid med resultatet rörande mobbning och trakasserier, varför det krävs en kontinuerlig dialog ute på arbetsplatserna och med samverkansrepresentanterna för att den psykosociala arbetsmiljön totalt ska utvecklas till det bättre. 4. Mobbning och kränkande särbehandling I de fyra enkäterna har det funnits med frågeställningar rörande mobbning och trakasserier. Frågeställningarna har dock varierat något, liksom svarsalternativen. Nedan redovisas hur frågor och svar sett ut i de olika enkäterna. 4.1 2006 I mätningen 2006 ställdes tre frågeställningar som kunde besvaras med ja eller nej respektive ja, många gånger, ja, enstaka gång eller nej. Har du personligen, under det senaste året varit utsatt för mobbning? Ja: 17% Nej: 83% Har du personligen, under det senaste året varit utsatt för sexuella trakasserier? Ja, många gånger: 4% Ja, någon enstaka gång: 3% Nej: 93% 7 Fritidsförvaltningen samt handlingsplan 2015
Har du personligen, under det senaste året varit utsatt för etniska trakasserier? Ja, många gånger: 1% Ja, någon enstaka gång: 0% Nej: 99% 4.2 2008 I mätningen 2008 ställdes endast en fråga kring mobbning och trakasserier och svarsalternativen var ja eller nej. Har du blivit mobbad eller trakasserad vid återkommande tillfällen under det senaste året? Ja: 17% Nej: 83% 4.3 2011 I mätningen 2011 ställdes återigen tre frågeställningar, men med lite andra svarsalternativ än 2006. Även frågan om mobbning delades in i upprepade tillfällen eller enstaka tillfällen. Har du blivit utsatt för mobbning det senaste året? Ja vid upprepade tillfällen: 5% Ja vid enstaka tillfällen: 15% Nej: 80% Har du blivit utsatt för sexuella trakasserier det senaste året? Ja vid upprepade tillfällen: 0% Ja vid enstaka tillfällen: 3% Nej: 97% Har du blivit utsatt för etniska trakasserier det senaste året? Ja vid upprepade tillfällen: 2% Ja vid enstaka tillfällen: 5% Nej: 93% 8 Fritidsförvaltningen samt handlingsplan 2015
4.4 2014 I mätningen 2014 gjordes vissa förändringar och frågeställningarna knöts tydligare samman med diskrimineringsgrunderna, vilka det redogjordes för i enkäten så att medarbetarna skulle förstå skillnaderna Har du varit utsatt för mobbning / kränkande handlingar i ditt arbete under det senaste året? Ja flera gånger: 7% Ja någon enstaka gång: 23% Nej: 70% Har du upplevt dig trakasserad i ditt arbete pga någon av diskrimineringsgrunderna? Ja flera gånger: 6% Ja någon enstaka gång: 16% Nej: 78% 4.5 Vart vänder du dig? Oavsett andel medarbetare som är utsatta för mobbning och/eller kränkande särbehandling, är det av största vikt att medarbetarna känner till vart de kan vända sig för att få hjälp om de blir utsatta. I första hand ska medarbetarna om möjligt vända sig till sin chef. Ibland finns det skäl till att det inte är den bästa instansen och då kan medarbetarna vända sig till HR eller till en högre chef. Medarbetarna kan alltid välja att vända sig till sina fackliga företrädare om de hellre önskar det. I de fyra mätningarna som gjorts har det funnits med en fråga rörande medarbetarnas kännedom om vart de ska vända sig. Vet du vart du ska vända dig om du blir utsatt? Ja 2006: 54% 2008: 54% 2011: 77% 2014: 70% Efter undersökningen 2008 gjordes en kampanj på förvaltningen där det tydligt informerades om vart medarbetarna kunde vända sig. Detta påverkade resultatet positivt till mätningen 2011. Minskningen i mätningen 2014 visar att denna kunskap är färskvara och måste kontinuerligt påminnas om på olika sätt på APT och vid introduktion av nya medarbetare. 9 Fritidsförvaltningen samt handlingsplan 2015
Trots relativt god kännedom från medarbetarnas sida om vart de ska vända sig om de blir utsatta för mobbning och/eller kränkande särbehandling, valde endast 15% av de som blivit utsatta, valt att söka hjälp. De anmälningar som kommit in till arbetsgivaren tyder på att det är lättare för medarbetarna att söka hjälp om de blir utsatta för mobbning / kränkning av kunder eller brukare. Väldigt sällan söker medarbetarna hjälp om de blivit utsatta av en kollega eller av en chef. 5. Vidtagna åtgärder Förvaltningens ledning har sedan resultatet av 2008 års mätning presenterades i november 2008 varit klart oroade över de negativa siffrorna. Detta har föranlett en rad åtgärder på olika plan för att på olika sätt arbeta med den psykosociala arbetsmiljön. Nedan visas de åtgärder som vidtagits av ledning och ute i verksamheterna. 5.1 Vidtagna åtgärder 2009 Ledningsinternat för samtliga chefer där en övergripande handlingsplan togs fram med målsättningen att verka för Ett öppet och trevligt arbetsklimat som inte accepterar mobbning / trakasserier. Alla verksamheter tog fram en handlingplan för att jobba med resultatet i enkäten. Enligt förvaltningsledningens beslut skulle samtliga verksamheter ha med åtgärder mot mobbning/kränkning i handlingplanen. Ute på arbetsplatsträffarna fördes dialoger om mobbningssitutionen på förvaltningen med stöd av HR. Visitkort trycktes upp för att alla skulle ha kort information om vad mobbning / kränkning var och vart de skulle vända sig. Alla chefer på förvaltningen spelade mångfaldsspelet. Arbetsmiljöutbildning till chefer och skyddsombud, där psykosocial arbetsmiljö ingick. Jämställdhetsgrupp bildades på förvaltningen. Jämställdhetsplan togs fram. Jämställdhetsmaterial togs fram för att kunna användas på APT. Cheferna utbildades i detta. Arbetsmiljökartläggning gjordes i en verksamhet av extern konsult. Chefsbyte. Egen enkät på förvaltningen, ett år efter mätningen 2008, rörande förekomst av mobbning och trakasserier på förvaltningen. Resultatet på mätningen blev låga siffror, sammantaget på förvaltningen betydligt lägre än mätningen 2008. 5.2 Vidtagna åtgärder 2010 Ledningsinternat med kompetensutveckling för samtliga chefer avseende samtalsmetodik / att ta tag i de svåra samtalen. Extern konsult. 10 Fritidsförvaltningen samt handlingsplan 2015
Internat för samtliga medarbetare på driftavdelningen för att lägga grund för en större samsyn och bättre grund för uppdraget samt vikten av respekt för varandra. Chefsbyten. 5.3 Vidtagna åtgärder 2011 Ny enkät visade återigen höga siffror rörande mobbning/trakasserier. Alla verksamheter tog fram en handlingsplan där åtgärder mot mobbning/trakasserier skulle ingå. Arbetsmiljökartläggning i två verksamheter med extern konsult. Intern kartläggning av den psykosociala arbetsmiljön på plan 5. Fritidsklubben fick uppdrag av ledningen att arrangera en sommarfest för alla medarbetare med aktiviteter för ökad sammanhållning. Strukturförändringen genomfördes på förvaltningen den 1/9 med följd att organisationen förändrades och fler chefer blev tillgängliga i vardagen. I samband med införandet av den nya organisationen skedde viss omflyttning av personal, för kompetensspridning och utveckling av personalgrupperna. Kick-off för samtliga medarbetare på driftavdelningarna i samband med organisationsförändringen, med teambildande aktiviteter. Alla verksamheter gjorde psykosocial skyddsrond och arbetade fram friskfaktorer. Internat för samtliga medarbetare på driftavdelningen, där samtliga medarbetare spelade mångfaldsspelet. Chefsbyten. 5.4 Vidtagna åtgärder 2012 Arbetsmiljökartläggning i en verksamhet med extern konsult. Månadens fråga rörande jämställdhet att diskutera på APT. Internat för samtliga medarbetare på driftavdelningen med interaktiv teater rörande jämlikhet. Alla verksamheter gjorde en psykosocial skyddsrond med verktyget piltavlan. Utvärdering av strukturförändringen gjordes med ett bra resultat. Chefsbyten. 5.5 Vidtagna åtgärder 2013 Internat för samtliga medarbetare på drift- och evenemangs-och rekreationsavdelningarna. Interaktiv teater med tema mobbning. Antidiskrimineringsutbildningar för cheferna. Alla verksamheter gjorde en psykosocial skyddsrond med verktyget piltavlan. 11 Fritidsförvaltningen samt handlingsplan 2015
5.6 Vidtagna åtgärder 2014 Ny enkät visade återigen höga siffror rörande mobbning/trakasserier. Varje verksamhet tar fram en handlingsplan för att förbättra resultatet i enkäten eller för att bibehålla goda resultat. Inga obligatoriska åtgärder beslutade av ledningen. Gemensam utbildning för chefer och skyddsombud för att stimulera en god psykosocial arbetsmiljö och att hantera misskötsamhet ur ett arbetsrättsligt perspektiv. Bemötandeutbildning för badenheten. Internat för samtliga medarbetare på drift- och evenemangs-och rekreationsavdelningarna med samarbetsövningar. Föreläsning på 4 av 5 internat rörande mobbning och kränkande särbehandling högt i tak, men var har vi golvet med Jeanette Larsson. Arbetsmiljöutbildning för för samtliga chefer och skyddsombud, där psykosocial arbetsmiljö ingår. Nya riktlinjer rörande kränkande särbehandling framtagna i Malmö stad. HR medverkat på några APT under december månad för att sprida kunskap om riktlinjerna och för att skapa en dialog om mobbning och trakasserier ute i verksamheterna. Chefsbyten. 6. Handlingplan 2015 I ett led att förbättra den psykosociala arbetsmiljön på förvaltningen har ledningen tillsammans med samverkansrepresentanter fört en dialog om vilka åtgärder som är av vikt att genomföra under 2015. Nya riktlinjer rörande kränkande särbehandling framtagna i Malmö stad. HR medverkar på samtliga APT under januari tom mars för att sprida kunskap om riktlinjerna och för att skapa en dialog om mobbning och trakasserier ute i verksamheterna. Nya riktlinjer rörande hot och våld framtagna i Malmö stad. Chefer kommer att utbildas. Ska diskuteras på APT, med stöd av HR i valda verksamheter. Utbildning för samtliga medarbetare i gott medarbetarskap och konsekvenser av misskötsamhet. (I grunden samma utbildning som chefer och skyddsombud erhöll hösten 2014. På önskemål från samverkansrepresentanterna får alla medarbetare detta.) Månadens dilemma frågeställningar att diskutera på APT rörande mobbning och trakasserier. Arbetsmiljökartläggning med extern konsult. Förbättrad introduktion. Etiköverenskommelse i respektive verksamhet (förslag från Kommunal). Egen mätning på förvaltningen rörande upplevelse av mobbning och trakasserier hösten 2015. 12 Fritidsförvaltningen samt handlingsplan 2015