Göteborgs universitet Sid 1 (8) Intern miljörevision av Sahlgrenska akademin Tid: 2011-10-19--20 Plats: Göteborg Revisionsledare: Ulf Andersson Revisor: aria Henje Standard/kravdokument: ISO 14001, EAS samt tillämplig miljölagstiftning Omfattning iljöledningssystemet omfattar följande verksamheter: 1. Sahlgrenska akademins kansli 2. Akademin Core Facilities 3. Institutionen för kliniska vetenskaper 4. Institutionen för odontologi 5. Institutionen för medicin 6. Institutionen för vårdvetenskap och hälsa 7. Institutionen för biomedicin 8. Institutionen för neurovetenskap och fysiologi 9. Wallenberglaboratoriet Syfte Syftet med denna interna miljörevision är att utvärdera om miljöledningssystem för fakulteten överensstämmer med kraven i ISO 14001 och EAS, har införts och efterlevs inom organisationen samt avgöra om system och verksamhet uppfyller tillämplig miljölagsstiftning, krav enligt universitetets och akademins miljöhandbok samt andra krav. Genomförande Revisorerna har granskat dokumentationen i Sahlgrenska akademins miljösidor (http://www.sahlgrenska.gu.se/akademin/miljo/), genomfört samtal med prefekter, sektionschefer, avdelningschefer, miljösamordnare, miljörepresentanter och övrig personal samt genomfört besök i verksamheten. Vid denna miljörevision besöktes verksamheten vid ett antal enheter enligt programmet i bilaga 4. Revisionsresultat Revisionen har resulterat i ett antal större och mindre avvikelser samt noteringar enligt följande: Antal större avvikelser 2 Antal mindre avvikelser 12 Antal noteringar 30 En lista med alla avvikelser återfinns i bilaga 1. En lista med alla noteringar återfinns i bilaga 2. En sammanställning som visar fördelningen av avvikelserna och noteringar samt vilka kravelement som reviderats återfinns i bilaga 3. Kopia av revisionsrapporten är översänd till reviderad organisation samt till miljöchefen. Originalet är skickat till registrator för arkivering genom revisionsledarens försorg. Revisionsrapporten delges rektor vid ledningens genomgång av miljöledningssystemet.
Göteborgs universitet Sid 2 (8) Kommentarer och slutsatser Sahlgrenska akademin har ett bra och genomtänkt miljöledningssystem där personalen är väl medvetna om systemets olika delar och vad som förväntas av dem. Vid revisionen fördes många diskussioner i en positiv anda. Ledningen är väl insatt i miljöledningssystemet och får regelbunden uppdatering. Personalen arbetar aktivt och med stort engagemang inom miljöledningssystemet. Dokumenten i miljöhandboken innehåller en del inaktuella uppgifter. Under 2009 införde akademin en förändring där varje institution skall skriva handlingsplaner för miljöarbetet. Denna förändring verkar nu ha satt sig och det finns handlingsplaner. Flera av verksamheterna är integrerade med Sahlgrenska universitetssjukhuset, vilket gör att gränsdragningen bör ses över kontinuerligt. Vi besökte bland annat Bakteriologi på Guldhedsgatan 10 som var certifierade både inom Sahlgrenska akademin och inom Sahlgrenska universitetssjukhuset. Vid besöket på Farmakologi fördes en diskussion om IT verksamheten vid universitetet, med anledning av energisparande/avstängning av datorer. Det framkom att man var missnöjd med nuvarande oklara regler och den service jämfört med kostnader som finns på universitet centralt. Vid revisionen hade vi ett fokusområde, giftiga kemikalier, där vi kunde notera några brister, framförallt vad gäller märkning, men i några fall även hantering. Rekommendationer Fakulteten rekommenderas att arbeta vidare med sitt miljöledningssystem i nuvarande form, där man ger institutionerna möjlighet att ha sina egna handlingsplaner. Detta ger ett större engagemang och möjlighet till att göra olika prioriteringar inom olika delar av verksamheten. Generellt noterade vi att en del av miljöledningssystemets dokument behöver uppdateras. Länkningen mot universitetsgemensamma dokument är i många fall bruten, på grund av att dessa dokument fått annan adress. Samtliga källsorteringsguider verkar behöva en uppdatering. Avfallsförordning (2011:927) trädde i kraft 9 augusti 2011. Vid revisionstillfället hänvisades i flera dokument och laglistan till en tidigare lag som inte längre gäller. Vid senaste ledningens genomgång 21 september 2011 redovisades lagefterlevnaden mot den inaktuella lagstiftningen. Akademin bör ha ett system för att uppdatera inaktuell lagstiftning. Universitetet skall enligt uppgift sköta detta centralt, men även här saknas uppdatreing. Kemikalien Lysol, som enligt KLARA skall vara märkt som giftigt och frätande, hittades i ett fall under en diskbänk och i ett annat fall på en hylla ovanför diskbänken då man betraktade det som rengöringsmedel. Den första dunken hade farosymboler medan den senare helt saknade farosymboler. Detta pekar på att leverantörerna i vissa fall inte sköter märkningen på et tillfredställande sätt och därmed orsakar felhantering på akademin. Giftiga kemikalier ger ibland upphov till en slask, som i flera fall helt saknar farosymboler. Vi rekommenderar akademin att göra en översyn vad gäller giftiga kemikalier i hela verksamheten. Vid institutionen för Neurovetenskap och fysiologi fanns en handlingsplan för 2011 som var baserad på akademins tidigare handlingsplan. Här saknades flera av de delar som finns i akademins handlingsplan, fastställd 2011-02-28.
Göteborgs universitet Sid 3 (8) Akademin har, precis som övriga universitetet, en ständig utveckling av sin organisation. Nya delar, t ex centra av olika slag, inrättas i för akademin nya lokaler. Det gäller då att man hanterar dessa delar i miljöledningssystemet. Inledningsvis kan man avgränsa bort ny verksamhet innan man hinner får en miljörepresentant och miljöverksamheten på plats. Ulf Andersson Revisionsledare tel: 031-772 4966, mobil 0736-545402 e-post ulf.andersson@gu.se Dokument inom miljöledningssystemet vid Göteborgs universitet Revisionsrapport Upprättad och fastställd av Ulf Andersson, 2011-11-09 Dnr: F 8 80/11
Göteborgs universitet Sid 4 (8) BILAGA 1 Lista över avvikelser (Typ: S = Större avvikelse, = indre avvikelse) Nr Kravelement (ISO 14001) Avvikelse Typ 1 4.1 Oklart hur akademin hanterar nya centra som etableras i nya lokaler som tidigare ej omfattats av miljöledningssystemet, t ex Gillberg Neuropsychiatric Centre på Kungsgatan 12. 2 4.3.2 Avfallsförordning (2011:927) trädde i kraft 9 augusti 2011. Vid revisionstillfället hänvisades i flera dokument och laglistan till en tidigare lag som inte längre gäller. 3 4.3.3 Oklart om avvikelse 2 från föregående års miljörevision, att Handlingsplan för Institutionen för edicin saknas, är åtgärdad. Institutionen saknas på sidan http://www.sahlgrenska.gu.se/internt/miljo/institutioner/ och dokumentet kan heller inte återfinnas på institutionens hemsida http://www.medicine.gu.se/. 4 4.3.3 Handlingsplan för miljöarbetet finns inte fastställd på Core Facilities 5 4.4.1 Vid besök på Klinisk neurovetenskap noterades att miljörepresentanter saknades på flera avdelningar. 6 4.4.4 Källsorteringsguiderna för akademin verkar vara inaktuella vad avser organisation och kontaktpersoner. 7 4.4.4 Dokumentet iljö och hållbar utveckling, Verksamhet för 2010 och handlingsplan 2011, vid Institutionen för neurovetenskap och fysiologi, saknar koppling till akademins handlingsplan för 2011-2015, fastställd av dekanus 2011-02-28. 8 4.4.4 Ett antal dokument, t ex Grundregler för laboratoriearbete, Källsortering/Avfallshantering på lab, iljöintroduktion om du är handledare/chef, inska miljöpåverkan vid kontorsarbete/tjänsteresor, har en oklar status i miljöledningsarbetet. De verkar inte vara fastställda av någon i systemet. Vissa förefaller vara blanketter. 9 4.4.6 Hos Genomics (Core Facilities), Lab 2111, saknades märkning på skåp med giftiga kemikalier 10 4.4.6 Hos Proteomics (Core Facilities), Lab 1274, saknades märkning på metanolskåpet. otivet var att man inte riktigt räknar metanol som en giftig kemikalie. 11 4.4.6 Genomics (Core Facilities), Rum 2112 Slask med Formamid omärkt, hög risk för oavsiktligt utsläpp till avlopp. 12 4.4.6 Hos Proteomics PE (Core Facilities), Lab 1304 A Lysol under diskbänken ej märkt med giftmärkning 13 4.4.6 Vid besök på Farmakologi, Lab 4731, återfanns livsmedel i samma kylskåp som giftiga kemikalier. 14 4.6 Bilagor saknas i anteckningar från ledningens genomgång 25 januari 2011 och 21 september 2011. Vissa dokument går att återfinna på andra ställen i miljöledningssystemet, men det är då oklart om dessa ändrats efter genomgångarna. S S
Göteborgs universitet Sid 5 (8) BILAGA 2 Lista över noteringar Nr Kravelement (ISO 14001) Noteringar 1 4.1 Enligt dokument 4.4.1SA1, Ledningens representant inom miljöledningssystemet, är ats Sandberg ledningens representant till och med december 2007. 2 4.4.4 Vid besöket fick vi kommentaren att fler dokument borde vara på engelska, t ex miljömål och handlingsplan, då flera medarbetare inte är svenskspråkiga. 3 4.4.4 Dokumentet 4.1 SA1, Omfattningen av miljöledningssystemet vid Sahlgrenska akademin, innehåller sifferuppgifter på antal anställda som kraftigt avviker från den aktuella situationen i oktober 2011. 4 4.4.5 I miljöledningssystemet finns en skrivelse, Hållbar utveckling i verksamheten. Oklart vad denna skrivelse har för giltighet i systemet. 5 4.4.5 Dokumentet 4.3.1.SA3, Omvärdering av Sahlgrenska akademins miljöaspekter samt fastställande av de betydande miljöaspekterna, verkar inte vara fastställt 6 4.4.5 Dokumentet 4.4.2 SA3 bilaga 1, Checklista för miljöledningssystemet vid Sahlgrenska akademin föreligger i två varianter, en fastställd av dekanus 2007-05-30 (4.4.2 SA2 bilaga1) och en nyare uppdaterad 110719 (4.4.2 SA3 bilaga 1), som ej verkar vara fastställd. 7 4.4.5 Dokumentet 4.4.2 SA3 bilaga 1, Checklista för miljöledningssystemet vid Sahlgrenska akademin anger att man skall känna till resepolicyn. Den är numer ändrad till en rese och mötespolicy. 8 4.4.5 Dokumentet iljöinformation vid avd för medicinsk och klinisk genitik namnger en tidigare prefekt som ansvarig. 9 4.4.5 I iljöhandboken på nätet finns 15 st länkningar som inte fungerar till centrala dokument på GU. 10 4.4.5 Dokument 4.5.5 SA1, 4-årig revisioneplan för Sahlgrenska akademin anger att del av institutionen för medicin skulle revideras 2011. Så blev ej fallet. 11 4.4.6 Vid besöket på Farmakologi noterades att man tagit hål i golvmattan i korridoren alldeles intill Ögonduschen. Oklart vart vattnet tar vägen då det försvinner ner under mattan. Risk för utsläpp och fuktskador. 12 4.4.6 Hos Proteomics (Core Facilities), lab 2112 samlades giftig slask i dragskåp med vask direkt till avloppet. Risk för läckage direkt i avlopp föreligger om behållare går sönder eller välts ut i samband med påfyllning. 13 4.4.6 Vid besöket på Neurovetenskap och fysiologi, avd för fysiologi, fanns osäkerheter om man kunde hälla TRIS/TBS/Borsyra/PBS i avloppet. 14 4.4.6 Klinisk neurovetenskap: Kapprum 6442 Stora problem i lokalen med ansamlingar av frigolitförpackningar 15 4.4.6 CCI Centre for Cellular imaging använder sig inte av KLARA 16 4.4.6 Hos Proteomics (Core Facilities), 1274 maskinrum, i intilliggande tillhörande korridor fanns skåp med brandfarliga varor, metanol. Giftmärkning saknades och korridoren hade även funktion av fikarum. 17 4.4.6 Hos Proteomics (Core Facilities), 1337A Giftiga kemikalier behöver märkas. 18 4.4.6 Hos Proteomics PE (Core Facilities), 1318 Giftiga kemikalier, märkning saknas på skåp
Göteborgs universitet Sid 6 (8) och kyl 19 4.4.6 Hos Proteomics PE (Core Facilities), 1304 A, 4 st permanent uppkopplade gastuber inne på lab. Normalt bör permanent uppkopplade gastuber finnas i speciellt utrymme/skåp 20 4.4.6 På avd för ikrobiologi och immunologi, institutionen för Biomedicin lab 3227, Skåp för brandfarliga varor innehöll giftiga kemikalier(zink sulfat 7 hydrat). Skåpet var inte märkt med symbol för giftiga kemikalier. 21 4.4.6 På avd för ikrobiologi och immunologi, institutionen för Biomedicin lab 3225, Lysol (gift) stod på hylla över diskbänk. 22 4.4.6 På avd edicinsk kemi och cellbiologi, inst för Biomedicin lab 5366 Avlopp i dragskåp - risk för att olämpliga kemikalier kan komma att hamna i avloppet 23 4.4.6 På avd edicinsk kemi och cellbiologi, inst för Biomedicin, rum 5380, fanns kyl med giftiga kemikalier. Kylen var märkta på rätt sätt men inte låst. Fungerar skalskyddet på sett som kan göra att man kan säga att skåpet kan betraktas som låst? 24 4.4.6 På avd edicinsk kemi och cellbiologi, inst för Biomedicin, rum 5363 etanol i draglåda under dragskåp. Skåpet ej märkt med giftsymbol. 25 4.4.6 På avd edicinsk kemi och cellbiologi, inst för Biomedicin, Rum 5387 etanol i draglåda under dragskåp. Skåpet ej märkt med giftsymbol. 26 4.4.6 edicinsk och klinisk genetik, inst för Biomedicin, 3110 xylen i frigolitlåda i dragskåp med utlopp till avlopp. Risk för utsläpp till avlopp. 27 4.4.6 Klinisk genetik, Rum 4142 + 4143 Acetonitril i dragskåp, ej märkt med giftsymbol 28 4.4.6 Klinisk genetik, Rum 4109, iso -2 - propanolslask i skåp med avlopp, risk för läckage till avloppet 29 4.4.7 Hos Proteomics (Core Facilities), vid rum 1235, fanns vagnar med tvätt i korridoren, som även fungerar som utrymningsväg. Utanför diskrum 1235 i korridoren är det belamrat av rullvagnar, 5st, med högar av tvätt och tomma kartonger. Genomgång för mycket extern personal. Detta innebär att utrymningsvägen ofta är blockerad. 30 4.6 Under de senaste två ledningens genomgång verkar det som man inte hunnit till punkten Ledningens visioner och planer för att miljöledningssystemet skall bli bättre.
Göteborgs universitet Sid 7 (8) BILAGA 3 Sammanställning av avvikelser och noteringar Kravelement enligt ISO14001 Större avvikelse indre avvikelse Notering Reviderat 4.1 Generella krav 0 1 1 JA 4.2 iljöpolicy 0 0 0 JA 4.3.1 iljöaspekter 0 0 0 JA 4.3.2 Lagar och andra krav 1 0 0 JA 4.3.3 Övergripande mål, detaljerade mål och handlingsplaner 4.4.1 Resurser, roller, ansvar och befogenheter 4.4.2 Kompetens, utbildning och medvetenhet 0 2 0 JA 0 1 0 JA 0 0 0 JA 4.4.3 Kommunikation 0 0 0 JA 4.4.4 Dokumentation 0 3 2 JA 4.4.5 Dokumentstyrning 0 0 7 JA 4.4.6 Verksamhetsstyrning 1 4 18 JA 4.4.7 Beredskap och agerande vid nödlägen 0 0 1 JA 4.5.1 Övervakning och mätning 0 0 0 JA 4.5.2 Utvärdering av att lagar och andra krav följs 4.5.3 Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder 0 0 0 JA 0 0 0 JA 4.5.4 Redovisande dokument 0 0 0 JA 4.5.5 Intern revision 0 0 0 JA 4.6 Ledningens genomgång 0 1 1 JA Totalt 2 12 30 I revisionsrapporten används endast rubriker på kravelement enligt miljöstandarden ISO 14001. Den fullständiga texten återfinns på sidan http://gu2.se/iso.doc. I vissa fall hänvisas även till kraven i EAS (Europaparlamentets förordning om frivilligt deltagande för organisationer i gemenskapens miljölednings- och miljörevisionsordning). Denna text återfinns på sidan http://gu2.se/emas.doc.
Göteborgs universitet Sid 8 (8) BILAGA 4 Program vid intern miljörevision på Sahlgrenska akademin 19 och 20 oktober 2011 TID PROGRA PLATS DELTAGARE 19 oktober 8.30-9.30 iljöledningssystemet vid akademin. Fika. edicinaregatan 3, Academicum, rum Kurt Weibull H, UA, S, B samt övriga intresserade 9.45-10.45 Samtal med avdelningschef (motsv), miljösamordnare och miljörepresentant samt platsbesök vid Sektionen för fysiologi, inst för Neurovetenskap och fysiologi 10.55-11.55 Samtal med avdelningschef (motsv), miljösamordnare och miljörepresentant samt platsbesök vid Sektionen för farmakologi, inst för Neurovetenskap och fysiologi 12-13 Lunch 13.05-14.05 Samtal med avdelningschef (motsv), miljösamordnare och miljörepresentant samt platsbesök vid Klinisk neurovetenskap och rehabilitering, inst för Neurovetenskap och fysiologi 14.15-15.15 Samtal med avdelningschef (motsv), miljösamordnare och miljörepresentant samt platsbesök vid Core facilities (förutom EB) 15.30-16.40 Reservtid 20 oktober 08.30-09.30 Samtal med avdelningschef (motsv), miljösamordnare och miljörepresentant samt platsbesök vid avd för Infektionssjukdomar-bakteriologi, inst för Biomedicin edicinaregatan 11 edicinaregatan 13, Ring Hans N 786 3426 eller mobilen 0704-376001 edinaregatan 11 edicinaregatan 5 Guldhedsgatan 10A, 6tr H, UA, S, B samt H, UA, S, B samt H, UA, S, B samt H, UA, S, B samt H, UA, S, B samt 09.30-09.50 Kaffepaus, trsp H, UA, S, B 09.50-10.50 Samtal med avdelningschef (motsv), miljösamordnare och miljörepresentant samt platsbesök vid avd för ikrobiologi och immunologi, inst för Biomedicin 11.00-12.00 Samtal med avdelningschef (motsv), miljösamordnare och miljörepresentant samt platsbesök vid avd edicinsk kemi och cellbiologi, inst för Biomedicin 12-13 Lunch 13-14 Samtal med avdelningschef (motsv), miljösamordnare och miljörepresentant samt platsbesök vid edicinsk och klinisk genetik, inst för Biomedicin 14-15 Reservtid 15-16 Samtal med avdelningschef (motsv), miljösamordnare och miljörepresentant samt platsbesök vid sektionen för klinisk neurovetenskap och rehabilitering; arbetsterapi och fysioterapi, inst för Neurovetenskap och fysiologi edicinaregatan 7A, 2tr edicinaregatan 9A, Per Elias rum 3tr edicinaregatan 9A Hälsovetarbacken, Konf.rum hus 2, våning 2 H, UA, S, B B samt H, UA, S, B samt H, UA, S, B samt H, UA, S, B samt 16- Avslutande diskussion H, UA, S, B Revisorer: aria Henje, H Ulf Andersson, UA Guider/deltagare vid besök: ats Sandberg, S aria Bodin, B Telefon till ats Sandberg: 031-7863395, 0739-011005 mats.sandberg@anatcell.gu.se